Mejorar los procesos de RR. HH.: un proceso de 4 pasos
La mejora de procesos: el pasatiempo favorito de todo profesional de RR. HH., ¿verdad?
Quizá no para la mayoría, pero contar con procesos establecidos ayuda a garantizar que las tareas se completen de forma adecuada y eficiente, creando una mejor experiencia para todos y liberando tiempo para centrarse en asuntos más interesantes y estratégicos.
El papel de RR. HH. en las pequeñas empresas y en las grandes organizaciones incluye implementar procesos estructurados que garanticen el cumplimiento y mejoren la eficiencia operativa.
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Probablemente, tu función de RR. HH. tenga más de unos cuantos procesos que podrían mejorarse. Mediante la gestión estratégica de los recursos humanos, las organizaciones pueden mejorar los procesos de RR. HH. para responder mejor a las necesidades de los empleados y de la organización.
Marco de mejora de procesos de RR. HH.
Los procesos de RR. HH. abarcan una amplia variedad de actividades, desde la contratación y la incorporación hasta el desarrollo de los empleados y la gestión del desempeño.
Para seguir siendo competitivas y eficientes, las empresas deben buscar continuamente formas de mejorar sus procesos de RR. HH. Agilizar los procesos de RR. HH. es fácil con las herramientas de RR. HH. en la nube, lo que garantiza flujos de trabajo más fluidos y un mejor acceso a los datos.
He comprobado que el mayor obstáculo para mejorar los procesos es empezar; ¡puede parecer una tarea inabarcable! Dividirla en pasos separados hace que sea mucho más manejable.
Primer paso: evaluar los procesos actuales
Es difícil mejorar algo si no lo entiendes por completo. Esto puede llevar tiempo —lo dejo claro desde el principio—, pero normalmente este paso solo debe completarse una vez.
El primer paso consiste en evaluar tus flujos de trabajo y tareas, y determinar qué está documentado, quién es responsable y cuándo se revisó por última vez. Por ejemplo, ¿RR. HH. se encarga de las nóminas y del aprendizaje y desarrollo, o es responsabilidad de otro departamento de tu empresa?
Por ejemplo, en un departamento de RR. HH. anterior en el que trabajé había una gran cantidad de procesos documentados, pero descubrimos que estaban almacenados en lugares distintos y en diferentes estados de actualización.
A continuación, puedes analizar tus métricas de RR. HH. para identificar cualquier área problemática relacionada con cada proceso, por ejemplo, un número de empleados inexacto, errores en las nóminas o un tiempo de contratación excesivamente largo.
Al finalizar este paso, tendrás un inventario de los procesos que pueden mejorarse.
Segundo paso: establecer prioridades
No podrás abordar todo a la vez, por lo que es importante pensar de forma crítica en los procesos en los que quieres trabajar primero. Esto es especialmente cierto en los sistemas de RR. HH. de pequeñas empresas, que trabajan con tiempo, recursos y presupuesto limitados.
Quizá conseguir algunos logros iniciales y fáciles pueda liberar tiempo para abordar proyectos más grandes. O quizá cuentes con el apoyo de la dirección para emprender un gran proyecto de automatización.
Establece objetivos de mejora claros y específicos que estén alineados con los objetivos estratégicos, las iniciativas y los valores de la organización.
Por ejemplo, el principal valor de mi empresa es la innovación, pero todavía tenemos algunos procesos de RR. HH. manuales y bastante molestos.
Nuestro objetivo es crear una experiencia innovadora de RR. HH. que proporcione a nuestros empleados una visión positiva de su función de RR. HH. Pudimos obtener el apoyo de la dirección para la transformación digital de RR. HH. al automatizar varios procesos clave, vinculando los proyectos con nuestro valor de innovación.
Este paso no tiene un enfoque único, así que tendrás que decidir qué funciona para tu organización con los recursos disponibles.
Tercer paso: crear un plan de acción
Te convendrá establecer un calendario realista para completar el trabajo, y recomiendo incluir varias revisiones del progreso.
Esto puede implicar simplificar los flujos de trabajo, eliminar pasos innecesarios y automatizar tareas repetitivas mediante un software específico de RR. HH. (hablaremos más de este paso más adelante).
Si tienes recursos disponibles para ayudar, asignar la propiedad y la responsabilidad permitirá a los miembros del equipo mantener la toma de decisiones en sus procesos de trabajo.
Puede ser difícil hacer un seguimiento de todo esto, y disponer de un documento del proyecto al que todos puedan acceder será de ayuda. Me gusta usar Sharepoint para este tipo de proyectos, pero hay muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles.
En mi ejemplo anterior de documentación dispersa, decidimos ponerlo todo en una ubicación central en lugar de mantenerlo en los silos donde estaba alojado y nos dimos 6 meses para actualizar cada documento.
Este plazo era realista y alcanzable para nosotros como equipo pequeño de RR. HH. Celebrábamos una breve reunión periódica una vez al mes para comprobar nuestros progresos y asegurarnos de cumplir con nuestras responsabilidades.
Paso cuatro: mejora continua
Establece un sistema para supervisar y evaluar continuamente los procesos de RR. HH. Facilita los comentarios de los empleados y del personal de RR. HH. para identificar cualquier problema o nuevas áreas de mejora.
Por ejemplo, podrías enviar una encuesta rápida a los empleados después de que contacten con RR. HH. para realizar determinadas solicitudes y obtener comentarios inmediatos, o enviar una encuesta de deseos a tu equipo de RR. HH. una vez al año para obtener ideas de mejora más exhaustivas.
Puedes utilizar los comentarios y los datos recopilados para realizar mejoras continuas en los procesos de RR. HH.
Los departamentos de RR. HH. pueden optimizar los procesos integrando plataformas de gestión de casos de RR. HH. para resolver los problemas con mayor rapidez.
6 ejemplos de mejora de procesos de RR. HH.
Veamos algunos ejemplos de formas habituales de mejorar los procesos de RR. HH.
Automatiza los flujos de trabajo
En la fase de evaluación, probablemente identificarás tareas manuales y repetitivas, como la introducción de datos, la programación de citas y el envío de correos electrónicos rutinarios.
Puedes automatizar estos procesos creando una pila tecnológica de RR. HH. (piensa en tu HRMS o HRIS, además de tus herramientas de comunicación) que automatice muchos de estos procesos y permita el flujo de datos entre diferentes aplicaciones y funciones.
Digitaliza la incorporación
La incorporación de empleados es un proceso repetible que necesita actualizarse en la mayoría de las empresas y es una de las partes más importantes de la experiencia del empleado recién contratado.
Digitaliza el proceso de incorporación proporcionando a las nuevas incorporaciones formularios electrónicos, módulos de formación y recursos de la empresa. Esto puede reducir el papeleo, ahorrar tiempo y garantizar la coherencia en la experiencia de incorporación de todos los empleados nuevos.
Un software especializado de incorporación puede ayudarte mucho en este aspecto.
Agiliza la contratación
Si el proceso de contratación no se incluyó en tu inventario del paso 1, debería incluirse. Si aún no lo has hecho, considera implementar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para gestionar las ofertas de empleo, las solicitudes y la comunicación con los candidatos.
El software ATS puede ayudarte a seleccionar candidatos, realizar un seguimiento de sus progresos e incluso crear un embudo de contratación para puestos difíciles de cubrir. Muchos de estos programas también pueden proporcionar métricas valiosas sobre tu proceso de contratación y la experiencia de los candidatos.
Ofrece opciones de autoservicio
Los profesionales de RR. HH. pueden dedicar mucha energía innecesaria a responder preguntas y actualizar la información de los empleados. Aquí tienes algunas sugerencias que pueden ayudarte:
Autoservicio para empleados y responsables
Es posible que ya haya opciones disponibles en tu software HRIS para el autoservicio de empleados y responsables.
Utiliza herramientas de autoservicio para empleados para proporcionarles acceso a la actualización de su información personal, la consulta de sus recibos de nómina, la solicitud de permisos y la inscripción en beneficios. Esto reduce la carga de trabajo del equipo de RR. HH. y permite a los empleados gestionar su propia información.
Las opciones de autoservicio para responsables dentro de tu HRIS son otro ámbito en el que buscar mejoras de procesos. Puede haber funciones que puedas activar fácilmente para los responsables, de modo que puedan procesar por sí mismos cambios rutinarios de los empleados, como realizar cambios en las líneas de reporte y aprobar solicitudes de permisos.
Base de conocimientos centralizada
Crea un repositorio centralizado de políticas, procedimientos, preguntas frecuentes y recursos de RR. HH. Esto puede ayudar a empleados y responsables a encontrar respuestas a sus preguntas sin tener que ponerse en contacto directamente con RR. HH. Es fundamental que este repositorio sea fácilmente consultable y accesible para todos los empleados.
Hay muchas opciones de intranet disponibles, con distintos niveles de coste y esfuerzo. Muchas plataformas HRIS también incluyen esta función.
Gestión electrónica de documentos
Si aún no lo has hecho, empieza a almacenar digitalmente los documentos de RR. HH. en un sistema seguro de gestión documental. Esto facilita la recuperación y el intercambio de documentos y datos de los empleados, reduciendo la necesidad de documentación física.
Calendario de cumplimiento normativo y lista de comprobación de fin de año
Hablé brevemente sobre un calendario de cumplimiento normativo en un artículo anterior sobre cumplimiento normativo de RR. HH., y no puedo recomendarlo lo suficiente.
El calendario que utilizo está vinculado a un calendario compartido de RR. HH. en Outlook, y cada elemento del calendario está vinculado a un evento del calendario de RR. HH. Estos recordatorios «a la vista» funcionan bien para impulsar las acciones relacionadas con el cumplimiento normativo.
Aprovecha una lista de comprobación de fin de año integrándola en tu calendario de cumplimiento normativo. Como parte de la lista de comprobación de fin de año de mi equipo, revisamos la documentación de los procesos y realizamos tareas de mantenimiento periódicas.
Esto permite un ciclo de mejora continua sin tener que volver a empezar desde cero, como comenté anteriormente en el paso 4.
Nota: La lista de comprobación de fin de año no debe combinarse con tus otras listas de comprobación de procesos de RR. HH. ni sustituirlas.
Desafíos de la mejora de los procesos de RR. HH.
Aunque en la práctica todo suene bien, es poco probable que mejorar los procesos de RR. HH. sea sencillo. Algunos desafíos habituales son:
- Resistencia al cambio: Los empleados y responsables pueden oponerse a los cambios por miedo a lo desconocido, comodidad con los procesos actuales o escepticismo sobre los beneficios de los nuevos sistemas. Por eso, cualquier cambio importante necesita un plan adecuado de gestión del cambio y una estrategia de comunicación.
- Falta de una visión clara: Sin un objetivo y una estrategia bien definidos, las mejoras de los procesos de RR. HH. pueden perder el rumbo, lo que provoca un desperdicio de esfuerzos y recursos.
- Recursos limitados: Las restricciones presupuestarias, el personal limitado y unas herramientas tecnológicas inadecuadas pueden dificultar la implementación de nuevos procesos de RR. HH. Por eso es importante priorizar de manera eficaz y establecer plazos realistas. La optimización de los procesos de RR. HH. puede comenzar con la adopción de soluciones gratuitas de RR. HH. para las tareas administrativas básicas.
- Mantenimiento del cumplimiento normativo: Los procesos de RR. HH. deben cumplir diversos requisitos legales y normativos, y garantizar el cumplimiento durante la implementación de cambios puede generar problemas.
- Escalar a nivel global: Es posible que los procesos de RR. HH. deban abordar distintas consideraciones locales, según el lugar en el que contrates. Recurrir a servicios multinacionales de RR. HH. puede garantizar procesos optimizados que se adapten tanto a los equipos locales como a los internacionales.
Mejores prácticas para la mejora de los procesos de RR. HH.
Por último, teniendo en cuenta los desafíos mencionados anteriormente, estas son algunas buenas prácticas que conviene tener presentes al mejorar los procesos de RR. HH.
- Establecer objetivos claros: Define objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART) para el proceso de mejora.
- Implicación de los empleados: Involucra a los empleados en las fases de planificación e implementación. Recopila sus comentarios y aborda sus inquietudes para fomentar su compromiso y reducir la resistencia al cambio.
- Comunicación abierta: Fomenta una comunicación abierta y transparente dentro del equipo de RR. HH. y en toda la organización para comunicar el cambio de forma eficaz y recopilar comentarios.
- Evaluación comparativa: Compara tus procesos de RR. HH. con los estándares del sector y las mejores prácticas. Utiliza la evaluación comparativa para identificar carencias y oportunidades de mejora.
- Métricas de rendimiento: Define y supervisa indicadores clave de rendimiento (KPIs) para tus procesos de RR. HH.
- Adopta una mentalidad centrada en el cliente: La nueva forma de pensar consiste en considerar las operaciones de personal como un producto, tratando a los empleados como clientes y centrándose en mejorar su experiencia con los procesos de RR. HH. Averigua qué podría mejorar su experiencia, ya sea la integración de sistemas, la simplificación de tareas o la reducción al mínimo de las reuniones.
Una cultura de mejora continua
La mejora de los procesos de RR. HH. es una parte natural del fortalecimiento de tu función de recursos humanos.
Al seguir un enfoque estructurado que incluya la evaluación, el análisis, el rediseño y la supervisión continua, puedes optimizar tus procesos de RR. HH., reducir costes, mejorar la satisfacción de los empleados y, en última instancia, contribuir mejor al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
Adoptar una cultura de mejora continua en RR. HH. puede conducir al éxito a largo plazo en el dinámico entorno empresarial actual y ofrecer a los empleados una experiencia eficaz con RR. HH.
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