Palkkahallinto-ohjelmiston valinta: Asiantuntijan opas

Oletan, että tunnet jo tärkeimmät palkkaohjelmiston ominaisuudet, joten en käsittele niitä tässä.

Jos olisin valitsemassa organisaatiolleni uutta palkkaohjelmistoa, kiinnittäisin huomiota seuraaviin asioihin:

1. Tukeeko se tehokkaasti erityyppisiä työntekijöitä?

Saatat palkata sekä kuukausi- että tuntipalkkaisia työntekijöitä ja lisäksi toimeksisaajia. Koska työntekijät luokitellaan työaikansa, etujensa ja työnkuviensa perusteella, palkkahallinnon sisältävän HR-ohjelmistosi on pystyttävä vastaamaan työvoimasi erityistarpeisiin.

Jotkin järjestelmät keskittyvät erityisesti kokoaikaisten tai sopimussuhteisten työntekijöiden palkkatarpeisiin, kun taas toiset tarjoavat joustavia luokitteluvaihtoehtoja.

Lisäksi jotkin palvelut sisältävät itsepalveluportaaleja, joiden kautta työntekijät voivat lähettää verotietonsa ja tarkastella työtuntejaan sekä palkanmaksukausiaan.

2. Integroituuko ohjelmisto helposti muihin järjestelmiin?

Palkkaohjelmistot integroituvat HRMS-järjestelmiin, taloushallinnon ohjelmistoihin, työajanseuranta- ja läsnäolojärjestelmiin, veroilmoitusalustoihin, henkilöstöetujen hallintaohjelmistoihin, ERP-järjestelmiin, suoraveloitusjärjestelmiin, vaatimustenmukaisuustyökaluihin, mobiilisovelluksiin ja oppimisen hallintajärjestelmiin.

Jos päätät käyttää erillistä palkkajärjestelmää, sen on pystyttävä jakamaan tietoja HRMS- tai HRIS-järjestelmäsi, taloushallintojärjestelmäsi tai ajanseurantaohjelmistosi kanssa. Tällöin kannattaa tarkistaa, kuinka helposti nämä integraatiot voidaan toteuttaa.

3. Lasketaanko, pidätetäänkö ja ilmoitetaanko verot?

Palkkaverot ovat todellinen haaste. Luotettava palkkajärjestelmä yksinkertaistaa verojen laskemista, pidättämistä ja ilmoittamista sekä ehkäisee kalliita virheitä.

Sen pitäisi myös käsitellä palkkojen ulosmittauksia saumattomasti ja varmistaa tuomioistuimen määräämien, elatusapuun, veroulosmittauksiin tai muihin velvoitteisiin liittyvien vähennysten noudattaminen.

Etsi palveluntarjoajaa, joka ei ainoastaan pidätä oikeita määriä vaan myös ilmoittaa ne oikeille viranomaisille.

Muutama asia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota:

• Onko palveluntarjoaja IRS:n rekisteröity ilmoitusasiamies?
• Onko veroilmoitusten tarkkuus ”taattu”, eli kattaako palveluntarjoaja mahdollisista virheistä aiheutuvat kustannukset?

4. Tarjoaako se suoramaksun?

American Payroll Associationin tekemän kyselyn mukaan 93 % työntekijöistä saa palkkansa sähköisenä talletuksena. Siksi tämä on keskeinen ominaisuus, jota etsisin palkkaratkaisusta.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Tarjoaako se joustavia palkanmaksuvaihtoehtoja?

Saatat haluta maksaa työntekijöille viikoittain, joka toinen viikko, kaksi kertaa kuukaudessa tai kuukausittain tarpeen mukaan. Siksi mahdollisuus suorittaa rajattomasti palkanmaksuja useilla eri taajuuksilla on hyödyllinen.

Lisäksi palkan nostaminen tarpeen mukaan on suuresti arvostettu etu, joka antaa työntekijöille enemmän taloudellista joustavuutta.

6. Tukeeko se useita toimipaikkoja?

Jos organisaatiosi toimii eri alueilla (tai uskot sen mahdollisesti toimivan niin tulevaisuudessa, esimerkiksi avaamalla uuden ravintolan franchising-toimipisteen, joka tarvitsee palkanlaskentaa), pystyykö ohjelmisto laskemaan ja maksamaan palkat sen mukaan, missä kukin työntekijä työskentelee?

7. Millaiset raportointiominaisuudet järjestelmä tarjoaa?

Palkkatiedot ovat todellinen aarreaitta taloussuunnitteluun, vaatimustenmukaisuuden tarkastuksiin ja työvoimastrategian laatimiseen. Kysy sisäänrakennetuista raporteista, kuten palkkayhteenvedoista, verovastuista, etuusvähennyksistä ja työvoimakustannusanalyyseistä. Selvitä, voidaanko raportteja mukauttaa tai ajastaa automaattisesti. 

Selvitä myös, voidaanko raportit viedä CSV-muotoon tai integroida suoraan kirjanpitotyökaluihisi. 

Usko pois, selkeiden ja käytännöllisten raporttien luominen voi säästää aikaa ja parantaa päätöksentekoa, joten tähän kannattaa ehdottomasti kiinnittää huomiota myös silloin, kun valitset palkanlaskentaohjelmistoa pienyritykselle.

8. Ovatko hinnoittelusuunnitelmat skaalautuvia?

Luonnollisesti pienen paikallisen yrityksen palkanlaskentaohjelmiston vaatimukset poikkeavat huomattavasti suuren monikansallisen organisaation vaatimuksista.

Arvioimillasi palveluntarjoajilla on todennäköisesti useita palkanlaskentajärjestelmän hinnoitteluvaihtoehtoja yrityksen koon ja tarpeiden mukaan. 

Tyypillisesti tilauspaketteihin kuuluu kuukausittainen perusmaksu sekä kuukausimaksu jokaista työntekijää kohden. Hyvä esimerkki tätä mallia noudattavasta palkanlaskentaohjelmiston tarjoajasta on Gusto, joka veloittaa yrityksiltä 40 dollarin kuukausittaisen perusmaksun sekä 6 dollaria jokaisesta työntekijästä. Näin ollen 100 työntekijän yritys maksaisi 640 dollaria kuukaudessa.  

Moniin kuukausitilauspaketteihin kuuluu useita tasoja, kuten startup-yrityksille tai suuryrityksille tarkoitetut paketit, joista jokainen tarjoaa erilaisia palkanlaskentaominaisuuksia ja -palveluja. Kalliimpiin paketteihin voi kuulua ylimääräistä teknistä tukea, lisätukea henkilöstöhallintoon, useita toimipaikkoja sekä henkilökohtainen kirjanpitäjä valmistelemaan ja toimittamaan veroilmoitukset. 

Kuukausitilausmalli on yritysten suosiossa niiden koosta riippumatta, koska kuukausimaksu on edullinen ja vaihtoehdot ovat skaalautuvia.

Vaihtoehtoisesti maksuton palkanlaskentaratkaisu voi tarjota kaikki tarvitsemasi olennaiset ominaisuudet ilman perinteisten järjestelmien korkeita kustannuksia, vaikka tällöin saatat jäädä paitsi edistyneemmistä ominaisuuksista.

9. Kuinka turvallinen se on?

Palkanlaskentaohjelmisto tallentaa arkaluonteisia työntekijätietoja, joten on tärkeää varmistaa, että harkitsemasi ratkaisu tarjoaa seuraavat turvatoimet:

• PCI-vaatimustenmukaisuus
• MFA (monivaiheinen todennus)
• Tietojen salaus
• Salasanasuojaus
• Rajoitetut käyttöoikeudet

10. Kuinka hyvää asiakaspalvelu on?

Asioiden hoitaminen oikein, jos hoidat palkanlaskennan itse, on erittäin olennaista, joten mahdolliset ongelmat on ratkaistava nopeasti. Siksi tarkastelen aina saatavilla olevan asiakastuen tasoa ja luen asiakastukeen liittyviä arvosteluja.

Arvioitavia tekijöitä:

• Hyödylliset artikkelit ja videot
• Asiakaspalvelun puhelinlinjat
• Verkkokeskustelu
• Yrityksen omat palkanlaskennan asiantuntijat.

11. Voiko sitä mukauttaa?

Valitsemasi palkanlaskentaohjelmiston on oltava mukautettavissa yrityksesi yksilöllisiin tarpeisiin. Ohjelmistoon voidaan usein lisätä päivityksiä tai ominaisuuksia erilaisten aikataulujen, valuuttojen tai veroasetusten huomioimiseksi.

Kannattaa myös etsiä mukautettavia analytiikan hallintapaneeleja palkitsemisraportointia varten, jotta ne voidaan räätälöidä erityistarpeisiin.

Ammattilaisen vinkki

Liian monimutkainen järjestelmä voi hidastaa käyttöönottoa ja heikentää tuottavuutta. Helppokäyttöisten käyttöliittymien ja intuitiivisten työnkulkujen priorisointi varmistaa, että tiimit voivat hyödyntää teknologiaa tehokkaasti. Parhaat ratkaisut tarjoavat muokattavuutta, monipuoliset ominaisuudet ja helppokäyttöisyyden, minkä ansiosta organisaatiot voivat kasvaa tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta tinkimättä. — Dara Brenner, Employn tuotepäällikkö

Palkanlaskennan vaihtoehdot, joita kannattaa harkita

Edellä mainitut asiat huomioiden tässä on muutama palkanlaskennan vaihtoehto, joita kannattaa harkita:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. TopSource — Paras ympärivuorokautiseen 24/5-erityistukeen
2. 2. BambooHR® — Paras työntekijöiden itsepalveluun
3. 3. Deel Payroll — Paras vaihtoehto vaatimustenmukaisen palkanlaskennan hoitamiseen yli 150 maassa
4. 4. RemoFirst — Paras kansainvälisille tiimeille yli 170 maassa
5. 5. Paycor — Sopii parhaiten palkanlaskentatehtävien automatisointiin
6. 6. RemotePeople — Paras maailmanlaajuiseen palkanmaksun hallintaan
7. 7. Gusto — Sopii parhaiten vaivattomaan verojen ilmoittamiseen
8. 8. Homebase — Paras tuntityöntekijöitä käyttävien tiimien hallintaan
9. 9. Employment Hero — Sopii parhaiten kanadalaisille pk-yrityksille
10. 10. Paylocity — Paras valinta HR:ään, palkanlaskentaan ja integraatioihin yhdessä

Lisätietoja saat tutustumalla parhaiden palkanlaskentaohjelmistojen koontiimme.

5 vaihetta palkanlaskentaohjelmiston valintaan

Noudata lopuksi tätä viisivaiheista prosessia, joka auttaa sinua valitsemaan oikean ohjelmiston.

Vaihe yksi: Tunnista tarpeet

Ennen toimittajien kartoittamista käytä aikaa sidosryhmiesi, kuten palkanlaskennan tiimin jäsenten, johtajien, esihenkilöiden ja tavallisten työntekijöiden, erityistarpeiden ymmärtämiseen.

Kysymyksiä tarpeidesi tunnistamisen avuksi:

• Mitkä ovat henkilöstö-, palkanlaskenta- tai talousosaston yleisimmät haasteet?
• Miten kukin sidosryhmä käyttää uutta ohjelmistoa, ja sopisiko yritystason palkanlaskentaohjelmisto paremmin?
• Miltä osin nykyinen HR-järjestelmä tai -prosessi ei vastaa tarpeita? (Prosessikartoituksesta voi olla tässä apua.)
• Mitkä ovat yleisimmät palkanlaskentaan liittyvät valitukset?
• Miten hankkimasi uusi ohjelmisto sopii HR-teknologiakokonaisuuteesi?
• Millaisia tietoturvaa, toimittajien monimuotoisuutta, toimittajasopimuksia ja muita vastaavia asioita koskevia käytäntöjä ja sääntelyvaatimuksia yritykselläsi on?
• Kuinka teknologiaorientoitunut tiimisi on? Valitsemasi ohjelmiston käyttöönotto ja käyttö eivät saisi olla tiimillesi liian monimutkaisia.
• Mikä on budjettisi?
• Millaista sijoitetun pääoman tuottoa (ROI) odotat saavasi?

Näiden kysymysten esittäminen auttaa sinua määrittämään, mitä HR-ohjelmistoltasi tarkalleen tarvitset, mukaan lukien sen palkanlaskentaohjelmiston alatyypin, jota todennäköisesti eniten tarvitset.

Hanki sidosryhmiltäsi (IT ja talous ovat aina hyödyllisiä) näkemyksiä ja käytä heidän palautettaan käyttötapausten laatimiseen sekä matriisin rakentamiseen, jossa verrataan kullekin sidosryhmäryhmälle tärkeitä asioita.

Voit nyt johtaa keskustelua toimittajien kanssa ja antaa heille luettelon kullekin käyttäjälle välttämättömistä ja hyödyllisistä ominaisuuksista.

Vaihe kaksi: tutustu toimittajiin

On aika tehdä markkinatutkimusta ja tutustua käyttötapaukseesi sopiviin johtaviin palkanlaskentayrityksiin. Lukuisat verkkosivustot (kuten me!) pyrkivät listaamaan parhaat ohjelmistovaihtoehdot erilaisiin tarpeisiin ja käyttötapauksiin.

Esimerkiksi tiimit, jotka tarvitsevat pääsyn sovellukseen tai selaimeen mistä tahansa, voivat vertailla verkkopalkanlaskentaohjelmistoja, kun taas tiimit, jotka haluavat vähentää inhimillisiä virheitä ja hallinnollista työmäärää, voivat harkita automatisoituja palkanlaskentaohjelmistoja.

Jos taas ulkoistat palkanlaskennan kokonaan, tutustut täysin erilaiseen joukkoon palkanlaskennan toimittajavaihtoehtoja. Palkanlaskennan ulkoistamisessa toiselle yritykselle on etuja ja haittoja, jotka sinun on ymmärrettävä.

Käytä aikaa kunkin toimittajan verkkosivustoon tutustumiseen ja kirjaa ylös kaikki esiin nousevat kysymykset. Onko saatavilla tapaustutkimuksia ja arvosteluja, jotka osoittavat työkalun tärkeimmän käyttötarkoituksen tai myyntivaltin?

Voit myös liittyä verkkoyhteisöihin tai kysyä suosituksia verkostoltasi. 

Toimittajakohtaisia kysymyksiä:

• Mitkä ovat käyttötapaukseesi parhaiten sopivat toimittajat?
• Mitkä niistä ovat kategoriassaan parhaiten arvioituja?
• Mikä on kunkin työkalun parhaiten arvioitu ominaisuus?
• Onko työkalu tarkoitettu pienille ja keskisuurille yrityksille vai sopiiko se paremmin suuryritysten käyttöön?
• Mitä asiakasarvosteluissa ja suosituksissa sanotaan? Mitkä ovat yleisimmin mainitut hyödyt ja haitat?
• Millaista käyttöönottoa, koulutusta, tukea ja muita resursseja toimittaja tarjoaa?
• Onko saatavilla kattava dokumentaatio?
• Vastaavatko työkalun ominaisuudet tarpeitasi?
• Integroituuko ohjelmisto jo käyttämiisi HR-työkaluihin?
• Onko käyttöliittymä visuaalisesti miellyttävä?
• Onko käyttökokemus myönteinen? 
• Onko siinä helppo navigoida ja käyttää?
• Onko tämä työkalu henkilöstöhallintosi tarpeisiin liian yksinkertainen tai monimutkainen? 
• Tarjoaako se tarvitsemaasi joustavuutta tai mukautettavuutta?
• Tarjoaako se kattavat tietoturvastandardit ja noudattaako se tietosuojasäädöksiä ja parhaita käytäntöjä? Onko saatavilla paikallisesti asennettava vaihtoehto?
• Sopiiko hinnoittelu budjettiisi? Onko hinnoittelu selkeä? 
• Onko hinta perusteltu ohjelmiston ominaisuuksien perusteella? Ovatko tietyt keskeiset ominaisuudet saatavilla vain kalliimmissa hinnoittelutasoissa? 
• Tarjoaako se esittelyn tai ilmaisen kokeilujakson?

Vaihe kolme: laadi ehdokaslista ja ota yhteyttä

Nyt kun olet tunnistanut joitakin todennäköisiä toimittajia, on aika perehtyä asiaan hieman syvemmin ja varata esittelypuheluita.

1. Lähetä jokaiselle toimittajalle tietopyyntö (RFI), jotta voit verrata vaihtoehtojasi kohta kohdalta
2. Jos haluat olla todella perusteellinen, lähetä jokaiselle ehdokaslistallasi olevalle toimittajalle tarjouspyyntö (RFP). Se sisältää keskeisiä tietoja yrityksestäsi, erityistarpeistasi, toimittajille suunnatun kyselylomakkeen sekä mahdolliset erityiset tarjouksen jättämistä koskevat säännöt, kuten jättöajat.
3. Varaa tapaaminen heidän myyntiedustajansa kanssa ja käy kysymyksesi läpi.

Nämä puhelut, joihin tulisi ihannetapauksessa sisältyä tuotteen toiminnan esittelyjä, auttavat sinua myös muodostamaan käsityksen toimittajasta ja siitä, voisitteko rakentaa hyvän kumppanuuden.

Voit vertailla toimittajia käyttämällä tätä kätevää arviointipohjaa.

Ratkaiseva kysymys

Esimerkiksi tiimit, jotka tarvitsevat selainpohjaista käyttöä mistä tahansa, voivat vertailla verkossa toimivia palkanlaskentaohjelmistoja, kun taas ne, jotka haluavat vähentää inhimillisiä virheitä ja hallinnollista työmäärää, voivat harkita automatisoituja palkanlaskentaohjelmistotyökaluja.“Voisitko näyttää minulle käytännön esimerkin siitä, miten järjestelmänne auttoi meidän kaltaistamme yritystä?”—Tämä kysymys ohittaa yleisluontoiset esittelyt ja antaa sinulle kuvan käytännön vaikutuksista. Pyydä tapaustutkimuksia tai suosituksia oman toimialasi samankokoisilta yrityksiltä sekä tietoa siitä, miten ohjelmisto auttoi niitä ratkaisemaan tiettyjä ongelmia — liittyivätpä ne vaatimustenmukaisuuteen, integraatiotarpeisiin tai skaalautuvuuteen.

Neljäs vaihe: Perustele hanke liiketoiminnallisesti

Kun kaikki edellä mainitut tiedot on koottu, on aika laatia liiketoimintaperustelu. Sen ei tarvitse olla kymmenen sivun asiakirja, vaan se voi olla niinkin yksinkertainen kuin yhden sivun muistio (sillä kenellä muka on aikaa lukea kymmentä sivua?).

 Päätöksentekijät etsivät vastauksia seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka paljon se maksaa? 
• Mihin ongelmakohtiin ohjelmisto tuo ratkaisun?
• Jos emme investoi ohjelmistoon, mitä siitä seuraa?
• Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
• Miksi meidän on investoitava nyt?
• Mikä on tämän ohjelmiston käyttöönoton sijoitetun pääoman tuotto?

Et ehkä tiedä vastausta kustannuksia koskevaan kysymykseen, mutta hyväksynnän hakeminen tässä vaiheessa auttaa luomaan edellytykset onnistumiselle.

Tässä on liiketoimintaperustelun malli, jota voit käyttää palkanlaskennan automatisointiohjelmistolle:

• Tiivistelmä: Lyhyt yleiskuva ehdotuksesta, palkanlaskentaohjelmiston keskeisistä hyödyistä ja johtopäätöksistä.
• Nykytilanne ja ongelman kuvaus: Kuvaus nykytilasta sekä käsiteltävistä erityisistä haasteista tai ongelmista.
• Ehdotettu ratkaisu ja hyödyt: Ehdotetun ratkaisun ja sen odotettujen hyötyjen yksityiskohtainen kuvaus, mukaan lukien kustannus-hyötyanalyysi.
• Käyttöönottosuunnitelma ja riskien arviointi: Käyttöönottostrategia vaihe vaiheelta, aikataulu sekä yhteenveto mahdollisista riskeistä ja niiden hallintasuunnitelmista.
• Johtopäätös ja suositukset: Tiivis yhteenveto liiketoimintaperustelusta sekä lopulliset suositukset päätöksentekijöille.

Viides vaihe: Ota käyttöön ja perehdytä

Oikean ohjelmiston valinta on vasta puolet työstä. Kokemukseni mukaan juuri tässä vaiheessa useimmat käyttöönotot alkavat hiljalleen mennä pieleen. Syynä ei välttämättä aina ole väärä ohjelmisto, vaan puutteellisesti valmisteltu käyttöönotto.

Sujuva käyttöönotto perustuu kolmeen asiaan: selkeään omistajuuteen, johdonmukaiseen viestintään ja palautekierrokseen, joka havaitsee ongelmat ennen kuin ne vaikuttavat varsinaiseen palkanmaksuun. Näin lähestyisin asiaa:

• Nimeä yksi käyttöönotosta vastaava henkilö: Yhden henkilön tulee vastata käyttöönoton aikataulusta, toimittajan koordinoinnista ja sisäisestä viestinnästä. Jaettu vastuu johtaa tehtävien unohtumiseen.

• Viestikää muutoksesta ajoissa: Kerro tiimillesi, mikä muuttuu, miksi ja mitä se merkitsee heille. Työntekijöitä kiinnostaa eniten se, vaikuttaako muutos heidän palkkaansa, joten käsittele tämä suoraan ja selkeästi.

• Suorittakaa ensin rinnakkaiset palkanmaksut: Älä siirry suoraan tuotantokäyttöön ilman ennakkotestausta. Suorita vähintään yksi palkanmaksukierros rinnakkain sekä vanhassa että uudessa järjestelmässä varmistaaksesi, että tulokset täsmäävät ennen siirtymää.

• Kouluta roolin, ei osaston mukaan: Palkanlaskennan esihenkilöt, HR-yleisasiantuntijat ja työntekijät käyttävät järjestelmää eri tavoin. Kaikille sopiva koulutus tuhlaa aikaa ja jättää aukkoja, mutta varmista kuitenkin

• Varaa aikaa palautteelle: Määritä käyttöönoton jälkeen tietty ajanjakso — suosittelen neljästä kuuteen viikkoa — jonka aikana käyttäjät voivat ilmoittaa ongelmista. Tee ongelmien ilmoittamisesta helppoa ja kannusta siihen ilman leimautumisen pelkoa.

Seuraa tämän taulukon avulla keskeisiä käyttöönottovaiheita ennen ensimmäistä varsinaista palkanmaksukierrosta:

Välitavoite	Vastuutaho	Tavoitepäivä	Tila
Tietojen siirto valmis	IT-/palkanlaskentavastaava	[Päivämäärä]	—
Rinnakkainen palkanmaksuajo	Palkanlaskentapäällikkö	[Päivämäärä]	—
Roolikohtainen koulutus järjestetty	HR-vastaava	[Päivämäärä]	—
Henkilöstöviestintä lähetetty	HR/Viestintä	[Päivämäärä]	—
Käyttöönoton hyväksyntä	Käyttöönotosta vastaava	[Päivämäärä]	—

Tämän vaiheen lopussa tiimisi pitäisi käsitellä palkanlaskenta uudessa järjestelmässä luottavaisin mielin, ja käytössänne pitäisi olla selkeä kanava mahdollisten jäljellä olevien ongelmien esiin tuomiseen. Muista, että tavoitteena ei ole täydellinen käyttöönotto, vaan vakaa käyttöönotto.

Seuraava vaiheesi: Virallista käyttöönotto

Nyt kun sinulla on viitekehys oikean työkalun valitsemiseen, on hyvä ymmärtää, mitä olet oikeastaan hankkimassa. Tutustu palkanlaskentaohjelmiston hyötyihin nähdäksesi, miten oikea järjestelmä hyödyttää henkilöstöhallinnon eri osa-alueita aina säädöstenmukaisuudesta ja kassavirtaennusteista työntekijöiden perehdyttämiseen.