Cómo actualizar tu software de RR. HH.: Guía completa
¿Te encuentras a menudo haciendo tareas aburridas y repetitivas propensas a errores humanos? ¿Tu software de RRHH actual te provoca más estrés del que te gustaría? ¿Sueñas con una funcionalidad que ayude a tu equipo a ser más eficiente?
No todo el software de RRHH es igual y, a veces, simplemente superas lo que ya tienes. Modernizar tu software de RRHH puede ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y salud mental. Usa esta guía para identificar si ha llegado el momento de actualizar y cómo hacerlo.
10 señales de que es hora de actualizar tu software de RRHH
Además de arrancarte los pelos, aquí tienes algunos indicadores clave de que podría ser momento de buscar algo nuevo:
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1. Demasiado trabajo manual
Si tu equipo de RRHH pasa demasiado tiempo en tareas repetitivas (por ejemplo, introducción de datos, elaboración de informes, procesamiento de nómina), entonces las funciones de automatización pueden ahorrar tiempo y reducir errores.
2. Funcionalidad limitada y carencias en características
Tu software actual no responde a las crecientes necesidades de tu equipo de RRHH, como gestionar flujos de trabajo complejos, informes avanzados o incluso la cantidad de usuarios.
3. Integraciones limitadas
Para que tu software de RRHH sea útil, normalmente necesita integrarse con sistemas como tu ATS, HRMS/HRIS, software para la gestión del desempeño, etc.
Si tu sistema actual no se integra bien con otros, una actualización puede mejorar el flujo de datos y la eficiencia.
4. Mala experiencia de usuario (UX)
¿Tu software de RRHH hace cosas inexplicables? ¿La gente reporta con frecuencia dificultades para navegar el sistema y realizar tareas simples como registrar horas o enviar solicitudes de ausencia?
¡Una mala UX es estresante!
Sin duda la gente se quejará, pero también puedes identificarlo a partir de los datos de uso; es decir, si nadie utiliza el software, o lo usan pero cometen muchos errores, esto podría indicar un mal diseño de la experiencia de usuario.
5. Preocupaciones por la seguridad de los datos
Tu sistema actual no ofrece robustas medidas de seguridad de datos, aumentando el riesgo de brechas, pérdida de información o incumplimiento de normativas como GDPR o HIPAA.
Si tu software no proporciona cifrado, autenticación de múltiples factores o registros de auditoría, podría estar poniendo en riesgo la información sensible de tus empleados.
6. Carencias en cumplimiento normativo
El software de RRHH, especialmente el software de nómina, debe estar actualizado con los cambios en las leyes y normativas laborales. Si tu software no ofrece actualizaciones regulares para adaptarse a estos cambios, corres el riesgo de incumplimiento y complicaciones legales.
7. Personalización limitada
El sistema no permite personalizar flujos de trabajo, procesos o informes para adaptarlos a las necesidades específicas de tu empresa.
En cambio, te ves obligado a utilizar procesos rígidos y predefinidos, y no puedes adaptar el sistema fácilmente a los cambios en la estructura, políticas u objetivos de tu organización.
8. Altos costos de soporte y mantenimiento
Tu software actual requiere soporte frecuente, actualizaciones costosas o arreglos manuales, lo que aumenta los gastos de mantenimiento.
Estás pagando por actualizaciones constantes del sistema o servicios de soporte externos porque el sistema a menudo sufre errores o problemas de compatibilidad, desviando recursos del núcleo de las funciones de RRHH.
9. Caídas del sistema o inestabilidad
Las interrupciones frecuentes del sistema, el bajo rendimiento o los problemas técnicos están afectando tus operaciones. Por ejemplo, el software se bloquea durante los periodos de mayor uso, como el procesamiento de nóminas o los ciclos de evaluación del desempeño, lo que provoca retrasos y frustración tanto para el personal de RRHH como para los empleados.
10. El proveedor ya no innova ni ofrece actualizaciones
El proveedor de tu software de RRHH ya no lanza actualizaciones periódicas, lo que implica que el software se está quedando atrás en funciones, seguridad o rendimiento.
Qué buscar en un software de RRHH de reemplazo
Las especificidades de lo que necesitas dependerán de tus requerimientos, pero aquí tienes algunas características generales que debes tener en cuenta:
Automatización
La capacidad de establecer procesos específicos, como la incorporación de nómina, beneficios o ciclos de evaluación del desempeño, para que se ejecuten automáticamente.
Personalización
Probablemente una de las principales quejas con tu software de RR. HH. actual es la necesidad de más personalización. Incluso si no lo es, esto seguramente será útil en el futuro a medida que tus procesos evolucionen.
Autoservicio para empleados
El software de RR. HH. puede prácticamente eliminar la necesidad de proporcionar papeleo financiero, de beneficios o de impuestos a los empleados, otorgándoles acceso a portales de autoservicio en línea para que consulten y actualicen esta información en el momento que les convenga.
Integraciones
La capacidad de integrar tu software de RR. HH. con tu ecosistema tecnológico de RR. HH. y con otras herramientas habituales, como tu software de contabilidad o software de planificación de recursos empresariales.
Muchas herramientas ofrecen integraciones de serie, pero si no es así, es algo que debes preguntar durante la llamada de exploración.
Escalabilidad
Contar con funciones escalables permite que las empresas sigan utilizando la plataforma de RR. HH. a la que están acostumbradas mientras agregan o eliminan funcionalidades según cambian las prioridades del negocio.
Informes y análisis
Al consolidar los datos de los empleados en un solo lugar, el software de RR. HH. puede proporcionarte información y reportes para impulsar mejoras en las áreas que lo necesiten.
Interfaz agradable y experiencia de usuario intuitiva
¿Qué tan moderno y limpio se ve el software? Por supuesto, no se puede juzgar un libro solo por su portada, así que intenta obtener una demostración en vivo para hacerte una idea de la experiencia de usuario y lee reseñas.
Cómo actualizar tu software de RR. HH.
Sigue este proceso para ayudarte a garantizar que la selección de software de RR. HH. tenga el mejor resultado posible.
1. Evalúa tu software de RR. HH. actual
- Identifica los puntos problemáticos: Determina las limitaciones de tu sistema actual (por ejemplo, problemas de rendimiento, falta de funciones, preocupaciones de escalabilidad).
- Recoge retroalimentación: Involucra a las partes clave interesadas como miembros del equipo de RR. HH., gerentes y empleados para recabar sus opiniones sobre el sistema actual y qué características desearían.
- Evalúa el uso: Revisa qué tan eficazmente se está utilizando el software actual, incluidos los módulos o funciones que están infrautilizados o son redundantes.
2. Define las necesidades y objetivos de tu empresa
- Establece objetivos claros: Identifica lo que quieres lograr con la actualización (por ejemplo, mejores análisis, mejor experiencia de usuario, automatización de procesos).
- Prioriza funciones: Enumera las funcionalidades y requisitos del software de RR. HH. que son imprescindibles frente a las que sería bueno tener. Estas pueden incluir:
- Nómina
- Incorporación de empleados
- Gestión del desempeño
- Control de asistencia y tiempo
- Reclutamiento y ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos)
- Gestión de beneficios.
- Escalabilidad e integración: Considera el crecimiento futuro y si el nuevo sistema debe integrarse con otros programas como software de onboarding, CRM, finanzas o sistemas ERP.
3. Investiga soluciones potenciales
- Explora proveedores: Investiga y haz una lista de proveedores de software de RR. HH. que se ajusten a tus necesidades. Nuestra selección de mejores software de RR. HH. y mejores software de RR. HH. para pequeñas empresas son buenos lugares para comenzar.
- Consulta reseñas: Consulta opiniones de clientes, casos de estudio y puntos de vista de expertos para asegurarte de la credibilidad y el rendimiento.
4. Haz una preselección y contacta
Ahora que has identificado algunos proveedores posibles, es momento de profundizar más y concertar algunas llamadas de muestra o demostraciones.
- Envía a cada proveedor una solicitud de información (RFI) para que puedas comparar tus opciones punto por punto.
- Si quieres ser realmente minucioso, envía a cada uno de los proveedores preseleccionados una solicitud de propuesta (RFP). Esto incluirá información clave sobre tu empresa, tus necesidades específicas, un cuestionario para el proveedor y cualquier regla específica para la presentación de propuestas que deban seguir, como los plazos de entrega.
- Programa una reunión con su representante de ventas y revisa tus preguntas.
Estas llamadas, que idealmente deberían incluir demostraciones en vivo del producto en acción, también te ayudarán a conocer mejor al proveedor y evaluar si podrías formar una buena alianza con él.
Para ayudarte a comparar proveedores, utiliza esta práctica plantilla de evaluación.
5. Justifica el caso de negocio
Con todos los datos anteriores recogidos, es el momento de elaborar tu caso de negocio para software de RRHH.
No tiene que ser un documento de 10 páginas, puede ser tan simple como un memorando de una página (porque ¿quién tiene tiempo de leer 10 páginas, de todos modos?).
Los responsables de la toma de decisiones buscan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta el software de RRHH?
- ¿Qué problemas solucionará el software?
- Si no invertimos en el software, ¿qué ocurre entonces?
- ¿Cuánto tiempo llevará implementarlo?
- ¿Por qué es necesario invertir ahora?
- ¿Cuál es el ROI de implementar software de RRHH? El artículo de Dan George sobre alfabetización financiera en RRHH es un recurso útil aquí.
Es posible que no conozcas la respuesta a la pregunta sobre costos; sin embargo, buscar aprobación en esta etapa te preparará para el éxito.
Aquí tienes una plantilla de caso de negocio que puedes utilizar para software de RRHH:
- Resumen ejecutivo: Visión general breve de la propuesta, principales beneficios y conclusiones.
- Situación actual y descripción del problema: Descripción del estado actual y desafíos o problemas específicos que se abordan.
- Solución propuesta y beneficios: Descripción detallada de la solución propuesta y sus beneficios esperados, incluyendo un análisis de costo-beneficio.
- Plan de implementación y evaluación de riesgos: Estrategia de implementación paso a paso, cronograma y un resumen de riesgos potenciales junto con planes de mitigación.
- Conclusión y recomendaciones: Un resumen conciso del caso de negocio con recomendaciones finales para los responsables de la toma de decisiones.
6. Implementa e integra
Asegúrate de que las partes interesadas estén al tanto de tu nueva solución y se sientan seguras usándola.
La razón principal por la que las empresas no logran ver el ROI en las compras de software es que no siguen con la implementación ni integran adecuadamente su flamante herramienta en las operaciones diarias.
La gestión del cambio eficaz es crucial. Para que los empleados utilicen tu nuevo software, necesitan entender cómo les beneficia (por ejemplo, les ahorra tiempo/sus solicitudes de PTO se aprueban más rápido) y saber cómo utilizarlo.
A continuación, algunos consejos para ayudarte con esto.
- Comunica claramente que vas a adoptar un nuevo software de RRHH y qué significará esto para los empleados. Invítalos a plantear cualquier pregunta que tengan.
- Aprovecha cualquier servicio de integración y capacitación ofrecido por el proveedor y haz obligatorio que los empleados completen dicha formación dentro de un plazo realista.
- Asigna a alguien la responsabilidad de liderar la implementación y ser el punto de contacto para cualquier pregunta (y retroalimentación) que puedan tener los empleados.
- Informa a los empleados sobre los recursos de autoservicio disponibles y asegúrate de que sepan cómo abrir un ticket de soporte si tienen dificultades.
Mejores prácticas para actualizar el software de RRHH
Sigue estas mejores prácticas al actualizar tu software principal de RRHH para evitar errores comunes que pueden provocar ineficiencias, desperdicio de recursos o frustración.
- Define objetivos claros: Define tus objetivos empresariales y necesidades específicas de RRHH antes de comenzar el proceso. Esto te ayudará a guiar la selección del software y garantizar que esté alineado con tus metas.
- Recoge la opinión de los usuarios: Examina los datos de uso y realiza encuestas, grupos focales o entrevistas para comprender los problemas de tu sistema actual y las características deseadas en uno nuevo.
- Considera el crecimiento futuro: Cambiar de proveedor constantemente puede ser complicado, así que busca una solución que pueda crecer con tu empresa, ya sea agregando usuarios, ampliando funciones o integrándose con otros sistemas.
- Examina todo el ROI: Los costos son importantes, así que ten en cuenta tanto los costos a corto como a largo plazo (implementación, mantenimiento, actualizaciones) y céntrate en el valor por tu dinero. Asegúrate de que el software cubra tus necesidades y ofrezca un buen retorno de la inversión (ROI).
- No subestimes la complejidad de la migración de datos: Planifica la migración de tus datos desde el principio e involucra tanto a los equipos de RRHH como de TI para trazar qué datos se migrarán, cómo y cuándo.
Por un Nuevo Comienzo
Esperamos que lo anterior haya sido una guía objetiva para ayudarte a actualizar tu software de RRHH. Aunque a veces la novedad puede llamar la atención, en ocasiones una herramienta nueva vale realmente el esfuerzo.
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