Requisitos del software de RR. HH.: cómo comprender tus necesidades
Comprender el papel de RR. HH. en las pequeñas empresas y las grandes empresas es esencial al evaluar los costes del software de RR. HH., para garantizar que la solución se ajuste al presupuesto y a los objetivos de la empresa.
Para hacer frente a estas demandas cambiantes, el software de RR. HH. también está evolucionando. Ya no sirve únicamente para gestionar las nóminas, aunque esta sigue siendo una función esencial de RR. HH.
Hoy más que nunca, implementar un software de RR. HH. es importante para garantizar que tu empresa siga siendo un empleador competitivo en un mercado laboral cambiante.
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Requisitos clave del software de RR. HH.
Cada empresa tendrá necesidades únicas en cuanto a las funciones y características de una solución de RR. HH. Sin embargo, existen algunos aspectos comunes para garantizar que el software de RR. HH. que elijas aumente la productividad y la satisfacción en toda la empresa.
Preguntas de evaluación para seleccionar un software de RR. HH.
Independientemente del tipo de software de gestión de RR. HH. que necesites, debes tener en cuenta estos aspectos generales para asegurarte de obtener todas las ventajas del software de gestión de RR. HH.:
- ¿Será fácil de usar tanto para tus profesionales de RR. HH. como para tus empleados?
- ¿Se integra con tus otros sistemas de software de RR. HH.?
- ¿Es escalable y flexible si cambian las necesidades de tu empresa?
- ¿Está basado en la nube o alojado localmente?
- ¿Dispone de una aplicación móvil?
- ¿Cumple las normas de seguridad de los datos, como el cumplimiento del RGPD?
- ¿Mejorará la eficiencia de las operaciones de recursos humanos (es decir, eliminará las hojas de cálculo)?
- ¿Ofrece automatizaciones para las tareas habituales que requieren mucho tiempo?
Una vez respondidas estas preguntas, puedes pasar a la siguiente fase del proceso de selección y empezar a analizar las funciones específicas de cada software.
Características clave de un software de RR. HH. eficaz
El software de RR. HH. se puede personalizar y existen muchas opciones diferentes para adaptarse a las necesidades empresariales específicas de tu empresa. Sin embargo, creemos que algunas funciones son útiles en prácticamente cualquier caso:
- Portal de autoservicio para empleados: Dar a los empleados acceso directo para consultar documentos importantes, ver su horario, solicitar tiempo libre y hacer un seguimiento de la formación significa que solo contactarán con tu equipo de RR. HH. para asuntos importantes.
- Flujos de trabajo de contratación e incorporación: Busca herramientas integradas que ayuden a estandarizar y agilizar el proceso de contratación e incorporación, incluida la publicación de ofertas de empleo, las cartas de oferta, las firmas digitales y las listas de comprobación para nuevas incorporaciones, todo en un mismo lugar.
- Funciones de inteligencia artificial (AI): Las herramientas de RR. HH. más avanzadas ahora incluyen AI para ayudar con tareas como la selección de currículos, el análisis predictivo de la rotación de empleados y las recomendaciones de aprendizaje personalizadas, lo que te ayuda a tomar decisiones más inteligentes y rápidas.
- Gestión del tiempo: La gestión automatizada del tiempo puede mejorar el flujo de trabajo, especialmente cuando los empleados tienen acceso directo. Muchos sistemas de RR. HH. incluyen calendarios basados en equipos y alertas de asistencia para ayudar a minimizar el efecto de las ausencias.
- Gestión de la inscripción en beneficios: La inscripción de autoservicio en los beneficios permite a los empleados consultar, seleccionar y actualizar sus paquetes de beneficios sin tener que pasar por RR. HH., lo que reduce los intercambios innecesarios y garantiza el cumplimiento de los plazos de los beneficios.
- Oportunidades de aprendizaje: En un estudio de Quantum Workplace, los empleados señalaron las oportunidades de crecimiento como uno de los principales motivos para el compromiso de los empleados. Considera una solución de RR. HH. que disponga de un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) integrado o de un módulo de formación para ayudar a tus empleados a desarrollar sus habilidades con el tiempo.
- Análisis y generación de informes: El software de RR. HH. recopila muchos datos de los empleados, pero no querrás tener que exportarlos a otro sistema para saber qué significan. El mejor software de RR. HH. incluye paneles de datos y funciones de análisis integradas.
Requisitos específicos para distintos tipos de software de RR. HH.
Aunque es posible que solo busques una solución de gestión de empleados para resolver problemas en una de estas áreas, el software básico de RR. HH. suele dividirse en cuatro categorías principales:
- Gestión de datos de RR. HH. (por ejemplo, sistemas de información de recursos humanos, o HRIS)
- Software de nóminas, finanzas y contabilidad
- Software de selección, contratación y incorporación
- Software de gestión del rendimiento de los empleados
Cada tipo de software tiene requisitos diferentes. Pero ¿cuáles son los requisitos de cada uno y qué debes buscar al elegir tu solución de software principal de RR. HH.?
Requisitos del software de gestión de recursos humanos
El software de gestión de recursos humanos (HRMS) es un conjunto de aplicaciones que gestiona diversos procesos de RR. HH., incluidos la contratación, las evaluaciones del rendimiento, el mantenimiento de la información de los empleados y muchas otras tareas.
Las soluciones de software HRMS varían considerablemente, desde software HRMS básico (también conocido como software HRIS) hasta soluciones muy avanzadas y complejas.
Debido a la gran variedad del software HRMS, antes de evaluarlo debes redactar una solicitud de propuestas de software de RR. HH. que defina lo que tu empresa necesita de él. Entre las funciones habituales del software HRMS se incluyen:
- Procesamiento de nóminas
- Gestión de los beneficios de los empleados
- Herramientas de selección y contratación
- Herramientas de incorporación y formación
- Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
- Almacenamiento de datos de los empleados
- Registros de asistencia u hojas de control horario digitales
- Métricas y análisis de RR. HH.
En primer lugar, analiza las prioridades y los objetivos de tu empresa. ¿En qué aspectos es más eficiente tu empresa? ¿Y en cuáles tiene dificultades para lograr eficiencia? Céntrate en las áreas en las que necesitas ayuda y crea una lista de comprobación de requisitos para recopilar las funciones que más necesitas.
A continuación, analiza los requisitos técnicos de tu empresa. ¿Cuántos registros de empleados deberán almacenarse? ¿Y cuántos usuarios tendrá tu software de RR. HH.?
Si necesitas que tu software HRMS admita determinados idiomas o te ayude con cuestiones normativas específicas, debes incluirlo en tu lista de comprobación de requisitos y también en tu caso de negocio.
No todas las soluciones de software HRMS incluyen funciones como la gestión de nóminas o la administración de beneficios como parte de su servicio básico, por lo que, si son necesarias, añádelas a tu lista.
Requisitos del software de nóminas y beneficios
El software de nóminas y beneficios para empleados te ayuda a realizar un seguimiento de los costes mensuales de los beneficios, procesar las nóminas, calcular y presentar los impuestos sobre las nóminas y gestionar tareas financieras relacionadas.
Con este tipo de software, las siguientes preguntas te ayudarán a determinar los requisitos de tu empresa:
- ¿Cuántos empleados tienes?
- ¿Tienes empleados temporales o de temporada?
- ¿Ofreces beneficios?
- ¿Qué experiencia tiene tu administrador de nóminas?
- ¿Qué legislación debes cumplir?
- ¿Qué tipo de análisis necesitas?
- ¿Pagas incentivos o bonificaciones por ventas?
Para ayudarte a comparar estos detalles de varios proveedores, te recomiendo solicitar propuestas de nóminas a tus 3 principales opciones, como mínimo, para simplificar el proceso.
Las empresas suelen necesitar un software de nóminas y beneficios que ofrezca las siguientes funciones:
- Integración con las bases de datos de RR. HH. existentes
- Asistencia para el cumplimiento fiscal
- Seguimiento de las vacaciones y las bajas por enfermedad
- Acceso de autoservicio de los empleados a las nóminas y los formularios fiscales
- Seguimiento automático de la elegibilidad de los empleados para recibir beneficios
Al ampliar los sistemas de nóminas, es fundamental realizar un análisis de riesgos y una especificación de requisitos antes de elegir un proveedor. Desarrolla una matriz de evaluación sólida para seleccionar al socio adecuado para tus necesidades.
Requisitos del software de contratación
Las funciones del software de contratación suelen incluir un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), gestión de las relaciones con los candidatos y software para entrevistas.
Entre las funciones comunes a muchos subtipos de software de contratación se incluyen la publicación automática de ofertas de empleo en sitios web y redes sociales, la posibilidad de aceptar currículos en línea y herramientas para descartar candidatos no cualificados y comparar entre sí a los candidatos cualificados.
Según Business News Daily, las empresas deben buscar un software de contratación que cumpla los siguientes requisitos:
- Puede publicar ofertas en bolsas de empleo específicas
- Tiene una interfaz adaptada a dispositivos móviles
- Ofrece precios flexibles
- Cuenta con un proceso de solicitud rápido
- Garantiza el cumplimiento de la legislación laboral
Además, si el precio es un factor limitante para tu inversión en software, las herramientas de contratación más asequibles suelen ser los sistemas de contratación para pequeñas empresas.
Requisitos del software de gestión del desempeño
El software de gestión del desempeño ayuda a las empresas a comprender mejor el rendimiento de sus empleados. Uno de los principales beneficios de las herramientas de gestión del desempeño es que permiten a los responsables de la empresa realizar un seguimiento y analizar los datos de los empleados, así como evaluar a cada empleado.
Para este tipo de software, los requisitos principales son los siguientes:
- Facilidad de uso
- Posibilidad de establecer objetivos
- Funciones de seguimiento del progreso
- Capacidad para proporcionar comentarios continuos
- Recordatorios automáticos de las fechas límite de las evaluaciones del desempeño
- Comunicación sencilla entre empleados y responsables
Por supuesto, también querrás que tu software de gestión del desempeño sea flexible, adaptable y compatible con tus otros sistemas. El precio de los sistemas de gestión del desempeño también es fundamental, ya que necesitarás algo que se ajuste a tu presupuesto. ¡Lo mismo ocurre con cualquier software de RR. HH. que preselecciones!
A continuación, analizaremos estos requisitos y cómo evaluarlos.
Cómo evaluar el software de RR. HH.
¿Cómo puedes evaluar la flexibilidad y adaptabilidad de una solución de RR. HH.? ¿Y qué debes tener en cuenta al determinar el coste total de una solución de RR. HH.? Vamos a analizarlo.
Compatibilidad con los sistemas de RR. HH. existentes
Implementar una solución de gestión de RR. HH. probablemente implique integrarla con otros sistemas que ya estén en funcionamiento, como software de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión financiera y gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Esto te permitirá compartir información de forma más eficiente y obtener una visión mucho más completa de los análisis de tu empresa.
Un proveedor debería poder decirte si su software es compatible con los demás sistemas que utilizas y permitirte probarlo antes de comprometerte con la compra. También querrás confirmar que el proveedor ofrecerá asistencia y actualizaciones continuas para garantizar la compatibilidad con los sistemas que puedas implementar en el futuro.
Flexibilidad y adaptabilidad
Las empresas no son estáticas, por lo que tu software de RR. HH. tampoco puede serlo. Tiene que crecer (o reducirse) según tus necesidades. Al buscar una solución de RR. HH., considera qué funciones clave y qué alcance esperas necesitar en el futuro. Si el software cuenta con las funciones adicionales que quieres, ¿cuánto costará implementarlas cuando llegue el momento?
La flexibilidad es clave. Tus procesos de RR. HH. pueden evolucionar con el tiempo, y el sistema debería permitirte adaptarte sin necesidad de una renovación completa. Necesitas poder personalizar los flujos de trabajo y los informes para adaptarlos a tus necesidades cambiantes.
Factores de coste que debes considerar
El coste del software de RR. HH. se puede calcular de distintas formas, y es importante tenerlo en cuenta durante el proceso de búsqueda.
En muchos tipos de software, las empresas pagan una tarifa mensual por usuario o empleado además de una tarifa mensual básica. Algunos sistemas también pueden cobrar una tarifa de implementación para configurar el software según los requisitos de tu sistema. Comprender los modelos de precios de los HRIS puede ayudarte a elaborar un presupuesto eficaz para tu inversión en tecnología de RR. HH.
Las soluciones dirigidas a empresas más grandes suelen exigir un pago único por un precio fijo, a menudo basado en el tamaño de la empresa. Ten en cuenta también que aumentar la capacidad de almacenamiento, implementar funciones adicionales y acceder a un soporte personalizado del proveedor del software probablemente implicará costes adicionales.
Las empresas más pequeñas pueden considerar que el software gratuito o de código abierto se adapta mejor a sus necesidades, pero tendrá limitaciones. El software de RR. HH. de código abierto solo te da acceso al código del software, por lo que necesitarás a alguien con conocimientos de programación para convertirlo en una solución utilizable.
Algunos proveedores pueden ofrecer software de RR. HH. gratuito o de bajo coste que resulta asequible para empezar, pero que solo incluye funciones muy básicas. Con estos planes, añadir funciones adicionales te costará más.
Para profundizar en los costes de la tecnología de RR. HH., consulta nuestro artículo «¿Está tu organización preparada para la tecnología de RR. HH.?»
Cómo implementar un nuevo software de RR. HH.
Introducir un nuevo software es difícil. De hecho, un informe de McKinsey descubrió que solo el 16 % de los encuestados consideraba que las transformaciones digitales de sus empresas habían sido exitosas. Sin embargo, una implementación de software exitosa aporta grandes beneficios. El software de RR. HH. puede aumentar la eficiencia, reducir los costes y mejorar la satisfacción y la retención de los empleados. Para obtener estos beneficios del software HCM o del software de RR. HH., es fundamental contar con un plan sólido.
Implementación de tu software de RR. HH.
Una vez que hayas elegido tu software de RR. HH., es hora de implementarlo. PeopleGoal recomienda un ciclo de implementación de seis semanas.
Esto incluye tiempo para que tu departamento de RR. HH. realice la configuración de la cuenta y las pruebas piloto antes de lanzar el software en toda la empresa.
Si sigues un proceso bien planificado y documentas cada paso, puedes asegurarte de encontrar el menor número posible de problemas.
Un equipo piloto formado por miembros de todos los niveles de la empresa y con distintos grados de conocimientos técnicos te ayudará a resolver los problemas del lanzamiento.
Los distintos tipos de empleados tendrán requisitos diferentes para tu software de RR. HH. y distintos puntos problemáticos a la hora de utilizarlo.
Tener en cuenta sus comentarios ayudará a que tu transformación digital de RR. HH. sea un éxito.
Introducción del software de RR. HH. a tu equipo
Una vez que hayas configurado el software, lo hayas probado y hayas resuelto cualquier problema planteado por tu equipo piloto, es hora de presentarlo al resto de la empresa.
En este proceso, una buena comunicación es fundamental para crear una experiencia positiva para los empleados. Asegúrate de que tus empleados conozcan los detalles del lanzamiento y sepan dónde acudir para recibir asistencia al utilizar tu nueva solución de RR. HH.
Tu equipo debería sentirse ilusionado por las ventajas que ofrece tu nuevo software de RR. HH. ¿Les ayudará a solicitar fácilmente sus vacaciones? ¿O contribuirá a mantener a salvo su información confidencial como empleados? ¿Garantizará que reciban sesiones de formación programadas con regularidad y, por tanto, mejorará su desarrollo profesional?
Si tus empleados sienten que también obtienen algo a cambio, tendrás un mayor compromiso de los empleados y una mejor aceptación por parte de la empresa en su conjunto.
En particular, es importante para la satisfacción de los empleados que sepan que los estás escuchando.
Si un empleado siente que no tiene las habilidades necesarias para utilizar el nuevo software, asegúrate de que tenga oportunidades de formación adaptadas a sus necesidades.
O, si un empleado ha tenido una mala experiencia con lanzamientos de software anteriores, escucha sus preocupaciones y abórdalas.
Cada empleado satisfecho con tu solución de RR. HH. influirá en los demás, contribuyendo a la satisfacción de los empleados en su conjunto.
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