Contratista vs. Empleado: Ventajas, Desventajas y a Quién Contratar
Aunque pueden estar encargados de tareas similares, legalmente existe una diferencia entre contratistas independientes y empleados. Además, probablemente los consideres y utilices de manera diferente dentro de tu organización.
Este artículo te ayudará a entender las diferencias clave entre contratar a un contratista independiente o a un empleado, así como los pros y contras de cada uno.
Si es tu primera vez contratando personal, sugiero utilizar soluciones de reclutamiento para pequeñas empresas para ayudar a clarificar los roles y agilizar el proceso de contratación.
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¿Qué es un contratista independiente?
Los contratistas independientes suelen ser contratados por un período corto para trabajar en proyectos específicos y son tratados de forma diferente dentro de las organizaciones en comparación con los empleados regulares. Estos trabajadores suelen ser profesionales experimentados que se incorporan por su experiencia especializada.
Según varios marcos legales, como las directrices del IRS, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y los principios del derecho común, existen reglas específicas que ayudan a determinar si un trabajador debe ser clasificado como empleado o como contratista independiente. Estas clasificaciones son importantes para definir la nómina, los beneficios y otras responsabilidades legales.
Directrices del IRS
El IRS proporciona criterios claros para distinguir entre empleados y contratistas independientes. Se centra principalmente en tres categorías: control conductual, control financiero y el tipo de relación.
Si un empleador tiene un control significativo sobre cómo el trabajador realiza las tareas, incluso proporcionando instrucciones específicas, acceso a datos y herramientas de la empresa o exigiendo horarios fijos, ese trabajador probablemente sea clasificado como empleado.
Por otro lado, los contratistas independientes suelen controlar cómo y cuándo realizan su trabajo, y son responsables de sus propios gastos comerciales.
Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
La FLSA pone énfasis en factores como el nivel de independencia del trabajador y la permanencia de la relación.
Por lo general, los empleados son vistos como personas más dependientes de su empleador para la continuidad del trabajo, mientras que los contratistas independientes mantienen su autonomía y frecuentemente tienen varios clientes o contratos.
Los empleados también tienen derecho a salario mínimo, pago de horas extras y otras protecciones laborales bajo la FLSA, mientras que los contratistas independientes no.
Derecho común
Muchas jurisdicciones también se basan en pruebas de derecho común para clasificar a los trabajadores. Estas pruebas analizan factores como si el trabajo realizado es parte integral del negocio del empleador, la duración de la relación y si el trabajador proporciona sus propias herramientas y equipo.
Según el derecho común, una pregunta clave es si el trabajador depende económicamente del empleador o dirige su propio negocio.
Comprender y cumplir con estos marcos es esencial para determinar la clasificación adecuada de los trabajadores. Clasificar erróneamente a un trabajador como contratista independiente cuando debería ser empleado puede acarrear importantes consecuencias legales y financieras, incluyendo salarios atrasados, prestaciones no pagadas y sanciones por no retener impuestos.
Diferencia entre un contratista independiente y un empleado
Los contratistas independientes y los empleados son fundamentalmente tipos de trabajadores diferentes ante las leyes laborales de Canadá y EE. UU., las leyes del impuesto sobre la renta y las regulaciones de compensación laboral.
Las agencias tributarias tanto en Canadá como en EE. UU.—la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) y el Servicio de Impuestos Internos (IRS), respectivamente—se refieren a los contratistas independientes como individuos "autónomos".
Tanto Canadá como Estados Unidos hacen una clara distinción en el estatus laboral entre un contratista autónomo y un empleado, especialmente en lo relacionado con lo siguiente:
| Canadá | EE. UU. |
|---|---|
| Prestaciones del seguro de empleo (EI) | Prestaciones del seguro estatal de desempleo (UI) |
| Prestaciones del Plan de Pensiones de Canadá (CPP) | Prestaciones del Seguro Social de EE. UU. |
| Cobertura por compensación para trabajadores | Cobertura por compensación para trabajadores |
| Regulaciones de impuestos a la renta personal y de trabajo autónomo para Canadá | Regulaciones de impuestos a la renta personal y de trabajo autónomo para los Estados Unidos |
Las empresas que deciden contratar a un empleado son responsables de todos los elementos listados arriba.
Por ejemplo, deben asegurarse de que se apliquen correctamente las retenciones y deducciones fiscales (por ejemplo, EI, CPP, FICA, impuesto Medicare) cuando el empleado recibe su salario.
Una empresa no hará esto por un trabajador autónomo. Es responsabilidad del contratista pagar los impuestos correspondientes y asegurarse de contar con la cobertura médica y de compensación para trabajadores adecuada.
Del mismo modo, las leyes laborales y de empleo, como los Estándares Laborales Federales de Canadá y la Ley de Normas Laborales Justas de EE. UU., se aplican a los empleados pero no a los contratistas independientes. Estas leyes regulan todo, desde prácticas de contratación y despido hasta horarios de trabajo y vacaciones.
Criterios para la clasificación
Ambas agencias tributarias se refieren a los contratistas independientes como personas "autónomas".
En ambos países, la distinción entre contratistas independientes y empleados depende de tres criterios clave, que detallaremos según se define por el IRS: control conductual, control financiero y la naturaleza de la relación.
Control conductual
El control conductual se refiere al grado de supervisión y dirección que el empleador o cliente tiene sobre cómo el trabajador realiza su labor. Por lo general, los empleados están sujetos a instrucciones detalladas sobre cuándo, dónde y cómo deben ejecutar su trabajo, cómo se les asignan las tareas y qué herramientas emplean para realizarlas.
En muchos casos, es común que se exija a un empleado cumplir con un horario diario de la empresa y trabajar bajo supervisión directa.
Por el contrario, los contratistas independientes disfrutan de mucha mayor autonomía. Controlan sus propios métodos de trabajo, deciden cómo se completan las tareas y pueden determinar sus propios horarios. Además, a menudo pueden trabajar desde cualquier ubicación y emplear sus propias herramientas o equipos.
Adicionalmente, los contratistas independientes pueden tener la opción de contratar su propio personal o subcontratar ciertas tareas, demostrando aún más su independencia respecto a la empresa contratante.
Control financiero
El control financiero se centra en cuánto riesgo y responsabilidad financiera asume el trabajador. Los empleados suelen experimentar un riesgo financiero mínimo. Reciben un sueldo regular, normalmente en un calendario fijo, y su empleador cubre los gastos relacionados con el trabajo, como viajes, materiales y equipos. Los empleados no invierten su propio dinero en su labor y habitualmente se les reembolsa cualquier costo laboral en el que incurran.
En cambio, los contratistas independientes funcionan más como empresas. Son responsables de sus propias inversiones en herramientas, equipos y suministros necesarios para llevar a cabo sus tareas.
Los contratistas suelen facturar a los clientes por su trabajo, lo que significa que controlan sus ingresos, pero también enfrentan riesgos como pagos retrasados o falta de pago. Los contratistas independientes son responsables de sus propios gastos empresariales y no se les reembolsa la mayoría de costos asociados con su labor. Este mayor nivel de riesgo financiero y la necesidad de gestionar gastos e ingresos dejan claro que están separados del negocio.
Naturaleza de la relación
El tercer criterio del IRS observa la interacción general entre el trabajador y la empresa. Esto incluye factores como la permanencia de la relación y si el trabajador recibe beneficios como seguro médico, vacaciones o aportaciones para la pensión.
- Los empleados suelen tener una relación a largo plazo y continua con su empleador. Pueden recibir beneficios como tiempo libre remunerado, seguro médico y contribuciones a pensiones. Los contratos laborales o las políticas suelen describir la seguridad en el empleo, lo que indica que se espera que la relación continúe de manera indefinida, a menos que se termine por razones específicas. Los empleados también cuentan con protecciones legales bajo leyes laborales como la Ley de Normas Laborales Justas de EE. UU. (FLSA) y las Normas Federales Laborales de Canadá.
- Por el contrario, los contratistas independientes suelen trabajar en una base de proyecto por proyecto o temporalmente. Pueden ser contratados para completar una tarea o proyecto específico y, una vez que el trabajo está terminado, la relación generalmente finaliza. Los contratistas no son elegibles para beneficios de la empresa como seguro médico o bajas pagadas y, por lo general, trabajan con varios clientes simultáneamente. Los contratos con contratistas suelen definir los términos de la relación y especifican la naturaleza temporal del compromiso.
Ventajas y desventajas de contratista vs empleado
La siguiente tabla resume los pros y contras de un contratista independiente frente a un empleado, donde una 'X' indica una ventaja de uno sobre el otro.
| Empleado | Contratista | |
| Compromiso a largo plazo | Sí | No |
| Facilidad para terminar la relación | No | Sí |
| Cambiar responsabilidades rápidamente | Sí | No |
| Remuneración/tasas de pago | Sí | No |
| Costos indirectos (beneficios, seguros, equipos, etc.) | No | Sí |
| Tiempo de gestión requerido | No | Sí |
| Requerimientos de capacitación | Sí | No |
| Nivel de control sobre el trabajo | Sí | No |
Existe un riesgo significativo al contratar a un contratista que va a trabajar estrechamente con empleados. Clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes cuando deberían ser empleados puede exponer a los empleadores a una responsabilidad significativa y a sanciones legales.
Para darte un ejemplo, si un contratista mal clasificado sufre una lesión en el trabajo, puede demandar a la empresa por beneficios como la compensación de trabajadores, a lo que habría tenido derecho como empleado.
Los empleadores que no clasifican correctamente a los trabajadores se enfrentan a sanciones por incumplimiento de las leyes laborales y fiscales, incluidas multas, pago atrasado de salarios, horas extras no pagadas y el costo de beneficios como seguro médico o aportes al desempleo. El IRS, la Agencia de Ingresos de Canadá y otros organismos gubernamentales también pueden imponer sanciones por no retener los impuestos correspondientes.
Beneficios de los contratistas vs empleados (y viceversa)
Esperamos que, hasta ahora, tengas una idea general de los pros y contras de un contratista frente a un empleado y por qué podrías elegir contratar a uno sobre el otro.
Siempre hay excepciones a la regla, pero a continuación se presentan algunas de las ventajas y desventajas típicas de cada uno.
Los empleados están más comprometidos
Debido a su estatus, los empleados permanentes podrían estar más involucrados en el éxito a largo plazo de tu organización.
Los contratistas independientes también suelen trabajar con más de un cliente a la vez y establecen sus propias prioridades sobre a qué clientes dedicar más atención.
Por otro lado, los contratistas también asumen riesgos financieros, lo que puede motivarlos a entregar resultados de alta calidad.
Los contratistas son enfocados
El trabajo que necesitas puede requerir solo un compromiso de tiempo corto y tener un inicio y un final definidos.
Si es así, no tiene sentido asumir la carga financiera y de tiempo de contratar y luego despedir a un empleado, a menos que preveas tener múltiples proyectos similares con trabajo que continuará indefinidamente.
La relación con los contratistas puede ser más fácil de finalizar
Puedes despedir con mayor facilidad a un contratista comparado con la terminación de un empleo si las cosas no funcionan. Sin embargo, esto depende de tener cláusulas específicas en el acuerdo que simplifiquen la terminación.
Las responsabilidades de un empleado son más adaptables
Es más fácil cambiar rápidamente el alcance del rol, los objetivos y/o las metas de un empleado que de un contratista. Esto le da al dueño del negocio la flexibilidad de adaptarse rápidamente a prioridades cambiantes de proyectos o a eventos imprevistos como gestionar una crisis.
Salario frente a compensación total
Debido a la naturaleza temporal de su trabajo, el alto grado de especialización y la experiencia que aportan, pagarás a los contratistas tarifas por hora mucho más altas que a los empleados que realicen trabajos similares.
Por otro lado, al contratar a un contratista evitas pagar los costos relacionados con empleados como seguro médico, beneficios para empleados, tiempo libre remunerado, planes de jubilación, acceso a programas de bienestar y suministros y equipos de oficina.
Las tarifas por hora y la duración del tiempo que la persona trabaja influirán en el costo total. En muchos casos, el costo total de un empleado puede ser significativamente más alto que el de un contratista.
Los contratistas (pueden) ahorrar tiempo
Un contratista puede ahorrarte tiempo que normalmente gastarías en incorporar a un empleado a la nómina, establecer su espacio de trabajo, etc. Incorporar contratistas, aunque similar a los empleados, es un poco más sencillo, al igual que establecer sus indicadores de rendimiento (KPIs).
Además, como no tienes control conductual sobre cómo realizan el trabajo, se requiere menos tiempo para gestionarlos.
Por otro lado, cuando inviertes tiempo en poner al día a un contratista independiente en un proyecto, esa inversión de tiempo se pierde si terminas teniendo que contratar a otros contratistas para completar o corregir trabajos previos.
Adicionalmente, la nómina de contratistas puede convertirse en una función separada de tu nómina habitual, añadiendo una capa de complejidad al trabajo administrativo. (Si eso es lo que esperas, prueba esta lista del mejor software de nómina para contratistas disponible.)
Los contratistas suelen requerir menos capacitación
Un contratista independiente requiere menos capacitación, ya que confía en su propia experiencia y conocimientos para realizar el trabajo y tiene control sobre cómo se llevará a cabo.
Los empleados pueden ser más fáciles de controlar
Puedes simplemente querer tener un mayor grado de control sobre cómo se realiza el trabajo, en cuyo caso tiene más sentido contratar a un empleado en lugar de un contratista. A cambio de ceder el control, los empleados reciben muchos derechos y protecciones que los contratistas no tienen.
Por ejemplo, los contratistas no están protegidos por las leyes contra la discriminación según la Ley de Derechos Civiles (Civil Rights Act) o la Ley Canadiense de Derechos Humanos (Canadian Human Rights Act), que protegen a los empleados de un trato injusto basado en raza, género, edad u otras características protegidas.
Consejos para la Clasificación
Clasificar incorrectamente a un empleado puede tener consecuencias bastante graves, ya que tanto exempleados contratados como el Departamento de Trabajo o la IRS pueden llevar a tu equipo legal ante los tribunales.
También pueden realizar una auditoría de tus prácticas de clasificación, cuyos resultados pueden hacerse públicos y dañar tu reputación como empleador.
¿Cómo evitarlo? El primer paso es ser proactivo a la hora de establecer prácticas de clasificación.
Sigue las directrices de la IRS y las directrices del DOL sobre los factores determinantes de control conductual, control financiero y la naturaleza de la relación para garantizar una correcta clasificación.
Si existe cualquier incertidumbre sobre cómo clasificar a un trabajador, los empleadores pueden presentar el Formulario SS-8 de la IRS, que permite a la IRS determinar oficialmente el estatus del trabajador. Esto puede proporcionar claridad y protección tanto para la empresa como para el trabajador.
Ten en cuenta la fiscalización del sector
Algunos sectores, como la salud y la educación, están sujetos a una supervisión y requisitos de cumplimiento adicionales que van más allá de las leyes laborales estándar.
En estos sectores, los empleados deben cumplir con regulaciones específicas de la industria relativas a licencias, certificaciones y protocolos de seguridad. Por ejemplo, los trabajadores de la salud pueden estar obligados a mantener licencias médicas específicas y recibir formación regular para cumplir con las normativas gubernamentales de salud y seguridad.
De manera similar, los educadores suelen tener que cumplir con los estándares de certificación estatales o provinciales y someterse a verificaciones de antecedentes para garantizar el cumplimiento de las políticas educativas locales.
Los empleadores en estos sectores deben asegurar que sus empleados no solo cumplan con las leyes laborales generales, sino también con los requisitos regulatorios adicionales propios de su campo. El incumplimiento de estas regulaciones puede derivar en severas sanciones legales, la pérdida de acreditaciones o incluso el cierre de la organización.
Cíñete a la ley
Algunos empleadores acceden inocentemente a la petición del trabajador de ser considerado contratista independiente y, en otros casos, el empleador insiste en una relación de contratista independiente y la impone al trabajador.
Independientemente de si hay consentimiento informado o “consentimiento” coercitivo, las partes están ignorando los factores de control a los que la ley recurrirá para determinar el estatus de empleado en vez de contratista independiente.
Sin importar la intención o la inocencia en el motivo, aún puede haber una clasificación incorrecta.
Otra causa de confusión es que existen diferentes pruebas para determinar el estatus de contratista independiente entre el gobierno federal y los estados.
Dentro de los estados, puede haber diferentes pruebas para determinar si un trabajador es elegible para el seguro de desempleo, compensación laboral o pago de horas extras.
Estas pruebas tienden a cambiar según las leyes promulgadas, diversas interpretaciones y las reglas emitidas por distintas administraciones.
En otras palabras, un trabajador puede ser considerado contratista independiente bajo la ley federal, pero empleado para efectos de la compensación estatal por desempleo. Las reglas en un estado pueden ser completamente diferentes a las de un estado vecino.
¿Cómo pueden ayudar los profesionales como abogados y contadores?
En un artículo reciente sobre contratar a tu primer empleado, sugerí que los fundadores y dueños de pequeñas empresas se aseguren de contar con un buen abogado y contador.
A menos que disfrutes leer códigos laborales y regulaciones de empleo en tu tiempo libre (quiero decir, ¿quién no lo hace?), recomiendo encarecidamente encontrar profesionales que puedan ayudarte a tratar temas más complejos.
Consultar con abogados o expertos en RRHH desde el principio te ayudará a asegurarte de que los trabajadores estén clasificados correctamente. Estos profesionales conocen bien las leyes laborales y pueden ayudarte a interpretar las regulaciones de la CRA, el IRS y el DOL.
Mientras que los abogados pueden ayudarte a navegar por las prácticas del derecho común que afectan la clasificación de los trabajadores, los contadores pueden ayudarte con la retención adecuada de impuestos o asesoría sobre el impuesto por cuenta propia.
Dicho esto, muchos de los dolores de cabeza relacionados con el cumplimiento de la normativa sobre clasificación pueden aliviarse simplemente construyendo una buena base para la relación con tanto contratistas como empleados.
El papel del software en la clasificación de trabajadores
Además del asesoramiento profesional, el software de gestión de personal adecuado puede desempeñar un papel clave para mitigar los riesgos de clasificación incorrecta. Al registrar métricas clave como horas trabajadas, tareas completadas y estructuras de pago, el software puede proporcionar datos que ayudan a determinar si un trabajador cumple con los criterios de empleado o contratista.
Estas herramientas también ayudan a gestionar contratos, declaraciones fiscales y estatus de los trabajadores, reduciendo cargas administrativas y asegurando el cumplimiento con las regulaciones fiscales y laborales.
Los empleadores pueden utilizar software de RRHH para identificar posibles problemas de clasificación incorrecta desde el inicio, lo que les permite ajustar contratos o prácticas laborales según sea necesario. Se recomienda combinar esta tecnología con la experiencia de tu equipo legal.
Pueden ayudarte a interpretar las leyes laborales y las regulaciones fiscales de la CRA y el IRS; orientarte sobre sus implicaciones y cómo se aplican en tu caso; y ofrecerte información sobre prácticas del derecho común que podrían afectarte.
Utilización de Contratistas Independientes Y Empleados
Muchas organizaciones contratarán tanto contratistas independientes como empleados en algún momento de su trayectoria.
Herramientas como el software de gestión de contratistas facilitan la contratación, supervisión y pago de contratistas, además de asegurar el cumplimiento de las normativas. Simplifican la coordinación, mejoran la eficiencia y ayudan a administrar eficazmente tareas y proyectos relacionados con contratistas.
Si estás pensando en contratar fuera de las fronteras de tu estado o país, podrías estar en el punto de investigar qué es una organización profesional de empleadores o intentando entender las relaciones de employer of record.
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DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: La información proporcionada en este contenido es únicamente para fines informativos generales y no debe considerarse asesoramiento legal ni de recursos humanos. Cada negocio y situación es única, y las normas y regulaciones relativas al empleo y la clasificación de trabajadores pueden variar según la ubicación y la industria. Recomendamos encarecidamente consultar con profesionales calificados en derecho, recursos humanos o fiscalidad para recibir orientación personalizada acorde a tus necesidades y circunstancias específicas.
