¿Cómo puede una empresa de EE. UU. contratar a un empleado extranjero?
Las empresas estadounidenses pueden contratar empleados extranjeros de tres formas principales:
- Utilizando un empleador registrado (EOR)
- Contratando a trabajadores independientes
- Abriendo una entidad jurídica local en el extranjero
Para la mayoría de las empresas, utilizar un empleador registrado (EOR) es la forma más rápida de contratar empleados internacionales de manera conforme a la normativa sin establecer una entidad extranjera. Sin embargo, contratar a trabajadores independientes o abrir una entidad local puede tener más sentido en función del volumen de contratación, los planes de expansión a largo plazo y el país donde se encuentre el empleado.
¿Puede una empresa estadounidense contratar a un empleado extranjero en otro país?
Sí, una empresa estadounidense puede contratar a un empleado extranjero en otro país. Esto suele ocurrir cuando las empresas deciden expandir sus operaciones al extranjero o cuando necesitan determinadas habilidades o conocimientos especializados que están más disponibles en otros países.
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Para contratar a un trabajador extranjero, la empresa tendría que cumplir las normativas laborales del país de origen del empleado extranjero, que pueden variar considerablemente.
Esto normalmente implica obtener los permisos de trabajo y visados necesarios, garantizar una remuneración adecuada, configurar la nómina en la moneda extranjera y tomar medidas para cumplir las leyes laborales locales.
Cómo contratar a empleados extranjeros: 3 métodos principales
Las empresas estadounidenses suelen contratar a empleados extranjeros de una de estas tres formas: abriendo una entidad jurídica local, utilizando un empleador registrado (EOR) o contratando a trabajadores como independientes. Cada opción conlleva diferentes costes, responsabilidades de cumplimiento y niveles de complejidad administrativa. Este es un breve resumen:
| Método de contratación | Más adecuado para | Riesgo de incumplimiento | Uso habitual |
| Entidad jurídica extranjera | Operaciones internacionales permanentes | Medio | Expansión a gran escala |
| Empleador registrado (EOR) | Contratación internacional rápida y conforme a la normativa | Bajo | Empleados globales a largo plazo |
| Trabajador independiente | Trabajo a corto plazo o por proyectos | Más alto | Profesionales autónomos y contratistas |
1. Establecer una entidad extranjera en otro país
Si su organización tiene previsto contratar a varias personas extranjeras que residan en el mismo país, tiene sentido establecer una entidad extranjera en dicho país. Esto implica crear una entidad empresarial jurídica independiente, como una filial o una sucursal, lo que puede requerir una inversión considerable y numerosos trámites legales.
También será necesario comprender plenamente las normativas de contratación extranjera del país en cuestión, lo que puede consumir mucho tiempo y recursos de su departamento de recursos humanos.
Si decide seguir esta vía, una vez establecida la entidad jurídica, puede contratar los servicios de una organización profesional de empleadores (PEO) local para ayudarle a gestionar a sus nuevos trabajadores.
¿Qué empresas deberían abrir una entidad extranjera?
Abrir una entidad jurídica extranjera suele ser la mejor opción para las empresas que realizan una inversión a largo plazo en un país específico.
Esta opción es la más adecuada para:
- Empresas que contratan a varios empleados en el mismo país
- Empresas que planean mantener operaciones internacionales permanentes
- Organizaciones que necesitan un control operativo completo
- Empresas con grandes equipos internacionales
- Empresas que se expanden a mercados globales estratégicos
2. Utilizar los servicios de un empleador registrado
Un servicio de EOR puede simplificar considerablemente el proceso de contratación de empleados extranjeros, ya que asume por completo la gestión de todos los requisitos legales y administrativos. Esto se debe a que un socio EOR actúa como entidad jurídica del empleado extranjero y se encarga de todo el cumplimiento legal y de la normativa de nóminas, los procesos de inmigración y las declaraciones fiscales en su país de origen.
La presencia y el conocimiento del mercado local del EOR pueden acelerar considerablemente el proceso de contratación y proteger a la organización frente a riesgos de incumplimiento, lo que los hace especialmente útiles para las organizaciones que contratan a sus primeros empleados en el extranjero.
¿Qué empresas deberían utilizar un empleador registrado (EOR)?
Un empleador registrado (EOR) suele ser la mejor opción para las empresas que quieren contratar internacionalmente con rapidez sin abrir entidades locales.
Esta opción es la más adecuada para:
- Empresas que contratan internacionalmente por primera vez
- Empresas sin entidades jurídicas extranjeras
- Organizaciones que priorizan el trabajo remoto y están creando equipos globales
- Empresas emergentes que se expanden rápidamente a nuevos países
- Empresas que quieren ayuda con las nóminas, los impuestos y el cumplimiento normativo
3. Contratar a un contratista independiente
Otra forma rentable en que las empresas estadounidenses pueden contratar talento internacional de primer nivel es mediante un acuerdo con un contratista independiente. Esto elimina las complicaciones de obtener visados y permisos de trabajo. La empresa no está obligada a ofrecer prestaciones como seguro médico y aportaciones para la jubilación, lo que reduce significativamente los costes de personal.
Sin embargo, el empleador debe asegurarse de que exista un acuerdo adecuado antes de que comience el trabajo. Las condiciones relativas al pago, la confidencialidad y la finalización del proyecto deben establecerse claramente. También es aconsejable trabajar con un experto jurídico en las leyes laborales de EE. UU. para evitar la posibilidad de una clasificación incorrecta del trabajador, que podría dar lugar a complicaciones legales en el futuro.
¿Qué empresas deberían contratar a contratistas independientes?
La contratación de contratistas independientes suele ser la mejor opción para las empresas que necesitan flexibilidad a corto plazo o apoyo basado en proyectos.
Esta opción es la más adecuada para:
- Empresas que contratan a trabajadores autónomos o consultores
- Empresas que necesitan talento especializado o a corto plazo
- Organizaciones con presupuestos de contratación limitados
- Empresas que prueban nuevos mercados antes de realizar contrataciones permanentes
- Empresas que necesitan apoyo flexible basado en proyectos
¿Qué modelo de contratación internacional deberías elegir?
El mejor modelo de contratación internacional depende de tus objetivos de contratación, tus planes de expansión, tu presupuesto y tus necesidades de cumplimiento normativo.
| Si quieres… | Mejor modelo de contratación |
|---|---|
| Contratar rápidamente a empleados internacionales | Empleador registrado (EOR) |
| Evitar abrir entidades extranjeras | Empleador registrado (EOR) |
| Contratar a trabajadores autónomos o consultores | Contratistas independientes |
| Reducir los costes de contratación a corto plazo | Contratistas independientes |
| Crear una presencia permanente en otro país | Entidad jurídica extranjera |
| Contratar a varios empleados en un país a largo plazo | Entidad jurídica extranjera |
| Simplificar las nóminas y el cumplimiento normativo a nivel global | Empleador registrado (EOR) |
| Probar nuevos mercados internacionales | Empleador registrado (EOR) o contratistas |
| Obtener un control operativo total en el extranjero | Entidad jurídica extranjera |
| Contratar talento a corto plazo o para proyectos | Contratistas independientes |
En muchos casos, las empresas utilizan varios modelos de contratación al mismo tiempo, en función del país, el tipo de puesto y la fase de expansión internacional.
¿Cuánto cuesta contratar a un empleado extranjero?
El coste de contratar a un empleado extranjero depende del país en el que contrates, del salario del empleado y del modelo de contratación que elijas. En general, puedes esperar pagar:
- Un 15%–40% o más por encima del salario base en concepto de impuestos, aportaciones obligatorias y prestaciones para empleados
- $199–$650 o más por empleado/mes al utilizar un empleador registrado (EOR)
- $5,000–$50,000 o más para establecer una entidad jurídica extranjera
- Costes adicionales de visados, gestión de nóminas y cumplimiento legal, cuando corresponda
El coste por hora del empleado final dependerá de varios factores. A continuación, analizo estos factores para que comprendas mejor qué puedes esperar.
1. Expectativas salariales y tarifas del mercado local
La remuneración de los empleados varía significativamente según el país, el tipo de puesto y el nivel de experiencia del trabajador que contrates. Tendrás que recurrir a expertos en contratación internacional, como un EOR o una agencia de contratación internacional, para comprender la referencia salarial de tu sector en cualquier país en el que estés considerando contratar.
Por ejemplo, contratar a un ingeniero de software en India o Filipinas normalmente costará menos que contratar a un profesional con capacidades equivalentes en Alemania, Canadá o el Reino Unido. La demanda del mercado local, la competencia del sector y las expectativas relacionadas con el coste de vida también influyen en las referencias salariales.
2. Impuestos del empleador y contribuciones obligatorias
En muchos países, los empleadores deben contribuir a los impuestos locales sobre las nóminas, los programas de seguros sociales, los sistemas de pensiones o los fondos de asistencia sanitaria, además de pagar los salarios de los empleados.
Estos costes obligatorios para el empleador varían ampliamente según el país y pueden aumentar significativamente el coste total del empleo por encima de la remuneración básica.
Para las empresas estadounidenses que contratan internacionalmente, el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales locales suele ser una de las partes más complejas de la contratación internacional.
3. Modelo de contratación
El modelo de contratación que elijas tiene un gran impacto en los costes generales.
- Empleador registrado (EOR): añade una tarifa mensual por el servicio, pero simplifica la gestión de nóminas, los impuestos y el cumplimiento normativo
- Contratistas independientes: costes iniciales más bajos, pero un mayor riesgo de clasificación incorrecta de los trabajadores
- Entidad jurídica extranjera: mayores costes de constitución y funcionamiento, pero un mayor control a largo plazo
La opción adecuada depende del volumen de contratación, los planes de expansión a largo plazo y el nivel de apoyo para el cumplimiento normativo que necesites.
4. Beneficios para los empleados
Muchos países exigen que los empleadores proporcionen beneficios obligatorios, como asistencia sanitaria, permisos retribuidos, aportaciones para la jubilación o protección frente a la terminación de la relación laboral. Más allá de los requisitos legales, las empresas también pueden tener que ofrecer paquetes de beneficios competitivos para atraer y conservar talento internacional.
5. Costes de visado e inmigración
Los costes del patrocinio de visado y los gastos de inmigración pueden aplicarse si un empleado necesita autorización para trabajar en un país concreto.
Estos costes pueden incluir:
- tasas de presentación gubernamentales
- honorarios de abogados de inmigración
- solicitudes de permisos de trabajo
- asistencia para la reubicación
Sin embargo, muchos empleados internacionales remotos que trabajan desde sus países de origen no necesitan visados de trabajo estadounidenses.
6. Coste de vida y competitividad del mercado
El coste de vida influye en las expectativas salariales, la competitividad de la contratación y los requisitos de beneficios en distintos países. Los empleados ubicados en regiones con un coste más alto normalmente esperan una remuneración mayor y paquetes de beneficios más completos que los trabajadores de mercados con costes más bajos.
¿Cómo pueden las empresas estadounidenses pagar a empleados extranjeros?
Las empresas estadounidenses pueden pagar a empleados extranjeros mediante servicios de empleador registrado (EOR), nóminas internacionales directas, proveedores de servicios de nómina internacional, transferencias bancarias o plataformas de pago a contratistas.
Para evitar las complicaciones del cumplimiento de las leyes laborales extranjeras y las normativas fiscales locales, recomiendo asociarse con un servicio de EOR o utilizar un servicio de nómina internacional para garantizar pagos conformes para tus empleados extranjeros.
1. Asóciate con un servicio de EOR
Cuando te asocias con un servicio de EOR, este gestiona la nómina, las obligaciones fiscales y el cumplimiento legal en el país de origen del empleado. El EOR actuará como empleador local sobre el papel, mientras que la empresa estadounidense seguirá manteniendo el control sobre las asignaciones y responsabilidades laborales del empleado extranjero.
Existen numerosos servicios de EOR, incluidos algunos especializados en apoyar a distintos mercados de talento. Si te interesa contratar personal canadiense, nuestra lista de las mejores empresas canadienses de EOR es un buen punto de partida. O, si quieres contratar talento al otro lado del Atlántico, esta lista recoge los mejores servicios de EOR del Reino Unido.
2. Utiliza un servicio de nómina internacional
Otra forma de gestionar los pagos de empleados internacionales es mediante un servicio de nóminas global. Estos servicios especializados también garantizan el cumplimiento de las leyes fiscales y las normativas de nóminas específicas del país de origen del empleado extranjero. Esto incluye el cálculo preciso del salario bruto, las deducciones fiscales y el salario neto en la moneda designada del empleado extranjero.
Además, los servicios de nóminas globales ofrecen otras ventajas, como informes consolidados para empresas multinacionales y la posibilidad de gestionar diversas prestaciones para empleados. Al utilizar un servicio de nóminas global, las empresas pueden reducir el riesgo de sanciones o multas por incumplimiento, aunque es importante tener en cuenta que estos servicios no asumen responsabilidades legales de la misma manera que los servicios EOR, por lo que esas obligaciones seguirán siendo responsabilidad de la empresa.
6 Consideraciones legales al contratar empleados extranjeros
Contratar empleados extranjeros implica mucho más que gestionar las nóminas y la remuneración. Las empresas estadounidenses también deben cumplir las leyes laborales locales, las normativas fiscales, las normas de clasificación laboral y los requisitos de contratación específicos de cada país. Algunas de las consideraciones legales más importantes son:
1. Normas de clasificación laboral
Las empresas deben clasificar correctamente a los trabajadores como empleados o contratistas independientes conforme a las leyes laborales locales. Una clasificación incorrecta puede dar lugar a multas, impuestos atrasados, sanciones y obligaciones de ofrecer prestaciones obligatorias para empleados.
2. Cumplimiento de las obligaciones fiscales y de nóminas
La contratación internacional suele requerir que los empleadores gestionen:
- Impuestos locales sobre las nóminas
- Retenciones del impuesto sobre la renta
- Cotizaciones a la seguridad social
- Obligaciones en materia de pensiones
- Informes de nóminas específicos de cada país
Los requisitos varían considerablemente según el país y pueden volverse complejos rápidamente al contratar personal en varias regiones.
3. Contratos de trabajo
En muchos países, la ley exige contratos de trabajo por escrito que especifiquen la remuneración, el horario laboral, las condiciones de extinción, los periodos de preaviso y las prestaciones establecidas por ley.
Los requisitos contractuales locales también pueden incluir normas sobre el idioma, el formato o las protecciones laborales específicas del país.
4. Requisitos en materia de prestaciones para empleados
Algunos países exigen prestaciones como:
- Vacaciones retribuidas
- Baja por enfermedad
- Cotizaciones sanitarias
- Cotizaciones para la jubilación o la pensión
- Baja por maternidad y permiso parental
Los empleadores deben asegurarse de que sus paquetes de prestaciones cumplan las normativas locales.
5. Leyes sobre la extinción y la indemnización por despido
Las normas sobre la extinción de la relación laboral suelen ser más estrictas fuera de EE. UU. En algunos países, los empleadores pueden tener que proporcionar periodos de preaviso obligatorios, indemnizaciones por despido o una causa documentada antes de despedir a los empleados.
6. Riesgo de establecimiento permanente
La contratación de empleados en el extranjero puede crear en ocasiones un “establecimiento permanente”, lo que podría exponer a la empresa a obligaciones tributarias corporativas locales y requisitos de registro comercial.
Dado que las leyes laborales internacionales difieren considerablemente entre jurisdicciones, muchas empresas recurren a proveedores de empleadores de registro (EOR) o a socios de empleo global para ayudar a gestionar las obligaciones de cumplimiento.
7 Errores comunes al contratar empleados extranjeros
La contratación internacional puede generar dificultades operativas y de cumplimiento que muchas empresas subestiman, especialmente al expandirse por primera vez a varios países. Algunos errores comunes son:
- Elegir el modelo de contratación equivocado: Algunas empresas utilizan contratistas cuando necesitan empleados a tiempo completo, mientras que otras abren entidades extranjeras demasiado pronto en lugar de utilizar un EOR.
- Suponer que las leyes laborales de EE. UU. se aplican en todas partes: Las leyes laborales, las normas de terminación, los requisitos de permisos remunerados y las protecciones de los empleados varían significativamente según el país.
- Centrarse únicamente en los costes salariales: Los impuestos del empleador, las prestaciones legales, la administración de nóminas, las tarifas del EOR y los costes de cumplimiento pueden aumentar significativamente los gastos laborales totales.
- Contratar contratistas para puestos a largo plazo: Las relaciones prolongadas con contratistas pueden crear riesgos de clasificación errónea de los trabajadores si estos operan como empleados a tiempo completo.
- Expandirse internacionalmente demasiado rápido: Gestionar las nóminas, los impuestos, las prestaciones y el cumplimiento normativo en varios países puede resultar difícil sin contar con los sistemas y procesos adecuados.
- Ignorar las expectativas salariales locales: Los referentes salariales y las expectativas de los empleados respecto a las prestaciones varían ampliamente entre regiones e industrias.
- Retrasar la planificación del cumplimiento normativo: Esperar hasta después de contratar empleados para abordar los requisitos relativos a las nóminas, los contratos, los impuestos y la legislación laboral puede crear problemas legales y operativos más adelante.
