Näin valitset palkanlaskentaohjelmiston: asiantuntijan opas

Oletan, että tunnet jo tärkeimmät palkanlaskentaohjelmiston ominaisuudet, joten en käsittele niitä tässä.

Jos olisin valitsemassa organisaatiolleni uutta palkanlaskentaohjelmistoa, kiinnittäisin huomiota seuraaviin asioihin:

1. Tukeeko se tehokkaasti useita työntekijätyyppejä?

Saatat palkata sekä kuukausi- ja tuntipalkkaisia työntekijöitä että alihankkijoita. Koska työntekijät luokitellaan työaikansa, etujensa ja työtehtäviensä perusteella, palkanlaskennan sisältävän HR-ohjelmiston on pystyttävä vastaamaan työvoimasi erityistarpeisiin.

Jotkin järjestelmät on suunniteltu erityisesti kokoaikaisten tai sopimussuhteisten työntekijöiden palkanlaskentatarpeisiin, kun taas toiset tarjoavat joustavia luokitteluvaihtoehtoja.

Lisäksi jotkin palvelut sisältävät itsepalveluportaaleja, joissa työntekijät voivat lähettää verotietoja ja tarkastella työtunteja sekä palkanmaksukausia.

2. Integroituuko ohjelmisto helposti muihin järjestelmiin?

Palkanlaskentaohjelmistot integroituvat HRMS-järjestelmiin, taloushallinnon ohjelmistoihin, työajan ja läsnäolon seurantajärjestelmiin, veroilmoitusalustoihin, henkilöstöetujen hallintaohjelmistoihin, ERP-järjestelmiin, suoramaksujärjestelmiin, vaatimustenmukaisuustyökaluihin, mobiilisovelluksiin ja oppimisen hallintajärjestelmiin.

Jos päätät käyttää erillistä palkanlaskentajärjestelmää, sen on jaettava tietoja HRMS- tai HRIS-järjestelmäsi, taloushallinnon järjestelmäsi tai ajanseurantaohjelmistosi kanssa. Tällöin kannattaa tarkistaa, kuinka helposti nämä integraatiot voidaan toteuttaa.

3. Lasketaanko, pidätetäänkö ja ilmoitetaanko verot?

Palkkaverot ovat todellinen haaste. Luotettava palkanlaskentajärjestelmä yksinkertaistaa verojen laskemista, pidättämistä ja ilmoittamista sekä ehkäisee kalliita virheitä.

Sen pitäisi myös käsitellä palkkaperintää sujuvasti ja varmistaa tuomioistuimen määräämien vähennysten noudattaminen esimerkiksi elatusmaksujen, veroulosmittausten tai muiden velvoitteiden osalta.

Etsi palveluntarjoajaa, joka ei ainoastaan pidätä oikeita summia vaan myös ilmoittaa ne oikeille viranomaisille.

Muutama asia, johon kannattaa kiinnittää huomiota:

• Onko palveluntarjoaja IRS:n rekisteröity ilmoitusasiamies?
• Onko veroilmoitusten tarkkuus ‘taattu’, eli kattaako palveluntarjoaja mahdollisista virheistä aiheutuvat kustannukset?

4. Tarjoaako se suoramaksun?

American Payroll Associationin tekemän tutkimuksen mukaan 93 % työntekijöistä saa palkkansa sähköisenä suorituksena. Siksi tämä on keskeinen ominaisuus, jota etsisin palkanlaskentaratkaisulta.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Tarjoaako se joustavia palkanmaksuvaihtoehtoja?

Saatat haluta maksaa työntekijöille palkkaa viikoittain, joka toinen viikko, kaksi kertaa kuukaudessa tai kuukausittain tarpeen mukaan. Siksi mahdollisuus suorittaa rajattomasti palkanmaksuja useilla eri taajuuksilla on hyödyllinen.

Lisäksi palkan nostaminen tarvittaessa on erittäin arvostettu etu, joka antaa työntekijöille enemmän taloudellista joustavuutta.

6. Tukeeko se useita toimipaikkoja?

Jos organisaatiosi toimii eri alueilla (tai uskot, että se saattaa tehdä niin tulevaisuudessa, esimerkiksi avaamalla uuden ravintolan franchising-toimipisteen, joka tarvitsee palkanlaskentaa), pystyykö ohjelmisto laskemaan ja jakamaan palkat sen mukaan, missä kukin työntekijä työskentelee?

7. Millaisia raportointiominaisuuksia järjestelmä tarjoaa?

Palkkatiedot ovat kultakaivos taloussuunnittelulle, vaatimustenmukaisuuden tarkastuksille ja työvoimistrategialle. Kysy, sisältääkö ohjelmisto valmiita raportteja, kuten palkkayhteenvetoja, verovelkoja, etuuksien vähennyksiä ja työvoimakustannusten analyyseja. Selvitä, voiko raportteja mukauttaa tai ajastaa automaattisesti. 

Selvitä myös, voiko raportteja viedä CSV-muotoon tai integroida suoraan kirjanpitotyökaluihisi. 

Usko minua, selkeiden ja toimintaan ohjaavien raporttien luominen voi säästää aikaa ja parantaa päätöksentekoa, joten tämä kannattaa ehdottomasti ottaa huomioon myös silloin, kun valitset pienyritykselle palkanlaskentaohjelmistoa.

8. Ovatko hinnoittelusuunnitelmat skaalautuvia?

Tietenkin pienen paikallisen yrityksen palkanlaskentaohjelmiston vaatimukset poikkeavat huomattavasti suuren monikansallisen organisaation vaatimuksista.

Arvioimillasi toimittajilla on todennäköisesti useita palkanlaskentajärjestelmän hinnoitteluvaihtoehtoja yrityksen koon ja tarpeiden mukaan. 

Yleensä tilauspaketteihin sisältyy kuukausittainen perusmaksu ja kuukausimaksu jokaista työntekijää kohden. Gusto on hyvä esimerkki tätä mallia noudattavasta palkanlaskentaohjelmiston tarjoajasta: se veloittaa yrityksiltä 40 dollarin kuukausittaisen perusmaksun sekä 6 dollaria jokaisesta työntekijästä. Näin ollen yritys, jolla on 100 työntekijää, maksaisi 640 dollaria kuukaudessa.  

Moniin kuukausittaisiin tilauspaketteihin sisältyy useita tasoja, kuten startup-yrityksille tai suuryrityksille suunnatut paketit, joista kukin tarjoaa erilaisia palkanlaskentaominaisuuksia ja -palveluja. Kalliimpiin paketteihin saattaa sisältyä ylimääräistä teknistä apua, laajempaa HR-tukea, useita toimipaikkoja sekä henkilökohtainen kirjanpitäjä, joka valmistelee ja toimittaa veroilmoitukset. 

Kuukausittaista tilausmallia suosivat kaikenkokoiset yritykset edullisen kuukausimaksun ja skaalautuvuusvaihtoehtojen ansiosta.

Vaihtoehtoisesti maksuton palkanlaskentaratkaisu voi tarjota kaikki tarvitsemasi olennaiset ominaisuudet ilman perinteisten järjestelmien korkeita kustannuksia, vaikka tällöin saatat jäädä vaille edistyneempiä ominaisuuksia.

9. Kuinka turvallinen se on?

Palkanlaskentaohjelmisto tallentaa arkaluonteisia työntekijätietoja, joten on tärkeää varmistaa, että harkitsemasi ratkaisu tarjoaa seuraavat turvatoimet:

• PCI-vaatimustenmukaisuus
• MFA (monivaiheinen tunnistautuminen)
• Tietojen salaus
• Salasanasuojaukset
• Rajoitetut käyttöoikeudet

10. Kuinka hyvää asiakaspalvelu on?

Asioiden hoitaminen oikein, kun hoidat palkanlaskennan itse, on varsin olennaista, joten mahdolliset ongelmat on ratkaistava nopeasti. Siksi tarkistan aina saatavilla olevan asiakastuen tason ja luen asiakastukeen liittyviä arvosteluja.

Arvioitavia tekijöitä:

• Hyödylliset artikkelit ja videot
• Asiakastuen puhelinpalvelut
• Verkkokeskustelu
• Yrityksen omat palkanlaskennan asiantuntijat.

11. Voiko sitä mukauttaa?

Valitsemasi palkanlaskentaohjelmiston on oltava mukautettavissa yrityksesi yksilöllisiin tarpeisiin. Ohjelmistoon voidaan usein lisätä päivityksiä tai lisäosia ainutlaatuisten aikataulujen, valuuttojen tai verotusasetusten huomioimiseksi.

Kannattaa myös etsiä mukautettavia analytiikan koontinäyttöjä palkitsemisraportointia varten, jotta ne voidaan räätälöidä erityistarpeisiin.

Ammattilaisen vinkki

Liian monimutkainen järjestelmä voi hidastaa käyttöönottoa ja heikentää tuottavuutta. Käyttäjäystävällisten käyttöliittymien ja intuitiivisten työnkulkujen asettaminen etusijalle varmistaa, että tiimit voivat hyödyntää teknologiaa tehokkaasti. Parhaat ratkaisut tarjoavat muokattavuutta, monipuoliset ominaisuudet ja helppokäyttöisyyttä, minkä ansiosta organisaatiot voivat kasvaa tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta tinkimättä. — Dara Brenner, Employn tuotepäällikkö

Palkanlaskennan vaihtoehtoja harkittavaksi

Edellä mainitut asiat huomioiden tässä on muutamia palkanlaskennan vaihtoehtoja harkittavaksi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Paras työntekijävetoiseen virheiden ehkäisyyn
2. 2. Deel Payroll — Paras vaihtoehto vaatimustenmukaisen palkanlaskennan hoitamiseen yli 150 maassa
3. 3. Rippling — Paras kansainväliseen palkkahallintoon ja lukuisiin integraatioihin
4. 4. RemoFirst — Paras kansainvälisille tiimeille yli 170 maassa
5. 5. Paycor — Sopii parhaiten palkanlaskentatehtävien automatisointiin
6. 6. RemotePeople — Paras maailmanlaajuiseen palkanmaksun hallintaan
7. 7. Employment Hero — Sopii parhaiten kanadalaisille pk-yrityksille
8. 8. Workforce.com — Sopii parhaiten monimutkaisten palkkalaskelmien automatisointiin
9. 9. Paylocity — Paras valinta HR:ään, palkanlaskentaan ja integraatioihin yhdessä
10. 10. Justworks — Paras vaihtoehto työvoimaltaan monimuotoiseen palkanlaskentaan

Lisätietoja saat tutustumalla parhaiden palkanlaskentaohjelmistojen luetteloomme.

5-vaiheinen prosessi palkanlaskentaohjelmiston valintaan

Seuraavaksi voit valita sopivan ohjelmiston tämän 5-vaiheisen prosessin avulla.

Vaihe yksi: Tunnista tarpeet

Ennen toimittajien kartoittamista käytä aikaa sidosryhmiesi erityistarpeiden ymmärtämiseen. Näihin kuuluvat palkanlaskentatiimin jäsenet, johtajat, esihenkilöt ja työntekijät.

Kysymyksiä tarpeidesi tunnistamisen avuksi:

• Mitkä ovat henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan tai kirjanpidon osaston yleisimmät haasteet?
• Miten kukin sidosryhmä käyttää uutta ohjelmistoa, ja sopisiko suuryritysten palkanlaskentaohjelmisto paremmin tarpeisiinne?
• Miten nykyinen HR-järjestelmä tai -prosessi ei vastaa tarpeita? (Prosessikartoituksesta voi olla apua tässä.)
• Mitkä ovat yleisimmät palkanlaskentaan liittyvät valitukset?
• Miten hankkimasi uusi ohjelmisto sopii HR-teknologiapinoosi?
• Mitä käytäntöjä ja sääntelyvaatimuksia yritykselläsi on tietoturvan, toimittajien monimuotoisuuden, toimittajasopimusten ja muiden vastaavien asioiden suhteen?
• Kuinka teknisesti osaava tiimisi on? Valitsemasi ohjelmiston käyttöönotto ja käyttö eivät saisi olla tiimillesi liian monimutkaisia.
• Mikä on budjettisi?
• Millaisen sijoitetun pääoman tuoton (ROI) odotat saavasi?

Näiden kysymysten avulla määrität, mitä tarkalleen tarvitset HR-ohjelmistoltasi, mukaan lukien todennäköisesti eniten tarvitsemasi palkanlaskentaohjelmiston alatyypin.

Hanki palautetta sidosryhmiltäsi (IT ja talous ovat aina hyödyllisiä) ja käytä heidän palautettaan käyttötapausten kirjoittamiseen sekä eri sidosryhmäryhmille tärkeiden asioiden vertailumatriisin laatimiseen.

Voit nyt johtaa keskustelua toimittajien kanssa ja antaa heille luettelon jokaisen käyttäjän välttämättömistä ja hyödyllisistä ominaisuuksista.

Vaihe kaksi: tutki toimittajia

On aika tehdä markkinatutkimusta ja tutustua käyttötapaukseesi sopiviin johtaviin palkanmaksuyrityksiin. Lukuisat verkkosivustot (kuten meidän!) pyrkivät listaamaan parhaat ohjelmistovaihtoehdot erilaisiin tarpeisiin ja käyttötapauksiin.

Esimerkiksi tiimit, jotka tarvitsevat pääsyn sovellukseen tai selaimeen mistä tahansa, voivat vertailla verkossa toimivia palkanmaksuohjelmistoja, kun taas inhimillisiä virheitä ja hallinnollista työmäärää vähentävät tiimit voivat harkita automaattisia palkanmaksuohjelmistotyökaluja.

Jos ulkoistat palkanmaksun kokonaan, tutkit täysin erilaista joukkoa palkanmaksupalvelujen toimittajia. Palkanmaksun ulkoistamiseen liittyy etuja ja haittoja, jotka sinun on ymmärrettävä ennen ulkopuolisen yrityksen käyttämistä.

Varaa aikaa jokaisen toimittajan verkkosivuston tutkimiseen ja kirjoita muistiin kaikki esiin nousevat kysymykset. Onko saatavilla tapaustutkimuksia ja arvosteluja, jotka osoittavat työkalun päätarkoituksen tai keskeisen myyntivaltin?

Voit myös liittyä verkkoyhteisöihin tai pyytää suosituksia verkostoltasi. 

Joillekin toimittajille esitettäviä kysymyksiä:

• Mitkä ovat käyttötapauksesi tärkeimmät toimittajat?
• Mitkä niistä ovat kategorioissaan parhaiten arvioituja?
• Mikä on kunkin työkalun parhaiten arvioitu ominaisuus?
• Onko työkalu suunnattu pienille ja keskisuurille yrityksille vai soveltuuko se paremmin suuryritysten käyttöön?
• Mitä asiakkaiden arvostelut ja suositukset kertovat? Mitkä ovat yleisimmin mainitut hyödyt ja haitat?
• Millaista käyttöönottoa, koulutusta, tukea ja muita resursseja toimittaja tarjoaa?
• Onko saatavilla kattava dokumentaatio?
• Vastaavatko työkalun ominaisuudet tarpeitasi?
• Integroituuko ohjelmisto jo käyttämiisi HR-työkaluihin?
• Onko käyttöliittymä visuaalisesti miellyttävä?
• Onko käyttökokemus myönteinen? 
• Onko käyttöliittymä intuitiivinen ja helppo käyttää?
• Onko tämä työkalu henkilöstöhallinnon tarpeisiisi liian yksinkertainen tai monimutkainen? 
• Tarjoaako se tarvitsemaasi joustavuutta tai muokattavuutta?
• Tarjoaako se kattavat tietoturvastandardit ja noudattaako se tietosuojasäädöksiä ja parhaita käytäntöjä? Onko saatavilla paikallisesti asennettava vaihtoehto?
• Sopiiko hinnoittelu budjettiisi? Onko hinnoittelu selkeä? 
• Onko hinta perusteltu ohjelmiston ominaisuuksien perusteella? Ovatko tietyt keskeiset ominaisuudet saatavilla vain kalliimmilla hinnoittelutasoilla? 
• Tarjoaako toimittaja esittelyn tai ilmaisen kokeilujakson?

Vaihe kolme: tee lyhyt lista ja ota yhteyttä

Kun olet tunnistanut muutamia todennäköisiä toimittajia, on aika perehtyä niihin hieman syvemmin ja varata esittelypuheluita.

1. Lähetä jokaiselle toimittajalle tietopyyntö (RFI), jotta voit vertailla vaihtoehtojasi kohta kohdalta
2. Jos haluat olla todella perusteellinen, lähetä jokaiselle esivalitulle toimittajalle tarjouspyyntö (RFP). Se sisältää keskeisiä tietoja yrityksestäsi, erityistarpeistasi, toimittajille tarkoitetun kyselylomakkeen sekä kaikki erityiset tarjouksen toimittamista koskevat säännöt, kuten määräajat.
3. Varaa tapaaminen toimittajan myyntiedustajan kanssa ja käykää kysymyksesi läpi.

Näiden puheluiden, joihin tulisi ihanteellisesti sisältyä tuotteen toiminnan esittelyjä, avulla saat myös käsityksen toimittajasta ja siitä, pystyttekö rakentamaan hyvän kumppanuuden.

Voit vertailla toimittajia tämän kätevän arviointimallin avulla.

Haastava kysymys

Esimerkiksi tiimit, jotka tarvitsevat selainpohjaisen pääsyn mistä tahansa, voivat vertailla verkossa toimivia palkkahallinto-ohjelmistoja, kun taas ne, jotka haluavat vähentää inhimillisiä virheitä ja pienentää hallinnollista työmäärää, voivat harkita automatisoituja palkkahallinnon ohjelmistotyökaluja.“Voitko käydä kanssani läpi tosielämän esimerkin siitä, miten järjestelmänne auttoi meidän kaltaistamme yritystä?”—Tämä kysymys ohittaa yleisluontoiset esittelyt ja antaa sinulle kuvan todellisista vaikutuksista. Pyydä toimialallasi samankokoisilta yrityksiltä tapaustutkimuksia tai suosituksia sekä tietoa siitä, miten ohjelmisto auttoi niitä ratkaisemaan tiettyjä ongelmia — liittyivätpä ne vaatimustenmukaisuuteen, integraatiotarpeisiin tai skaalautuvuuteen.

Vaihe neljä: Perustele liiketoimintatarve

Kun kaikki edellä mainitut tiedot on kerätty, on aika koota liiketoimintaperustelu. Sen ei tarvitse olla 10-sivuinen asiakirja, vaan se voi olla niinkin yksinkertainen kuin yhden sivun muistio (koska kenellä muka olisi aikaa lukea 10 sivua).

 Päättäjät etsivät vastauksia seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka paljon se maksaa? 
• Mihin ongelmakohtiin ohjelmisto tuo ratkaisun?
• Jos emme investoi ohjelmistoon, mitä sitten?
• Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
• Miksi meidän on investoitava nyt?
• Mikä on tämän ohjelmiston käyttöönoton sijoitetun pääoman tuotto?

Et ehkä tiedä vastausta kustannuksia koskevaan kysymykseen, mutta hyväksynnän hakeminen tässä vaiheessa auttaa onnistumaan.

Tässä on liiketoimintaperustelumalli, jota voit käyttää palkkahallinnon automatisointiohjelmistolle:

• Tiivistelmä: Lyhyt yleiskatsaus ehdotuksesta, tärkeimmät palkkahallinto-ohjelmiston hyödyt ja johtopäätökset.
• Nykytilanne ja ongelman kuvaus: Kuvaus nykytilasta sekä käsiteltävistä erityisistä haasteista tai ongelmista.
• Ehdotettu ratkaisu ja hyödyt: Ehdotetun ratkaisun ja sen odotettujen hyötyjen yksityiskohtainen kuvaus, mukaan lukien kustannus-hyötyanalyysi.
• Käyttöönottosuunnitelma ja riskien arviointi: Vaiheittainen käyttöönottostrategia, aikataulu ja yhteenveto mahdollisista riskeistä sekä niiden lieventämissuunnitelmista.
• Johtopäätös ja suositukset: Tiivis yhteenveto liiketoimintaperustelusta sekä lopulliset suositukset päättäjille.

Vaihe viisi: Ota käyttöön ja perehdytä

Oikean ohjelmiston valinta on vasta puolet työstä. Kokemukseni mukaan juuri tässä vaiheessa useimmat käyttöönottoprojektit alkavat hiljaisesti ajautua sivuraiteille. Syynä ei välttämättä aina ole väärä ohjelmisto, vaan puutteellisesti valmisteltu käyttöönotto­suunnitelma.

Onnistunut käyttöönotto perustuu kolmeen asiaan: selkeään vastuunjakoon, johdonmukaiseen viestintään ja palautesilmukkaan, joka havaitsee ongelmat ennen kuin ne vaikuttavat varsinaiseen palkanmaksuun. Näin lähestyisin asiaa:

• Nimeä yksi käyttöönotosta vastaava henkilö: Yhden henkilön tulee vastata käyttöönoton aikataulusta, toimittajan koordinoinnista ja sisäisestä viestinnästä. Jaettu vastuu johtaa tehtävien unohtumiseen.

• Viestikää muutoksesta ajoissa: Kerro tiimillesi, mikä muuttuu, miksi ja mitä se merkitsee heille. Työntekijöitä kiinnostaa eniten, vaikuttaako muutos heidän palkkaansa, joten käsittele asia suoraan ja selkeästi.

• Aja ensin rinnakkaiset palkanmaksut: Älä siirry suoraan tuotantokäyttöön. Aja vähintään yksi palkanmaksujakso sekä vanhassa että uudessa järjestelmässä rinnakkain varmistaaksesi tulosten vastaavuuden ennen siirtymistä.

• Kouluta roolin, älä osaston mukaan: Palkkahallinnon johtajat, HR-asiantuntijat ja työntekijät käyttävät järjestelmää eri tavoin. Yksi kaikille sopiva koulutus tuhlaa aikaa ja jättää aukkoja, mutta varmista myös, että

• Varaa aikaa palautteelle: Määritä käyttöönoton jälkeen tietty ajanjakso — suosittelisin neljästä kuuteen viikkoa — jonka aikana käyttäjät voivat ilmoittaa ongelmista. Tee ongelmien ilmoittamisesta helppoa ja leimautumisesta riippumatonta.

Seuraa tämän taulukon avulla keskeisiä käyttöönottovaiheita ennen ensimmäistä varsinaista palkanmaksua:

Välitavoite	Vastuuhenkilö	Tavoitepäivä	Tila
Tietojen siirto valmis	IT-/palkkahallinnon vastuuhenkilö	[Päivämäärä]	—
Palkanmaksun rinnakkainen ajo	Palkkahallinnon johtaja	[Päivämäärä]	—
Roolikohtainen koulutus järjestetty	HR-vastaava	[Päivämäärä]	—
Työntekijöille lähetetty tiedote	HR/viestintä	[Päivämäärä]	—
Tuotantokäytön hyväksyntä	Käyttöönoton vastuuhenkilö	[Päivämäärä]	—

Tämän vaiheen päätteeksi tiimisi pitäisi hoitaa palkanmaksu uudessa järjestelmässä luottavaisin mielin, ja käytössänne pitäisi olla selkeä kanava mahdollisten jäljellä olevien ongelmien ilmoittamista varten. Muista, että tavoitteena ei ole täydellinen käyttöönotto vaan vakaa käyttöönotto.

Seuraava vaihe: tee siitä virallista

Nyt kun sinulla on viitekehys oikean työkalun valintaan, kannattaa ymmärtää, mitä olet oikeastaan hankkimassa. Tutustu palkanmaksuohjelmiston hyötyihin nähdäksesi, miten oikea järjestelmä tukee HR-toimintojasi muun muassa vaatimustenmukaisuuden, kassavirtaennusteiden ja työntekijöiden perehdytyksen osalta.