Checkliste für HRIS-Anforderungen für HR-Führungskräfte und Käufer

Grundlegende funktionale Anforderungen

Unverzichtbare Funktionen

• Mitarbeiterdatenbank und zentrale HR-Daten: Ein zentralisiertes, durchsuchbares Verzeichnis, das die demografischen Daten, Beschäftigungsdaten und Positionsdaten aller Mitarbeiter an einem Ort speichert. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn jeder autorisierte Benutzer einen vollständigen Mitarbeiterdatensatz – einschließlich Positionshistorie, persönlicher Angaben und Beschäftigungsstatus – abrufen kann, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.
• Lohnabrechnung und Steuerverwaltung: Automatisierte Lohnberechnung, Steuerabzüge und Gehaltsauszahlung, entweder direkt in das HRIS integriert oder über eine Integration unterstützt.
  
  Diese Anforderung ist erfüllt, wenn das HRIS oder das angebundene Lohnabrechnungssystem die geltenden bundesweiten, staatlichen und lokalen Steuervorschriften berücksichtigt, rechtskonforme Gehaltsabrechnungen erstellt und Auszahlungen per Direktüberweisung ohne manuelle erneute Dateneingabe unterstützt.
• Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung: Digitale Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende, Einreichung von Stundenzetteln und automatische Berechnung von Überstunden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Beschäftigte im Stunden- und Monatslohn ihre Arbeitszeit über das System erfassen können und Führungskräfte die Einträge vor Abschluss der Lohnabrechnung prüfen und genehmigen können.
• Verwaltung von Zusatzleistungen: Durchgängige Verwaltung der Anmeldung, Verarbeitung von Änderungen aufgrund von Lebensereignissen und direkte Anbindungen an Leistungsträger. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Mitarbeiter ihre Zusatzleistungen über das System auswählen oder aktualisieren können und die Auswahl ohne manuelle erneute Dateneingabe an die Leistungsträger übermittelt wird.

Standardanforderungen

• Personalbeschaffung und Bewerbermanagement (ATS): Ein integrierter Arbeitsablauf für Stellenausschreibungen, die Verwaltung der Bewerberpipeline und Einstellungsentscheidungen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Personalverantwortliche Stellen ausschreiben, Bewerber nach Phase verfolgen, Interviewrückmeldungen sammeln und Angebote versenden können – alles innerhalb des HRIS.
• Arbeitsabläufe für die Einarbeitung und das Ausscheiden: Automatisierte Aufgabenlisten, Dokumentensammlung und Bereitstellung von Konten, die an ein Start- oder Enddatum gekoppelt sind. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag ihre Unterlagen ausfüllen und Systemzugriff erhalten und ausscheidende Mitarbeiter vollständig ohne manuelle Nachverfolgung aus dem System entfernt werden.
• Leistungsmanagement: Werkzeuge für Zielsetzung, strukturierte Beurteilungszyklen und kontinuierliche Rückmeldungen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter Ziele dokumentieren, Bewertungen nach einem festgelegten Zeitplan durchführen und Fortschritte innerhalb des Systems verfolgen können.
• Verwaltung von Abwesenheiten und bezahltem Urlaub: Erfassung von Ansprüchen, Urlaubsanträge von Mitarbeitern und Genehmigungsabläufe für Führungskräfte. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn das System verfügbare Salden automatisch berechnet, Anträge zur Genehmigung weiterleitet und genehmigte Abwesenheiten mit der Einsatzplanung oder Lohnabrechnung synchronisiert.

Spezielle Anforderungen

• Nachfolgeplanung und Talentmanagement: Funktionen wie 9-Felder-Matrizen, Kennzeichnung von Mitarbeitern mit hohem Potenzial und Visualisierung von Karrierewegen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn HR-Führungskräfte interne Kandidaten für Schlüsselpositionen identifizieren und dokumentieren und das System nutzen können, um Entwicklungspläne für diese Kandidaten zu strukturieren.
• Vergütungsplanung und Gehaltsanpassungszyklen: Modellierung von Gehaltsstrukturen, Bonusberechnung und Verwaltung von Beteiligungen innerhalb konfigurierbarer Planungsabläufe.
  
  Diese Anforderung ist erfüllt, wenn HR und Finanzen jährliche Gehaltsanpassungszyklen innerhalb des Systems durchführen, verschiedene Budgetszenarien modellieren und genehmigte Änderungen direkt in die Mitarbeiterdatensätze übertragen können.

Technische und Integrationsanforderungen

Unverzichtbare Funktionen

• Cloud-basierte/SaaS-Architektur: Das System läuft auf einer vom Anbieter verwalteten Infrastruktur mit einer dokumentierten Verfügbarkeits-SLA. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team über einen Browser oder eine Anwendung auf die Plattform zugreift, ohne Server verwalten zu müssen, und dass der Anbieter vertraglich für Verfügbarkeit und Wartung verantwortlich ist.
• Offene APIs und vorgefertigte Integrationen: Das System verbindet sich mit Lohnabrechnungsanbietern, ERP-Plattformen und Produktivitätstools wie Slack, Microsoft 365 oder Google Workspace. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Daten automatisch zwischen Systemen fließen, ohne manuelle Exporte oder individuelle Entwicklungen für gängige Verbindungen.
• Unterstützung für Einmalanmeldung (SSO): Das System unterstützt die Integration über SAML oder OpenID Connect (OIDC) mit Ihrem bestehenden Identitätsanbieter. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass sich Mitarbeitende einmalig über Ihr zentrales Verzeichnis anmelden – beispielsweise Okta oder Microsoft Entra ID – und ohne separate Zugangsdaten auf das HRIS zugreifen.

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Standardanforderungen

• Mobile Anwendung und responsives Design: Das System bietet native iOS- und Android-Apps sowie eine für Mobilgeräte optimierte Weboberfläche. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Mitarbeitende von jedem Gerät aus Urlaub beantragen, Gehaltsabrechnungen einsehen und Genehmigungen abschließen können, ohne auf zentrale Funktionen verzichten zu müssen.
• Tools für Datenimport, -export und Migration: Das System unterstützt das Hochladen großer Datenmengen, CSV-Exporte und strukturierte Migrationsprozesse von Altsystemen.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team historische Personaldaten in das neue System übertragen und Daten bei Bedarf extrahieren kann, ohne bei routinemäßigen Aufgaben auf Unterstützung durch den Anbieter angewiesen zu sein.
• Skalierbarkeit und Leistung: Das System gewährleistet konstante Antwortzeiten und Verarbeitungskapazitäten, wenn Mitarbeiterzahl und Transaktionsvolumen wachsen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass das Hinzufügen Hunderter Mitarbeitender oder die Durchführung eines großen Abrechnungslaufs die Systemleistung nicht beeinträchtigt und kein Tarif-Upgrade erforderlich ist, damit das System normal funktioniert.
• Benutzerdefinierte Felder und Workflow-Konfiguration: HR-Administratoren können Datenfelder hinzufügen und Genehmigungsketten über die Einstellungen des Systems ändern – ganz ohne Programmieraufwand. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team das System an die Terminologie, Datenstruktur und Prozesslogik Ihrer Organisation anpassen kann, ohne ein Support-Ticket zu eröffnen oder einen Entwickler einzuschalten.

Besondere Anforderungen

• Architektur für mehrere Rechtsträger und Länder: Das System unterstützt separate rechtliche Einheiten mit eigenen Abrechnungsregeln, Währungen und Compliance-Einstellungen innerhalb eines einzigen Mandanten.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass eine Holdinggesellschaft oder ein multinationales Unternehmen alle Tochtergesellschaften auf einer Plattform verwalten kann, während die Daten und Konfigurationen jeder Einheit getrennt bleiben.
• KI-/ML-Funktionen: Das System umfasst Funktionen wie die vorausschauende Modellierung der Mitarbeiterfluktuation, das Parsen von Lebensläufen, den Abgleich von Kompetenzen oder eine KI-gestützte Chat-Oberfläche. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass die Plattform Erkenntnisse liefert oder Entscheidungen mithilfe maschinellen Lernens automatisiert – nicht nur einfache Berichte erstellt – und dies in mindestens einem zentralen HR-Workflow.
• Workflow-Editor ohne oder mit wenig Code: HR-Teams können benutzerdefinierte Automatisierungen über eine visuelle Oberfläche entwerfen und bereitstellen, ohne Code schreiben zu müssen.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein HR-Administrator unabhängig eine mehrstufige Genehmigungskette oder eine durch Ereignisse ausgelöste Benachrichtigungsfolge erstellen kann, ohne Unterstützung durch die IT oder die Beauftragung professioneller Dienstleistungen.

Anforderungen an Sicherheit und Regelkonformität

Unverzichtbare Anforderungen

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Das System beschränkt den Datenzugriff auf Grundlage der Rolle, Abteilung oder des Standorts jedes Benutzers. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein Mitarbeiter seine eigenen Datensätze einsehen kann, eine Führungskraft die Datensätze ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden sieht und Lohnabrechnungsadministratoren auf Vergütungsdaten zugreifen können – ohne dass eine Gruppe etwas sieht, was sie nicht sehen sollte.
• Datenverschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung: Das System verwendet eine AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten und TLS 1.2 oder höher für Daten während der Übertragung. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Personaldaten sowohl beim Speichern in der Datenbank als auch bei der Übertragung zwischen der Plattform und Ihrem Browser oder Ihrer Anwendung geschützt sind.
• Einhaltung der DSGVO, des CCPA und lokaler Datenschutzbestimmungen: Das System unterstützt die Einwilligungsverwaltung, Anträge auf Löschung personenbezogener Daten und konfigurierbare Einstellungen zum Datenstandort. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Mitarbeitende in regulierten Rechtsgebieten die Löschung ihrer Daten beantragen können und das System personenbezogene Daten nur in zugelassenen geografischen Regionen speichert.
• Prüfpfade und Aktivitätsprotokolle: Das System führt einen unveränderlichen, mit Zeitstempeln versehenen Datensatz jedes Datenzugriffs und jeder Änderung an Datensätzen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie nachvollziehen können, wer welchen Mitarbeiterdatensatz wann angesehen oder bearbeitet hat und was geändert wurde – ohne dass diese Historie geändert oder gelöscht werden kann.

Standardanforderungen

• SOC 2 Type II-Bericht: Ein unabhängiger Prüfer hat die Sicherheitskontrollen des Anbieters über einen festgelegten Zeitraum bewertet und bestätigt. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass der Anbieter nicht nur gute Sicherheitspraktiken behauptet – sie wurden von einem Dritten überprüft.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Das System setzt MFA für Administratorkonten durch und stellt sie allen Benutzern zur Verfügung. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein gestohlenes Passwort allein nicht ausreicht, um auf vertrauliche Mitarbeiterdaten zuzugreifen.
• Automatisierte Compliance-Berichterstattung: Das System unterstützt die Erstellung anwendbarer regulatorischer Berichte, wie EEO-1- und ACA-Meldungen, führt FLSA-Aufzeichnungen und unterstützt die OSHA-Meldeanforderungen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team vorhandene Mitarbeiterdaten nutzen kann, um den manuellen Aufwand für Meldungen und Aufzeichnungen zu reduzieren.
• Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität: Der Anbieter dokumentiert konkrete Wiederherstellungspunktziele (RPO) und Wiederherstellungszeitziele (RTO) und verfügt über getestete Sicherungsverfahren. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie genau wissen, wie viele Daten verloren gehen könnten und wie schnell das System wiederhergestellt würde, wenn etwas schiefgeht.

Besondere Anforderungen

• ISO-27001-, HIPAA- oder FedRAMP-Anforderungen: Je nach Branche sollte der Anbieter eine anwendbare ISO-27001-Zertifizierung, HIPAA-Konformität oder einen FedRAMP-Status nachweisen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass der Anbieter Nachweise für relevante Sicherheitskontrollen und Compliance-Verpflichtungen vorlegen kann.
• Branchenspezifische regulatorische Module: Das System umfasst integrierte Funktionen für Compliance-Verpflichtungen, die für Ihren Sektor einzigartig sind – etwa Regeln für Gewerkschaften oder Tarifverträge (CBA) oder Berechnungen von Tariflöhnen nach Rahmenwerken wie Davis-Bacon.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass die Plattform die regulatorische Komplexität Ihrer Belegschaft bewältigt, ohne dass eine kundenspezifische Entwicklung oder manuelle Umgehungslösungen erforderlich sind.

Anforderungen an die Unterstützung durch den Anbieter & Implementierungsanforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Dedizierter Implementierungsmanager: Der Anbieter benennt einen Projektleiter, der für Ihre Einführung vom Projektstart bis zum Produktivstart verantwortlich ist. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie eine zentrale Ansprechperson haben, die Ihre Konfiguration kennt, offene Probleme verfolgt und Hindernisse eskaliert – statt einer wechselnden Warteschlange des Supports.
• Klarer Zeitplan und klare Methodik für die Implementierung: Der Anbieter stellt vor Beginn der Arbeiten einen dokumentierten Projektplan mit festgelegten Phasen, Meilensteinen und Ergebnissen bereit. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass beide Seiten sich darauf einigen, was in welcher Reihenfolge und bis wann umgesetzt wird – sodass schleichende Ausweitung des Projektumfangs und verpasste Fristen Sie nicht unvorbereitet treffen.
• Laufende technische Unterstützung mit SLA-Absicherung: Der Anbieter verpflichtet sich schriftlich zu konkreten Reaktionszeiten bei kritischen Problemen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie genau wissen, wie lange Sie auf eine Antwort warten und welche Art von Lösung Sie erwarten können, wenn die Lohnabrechnung ausfällt oder der Zugriff nicht mehr funktioniert.

Standardanforderungen

• Datenmigrationsdienste: Der Anbieter unterstützt aktiv die Übertragung historischer Mitarbeiterdaten aus Ihrem Altsystem in die neue Plattform. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie nicht jahrelange HR-Daten manuell neu eingeben müssen und der Anbieter während des Übergangs die Verantwortung für die Datenintegrität übernimmt.
• Schulungen und Wissensdatenbank: Der Anbieter stellt Schulungen für Administratoren, Dokumentation für Benutzer und eine durchsuchbare Videobibliothek bereit. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team sich selbstständig mit neuen Funktionen vertraut machen kann, ohne bei jeder Änderung eines Arbeitsablaufs eine Unterstützungsanfrage eröffnen zu müssen.
• Transparentes Preismodell: Der Anbieter nennt einen klaren Preis pro Mitarbeiter und Monat (PEPM), ohne nicht offengelegte Gebühren für Module, Unterstützungsstufen oder Integrationen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihre Kosten im zweiten Jahr nicht stark von dem abweichen, was Sie bei Vertragsabschluss vereinbart haben.
• Kundenerfolg und Kontoverwaltung: Der Anbieter stellt einen Kundenbetreuer bereit, der regelmäßige Geschäftsbesprechungen durchführt und Ihnen Einfluss auf den Produktfahrplan gibt.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Sie eine dauerhafte Beziehung zu einer Person haben, die auf wenig genutzte Funktionen hinweisen, bevorstehende Änderungen hervorheben und sich intern für Ihre Prioritäten einsetzen kann.

Besondere Anforderungen

• Weltweite Unterstützung rund um die Uhr: Der Anbieter betreibt ein Unterstützungsmodell nach dem Prinzip der weltweiten Zeitzonenabdeckung, das alle Zeitzonen ohne Beschränkung auf Geschäftszeiten abdeckt. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein Problem mit der Lohnabrechnung in Singapur um 2 Uhr morgens nicht warten muss, bis ein nordamerikanisches Team seinen Arbeitstag beginnt.
• Mehrsprachige Mitarbeiter im Support: Der Anbieter beschäftigt Mitarbeiter, die in den Hauptsprachen Ihrer Mitarbeiter kommunizieren können. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass nicht englischsprachige Mitarbeiter und HR-Administratoren sinnvolle Unterstützung erhalten können – nicht nur eine übersetzte FAQ-Seite.
• Benutzergemeinschaft und Austausch unter Fachkollegen: Der Anbieter unterhält ein aktives Forum für Benutzergruppen und veranstaltet jährlich eine Konferenz oder eine vergleichbare Veranstaltung. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team lernen kann, wie Kollegen ähnliche Probleme lösen, Konfigurationstipps austauschen und die künftige Produktentwicklung direkt beeinflussen.

Anforderungen an Benutzererfahrung & Veränderungsmanagement

Unverzichtbare Anforderungen

• Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter: Eine rollenspezifische Benutzeroberfläche, über die Mitarbeiter ihre eigenen Datensätze einsehen und aktualisieren, Anfragen einreichen und auf Dokumente zugreifen können, ohne die Personalabteilung zu kontaktieren.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein Mitarbeiter seine Gehaltsabrechnung einsehen, persönliche Angaben aktualisieren oder selbstständig Urlaub beantragen kann – ohne ein Ticket zu eröffnen oder eine E-Mail zu senden.
• Selbstbedienung für Führungskräfte und Teamtransparenz: Eine spezielle Ansicht für Führungskräfte, die Daten direkt unterstellter Mitarbeiter, ausstehende Genehmigungen und Kennzahlen auf Teamebene an einem Ort zusammenführt. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Führungskräfte Urlaubsanträge genehmigen, Leistungsbeurteilungen prüfen und auf Mitarbeiterbestandsdaten zugreifen können, ohne die Personalabteilung darum bitten zu müssen.
• Intuitive Navigation und minimaler Schulungsaufwand: Die Benutzeroberfläche ist so organisiert, dass neue Benutzer zentrale Aufgaben – eine Anfrage einreichen, einen Datensatz finden oder einen Bericht erstellen – ohne formelle Schulung erledigen können. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein Erstbenutzer das System bereits am ersten Tag ohne geführte Einführung oder Supportticket bedienen kann.

Standardanforderungen

• Konfigurierbare Übersichten und rollenbasierte Ansichten: Jeder Benutzertyp – Mitarbeiter, Führungskraft, HR-Administrator und Führungskraft – sieht eine standardmäßige Startseite und eine Übersicht, die auf seine jeweiligen Verantwortlichkeiten zugeschnitten sind.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein Abteilungsleiter Mitarbeiterbestandsdaten und Genehmigungswarteschlangen sieht, während ein Mitarbeiter seinen eigenen Zeitplan und seine Leistungen sieht, ohne dass einer von beiden irrelevante Daten herausfiltern muss.
• Anleitung innerhalb der Anwendung und kontextbezogene Hilfe: Das System zeigt Kurzinfos, Einführungen und eingebettete Dokumentation direkt am Ort der Aktion an, nicht nur in einem separaten Hilfezentrum. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein Benutzer beim Ausführen einer neuen Aufgabe – etwa beim Durchführen seines ersten Leistungszyklus – eine schrittweise Anleitung erhalten kann, ohne die Plattform zu verlassen.
• Verfolgung von Akzeptanz und Beteiligung: HR-Administratoren können Kennzahlen einsehen, die zeigen, welche Funktionen von wem und wie häufig genutzt werden. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team wenig genutzte Module erkennen, Akzeptanzlücken nach Abteilung oder Rolle feststellen und eingreifen kann, bevor eine geringe Nutzung zu einer fest etablierten Gewohnheit wird.
• Vom Anbieter bereitgestellte Ressourcen für das Veränderungsmanagement: Der Anbieter stellt Einführungs- und Einführungsvorlagen, Kommunikationsleitfäden und vorgefertigte Schulungsinhalte bereit, die für HR-Teams entwickelt wurden, die das System in ihrer Belegschaft einführen.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team keinen Plan für das Veränderungsmanagement von Grund auf erstellen muss – Sie beginnen mit einem erprobten Rahmenwerk und passen es an Ihre Organisation an.

Besondere Anforderungen

• Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche der Plattform für Endbenutzer ist in mehreren Sprachen verfügbar, die auf individueller Benutzerebene ausgewählt werden können. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Mitarbeiter in verschiedenen Ländern mit dem System in ihrer Hauptsprache interagieren können, statt auf eine behelfsmäßige Übersetzung angewiesen zu sein, wodurch Fehler und Reibungsverluste bei alltäglichen Aufgaben reduziert werden.
• Einhaltung der Barrierefreiheitsanforderungen (WCAG 2.1 AA): Das System erfüllt die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte auf der Stufe AA und unterstützt unter anderem Bildschirmleseprogramme, Tastaturnavigation und ausreichende Farbkontraste.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Mitarbeiter mit visuellen, motorischen oder kognitiven Beeinträchtigungen die Plattform selbstständig nutzen können – ohne Anpassungen anfordern oder einen separaten Prozess verwenden zu müssen.
• Konfigurierbare Einstellungen für Benachrichtigungen und Kommunikation: Benutzer und Administratoren können festlegen, welche vom System erzeugten Benachrichtigungen versendet werden, über welche Kanäle sie gesendet werden und nach welchem Zeitplan.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team die Akzeptanz nicht durch eine Flut unterschiedsloser System-E-Mails fördern muss – Benachrichtigungen sind gezielt, zeitnah und für Ihre Belegschaft über den passenden Kanal verfügbar.

Branchenspezifische/optionale Anforderungen

Nicht jede Anforderung in diesem Abschnitt gilt für jede Organisation. Dies sind die Funktionen, die je nach Größe, geografischer Lage, Branche oder Wachstumsphase unverzichtbar werden. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um vor Beginn der Anbieterbewertung zu kennzeichnen, was für Ihre Situation relevant ist.

Unverzichtbare Anforderungen

• Architektur für mehrere Rechtsträger und Länder: Das System unterstützt separate Rechtsträger mit unterschiedlichen Lohnabrechnungsregeln, Währungen und Compliance-Einstellungen innerhalb eines einzigen Mandanten.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass eine Holdinggesellschaft oder ein multinationales Unternehmen alle Tochtergesellschaften auf einer Plattform verwalten kann, während die Daten und Konfigurationen der einzelnen Rechtsträger getrennt bleiben.
• Compliance mit ISO 27001, HIPAA oder FedRAMP: Der Anbieter verfügt je nach Branche über eine oder mehrere dieser Zertifizierungen.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass die Plattform anhand der spezifischen Sicherheitsstandards validiert wurde, die für Gesundheitsorganisationen, Behörden oder weltweit tätige Unternehmen in regulierten Märkten gelten.
• Branchenspezifische Module für regulatorische Anforderungen: Das System umfasst integrierte Funktionen für Compliance-Verpflichtungen, die für Ihre Branche einzigartig sind – beispielsweise Regelungen für Gewerkschaften oder Tarifverträge (CBA) sowie Berechnungen von branchenüblichen Löhnen.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass die Plattform die regulatorische Komplexität Ihrer Belegschaft bewältigt, ohne dass eine individuelle Entwicklung oder manuelle Behelfslösungen erforderlich sind.

Standardanforderungen

• Nachfolgeplanung und Talentmanagement: Funktionen wie 9-Box-Matrix, Kennzeichnung von Talenten mit hohem Potenzial und Visualisierung von Karrierewegen. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass HR-Verantwortliche interne Kandidaten für Schlüsselpositionen identifizieren und dokumentieren sowie mithilfe des Systems Entwicklungspläne für diese Kandidaten strukturieren können.
• Vergütungsplanung und Leistungsrunden: Modellierung von Gehaltsstrukturen, Bonusberechnung und Verwaltung von Beteiligungen innerhalb konfigurierbarer Planungsabläufe.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass HR und Finanzen jährliche Leistungsrunden im System durchführen, verschiedene Budgetszenarien modellieren und genehmigte Änderungen direkt in die Mitarbeiterdaten übertragen können.
• Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche der Plattform ist in mehreren Sprachen verfügbar, die auf Ebene des einzelnen Benutzers ausgewählt werden können. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Mitarbeiter in verschiedenen Ländern das System in ihrer bevorzugten Sprache nutzen, wodurch Fehler und Reibungsverluste bei alltäglichen Aufgaben reduziert werden.
• Weltweite Support-Abdeckung rund um die Uhr: Der Anbieter betreibt ein Supportmodell nach dem Prinzip der globalen Zeitzonenabdeckung, das alle Zeitzonen ohne Beschränkung auf Geschäftszeiten abdeckt. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein Problem bei der Lohnabrechnung in einer Region nicht warten muss, bis das Team einer anderen Region seinen Arbeitstag beginnt, um gelöst zu werden.
• Barrierefreiheit gemäß WCAG 2.1 AA: Das System erfüllt die Web Content Accessibility Guidelines auf AA-Niveau und umfasst Unterstützung für Bildschirmleseprogramme, Tastaturnavigation und ausreichenden Farbkontrast.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Mitarbeiter mit visuellen, motorischen oder kognitiven Behinderungen die Plattform unabhängig und ohne einen separaten Ablauf nutzen können.

Besondere Anforderungen

• KI-/ML-Funktionen: Das System umfasst Funktionen wie prädiktive Modelle zur Mitarbeiterfluktuation, Lebenslaufanalyse, Abgleich von Fähigkeiten oder eine KI-gestützte Chat-Oberfläche. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass die Plattform Erkenntnisse liefert oder Entscheidungen mithilfe maschinellen Lernens automatisiert – und nicht nur eine einfache Berichterstellung bietet – und dies in mindestens einem zentralen HR-Ablauf.
• Low-Code-/No-Code-Workflow-Builder: HR-Teams können individuelle Automatisierungen über eine visuelle Oberfläche entwerfen und bereitstellen, ohne Code zu schreiben.
  
  Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass ein HR-Administrator unabhängig eine mehrstufige Genehmigungskette oder eine durch Ereignisse ausgelöste Benachrichtigungsfolge erstellen kann, ohne Unterstützung durch die IT oder die Beauftragung professioneller Dienstleistungen.
• Mehrsprachiges Supportpersonal: Der Anbieter beschäftigt Supportmitarbeiter, die in den bevorzugten Sprachen Ihrer Mitarbeiter kommunizieren können. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass nicht englischsprachige Mitarbeiter und HR-Administratoren hilfreiche Unterstützung erhalten – und nicht nur eine übersetzte FAQ-Seite.
• Benutzergemeinschaft und Austausch unter Kollegen: Der Anbieter unterhält ein aktives Forum für Benutzergruppen und veranstaltet jährlich eine Konferenz oder eine vergleichbare Veranstaltung. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Ihr Team erfahren kann, wie Kollegen ähnliche Probleme lösen, Konfigurationstipps austauschen und die künftige Produktentwicklung direkt beeinflussen können.
• Konfigurierbare Einstellungen für Benachrichtigungen und Kommunikation: Benutzer und Administratoren können steuern, welche vom System erzeugten Warnmeldungen versendet werden, über welche Kanäle und nach welchem Zeitplan. Die Erfüllung dieser Anforderung bedeutet, dass Benachrichtigungen gezielt, rechtzeitig und für Ihre Belegschaft über den passenden Kanal versendet werden – und nicht in einer Flut undifferenzierter System-E-Mails untergehen.

Überschätzte Anforderungen

Einige HRIS-Funktionen wirken in einer Demo nützlicher, als sie sich im Arbeitsalltag tatsächlich bewähren. Meiner Erfahrung nach sollten Sie Werkzeuge priorisieren, die Ihr Team nutzen und pflegen wird; diese Funktionen verdienen häufig eine genauere Prüfung:

• Prädiktive Fluktuationsmodellierung: Diese Funktion verwendet Mitarbeiterdaten, um einzuschätzen, wer das Unternehmen möglicherweise verlassen könnte. Die Vorhersagen können schwer umzusetzen oder zu überprüfen sein, insbesondere wenn Daten unvollständig sind oder Teams keinen klaren Reaktionsplan haben.
• Umfassende Anpassung von Arbeitsabläufen: Mit visuellen Editoren können Administratoren individuelle Genehmigungswege, Benachrichtigungen und Aufgaben erstellen. Sie werden überschätzt, wenn komplexe Konfigurationen laufende Wartung oder Unterstützung durch den Anbieter erfordern und dadurch kleine Prozessänderungen zu einem Projekt werden.
• Integrierte Mitarbeiterbefragungen: Diese Tools versenden Umfragen und melden die Antworten über das HRIS. Sie bieten nur begrenzten Nutzen, wenn Ihr Team die Privatsphäre der Mitarbeiter nicht schützen, Ergebnisse nicht auswerten oder keine konkreten Maßnahmen ergreifen kann.
• Gamifizierte Angebote für Wohlbefinden und Anerkennung: Abzeichen, Punkte oder Ranglisten belohnen ausgewählte Aktivitäten oder Beiträge von Mitarbeitern. Diese Funktionen können losgelöst vom Arbeitsalltag wirken, wenn die Beteiligung gering ist oder das System nicht zur Kultur Ihres Teams passt.

Schritte zur Anpassung Ihrer HRIS-Anforderungsliste

Mit den folgenden Schritten können Sie die HRIS-Anforderungen an die Ziele, Belegschaft und zentralen HR-Prozesse Ihrer Organisation anpassen:

1. Geschäftsziele und Projektumfang festlegen: Ermitteln Sie, welche Bereiche das HRIS unterstützen muss, etwa Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Zusatzleistungen oder Personalbeschaffung. Legen Sie fest, welche Teams, Standorte und Prozesse zum Projekt gehören.
2. Rückmeldungen aller Beteiligten einholen: Fragen Sie die Personalabteilung, die Gehaltsabrechnung, die IT, die Finanzabteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter, welche Aufgaben und Daten das System verwalten soll. Beziehen Sie auch Personen ein, die Genehmigungen, Integrationen und die Mitarbeiter-Selbstbedienung verwalten.
3. Anforderungen einstufen und priorisieren: Kennzeichnen Sie jede Anforderung als unverzichtbar, als Standardbedarf oder als optionale Funktion. Priorisieren Sie Funktionen, auf die Ihr Team für eine korrekte Gehaltsabrechnung, gesetzeskonforme Aufzeichnungen, die Verwaltung von Zusatzleistungen und tägliche Mitarbeiteranfragen angewiesen ist.
4. Anforderungen an Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit bewerten: Listen Sie die Systeme auf, mit denen das HRIS verbunden werden muss, etwa Identitätsanbieter, Buchhaltungsplattformen oder Anbieter von Zusatzleistungen. Prüfen Sie, ob es die geplante Mitarbeiterzahl, mehrere Gesellschaften, Zugriffskontrollen und geltende Datenschutzverpflichtungen unterstützt.
5. Gesamtkosten und ROI berechnen: Schätzen Sie die Kosten für Abonnement, Implementierung, Datenmigration, Schulungen, Support und Integrationen. Vergleichen Sie diese Kosten anhand Ihrer aktuellen Prozesse mit messbaren Ergebnissen, etwa weniger manueller Dateneingabe oder weniger Korrekturen bei der Gehaltsabrechnung.

Wichtige Beteiligte bei der Auswahl eines HRIS

Beziehen Sie bei der Ermittlung der HRIS-Anforderungen mehrere Geschäftsbereiche ein, damit das System reale Arbeitsabläufe, Datenanforderungen und Compliance-Verpflichtungen unterstützt. Jede Gruppe kann Anforderungen aufzeigen, die ein anderes Team möglicherweise übersieht. Nutzen Sie diese Übersicht, um zu sehen, wen Sie einbeziehen sollten und welchen Beitrag die einzelnen Beteiligten leisten:

Beteiligte	Rolle
Personalleiter und HR-Generalisten	Definieren den Bedarf an Mitarbeiterdaten, Einarbeitung, Abwesenheiten, Leistungsmanagement und Berichten.
Administratoren für Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen	Ermitteln die Anforderungen an Gehaltsabrechnung, Steuern, Zeiterfassung, Anmeldung zu Zusatzleistungen und die Integration von Anbietern.
IT und Informationssicherheit	Bewerten Integrationen, Identitätsverwaltung, Zugriffskontrollen, Datenschutz und den Bedarf an technischem Support.
Leiter der Finanzabteilung	Klären die Anforderungen an Budgetierung, Kostenberichte, Vergütungsplanung und Buchhaltungssysteme.
Rechts- und Compliance-Spezialisten	Ermitteln die Anforderungen an Datenschutz, Aufbewahrung von Unterlagen, Arbeitsrecht und branchenspezifische Compliance.
Personalbeschaffer und Mitarbeiter in der Personalgewinnung	Definieren die Anforderungen an Bewerbermanagement, Einstellungsabläufe, Angebotsverwaltung und Daten zur Personalbeschaffung.
Führungskräfte	Ermitteln die Anforderungen an Teamübersicht, Genehmigungen, Planung und Leistungsmanagement.
Mitarbeiter	Teilen ihren Bedarf an Mitarbeiter-Selbstbedienung, mobilem Zugriff, Gehaltsinformationen, Zusatzleistungen und Benutzerfreundlichkeit.
Geschäftsführung und Projektauftraggeber	Legen projektübergreifend Ziele, Umfang, Prioritäten und Erfolgskriterien fest.

Bereit, Ihr HRIS auszuwählen?

Nachdem Sie Ihre Anforderungen erfasst und priorisiert haben, besteht der nächste Schritt darin, sie in einem tatsächlichen Auswahlprozess anzuwenden – unser Leitfaden dazu, wie Sie ein HRIS auswählen, führt Sie durch einen fünfstufigen Rahmen für die Recherche von Anbietern, die Durchführung von Produktvorführungen und die Erstellung einer überzeugenden Entscheidungsgrundlage, die genehmigt wird.