Requisitos del software de RR. HH.: comprender sus necesidades
Comprender el papel de RR. HH. en las pequeñas empresas y las grandes empresas es esencial al evaluar los costes del software de RR. HH., para garantizar que la solución se ajuste al presupuesto y los objetivos de la empresa.
Para hacer frente a estas demandas cambiantes, el software de RR. HH. también está evolucionando. Ya no se utiliza únicamente para gestionar las nóminas—aunque esta sigue siendo una función principal importante de RR. HH.
Hoy más que nunca, implementar un software de RR. HH. es importante para garantizar que tu empresa siga siendo un empleador competitivo en un mercado laboral cambiante.
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Requisitos clave del software de RR. HH.
Cada empresa tendrá necesidades únicas en cuanto a las funciones y características de una solución de RR. HH. Sin embargo, existen algunos aspectos comunes para garantizar que el software de RR. HH. que elijas aumente la productividad y la satisfacción en toda la empresa.
Preguntas de selección para elegir un software de RR. HH.
Independientemente del tipo de software de gestión de RR. HH. que necesites, debes tener en cuenta estas consideraciones generales para asegurarte de obtener todos los beneficios del software de gestión de RR. HH.:
- ¿Será fácil de usar tanto para tus profesionales de RR. HH. como para tus empleados?
- ¿Se integra con tus otros sistemas de software de RR. HH.?
- ¿Es escalable y flexible si cambian las necesidades de tu empresa?
- ¿Está basado en la nube o alojado en las instalaciones?
- ¿Dispone de una aplicación móvil?
- ¿Cumple las normas de seguridad de datos, como el cumplimiento del RGPD?
- ¿Mejorará la eficiencia de las operaciones de recursos humanos (es decir, eliminará las hojas de cálculo)?
- ¿Ofrece automatizaciones para las tareas habituales que requieren mucho tiempo?
Una vez respondidas estas preguntas, puedes pasar a la siguiente fase del proceso de selección y comenzar a analizar las características de cada software.
Características clave de un software de RR. HH. eficaz
El software de RR. HH. es personalizable y existen muchas opciones diferentes para adaptarse a las necesidades empresariales específicas de tu empresa. Sin embargo, creemos que algunas características son beneficiosas en prácticamente cualquier caso:
- Portal de autoservicio para empleados: Dar a los empleados acceso directo para consultar documentos importantes, ver su horario, solicitar tiempo libre y realizar un seguimiento de la formación significa que solo contactarán con tu equipo de RR. HH. para asuntos importantes.
- Flujos de trabajo de contratación e incorporación: Busca herramientas integradas que ayuden a estandarizar y agilizar el proceso de contratación e incorporación, incluidas la publicación de ofertas de empleo, las cartas de oferta, las firmas digitales y las listas de comprobación para nuevas incorporaciones, todo en un mismo lugar.
- Funciones de inteligencia artificial (IA): Las herramientas de RR. HH. más avanzadas incluyen ahora IA para ayudar con tareas como la selección de currículos, el análisis predictivo de la rotación de empleados y las recomendaciones de aprendizaje personalizadas, lo que te ayuda a tomar decisiones más inteligentes y rápidas.
- Gestión del tiempo: La gestión automatizada del tiempo puede mejorar el flujo de trabajo, especialmente cuando los empleados tienen acceso directo. Muchos sistemas de RR. HH. incluyen calendarios por equipos y alertas de asistencia para ayudar a minimizar el efecto de las ausencias.
- Gestión de la inscripción en beneficios: La inscripción de autoservicio en los beneficios permite a los empleados consultar, seleccionar y actualizar sus paquetes de beneficios sin tener que recurrir a RR. HH., reduciendo los intercambios y garantizando el cumplimiento de los plazos de los beneficios.
- Oportunidades de aprendizaje: En un estudio de Quantum Workplace, los empleados señalaron las oportunidades de crecimiento como uno de los principales motivos de compromiso de los empleados. Considera una solución de RR. HH. que cuente con un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) integrado o un módulo de formación para ayudar a tus empleados a desarrollar sus habilidades con el tiempo.
- Análisis e informes: El software de RR. HH. recopila muchos datos de los empleados, pero no querrás tener que exportarlos a otro sistema para averiguar qué significan. El mejor software de RR. HH. incluye paneles de datos y capacidades analíticas integradas.
Requisitos específicos para los distintos tipos de software de RR. HH.
Aunque puede que solo busques una solución de gestión de empleados para problemas relacionados con una de estas áreas, el software principal de RR. HH. suele dividirse en cuatro categorías básicas:
- Gestión de datos de RR. HH. (por ejemplo, sistemas de información de recursos humanos o HRIS)
- Software de nóminas, finanzas y contabilidad
- Software de selección, contratación y incorporación
- Software de gestión del rendimiento de los empleados
Cada tipo de software tiene requisitos diferentes. Pero ¿cuáles son los requisitos de cada uno y qué deberías buscar al elegir tu solución de software principal de RR. HH.?
Requisitos del software de gestión de recursos humanos
El software de gestión de recursos humanos (HRMS) es un conjunto de aplicaciones que gestionan diversos procesos de RR. HH., como la contratación, las evaluaciones del rendimiento, el mantenimiento de la información de los empleados y muchas otras tareas.
Las soluciones de software HRMS varían considerablemente, desde software HRMS básico (también conocido como software HRIS) hasta soluciones muy avanzadas y complejas.
Dado que el software HRMS es tan variado, antes de poder evaluarlo, debes redactar una solicitud de propuestas de software de RR. HH. que defina lo que tu empresa necesita de él. Entre las funciones habituales del software HRMS se incluyen:
- Procesamiento de nóminas
- Gestión de los beneficios de los empleados
- Herramientas de selección y contratación
- Herramientas de incorporación y formación
- Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
- Almacenamiento de datos de los empleados
- Registros de asistencia u hojas de horas digitales
- Métricas y análisis de RR. HH.
En primer lugar, analiza las prioridades y los objetivos de tu empresa. ¿En qué áreas es más eficiente tu empresa? ¿Y en cuáles tiene dificultades para lograr la eficiencia? Céntrate en los aspectos en los que necesitas ayuda y elabora una lista de comprobación de requisitos que recoja las funciones que más necesitas.
A continuación, analiza los requisitos técnicos de tu empresa. ¿Cuántos registros de empleados deberán almacenarse? ¿Y cuántos usuarios tendrá tu software de RR. HH.?
Si necesitas que tu software HRMS admita determinados idiomas o te ayude con cuestiones normativas específicas, debes incluirlo en tu lista de comprobación de requisitos y también en tu caso de negocio.
No todas las soluciones de software HRMS incluyen funciones como la gestión de nóminas o la administración de beneficios como parte de su servicio básico, por lo que, si las necesitas, añádelas a tu lista.
Requisitos del software de nóminas y beneficios
El software de nóminas y beneficios para empleados te ayuda a hacer un seguimiento de los costes mensuales de los beneficios, procesar las nóminas, calcular y presentar los impuestos sobre las nóminas y gestionar tareas financieras relacionadas.
Con este tipo de software, las siguientes preguntas te ayudarán a determinar los requisitos de tu empresa:
- ¿Cuántos empleados tienes?
- ¿Tienes empleados temporales o de temporada?
- ¿Ofreces beneficios?
- ¿Qué experiencia tiene el administrador de tus nóminas?
- ¿Qué legislación debes cumplir?
- ¿Qué tipo de análisis necesitas?
- ¿Pagas incentivos de ventas o bonificaciones?
Para ayudarte a comparar estos detalles de varios proveedores, te recomiendo solicitar propuestas de nóminas al menos a tus 3 opciones principales, para simplificar el proceso.
Las empresas suelen necesitar un software de nóminas y beneficios que ofrezca las siguientes funciones:
- Integración con las bases de datos de RR. HH. existentes
- Asistencia para el cumplimiento fiscal
- Seguimiento de las vacaciones y las bajas por enfermedad
- Acceso de autoservicio de los empleados a sus recibos de nómina y formularios fiscales
- Seguimiento automático del derecho de los empleados a recibir beneficios
Al ampliar los sistemas de nóminas, es fundamental realizar un análisis de riesgos y definir los requisitos antes de elegir un proveedor. Desarrolla una tabla de evaluación sólida para seleccionar al socio adecuado para tus necesidades.
Requisitos del software de contratación
Las funcionalidades del software de contratación suelen incluir un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), gestión de las relaciones con los candidatos y software para entrevistas.
Entre las funcionalidades comunes a muchos subtipos de software de contratación se incluyen la publicación automática de ofertas de empleo en sitios web y redes sociales, la posibilidad de aceptar currículos en línea y herramientas para descartar candidatos no cualificados y comparar entre sí a los candidatos cualificados.
Según Business News Daily, las empresas deberían buscar un software de contratación que cumpla los siguientes requisitos:
- Puede publicar en bolsas de empleo específicas
- Cuenta con una interfaz adaptada a dispositivos móviles
- Ofrece precios flexibles
- Cuenta con un proceso de solicitud rápido
- Garantiza el cumplimiento de la legislación en materia de contratación
Además, si el precio es un factor limitante para tu inversión en software, las herramientas de contratación más asequibles suelen ser los sistemas de contratación para pequeñas empresas.
Requisitos del software de gestión del rendimiento
El software de gestión del rendimiento ayuda a las empresas a comprender mejor el rendimiento de sus empleados. Una de las principales ventajas de las herramientas de gestión del rendimiento es que permiten a los responsables de la empresa realizar un seguimiento y analizar los datos de los empleados, así como evaluar a cada empleado.
Para este tipo de software, los requisitos principales son los siguientes:
- Facilidad de uso
- Posibilidad de establecer objetivos
- Funciones de seguimiento del progreso
- Capacidad para proporcionar comentarios continuos
- Recordatorios automáticos de las fechas límite de las evaluaciones del rendimiento
- Comunicación sencilla entre empleados y responsables
Por supuesto, también querrás que tu software de gestión del rendimiento sea flexible, adaptable y compatible con tus otros sistemas. El precio de los sistemas de gestión del rendimiento también es crucial, ya que necesitarás una solución que se ajuste a tu presupuesto. ¡Lo mismo se aplica a cualquier software de RR. HH. que preselecciones!
A continuación, analizaremos esos requisitos y cómo evaluarlos.
Cómo evaluar el software de RR. HH.
¿Cómo puedes evaluar la flexibilidad y adaptabilidad de una solución de RR. HH.? ¿Y qué debes tener en cuenta al determinar el coste total de una solución de RR. HH.? Vamos a analizarlo.
Compatibilidad con los sistemas de RR. HH. existentes
Implementar una solución de gestión de RR. HH. probablemente implicará integrarla con otros sistemas que ya estén en uso, como software de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión financiera y gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto te permitirá compartir información de forma más eficiente y obtener una visión mucho más completa de los análisis de tu empresa.
Un proveedor debería poder decirte si su software es compatible con los demás sistemas que utilizas y permitirte probarlo antes de comprometerte con la compra. También querrás confirmar que el proveedor ofrecerá asistencia y actualizaciones continuas para garantizar la compatibilidad con los sistemas que puedas implementar en el futuro.
Flexibilidad y adaptabilidad
Las empresas no son estáticas, por lo que tu software de RR. HH. tampoco puede serlo. Debe crecer (o reducirse) según tus necesidades. Al buscar una solución de RR. HH., considera qué funciones clave y qué alcance prevés necesitar en el futuro. Si el software cuenta con las funciones adicionales que quieres, ¿cuánto costará implementarlas cuando llegue el momento?
La flexibilidad es fundamental. Tus procesos de RR. HH. pueden evolucionar con el tiempo, y el sistema debería permitirte adaptarte sin necesidad de una renovación completa. Debes poder personalizar los flujos de trabajo y los informes para adaptarlos a tus necesidades cambiantes.
Factores de coste que debes considerar
El coste del software de RR. HH. puede calcularse de distintas formas, y es importante tenerlo en cuenta al buscar una solución.
En muchos tipos de software, las empresas pagan una tarifa mensual por usuario o empleado, además de una tarifa mensual básica. Algunos sistemas también pueden cobrar una tarifa de implementación para configurar el software según los requisitos de tu sistema. Comprender los modelos de precios de los sistemas de información de RR. HH. puede ayudarte a elaborar un presupuesto eficaz para tu inversión en tecnología de RR. HH.
Las soluciones dirigidas a empresas más grandes tienen más probabilidades de exigir una compra única por un precio fijo, a menudo basado en el tamaño de la empresa. Ten en cuenta también que aumentar la capacidad de almacenamiento, implementar funciones adicionales y acceder a asistencia personalizada del proveedor del software probablemente implicará costes adicionales.
Las empresas más pequeñas pueden considerar que el software gratuito o de código abierto se adapta mejor a sus necesidades, pero tendrá limitaciones. El software de RR. HH. de código abierto solo te da acceso al código del software, por lo que necesitarás a alguien con conocimientos de programación para convertirlo en una solución utilizable.
Algunos proveedores pueden ofrecer software de RR. HH. gratuito o de bajo coste que resulte asequible al principio, pero que solo incluya funciones muy básicas. Con estos planes, añadir funciones adicionales te costará más.
Para profundizar en los costes de la tecnología de RR. HH., consulta nuestro artículo "¿Está tu organización preparada para la tecnología de RR. HH.?"
Cómo lanzar un nuevo software de RR. HH.
Introducir un software nuevo es difícil. De hecho, un informe de McKinsey reveló que solo el 16 % de los encuestados consideraba que las transformaciones digitales de sus empresas habían sido un éxito. Sin embargo, el lanzamiento satisfactorio de un software ofrece grandes beneficios. El software de RR. HH. puede aumentar la eficiencia, reducir los costes y mejorar la satisfacción y la retención de los empleados. Para obtener estos beneficios del software de gestión del capital humano o del software de RR. HH., es fundamental contar con un plan sólido.
Implementación de tu software de RR. HH.
Una vez que hayas elegido tu software de RR. HH., es hora de implementarlo. PeopleGoal recomienda un ciclo de implementación de seis semanas.
Esto incluye tiempo para que tu departamento de RR. HH. realice la configuración de la cuenta y las pruebas piloto antes de lanzar el software en toda la empresa.
Si sigues un proceso bien planificado y documentas cada paso, puedes asegurarte de encontrarte con el menor número posible de problemas.
Un equipo piloto formado por miembros de todos los niveles de la empresa y con distintos grados de conocimientos técnicos te ayudará a resolver los problemas durante el lanzamiento.
Los distintos tipos de empleados tendrán diferentes requisitos para tu software de RR. HH. y distintos puntos problemáticos a la hora de utilizarlo.
Tener en cuenta sus comentarios ayudará a que tu transformación digital de RR. HH. sea un éxito.
Introducción del software de RR. HH. a tu equipo
Una vez que hayas configurado el software, lo hayas probado y hayas resuelto cualquier problema planteado por el equipo piloto, es hora de presentarlo al resto de la empresa.
En este proceso, una buena comunicación es vital para crear una experiencia positiva para los empleados. Asegúrate de que tus empleados conozcan los detalles del lanzamiento y sepan dónde acudir para obtener asistencia al utilizar tu nueva solución de RR. HH.
Tu equipo debería sentirse entusiasmado con las ventajas que ofrece tu nuevo software de RR. HH. ¿Les ayudará a solicitar vacaciones fácilmente? ¿O contribuirá a mantener a salvo su información confidencial como empleados? ¿Garantizará que reciban sesiones de orientación programadas con regularidad, mejorando así su desarrollo profesional?
Si tus empleados sienten que obtienen algún beneficio, tendrás un mayor compromiso de los empleados y una mayor aceptación por parte de la empresa en su conjunto.
En particular, para la satisfacción de los empleados es importante que sepan que los escuchas.
Si un empleado siente que no tiene las habilidades necesarias para utilizar el nuevo software, asegúrate de que tenga oportunidades de formación adaptadas a sus necesidades.
O, si un empleado ha tenido una mala experiencia con lanzamientos de software anteriores, escucha sus inquietudes y abórdalas.
Cada empleado satisfecho con tu solución de RR. HH. influirá en los demás, contribuyendo a la satisfacción de los empleados en su conjunto.
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