Contratista vs. Empleado: Ventajas, Desventajas y Cuál Contratar
Aunque pueden estar encargados de trabajos similares, legalmente existe una diferencia entre contratistas independientes y empleados. Además, es probable que también pienses en ellos y los utilices de manera diferente dentro de tu organización.
Este artículo te ayudará a entender las diferencias clave entre contratar a un contratista independiente o a un empleado, así como los pros y contras de cada uno.
Si es tu primera vez contratando, te sugiero usar soluciones de reclutamiento para pequeñas empresas para ayudar a aclarar los roles y simplificar el proceso de contratación.
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¿Qué es un contratista independiente?
Los contratistas independientes suelen ser contratados por un período corto para trabajar en proyectos específicos y son tratados de manera diferente dentro de las organizaciones en comparación con los empleados habituales. Estos trabajadores a menudo son profesionales experimentados contratados por su experiencia especializada.
De acuerdo con diversos marcos legales, como las directrices del IRS, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y los principios del derecho común, existen reglas específicas que ayudan a determinar si un trabajador es clasificado como empleado o contratista independiente. Estas clasificaciones son importantes para determinar la nómina, los beneficios y otras responsabilidades legales.
Directrices del IRS
El IRS provee criterios claros para distinguir entre empleados y contratistas independientes. Principalmente se enfoca en tres categorías: control del comportamiento, control financiero y el tipo de relación.
Si un empleador tiene un control significativo sobre cómo el trabajador realiza sus tareas, incluyendo proporcionar instrucciones específicas, acceso a datos y herramientas de la empresa, o exigir horarios establecidos, ese trabajador probablemente será clasificado como empleado.
En cambio, los contratistas independientes suelen controlar cómo y cuándo realizan su trabajo, y son responsables de sus propios gastos comerciales.
Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
La FLSA resalta factores como el nivel de independencia del trabajador y la permanencia de la relación.
Los empleados suelen ser vistos como más dependientes de su empleador para conseguir trabajo continuo, mientras que los contratistas independientes mantienen autonomía y a menudo tienen varios clientes o contratos.
Los empleados también tienen derecho a salario mínimo, horas extra y otras protecciones laborales bajo la FLSA, mientras que los contratistas independientes no.
Derecho común
Muchas jurisdicciones también se basan en pruebas de derecho común para clasificar a los trabajadores. Estas pruebas consideran factores como si el trabajo realizado es una parte integral de la actividad empresarial del empleador, la duración de la relación y si el trabajador aporta sus propias herramientas y equipos.
Bajo el derecho común, una pregunta clave es si el trabajador depende económicamente del empleador o si tiene un negocio propio.
Comprender y cumplir con estos marcos es esencial para determinar la clasificación adecuada de los trabajadores. Clasificar erróneamente a un trabajador como contratista independiente cuando debería ser empleado puede conllevar consecuencias legales y financieras significativas, incluyendo salarios atrasados, beneficios no pagados y sanciones por no retener impuestos.
Diferencia entre un contratista independiente y un empleado
Los contratistas independientes y empleados son tipos de trabajadores fundamentalmente diferentes según las leyes laborales de Canadá y EE. UU., las leyes de impuestos sobre la renta y las regulaciones de compensación laboral.
Las agencias tributarias tanto de Canadá como de EE. UU.—la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) y el Servicio de Impuestos Internos (IRS), respectivamente—se refieren a los contratistas independientes como individuos “autónomos”.
Tanto Canadá como Estados Unidos hacen distinciones claras en el estatus laboral entre un contratista autónomo y un empleado, particularmente en lo que respecta a lo siguiente:
| Canadá | EE. UU. |
|---|---|
| Prestaciones de seguro de empleo (EI) | Prestaciones de seguro de desempleo estatal (UI) |
| Prestaciones del Plan de Pensiones de Canadá (CPP) | Prestaciones del Seguro Social de EE. UU. |
| Cobertura por compensación de trabajadores | Cobertura por compensación de trabajadores |
| Regulaciones de impuestos sobre la renta personal e impuestos por cuenta propia para Canadá | Regulaciones de impuestos sobre la renta personal e impuestos por cuenta propia para Estados Unidos |
Las empresas que optan por contratar a un empleado son responsables de todos los elementos citados anteriormente.
Por ejemplo, deben asegurarse de que se realicen correctamente las retenciones e impuestos correspondientes (por ejemplo, EI, CPP, FICA, impuesto Medicare) cuando se paga al empleado.
Una empresa no hará esto para un trabajador autónomo. Es responsabilidad del contratista pagar los impuestos correspondientes y asegurarse de contar con la cobertura médica y de compensación laboral adecuada.
De igual manera, las leyes laborales y de empleo, como las Normas Federales del Trabajo de Canadá y la Ley de Normas Laborales Justas de EE. UU., se aplican a los empleados pero no a los contratistas independientes. Estas leyes regulan todo, desde las prácticas de contratación y terminación hasta las horas de trabajo y las vacaciones.
Criterios para la clasificación
Ambas agencias de impuestos se refieren a los contratistas independientes como personas “autónomas”.
En ambos países, la distinción entre contratistas independientes y empleados depende de tres criterios clave, que describiremos tal como lo define el IRS: control conductual, control financiero y la naturaleza de la relación.
Control conductual
El control conductual se refiere al grado de supervisión y orientación que el empleador o cliente tiene sobre cómo el trabajador desempeña su trabajo. Los empleados suelen estar sujetos a instrucciones detalladas sobre cuándo, dónde y cómo trabajan, cómo se les asignan las tareas y qué herramientas utilizan para completarlas.
En muchos casos, es común que se requiera que un empleado cumpla con el horario diario de la empresa y trabaje bajo supervisión directa.
En contraste, los contratistas independientes disfrutan de mucha mayor autonomía. Ellos mismos controlan sus métodos de trabajo, deciden cómo completar las tareas y pueden establecer sus propios horarios. Los contratistas también pueden trabajar desde el lugar que elijan y, a menudo, usar sus propias herramientas o equipos.
Además, los contratistas independientes pueden tener la opción de contratar a su propio personal o subcontratar ciertas tareas, lo cual demuestra aún más su independencia de la empresa contratante.
Control financiero
El control financiero se enfoca en cuánta responsabilidad y riesgo económico asume el trabajador. Los empleados habitualmente asumen un riesgo financiero mínimo. Reciben un pago regular, a menudo con un calendario fijo, y su empleador cubre los gastos relacionados con el trabajo, tales como viajes, materiales y equipos. Los empleados no invierten su propio dinero en su trabajo y, por lo general, se les reembolsa cualquier costo asociado al trabajo que deban asumir.
Los contratistas independientes, en cambio, operan más como empresas. Son responsables de sus propias inversiones en herramientas, equipos y suministros necesarios para completar sus tareas.
Los contratistas suelen facturar a sus clientes por su trabajo, lo que significa que controlan sus ingresos pero también afrontan riesgos como pagos demorados o falta de pago. Los contratistas independientes son responsables de sus propios gastos comerciales y no se les reembolsa la mayoría de los costos asociados a su trabajo. Este mayor nivel de riesgo financiero y la necesidad de gestionar gastos e ingresos resalta que están separados del negocio.
Naturaleza de la relación
El tercer criterio del IRS analiza la interacción general entre el trabajador y la empresa. Esto incluye factores como la permanencia de la relación y si el trabajador recibe beneficios como seguro médico, tiempo de vacaciones o aportes para pensiones.
- Los empleados suelen tener una relación laboral a largo plazo y continua con su empleador. Pueden recibir beneficios como tiempo libre remunerado, seguro de salud y contribuciones a la pensión. Los contratos de trabajo o las políticas de la empresa suelen definir la seguridad laboral, indicando que se espera que la relación continúe indefinidamente, a menos que se termine por razones específicas. Los empleados también cuentan con protecciones legales bajo leyes laborales como la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) en Estados Unidos y las Normas Laborales Federales en Canadá.
- Por el contrario, los contratistas independientes suelen trabajar por proyecto o de manera temporal. Pueden ser contratados para completar una tarea o proyecto específico y, una vez finalizado el trabajo, normalmente termina la relación. Los contratistas no son elegibles para beneficios de la empresa, como seguro de salud o permisos remunerados, y generalmente trabajan con varios clientes al mismo tiempo. Los contratos con contratistas suelen definir los términos de la relación y especificar el carácter temporal del compromiso.
Ventajas y desventajas de contratistas vs empleados
La siguiente tabla resume las ventajas y desventajas de un contratista independiente frente a un empleado, con una ‘X’ indicando la ventaja de uno sobre el otro.
| Empleado | Contratista | |
| Compromiso a largo plazo | Sí | No |
| Facilidad para terminar la relación | No | Sí |
| Cambio rápido de responsabilidades | Sí | No |
| Tarifas de pago/compensación | Sí | No |
| Costos generales (beneficios, seguros, equipo, etc.) | No | Sí |
| Tiempo de gestión requerido | No | Sí |
| Requisitos de capacitación | Sí | No |
| Nivel de control sobre el trabajo | Sí | No |
Existe un riesgo significativo al contratar a un contratista con la intención de que trabaje estrechamente con empleados. Clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes cuando deberían ser clasificados como empleados puede exponer a los empleadores a una responsabilidad considerable y sanciones legales.
Por ejemplo, si un contratista mal clasificado sufre una lesión en el trabajo, podría demandar a la empresa para reclamar beneficios como la compensación de trabajadores, a la cual habría tenido derecho como empleado.
Los empleadores que no clasifican correctamente a sus trabajadores pueden enfrentar sanciones por incumplimiento de las leyes laborales y fiscales, incluyendo multas, pago retroactivo de salarios, horas extras no pagadas y el costo de beneficios como seguro de salud o contribuciones al desempleo. El IRS, la Agencia de Ingresos de Canadá y otras agencias gubernamentales también pueden imponer sanciones por no retener los impuestos correspondientes.
Ventajas de los contratistas frente a empleados (y viceversa)
Con suerte, a estas alturas ya tienes una idea general de las ventajas y desventajas de un contratista frente a un empleado y por qué podrías preferir contratar a uno u otro.
Siempre hay excepciones a la regla, pero a continuación se muestran algunas de las ventajas y desventajas típicas de cada uno.
Los empleados están más comprometidos
Debido a su estatus, los empleados permanentes pueden estar más interesados en el éxito a largo plazo de tu organización.
Los contratistas independientes también suelen trabajar con más de un cliente a la vez y establecer sus propias prioridades sobre a qué clientes dedicarles más atención.
Por otro lado, los contratistas también asumen riesgos financieros, lo que puede motivarlos a ofrecer resultados de alta calidad.
Los contratistas están enfocados
El trabajo que necesitas puede requerir solo un compromiso de tiempo breve y tener un inicio y un fin definidos.
Si ese es el caso, no tiene sentido asumir la carga financiera y de tiempo de contratar y luego despedir a un empleado, a menos que anticipes tener varios proyectos similares que se prolonguen indefinidamente.
Las relaciones con contratistas pueden ser más fáciles de finalizar
Puede ser más fácil prescindir de un contratista que terminar la relación laboral de un empleado si las cosas no funcionan bien. Sin embargo, esto depende de que existan cláusulas específicas en el acuerdo que simplifiquen la terminación.
Las responsabilidades de un empleado son más adaptables
Es más sencillo modificar rápidamente el alcance del rol, los objetivos y las metas de un empleado que hacerlo con un contratista. Esto le da al propietario del negocio flexibilidad para adaptarse con rapidez a prioridades cambiantes de proyectos o eventos imprevistos, como gestionar una crisis.
Salario vs compensación total
Debido al carácter temporal de su trabajo, al alto grado de especialización y la experiencia que aportan, los contratistas cobran tarifas horarias mucho más altas que los empleados que realizan trabajos similares.
Sin embargo, al contratar a un contratista evitas pagar costes asociados al empleo, como el seguro de salud, beneficios para empleados, tiempo libre pagado, planes de retiro, acceso a programas de bienestar y suministros y equipo de oficina.
Las tarifas por hora y la duración del tiempo que la persona trabaja influirán en el costo total. En muchos casos, el costo total de un empleado puede ser significativamente mayor que el de un contratista.
Los contratistas (pueden) ahorrar tiempo
Un contratista puede ahorrarte tiempo que normalmente dedicarías a incluir a un empleado en la nómina, preparar su espacio de trabajo, etc. La incorporación de contratistas, aunque es similar a la de un empleado, es un poco más sencilla, al igual que el establecimiento de sus KPIs.
Además, dado que no tienes control conductual sobre cómo realizan su trabajo, se requiere menos tiempo para gestionarlos.
Por otro lado, cuando dedicas tiempo a poner al tanto a un contratista independiente sobre un proyecto, esa inversión de tiempo se pierde si terminas contratando a otros contratistas para completar o corregir el trabajo previo.
Adicionalmente, la nómina de contratistas puede convertirse en una función separada de tu nómina habitual, agregando un nivel de complejidad al trabajo administrativo. (Si eso es lo que buscas, prueba esta lista del mejor software de nómina para contratistas.)
Los contratistas a menudo requieren menos capacitación
Un contratista independiente requiere menos capacitación ya que confía en su propia experiencia y pericia para realizar el trabajo y tiene control sobre cómo se realizará.
Los empleados pueden ser más fáciles de controlar
Puede que simplemente quieras tener un mayor grado de control sobre cómo se realiza el trabajo, en cuyo caso tiene más sentido contratar a un empleado en lugar de un contratista. A cambio de renunciar a ese control, los empleados reciben muchos derechos y protecciones que los contratistas no tienen.
Por ejemplo, los contratistas no están protegidos por las leyes contra la discriminación contempladas en la Ley de Derechos Civiles de EE.UU. o la Ley Canadiense de Derechos Humanos, que protegen a los empleados de un trato injusto por motivos de raza, género, edad u otras características protegidas.
Consejos para la clasificación
Clasificar erróneamente a un empleado puede tener consecuencias bastante graves, con empleados previamente contratados y el Departamento de Trabajo o el IRS llevando a tu equipo legal a los tribunales.
También pueden realizar una auditoría de tus prácticas de clasificación, cuyos resultados podrían hacerse públicos y dañar tu reputación como empleador.
¿Cómo evitar esto? El primer paso es ser proactivo a la hora de establecer prácticas de clasificación.
Sigue las directrices del IRS y del Departamento de Trabajo sobre los factores determinantes de control conductual, control financiero y la naturaleza de la relación para asegurar una clasificación adecuada.
Si hay alguna duda sobre cómo clasificar a un trabajador, los empleadores pueden presentar el Formulario SS-8 del IRS, que permite al IRS determinar oficialmente el estado del trabajador. Esto puede proporcionar claridad y protección tanto para la empresa como para el trabajador.
Ten en cuenta la supervisión sectorial
Ciertas industrias, como la sanitaria y la educativa, están sujetas a supervisión adicional y a requisitos normativos que van más allá de las leyes laborales estándar.
En estos sectores, los empleados deben cumplir con regulaciones específicas del sector relacionadas con licencias, certificaciones y protocolos de seguridad. Por ejemplo, los trabajadores de la salud pueden estar obligados a mantener licencias médicas específicas y a someterse a capacitaciones regulares para cumplir con normativas gubernamentales de salud y seguridad.
De manera similar, los educadores a menudo deben cumplir con estándares de certificación estatales o provinciales, así como realizar verificaciones de antecedentes para garantizar el cumplimiento de las políticas educativas locales.
Los empleadores en estos sectores deben asegurarse de que sus empleados no solo cumplan con las leyes laborales generales, sino también con los requisitos regulatorios adicionales propios de su área. No cumplir con estas normativas sectoriales puede conllevar graves sanciones legales, la pérdida de acreditaciones o incluso el cierre del negocio.
Ajústate a la ley
Algunos empleadores aceptan inocentemente la solicitud del trabajador de ser contratista independiente y, viceversa, el empleador insiste en una relación de contratista independiente e impone esta condición al trabajador.
Ya sea que haya consentimiento informado o "consentimiento" coercitivo, las partes están ignorando los factores de control a los que la ley recurrirá para determinar si corresponde una relación laboral o de contratista independiente.
Sin importar la intención o la inocencia en la motivación, puede seguir existiendo una clasificación inadecuada.
Otra causa de confusión es que existen diferentes pruebas para determinar el estatus de contratista independiente entre el gobierno federal y los estados.
Dentro de los estados, puede haber diferentes pruebas para determinar si un trabajador es elegible para desempleo, compensación laboral o pago de horas extra.
Las pruebas tienden a cambiar en función de leyes aprobadas, diferentes interpretaciones y también de las normativas promulgadas por diferentes administraciones.
En otras palabras, un trabajador puede ser considerado contratista independiente según la ley federal, pero empleado para efectos de compensación por desempleo estatal. Las normas en un estado pueden ser completamente diferentes a las de un estado vecino.
¿Cómo pueden ayudar profesionales como abogados y contadores?
En un artículo reciente sobre cómo contratar a tu primer empleado, sugerí que los fundadores y propietarios de pequeñas empresas aseguren tener acceso a un buen abogado y contador.
A menos que disfrutes leer códigos laborales y regulaciones de empleo en tu tiempo libre (quiero decir, ¿quién no lo hace?), recomiendo encarecidamente encontrar profesionales que puedan ayudarte a manejar cuestiones más complejas.
Consultar con abogados o especialistas en recursos humanos desde el principio te ayudará a asegurar la correcta clasificación de los trabajadores. Estos profesionales conocen bien las leyes laborales y pueden ayudarte a interpretar las regulaciones de la CRA, el IRS y el DOL.
Mientras que los abogados pueden ayudarte a navegar las prácticas del derecho común que afectan la clasificación de los trabajadores, los contadores pueden apoyar con la correcta retención de impuestos o el asesoramiento sobre impuestos por cuenta propia.
Dicho esto, gran parte de los dolores de cabeza relacionados con el cumplimiento de la clasificación pueden evitarse simplemente estableciendo una buena base en la relación tanto con contratistas como empleados.
El papel del software en la clasificación laboral
Además del asesoramiento profesional, el software adecuado de gestión de personal puede desempeñar un papel clave en mitigar los riesgos de una mala clasificación. Al registrar métricas clave como horas trabajadas, tareas completadas y estructura de pagos, el software puede ofrecer datos que ayudan a determinar si un trabajador cumple los criterios de empleado o contratista.
Estas herramientas también pueden ayudar a gestionar contratos, declaraciones fiscales y estatus de los trabajadores, reduciendo la carga administrativa y asegurando el cumplimiento de las normativas fiscales y laborales.
Los empleadores pueden utilizar software de RRHH para detectar posibles errores en la clasificación a tiempo, permitiéndoles ajustar contratos o prácticas laborales según sea necesario. Se recomienda combinar esta tecnología con la experiencia de tu equipo legal.
Pueden ayudarte a interpretar las leyes laborales y las regulaciones tributarias de la CRA y el IRS; ayudarte a comprender sus implicaciones y cómo se aplican en tu caso; y brindar orientación sobre prácticas del derecho común que puedan afectarte.
Utilizar contratistas independientes Y empleados
Muchas organizaciones contratan tanto contratistas independientes como empleados en algún momento de su trayectoria.
Herramientas como software de gestión de contratistas ayudan en la contratación, supervisión y pago de contratistas, y en asegurar el cumplimiento de las regulaciones. Simplifican la coordinación, mejoran la eficiencia y facilitan la gestión de tareas y proyectos relacionados con contratistas de manera eficaz.
Si estás pensando en contratar fuera de las fronteras de tu estado o país, quizás ha llegado el momento de investigar qué es una organización profesional de empleadores o de entender las relaciones de employer of record.
Cada uno puede ayudar si prefiere la idea de contar con personal permanente y desea mantenerse dentro del marco legal laboral en diferentes geografías, a la vez que reduce algunos de los dolores de cabeza comunes de recursos humanos.
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DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: La información proporcionada en este contenido es solo para fines informativos generales y no debe considerarse asesoría legal ni de recursos humanos. Cada empresa y situación es única, y las reglas y regulaciones sobre empleo y clasificación de trabajadores pueden variar según la ubicación y la industria. Recomendamos encarecidamente consultar con profesionales calificados en derecho, recursos humanos o impuestos para obtener orientación personalizada adaptada a sus necesidades y circunstancias específicas.
