Wie viel kostet Workforce-Management-Software?
Die Preise für Workforce-Management-Software können verwirrend sein. Es gibt komplexe Preisstufen, eingeschränkten Zugriff auf Funktionen und oft keine klaren Preisinformationen im Internet.
Dieser Leitfaden richtet sich an Sie – an Käufer, Finanzverantwortliche oder Abteilungsleiter, die Budgets und Beschaffung verwalten. Sie erhalten Einblicke in typische Kostenbereiche, Preismodelle sowie zusätzliche oder versteckte Gebühren.
Außerdem helfe ich Ihnen dabei, den ROI zu bewerten, damit Sie fundierte Entscheidungen für Ihr Team treffen können.
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Kostenrechner für People Managing People's Workforce-Management-Software
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Welche Faktoren beeinflussen die Preise von Workforce-Management-Software?
Bei der Auswahl einer Workforce-Management-Software stehen Sie vor Herausforderungen wie versteckten Gebühren für die Unterstützung von Auftragnehmern oder unerwarteten Kosten für die Steuererklärung, die Ihr Budget beeinflussen. So können sich verschiedene Faktoren auf die Preise auswirken:
| Faktor | Auswirkung auf die Preise |
| Anzahl der Mitarbeiter | Mehr Mitarbeiter bedeuten höhere Kosten, da die Preise häufig pro Benutzer berechnet werden. Rechnen Sie mit etwa $5-$10 pro Mitarbeiter und Monat. |
| Unterstützung von Auftragnehmern | Die Unterstützung von Auftragnehmern kann zusätzliche Gebühren verursachen, möglicherweise $100-$200 extra, abhängig vom erforderlichen Leistungsumfang. |
| Gebühren für die Steuererklärung | Eine automatisierte Steuererklärung kann die Kosten je nach Komplexität und Anforderungen des jeweiligen Bundesstaates um $50-$150 pro Monat erhöhen. |
| Integrationsoptionen | Das Hinzufügen von Integrationen mit anderen Systemen kann je nach Komplexität und Anzahl der Integrationen $200-$500 kosten. |
| Anpassung | Die Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams kann die anfängliche Einrichtungsgebühr um $500-$1000 erhöhen. |
Preisvergleich für Workforce-Management-Software
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| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für den digitalen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen | 30-tägige kostenlose Testphase | Ab $44/Monat + $6,50/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für globale Mitarbeitende und Auftragnehmer | Kostenlose Demo verfügbar | Pauschalpreis auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten mit Echtzeit-Einblicken in die Lohnabrechnung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für umfassendes Personalmanagement für KMU | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat + $50/Monat Grundgebühr | Website | |
| 5 | Am besten für die Mitarbeiterleistung geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für die spielerische Gestaltung des Mitarbeiter-Leistungsmanagements | Kostenlose Demo | Ab $45/Monat; plus zusätzlich $4/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Ideal für einheitliche Workflows von Dienstplanung bis Lohnabrechnung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 8 | Am besten für KI-gestützte automatische Dienstplanerstellung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Beste mobile Software für Teams ohne Schreibtisch | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $29/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für komplexe Unternehmensvergütungsplanung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Preismodelle verstehen
Wenn Sie Workforce-Management-Software auswählen, ist das Verständnis der Preismodelle entscheidend, um Ihr Budget effektiv zu verwalten.
Verschiedene Modelle, etwa pro Benutzer oder als Abonnement mit Preisstufen, bieten Flexibilität, können sich aber unerwartet auf die Kosten auswirken. Hier finden Sie eine Übersicht über gängige Preismodelle und die Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:
| Preismodell | Funktionsweise | Worauf Sie achten sollten |
| Pro Benutzer oder Sitzplatz | Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer, die auf die Software zugreifen | Die Kosten können schnell steigen, wenn Ihr Team wächst |
| Nach Nutzung | Die Gebühren hängen davon ab, wie stark Sie die Software nutzen, etwa von der Anzahl erfasster Stunden oder erstellter Berichte | In arbeitsintensiven Zeiten können hohe Kosten anfallen |
| Abonnement mit Preisstufen | Verschiedene Funktionspakete zu unterschiedlichen Preisen | Achten Sie darauf, nicht aus einer Preisstufe herauszuwachsen und plötzlich ein Upgrade zu benötigen |
| Individuelles Angebot | Die Preise werden an Ihre spezifischen Anforderungen und die Größe Ihres Unternehmens angepasst | Erste Angebote enthalten möglicherweise nicht alle von Ihnen benötigten Funktionen |
| Nach Bedarf oder jährlich | Monatliche oder jährliche Zahlung, häufig mit Rabatten bei längeren Vertragslaufzeiten | Monatliche Zahlungen wirken möglicherweise günstiger, aber Jahrespläne sparen insgesamt oft Geld |
Typische Preise nach Unternehmensgröße
Die Preise steigen mit der Größe Ihres Unternehmens. Größere Teams müssen aufgrund des höheren Bedarfs an Benutzern und Funktionen häufig mit höheren Kosten rechnen. Das können Sie je nach Unternehmensgröße erwarten:
| Unternehmensgröße | Typische Preisspanne | Üblicherweise enthalten | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
| Kleinunternehmen | $50–$200/Monat | Grundlegende Planung, Zeiterfassung; erweiterte Berichte können zusätzliche Kosten verursachen | Einfache Planungsanforderungen, Start-ups; Anbieter: Gusto, Homebase, Deputy |
| Mittelständisches Unternehmen | $200–$500/Monat | Planung, Anwesenheit, grundlegende Berichte; für Integrationen können Add-ons erforderlich sein | Wachsende Teams, mehrere Standorte; Anbieter: BambooHR, Zenefits, Paycor |
| Großunternehmen | $500–$1,000/Monat | Erweiterte Planung, umfassende Berichte, Integrationen | Komplexe Abläufe, vielfältige Teams; Anbieter: ADP, Kronos, Paylocity |
| Unternehmen | $1,000+/Monat | Komplettlösung mit individuellen Funktionen, dedizierter Support | Globale Abläufe, große Belegschaft; Anbieter: SAP SuccessFactors, Workday, Oracle |
Versteckte Kosten und Zusatzkosten, auf die Sie achten sollten
Bei der Entscheidung für eine Software zur Belegschaftsverwaltung können versteckte Kosten Sie unvorbereitet treffen. Achten Sie auf Onboarding-Gebühren, die sich auf Hunderte belaufen können, sowie auf zusätzliche Gebühren für Premium-Support und Integrationen. Hier finden Sie eine Übersicht über häufige versteckte Kosten, die Sie berücksichtigen sollten:
| Kosten | Beschreibung |
| Onboarding-/Einrichtungsgebühren | Die Ersteinrichtung kann bei Anbietern wie Paylocity oder ADP $500-$1000 kosten und umfasst Datenmigration und Konfiguration. |
| Schulungen oder Zertifizierungen | Anbieter wie Kronos berechnen häufig Gebühren für Schulungen oder Zertifizierungen. Dadurch können zusätzliche $100-$200 pro Sitzung anfallen, damit Ihr Team die Software effektiv nutzt. |
| Premium-Support | Erweiterte Supportoptionen bei Anbietern wie BambooHR können monatlich zusätzliche $50-$150 kosten und schnellere Reaktionszeiten oder dedizierte Account Manager bieten. |
| Integrationen über den Standardumfang hinaus | Individuelle Integrationen mit Plattformen, die normalerweise nicht unterstützt werden, können zusätzliche Gebühren verursachen, wie dies bei Anbietern wie Workday der Fall ist, und möglicherweise weitere $500-$1000 kosten. |
| Überschreitung von Nutzungsgrenzen | Die Überschreitung von Nutzungsgrenzen, etwa bei Datenspeicher oder Benutzerzahlen, kann zu zusätzlichen Gebühren führen, wie dies bei Anbietern wie Zenefits der Fall ist. |
| Vertragliche Mindestlaufzeiten | Einige Anbieter wie SAP SuccessFactors verlangen Mindestvertragslaufzeiten. Dadurch können Sie an höhere Kosten gebunden sein, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. |
| Compliance- oder rechtliche Aktualisierungen | Die Berücksichtigung regulatorischer Änderungen kann Aktualisierungsgebühren verursachen, insbesondere bei Anbietern wie Oracle, wodurch zusätzliche Kosten für notwendige Funktionen zur rechtlichen Compliance entstehen. |
Arten der Preisgestaltung für Software zur Belegschaftsverwaltung: Abonnementpläne und Auslöser für Upgrades
Preismodelle auf Abonnementbasis für Software zur Belegschaftsverwaltung umfassen häufig abgestufte Pläne, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Beschränkungen bieten. Das müssen Sie wissen:
- Planinhalte: Basispläne können grundlegende Funktionen für die Einsatzplanung und Zeiterfassung umfassen. Höhere Tarife wie Pro oder Enterprise bieten häufig zusätzlich erweiterte Berichte und Integrationen. Anbieter wie BambooHR und Zenefits informieren in der Regel transparent darüber, was enthalten ist.
- Auslöser für ein Upgrade: Unternehmen wie Gusto verlangen möglicherweise ein Upgrade, wenn Sie die Nutzerlimits überschreiten oder weitere Integrationen benötigen. Achten Sie auf diese Beschränkungen, um unerwartete Kosten zu vermeiden.
- Jährliche vs. monatliche Rabatte: Viele Anbieter wie Deputy bieten Rabatte bei jährlicher Vertragsbindung. Monatliche Tarife wirken anfangs möglicherweise günstiger, kosten über das Jahr hinweg jedoch häufig mehr.
- Transparenz: Anbieter wie ADP und Kronos informieren normalerweise klar über ihre Preisstruktur, doch durch Zusatzmodule oder Premium-Support können versteckte Kosten entstehen.
Um übermäßige Ausgaben zu vermeiden, sollten Sie stets prüfen, welche Funktionen Ihr Team tatsächlich benötigt, und auf Auslöser für ein Upgrade achten. Entscheiden Sie sich für jährliche Tarife, wenn Sie langfristig gebunden sind, um Geld zu sparen.
Den ROI Ihrer Investition in Workforce-Management-Software maximieren
Das Verständnis des ROI hilft Ihnen, fundierte Kaufentscheidungen zu treffen, den Wert Ihrer Workforce-Management-Software nach der Implementierung zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile von Workforce-Management-Software nutzen können:
Eingesparte Zeit
Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe reduzieren manuelle Aufgaben und schaffen Ihrem Team mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten. Überlegen Sie, welche manuellen Prozesse die Software ersetzen wird und wie viel Zeit Ihr Team dadurch zurückgewinnen könnte.
Bitten Sie Anbieter, zeitsparende Funktionen anhand realer Anwendungsfälle zu demonstrieren, da Sie so die tatsächlichen Auswirkungen auf die täglichen Abläufe Ihres Teams besser erkennen können.
Fehlerreduzierung
Die Reduzierung manueller Übergaben oder Berechnungen hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden. Ermitteln Sie, wo derzeit Fehler auftreten und wie das System diese minimieren könnte. Fragen Sie die Anbieter außerdem, wie ihre Plattform Daten validiert oder kontrolliert, um die Genauigkeit sicherzustellen. Dieser Fokus auf die Fehlerreduzierung kann zu weniger Problemen und finanziellen Einsparungen führen.
Vermeidung von Compliance-Verstößen
Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher, finanzieller oder branchenspezifischer Standards senken das Risiko von Bußgeldern oder Prüfungen. Prüfen Sie, welche Compliance-Funktionen enthalten sind und ob die Plattform bestimmte branchenspezifische Anforderungen unterstützt. Bitten Sie um Beispiele dafür, wie die Software dazu beigetragen hat, Compliance-Lücken zu vermeiden. Dieser proaktive Ansatz kann Ihr Unternehmen vor unerwarteten Strafen schützen.
Teamübergreifende Nutzung oder Konsolidierung
Die Nutzung eines einzigen Tools durch mehrere Teams oder der Ersatz mehrerer Tools kann Kosten senken und die Abstimmung verbessern. Überlegen Sie, ob die Software mehrere Tools ersetzen könnte und welche Teams sie realistischerweise nutzen würden.
Fragen an Anbieter während Preisvorführungen
Vorführungen sind die beste Gelegenheit für Ihr Team, Preisdetails zu klären, genau zu prüfen, was enthalten ist, und spätere Überraschungen zu vermeiden. Bereiten Sie Fragen vor, um sicherzustellen, dass Sie jeden Aspekt des Preismodells verstehen.
Wenn Sie erwägen, eine Ausschreibung für Personalmanagementsoftware zu verfassen, können diese Fragen Ihnen dabei helfen, die erforderlichen Details zusammenzutragen:
- Wie ist Ihre Preisgestaltung aufgebaut und welche Faktoren könnten meine monatlichen Kosten verändern?
- Welche Funktionen sind in den einzelnen Tarifen enthalten und wie werden Upgrades gehandhabt?
- Gibt es Nutzungsobergrenzen oder Gebühren für Mehrnutzung, die ich kennen sollte?
- Welche Gebühren fallen für Support und Einführung an und wie werden sie abgerechnet?
- Wie funktioniert Ihr Abrechnungsrhythmus und welche Verlängerungsbedingungen gelten?
- Welche Integrationen sind in der Preisgestaltung enthalten und gibt es Einschränkungen bei ihrer Nutzung?
- Können Sie Beispiele für versteckte Kosten nennen, die neue Kunden häufig übersehen?
- Wie handhaben Sie Preisanpassungen, wenn sich unsere Anforderungen während der Vertragslaufzeit ändern?
Tipps für die Verhandlung der Preise von Personalmanagementsoftware
Die Preise sind häufig verhandelbar, und je besser Sie vorbereitet sind, desto besser wird Ihr Ergebnis ausfallen. Mit starken Verhandlungstaktiken kann Ihr Team bessere Preise und Vertragsbedingungen sichern, ohne auf Funktionen verzichten zu müssen. Hier sind einige Tipps, die Sie berücksichtigen sollten:
- Vergleichen Sie Wettbewerber: Vergleichen Sie die Preise mehrerer Anbieter, um den marktüblichen Preis zu verstehen. Nutzen Sie diese Informationen, um mit Ihrem bevorzugten Anbieter ein besseres Angebot auszuhandeln.
- Rabattmöglichkeiten: Fragen Sie nach Rabatten für Start-ups, gemeinnützige Organisationen oder langfristige Vertragsbindungen. Anbieter haben für diese Gruppen häufig spezielle Preise, mit denen Sie Geld sparen können.
- Preise für Pilotprogramme oder eine schrittweise Einführung: Bitten Sie um ein Pilotprogramm oder eine schrittweise Einführung, um die Software zu einem reduzierten Preis zu testen. So können Sie die Eignung beurteilen, ohne sich vollständig finanziell zu binden.
- Verlängerungs- und Bindungsklauseln: Prüfen Sie Verlängerungsbedingungen und Bindungsklauseln sorgfältig. Verhandeln Sie über Flexibilität für den Fall, dass sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit ändern.
- Nutzung von Sammelbestellungen oder Beschaffungsunterstützung: Wenn Sie Teil einer größeren Organisation sind, nutzen Sie deren Einkaufsmacht oder die Unterstützung der Beschaffungsabteilung, um bessere Bedingungen auszuhandeln. Dies kann Ihnen in den Gesprächen mehr Verhandlungsspielraum verschaffen.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade Personalmanagementsoftware recherchieren, wenden Sie sich kostenlos an eine Beratungsperson von SoftwareSelect, um Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Vorauswahl an Softwarelösungen, die Sie prüfen können. Die Beratungspersonen unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.
