8 wichtige Arten von HRIS-Systemen für ein besseres Personalmanagement

8 wichtige HRIS-Arten

Jede Art unterstützt einen anderen Teil des Mitarbeiterlebenszyklus. Vergleichen Sie daher die Funktionen und den Nutzen mit den Aufgaben, die Ihr Team verwalten muss:

1. Zentrale Personalverwaltung & Verwaltung von Mitarbeiterdaten

Dies ist die Grundlage, auf der die meisten HRIS-Implementierungen aufbauen – sie zentralisiert Mitarbeiterdaten, Organisationsstrukturen, berufliche Laufbahnen und die Dokumentenspeicherung an einem Ort. Meiner Erfahrung nach verbringen Personalteams hier im Alltag am meisten Zeit, und eine einzige verlässliche Datenquelle für Personalakten reduziert das Hin und Her, das selbst kleine Teams ausbremst.

Vorteile

Ein einziger zentraler Ort für Mitarbeiterakten beseitigt die Probleme bei der Versionskontrolle, die durch Tabellen und verstreute Dateien entstehen. Lösungen wie BambooHR und Rippling erledigen dies gut – Sie erhalten ein aktuelles Organigramm, einen Dokumentenspeicher und berufliche Laufbahnen in einer Ansicht, wodurch Prüfungen und Prüfungen zur Regelkonformität deutlich weniger Aufwand verursachen.

Meiner Erfahrung nach verbringen Personalteams mehr Zeit mit Aufgaben, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen erfordern, wenn sie nicht mehr nach Daten suchen müssen.

Funktionen

Diese Funktionen machen aus verstreuten Mitarbeiterdaten eine einzige, verlässliche Informationsquelle, mit der Ihre gesamte Organisation arbeiten kann:

• Mitarbeiterprofile: Zentralisierte Datensätze für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, einschließlich persönlicher Angaben, Stellenbezeichnung, Abteilung, Beschäftigungsstatus und Vertragsart – alles an einem Ort statt auf Ordner und Tabellen verteilt.
• Organigramm und Berichtslinien: Eine aktuelle visuelle Darstellung Ihrer Organisationsstruktur, die sich bei Veränderungen der Mitarbeiterzahl automatisch aktualisiert. Lösungen wie BambooHR und Rippling erledigen dies gut und machen es einfach, Teamhierarchien auf einen Blick zu erkennen.
• Nachverfolgung der beruflichen Laufbahn: Ein fortlaufendes Protokoll von Rollenänderungen, Beförderungen und Vergütungsanpassungen, das mit der jeweiligen Mitarbeiterakte verknüpft ist und sich bei Leistungsbeurteilungen oder internen Prüfungen als äußerst wertvoll erweist.
• Dokumentenspeicherung und elektronische Signaturen: Sichere Speicherung von Angebotsschreiben, Verträgen und Bestätigungen von Richtlinien, einschließlich einer integrierten Funktion für elektronische Signaturen, damit Sie Papierdokumenten nicht in E-Mail-Verläufen hinterherlaufen müssen.
• Selbstbedienungszugriff: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre eigenen Kontaktdaten aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen und Dokumente herunterladen, ohne jede Anfrage über die Personalabteilung leiten zu müssen.
• Regelkonformität und Prüfpfade: Zeitgestempelte Aufzeichnungen darüber, wer auf Mitarbeiterdaten zugegriffen oder diese geändert hat – wichtig, wenn Sie auf eine behördliche Anfrage reagieren oder sich auf eine Prüfung vorbereiten.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Fein abgestufte Zugriffskontrollen, mit denen Sie genau festlegen können, wer was sieht – Führungskräfte können beispielsweise die ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter einsehen, ohne Zugriff auf vergütungsbezogene Daten der gesamten Organisation zu erhalten.

2. Lohnverwaltung

Die Automatisierung von Gehaltsberechnungen, Steuereinbehalten und Direktüberweisungen ist der Bereich, in dem sich diese HRIS-Art besonders bezahlt macht – ich habe erlebt, wie sie die für die Lohnabrechnung benötigte Zeit für Teams, die zuvor alles über Tabellen abgewickelt haben, drastisch reduziert.

Personalverantwortliche und Lohnabrechnungsspezialisten verlassen sich darauf, um die Einhaltung von Lohnvorschriften, Abzüge und die Verwaltung von Abrechnungszyklen zu bewältigen, ohne dass sich manuelle Fehler einschleichen.

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Vorteile

Die Automatisierung von Lohnabrechnungen reduziert die manuellen Berechnungsfehler, die sich leicht anhäufen, wenn Abzüge, Steuerabzüge und Vergütungsstrukturen mit mehreren Sätzen von Hand bearbeitet werden.

Ich habe festgestellt, dass Tools wie Gusto und ADP Workforce Now besonders gut darin sind, Compliance-Probleme zu erkennen, bevor daraus Strafen entstehen – integrierte Steueranmeldungen und regionsspezifische Regeln übernehmen dabei einen großen Teil der Arbeit. Der eigentliche Vorteil besteht darin, dass die Lohnabrechnung nicht mehr zu einer monatlichen Hektik wird, sondern zu etwas, das Ihr Team zuverlässig und souverän erledigen kann.

Funktionen

Die Lohnabrechnungsverwaltung in einem HRIS geht weit über die Ausstellung von Gehaltszahlungen hinaus – diese Funktionen übernehmen die Berechnungen, Meldungen und Compliance-Aufgaben, für die früher ein eigenes Lohnabrechnungsteam erforderlich war:

• Automatisierte Lohnberechnungen: Berechnet Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn auf Grundlage der Mitarbeiterdaten, geleisteten Arbeitsstunden und Vergütungsstrukturen. Vergütungen mit mehreren Sätzen und Überstundenregeln werden automatisch berücksichtigt, wodurch die fehleranfällige manuelle Berechnung entfällt.
• Steuereinbehalt und -anmeldung: Behält für jeden Mitarbeiter die korrekten Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern ein und reicht die Meldungen in Ihrem Namen ein. Tools wie Gusto erledigen dies besonders gut und aktualisieren Steuertabellen automatisch, wenn sich Steuersätze ändern.
• Direktüberweisung und Zahlungsabwicklung: Leitet Zahlungen gemäß Ihrem festgelegten Zahlungsplan direkt auf die Bankkonten der Mitarbeiter weiter, wobei vollständige Zahlungsaufzeichnungen mit dem jeweiligen Mitarbeiterprofil verknüpft sind.
• Verwaltung von Abzügen: Verarbeitet wiederkehrende Abzüge für Leistungen, Altersvorsorgebeiträge, Lohnpfändungen und andere Einbehalte – berechnet und angewendet für jeden Zahlungszyklus einheitlich und ohne manuelle Eingabe.
• Compliance in mehreren Rechtsgebieten: Wendet in verschiedenen Bundesstaaten, Provinzen oder Ländern die jeweils korrekten Steuer- und Arbeitsregeln an. Ich habe festgestellt, dass ADP Workforce Now gerade in diesem Bereich seine Stärken für verteilte Teams ausspielt, die in mehreren Regionen tätig sind.
• Gehaltsabrechnungen und Berichte: Erstellt detaillierte Gehaltsabrechnungen, auf die Mitarbeiter über die Selbstbedienungsfunktion zugreifen können, und erzeugt Lohnabrechnungsberichte, die direkt in Ihr Hauptbuch oder Ihre Buchhaltungssoftware übernommen werden können.
• Prüfpfad und Lohnabrechnungshistorie: Bewahrt für jede Lohnabrechnung, Korrektur und Anpassung einen mit Zeitstempel versehenen Datensatz auf – unerlässlich, wenn Sie auf eine Compliance-Anfrage reagieren oder Zahlen zum Jahresende abgleichen müssen.

3. Verwaltung von Zusatzleistungen

Die Verwaltung von Anmeldung, Anspruchsberechtigung und Planänderungen wird schnell unübersichtlich, wenn sie außerhalb Ihres zentralen HR-Systems erfolgt.

Ich habe festgestellt, dass HRIS-Plattformen mit integrierter Verwaltung von Zusatzleistungen HR-Teams eine zentrale Stelle bieten, an der sie den Versicherungsschutz verfolgen, die offene Anmeldephase verwalten und sich mit Versicherungsträgern verbinden können – dadurch verringert sich der manuelle Abstimmungsaufwand, der sich häufig zwischen HR und Finanzabteilung anhäuft.

Vorteile

Die Verwaltung von Anmeldung, Anspruchsberechtigung und Planänderungen innerhalb Ihres HRIS hält alle Informationen mit den Mitarbeiterdaten verknüpft, die diesen Entscheidungen zugrunde liegen.

Ich habe festgestellt, dass Plattformen wie Rippling und Gusto die offene Anmeldephase deutlich weniger chaotisch gestalten, da Mitarbeiter ihre Pläne anhand der von Ihnen im Voraus festgelegten Anspruchsregeln selbst auswählen können. Allein dadurch verringert sich das Hin und Her zwischen HR und Finanzabteilung, wenn der Versicherungsschutz mit den Lohnabzügen abgeglichen werden muss.

Funktionen

Die Verwaltung von Zusatzleistungen in einem HRIS verknüpft Anmeldeentscheidungen direkt mit Mitarbeiterdaten und Lohnabzügen – in der Praxis sieht das folgendermaßen aus:

• Plananmeldung und Berechtigungsregeln: Mitarbeitende sehen nur die Pläne, für die sie sich anhand von Kriterien qualifizieren, die Sie festlegen, etwa Beschäftigungsart oder Betriebszugehörigkeit. Rippling setzt dies besonders gut um und führt Mitarbeitende durch die Planoptionen, ohne dass die Personalabteilung individuelle Fragen zur Berechtigung klären muss.
• Verwaltung der offenen Anmeldung: Zeitlich begrenzte Anmeldezeiträume mit automatischen Erinnerungen, Fristenüberwachung und dem Status der Fertigstellung für jede mitarbeitende Person. Meiner Erfahrung nach reduziert dies allein das Hin und Her, das Personalteams typischerweise jeden Herbst überlastet.
• Änderungen bei Lebensereignissen: Ermöglicht Mitarbeitenden, ihren Versicherungsschutz nach qualifizierenden Ereignissen wie einer Heirat, dem Hinzukommen einer unterhaltsberechtigten Person oder einer Änderung des Beschäftigungsstatus zu aktualisieren, wobei für jede Änderungsart integrierte Dokumentationsanforderungen hinterlegt sind.
• Verbindungen zu Versicherungsträgern: Direkte Datenübertragungen zwischen Ihrem HRIS und Versicherungsträgern, sodass Änderungen des Versicherungsschutzes aufseiten des Versicherungsträgers nicht manuell erneut eingegeben werden müssen. Gusto setzt dies für kleinere Teams, die sich keine eigenen Koordinatoren für Zusatzleistungen leisten können, gut um.
• Synchronisierung der Gehaltsabzüge: Gewählte Zusatzleistungen fließen als Abzüge direkt in die Gehaltsabrechnung ein. Dadurch entfällt der manuelle Abgleich zwischen Personalabteilung und Finanzabteilung, der andernfalls eine verlässliche Fehlerquelle darstellt.
• COBRA und Fortführungsversicherung: Verfolgt die Berechtigung für die Fortführung des Krankenversicherungsschutzes gemäß den US-amerikanischen Vorschriften, wenn Mitarbeitende aufgrund einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder einer Arbeitszeitreduzierung ihre Leistungen verlieren, wobei die Erstellung der Benachrichtigungen in den Offboarding-Workflow integriert ist.
• Berichterstattung zu Zusatzleistungen: Zusammenfassungen der Anmeldungen, Kostenaufstellungen nach Plan und Berichte zum Versicherungsschutz, die der Finanzabteilung die benötigten Daten liefern, ohne dass die Personalabteilung jedes Quartal eine Tabelle von Grund auf erstellen muss.

4. Zeit- & Anwesenheitsverwaltung

Die Erfassung von Arbeitszeiten, Schichten und Abwesenheiten in Ihrem HRIS verknüpft Zeitdaten direkt mit der Gehaltsabrechnung. Dadurch entfällt der manuelle Abgleich, der andernfalls eine verlässliche Fehlerquelle darstellt. Meiner Erfahrung nach verlassen sich Personalteams und Führungskräfte stark auf dieses Modul, um die Planung, Überstundenregeln und Abwesenheitserfassung zu verwalten, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Vorteile

Die direkte Verknüpfung von Zeit- und Anwesenheitsdaten mit der Gehaltsabrechnung innerhalb Ihres HRIS beseitigt den Abgleichsschritt, der die meisten nachgelagerten Fehler verursacht. Meiner Erfahrung nach sorgen Plattformen wie Rippling und UKG hier für eine besonders nahtlose Verbindung, da die Arbeitszeiten ohne manuellen Export oder erneute Eingabe in die Gehaltsberechnung einfließen.

Planung, Überstundenregeln und Abwesenheitserfassung befinden sich im selben System wie Ihre Mitarbeiterdaten, sodass Führungskräfte keine Tabellen abgleichen müssen, um Stundenzettel zu genehmigen. Diese Integration macht es sinnvoll, dieses Modul in Ihrem HRIS zu haben statt als eigenständiges Tool.

Funktionen

Die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung in einem HRIS erfasst nicht nur Arbeitszeiten, sondern verknüpft auch Planungs-, Abwesenheits- und Überstundendaten direkt mit den davon abhängigen Gehaltsabrechnungs- und Personaldaten:

• Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende: Erfasst geleistete Arbeitsstunden über das Internet, mobile Geräte oder Integrationen physischer Zeiterfassungsgeräte und bietet Führungskräften in Echtzeit einen Überblick darüber, wer gerade arbeitet, ohne dass sie Papierstundenzettel nachverfolgen müssen.
• Schichtplanung: Ermöglicht Führungskräften, Dienstpläne in demselben System zu erstellen und zu veröffentlichen, das auch die Anwesenheit erfasst. Meiner Erfahrung nach bewältigen Plattformen wie UKG komplexe Schichtmuster – einschließlich rotierender Schichten und Anforderungen an die Besetzung – ohne ein separates Planungstool.
• Durchsetzung von Überstunden- und Vergütungsregeln: Wendet Überstundengrenzen, Pausenregeln und Vergütungsdifferenzen automatisch auf Grundlage der jeweiligen Rechtsordnung und Beschäftigungsart an und nimmt damit die Unsicherheit aus der Compliance.
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Erfasst bezahlte Freistellungen, Krankheitsurlaub und andere Abwesenheitsarten anhand der Richtlinien, wobei Anträge, Genehmigungen und Kontostände an einem Ort sichtbar sind.
• Genehmigungs-Workflows für Stundenzettel: Leitet Stundenzettel zur Prüfung an die zuständige Führungskraft weiter, bevor sie an die Gehaltsabrechnung übermittelt werden, und schafft so einen strukturierten Genehmigungsprozess mit einer klaren Prüfspur.
• Integration der Gehaltsabrechnung: Genehmigte Arbeitsstunden fließen ohne manuellen Export oder erneute Eingabe direkt in die Gehaltsberechnung ein. Rippling setzt dies besonders gut um: Die Arbeitsstunden werden automatisch an die Gehaltsabrechnung übermittelt, wodurch eine verlässliche Quelle nachgelagerter Fehler entfällt.
• Anwesenheitsberichte: Zeigt Muster bei Abwesenheiten, Trends bei Überstunden und Daten zur Einhaltung von Dienstplänen auf, auf deren Grundlage Führungskräfte handeln können, anstatt die Personalabteilung diese Berichte für jeden Abrechnungszeitraum manuell erstellen zu lassen.

5. Bewerbermanagementsysteme

In ein HRIS integrierte Bewerbermanagementsysteme (ATS) verwalten die gesamte Recruiting-Pipeline – von der Stellenausschreibung bis zum Angebot – und halten die Kandidatendaten mit den Mitarbeiterdatensätzen verknüpft, die nach der Einstellung einer Person weitergeführt werden.

Ich habe festgestellt, dass Recruiting innerhalb des HRIS statt in einem separaten Tool den manuellen Datentransfer überflüssig macht, der bei der Einstellung typischerweise Fehler verursacht.

Vorteile

Wenn Recruiting innerhalb des HRIS erfolgt, werden Kandidatendaten bei der Einstellung in Mitarbeiterdatensätze umgewandelt, ohne dass jemand Informationen erneut eingeben muss – allein das verhindert meiner Erfahrung nach überraschend viele Fehler beim Onboarding.

Plattformen wie Workday und BambooHR bewältigen dies besonders gut, indem sie Angebotsdetails, Vergütung und Rollendaten direkt in das Profil der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters übertragen. Diese Verbindung sorgt außerdem für eine übersichtlichere Prüfungsspur von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag, was wichtig ist, wenn Einstellungen gleichzeitig in mehreren Abteilungen ausgeweitet werden.

Funktionen

Ein in das HRIS integriertes ATS verfolgt nicht nur Kandidaten – es verknüpft Recruiting-Daten mit Mitarbeiterdatensätzen, Vergütungsstrukturen und Onboarding-Abläufen, die in dem Moment aktiviert werden, in dem jemand ein Angebot annimmt:

• Verwaltung von Stellenanforderungen: Erstellt offene Stellen und leitet sie vor ihrer Veröffentlichung zur Genehmigung weiter, sodass Einstellungen an die Personalbedarfsplanung gebunden bleiben, statt dieser vorauszueilen.
• Stellenausschreibungen über mehrere Kanäle: Veröffentlicht offene Stellen über eine einzige Oberfläche auf Stellenbörsen, Karriereseiten und in Sourcing-Kanälen, sodass du sie nicht manuell auf mehreren Plattformen veröffentlichen musst.
• Verfolgung der Kandidatenpipeline: Bewegt Bewerber durch festgelegte Phasen und macht den Status für alle an der Einstellung beteiligten Personen sichtbar. BambooHR bewältigt dies gut für kleinere Teams, die Klarheit über ihre Pipeline benötigen, ohne eine eigene Recruiterin oder einen eigenen Recruiter zu beschäftigen.
• Planung und Koordination von Vorstellungsgesprächen: Synchronisiert sich mit Kalendern, um Vorstellungsgespräche ohne ständiges Hin und Her zu planen, und hält das Feedback zu den Gesprächen am Kandidatendatensatz fest, wo es alle Beteiligten sehen können.
• Erstellung von Angebotsbriefen: Erstellt Angebote anhand genehmigter Vorlagen, wobei die Vergütung direkt aus den Vergütungsstrukturen deines HRIS übernommen wird. Dadurch sinkt das Fehlerrisiko in einem entscheidenden Moment des Prozesses.
• Umwandlung von Kandidaten- in Mitarbeiterdatensätze: Wandelt die Daten eines angenommenen Angebots ohne erneute Eingabe in ein Profil für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um. Workday bewältigt dies besonders gut – Rolle, Vergütung und Eintrittsdatum werden automatisch übernommen, wodurch eine verlässliche Fehlerquelle beim Onboarding entfällt.
• Recruiting-Berichte: Verfolgt die Zeit bis zur Besetzung, die Wirksamkeit der Quellen und die Umwandlungsraten der Pipeline und liefert dir die Daten, um zu erkennen, wo und warum sich Einstellungen verzögern.

6. Leistungsmanagement

In ein HRIS integriertes Leistungsmanagement verknüpft Zielsetzung, Beurteilungen und Feedback direkt mit den Mitarbeiterdatensätzen, auf die sich HR-Teams bereits verlassen.

Ich habe festgestellt, dass die Verwaltung innerhalb des HRIS statt in einem separaten Tool Führungskräften ein klareres Bild der Leistung im Zusammenhang mit Vergütung, Betriebszugehörigkeit und Entwicklungsdaten vermittelt. Dadurch werden Beurteilungszyklen schneller und stärker vom Kontext geprägt.

Vorteile

Wenn das Leistungsmanagement innerhalb des HRIS erfolgt, stehen Beurteilungsdaten neben der Vergütungshistorie, der Betriebszugehörigkeit und Rollenänderungen – ein Kontext, der Gespräche über Gehaltserhöhungen oder Beförderungen meiner Erfahrung nach deutlich weniger mehrdeutig macht.

Workday bewältigt dies besonders gut, indem Beschäftigungsdaten direkt in Leistungsbeurteilungen übernommen werden, sodass Führungskräfte nicht zwischen Systemen wechseln müssen, um ein vollständiges Bild der Entwicklung einer Person zu erstellen.

Diese Integration reduziert außerdem den Verwaltungsaufwand für die Durchführung eines Beurteilungszyklus und gibt HR mehr Freiraum, sich darauf zu konzentrieren, was die Daten tatsächlich aussagen, statt sie nur zusammenzutragen.

Funktionen

Leistungsmanagement innerhalb eines HRIS führt nicht nur Beurteilungszyklen durch – es verknüpft Zielfortschritt, Feedback und Bewertungsdaten mit den Beschäftigungsdatensätzen, die diesen Gesprächen einen konkreten Kontext geben:

• Zielsetzung und Fortschrittsverfolgung: Ermöglicht es Führungskräften und Mitarbeitenden, individuelle Ziele festzulegen und den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen, sodass die Entwicklung an messbare Ergebnisse statt an Erinnerungen gebunden bleibt.
• Zyklen für Leistungsbeurteilungen: Automatisiert die Planung, Weiterleitung und Fertigstellung von Beurteilungsformularen im gesamten Unternehmen. Workday bewältigt dies besonders gut – Beurteilungsvorlagen übernehmen Vergütung, Betriebszugehörigkeit und Rollenverlauf, sodass Führungskräfte den Kontext nicht aus anderen Systemen zusammensuchen müssen.
• 360-Grad-Feedback: Sammelt strukturiertes Feedback von Kollegen, direkt unterstellten Mitarbeitenden und Führungskräften in einem einzigen Beurteilungseintrag und liefert dadurch ein umfassenderes Bild als eine ausschließlich hierarchische Bewertung.
• Tools für kontinuierliches Feedback: Unterstützt regelmäßige Check-ins und informelles Feedback außerhalb formaler Beurteilungszyklen. Meiner Erfahrung nach ist das besonders für Teams wichtig, die mit kürzeren Projektlaufzeiten arbeiten.
• Kalibrierungsabläufe: Leitet Bewertungen von Führungskräften durch einen strukturierten Kalibrierungsprozess, bevor die Ergebnisse finalisiert werden. Dadurch werden Inkonsistenzen zwischen Abteilungen reduziert und faire Bewertungsstandards gewährleistet.
• Verknüpfung mit der Vergütung: Verbindet Leistungsergebnisse direkt mit den Abläufen für Gehaltserhöhungen und Boni in Ihrem HRIS, sodass Vergütungsentscheidungen den Beurteilungsdaten folgen können, ohne dass eine manuelle Übergabe erforderlich ist.
• Leistungsberichte: Stellt Verteilungen von Bewertungen, Abschlussquoten von Zielen und Daten zur Teilnahme an Beurteilungen bereit, die HR zur Erkennung von Mustern in Teams oder zur Identifizierung von Führungskräften mit Unterstützungsbedarf nutzen kann.

7. Lernmanagementsysteme

Ein Lernmanagementsystem (LMS), unabhängig davon, ob es in ein HRIS integriert oder daran angebunden ist, stellt Mitarbeiterschulungen bereit, verfolgt sie und verwaltet sie. Gleichzeitig verknüpft es Lerndaten mit den Mitarbeiterakten.

Meiner Erfahrung nach verschafft die Aufbewahrung von Lerninhalten innerhalb Ihres HRIS – statt in einem eigenständigen Tool – Führungskräften Einblick in Kursabschlüsse, Zertifizierungen und Kompetenzlücken, ohne dass sie das System verlassen müssen, in dem sie auch Leistung und Entwicklung verwalten.

Vorteile

Wenn sich ein LMS innerhalb Ihres HRIS befindet, liegen Daten zu Schulungsabschlüssen, Zertifizierungen und Kompetenzentwicklung direkt neben Leistungsbeurteilungen und der Vergütungshistorie – ein Kontext, der Entwicklungsgespräche meiner Erfahrung nach deutlich fundierter macht.

Cornerstone OnDemand bewältigt dies gut, indem es den Lernfortschritt direkt mit Leistungsdaten verknüpft, sodass Führungskräfte Kompetenzlücken erkennen können, ohne Berichte aus zwei verschiedenen Systemen abrufen zu müssen. Diese Verbindung beseitigt auch den manuellen Aufwand für den Abgleich von Schulungsaufzeichnungen, wenn Sie einen Beurteilungszyklus vorbereiten oder eine Beförderung planen.

Funktionen

Ein LMS innerhalb Ihres HRIS geht über die Bereitstellung von Schulungsinhalten hinaus – es verknüpft Kursabschlüsse, Zertifizierungen und Kompetenzdaten mit den Leistungs- und Rollenaufzeichnungen, die diese Informationen tatsächlich nützlich machen:

• Kurserstellung und Bereitstellung von Inhalten: Ermöglicht es HR oder Teamleitern, Schulungsmaterialien zu erstellen und bestimmten Mitarbeitergruppen bereitzustellen, ohne ein separates Autorenwerkzeug oder eine zusätzliche Plattform zu benötigen.
• Zuweisung von Lernpfaden: Weist strukturierte Kursfolgen auf Grundlage der Rolle, Abteilung oder Einarbeitungsphase zu, sodass Mitarbeitende nicht selbst herausfinden müssen, welche Schulungen sie absolvieren sollten.
• Abschlussverfolgung und Berichterstattung: Zeichnet auf, wer was wann abgeschlossen hat, und verschafft HR einen klaren Überblick über die Schulungsteilnahme im gesamten Unternehmen. Cornerstone OnDemand bewältigt dies besonders gut, indem Abschlussdaten zusammen mit Leistungsaufzeichnungen an einem Ort angezeigt werden.
• Verwaltung von Zertifizierungen: Verfolgt Ablaufdaten und Verlängerungsanforderungen für compliancebezogene Zertifizierungen und versendet Erinnerungen, bevor diese ablaufen.
• Erkennung von Kompetenzlücken: Gleicht Lerndaten mit Leistungsbeurteilungen und Rollenanforderungen ab, um aufzuzeigen, wo Mitarbeitende oder Teams Entwicklung benötigen. Meiner Erfahrung nach ist dies besonders bei der Planung von Beförderungen oder der Umstrukturierung von Teams hilfreich.
• Durchsetzung von Compliance-Schulungen: Automatisiert die Zuweisung und Fristverfolgung verpflichtender Schulungen und reduziert dadurch einen großen Teil der manuellen Nachverfolgung, die typischerweise bei HR liegt.
• Integration in Leistungsbeurteilungen: Zeigt absolvierte Kurse und erworbene Zertifizierungen direkt in den Leistungsdaten an, sodass Führungskräfte die Entwicklung in Beurteilungsgespräche einbeziehen können, ohne Aufzeichnungen aus einem anderen System abrufen zu müssen.

8. Personal- und Personalanalysen sowie Berichterstattung

Ein HRIS mit integrierter Arbeitskräfteanalyse führt Daten zu Mitarbeiterzahl, Fluktuation, Vergütung und Leistung in einer einzigen Berichtsebene für HR-Teams zusammen. Ich habe festgestellt, dass die Verbindung mit aktuellen Mitarbeiterdaten – statt mit exportierten Tabellen – den Unterschied zwischen Berichten ausmacht, die die Vergangenheit beschreiben, und Erkenntnissen, die Einstellungs- und Bindungsentscheidungen tatsächlich beeinflussen.

Vorteile

Wenn die Arbeitskräfteanalyse direkt in das HRIS integriert ist, stammen Daten zu Fluktuation, Mitarbeiterzahl und Vergütung aus denselben aktuellen Datensätzen – kein Exportieren und kein Abgleichen von Tabellen aus zwei Systemen.

Ich habe festgestellt, dass sich hier der Wert von Tools wie Workday zeigt: Das System erfasst Kennzahlen wie Fluktuation, Mitarbeiterengagement, Zeit bis zur Einstellung und Leistung und verbindet sie anschließend in einer einzigen Berichtsebene, auf deren Grundlage HR tatsächlich handeln kann.

Diese Verbindung zwischen aktuellen Daten und Berichterstattung verwandelt die Arbeitskräfteanalyse von einer rückblickenden Zusammenfassung in etwas, das Sie für eine fundierte Einstellungs- oder Bindungsentscheidung nutzen können.

Funktionen

Die Arbeitskräfteanalyse innerhalb eines HRIS verbindet aktuelle Mitarbeiterdaten mit der Berichterstattung – dadurch spiegeln die betrachteten Kennzahlen wider, was tatsächlich geschieht, und nicht das, was beim letzten Export einer Tabelle noch zutraf:

• Berichterstattung zu Mitarbeiterzahl und Fluktuation: Erfasst die Größe der Belegschaft, Fluktuationsraten und Austrittsgründe im Zeitverlauf und vermittelt HR ein klares Bild davon, wo die Organisation wächst oder an Boden verliert. Ich habe festgestellt, dass dies der Bericht ist, nach dem die Führungsebene am häufigsten fragt.
• Vergütungsanalyse: Zeigt die Gehaltsverteilung über Rollen, Ebenen und Abteilungen hinweg auf und erleichtert es dadurch erheblich, Ungleichheiten zu erkennen, bevor sie zu Problemen bei der Mitarbeiterbindung oder der Compliance werden.
• Kennzahlen zur Zeit bis zur Einstellung und zur Personalgewinnung: Ruft Daten aus dem Einstellungstrichter direkt aus Ihren Bewerberverfolgungsdaten ab, sodass Sie sehen können, an welchen Stellen Kandidaten abspringen und wo Ihre Beschaffungsmaßnahmen tatsächlich funktionieren.
• Trends bei Leistung und Mitarbeiterengagement: Verbindet Bewertungen, Zielerreichung und Daten aus Umfragen zum Mitarbeiterengagement in einer einzigen Ansicht. Workday erledigt dies besonders gut, indem es Leistungsergebnisse mit der Historie von Betriebszugehörigkeit und Vergütung verknüpft, sodass Muster leichter erkennbar sind.
• Berichterstattung zu Vielfalt und Inklusion: Erfasst die Repräsentation nach demografischer Gruppe in den Bereichen Einstellungen, Beförderungen und Vergütung und liefert HR die notwendigen Daten, um den Fortschritt im Hinblick auf festgelegte Ziele zu messen.
• Prädiktive Personalmodellierung: Nutzt historische Daten zu Mitarbeiterzahl, Fluktuation und Leistung, um den künftigen Personalbedarf zu prognostizieren. Ich habe festgestellt, dass dies während der jährlichen Planungszyklen besonders wertvoll ist.
• Individuelle Übersichten und Exporte: Ermöglicht HR, rollenspezifische Ansichten zu erstellen, die die für die jeweilige Anspruchsgruppe wichtigsten Kennzahlen hervorheben, ohne dass die IT jeden Bericht auf Anfrage erstellen muss.

Das richtige HRIS zu finden, ist nur die halbe Gleichung

Sobald Sie wissen, welche HRIS-Typen zu Ihrer Organisation passen, ist es der nächste praktische Schritt, zu verstehen, was Sie dafür bezahlen werden – die HRIS-Preise variieren stark je nach den benötigten Modulen, Ihrer Mitarbeiterzahl und der Strukturierung der Pläne durch die Anbieter.