Cómo Actualizar su Software de RRHH: Guía Completa
¿Con frecuencia te encuentras realizando tareas aburridas y repetitivas propensas a errores humanos? ¿Tu software de RR.HH. actual te provoca más dolores de cabeza de los que te gustaría? ¿Sueñas con una funcionalidad que ayude a tu equipo a operar de manera más eficiente?
No todo el software de RR.HH. es igual, y a veces simplemente superas el que tienes. Actualizar tu software de RR.HH. puede ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y cordura. Utiliza esta guía para identificar si ya es momento de mejorar y cómo hacerlo.
10 señales de que es hora de actualizar tu software de RR.HH.
Además de arrancarte los cabellos, aquí tienes algunos indicadores clave de que podría ser momento de buscar algo nuevo:
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1. Demasiado trabajo manual
Si tu equipo de RR.HH. está dedicando demasiado tiempo a tareas repetitivas (por ejemplo, introducción de datos, informes, procesamiento de nómina), las funciones de automatización pueden ahorrar tiempo y reducir errores.
2. Funcionalidad limitada y carencias de funciones
Tu software actual no cumple con las crecientes necesidades de tu equipo de RR.HH., como la gestión de flujos de trabajo complejos, informes avanzados o incluso el número de usuarios.
3. Integraciones limitadas
Para que tu software de RR.HH. sea útil, normalmente requiere integraciones entre sistemas como tu ATS, HRMS/HRIS, software de gestión del rendimiento, etc.
Si tu sistema actual no se integra bien con otros, una actualización puede mejorar el flujo de datos y la eficiencia.
4. Mala experiencia de usuario (UX)
¿Tu software de RR.HH. hace cosas inexplicables? ¿Las personas suelen reportar dificultades para navegar el sistema y completar tareas simples como registrar horas o solicitar permisos?
¡Una mala experiencia de usuario genera estrés!
No hay duda de que las personas se quejarán, pero también puedes averiguarlo a partir de los datos de uso; es decir, si nadie utiliza el software, o lo utilizan pero hay muchos errores, esto podría indicar un mal diseño de UX.
5. Preocupaciones por la seguridad de los datos
Tu sistema actual no ofrece sólidas medidas de seguridad de datos, lo que aumenta el riesgo de brechas, pérdidas de datos o incumplimiento de normativas como GDPR o HIPAA.
Si tu software no proporciona cifrado, autenticación multifactorial o registros de auditoría, podría estar poniendo en riesgo información sensible de los empleados.
6. Brechas de cumplimiento
El software de RR.HH., especialmente el software de nómina, debe estar actualizado con los cambios en las leyes laborales y regulaciones. Si tu software no ofrece actualizaciones regulares para adaptarse a estos cambios, corres el riesgo de incumplimiento y complicaciones legales.
7. Personalización limitada
El sistema no te permite personalizar flujos de trabajo, procesos o informes para adaptarse a las necesidades particulares de tu empresa.
En cambio, estás atado a procesos predefinidos rígidos y no puedes adaptar fácilmente el sistema para reflejar cambios en la estructura, políticas u objetivos de tu organización.
8. Altos costos de soporte y mantenimiento
Tu software actual requiere soporte frecuente, actualizaciones costosas o arreglos manuales, lo que aumenta los costos de mantenimiento.
Pagas por actualizaciones regulares del sistema o servicios de soporte externo porque el sistema presenta errores frecuentes o problemas de compatibilidad, desviando recursos de las funciones centrales de RR.HH.
9. Inestabilidad o caídas del sistema
Las interrupciones frecuentes del sistema, el bajo rendimiento o los problemas técnicos están afectando tus operaciones. Por ejemplo, el software puede fallar durante los periodos de mayor uso, como el procesamiento de nóminas o los ciclos de evaluación del desempeño, causando retrasos y frustración tanto al personal de RR.HH. como a los empleados.
10. El proveedor ya no innova u ofrece actualizaciones
El proveedor de tu software de RR.HH. ya no publica actualizaciones periódicas, lo que hace que el software quede rezagado en cuanto a funciones, seguridad o rendimiento.
Qué buscar en un software de RR.HH. de reemplazo
Los detalles de lo que necesitas dependerán de tus requisitos, pero aquí tienes algunas funcionalidades generales a tener en cuenta:
Automatización
La capacidad de configurar procesos específicos, como la incorporación, nómina, beneficios o los ciclos de evaluación del desempeño, para que se realicen automáticamente.
Personalización
Probablemente una de las principales quejas con tu software de RR. HH. actual es la necesidad de una mayor personalización. Incluso si no lo es ahora, probablemente lo será en el futuro a medida que evolucionen tus procesos.
Autoservicio para empleados
El software de RR. HH. puede prácticamente eliminar la necesidad de proporcionar documentación financiera, de beneficios o fiscal a los empleados, al darles acceso a portales de autoservicio en línea donde pueden consultar y actualizar esta información cuando lo deseen.
Integraciones
La capacidad de integrar tu software de RR. HH. con tu ecosistema tecnológico de RR. HH. y otras herramientas habituales como tu software de contabilidad o software de planificación de recursos empresariales.
Muchas herramientas ya ofrecen integraciones como estándar, pero si no es el caso, es un aspecto sobre el que preguntar durante la llamada de descubrimiento.
Escalabilidad
Contar con funciones escalables permite que las empresas se queden con la plataforma de RR. HH. que conocen mientras añaden o eliminan funciones y características según cambian las prioridades del negocio.
Informes y analítica
Al consolidar los datos de los empleados en un solo lugar, el software de RR. HH. puede ofrecerte datos e informes para implementar cambios en las áreas que necesitan mejorar.
Buena interfaz e interfaz de usuario intuitiva
¿Qué tan moderno y limpio se ve el software? Por supuesto, no debes juzgar un libro solo por su portada, así que intenta conseguir una demostración en vivo para probar la experiencia de usuario y leer reseñas
Cómo actualizar tu software de RR. HH.
Sigue este proceso para asegurarte de que tu próxima selección de software de RR. HH. tenga el mejor resultado posible.
1. Evalúa tu software de RR. HH. actual
- Identifica los puntos problemáticos: Determina las limitaciones de tu sistema actual (ej.: problemas de rendimiento, falta de funciones, preocupaciones de escalabilidad).
- Recopila comentarios: Involucra a los actores clave como el equipo de RR. HH., gerentes y empleados para recopilar opiniones sobre el sistema actual y las funciones que desearían tener.
- Evalúa el uso: Revisa qué tan efectivo está siendo el uso del software actual, incluyendo qué módulos o funciones están infrautilizados o son redundantes.
2. Define las necesidades y objetivos de tu negocio
- Establece objetivos claros: Identifica qué deseas conseguir con la actualización (ej.: mejor analítica, mejor interfaz de usuario, procesos automatizados).
- Prioriza funciones: Haz una lista de las funciones y requisitos de software de RR. HH. imprescindibles frente a los que simplemente serían un plus. Estos pueden incluir:
- Nómina
- Incorporación de empleados
- Gestión del desempeño
- Control de tiempo
- Reclutamiento y ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos)
- Gestión de beneficios.
- Escalabilidad e integración: Considera el crecimiento futuro y si el nuevo sistema debe integrarse con otros softwares como software de onboarding, CRM, finanzas o sistemas ERP.
3. Investiga soluciones potenciales
- Explora proveedores: Investiga y haz una lista de proveedores de software de RR. HH. que se ajusten a tus necesidades. Nuestra selección de los mejores software de RR. HH. y mejores software de RR. HH. para pequeñas empresas es un buen punto de partida.
- Revisa opiniones: Busca opiniones de clientes, casos de estudio y valoraciones de expertos para garantizar la credibilidad y el rendimiento.
4. Haz una lista corta y contacta
Ahora que has identificado algunos proveedores probables, es momento de profundizar más y agendar algunas llamadas de demostración.
- Envía a cada proveedor una solicitud de información (RFI) para que puedas comparar tus opciones punto por punto
- Si quieres ser realmente minucioso, envía a cada uno de los proveedores preseleccionados una solicitud de propuesta (RFP). Esto incluirá información clave sobre tu empresa, tus necesidades específicas, un cuestionario para el proveedor y cualquier norma específica de presentación de propuestas que deban seguir, como las fechas límite de entrega.
- Programa una reunión con su representante de ventas y repasa tus preguntas.
Estas llamadas, que idealmente deberían incluir demostraciones en vivo del producto en acción, también te ayudarán a conocer al proveedor y saber si puedes formar una buena alianza.
Para ayudar a comparar proveedores, utiliza esta práctica plantilla de evaluación.
5. Construye el caso de negocio
Con todos los datos anteriores recopilados, es momento de preparar tu caso de negocio para software de RRHH.
No tiene que ser un documento de 10 páginas; puede ser tan sencillo como un memorando de una página (porque, ¿quién tiene tiempo de leer 10 páginas, en realidad?).
Los responsables de tomar decisiones buscan respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto cuesta el software de RRHH?
- ¿Qué problemas específicos resolverá el software?
- Si no invertimos en el software, ¿entonces qué?
- ¿Cuánto tiempo tomará implementarlo?
- ¿Por qué necesitamos invertir ahora?
- ¿Cuál es el ROI de implementar software de RRHH? El artículo de Dan George sobre alfabetización financiera en RRHH es un recurso útil aquí.
Quizá no sepas la respuesta a la pregunta de costo; sin embargo, buscar la aprobación en esta etapa te preparará para el éxito.
Aquí tienes una plantilla de caso de negocio que puedes usar para software de RRHH:
- Resumen ejecutivo: Resumen breve de la propuesta, beneficios clave y conclusiones.
- Situación actual y declaración del problema: Descripción del estado actual y los desafíos o problemas específicos que se abordan.
- Solución propuesta y beneficios: Descripción detallada de la solución propuesta y sus beneficios esperados, incluyendo un análisis de coste-beneficio.
- Plan de implementación y evaluación de riesgos: Estrategia de implementación paso a paso, cronograma y resumen de los posibles riesgos con planes de mitigación.
- Conclusión y recomendaciones: Un resumen conciso del caso de negocio con recomendaciones finales para los responsables de tomar decisiones.
6. Implementa y haz onboarding
Asegúrate de que los involucrados estén al tanto de tu nueva solución y se sientan confiados al usarla.
La razón principal por la que las empresas no ven retorno de inversión en la compra de software es por no dar seguimiento a la implementación o por no integrar adecuadamente su flamante nueva herramienta en las operaciones cotidianas.
La gestión efectiva del cambio es crucial. Para que los empleados usen tu nuevo software, deben entender cómo les beneficia (por ejemplo, les ahorra tiempo o sus solicitudes de PTO se aprueban más rápido) y saber cómo utilizarlo.
A continuación, algunos consejos para ayudarte.
- Comunica claramente que vas a adoptar un nuevo software de RRHH y qué implicará esto para los empleados. Invita a los empleados a acercarse con preguntas.
- Aprovecha cualquier capacitación e inducción que ofrezca el proveedor y haz obligatorio que los empleados completen esta formación en un plazo realista.
- Designa a una persona responsable de liderar la implementación y de ser el punto de contacto para cualquier duda (y feedback) que puedan tener los empleados.
- Asegúrate de que los empleados conozcan los recursos de autoservicio disponibles y sepan cómo presentar un ticket de soporte si tienen dificultades.
Mejores prácticas para actualizar software de RRHH
Sigue estas mejores prácticas al actualizar tu software central de RRHH para evitar errores comunes que pueden llevar a ineficiencias, desperdicio de recursos o frustración.
- Define objetivos claros: Define tus objetivos empresariales y necesidades específicas de recursos humanos antes de comenzar el proceso. Esto te ayudará a guiar la selección del software y asegurar que esté alineado con tus metas.
- Recoge retroalimentación de los usuarios: Analiza datos de uso y realiza encuestas, grupos focales o entrevistas para entender los puntos débiles de tu sistema actual y las características deseadas en uno nuevo.
- Considera el crecimiento futuro: Cambiar de proveedor constantemente puede ser problemático, así que busca una solución que pueda escalar con tu empresa, ya sea añadiendo usuarios, ampliando funciones o integrándose con otros sistemas.
- Examina el ROI completo: Los costes son importantes, por lo que debes considerar tanto los costes a corto como a largo plazo (implementación, mantenimiento, actualizaciones) y centrarte en el valor por el dinero invertido. Asegúrate de que el software cubra tus necesidades y proporcione un buen retorno de inversión (ROI).
- No subestimes la complejidad de la migración de datos: Planifica la migración de datos con anticipación e involucra tanto a los equipos de recursos humanos como de TI para definir qué datos se migrarán, cómo y cuándo.
Por Un Nuevo Comienzo
Esperamos que lo anterior haya sido una guía objetiva para ayudarte a actualizar tu software de recursos humanos. Aunque es fácil dejarse deslumbrar por herramientas novedosas, a veces una nueva herramienta vale el esfuerzo.
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