11 henkilöstöhallinto-ohjelmiston hyötyä

HR-ohjelmistomarkkinat laajenevat jatkuvasti, ja saatavilla on valtava määrä työkaluja toistuvien tehtävien automatisointiin, työntekijätietojen järjestämiseen sekä prosessien sujuvoittamiseen ja tehostamiseen.

Oli kyse sitten rekrytoinnin nopeuttamisesta, palkanlaskennan oikeellisuuden varmistamisesta tai työntekijäkokemuksen parantamisesta, oikea HR-teknologiapino auttaa HR-tiimejä keskittymään siihen, mikä todella merkitsee: liiketoiminnan menestyksen tukemiseen.

Kun asiaa tarkastellaan hieman syvemmin, mitä konkreettisia hyötyjä HR-ohjelmistolla on?

1. Tehostaa toimintaa

Aika on jokaisen arvokkain resurssi. HR-ohjelmisto automatisoi toistuvia tehtäviä, kuten palkanlaskentaa, työvuorojen suunnittelua ja tietojen syöttämistä, mikä vähentää merkittävästi aikaa vievää manuaalista työtä.

Samoin HRIS-järjestelmien tai HRMS-järjestelmien kaltaisten ratkaisujen itsepalveluportaalit antavat työntekijöille mahdollisuuden hoitaa omia HR-tehtäviään, kuten päivittää henkilötietojaan, pyytää vapaata ja tarkastella palkkalaskelmiaan.

Eräässä tutkimuksessa havaittiin, että uuden HRIS-järjestelmän käyttöönotto auttoi yhtä pk-yritystä säästämään 175 000 dollaria yhdessä vuodessa.

Se antaa HR-tiimeille myös enemmän aikaa keskittyä arvokkaampiin tehtäviin, kuten osaamisen kehittämiseen ja työntekijöiden sitouttamiseen.

Yksi tekoälypohjainen ratkaisu lyhensi erään pk-yrityksen palkanmaksuajon keston yhteen tuntiin kuukaudessa yhden tunnin kuukaudessa!

2. Vähentää virheitä

HR:n manuaalinen hallinta voi tuntua jatkuvalta taistelulta virheitä vastaan—virheelliset palkanlaskelmat, vanhentuneet työntekijätiedot ja huomaamatta jääneet vaatimustenmukaisuusvaatimukset voivat kasaantua nopeasti. 

Yksi pieni virhe palkanlaskennassa voi tarkoittaa, ettei työntekijälle makseta oikeaa summaa, kun taas puuttuva vaatimustenmukaisuusasiakirja voi johtaa kalliisiin sakkoihin.

Palkanlaskentaohjelmiston kaltaiset järjestelmät poistavat tämän huolen HR-tiimien harteilta automatisoimalla laskelmat, ilmoittamalla poikkeamista ja varmistamalla, että kaikki tiedot pysyvät täsmällisinä ja ajan tasalla.

Sisäänrakennettujen varmistusten ja reaaliaikaisten hälytysten avulla voit vähentää virheitä, pysyä vaatimusten mukaisena ja välttää sen päänsäryn, joka syntyy kalliiden virheiden korjaamisesta jälkikäteen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Parantaa vaatimustenmukaisuutta

HR:n vaatimustenmukaisuus on yksi HR:n suurimmista haasteista, erityisesti silloin, kun työntekijöitä hallitaan eri osavaltioissa tai maissa, joissa työlainsäädäntö muuttuu jatkuvasti.

Yksi ainoa virhe—oli kyse sitten veropäivityksen huomaamatta jäämisestä tai puutteellisista työntekijätiedoista—voi johtaa suuriin sakkoihin tai oikeudellisiin ongelmiin.

Turvallisen ja järjestelmällisen tietojen säilytyksen sekä reaaliaikaisen vaatimustenmukaisuuden seurannan avulla HR-tiimit voivat pysyä sääntelyn edellä ja välttää viime hetken korjausten tai seuraamusten aiheuttaman stressin.

4. Sujuvoittaa rekrytointia

Rekrytointi voi olla kuormittavaa, erityisesti silloin, kun satoja ansioluetteloita käydään läpi, haastatteluja koordinoidaan ja ehdokkaiden kiinnostusta ylläpidetään—kaiken tämän ohella on hoidettava myös muita HR-tehtäviä. 

Hakijaseurantajärjestelmä (ATS) vähentää painetta automatisoimalla ansioluetteloiden seulonnan, sujuvoittamalla haastatteluaikojen varaamista ja keskittämällä ehdokasviestinnän. 

Greenhousen kaltaiset alustat auttavat laatimaan houkuttelevia työpaikkailmoituksia, julkaisemaan ne useilla työpaikkasivustoilla ja suodattamaan hakemuksia ennalta määritettyjen kriteerien perusteella, jotta voit keskittyä parhaiten sopiviin ehdokkaisiin.

Esimerkiksi IBM käytti tekoälypohjaista ratkaisuaan Watson Recruitmentia lyhentääkseen rekrytointiin kuluvaa aikaa 40 % ja paransi ehdokkaiden laatua 20 %.

Tämä ei ainoastaan nopeuta rekrytointiprosessia, vaan luo myös hakijoille sujuvamman kokemuksen, vahvistaa työnantajabrändiäsi ja tekee yrityksestäsi osaajien ykkösvalinnan.

5. Tee päätöksiä enemmän datan perusteella

Työntekijätietojen hallinta useissa laskentataulukoissa, arkistokaapeissa ja toisiinsa liittymättömissä järjestelmissä tekee HR:n työstä tarpeettoman hankalaa. 

Suoritusarviointien, etuustietojen tai vaatimustenmukaisuusasiakirjojen jäljittäminen voi viedä paljon aikaa ja olla altista virheille.

HR-ohjelmisto keskittää kaikki nämä tiedot yhteen suojattuun alustaan, mikä helpottaa tietojen hakemista, raporttien luomista ja tietojen oikeellisuuden varmistamista.

Organisoinnin lisäksi nämä tiedot mahdollistavat henkilöstöanalytiikan ja auttavat tiimejä seuraamaan keskeisiä HR-mittareita, kuten henkilöstön vaihtuvuutta, pysyvyyttä, poissaoloja ja suorituskyvyn kehityssuuntia.

Google hyödynsi jopa kehittynyttä henkilöstöanalytiikan alustaansa tutkiakseen sitä, mikä tekee johtajasta paremman, ja muokatakseen johtamisen kehittämisohjelmiaan sen mukaisesti.

Reaaliaikaisten tietojen ollessa käden ulottuvilla HR voi siirtyä hallinnollisia tehtäviä pidemmälle ja ottaa strategisemman roolin henkilöstösuunnittelussa ja liiketoimintapäätöksissä, mikä auttaa vahvistamaan HR:n asemaa liiketoiminnan strategisena kumppanina.

6. Tehostaa oppimista ja kehittymistä

Työntekijöiden sitouttaminen oppimiseen ja kehittymiseen voi olla haastavaa etenkin silloin, kun koulutusohjelmat ovat epäjärjestelmällisiä tai vaikeasti käytettäviä.

Oppimisen hallintajärjestelmien (LMS) kaltaiset työkalut sujuvoittavat prosessia helpottamalla koulutusohjelmien, taitoarviointien ja sertifiointien luomista, toteuttamista ja seurantaa.

Työntekijät saavat käyttöönsä heidän rooleihinsa ja uratavoitteisiinsa mukautettuja henkilökohtaisia oppimispolkuja, kun taas HR voi seurata edistymistä, suoritusasteita ja vaatimustenmukaisuusvaatimuksia reaaliajassa. 

Näin varmistetaan, että koulutus on paitsi tehokkaampaa myös skaalautuvaa, mikä auttaa organisaatioita kehittämään henkilöstönsä osaamista ja säilyttämään kilpailukykynsä.

Esimerkiksi lääkeyhtiö Johnson & Johnsonin päätöksentekotieteiden tiimi pystyi hyödyntämään analyyttisiä malleja kartoittaakseen nykyiset osaamiset suhteessa ennakoituihin tarpeisiin ja valmistellakseen henkilöstöä tuleviin haasteisiin.

7. Lisää työntekijöiden sitoutumista

Työntekijöiden sitouttaminen on enemmän kuin pelkkien etujen tarjoamista – kyse on työpaikan luomisesta, jossa he kokevat tulevansa kuulluiksi ja arvostetuiksi ja jossa he ovat motivoituneita.

Esimerkiksi Nectar-tutkimuksessa havaittiin, että 80 % työntekijöistä oli samaa mieltä siitä, että tunnustuksen saaminen motivoi heitä menestymään työssään.

HR-ohjelmisto helpottaa tätä tarjoamalla työkaluja työntekijäkyselyihin, reaaliaikaisen palautteen keräämiseen ja tunnustusohjelmiin.

Tiimit voivat kerätä tietoa työntekijöiden kokemuksista, tunnistaa kehityskohteita ja ryhtyä toimiin ennen kuin sitoutumisongelmat johtavat henkilöstön vaihtuvuuteen.

Tunnustusominaisuuksien avulla esihenkilöt ja kollegat voivat myös juhlistaa saavutuksia ja vahvistaa yrityksen arvoja, mikä edistää arvostuksen ja yhteenkuuluvuuden kulttuuria.

8. Tehostaa työntekijöiden perehdytystä

Epäjärjestelmällinen perehdytysprosessi voi saada uudet työntekijät tuntemaan itsensä eksyneiksi tai kuormittuneiksi tai jopa epäilemään päätöstään liittyä yritykseen.

Erityisesti perehdytykseen suunniteltu ohjelmisto auttaa luomaan jäsennellyn ja yksilöllisen kokemuksen tarjoamalla itsepalveluportaaleja, digitaalisia lomakkeita ja automatisoituja tarkistuslistoja.

Uudet työntekijät voivat täyttää paperit, tutustua koulutusmateriaaleihin ja aloittaa vuorovaikutuksen tiiminsä kanssa jo ennen ensimmäistä työpäiväänsä, mikä varmistaa, että he tuntevat olonsa tervetulleiksi ja ovat valmistautuneita. 

Poistamalla epäselvyydet ja viivästykset hyvin jäsennelty perehdytysprosessi parantaa pysyvyyttä, lisää sitoutumista ja auttaa uusia työntekijöitä saavuttamaan tuottavuuden nopeammin.

9. Tukee etä- ja hybridityötä

Etä- tai hybridityövoiman hallintaan liittyy ainutlaatuisia haasteita – toisistaan irralliset järjestelmät, viestintäaukot ja epäjohdonmukainen perehdytys voivat kaikki heikentää tuottavuutta.

Pilvipohjaiset HR-alustat ratkaisevat nämä ongelmat tarjoamalla työntekijöille ja HR-tiimeille pääsyn tärkeisiin työkaluihin mistä tahansa (muiden pilvipohjaisen HR-ohjelmiston hyötyjen ohella).

Virtuaalisen perehdytyksen, suoritusten seurannan ja digitaalisen yhteistyön kaltaisten ominaisuuksien avulla etätyöntekijät pysyvät yhteydessä ja sitoutuneina sijainnistaan riippumatta.

Jos käytössä on hybridityömalli, joustavan työpistevarauksen ohjelmisto voi auttaa hallitsemaan toimistotiloja tehokkaasti.

Tämä ei ainoastaan tehosta työnkulkua, vaan myös vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja varmistaa, että hajautetut tiimit pysyvät tuottavina ja yrityksen tavoitteiden mukaisina.

10. Parantaa viestintää

Selkeä viestintä on olennaista työntekijöiden sitoutumisen ja yhteisen suunnan ylläpitämiseksi, mutta hajallaan oleviin sähköposteihin ja viesteihin tukeutuminen voi aiheuttaa sekaannusta ja johtaa tietojen katoamiseen. 

HR-ohjelmisto yksinkertaistaa tätä tarjoamalla sisäänrakennettuja viestintätyökaluja, kuten koko yrityksen kattavia ilmoituksia, sisäistä viestintää ja tehtäväilmoituksia. 

Työntekijät pysyvät ajan tasalla käytäntöjen päivityksistä, tulevista tapahtumista ja tärkeistä määräajoista, joten he eivät koskaan jää paitsi kriittisistä tiedoista (se, kiinnittävätkö he niihin edelleen huomiota, onkin kokonaan toinen asia).

Keskitetty viestintäkeskus ei ainoastaan paranna läpinäkyvyyttä, vaan myös edistää yhteisöllisempää ja paremmin informoitua työpaikkaa.

11. Parantaa tietoturvaa

HR käsittelee erittäin arkaluonteisia työntekijätietoja – palkkatietoja, henkilötietoja ja vaatimustenmukaisuusasiakirjoja – minkä vuoksi tietoturva on ensisijaisen tärkeää.

Ilman asianmukaisia suojauksia yritykset ovat alttiita tietomurroille, identiteettivarkauksille tai tietosuojasäännösten noudattamatta jättämiselle.

HR-ohjelmisto parantaa tietoturvaa salauksen, roolipohjaisten käyttöoikeuksien ja automaattisten varmuuskopioiden avulla ja varmistaa, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi kriittisiin tietoihin.

Sisäänrakennettujen, GDPR:n ja SOC 2:n kaltaisten säädösten vaatimustenmukaisuutta tukevien ominaisuuksien avulla yritykset voivat suojata työntekijätietoja ja samalla vähentää kalliiden tietoturvapoikkeamien riskiä.

Oikean HR-ohjelmiston valinta: 8-vaiheinen prosessi

Kun nyt tiedät mahdollisista hyödyistä, miten valitset tarpeisiisi sopivan HR-ohjelmistoratkaisun?

1. Tunnista tarpeesi: Arvioi nykyiset HR-haasteesi ja määritä, mitä prosesseja on parannettava.
2. Aseta budjetti: Määritä, kuinka paljon olet valmis investoimaan, ja huomioi sekä alkuvaiheen kustannukset että jatkuvat tilausmaksut. Dan Georgen erinomainen artikkeli aiheesta HR:n talousosaaminen auttaa määrittämään hyödyllisiä mittareita, kuten sijoitetun pääoman tuoton.
3. Määritä keskeiset ominaisuudet: Laadi luettelo välttämättömistä ominaisuuksista, kuten automaatiosta, itsepalveluportaaleista, vaatimustenmukaisuuden seurannasta, analytiikasta, skaalautuvuudesta tai integroinneista käytössäsi oleviin työkaluihin. On hyödyllistä kerätä palautetta keskeisiltä päätöksentekijöiltä, HR-tiimeiltä, IT-osastolta ja yksittäisiltä työntekijöiltä, jotta varmistetaan yhteensopivuus liiketoiminnan tarpeiden ja erityisten ohjelmistovaatimusten kanssa.
4. Huomioi skaalautuvuus: Varmista, että ohjelmisto voi kasvaa yrityksesi mukana ja tukea tulevia tarpeita, kuten etätyötä, usean maan vaatimustenmukaisuutta tai lisämoduuleja.
5. Lue arvosteluja ja pyydä suosituksia: Tutustu käyttäjäarvosteluihin ja tapaustutkimuksiin sekä pyydä suosituksia verkostosi ihmisiltä tai samankaltaisilta yrityksiltä ymmärtääksesi ohjelmiston toimintaa käytännössä.
6. Pyydä esittelyjä: Varaa tutustumispuheluita ja esittelyjä muutaman alustan kanssa voidaksesi vertailla ominaisuuksia, käytettävyyttä, integrointeja, laajennettavuutta ja tuen tasoa.
7. Laadi liiketoimintaperustelu: Kun kaikki edellä mainitut tiedot on koottu, on aika laatia liiketoimintaperustelu HR-ohjelmistolle, joka sisältää esimerkiksi HR-ohjelmiston kustannukset, ratkaistavat ongelmakohdat ja sijoitetun pääoman tuoton.
8. Suunnittele käyttöönotto ja koulutus: Huomioi käyttöönottamiseen kuluva aika, tietojen siirtoprosessi ja työntekijöiden koulutus sujuvan siirtymän varmistamiseksi.

Jos haluat perehtyä aiheeseen tarkemmin, tutustu vinkkeihimme siitä, miten suorituskyvyn hallinnan ohjelmisto valitaan ja miten olemassa oleva HR-ohjelmisto päivitetään.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisää tietoa HR-ohjelmistoista ja siitä, miten ne voivat hyödyttää organisaatiotasi, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja liiketoimintajohtajille. Saat kaikki uusimmat sisältömme, jotka auttavat sinua kehittymään urallasi ja saamaan aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.