Mikä on HRMS-järjestelmä? Ominaisuudet, hyödyt ja tausta
HRMS (henkilöstöhallintajärjestelmä) on ohjelmisto, joka auttaa tehostamaan HR-tehtäviä, kuten palkanlaskentaa, etujen hallintaa, rekrytointia ja suoritusten seurantaa. Tässä artikkelissa selitän, mikä HRMS on, miten se toimii ja miten se voi tehdä HR-prosesseistasi helpompia ja tehokkaampia.
Mikä HRMS on?
Henkilöstöhallintajärjestelmä (HRMS) on HR-ammattilaisten käyttämä ohjelmistosovellus henkilöstöresurssien eli ihmisten hallintaan. Se yhdistää useita toisiinsa liittyviä HR-toimintoja yhdeksi alustaksi.
HRMS-järjestelmät on suunniteltu tukemaan HR-osastosi eri toimintoja, kuten palkanlaskentaa, rekrytointia, etujen hallinnointia, työntekijätietojen hallintaa, työntekijöiden suoritusten hallintaa, koulutusta ja osaamisen seurantaa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä eroa on HRMS:llä ja HRIS:llä?
HRIS on lyhenne sanoista henkilöstötietojärjestelmä, ja sitä käytetään vaihtokelpoisesti HRMS:n kanssa. Termi juontaa juurensa 1980-luvulle, jolloin IT-ratkaisuihin viitattiin yleisesti johdon tietojärjestelminä (MIS). Myöhemmin, kun henkilöstöhallintajärjestelmiä päivitettiin, MIS muuttui HRIS:ksi.
Nykyään, kun henkilöstöhallintajärjestelmä on kehittynyt teknologisesti työntekijätietojen tallentamista pidemmälle, HRIS-termiä käytetään kuvaamaan perustason HR-hallintajärjestelmiä, kun taas HRMS tarkoittaa järjestelmiä, joissa on edistyneempiä ominaisuuksia. Esimerkiksi HRMS-analyytikolle päällekkäinen osaaminen on hyödyllistä, mutta kummankin järjestelmän erityisosaaminen on tehtävässä menestymisen kannalta välttämätöntä.
Vaikka HRIS:n ja HRMS:n välillä on keskeisiä eroja, termejä käytetään usein synonyymeina kuvaamaan organisaation käyttämää HR-ohjelmistoa työntekijätietojen hallintaan.
HRMS:n historia
HRMS-järjestelmien historia ulottuu 1970-luvulle, jolloin yritykset toivoivat voivansa automatisoida palkanlaskennan ja tehostaa työvoiman hallintaa. Tietokoneiden käyttö oli tuolloin rajallista, ja yritykset luottivat manuaaliseen tietojen syöttämiseen työntekijöiden arvioinneissa.
Keskustietokoneet otettiin käyttöön laskemaan vähennyksiä ja työntekijöiden ansioita, seuraamaan palkanlaskennan velvoitteita ja tulostamaan paperisia shekkejä.
Ensimmäisiä täydellisen HR-järjestelmän kehittäneitä yrityksiä oli PeopleSoft vuonna 1987. Järjestelmään kuuluivat työntekijätietojen hallinta, etujen hallinnointi, työajan ja läsnäolon seuranta, työntekijöiden rekrytointi, vaatimustenmukaisuusraportointi, palkanlaskenta ja palkitsemistiedot. HR-ammattilaiset pystyivät nyt automatisoimaan työntekijän elinkaaren aiempaa paremmin ja parantamaan työvoimaa koskevaa päätöksentekoa.
Internetin käytön nopea yleistyminen 1990-luvun lopulla paransi HR-prosesseja. Paperiset työpaikkailmoitukset väistyivät nopeasti ja korvautuivat sähköisillä työpaikkaportaaleilla. Palkanlaskennasta tuli täysin sähköistä vuoteen 2000 mennessä, kun työntekijöiden itsepalvelu ja suoraveloitustyökalut yleistyivät.
Pilvipohjaiset HR-palvelut tulivat käyttöön samoihin aikoihin, ja 2010-luvulle tultaessa tästä palvelusta oli tullut valtavirtaa, joka oli kaikkien organisaatioiden koosta riippumatta saatavilla edulliseen hintaan.
Nykyään HRMS ja HRIS ovat vallanneet alan täysin ja jatkavat uusimpien teknologioiden hyödyntämistä. Esimerkiksi tekoälyä hyödyntävissä HRMS-alustoissa on nykyään sisäänrakennettu ennakoiva analytiikka ja tekoäly, jotka auttavat organisaatioita esimerkiksi havaitsemaan työvoiman kehityssuuntia ja analysoimaan hakijoita rekrytoinnin aikana.
HRMS:n ominaisuudet
HRMS auttaa HR-toimintoasi toimimaan tehokkaammin ja tarkemmin säilyttämällä tietoja turvallisesti ja automatisoimalla perusprosesseja. Hyvin kehitetty HRMS tukee HR-tiimejä seuraavilla alueilla:
Työntekijän elinkaaren hallinta
Paras HRMS-järjestelmä tukee työntekijöitä koko heidän työsuhteensa elinkaaren ajan hakemuksesta jatkuvaan koulutukseen, ylennyksiin ja jopa etujen hallinnointiin asti. Työntekijöiden hallinta voi sisältää myös henkilöstöasiakirjojen ja -tietojen keräämisen, tallentamisen ja analysoinnin.
Toinen HRMS:n suosittu ominaisuus on työntekijöiden itsepalvelu, jonka avulla työntekijät voivat tarkastella ja päivittää omia tietojaan, varata vapaata ja niin edelleen.
Työvoiman hallinta
HRMS-järjestelmien työvoimanhallintaominaisuudet auttavat yrityksiä hallitsemaan työntekijöiden aikatauluja, läsnäoloa ja työkuorman jakautumista tehokkaasti. Automatisoinnin ja reaaliaikaisten päivitysten avulla ne minimoivat ristiriidat, varmistavat työlainsäädännön noudattamisen ja ylläpitävät työvoiman tuottavuutta. Kehittyneen analytiikan avulla resurssitarpeita voidaan ennakoida paremmin, mikä vähentää kustannuksia ja parantaa operatiivista tehokkuutta.
Myös erillisiä työvoimanhallintajärjestelmiä on saatavilla, jos tarvitset vain niitä.
Työntekijöiden sitouttaminen
HRMS voi auttaa pitämään työntekijät sitoutuneina tukemalla uusien taitojen hankkimista, urapolun kehittämistä ja henkilöstön huomioimista (eli arvioinneilla tai palkinnoilla). Työntekijöihin ei pitäisi olla yhteydessä vain silloin, kun heidät palkataan, irtisanotaan tai he jäävät eläkkeelle. HRMS helpottaa positiivisen palautteen kierteitä, jatkuvaa kehittymistä ja henkilökohtaista tyytyväisyyttä.
Palkanlaskennan hallinta
Yksi HRMS-ohjelmistojen ensisijaisista toiminnoista niiden käyttöönotosta lähtien on ollut palkanlaskennan hallinta. HRMS-järjestelmän itsepalvelutoimintojen avulla työntekijät voivat muuttaa vapaaehtoisia vähennyksiä, ennakonpidätyksiä ja suoraveloitustilejä sekä noutaa palkkalaskelmansa.
Suorituksen hallinta
HRMS-alustat sisältävät usein työkaluja selkeiden työntekijäkohtaisten tavoitteiden asettamiseen, niiden linjaamiseen yrityksen tavoitteiden kanssa sekä säännöllisten suoriutumisarviointien toteuttamiseen. Nämä järjestelmät tarjoavat jäsenneltyjä palautemekanismeja, joiden avulla esihenkilöt voivat tunnistaa vahvuudet ja kehityskohteet reaaliajassa. Jatkuvaa kehittymistä edistämällä ne tukevat urakehitystä ja varmistavat työntekijöiden pysymisen sitoutuneina ja motivoituneina.
Työvoimasuunnittelu
Parhaiden osaajien pitämiseksi yrityksessä ja työntekijöiden sitoutumisen parantamiseksi useimmat yritykset pyrkivät optimoimaan työvoimansa niin, että se säilyy toimintakykyisenä muutosten aikana (tätä kutsutaan joskus myös inhimillisen pääoman hallinnaksi tai työvoimasuunnitteluksi). HRMS-järjestelmät voivat tarjota tarvitsemasi liiketoimintatiedot, joiden avulla näet, mikä työvoimassasi toimii ja mitä on parannettava.
HRMS-järjestelmän hyödyt
HRMS-järjestelmiä pidetään yhtenä henkilöstöhallinnon ydinratkaisujen tyyppinä. Ne auttavat nykyisiä yrityksiä toimimaan sujuvasti. HRMS-järjestelmän hyötyjä ovat muun muassa:
Ajansäästö
HR-asiantuntijoiden ei enää tarvitse käyttää yhtä paljon aikaa rutiininomaisiin päivityksiin, kuten työntekijätietojen manuaaliseen päivittämiseen. HRMS-järjestelmät keräävät ja yhdistävät kaikki tiedot järjestelmään tarkasti.
Tarkkuus
Virheettömät taloustietoraportit ovat yksi monista hyödyistä, joita organisaatiot ovat voineet saada käyttöönsä nykyaikaisten HRMS-järjestelmien avulla.
Työntekijöiden itsepalvelu
HRMS-järjestelmiin integroidut turvalliset itsepalveluominaisuudet ovat parantaneet tuottavuutta. Aikaa kuluu vähemmän HR-ammattilaisilta kysymiseen asioista, jotka ovat jo saatavilla HRMS-järjestelmissä. Työntekijät voivat esimerkiksi käyttää helposti itse lomakkeita, kuten W-2-lomakkeita, ja luoda myös palkkalaskelmia.
Keskitetty tallennus
Kaikki työntekijätiedot yhdistetään yhteen paikkaan, joten niiden hakeminen ja jakaminen onnistuu muutamalla napsautuksella. Tämä parantaa arkaluonteisten tietojen turvallisuutta, sillä eri tiedostojen ja tietojen käyttö voidaan salata ja rajata määritettyjen käyttöoikeuksien taakse.
Raportointi tarvittaessa
Raporttien jakaminen muiden osastojen kanssa on yhtä helppoa kuin tietokoneen hiiren napsauttaminen. Eri Excel-taulukoiden lajitteluun ei tarvitse käyttää työläästi aikaa.
Edistää itsepalvelukulttuuria
Työntekijät huolehtivat itse erilaisista tehtävistä, kuten palkkalaskelmien ja W-2-lomakkeiden luomisesta.
Parannettu tiedonhallinta
HR-ammattilaiset voivat hallita ja käsitellä valtavia tietomääriä HRMS-ratkaisun avulla. Tietojen hakeminen, suodattaminen ja raportointi helpottuvat huomattavasti.
Vähemmän hallittavia järjestelmiä
Yksi hyvä HRMS riittää palvelemaan koko organisaatiota monissa tärkeissä tarkoituksissa. HR-prosessit yhdistetään sen sijaan, että palkanlaskentaan, rekrytointiin, etujen hallintaan ja niin edelleen käytettäisiin erillisiä työkaluja. HRMS-ratkaisujen kustannusrakenteen ymmärtäminen auttaa organisaatioita tekemään tietoon perustuvia päätöksiä tästä yhtenäisestä lähestymistavasta.
Nopeat perehdytysprosessit
HR-ammattilaiset voivat hyödyntää perehdytyksen automaatioratkaisuja, jotka vähentävät uusien työntekijöiden perehdyttämiseen liittyvää hallinnollista taakkaa vaarantamatta rekrytointiprosessia.
HRMS:n tietoturva
Tietoturva on yksi tärkeimmistä HRMS-ominaisuuksista, joita yritysten ei pitäisi jättää huomiotta. HRMS-järjestelmässäsi tulisi olla roolipohjainen pääsy henkilöstötietoihin, eri osastojen järjestelmäsegmentointi, kaksivaiheinen todennus, tietojen salaus sekä vahva salasana ja toimivat salasanan palautuskäytännöt.
HRMS-järjestelmän valitseminen
Toivon, että sinulla on nyt hyvä vastaus kysymykseen ”Mikä on HRMS-järjestelmä?” ja että tunnet myös sen ominaisuudet ja hyödyt. Nyt olet valmis seuraavaan vaiheeseen eli selvittämään, kuinka valita tarpeisiisi parhaiten sopiva HRMS-järjestelmä.
Onneksesi olemme jo tehneet työn puolestasi. Tutustu siis seuraavaksi parhaiden HRMS-järjestelmien tai pienyritysten parhaiden HRMS-järjestelmien luetteloomme. Näiden luetteloiden avulla voit helposti vertailla markkinoiden parhaita järjestelmiä ja löytää tarpeisiisi parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Pysy yhteydessä
People Managing People -blogin ja podcastin tarkoituksena on auttaa sinua kehittymään paremmaksi ihmisten johtajaksi ja terveen yrityskulttuurin edistäjäksi.
Voit myös tilata uutiskirjeen saadaksesi ilmoituksia, kun julkaisemme uusia artikkeleita ja podcasteja, joissa käsitellään HR:n uusimpia näkemyksiä johtamisen ja esihenkilötyön asiantuntijoilta ympäri maailmaa.
