36 características clave que debes buscar en un HRMS y por qué
Las funciones del software HRMS son herramientas que facilitan y hacen más eficiente la gestión de las nóminas, los beneficios, la contratación, las evaluaciones de los empleados y la formación. Con el HRMS adecuado, puedes aumentar la productividad, optimizar tus tareas de RR. HH. y mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo. En este artículo, desglosaré las funciones clave del software HRMS y te mostraré cómo cada una puede ayudar a que tu empresa funcione de forma más fluida.
¿Qué es un sistema HRMS?
En esencia, los sistemas de gestión de recursos humanos son herramientas digitales utilizadas para respaldar los procesos de RR. HH. de una organización. Este tipo de software puede incluir funciones de contratación, gestión de nóminas, datos de los empleados, rendimiento de los empleados, funcionalidades de administración de compensaciones y beneficios, y hojas de horas.
La función de un HRMS es aprovechar la tecnología para aumentar la eficiencia y ayudar a los responsables a crear equipos más felices y productivos.
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El software HRMS moderno incluye funciones que garantizan el cumplimiento de las normas y regulaciones de contratación, lo que facilita que los equipos de RR. HH. cumplan con la normativa.
36 funciones importantes de los HRMS
Los mejores softwares y herramientas HRMS ofrecen muchas soluciones, como funciones generales de RR. HH., control horario y de asistencia, análisis, contratación, incorporación, RR. HH. social, aprendizaje y desarrollo, cumplimiento normativo y soluciones de nóminas. Una solución HRMS ayuda a los profesionales de RR. HH. a desarrollar un sistema eficiente de gestión de recursos humanos y a mejorar la experiencia general de los empleados.
A. Funciones generales de RR. HH.
El software HRMS ideal ofrece funciones generales de recursos humanos, como administración de beneficios, compatibilidad móvil y herramientas de autoservicio para empleados y responsables.
1. Base de datos centralizada
En el núcleo de cualquier HRMS se encuentra su base de datos centralizada, que sirve como fuente única y segura de información para todos los datos relacionados con los empleados, donde puedes almacenar, organizar y consultar registros de empleados, detalles de nóminas y documentación de cumplimiento normativo. Esto aumenta la eficiencia y garantiza la precisión de los datos en las distintas funciones de RR. HH., facilita la toma de decisiones y mejora la productividad de tu equipo de RR. HH.
2. Administración de beneficios
Gestionar los beneficios de los empleados e incluirlos en los cálculos de las nóminas puede consumir mucho tiempo. Un sistema de gestión de recursos humanos permite acceder fácilmente a módulos de administración de beneficios que te conectan con prestaciones como planes de pensiones, seguros médicos, permisos de maternidad, bajas por enfermedad y vacaciones.
3. Compatibilidad móvil
Los proveedores de soluciones HRMS pueden ofrecer software de RR. HH. en la nube o soluciones locales. También pueden disponer de aplicaciones móviles para los sistemas operativos Android e iOS. Para maximizar la eficiencia, tu software HRMS debería ofrecer soluciones accesibles desde cualquier lugar. Una de las ventajas del software de RR. HH. en la nube y de la compatibilidad móvil (al menos desde el sitio web) es que permiten a tus empleados acceder a la información estén donde estén.
4. Autoservicio (responsables)
Las funciones de autoservicio para responsables te ayudan a acelerar los procesos de RR. HH. y te permiten realizar diversas tareas, como revisar las solicitudes de los candidatos, introducir datos de las evaluaciones de rendimiento, aprobar solicitudes de reembolso de gastos y acceder a la información de los empleados.
5. Autoservicio (empleados)
Las funciones de autoservicio para empleados permiten que tus empleados introduzcan sus datos personales, consulten el estado de sus beneficios y soliciten tiempo libre. Esto puede ahorrar mucho tiempo a tu departamento de RR. HH., ya que sus miembros ya no tienen que actuar como intermediarios entre tu personal y esta información (también es una ventaja clave del software de gestión de recursos humanos). Algunas herramientas avanzadas incluso pueden contar con chatbots de RR. HH. para responder consultas.
B. Funciones de gestión de la plantilla
El software HRMS con funciones de control horario y de asistencia puede incluir funciones como gestión de ausencias, planificación de empleados, registro de entradas y salidas, cumplimiento normativo, estimaciones de costes e integración con las nóminas.
6. Gestión de ausencias
El software HRMS puede ayudarte a realizar un seguimiento y gestionar las ausencias de tus empleados. Facilita que los responsables sepan quién está y quién no, así como los motivos: ya sea por vacaciones, baja por enfermedad, baja por maternidad u otro tipo de permiso remunerado.
7. Programación de empleados
El software de programación de empleados te permite crear módulos de asistencia, gestionar horarios y configurar avisos y alertas que te permiten comprobar aspectos como la asistencia o las horas extra (también existen muchas otras ventajas del software de programación de empleados).
8. Registro de entrada & salida
Los módulos de control horario y asistencia permiten a tus empleados llevar un registro de sus horas. Algunos sistemas ofrecen opciones avanzadas de registro de entrada, como códigos PIN, escáneres biométricos, lectores de tarjetas magnéticas y herramientas de reconocimiento de huellas dactilares y facial.
9. Cumplimiento normativo
Independientemente del país o la región en la que operes, debes cumplir todas las normativas y leyes relacionadas con el lugar de trabajo. Por ejemplo, las normas laborales limitan el número de horas que las personas pueden trabajar al día o a la semana.
El software HRMS puede incluir funciones que comprueben y utilicen datos con fines de elaboración de informes y cumplimiento normativo. También proporciona avisos y notificaciones automáticos cuando no se cumplen las normas legislativas.
10. Estimaciones de costes
El software avanzado de recursos humanos utiliza datos históricos de RR. HH. para ofrecer funciones de estimación de tiempo y costes para distintos proyectos, lo que te permite prever mejor las necesidades de recursos en el futuro.
11. Integración de nóminas
El uso de software HRMS para gestionar las nóminas te permite integrar los módulos de asistencia y control horario con la funcionalidad de nóminas. De este modo, obtienes datos precisos del ciclo de nómina que puedes utilizar para calcular los salarios y las prestaciones de los empleados, todo ello en un sistema integral.
C. Funciones analíticas
Una de las principales ventajas de un HRMS (bueno, de algunos de ellos) es que te permite recopilar todo tipo de datos útiles sobre los empleados para ayudarte a gestionarlos y pensar estratégicamente.
Algunas funciones analíticas presentes en el software y los sistemas de gestión de RR. HH. incluyen paneles personalizables, informes en tiempo real, capacidades de predicción, recopilación automatizada de datos, controles de acceso y análisis financiero.
12. Paneles personalizables
Es importante adoptar un sistema personalizable que se adapte a las necesidades de tu departamento de RR. HH. Esto incluye desde permitir a los usuarios crear paneles personales hasta ofrecer distintas opciones de color y otras opciones de personalización. Esto puede ayudar a aumentar la implicación de tus empleados con el software HRMS.
13. Informes en tiempo real
Tu HRMS debería ofrecer análisis e informes adaptados y personalizables a partir de los datos de tu sistema. La información y los informes en tiempo real te permiten tomar decisiones oportunas que mejoran el rendimiento en relación con los KPI.
14. Capacidades de previsión
El software HRMS ideal debería permitirte revisar los datos y ofrecer una guía sobre el rendimiento futuro de acuerdo con los KPI y objetivos deseados. Las soluciones de previsión pueden ayudarte a determinar cuántas horas requerirá una tarea o cuántos empleados deberían asignarse a determinados proyectos.
15. Recopilación automatizada de datos
El software HRMS con paquetes de análisis de RR. HH. te permitirá acceder a cualquier información que necesites, cuando la necesites, para ayudarte a obtener la información relevante que buscas. Esto incluye acceder a información y datos más allá de su propia base de datos, integrándose con CRM, ERP y otras fuentes para generar informes avanzados.
16. Análisis y conocimientos basados en IA
A medida que la inteligencia artificial desempeña un papel cada vez más importante en la tecnología de RR. HH., las organizaciones pueden utilizar software HRMS basado en IA para descubrir información más profunda sobre el rendimiento de los empleados, las tendencias de rotación y la planificación de la plantilla. Esto puede ayudar a predecir las necesidades futuras de RR. HH., optimizar la dotación de personal e identificar a los empleados en situación de riesgo para intervenir de forma temprana.
17. Controles de acceso
El acceso a la información, los informes y los datos se designará como privado o público. El mejor software HRMS cuenta con funciones de administración para asignar niveles o categorías de acceso a diferentes recursos. Esto permite mejorar la seguridad de los datos y prohibir que se comparta información clasificada con usuarios no autorizados.
18. Análisis financiero
El software HRMS ideal puede incluir paquetes de análisis capaces de recopilar y evaluar diversos grados de datos financieros para ayudar a la dirección en los procesos de toma de decisiones.
D. Funciones de contratación e incorporación
Muchos sistemas HRMS incluyen funciones de contratación e incorporación para agilizar el proceso de selección y crear una experiencia fluida para los candidatos contratados.
Esto incluye funciones clave como plantillas de ofertas de empleo, un sistema de seguimiento de candidatos, formularios e informes sin papel, capacidades de gamificación, recordatorios automatizados y herramientas de gestión del periodo de prueba.
19. Funciones de selección
Al centralizar la selección dentro de un HRMS, los equipos pueden reducir el tiempo necesario para contratar y mejorar la colaboración entre departamentos.
Entre las herramientas clave de selección que suelen encontrarse en un HRMS se incluyen un sistema de seguimiento de candidatos, el análisis de currículos y las integraciones para publicar ofertas de empleo en bolsas de trabajo populares. Algunos sistemas también ofrecen herramientas de puntuación de candidatos y programación de entrevistas para simplificar el proceso de selección inicial.
20. Funciones sin papel
Las funciones de incorporación impulsadas por la tecnología en el software HRMS son cada vez más digitales y no requieren papel, ya que son más rentables, respetuosas con el medio ambiente y seguras. Actualmente existen contratos de trabajo, formularios fiscales, solicitudes de prestaciones y solicitudes de permisos sin papel, entre otros.
21. Capacidades de gamificación
Gamificar las funciones de incorporación o de evaluación del desempeño puede crear un entorno laboral más interactivo y atractivo para el personal. No es una función imprescindible para la mayoría de los programas HRMS, pero sin duda supone una gran ventaja si está disponible.
22. Recordatorios automatizados
El mejor software HRMS contiene funciones para programar recordatorios que notifican a los responsables y empleados sobre tareas pendientes o excesos en el uso de recursos. Los recordatorios pueden configurarse para llegar a la bandeja de entrada del correo electrónico o al teléfono inteligente, de modo que nunca se pase nada por alto.
23. Funciones de gestión del periodo de prueba
Recursos Humanos somete a los nuevos empleados a un periodo de prueba, cuya superación depende de una conducta, asistencia y rendimiento laboral adecuados. La función de incorporación del software HRMS debe contar con una función de establecimiento de objetivos que pueda utilizarse para acordar medidas y metas durante los primeros meses de empleo.
E. Funciones de cumplimiento normativo
Los sistemas HRMS suelen ofrecer funciones de cumplimiento normativo, como el cumplimiento automatizado de las normas de contratación, el cumplimiento automatizado de la EEOC y el cumplimiento automatizado de las normas sobre prestaciones sanitarias.
24. Cumplimiento automatizado de las normas de contratación
Una consideración fundamental durante el proceso de contratación es evitar prácticas discriminatorias que expongan a la empresa a reclamaciones. Las ofertas de empleo, las comprobaciones de referencias y las preguntas de las entrevistas pueden estar sujetas a prejuicios por motivos de raza, sexo, etnia, género, religión, situación y discapacidad física o mental, entre otros.
El HRMS puede ayudar mediante funciones que garanticen que todas las comunicaciones sean sólidas y no dejen margen para los prejuicios.
25. Cumplimiento automatizado de la EEOC
La mayoría de las empresas necesitan que los nuevos empleados firmen un cuestionario de autoidentificación sobre igualdad de oportunidades laborales para protegerse frente a prácticas discriminatorias. El HRMS puede incluir cuestionarios totalmente conformes con la normativa y garantizar que la información se utilice adecuadamente.
26. Cumplimiento automatizado de las prestaciones sanitarias
El cumplimiento de las normativas relacionadas con la salud sigue siendo crucial en muchos países. Por ejemplo, en Estados Unidos, las empresas deben cumplir leyes federales como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), la Ley contra la Discriminación por Información Genética, la Ley de Atención Sanitaria Asequible (ACA) y las disposiciones sobre paridad en salud mental, entre otras.
El software adecuado recopila los datos necesarios para los informes al IRS y los mantiene actualizados en caso de cambios legislativos.
F. Características de aprendizaje y desarrollo de los empleados
Entre las características de desarrollo de los empleados que debe buscar en su próximo software HRMS se incluyen la gestión del rendimiento, la administración de certificaciones, los directorios de formación, las capacidades de compromiso de los empleados, las funciones de datos de evaluación y las políticas y objetivos de la empresa.
27. Gestión del rendimiento
Un HRMS sólido debería ofrecer herramientas de gestión del rendimiento que permitan a los equipos de RR. HH. realizar un seguimiento del rendimiento en tiempo real, establecer objetivos y supervisar el progreso. Estas herramientas estandarizan las evaluaciones, proporcionan comentarios continuos y apoyan el desarrollo de los empleados. Al agilizar el establecimiento de objetivos y ofrecer información sobre la productividad, un HRMS ayuda a crear planes de desarrollo personalizados para conservar el talento más destacado.
28. Administración de certificaciones
La gestión de cursos, las nominaciones para formaciones, la garantía del cumplimiento y la actualización de materiales pueden consumir mucho tiempo si no se gestionan adecuadamente. El software HRMS con un módulo de gestión del aprendizaje alivia la carga de la formación y el desarrollo continuos.
29. Directorios de formación
El sistema HRMS ideal ofrece una gama completa de opciones de aprendizaje gestionables desde una única interfaz. Esto incluye asignar actividades a marcos de competencias para la gestión del rendimiento basada en competencias y vincular los resultados del aprendizaje con el desarrollo de las habilidades deseadas.
30. Capacidades de compromiso de los empleados
Las herramientas de compromiso de los empleados dentro de un HRMS pueden incluir encuestas rápidas, mecanismos de comentarios y programas de reconocimiento que dan voz a los empleados y ayudan a los equipos de RR. HH. a medir los niveles de compromiso. Un HRMS centrado en el compromiso ayuda a crear una plantilla más conectada, fomenta una cultura empresarial positiva y mejora la retención de los empleados al abordar sus preocupaciones antes de que se agraven.
31. Políticas y objetivos de la empresa
El dinero invertido en programas de formación, desarrollo y certificaciones es una inversión para alcanzar los objetivos empresariales. Su sistema HRMS debería ser capaz de analizar sus estrategias de desarrollo y compararlas con sus políticas y objetivos preestablecidos.
G. Soluciones de nómina
La mayoría de los HRMS cuentan con soluciones de nómina con funciones como períodos de nómina flexibles, procesamiento y reprocesamiento masivos, nóminas en línea, cumplimiento de la normativa global sobre nóminas, ajustes salariales y registros de horas extraordinarias.
32. Períodos de nómina flexibles
Los empleados y contratistas pueden recibir sus salarios en diferentes períodos: semanal, quincenal o mensual. Contar con un sistema HRMS cuyas funciones de nómina se adapten a distintos períodos de pago acelera el procesamiento de la nómina y reduce los errores de introducción de datos durante el pago.
33. Procesamiento y reprocesamiento masivos
Su software HRMS debería contar con funciones que permitan a los equipos de RR. HH. automatizar numerosos pagos a empleados durante un período prolongado. Las herramientas avanzadas incluyen una función de «desprocesamiento» que permite deshacer y corregir errores en los pagos.
Nóminas en línea
La mayoría de los sistemas HRMS facilitan la vida de los empleados al garantizar que las nóminas recientes y anteriores estén disponibles para su consulta o descarga en cualquier momento.
35. Cumplimiento global de la normativa sobre nóminas
El cumplimiento de la normativa sobre nóminas varía de un estado a otro. Por lo tanto, si su empresa opera en varias ubicaciones, el cumplimiento y la gestión de la normativa pueden resultar confusos. El software HRMS adecuado automatiza su nómina para cumplir las normativas que rigen en su ubicación geográfica.
36. Ajustes salariales y funciones de horas extraordinarias
Muchos sistemas HRMS incorporan soluciones de nómina que permiten al personal de RR. HH. y contabilidad modificar y ajustar la remuneración de los empleados; tener en cuenta reducciones o bonificaciones; registrar permisos no retribuidos, aportaciones a pensiones y complementos; así como otros ajustes necesarios.
H. Relación calidad-precio
Por supuesto, tu presupuesto es importante a la hora de elegir el HRMS ideal, por lo que es útil conocer los precios habituales de los HRMS. ¿Cómo se compara el precio del sistema con sus capacidades, funciones y facilidad de uso? ¿Realmente necesitas todas las prestaciones?
Considera herramientas y software de gestión de recursos humanos cuyos precios sean claros, flexibles y transparentes.
Los equipos pequeños pueden descubrir que el software de RR. HH. diseñado para pequeñas empresas ofrece las funciones que necesitan sin la complejidad de un HRMS con todas las prestaciones.
¿Existen diferentes tipos de HRMS?
Existen muchas listas de software de RR. HH., pero las herramientas más populares se centran en la dotación de personal, el desarrollo y la participación de los empleados, la incorporación, la compensación y la gestión de la plantilla para ayudar a mejorar la eficiencia del equipo central de RR. HH. de una empresa.
Gestión del personal
Las funciones de dotación de personal incluyen funciones de planificación de la plantilla, como la programación de empleados y el software de gestión, la gestión del ciclo de vida de los empleados, el software de seguimiento del tiempo, la gestión de permisos y la búsqueda de candidatos, ya sea mediante un sistema de seguimiento de candidatos o una tecnología más avanzada de adquisición de talento.
Incorporación y desvinculación
Los sistemas de incorporación incluyen software de incorporación y desvinculación. Las herramientas de incorporación pueden ayudar a guiar a las nuevas contrataciones durante los requisitos de documentación, la creación de credenciales de acceso al software, la verificación del formulario I-9, las presentaciones sociales y otras responsabilidades.
Desarrollo de los empleados
El desarrollo consiste en ayudar a tus empleados a crecer y mantener a las personas satisfechas. Un HRMS puede incluir software de satisfacción de los empleados, software de gestión del rendimiento, software de evaluación de 360 grados y software de gestión del talento. Este es uno de los beneficios clave del software de gestión del talento.
Gestión de la compensación
Los sistemas de compensación incluyen software de administración, software de gestión de beneficios y software de nóminas. El autoservicio de compensación resulta útil para que los empleados consulten sus propios beneficios de salud o sus métricas de PTO.
Gestión de la plantilla
Los sistemas de gestión de la plantilla incluyen software de recursos humanos, sistemas de información de recursos humanos (HRIS), herramientas de registro de empleados, software de gestión del capital humano y software de registro y supervisión de empleados.
Lectura relacionada: Reseñas de los mejores sistemas de software central de RR. HH.
Preguntas frecuentes sobre el software HRMS
¿Listo para dar los siguientes pasos, pero no tienes claro qué hacer a partir de aquí? Estas respuestas a preguntas habituales pueden ayudarte.
¿Cuál es la diferencia entre un HRMS, un HRIS y un HCM?
Un HRMS (sistema de gestión de recursos humanos) y un HRIS (sistema de información de recursos humanos) son similares, pero un HRMS suele incluir una gama más amplia de funciones. Un HRIS se centra en las funciones esenciales de recursos humanos, como la gestión de los datos de los empleados, las nóminas y la administración de beneficios. Un HRMS amplía estas funciones al incorporar características adicionales, como la gestión del rendimiento, el seguimiento del tiempo y la asistencia, y herramientas para fomentar el compromiso de los empleados.
Por otro lado, los sistemas HCM (gestión del capital humano) adoptan un enfoque más estratégico de los recursos humanos, centrándose no solo en gestionar los datos de los empleados y las tareas administrativas, sino también en optimizar la plantilla en su conjunto. Los sistemas HCM suelen incluir gestión del talento, aprendizaje y desarrollo, y planificación de la sucesión, lo que los hace más completos para las organizaciones que buscan alinear las funciones de recursos humanos con los objetivos empresariales.
En resumen:
- HRIS se centra en los datos esenciales de recursos humanos y las tareas administrativas.
- HRMS ofrece funciones más amplias, incluida la gestión del compromiso y el rendimiento de los empleados.
- HCM integra las funciones de recursos humanos con la gestión y el desarrollo estratégicos de la plantilla.
Para profundizar más, lee a continuación nuestra comparativa de los sistemas HRIS, HRMS y HCM.
¿Cómo elijo el HRMS adecuado para mi empresa?
Elegir el HRMS adecuado depende del tamaño, las necesidades y el presupuesto de tu empresa. Entre los factores clave que debes tener en cuenta se incluyen la facilidad de uso, la escalabilidad, las integraciones con el software existente y si la plataforma admite las funciones específicas que necesita tu organización, como la gestión del rendimiento o el seguimiento del cumplimiento normativo.
Si tu presupuesto es limitado o tu equipo es pequeño, considera un sistema HRMS diseñado para pequeñas empresas, que puede adaptarse mejor a tus necesidades y resultar más asequible.
¿Cuál es el coste de implementar un HRMS?
El coste de un HRMS puede variar en función de las funciones de la plataforma, el tamaño de la empresa y el nivel de personalización necesario. Muchos proveedores de HRMS ofrecen planes de precios escalonados, por lo que puedes elegir el plan que mejor se ajuste a tu presupuesto. También es importante tener en cuenta los costes a largo plazo, como las actualizaciones, el soporte y las funciones adicionales.
