Cómo elegir software de RR. HH.
Elegir el software de RR. HH. adecuado es fundamental para tu equipo. Ahorra tiempo, garantiza la precisión, te ayuda a cumplir la normativa y mejora tu ROI. Pero si eliges el incorrecto, te arriesgas a sufrir ineficiencias, errores y costosos problemas de cumplimiento.
Esta guía está dirigida a profesionales de RR. HH. que quieren tomar decisiones informadas. Tanto si eres propietario de una pequeña empresa como si diriges un departamento de RR. HH. grande, comprender los matices de tus opciones es clave. Adentrémonos en cómo tomar la decisión adecuada para tu organización.
6 aspectos que debes buscar al elegir software de RR. HH.
Evalúa las soluciones de software de RR. HH. centrándote en los factores clave que se ajusten a las necesidades y objetivos de tu equipo. Si conoces tus requisitos, estarás mejor preparado para elegir los candidatos más adecuados.
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Ten en cuenta estos elementos durante la selección del software:
1. Flexibilidad de los planes
La flexibilidad de los planes influye en la capacidad del software para adaptarse a las necesidades cambiantes de tu organización, ya sea mediante la mejora o reducción de los planes, o mediante la compra de complementos. Esto es importante porque tu equipo puede crecer o cambiar, y necesitarás una solución escalable que se adapte contigo.
Busca planes que ofrezcan actualizaciones sencillas sin tarifas elevadas o soluciones que combinen diferentes módulos de sistemas de RR. HH. de forma gradual. Pregunta a los proveedores por sus políticas de actualización durante las demostraciones y si se dirigen principalmente a pequeñas empresas, medianas empresas o grandes empresas.
2. Acceso a los datos e informes
El acceso a los datos y los informes te permite obtener información de los datos de tus empleados y tomar mejores decisiones. Es vital para la gestión de RR. HH., así como para mantener el cumplimiento de la normativa.
Asegúrate de que el software ofrezca informes personalizables y opciones sencillas para exportar la información de los empleados. Prueba las funciones de generación de informes durante un periodo de prueba para valorar su facilidad de uso.
3. Integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas
La integración con tu conjunto de herramientas tecnológicas de RR. HH. garantiza que el software de RR. HH. funcione perfectamente con tus herramientas actuales. Es esencial para mantener la productividad y la coherencia de los datos, y ayuda a agilizar tus flujos de trabajo de RR. HH.
Comprueba si el software se integra con tu software de nóminas (o busca un software de RR. HH. con procesamiento de nóminas), CRM o sistema de seguimiento de candidatos (ATS), así como con otros sistemas basados en la nube. Solicita demostraciones de las integraciones para verlas en funcionamiento.
4. Incorporación y asistencia
Unos servicios sólidos de incorporación y asistencia pueden facilitar la transición al nuevo software. Esto se traduce en una mejor implementación de tu nueva plataforma de RR. HH. y en una mayor adopción tanto por parte de tu departamento de RR. HH. como de los empleados.
Evalúa la disponibilidad de recursos de formación, asistencia en directo y foros comunitarios. Durante una demostración, pregunta por el tiempo medio de respuesta a las consultas de asistencia y por la disponibilidad de gestores de cuentas específicos.
5. Opciones de personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar la plataforma de RR. HH. a tus necesidades específicas. Esto es importante para garantizar que la herramienta se ajuste a tus flujos de trabajo principales de RR. HH. Busca herramientas de RR. HH. que te permitan personalizar campos, paneles y procesos, así como proveedores que te apoyen durante esta personalización.
6. Funciones de automatización
Las funciones de automatización ayudan a agilizar las tareas y los flujos de trabajo repetitivos. Ya sea para contratar a los mejores talentos, incorporar a nuevas contrataciones, gestionar la forma en que los empleados envían solicitudes de tiempo libre u otras tareas habituales de RR. HH., la automatización puede tener un gran impacto.
La automatización ayuda al personal de RR. HH. a ahorrar tiempo y reducir errores. Asegúrate de que el software automatice las funciones clave de RR. HH. relevantes para tu equipo y prueba las capacidades de automatización durante una demostración o prueba gratuita para comprobar su impacto.
Cómo elegir un software de RR. HH.: un marco de trabajo de 5 pasos
Para seleccionar el software de RR. HH. adecuado, empieza por identificar las necesidades y los retos de tu empresa. Esto te ayudará a delimitar el tipo de software de RR. HH. que mejor se adapta a tu negocio, ya sea un sistema HCM o HRIS, u otro tipo de SaaS de RR. HH.
A continuación, puedes evaluar las funciones que se ajusten a estos requisitos y probarlas mediante demostraciones o periodos de prueba. Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a tomar una decisión informada sobre la tecnología de RR. HH.:
Paso 1: identifica tus necesidades
Empieza por determinar las necesidades de tu equipo para sentar las bases de la selección del mejor software de RR. HH.:
Recopila las aportaciones de las partes interesadas
Involucra a las partes interesadas clave, como RR. HH., nóminas y TI, para obtener una visión completa de tus necesidades. Organiza reuniones o envía encuestas para recopilar sus opiniones. Pregúntales qué funciones consideran insuficientes en el sistema actual. Da prioridad a los comentarios de quienes utilizarán el software a diario.
Enumera y prioriza los puntos problemáticos
Identifica los puntos problemáticos de tu sistema actual. ¿Qué ralentiza a tu equipo de RR. HH.? Crea una lista y ordénalos según su impacto en el flujo de trabajo. Entre los problemas habituales pueden encontrarse los siguientes:
- Introducción manual de datos: ¿La gestión de tu base de datos de RR. HH. consume demasiado tiempo de tus profesionales de RR. HH.?
- Falta de integración: ¿La administración y la inscripción en los beneficios, la gestión del ciclo de vida del empleado y la planificación de la plantilla se llevan a cabo en tecnologías de RR. HH. dispersas y desconectadas?
- Capacidades limitadas de generación de informes: ¿A los responsables de RR. HH. les cuesta elaborar informes y supervisar aspectos como el compromiso de los empleados, la retención y el rendimiento de los empleados?
Alinea las políticas y los objetivos
Asegúrate de que tus requisitos estén alineados con las políticas y los objetivos internos. Comprueba si debes cumplir algún protocolo de seguridad de datos o requisito normativo. Alinea tus preferencias de proveedores con el presupuesto y la dirección estratégica de tu organización.
Distingue entre lo imprescindible y lo deseable
Distingue entre las funciones imprescindibles y las deseables. Las imprescindibles son esenciales para tus operaciones, como la gestión de nóminas y de la plantilla, la administración de los beneficios de los empleados o la gestión de datos de RR. HH.
Las funcionalidades deseables podrían ser características que mejoren la experiencia del usuario o potencien la experiencia de tus empleados. Pueden ser aplicaciones móviles, herramientas de gestión del rendimiento, un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) o un portal de autoservicio para empleados.
Preguntas que debes hacer:
- ¿Qué quejas u obstáculos surgen con más frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
- ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales problemas?
- ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
Paso 2: Investiga a los proveedores
Investiga y compara en profundidad los proveedores de software de RR. HH. para encontrar la opción que mejor se adapte a tu equipo:
Analiza a los proveedores
Empieza con análisis generales utilizando sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos. Busca opiniones sobre la experiencia de usuario y la atención al cliente. Presta atención a los elogios o las quejas recurrentes. Esto te proporcionará una visión general de la reputación de cada proveedor.
Compara en función de tus necesidades
Relaciona las herramientas con el tamaño y las necesidades de tu empresa. Considera si necesitas integraciones con los sistemas actuales o una solución integral, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS) o un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS).
Decide si la externalización es mejor que crear un modelo interno. Además, si tu sistema actual se te ha quedado pequeño y necesitas actualizar tu software de RR. HH., considera cómo será el proceso de migración o desvinculación de tu herramienta de RR. HH. actual.
Cuanto más pequeño sea el departamento de RR. HH., mejor será utilizar menos sistemas, por lo que puede que al principio quieras obtener un sistema de RR. HH. integral y, posteriormente, ampliarlo con herramientas más especializadas a medida que evolucionen tus necesidades. Por eso es fundamental que pueda integrarse bien, idealmente mediante API abiertas o conectores nativos.
Identifica los factores diferenciadores clave
Busca factores diferenciadores como el apoyo durante la implementación y la experiencia de usuario. Considera la flexibilidad para casos de uso específicos si tu equipo tiene necesidades particulares. Comprueba si los proveedores ofrecen soluciones personalizadas o paquetes estándar para todos.
Documenta tus conclusiones
Lleva un registro de tu investigación documentando tus conclusiones. Crea una hoja de cálculo para comparar las funciones, los precios y la asistencia. Esto te ayudará a tomar decisiones fundamentadas y a mantener a tu equipo alineado.
Preguntas que debes hacer:
- ¿Qué hace mejor cada herramienta?
- ¿Se adapta al tamaño de tu equipo, tu presupuesto y tu conjunto tecnológico?
- ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
- ¿Qué flexibilidad ofrece la herramienta para requisitos específicos?
- ¿Cuáles son los factores diferenciadores clave?
Principales programas de RR. HH. que debes considerar
Esta es mi lista de las 10 mejores opciones de software de RR. HH. disponibles, para ayudarte a comenzar tu búsqueda:
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Paso 3: Preselecciona proveedores y contacta con ellos
Una vez que hayas investigado, es hora de reducir tus opciones de proveedores y comenzar a hablar con posibles socios:
Preselecciona proveedores
Selecciona entre 2 y 4 proveedores basándote en tu investigación anterior y céntrate en los que mejor se ajusten a las necesidades y el presupuesto de tu equipo. Esto facilita la gestión y comparación de las opciones. Asegúrate de que cada proveedor cumpla la mayoría de tus prioridades.
Envía una RFI o RFP
Considera enviar una RFP o RFI de software de RR. HH. para recopilar información detallada de los proveedores preseleccionados. Esto te ayuda a comprender la oferta y las capacidades de cada uno, y les da la oportunidad de adaptar su propuesta a tus necesidades específicas. Utiliza este paso para aclarar cualquier incertidumbre y obtener detalles concretos sobre precios y funciones.
Programa demostraciones y haz preguntas
Programa demostraciones con los proveedores preseleccionados y prepara preguntas concretas. Aprovecha este momento para ver el software en acción y evaluar la experiencia de usuario. Pregunta por funciones específicas y por cómo abordan tus principales problemas.
Utiliza criterios de evaluación coherentes
Aplica los mismos criterios de evaluación a todos los proveedores. Esto garantiza una comparación justa y te ayuda a identificar la opción que mejor encaja. Crea una lista de comprobación o una tabla de puntuación para registrar las fortalezas y debilidades de cada proveedor.
Haz estas preguntas:
- ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nosotros?
- ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofrecéis?
- ¿Qué funciones requieren una actualización del plan?
- ¿Cómo aborda vuestro software los problemas específicos que tenemos?
- ¿Hay costes ocultos que debamos conocer?
Paso 4: Elabora el caso de negocio
Convierte tu investigación sobre los proveedores en un caso de negocio sólido que tu equipo directivo comprenda y respalde:
Resume los problemas y los resultados
Comienza resumiendo los problemas a los que se enfrenta tu equipo y el impacto que tienen en la productividad, el rendimiento o la eficiencia de tus operaciones de RR. HH.. Destaca los resultados que esperas obtener con el nuevo software y cómo abordarán los problemas que has expuesto. Utiliza ejemplos concretos para mostrar los beneficios y las mejoras esperadas.
Presenta estimaciones de costes y plazos
Obtén estimaciones básicas de costes y plazos de implementación a partir de tu investigación sobre los proveedores. Presenta estos datos claramente a tu equipo directivo. Utiliza guías de precios del software de RR. HH. para ofrecer un intervalo de costes. Incluye plazos para mostrar cuándo comenzarán a obtenerse los beneficios.
Explica el ROI y los riesgos
Explica el ROI y las mejoras de eficiencia que aportará el software. Destaca los riesgos financieros y operativos de no realizar ningún cambio, y demuestra cómo el software ahorrará tiempo y reducirá los errores, mejorando la productividad general.
Haz estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son los beneficios financieros y operativos?
- ¿Cuándo veremos un retorno de la inversión?
- ¿Qué métricas indicarán el éxito?
Paso 5: Implementación e incorporación
Una vez que hayas seleccionado un proveedor de software de RR. HH., planifica un proceso de incorporación fluido para tu equipo:
Comunica el plan de implementación
Comunica claramente el plan de implementación a todos los usuarios, no solo al departamento de RR. HH. Comparte los plazos y lo que implica cada fase, especialmente si la migración requiere actualizar documentos o datos de los empleados.
Asegúrate de que todos entiendan su papel en la transición. Utiliza correos electrónicos o reuniones de equipo para mantener a todos informados, organiza sesiones de preguntas y respuestas y optimiza el cambio a tu nuevo sistema.
Asigna responsables internos
Asigna responsables internos y personas de contacto para el software. Esto puede incluir a responsables de RR. HH., directivos y mandos intermedios. Tu proceso de selección de estos responsables debe tener en cuenta su nivel de influencia y su amplia cobertura, de modo que todos los empleados tengan una persona de referencia.
Estas personas gestionarán la implementación y responderán a cualquier pregunta, así que asegúrate de que estén formadas y preparadas para orientar a sus equipos. Esto ayuda a mantener una transición fluida.
Garantiza la formación y la adopción
Asegúrate de que los equipos completen la formación y adopten la herramienta de forma coherente. Utiliza los recursos proporcionados por el proveedor siempre que sea posible y establece plazos para completar la formación. Supervisa el uso y aborda cualquier resistencia o dificultad que surja.
Crea canales de opinión
Establece canales de opinión durante la implementación para recopilar las aportaciones de los usuarios y mejorar los procesos en tiempo real. Las revisiones periódicas con tu equipo ayudarán a perfeccionar el proceso de implementación y fomentarán una adopción generalizada.
Haz estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable de la implementación?
- ¿Cómo harás un seguimiento del éxito inicial?
- ¿Qué recursos de formación están disponibles?
- ¿Cómo gestionarás los comentarios de los usuarios?
¿Qué viene después?
Si necesitas un poco más de ayuda para decidir cuál es el software de RR. HH. adecuado para tu empresa, merece la pena volver a revisar tu lista de requisitos del software de RR. HH. para ver dónde puedes reducir tus opciones. También puedes crear una solicitud de propuestas de software de RR. HH. para obtener más información de los posibles proveedores sobre lo que ofrecen.
