15 Softwarefunktionen für die Personalverwaltung, die wir empfehlen

1. Mitarbeiterplanung

Die Mitarbeiterplanung ist die Funktion, die Sie in einer Workforce-Management-Software am häufigsten nutzen werden. Sie ermöglicht es Ihnen, Schichten in einem Kalender per Drag-and-drop zu erstellen, Personen nach Rolle, Qualifikation oder Verfügbarkeit einzuplanen und Dienstpläne auf die Mobiltelefone Ihres Teams zu veröffentlichen.

Meiner Erfahrung nach weisen die besten Tools bereits während der Erstellung auf Konflikte hin. Sie warnen vor Überstunden, doppelt belegten Schichten und genehmigten Abwesenheiten, bevor Sie den Dienstplan veröffentlichen. Viele bieten außerdem Schichttausch-Anfragen mit Genehmigung durch die Führungskraft an, sodass Änderungen nicht in endlosen Textnachrichten ausarten. Achten Sie auf Vorlagen, die Sie von Woche zu Woche kopieren können, denn eine komplette Neuerstellung wird schnell lästig.

Planungstools erfüllen je nach Belegschaft unterschiedliche Aufgaben. Die folgenden Beispiele zeigen, wo die jeweiligen Funktionen zum Einsatz kommen:

• Einzelhandel und Gastgewerbe: Erstellen Sie Dienstpläne auf Grundlage von Nachfrageprognosen und der Verfügbarkeit von Teilzeitkräften. Deputy und 7shifts unterstützen beide diese Art der Schichtplanung.
• Gesundheitswesen: Stimmen Sie Schichten auf erforderliche Zertifizierungen und die Abdeckung benötigter Qualifikationen ab und nutzen Sie Qualifikationswarnungen zur Unterstützung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Prüfen Sie, ob Führungskräfte Warnungen außer Kraft setzen können, bevor Sie sich auf automatisierte Planungsfunktionen verlassen.
• Teams an mehreren Standorten: Kopieren Sie Vorlagen über mehrere Standorte hinweg und passen Sie sie anschließend an den jeweiligen lokalen Personalbedarf an.
• Hybride oder ortsunabhängig arbeitende Teams: Legen Sie Verfügbarkeitszeiträume über mehrere Zeitzonen hinweg fest, damit Führungskräfte sehen können, wer online ist.
• Saisonale Einstellungen: Durch offene Schichten können sich Aushilfskräfte selbst für Arbeitszeiten eintragen, ohne dass eine Führungskraft jeden Einzelnen anrufen muss.

2. Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit

Die Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit dokumentiert, wann Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit beginnen, beenden und Pausen machen, und überträgt diese Stunden anschließend in die Lohnabrechnung. Mitarbeiter stempeln sich über eine mobile App, ein Webportal oder einen Kiosk ein. Viele Tools bieten Geofencing oder eine Fotobestätigung, sodass die Zeiterfassung vom richtigen Standort aus erfolgt.

Meiner Erfahrung nach weisen die besten Tools in Echtzeit auf fehlende Einstempelungen, verspätete Ankünfte und Überstunden hin. Führungskräfte können Fehler beheben, bevor die Stundenzettel abgeschlossen werden. Achten Sie auf automatische Pausenregeln und Genehmigungsabläufe. Sie sorgen dafür, dass die erfassten Stunden mit Ihren Arbeitsrichtlinien übereinstimmen, und reduzieren den manuellen Korrekturaufwand bei Stundenzetteln.

Methoden zur Zeiterfassung eignen sich für unterschiedliche Arbeitsumgebungen. Welche Option zum Einstempeln die richtige ist, hängt davon ab, wo Ihre Mitarbeiter tatsächlich arbeiten:

• Mobile App mit Geofencing: Außendienstteams und ambulante Pflegeteams können sich nur innerhalb eines festgelegten Radius um den Einsatzort einstempeln. Connecteam und Homebase bieten diese Funktion an.
• Kiosk mit Fotobestätigung: Lager und Einzelhandelsgeschäfte verwenden ein gemeinsam genutztes Tablet, um das Einstempeln durch Kollegen zu verhindern.
• Webportal: Büro- und ortsunabhängig arbeitende Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit über einen Laptop, was sich für hybride Teams eignet.
• Automatische Pausenregeln: Arbeitgeber im Gesundheitswesen und Gastgewerbe nutzen diese, um Abzüge für Essenspausen einheitlich anzuwenden. Deputy und UKG unterstützen diese Funktion.

3. Personalprognosen und Bedarfsplanung

Die Arbeitskräfteprognose sagt voraus, wie viele Personalstunden Sie benötigen werden, indem historische Verkaufszahlen, Kundenfrequenz oder Buchungsdaten mit den geplanten Arbeitszeiten verglichen werden. Die meisten Tools beziehen Daten aus Ihrem Kassensystem oder anderen Geschäftssystemen und schlagen anschließend Personalstärken nach Tag, Schicht oder Rolle vor.

Meiner Erfahrung nach zeigen die besten Lösungen die prognostizierten Personalkosten als Prozentsatz des Umsatzes an, während Sie den Dienstplan erstellen. So erkennen Sie überbesetzte Zeitfenster, bevor Sie den Plan veröffentlichen. Achten Sie auf Tools, mit denen Sie Prognosen für Veranstaltungen, Werbeaktionen oder saisonale Spitzen anpassen können. Deputy und 7shifts bieten dies beide an.

Die Eingaben für Prognosen unterscheiden sich je nach Unternehmen. Daher bestimmt die von Ihnen verbundene Datenbasis, wie nützlich die vorgeschlagenen Personalstärken sind:

• Verkaufs- und Kassensystemdaten: Restaurants und Einzelhändler vergleichen frühere Verkäufe pro Stunde mit den geplanten Arbeitszeiten. 7shifts bezieht diese Daten aus Kassensystemen, um Personalstärken nach Schicht vorzuschlagen.
• Erfassung der Kundenfrequenz: Geschäfte mit Türzählern können Personal für die Zeiten mit besonders vielen Besuchern einplanen, nicht nur für die umsatzstärksten Stunden.
• Buchungen und Termine: Salons, Kliniken und Fitnessstudios leiten ihren Personalbedarf aus bevorstehenden Reservierungen ab.
• Hinweise zu Veranstaltungen und Werbeaktionen: Fügen Sie einen Feiertagsverkauf oder eine lokale Veranstaltung manuell hinzu, damit die Prognose nicht vom Durchschnitt des vergangenen Jahres abhängt.
• Ziele auf Rollenebene: Legen Sie Ziele für den Personalkostenanteil nach Rolle fest, damit die Prognosen für Küche und Servicebereich getrennt bleiben.

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4. Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten

Die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten erfasst Freistellungsanträge, Salden und Genehmigungen in demselben System, mit dem Sie Ihre Dienstpläne erstellen. Mitarbeitende reichen Anträge über eine mobile App oder ein Webportal ein, und Führungskräfte genehmigen oder lehnen sie ab, während sie den Dienstplan im Blick behalten.

Meiner Erfahrung nach wenden die besten Tools Regeln für den Urlaubsaufbau und lokale Urlaubsrichtlinien automatisch an. Außerdem verhindern sie, dass genehmigte Abwesenheiten bei der Schichtzuweisung berücksichtigt werden, sodass Sie niemanden einplanen, der nicht verfügbar ist. Achten Sie auf die Erfassung von Krankheitstagen, Übertragsgrenzen und Kalenderansichten der abwesenden Personen. Kronos (UKG) und BambooHR bieten dies beide an.

Urlaubsrichtlinien unterscheiden sich je nach Arbeitgebertyp und Region. Daher sollte die Konfiguration der Abwesenheitserfassung darauf abgestimmt sein, wie Ihre Mitarbeitenden tatsächlich ihre freie Zeit nehmen:

• Urlaub auf Basis von Ansprüchen: Stunden werden pro Abrechnungszeitraum oder pro geleisteten Arbeitsstunden aufgebaut und innerhalb festgelegter Grenzen übertragen. BambooHR unterstützt dies mit benutzerdefinierten Richtlinienregeln.
• Krankheitsurlaub mit lokalen Regelungen: Die Salden richten sich nach regionalen Anforderungen, etwa gesetzlichen Krankengeldregelungen oder Gesetzen zu bezahlten Krankheitstagen. UKG unterstützt standortbasierte Richtlinien.
• Schichtbasierte Teams: Genehmigte Abwesenheiten blockieren die Planung, sodass eine Filialleitung niemals jemanden einteilt, der im Urlaub ist.
• Elternzeit und längere Abwesenheiten: Erfassen Sie längere Abwesenheiten getrennt von regulärem bezahltem Urlaub, damit Salden und Rückkehrdaten korrekt bleiben.
• Teamkalenderansicht: Sehen Sie, wer abwesend ist, bevor Sie einen neuen Antrag genehmigen.

5. Schichttausch und Verwaltung offener Schichten

Beim Schichttausch können Mitarbeitende Schichten mit Kollegen tauschen, während sie bei der Verwaltung offener Schichten unbesetzte Schichten über eine mobile App übernehmen können. Führungskräfte legen die Regeln fest und genehmigen Anfragen anschließend manuell oder automatisch.

Meiner Erfahrung nach prüfen die besten Tools jeden Tausch auf Rolle, Qualifikation, Überstundenlimits und genehmigten Urlaub, bevor er durchgeführt wird. Achten Sie auf Push-Benachrichtigungen, die berechtigte Mitarbeitende informieren, sobald eine Schicht frei wird. Deputy und 7shifts bieten dies beide an, und Sie müssen nicht mehr per SMS die Frage beantworten: „Wer kann am Samstag einspringen?“

Die Regeln für Schichttausch und offene Schichten funktionieren je nachdem unterschiedlich, wie Ihr Team die Abdeckung organisiert. Diese Beispiele zeigen, wofür sich die einzelnen Einstellungen eignen:

• Peer-to-Peer-Schichttausch: Mitarbeitende bieten eine Schicht Kolleginnen und Kollegen in derselben Funktion an, und eine Führungskraft genehmigt den Tausch. Deputy und 7shifts unterstützen dies sowohl in Restaurants als auch in Verkaufsflächen.
• Offene Schichten übernehmen: Führungskräfte veröffentlichen unbesetzte Schichten, und qualifizierte Mitarbeitende übernehmen sie über die App. Homebase bietet dies für Teilzeitteams mit Stundenlohn an.
• Prüfung von Qualifikationen: Im Gesundheitswesen werden Tauschvorgänge blockiert, wenn die neue Person über eine erforderliche Zertifizierung nicht verfügt.
• Kontrolle von Überstunden: Die automatische Genehmigung wird gestoppt, wenn ein Tausch dazu führen würde, dass jemand die wöchentlichen Stundenlimits überschreitet.
• Saisonale Abdeckung: Temporäre Mitarbeitende übernehmen Schichten in Spitzenzeiten, ohne dass eine Führungskraft jede Person einzeln anrufen muss.

6. Integration der Lohnabrechnung

Die Integration der Lohnabrechnung überträgt genehmigte Arbeitsstunden direkt aus Ihrer Workforce-Management-Software in Ihr Lohnabrechnungssystem. Arbeitszeitbuchungen, Überstunden, bezahlter Urlaub und Schichtzulagen werden synchronisiert, ohne dass jemand einen Stundenzettel erneut eingeben muss. Die meisten Tools bieten native Verbindungen oder Exporte zu Anbietern wie ADP, Gusto und QuickBooks.

Meiner Erfahrung nach wenden die besten Integrationen Ihre Vergütungsregeln an, bevor die Daten übertragen werden, einschließlich Überstundengrenzen und Abzügen für Pausen. Achten Sie auf Genehmigungssperren, die Änderungen nach dem Ende eines Abrechnungszeitraums verhindern. Sie sollten außerdem prüfen, ob es Warnmeldungen zu Synchronisierungsfehlern gibt, damit eine fehlgeschlagene Übertragung nicht erst am Zahltag auffällt.

Verbindungen zur Lohnabrechnung unterscheiden sich je nach Anbieter und Vergütungsmodell. Stimmen Sie daher die Synchronisierungsmethode darauf ab, wie Ihr Team bezahlt wird:

• Native Integrationen: Gusto und QuickBooks Payroll verbinden sich direkt mit Tools wie Homebase, sodass genehmigte Arbeitsstunden ohne Datei-Uploads übertragen werden.
• Exportdateien: Kleinere Tools senden häufig CSV-Dateien, die Sie in jedem Abrechnungszeitraum bei ADP oder einem anderen Anbieter hochladen.
• Überstunden und Zulagen: Legen Sie Nacht- oder Wochenendzulagen zuerst im Planungstool fest, damit die Lohnabrechnung die korrekten Sätze erhält.
• Vergütungsregeln für mehrere Bundesstaaten oder Länder: UKG wendet standortbasierte Vergütungsregeln an, bevor die Arbeitsstunden übertragen werden.
• Sperren von Abrechnungszeiträumen: Schließen Sie den Zeitraum, damit nachträgliche Änderungen keine Korrekturen außerhalb des regulären Abrechnungslaufs verursachen.

7. Verwaltung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften

Die Verwaltung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften wendet Regeln zu Löhnen und Arbeitszeiten auf Ihre Dienstpläne und Arbeitszeitnachweise an, sodass Sie Verstöße erkennen können, bevor daraus Ansprüche entstehen. Die Software prüft Schichten anhand von Überstundengrenzen, vorgeschriebenen Essens- und Ruhepausen, Arbeitszeitbeschränkungen für Minderjährige und Fristen für die Vorankündigung bei vorausschauender Dienstplanung.

Meiner Erfahrung nach warnen die besten Tools Führungskräfte bereits beim Erstellen des Dienstplans und nicht erst nach der Lohnabrechnung. Achten Sie auf Regelbibliotheken nach Standort, Prüfpfade für Änderungen und Genehmigungen sowie Berichte über Pausenverstöße. Deputy und UKG bieten beides an, und Sie verfügen über die nötigen Aufzeichnungen, falls eine Prüfung stattfindet.

Vorschriften ändern sich je nach Standort und Art der Belegschaft. Stimmen Sie daher jede Prüfung auf das Risiko ab, dem Ihr Team ausgesetzt ist:

• Überstundengrenzen: Tägliche und wöchentliche Grenzen lösen bereits beim Erstellen des Dienstplans Warnmeldungen aus. Deputy kennzeichnet Überstunden, bevor Sie den Dienstplan veröffentlichen.
• Essens- und Ruhepausen: Ausgefallene oder zu kurze Pausen werden in Berichten über Verstöße angezeigt. Teams im Gesundheitswesen und im Gastgewerbe verlassen sich besonders häufig darauf.
• Arbeitszeitbeschränkungen für Minderjährige: Begrenzungen der Stundenzahl und der Arbeitszeiten verhindern, dass Sie jüngere Mitarbeitende über die zulässigen Grenzen hinaus einplanen.
• Vorankündigung bei vorausschauender Dienstplanung: Einzelhändler und Restaurants in den betroffenen Städten verfolgen Veröffentlichungsfristen und Strafen für Änderungen. UKG unterstützt diese Regeln.
• Prüfpfade: Protokolle von Änderungen und Genehmigungen liefern Ihnen Aufzeichnungen, wenn ein Anspruch eingeht.

8. Mobile Selbstbedienung für Mitarbeitende

Die mobile Selbstbedienungsfunktion für Mitarbeitende ermöglicht es Ihrem Team, Dienstpläne, Arbeitszeiterfassungen und Anfragen über ein Smartphone zu verwalten, anstatt einen Manager zu fragen. Mitarbeitende sehen Schichten ein, stempeln sich ein und aus, beantragen Urlaub und aktualisieren ihre Verfügbarkeit in einer einzigen App.

Meiner Erfahrung nach senden die besten Apps Push-Mitteilungen, wenn sich Dienstpläne ändern, und zeigen die Stunden des Abrechnungszeitraums in Echtzeit an. Achten Sie auf GPS- oder standortbasierte Einstempelungen, die Zeiterfassung ohne Internetverbindung und Nachrichtenfunktionen in der App. Homebase und Deputy bieten all dies, und Ihre Manager werden weniger Nachrichten mit der Frage „Wie sieht mein Dienstplan aus?“ erhalten.

Die Funktionen einer mobilen App sind je nach Arbeitsort Ihres Teams und der Art der Zeiterfassung unterschiedlich wichtig. Stimmen Sie diese Möglichkeiten auf Ihre Einrichtung ab:

• Standortbasierte Einstempelungen: Arbeitszeiterfassungen werden nur registriert, wenn sich jemand vor Ort befindet. Homebase bietet dies für Teams im Einzelhandel und in der Gastronomie mit mehreren Standorten an.
• Zeiterfassung ohne Internetverbindung: Einige Systeme zur Personalverwaltung ermöglichen es Mitarbeitenden, Einstempelungen ohne Internetverbindung zu erfassen und zu synchronisieren, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Prüfen Sie, welche Geräte und App-Versionen diese Funktion unterstützen.
• Aktualisierung der Verfügbarkeit: Mitarbeitende legen fest, wann sie arbeiten können, sodass Manager nicht auf Grundlage veralteter Nachrichten planen.
• Stunden des Abrechnungszeitraums in Echtzeit: Mitarbeitende sehen ihre fortlaufend angesammelten Stunden, wodurch unerwartete Überstunden reduziert werden.
• Nachrichtenfunktion in der App: Manager senden Schichtnotizen an einen Standort oder das gesamte Team.

9. Aufgaben- und Aktivitätsverwaltung

Die Aufgaben- und Aktivitätsverwaltung weist bestimmte Tätigkeiten bestimmten Schichten oder Mitarbeitenden zu und verfolgt anschließend deren Erledigung über eine mobile App. Manager erstellen Checklisten für das Öffnen, Schließen, Reinigen oder Sicherheitskontrollen, und Mitarbeitende markieren die Punkte als erledigt.

Meiner Erfahrung nach verknüpfen die besten Tools Aufgaben mit Rollen und Schichten, sodass die richtige Person die richtige Liste sieht. Achten Sie auf Fotobelege, Fälligkeitszeiten und Erledigungsberichte. Deputy und 7shifts bieten dies beide an, und Sie sehen, welche Aufgaben versäumt wurden, ohne zur Kontrolle durch den gesamten Arbeitsbereich gehen zu müssen.

Die Einrichtung von Aufgaben unterscheidet sich je nach Art der Arbeit Ihres Teams. Ordnen Sie daher jeden Checklisten-Typ der Schicht zu, die er unterstützt:

• Checklisten zum Öffnen und Schließen: Manager verknüpfen Kassenbestände, Gerätekontrollen und Schritte zum Abschließen mit bestimmten Schichten. 7shifts unterstützt dies für Restaurants.
• Reinigungs- und Sicherheitsrundgänge: Mitarbeitende protokollieren Temperaturkontrollen oder Hygieneschritte mit Zeitstempeln. Deputy bietet Aufgabenlisten mit Fotobelegen an.
• Rollenbasierte Zuweisungen: Nur Servicekräfte sehen Aufgaben für Servicekräfte, sodass Köche nicht durch irrelevante Listen scrollen müssen.
• Fälligkeitszeiten: Aufgaben werden als überfällig markiert, wenn sie niemand vor einer festgelegten Uhrzeit erledigt.
• Erledigungsberichte: Manager prüfen versäumte Punkte über mehrere Standorte hinweg, ohne jeden Standort besuchen zu müssen.

10. Personalanalysen und Berichte

Personalanalysen und Berichte wandeln Daten zu Dienstplänen, Arbeitszeiten und Gehaltsabrechnungen in Übersichten und Berichte um. Sie können Arbeitskosten, Überstunden, Anwesenheit und die Abdeckung von Dienstplänen an einem Ort einsehen.

Meiner Erfahrung nach vergleichen die besten Tools geplante Stunden mit den tatsächlich geleisteten Stunden sowie mit Umsatz oder Nachfrage. Achten Sie auf den Prozentsatz der Arbeitskosten, Abwesenheitstrends und Exporte in Tabellenkalkulationen. Deputy und 7shifts bieten dies beide an, sodass Sie eine schleichende Zunahme von Überstunden erkennen, bevor die Gehaltsabrechnung abgeschlossen wird.

Die Anforderungen an Analysen unterscheiden sich je nachdem, was Sie verwalten und welche Kennzahlen Sie jede Woche prüfen. Stimmen Sie daher jeden Bericht auf die Entscheidung ab, die er unterstützt:

• Prozentsatz der Arbeitskosten: Vergleicht geplante und tatsächliche Personalkosten mit dem Umsatz. 7shifts zeigt dies für Restaurants, die ihre Personalbesetzung nach Tageszeit anpassen.
• Überstundenverfolgung: Markiert Mitarbeitende, die sich den wöchentlichen Grenzen nähern, sodass Sie Stunden neu zuweisen können, bevor die Gehaltsabrechnung abgeschlossen wird. Deputy bietet dies an.
• Trends bei Anwesenheit und Abwesenheit: Hebt wiederholtes Zuspätkommen oder Krankmeldungen am Montag über mehrere Standorte hinweg hervor.
• Abdeckung des Dienstplans: Zeigt unterbesetzte Schichten im Vergleich zur prognostizierten Nachfrage.
• Exporte in Tabellenkalkulationen: Überträgt Daten nach Excel oder Google Tabellen, wenn die Finanzabteilung eine individuelle Analyse benötigt.

11. Kommunikation und Mitarbeitendenbindung

Tools für die Mitarbeiterkommunikation halten Schichtaktualisierungen, Standortankündigungen und Teamnachrichten an einem Ort bereit, an dem Mitarbeiter auch ihre Dienstpläne einsehen.

Zwei-Wege-Kommunikation und Anerkennungsfunktionen können ebenfalls das Mitarbeiterengagement fördern, insbesondere bei Teams, die nur selten ein gemeinsames Büro teilen. Ziel ist eine bessere Mitarbeitererfahrung, ohne sich für jedes Update auf persönliche Textnachrichten zu verlassen.

Meiner Erfahrung nach bieten die besten Tools Gruppen- und Einzelchats, Lesebestätigungen sowie Ankündigungsbeiträge nach Standort oder Rolle. Achten Sie auf öffentliche Anerkennungen, Umfragen und Benachrichtigungen zu Schichtänderungen. Homebase und 7shifts bieten beide Teamkommunikation, und Sie sehen, wer ein Update gelesen hat, ohne den Personen hinterherlaufen zu müssen.

Kommunikationstools machen sich bezahlt, wenn die Nachrichtenart zur Zielgruppe passt. Richten Sie daher jeden Kanal ein, bevor Sie die App einführen:

• Standortankündigungen: Veröffentlichen Sie Änderungen an Dienstplanrichtlinien nur für einen Standort. Mit Homebase können Manager einen einzelnen Standort ansprechen.
• Rollenbasierte Beiträge: Senden Sie Aktualisierungen zu Abschlussverfahren an das Küchenpersonal, ohne die Servicekräfte zu benachrichtigen. 7shifts unterstützt dies.
• Lesebestätigungen: Prüfen Sie, wer eine kurzfristige Richtlinienänderung geöffnet hat, bevor die Schicht beginnt.
• Benachrichtigungen zu Schichtänderungen: Push-Benachrichtigungen informieren Mitarbeiter, wenn ein Schichttausch genehmigt wurde oder sich eine Schicht verschiebt.
• Öffentliche Anerkennungen: Öffentliches Lob nach einem arbeitsreichen Wochenende hält Teams mit Stundenlohn motiviert.

12. Leistungs- und Produktivitätsmanagement

Das Leistungs- und Produktivitätsmanagement in Software für das Personalmanagement erfasst, wie Mitarbeiter im Vergleich zu Zielen, Dienstplänen und Leistungsvorgaben abschneiden. Sie legen Kennzahlen fest, etwa Umsatz pro Arbeitsstunde oder die Anzahl der pro Schicht erledigten Aufgaben, und die Software vergleicht diese mit den tatsächlichen Ergebnissen.

Meiner Erfahrung nach verknüpfen die besten Tools Leistungsdaten mit Arbeitszeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen, sodass Beurteilungen auf Fakten statt auf Erinnerungen beruhen. Achten Sie auf Zielverfolgung, Feedbackprotokolle und Produktivitäts-Dashboards. Deputy und 7shifts bieten beide Ansichten zu Umsatz- und Arbeitsleistung, und Sie sehen, wer Unterstützung benötigt, bevor die Beurteilungssaison beginnt.

Die Leistungserfassung sieht je nachdem, was Ihr Team produziert, unterschiedlich aus. Ordnen Sie daher jede Kennzahl der Arbeit zu, die Ihre Mitarbeiter erledigen:

• Umsatz pro Arbeitsstunde: Vergleicht den Umsatz mit den geplanten Arbeitsstunden pro Schicht. 7shifts zeigt dies für Restaurants, die Servicekräfte nach Tageszeit schulen.
• Pro Schicht erledigte Aufgaben: Erfasst die Fertigstellung von Checklisten im Vergleich zu den Fälligkeitszeiten. Deputy bietet dies für Reinigungs- und Sicherheitsrundgänge.
• Anwesenheit im Vergleich zum Dienstplan: Verknüpft verspätete Arbeitsbeginne und vorzeitige Abmeldungen mit Beurteilungsnotizen, sodass Feedback auf Zeitstempeln beruht.
• Feedbackprotokolle: Speichern Sie Coaching-Notizen neben den Arbeitszeitaufzeichnungen, damit Sie vor einer Beurteilung Beispiele heranziehen können.
• Produktivitäts-Dashboards: Ordnen Sie Standorte oder Schichten nach Leistung, damit Sie erkennen, wer Unterstützung benötigt.

13. Arbeitskostenmanagement und Budgetierung

Das Arbeitskostenmanagement und die Budgetierung legen Ausgabenziele für jeden Standort fest und verfolgen die geplanten und tatsächlichen Lohnkosten im Vergleich dazu. Sie sehen die voraussichtlichen Kosten bereits bei der Erstellung des Dienstplans, bevor jemand eine Schicht arbeitet.

Meiner Erfahrung nach beziehen die besten Tools Umsatzprognosen, Vergütungssätze und Überstundenregeln ein, um die Kosten automatisch zu berechnen. Achten Sie auf Budgetwarnungen, Ziele für den Arbeitskostenanteil und Abweichungsberichte. Deputy und 7shifts bieten beide eine laufende Erfassung der Arbeitskosten, und Sie erkennen einen über dem Budget liegenden Dienstplan, solange Sie ihn noch ändern können.

Die Einrichtung der Arbeitskosten variiert je nachdem, wie Sie Ihr Personal einteilen und wo Sie die Zahlen überprüfen. Ordnen Sie daher jede Kontrolle der Budgetentscheidung zu, die sie unterstützt:

• Standortbudgets: Legen Sie für jeden Standort ein wöchentliches Lohnziel fest. 7shifts zeigt die prognostizierten Personalkosten im Verhältnis zu den Umsatzzielen für Restaurants.
• Live-Kosten bei der Planung: Beobachten Sie, wie sich die Gesamtkosten ändern, während Sie Schichten hinzufügen. Deputy zeigt die prognostizierten Kosten beim Erstellen des Dienstplans.
• Überstundenregeln: Wenden Sie lokale Schwellenwerte für Überstunden auf die Berechnung an, damit die prognostizierten Kosten Zuschläge berücksichtigen.
• Budgetwarnungen: Markieren Sie einen Dienstplan, der das Ziel überschreitet, bevor Sie ihn veröffentlichen.
• Abweichungsberichte: Vergleichen Sie die geplanten und tatsächlichen Löhne nach jeder Abrechnungsperiode.

14. Erfassung von Qualifikationen und Zertifizierungen

Die Erfassung von Qualifikationen und Zertifizierungen speichert die Lizenzen, Schulungsnachweise und Qualifikationen jedes Mitarbeiters in dessen Profil in der Personalverwaltungssoftware. Sie legen Ablaufdaten fest, und die Software prüft diese anhand des Dienstplans.

Meiner Erfahrung nach verhindern die besten Tools die Zuweisung von Aufgaben, wenn eine Zertifizierung abgelaufen ist. Achten Sie auf Ablaufwarnungen, den Upload von Dokumenten und die schichtbezogene Zuordnung nach Qualifikation. Deputy und 7shifts bieten beide eine Qualifikationsverwaltung, sodass Sie eine abgelaufene Lebensmittelhygienekarte oder ein abgelaufenes Erste-Hilfe-Zertifikat erkennen, bevor dies bei einer Prüfung auffällt.

Die Zertifizierungsregeln unterscheiden sich je nach Branche und Rolle. Ordnen Sie daher jede Erfassungsfunktion der Qualifikation zu, die Ihr Team aktuell halten muss:

• Ablaufwarnungen: Benachrichtigen Sie Manager 30 oder 60 Tage vor dem Ablauf einer Lizenz. Deputy versendet diese für Erste-Hilfe- und Lebensmittelhygienekarten.
• Dokumentenuploads: Speichern Sie ein gescanntes Zertifikat im Mitarbeiterprofil, damit Prüfungsunterlagen an einem Ort aufbewahrt werden.
• Schichtzuordnung nach Qualifikation: Beschränken Sie Schichtzuweisungen auf Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation. 7shifts unterstützt dies für Rollen wie Barkeeper und Köche in der Küchenlinie.
• Zuweisungsbeschränkungen: Prüfen Sie, ob die Software die Planung blockiert, wenn eine erforderliche Zertifizierung abläuft, oder Manager lediglich warnt. Einige Systeme erlauben die Aufhebung der Beschränkung, daher bleibt die menschliche Prüfung wichtig.
• Compliance-Berichte: Ermitteln Sie standortübergreifend Mitarbeiter mit fehlenden oder ablaufenden Zertifizierungen.

15. Integration mit HR- und Geschäftssystemen

Software zur Personalverwaltung sollte eine Verbindung zu der HR-Software und den Geschäftssystemen herstellen, die Ihr Team bereits verwendet, darunter Plattformen für das Personalmanagement (HCM), Lohnabrechnung, Buchhaltung und Kassensysteme.

Blicken Sie über die Liste der verfügbaren Integrationen hinaus und prüfen Sie, welche Mitarbeiterdaten, Arbeitsdaten und Aktualisierungen tatsächlich synchronisiert werden. Zuverlässige Verbindungen reduzieren die doppelte Dateneingabe und erleichtern die Skalierung des Systems, wenn Ihre Belegschaft wächst.

Meiner Erfahrung nach synchronisieren die besten Tools neue Mitarbeiter, Lohnsätze und genehmigte Arbeitszeitnachweise automatisch. Achten Sie auf eine Synchronisierung in beide Richtungen, Fehlerprotokolle und Konnektoren für Tools wie QuickBooks, Xero und Gusto. Deputy und 7shifts bieten beide Integrationen für Lohnabrechnung und Kassensysteme, sodass Sie die Arbeitsstunden nicht mehr vor jedem Abrechnungslauf erneut in die Lohnabrechnung eingeben müssen.

Die Integrationsanforderungen unterscheiden sich je nach System. Prüfen Sie daher jede Verbindung anhand der Daten, die Sie heute erneut eingeben:

• Synchronisierung der Lohnabrechnung: Genehmigte Arbeitszeitnachweise werden an Gusto oder QuickBooks Payroll übertragen, sodass Sie die Arbeitsstunden vor jedem Abrechnungslauf nicht mehr erneut eingeben müssen. Deputy und 7shifts bieten dies beide an.
• HRIS-Synchronisierung: Neue Mitarbeiter und Änderungen der Lohnsätze werden einmalig übernommen, sodass die Profile systemübergreifend übereinstimmen.
• Kassendaten: Verkaufszahlen fließen in die Personalprognosen ein. 7shifts verbindet sich für Restaurants mit Toast und Square.
• Buchhaltungsexport: Personalkosten werden für den Monatsabschluss in Xero oder QuickBooks gebucht.
• Fehlerprotokolle: Fehlgeschlagene Synchronisierungen zeigen, welcher Mitarbeitereintrag korrigiert werden muss.

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