Der Leitfaden eines Experten zur Durchführung besserer Leistungsbeurteilungen + Vorlage

So bereiten Sie sich auf eine Leistungsbeurteilung vor

Die Vorbereitung auf die Durchführung einer Leistungsbeurteilung ist keine Aufgabe, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte, und schon gar nichts, was man am Abend vor der Leistungsbeurteilung erledigen sollte!

Leistungsbeurteilungen brauchen Zeit, um ausgearbeitet zu werden. Wenn Sie sich damit beeilen, werden Ihre Mitarbeitenden das merken. 

Kurze Bitte: Nehmen Sie an unserer 60-sekündigen Umfrage teil und teilen Sie uns mit, wie Sie wirklich über den Einsatz von KI-Agenten bei Leistungsbeurteilungen, Beförderungen und Coaching denken. Ihre Angaben helfen uns, die tatsächlichen Herausforderungen von HR-Teams beim Einsatz von KI im Leistungsmanagement besser zu verstehen.

Schritt 1: Reflektieren Sie die Leistung Ihres Teams und Ihrer Mitarbeitenden

Der erste Schritt bei der Vorbereitung auf eine Leistungsbeurteilung besteht darin, die Leistung der einzelnen Person und auch die Leistung des Teams zu reflektieren.

Überlegen Sie, was Positives, Neutrales oder Negatives geschehen ist. Was ist passiert, worauf das Team oder die einzelne Person keinen Einfluss hatte? Wie trägt die einzelne Person zum Team bei? Eine Reflexion über diese Punkte ist ein guter Ausgangspunkt.

Ein weiterer Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten, ist Ihre eigene Wahrnehmung. Wenn Sie nicht täglich mit der Person zusammenarbeiten: Wer tut es, und wer könnte Ihnen Informationen darüber geben, wie sich das Teammitglied in letzter Zeit entwickelt hat?

Besonders in Fällen, in denen ich sehr selbstständige Mitarbeitende führe, kann das Einholen von Feedback von Kolleginnen und Kollegen bei der Durchführung fairer, präziser und wertvoller Leistungsbeurteilungen äußerst hilfreich sein.

Häufig wird ein 360-Grad-Feedback-Prozess eingesetzt, aber dieser kann zeitaufwendig sein. Mithilfe von Google Forms oder Microsoft Forms können Sie schnell Feedback von Kolleginnen und Kollegen zur Leistung Ihres Teammitglieds einholen.

Wenn ich die Leistung einer Person im Rahmen der Vorbereitung auf eine Beurteilung reflektiere, schreibe ich häufig die von meinem Unternehmen vorgegebenen Impulse oder Fragen für die Leistungsbeurteilung auf. Anschließend verwende ich Stichpunkte, um unter jedem Impuls einige Punkte für die jeweilige Person festzuhalten.

Im Grunde erstelle ich eine Kurzfassung der Leistungsbeurteilung, die ich anschließend in meinem Text erweitere, um Beispiele und Empfehlungen für die Zukunft aufzunehmen.

Author's Tip

 

Die von Ihnen beurteilte Person profitiert ebenfalls davon, über ihre Leistung und ihre Beiträge in ihrer Rolle zu reflektieren. Viele formelle Prozesse zur Leistungsbeurteilung beginnen mit einer Selbsteinschätzung der Mitarbeitenden. Dieser Schritt trägt dazu bei, ein fokussierteres und ergiebigeres persönliches Gespräch über die Leistung zu ermöglichen.

Schritt 2: Formulieren Sie Ihr Feedback und verknüpfen Sie es mit den Erwartungen an die Rolle 

Sobald Sie Ihre Gedanken und gegebenenfalls das Feedback von Kolleginnen und Kollegen gesammelt und Ihre Gliederung erstellt haben, können Sie den Text formulieren.

Das Verfassen des Textes ist einer der wichtigsten Bestandteile der Beurteilung.

Man könnte sogar argumentieren, dass diese Phase wichtiger sein kann als das persönliche Gespräch selbst, insbesondere wenn Sie Entwicklungsfeedback geben und erwarten, dass eine Person infolge des Gesprächs ihr Verhalten ändert.

Der schriftliche Text ist ein Dokument, zu dem die Mitarbeitenden zurückkehren werden, um ihr Feedback erneut zu betrachten. Außerdem handelt es sich um ein offizielles Dokument, das die Leistung und das Leistungsfeedback für eine einzelne Person festhält.

Texte von Leistungsbeurteilungen (der schriftliche Teil) sollten immer Leistungsaussagen, Vergleiche mit den Erwartungen oder erwarteten Verhaltensweisen, detaillierte Beispiele für gute oder unzureichende Leistungen sowie eine Beschreibung enthalten, wie sich die Leistung auf andere auswirkt.

KPIs und Kennzahlen sind hervorragende Messinstrumente zur Bewertung der Leistung, zur Identifizierung von Möglichkeiten und zum Festlegen künftiger Leistungsziele.

Wenn jemand beispielsweise im Vertrieb tätig ist, können Sie die Arbeitsqualität und Verantwortlichkeit der Person darstellen, indem Sie angeben, in welchem Umfang sie die festgelegten Ziele und Kennzahlen erreicht hat. So wie Ziele messbar sein sollten, sollte auch Leistung messbar sein.*

Beispiel für einen Text

„Brent hat weiterhin Schwierigkeiten mit der Detailgenauigkeit, insbesondere bei der Konfiguration unseres Lernmanagementsystems. Dass Brent Details wie die Kurseinschreibung übersieht, hat zur Folge, dass Mitarbeitende nicht den Kursen zugewiesen werden, die sie absolvieren müssen. Wenn Personen nicht den richtigen Kursen zugewiesen werden, beispielsweise Schulungen zur Einhaltung von Vorschriften, bedeutet das, dass wir als Unternehmen die Vorschriften nicht einhalten, weil wir die erforderlichen Schulungen zur Einhaltung der Vorschriften nicht effektiv ermöglicht haben.“

Zusätzlich zur Schilderung mit konkreten und messbaren Beispielen sollten Sie als bewertende Führungskraft auch bereit sein zu beschreiben, wie Sie der betreffenden Person dabei helfen werden, ihre Fähigkeiten zu verbessern oder das gewünschte Verhalten anzunehmen.

Ja, Schilderungen in Leistungsbeurteilungen können lang sein, aber meiner Erfahrung nach ist eine längere, gründlichere Schilderung am hilfreichsten, wenn es darum geht, Mitarbeitenden ihre Leistung verständlich zu machen und die Leistung langfristig zu dokumentieren.

*Nützlicher Artikel zur Zielsetzung: Organisationen mithilfe der Methode der kaskadierenden Ziele auf Erfolgskurs bringen

Schritt 3: Die Durchführung der Leistungsbeurteilung vorbereiten

Nachdem Sie Ihre Gedanken und zusätzliches Feedback gesammelt, die Leistung einer Person reflektiert und die Schilderung verfasst haben, können Sie nun die Durchführung der Leistungsbeurteilung vorbereiten.

Wenn Sie sich auf ein schwieriges Gespräch vorbereiten, planen Sie, wie Sie die Diskussion eröffnen werden, und überlegen Sie sich einige Fragen, die das Teammitglied zu Beginn möglicherweise haben wird. Seien Sie darauf vorbereitet, jeden Punkt anhand konkreter Beispiele zu erläutern.

Persönlich beginne ich gerne mit einem positiven Ton, hebe die guten Beiträge hervor, die die betreffende Person während des Beurteilungszeitraums zum Team geleistet hat, und gehe dann auf die konstruktive Kritik und Entwicklungsmöglichkeiten ein – ebenso wie darauf, was ich tun möchte, um die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter auf diesem Weg zu unterstützen. 

Profi-Tipp: Ich sende meine Schilderung häufig unmittelbar vor dem Beginn des persönlichen Gesprächs an das Teammitglied. Ich wünsche mir das auch von der anderen Person, aber nicht, bevor ich meine Schilderung verfasst habe.

Diese Methode zum Verfassen von Leistungsbeurteilungen wird als Doppelblindbewertung bezeichnet. Ich finde, dass diese Methode jeder Person dabei hilft, ihre eigene Arbeit zu erledigen (statt dieses unsinnige Wiederkäuen der Selbsteinschätzung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in der Bewertung durch die Führungskraft) und mit reflektierten Erkenntnissen in das Gespräch zu gehen.

So führen Sie eine Leistungsbeurteilung durch

Sie haben die Vorbereitung, die Reflexion, die Sammlung von Feedback und das Verfassen der Schilderung abgeschlossen. Nun kommt der wichtigste Teil: das Gespräch.

Hier wandelt sich die Leistungsbeurteilung von einer bloßen Formalität zu etwas Nützlichem. Das persönliche Gespräch gibt Ihnen und Ihrem Teammitglied die Möglichkeit, sich abzustimmen, Anpassungen vorzunehmen und sich wieder auf die Arbeit und die bevorstehenden Aufgaben zu konzentrieren. 

Erwarten Sie jedoch nicht, sich zu 100 Prozent an Ihr Skript zu halten. 

Die besten Gespräche entstehen oft aus dem Unerwarteten. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter etwas Überraschendes anspricht, vielleicht sogar etwas, das unzutreffend erscheint, ist das keine Ablenkung. Es ist eine Erkenntnisquelle.

Wenn das passiert, besteht Ihre Aufgabe darin zuzuhören, neugierig zu bleiben und das Gespräch produktiv und menschlich zu halten. So führen Sie die Beurteilung so durch, dass sie wirklich etwas bewirkt.

1. Schaffen Sie den richtigen Gesprächston

Beginnen Sie damit, den Rahmen für das Gespräch zu setzen. Machen Sie deutlich, dass es sich nicht um ein Leistungsurteil handelt, sondern um einen gemeinsamen Moment zur Reflexion und Planung. Wenn Sie von Anfang an für diese Sicherheit sorgen, können Sie Spannungen abbauen und den Weg für einen offenen Dialog ebnen.

Beispiel: „Ich weiß es zu schätzen, dass du dir heute die Zeit dafür nimmst. Mein Ziel ist es, das von mir vorbereitete Feedback gemeinsam durchzugehen, aber genauso wichtig ist mir, zu erfahren, wie du deine Arbeit erlebt hast und wo du Möglichkeiten für deine Weiterentwicklung siehst.“

Wenn Sie diesen Ton frühzeitig setzen, schaffen Sie psychologische Sicherheit und vermitteln Ihrem Teammitglied, dass das Gespräch für und mit ihm geführt wird und nicht nur über es.

2. Ziele und Erwartungen erneut betrachten

Bevor Sie in das Feedback einsteigen, schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage, indem Sie die ursprünglichen Ziele und Erwartungen für den Beurteilungszeitraum überprüfen. 

Holen Sie die Dokumentation der Ziele und Vorgaben hervor oder sehen Sie nach, was die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nach eigener Aussage tun wollte, und prüfen Sie kurz, inwieweit diese Punkte innerhalb des dafür vorgesehenen Zeitraums objektiv erreicht wurden. 

So verankern Sie das Gespräch wieder in den getroffenen Vereinbarungen und geben beiden Seiten einen gemeinsamen Bezugspunkt für die Bewertung der Leistung.

Wenn sich Prioritäten während des Zyklus verändert haben, erkennen Sie das an. Wenn Erwartungen unklar waren, übernehmen Sie auch dafür Verantwortung. Wenn Sie das Gespräch in seinem Kontext betrachten, bleibt es fair und fokussiert.

3. Teilen Sie Ihr Feedback klar mit

Nun ist es an der Zeit, Ihr Feedback direkt, durchdacht und auf konkrete Einzelheiten gestützt zu präsentieren. 

Beginnen Sie mit dem, was gut läuft – nennen Sie Erfolge, Stärken und positive Muster, die Sie beobachtet haben, und gehen Sie anschließend auf Entwicklungsmöglichkeiten ein. 

Verwenden Sie konkrete Beispiele, um Ihre Aussagen zu veranschaulichen, und machen Sie die Auswirkungen deutlich. Modelle wie Situation–Verhalten–Auswirkung (SBI) können dabei helfen, Ihre Botschaft zu strukturieren.

Wenn Sie Ihre Beobachtungen erläutern, konzentrieren Sie sich auf Verhaltensweisen und Ergebnisse, nicht auf Annahmen oder Eindrücke. So verstehen die Teammitglieder nicht nur, was Ihnen aufgefallen ist, sondern auch, warum es wichtig ist.

Denken Sie daran, dass Feedback bei jedem Menschen anders ankommt. Manche werden zustimmend nicken, andere benötigen möglicherweise Zeit, um es zu verarbeiten. Schaffen Sie Raum, indem Sie innehalten und nach ihrer Sichtweise fragen:

• „Entspricht das Ihrer Wahrnehmung?“
• „Gibt es etwas, das Sie ergänzen oder anders sehen würden?“

Wenn die betreffende Person während Ihres Feedbacks etwas Unerwartetes mitteilt oder ihre Version der Ereignisse Ihre Annahmen infrage stellt, bleiben Sie offen und lassen Sie sie ihre Sicht ohne Unterbrechung schildern. 

Sie müssen nicht jedes Detail sofort klären. Erkennen Sie den Beitrag an und lassen Sie die Person wissen, dass Sie ihn berücksichtigen werden:

„Danke, dass Sie das geteilt haben. Dieser Kontext war mir nicht bekannt, und ich möchte darüber nachdenken, wie er in das Gesamtbild passt.“

Hier geht es nicht darum, das Gespräch zu „gewinnen“. Es geht darum, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. 

4. Die Sichtweise der betreffenden Person einholen

Nachdem Sie Ihr Feedback geteilt und möglicherweise weitere Informationen darüber erhalten haben, wie die Situation für Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter verlaufen ist, wechseln Sie vollständig in den Zuhörmodus und laden Sie die betreffende Person dazu ein, ihre Erfahrungen in der Rolle zu reflektieren. 

Das Zuhören ist nicht nur eine Geste gegenüber der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter. Die Perspektive Ihrer Mitarbeiterin oder Ihres Mitarbeiters zu hören, ist ein wichtiger Teil davon, zu verstehen, was funktioniert, was nicht funktioniert und welche Unterstützung für die weitere Entwicklung benötigt wird.

Stellen Sie offene Fragen wie:

• „Worauf sind Sie in diesem Quartal am meisten stolz?“
• „Was war Ihre größte Herausforderung?“
• „Was hat Ihrer Meinung nach zu Ihrem Erfolg beigetragen (oder Sie zurückgehalten)?“

Lassen Sie die Person ohne Unterbrechung sprechen. Auch wenn ihre Sichtweise nicht vollständig mit Ihrer übereinstimmt, trägt es zum Vertrauensaufbau bei und bringt möglicherweise Erkenntnisse ans Licht, die Ihnen entgangen sind. 

Wenn die Person sich öffnet, würdigen Sie den Einsatz und den Mut, die es braucht, um ehrlich und offen zu sein, und konzentrieren Sie sich auf die Entwicklung, statt darauf, recht zu haben oder ihre Perspektive zu „korrigieren“. 

5. Entwicklung und berufliche Ziele besprechen

Betrachten Sie nun das größere Bild. In welche Richtung möchte sich die Person entwickeln? Was begeistert sie derzeit? Nutzen Sie diesen Teil des Gesprächs, um zukünftige Ziele oder Möglichkeiten für zusätzliche Herausforderungen zu gestalten.

Es sollte nicht darum gehen, Lücken zu schließen oder Menschen zu verändern. Es geht darum, Stärken auszubauen, Kompetenzen weiterzuentwickeln und die Entwicklung an der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens auszurichten. 

Seien Sie ehrlich in Bezug auf das, was möglich ist, und zugleich großzügig, wenn es darum geht, Unterstützung, Coaching, Sichtbarkeit oder Kontakte anzubieten.

Machen Sie es anschließend konkret. Verknüpfen Sie die Ziele der betreffenden Person nach Möglichkeit mit tatsächlichen geschäftlichen Chancen, etwa anspruchsvollen Projekten oder neuen Anforderungen im Team, damit das Gespräch relevant und praxisnah bleibt. 

6. Klare nächste Schritte festlegen

Fassen Sie zum Abschluss des Gesprächs die wichtigsten Punkte und Vereinbarungen zusammen, damit Sie beide mit einem gemeinsamen Verständnis und Klarheit über das weitere Vorgehen auseinandergehen. 

Überführen Sie allgemeineres Feedback in konkrete Ziele oder Entwicklungsmaßnahmen mit Zeitplänen und klaren Erfolgskriterien. Stellen Sie dabei nach Möglichkeit sicher, dass diese an die Prioritäten des Teams oder des Unternehmens anknüpfen.

Wenn dies bedeutet, Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter mit einer anderen Person für ein Mentoring zusammenzubringen oder in ein spannendes neues Projekt aufzunehmen, bringen Sie dies umgehend ins Rollen. 

Legen Sie außerdem einen Rhythmus für Gespräche oder informelle Nachfassgespräche fest, damit die Leistungsbeurteilung den Beginn eines fortlaufenden Dialogs bildet und kein einmaliges Ereignis bleibt.

7. Mit einem positiven Ausblick abschließen

Ein Abschluss mit aufrichtiger Anerkennung unterstreicht den Wert der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und trägt dazu bei, dass die Person das Gespräch motiviert und wertgeschätzt verlässt.

Schließen Sie mit etwas Echtem und Konkretem. Lassen Sie die Person wissen, was Sie an ihrer Arbeit schätzen – nicht als Formalität, sondern als Ausdruck ihres Beitrags. Das kann eine Fähigkeit sein, die sie vertieft hat, ein Projekt, für das sie Verantwortung übernommen hat, oder die Art und Weise, wie sie sich im Team einbringt.

Beispiel: „Ich schätze sehr, wie viel Stabilität Sie in diesem Jahr eingebracht haben. Das hat dem Team geholfen, während einiger schwieriger Kursänderungen konzentriert zu bleiben. Ich sehe jede Woche, welche Wirkung Ihre Arbeit hat, und freue mich darauf, bei unseren bevorstehenden Projekten mit Ihnen zusammenzuarbeiten.“

Ein Abschluss mit Optimismus hinsichtlich der weiteren Entwicklung der Person und mit Ihrem Bekenntnis, sie zu unterstützen, stärkt das Vertrauen, hebt die Stimmung und schafft einen zukunftsorientierten Ton für die nächste Phase ihrer Entwicklung.

So verlässt die betreffende Person das Gespräch mit Blick nach vorn statt mit Blick zurück.

Lassen Sie schließlich immer die Tür für eine Fortsetzung offen. Ein gutes Gespräch über eine Leistungsbeurteilung beendet den Feedbackzyklus nicht. Stattdessen legt es den Grundstein dafür, wie Sie in den kommenden Monaten zusammenarbeiten werden.

Bewährte Vorgehensweisen für Leistungsbeurteilungen

Hier finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen für Leistungsbeurteilungen, die Ihnen helfen, diese wertvolle Zeit optimal zu nutzen. 

Vermeiden Sie einseitige Gespräche

Wenn es darum geht, eine Leistungsbeurteilung tatsächlich durchzuführen, denkt man leicht, dass es sich um ein einseitiges Gespräch handelt, bei dem Sie als Führungskraft Ihrem Teammitglied mitteilen, wie es sich macht.

Genau dieses Verhalten müssen Sie vermeiden! Ein Gespräch über eine Leistungsbeurteilung sollte ein Dialog sein.

Wenn ein Mitarbeiter über seine Leistung spricht, nimmt er reflektiertes Feedback viel besser auf und versteht es besser, als wenn Sie es ihm einfach mitteilen (oder vorlesen).

Ein effektives System für Leistungsmanagement erfordert Gespräche, in denen Sie beide Ihre reflektierten Erkenntnisse teilen und Feedback von der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter oder der beurteilten Person erhalten.

Indem Sie konstruktives Feedback geben und ein offenes Gespräch führen, gewinnt der Beurteilungsprozess auf beiden Seiten tiefere Erkenntnisse, was im Laufe der Zeit zu einer besseren Leistung führt.

Ehrlichkeit ist die beste Strategie

Eines der schlimmsten Dinge, die Sie in einem Gespräch zur Leistungsbeurteilung eines Mitarbeiters tun können, ist, sich um Probleme herumzudrücken. Das gilt nicht nur am Tag der Leistungsbeurteilung, sondern jeden Tag, denn Feedback sollte kontinuierlich, zeitnah, spezifisch und umsetzbar sein. 

Zwischen Führungskräften und einem Mitarbeiter können in Bezug auf Kommunikation und Transparenz leicht Barrieren entstehen. Das liegt in der menschlichen Natur und erfordert häufig eine bewusste Anstrengung, um es anzugehen.

Eine der besten Möglichkeiten, während einer Leistungsbeurteilung Ihre Ehrlichkeit zum Ausdruck zu bringen, besteht darin, darüber nachzudenken, was Sie über den Mitarbeiter wissen und wie er Ihrer Einschätzung nach Feedback erhalten möchte. Es handelt sich um eine Abwandlung der goldenen Regel: Behandeln Sie andere so, wie sie behandelt werden möchten. 

Manche Menschen bevorzugen eine direktere Ausdrucksweise, während andere eine behutsame Heranführung benötigen. In dieser Hinsicht sind wir alle verschieden.

Wenn Sie weiterhin Schwierigkeiten mit Ehrlichkeit haben, besteht ein Tipp darin, einen Schritt zurückzutreten und Ihre Kommunikation sowie andere soziale Kompetenzen zu betrachten.

Unabhängig davon, was Sie tun, sollten Sie immer darauf achten, die Dinge mit einer positiven, auf Chancen ausgerichteten Note zu beenden. Die Person soll das Gespräch inspiriert und wertgeschätzt verlassen und einen klaren Fahrplan dafür haben, wo sie sich verbessern kann.

Geben Sie detailliertes Feedback

Wenn Sie Feedback geben, sollten Sie nicht vage bleiben. Sie sollten keine groben Verallgemeinerungen verwenden und nur in Analogien sprechen. Sie benötigen konkrete Details und Beispiele, insbesondere wenn Sie Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.

Vielleicht gab es im vergangenen Monat etwas, das die Person bei einem Projekt getan hat und das Sie ansprechen möchten; vielleicht hat sie ein Projekt wieder in den Zeitplan gebracht oder dazu beigetragen, dass Dinge in Verzug geraten sind.

Seien Sie konkret, wenn Sie ein Beispiel für eine Leistung erläutern, und stellen Sie sicher, dass Sie die Auswirkungen der guten oder weniger guten Leistung hervorheben. Indem Sie konkret sind und die Auswirkungen von Verhaltensweisen aufzeigen, helfen Sie der Person, die die Informationen erhält, zu verstehen, wie sich ihr Handeln auf andere Menschen auswirkt.

Je mehr konkrete Beispiele Sie zur Untermauerung Ihres Feedbacks geben können, desto besser. Ich weiß, dass es schwierig sein kann, Beispiele zu finden, wenn Beurteilungen nicht sehr häufig stattfinden.

Deshalb ist es besser, Leistungsbeurteilungen häufiger durchzuführen, zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich, wobei der Beurteilungszeitraum zeitlich nahe an der Besprechung der Beurteilung liegen sollte. So können Sie Beispiele verwenden, solange sie noch frisch sind und die Details noch klar vor Augen stehen.

Nehmen Sie sich Zeit und hören Sie aktiv zu

Wenn Sie die Beurteilung durchführen, präsentieren Sie Ihr Feedback und achten Sie auf Reaktionen: Körpersprache, Tonfall und Worte.

Wenn Sie Feedback geben, insbesondere negatives Feedback, bemerken Sie möglicherweise, dass die Person in den Fluchtmodus wechselt und nicht mehr zuhört! 

Sie müssen außerdem Verständnis für den Standpunkt der Person zeigen und auf interessante Punkte achten, die sie während der Beurteilung ansprechen könnte.

Übergehen Sie die Verbesserungsmöglichkeiten nicht oberflächlich; nehmen Sie sich Zeit, das gesamte Feedback durchzugehen und Möglichkeiten zum Umgang damit zu besprechen, einschließlich dessen, was Sie als Führungskraft zum Wachstum der Person beitragen können.

Führen Sie mit Empathie

Berücksichtigen Sie das Umfeld und die Lebenswelt der Person, der Sie Feedback geben. Sie wissen nie, was im Leben eines Menschen gerade vor sich geht, und häufig erzählen uns Menschen nicht von den wirkungsvollsten und wichtigsten Dingen, die sie beschäftigen. 

Übe Empathie, gehe nicht davon aus, dass du alles weißt, was vor sich geht, und hab Nachsicht mit deinen Mitarbeitenden. 

Nutze verfügbare Werkzeuge

Es gibt zahlreiche Werkzeuge, die dich bei der Durchführung von Leistungsbeurteilungen unterstützen. Warum solltest du sie nicht nutzen? Sie machen das Leben aller Beteiligten einfacher.

Welches Werkzeug du auswählst, hängt von deiner Organisation, deinem Arbeitsstil und der Art und Weise ab, wie du Leistungsbeurteilungen durchführst.

Eine meiner Lieblingsfunktionen von Software für Leistungsbeurteilungen ist die Möglichkeit, Nachfassaktionen zusammen mit der Beurteilung selbst zu dokumentieren, sodass du oder eine zukünftige Führungskraft auf das Feedback, etwaige Gesprächsnotizen und die vereinbarten Nachfassaktionen zurückblicken könnt. 

Als Führungskraft von Mitarbeitenden über einen längeren Zeitraum hinweg sind diese Werkzeuge außerdem hervorragend geeignet, um zu sehen, wie weit sich deine Mitarbeitenden entwickelt haben.

Gewöhne dich daran, kontinuierlich sowohl positives als auch negatives Feedback zu geben

Wenn du Mitarbeitende führst, gehört es zu deinen wichtigsten Aufgaben, kontinuierlich relevantes und detailliertes Feedback zu geben – sowohl positives als auch negatives. Regelmäßiges Feedback zu geben, ist eine wesentliche Führungskompetenz. 

Richte das Feedback auf das Verhalten, die Auswirkungen und die Ergebnisse der Mitarbeitenden aus und berücksichtige deine eigene Rolle und Verantwortung bei der Entwicklung deiner Mitarbeitenden.

Halte negatives Feedback nicht über längere Zeit zurück und warte nicht bis zum nächsten Leistungszyklus, um Feedback zu geben, insbesondere negatives Feedback. Feedback, Kritik oder Entwicklungshinweise sollten in einer Leistungsbeurteilung niemals eine Überraschung sein.

Frische deine Kenntnisse zum Geben von effektivem Feedback auf, das zeitnah, spezifisch und ergebnisorientiert ist.

Richte dein Feedback an den Erwartungen der Rolle aus

Für alle Rollen und Leistungsbewertungen sind klare Erwartungen erforderlich, damit sie effektiv sind. 

Denke daran: Eine Leistungsbewertung soll die Leistung der einzelnen Person in ihrer Rolle mit den Anforderungen der Rolle vergleichen, nicht mit ihrer bisherigen Leistung oder der Leistung anderer Teammitglieder.

Dies wird häufig verwechselt, und es kommt zu Problemen, wenn die Leistung mit etwas anderem als den klaren Erwartungen an die Rolle verglichen wird.

Wenn die von dir bewertete Rolle keine Stellenbeschreibung mit klaren Verantwortlichkeiten, Zielen und KPIs hat, ist es Zeit, eine solche zu erstellen, damit zukünftige Leistungsbeurteilungen auf einer Bewertung anhand klarer, schriftlich festgehaltener Erwartungen an die Stelle basieren können.

Berücksichtige den Kontext und die Struktur der Leistungsbeurteilung

Wenn du Skalen oder Bewertungen verwendest, stelle sicher, dass sie mit den Erwartungen und Normen der Organisation übereinstimmen. 

Vermeide es, die Führungskraft zu sein, die in einer Organisation, in der andere Führungskräfte die Bestnote vergeben, „nie Fünfen gibt“. 

Oft verfügt dein HR-Team über Statistiken zum Anteil der Mitarbeitenden, die typischerweise jede Bewertung erhalten. Nutze diese Informationen zu deinem Vorteil, um zu verstehen, wie gute Leistung in deiner Organisation bewertet wird.

Profi-Tipp: Wenn du die Leistung von Personen bewertest, die sich selbst als Leistungsträger betrachten, achte darauf, sie nicht zu entmutigen, indem du ihnen eine Leistungsbewertung gibst, die als „abgerundet“ oder nicht umfassend angesehen werden könnte. 

Oft sind Personen, die auf höchstem Niveau arbeiten, sehr aufmerksam gegenüber Leistungsbewertungen und können entmutigt werden, wenn ihre aktuelle Leistungsbewertung niedriger ist als ihre vorherige – insbesondere, wenn sie das Gefühl haben, in letzter Zeit härter als gewöhnlich gearbeitet zu haben. 

Berücksichtige die Auswirkungen von Leistungsbewertungen auf leistungsstarke Personen und wie diese Menschen motiviert werden. Lass nicht zu, dass deine oberflächliche Beurteilung der Leistung eines starken Mitarbeiters zu einem Problem bei der Mitarbeiterbindung führt (ja, das ist ein sehr häufiges Problem).

Überprüfe deine Vorurteile

Ziehe in Betracht, Feedback aus mehreren Quellen einzuholen, um Vorurteile in deinen Beurteilungen zu verringern – insbesondere, wenn du im Arbeitsalltag nicht besonders eng mit deinen einzelnen Mitarbeitenden zusammenarbeitest. 

Wenn ich beispielsweise Projektmanager bewerte, weiß ich, dass meine Meinung über sie als ihre Führungskraft nicht das ist, worauf es tatsächlich ankommt. Entscheidend sind vielmehr die Meinungen derjenigen, für die die Projektmanager arbeiten.

Um diese Informationen zu erhalten, sende ich den wichtigsten Anspruchsgruppen jedes Projektmanagers Feedbackanfragen und sammle sowohl Feedback zur Leistung des einzelnen Projektmanagers als auch zur Wahrnehmung des Projektmanagementteams.

Gib deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, über dein Feedback nachzudenken

Schaffen Sie weitere Klarheit und stellen Sie Fragen. Oft brauchen Menschen Zeit, um Informationen zu verarbeiten, und es kann ihnen helfen, Zeit zu haben, Ihre Beurteilung zu lesen, darüber nachzudenken und dann mit Fragen auf Sie zuzukommen. 

Wenn Sie eine Leistungsbeurteilung durchführen, lassen Sie das Gespräch etwas offen, um zu weiteren Diskussionen und Fragen einzuladen und Ihrem Teammitglied zu signalisieren, dass Sie für es da sind und sich dafür einsetzen, dass es sich persönlich und beruflich weiterentwickelt.

Häufige Beispiele für Leistungsbeurteilungen

Sehen wir uns nun einige Formulierungen für Beurteilungen an, die Sie verwenden können.

Zunächst sollten Sie mit Kategorien und Anregungen beginnen, die während der Leistungsbeurteilung behandelt werden sollen.

Dies ist keineswegs eine vollständige Liste. Sie können gerne auswählen und ergänzen, was Sie möchten. Berücksichtigen Sie zum Einstieg jedoch die folgenden Elemente, die auf nahezu jede Rolle in einer Organisation zutreffen können:

1. Stärken
2. Verbesserungsmöglichkeiten
3. Problemlösung
4. Kommunikation
5. Teamarbeit
6. Verantwortungsübernahme
7. Arbeitsqualität

Zu jedem dieser Punkte können Sie anschließend konkrete Leistungsnotizen erstellen, in denen positive oder weniger wünschenswerte Verhaltensbeispiele aus dem Beurteilungszeitraum hervorgehoben werden. 

Beispiel für eine positive Leistungsbeurteilung zur Kommunikation

„Moriahs Kommunikation ist präzise, zeitnah und umfassend. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass sie sicherstellt, dass die Personen, die Bescheid wissen müssen … tatsächlich Bescheid wissen. Als Moriah beispielsweise die Einführung unseres neuen Produktupdates leitete, wurden alle Beteiligten, Kunden, Supportmitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter informiert und hatten sogar die Möglichkeit, vor der Einführung Fragen zu stellen. Moriah bewegt sich sicher in unserem schnelllebigen Umfeld und bringt dabei Geschäftsergebnisse mit der Gewissheit in Einklang, dass wir das Richtige für unsere Mitarbeitenden tun.“

Beispiel für eine weniger positive Beurteilung der Kommunikation

„Sandra ist eine starke Kommunikatorin, teilt wichtige Projektdetails jedoch nicht konsequent mit den Beteiligten, sodass einige Personen bei wichtigen Themen im Dunkeln bleiben. Beim Projekt zur Neugestaltung der Website entschieden Sandra und das Team beispielsweise, wann die neuen Seiten veröffentlicht werden sollten. Sandra leitete das Team jedoch nicht dabei an, die Führungskräfte und die übrigen Mitarbeitenden über die bevorstehende Änderung der Website zu informieren. Als diese schließlich veröffentlicht wurde, überraschte sie viele Personen, darunter unsere CEO und wichtige Vertriebsleiter, völlig.“

Beispiel für eine positive Beurteilung der Arbeitsqualität

„Moriahs Arbeitsqualität ist außergewöhnlich. Sie setzt den Goldstandard bei Planung, Produktivität und Organisation. Deshalb bitten andere im gesamten Unternehmen ausdrücklich darum, mit Moriah zusammenzuarbeiten, weil sie der Qualität ihrer Arbeit und der Beständigkeit ihrer Ergebnisse vertrauen. Moriah ist eine einflussreiche Mitarbeiterin und trägt dazu bei, in ihrem Team und in den Projekten, an denen sie beteiligt ist, hohe Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten. Moriah trägt zur Entwicklung anderer bei, indem sie ihnen ihre Arbeitsweisen vermittelt und Vorlagen erstellt, die anderen helfen, ähnliche Qualitätskompetenzen zu erwerben.“

Beispiel für eine weniger positive Beurteilung der Arbeitsqualität

„Sandra ist in der Lage, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, erbringt ihre beste Leistung jedoch nur, wenn sie direkt mit mir zusammenarbeitet, jeden einzelnen Schritt überprüft und sicherstellt, dass Sandra aktiv auf den Abschluss der Aufgabe hinarbeitet. Sandra verpflichtete sich beispielsweise, in diesem Quartal eine Empfehlung für Änderungen an unserem Lernsystem abzugeben. Als ich Sandra nach dem Fortschritt bei diesem Ziel fragte, teilte sie mir mit, dass sie mit der Aufgabe, deren Frist in nur wenigen Wochen ablief, noch nicht begonnen hatte. Sandra begann schließlich, benötigte jedoch erhebliche direkte Unterstützung von mir, um die Aufgabe zu bewältigen, einschließlich einiger Kurskorrekturen, etwa bei Compliance-Anforderungen und der Berichterstattung. Eine stärkere Fokussierung sowie bessere Fähigkeiten im Zeitmanagement, beim Verständnis der Aufgabenanforderungen und bei der laufenden Information der Beteiligten werden dazu beitragen, die Qualität von Sandras Arbeit zu verbessern.“

Denken Sie daran, konkret zu sein. Konkrete Beispiele zur Untermauerung Ihrer Kommentare in den einzelnen Bereichen führen zu deutlich besserem Feedback als vage Formulierungen wie „Sie sind ein Teamplayer“. Je besser Sie Ihre Aussagen mit früheren Beispielen, KPIs und Kennzahlen begründen können, desto besser.

Vorlage für eine Leistungsbeurteilung

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Nächste Schritte für Ihre Leistungsbeurteilungen

Als Führungskraft gehören Leistungsbeurteilungen zu den wirkungsvollsten Aufgaben, die Sie in Ihrer Rolle ausführen.

Wenn Sie im Personalwesen tätig sind, gehört es zu den Kernaufgaben Ihrer Rolle, Führungskräften beizubringen, wie sie effektives Feedback zur Leistung geben und Leistungsbeurteilungen durchführen, die Mitarbeitende dazu motivieren, ihr Bestes zu geben. 

Wichtigste Erkenntnisse

• Als Führungskraft sollten Sie kontinuierlich sowohl positives als auch negatives Feedback geben, und jedes Feedback sollte konkrete Beispiele sowie die Auswirkungen des Verhaltens enthalten.
• Formelle Leistungsbeurteilungen sollten häufig stattfinden, wenn möglich vierteljährlich oder halbjährlich.
• Für jede Rolle sollten klare Leistungserwartungen bestehen. Leistungsbeurteilungen sollten anhand der Erwartungen an die Rolle erfolgen, nicht anhand der bisherigen Leistung einer Person oder der Leistung anderer Teammitglieder.
• Stellen Sie sicher, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ebenfalls die Möglichkeit hat, die eigene Leistung zu reflektieren. 
• Um sich auf das Gespräch zur Leistungsbeurteilung vorzubereiten, dokumentieren Sie die wichtigsten Leistungen und Entwicklungsmöglichkeiten der betreffenden Person in einer zusammenhängenden Darstellung.
• Führen Sie ein persönliches Gespräch mit der betreffenden Person, um sowohl deren Einschätzung als auch Ihr Feedback zu ihrer Leistung zu besprechen. Teilen Sie im Verlauf des Gesprächs konkrete Beispiele und greifbare Details zu positiven und negativen Verhaltensweisen sowie deren Auswirkungen auf die Organisation.
• Vereinbaren Sie nach dem Gespräch zur Leistungsbeurteilung alle nächsten Schritte und fassen Sie diese per E-Mail oder über das Instrument für Leistungsmanagement Ihrer Organisation zusammen.
• Denken Sie daran: Als Führungskraft oder Beurteiler der Leistung sind Sie ein wesentlicher Bestandteil der Entwicklung und des Wachstums einer einzelnen Mitarbeiterin oder eines einzelnen Mitarbeiters. Seien Sie ein Partner, seien Sie ehrlich und seien Sie bereit, Ihre Mitarbeitenden dabei zu beobachten, wie sie neue Höhen erreichen!