8 tehokasta tapaa sujuvoittaa rekrytointiprosessia

1. Tehokas suunnittelu

Vaikka rekrytointisuunnitelman laatiminen saattaa aluksi vaikuttaa hieman aikaa vievältä, siihen käytetty aika maksaa itsensä pitkällä aikavälillä takaisin.

Tarkoitan tällä sitä, että käytät aikaa tapaamiseen liiketoiminnan johtajien kanssa keskustellaksesi heidän tiiminsä tilanteesta ja siitä, miten liiketoiminnan tavoitteet vaikuttavat tarvittaviin resursseihin.

Tämän jälkeen voit asettaa rekrytoitavat tehtävät tärkeysjärjestykseen esimerkiksi nykyisten ja tulevien tarpeiden sekä käytettävissä olevan osaamisen perusteella (voitaisiinko uranvaihdosta kiinnostunut henkilö kouluttaa tehtävään?).

Näin sinulla on selkeä käsitys avoimista tehtävistä, ihanteellisista hakijoista, tarvitsemistasi resursseista, ja kaikki (*yskäisee* rekrytoivat esihenkilöt) ovat tietoisia sitoumuksistaan.

Rekrytointisuunnitelma auttaa sinua myös luomaan rekrytointiprosessin vuokaavion, jonka avulla voit kartoittaa, ketkä tiimin jäsenet osallistuvat rekrytointiin ja mistä he ovat vastuussa.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Laadi selkeät tehtäväkuvaukset

Selkeät tehtäväkuvaukset vaikuttavat yksinkertaiselta ratkaisulta (ja sitä ne ovatkin), mutta yritykset tarjoavat joskus liian vähän tai liikaa tietoa.

Hyvien tehtäväkuvausten kirjoittamisen kannalta tärkeintä on käyttää yksinkertaista ja osallistavaa kieltä sekä viestiä kahdesta tärkeästä asiasta:

• Vastuut ja tulokset: Mistä uusi työntekijä vastaa ja miten hänen työnsä edistää yrityksen missiota?
• Taidoista ja ominaisuuksista: Määritä hakijoilta toivotut taidot ja kokemustaso. Määrittele kaikki alakohtaiset pätevyydet, joiden uskot tuovan lisäarvoa. Aseta asiat tärkeysjärjestykseen rekrytoitavan tehtävän perusteella. Aloitustason tehtävissä painota ominaisuuksia ja kunnianhimoa. Vaativammissa tehtävissä painota kokemusta ja ammatillista pätevyyttä.

Tehtäväkuvaustesi laatu vaikuttaa suoraan hakijoidesi laatuun, joten niiden huolelliseen laatimiseen käytetty aika helpottaa niiden läpikäyntiä huomattavasti ja tehostaa prosessia myöhemmissä vaiheissa.

Voit jopa käyttää ChatGPT:tä apuna.

3. Kehitä selkeät mittarit

Selkeiden rekrytointimittareiden kehittäminen ja seuraaminen on olennaista organisaation rekrytointiprosessin vaikuttavuuden ja tehokkuuden arvioimiseksi.

Näiden mittareiden avulla voit arvioida rekrytointistrategioidesi toimivuutta, optimoida menettelytapoja ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä rekrytointitulosten parantamiseksi.

Esimerkiksi liiketoiminnastasi ja etsimiesi hakijoiden tyypistä riippuen tietyt hakijoiden hankintakanavat toimivat paremmin kuin toiset.

Säästääksesi aikaa ja rahaa seuraa, mistä kanavista saat laadukkaimmat hakijat, ja panosta niihin entistä enemmän.

4. Jäsennellyt haastattelut

Haastattelut ratkaisevat hakijakokemuksen onnistumisen, ja haluat varmistaa, ettei hakijoille järjestetä enempää haastatteluja kuin on tarpeen (samalla säästät aikaa myös järjestämiseen liittyvissä tehtävissä).

Haluat myös varmistaa, että haastattelut on jäsennelty mahdollisimman keskittyneiksi ja osallistaviksi, mikä säästää lopulta aikaa ja resursseja molemmilta osapuolilta. (Videohaastattelutyökalujen käyttö voi helpottaa hakijoiden kohtaamista kasvokkain, jos rekrytoit etätyöhön.)

Varmista lopuksi myös, etteivät mahdolliset hakijan tehtäväksi annettavat arvioinnit ole liian raskaita hakijalle tai niitä tarkistaville rekrytointitiimeille. Eri hakijoille muokattavien, standardoitujen työelämätaitojen testien laatiminen on tässä ilmeinen ratkaisu.

Voit lukea lisää siitä, miten tämä kaikki voidaan toteuttaa, kohdennettuja ja mukaansatempaavia haastatteluja käsittelevästä oppaastamme.

Voit myös ottaa käyttöön automaation haastattelujen aikatauluttamisen helpottamiseksi ja varmistaaksesi, ettei kukaan joudu odottamaan tai jää prosessin ulkopuolelle.

5. Automaatio

Yli 80 % rekrytoijista on samaa mieltä siitä, että rekrytoinnin automaatio voi auttaa parantamaan heidän tuottavuuttaan. Rekrytointiprosessin toistuvien tehtävien automatisointi voi säästää sinulta ja tiimiltäsi paljon aikaa.

Esimerkiksi taustantarkistusten automatisointityökalut, työpaikkailmoitusten lisääminen ja päivittäminen työpaikkasivustoille sekä joukkosähköpostien lähettäminen päteville hakijoille.

Lisäksi rekrytoinnin automaatio-ohjelmisto sujuvoittaa rekrytointiprosessia, vähentää manuaalisia tehtäviä ja parantaa hakijoiden laatua tehokkaan esikarsinnan ja tietoon perustuvien oivallusten avulla.

Seuraavat rekrytointiprosessin osat voit sujuvoittaa käyttämällä automaatiota rekrytointiohjelmistossasi:

• Hakijoiden seuranta: Hakijoiden seurantajärjestelmät (ATS) auttavat keräämään ja seuraamaan hakijoita rekrytointiprosessin aikana. Esimerkiksi keskeinen ATS-ominaisuus on ilmoittaa hakijoille automaattisesti, kun he etenevät haastatteluvaiheeseen, tai viestiä rekrytointipäätöksestä työnhakijoille, jotka eivät ole päässeet seuraavalle kierrokselle.
• Hakijoiden hankinta sosiaalisen median kautta: Sosiaalisen median julkaisujen automatisointi voi auttaa toteuttamaan rekrytointikampanjoita LinkedInin, Facebookin ja Instagramin kaltaisissa sosiaalisen median palveluissa.
• Haastattelujen aikatauluttaminen: Yellon tekemässä kyselyssä 67 % vastaajista kertoi, että yhden haastattelun aikatauluttamiseen kuluu 30–120 minuuttia. Tämän prosessin automatisointi voi säästää arvokasta aikaa, jonka voit käyttää useampien potentiaalisten hakijoiden hankintaan parhaiden osaajien löytämiseksi.

6. Kehitä hakijatietokanta

Arviolta noin 37,3 % ihmisistä suhtautuu passiivisesti myönteisesti uusiin mahdollisuuksiin. Hakijoiden tietojen säilyttäminen hakijoiden hallintatietokannassa, vaikka he eivät tällä hetkellä sopisikaan tehtävään, antaa rekrytoiville esihenkilöille valmiin lähteen tulevaisuudessa avautuvien tehtävien täyttämiseen.

Voit myös lisätä hakijoilta saatua palautetta tietokantaasi ymmärtääksesi, miten voit parantaa hakijakokemusta.

Synkronoi ennen palkkaamista ja palkkaamisen jälkeen kerätyt tiedot HRIS-järjestelmään (henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä). HRIS auttaa luomaan raportteja, jotka tarjoavat syvällisiä näkemyksiä suosituksista, henkilöstötarpeista ja muista keskeisistä mittareista.

Kun seuraavan kerran sinulla on avoin tehtävä, ohita aikaa vievät prosessit, kuten työpaikkailmoitusten julkaiseminen ja esikarsinta. Siirry suoraan tietokantaasi ja ota yhteyttä parhaisiin hakijoihin.

ATS-järjestelmien avulla voit helposti luoda hakijatietokannan, samoin kuin hakijatietokantaratkaisujen ja rekrytoinnin CRM-järjestelmien avulla.

7. Käynnistä suositteluohjelma

Rekrytoinnin keskimääräiset kustannukset voivat nousta jopa kolminkertaisiksi tehtävän vuosipalkkaan verrattuna. Epäonnistunut rekrytointi voi maksaa valtavasti, joten ihanteellisen hakijan palkkaaminen on ratkaisevan tärkeää.

Nykyiset työntekijät ovat erinomainen lähde uusien työntekijöiden löytämiseen. Työntekijöidesi verkostoissa saattaa olla ammattilaisia, jotka etsivät uranvaihdosta tai uusia haasteita.

Koska nykyiset työntekijäsi ymmärtävät yrityskulttuuria, he voivat suositella työntekijöitä, jotka sopivat kulttuuriin ja ovat päteviä.

"Nykyisten Graingerin tiimin jäsenten suosittelemat hakijat menestyvät usein hyvin liittyessään yritykseen. Nykyiset tiimin jäsenet ymmärtävät, mitä tarvitaan, ja ovat usein erinomaisia tunnistamaan lahjakkuuksia." – Randy Tosch, lahjakkuuksista vastaava varapääjohtaja, Grainger

Voit myös ottaa nykyiset työntekijät mukaan rekrytointimarkkinointitoimiisi, esimerkiksi tekemällä ”päivä elämässä” -videoita tai yksinkertaisesti jakamalla julkaisujasi omissa verkostoissaan.

8. Ulkoista

Erityisesti vaikeasti löydettävien ehdokkaiden kohdalla, joiden etsiminen vie paljon aikaa, voit harkita rekrytoinnin ulkoistamista ulkopuolisille ammattilaisille, kuten rekrytointiprosessien ulkoistusyritykselle (RPO), työnantajapalveluorganisaatiolle (PEO) tai kansainvälisessä rekrytoinnissa työnantajan sijaisena toimivalle palveluntarjoajalle (EOR).

Voit hyödyntää heidän olemassa olevia ehdokaspooliaan sekä heidän henkilöstöresurssejaan ja asiantuntemustaan auttaaksesi rekrytoimaan osaajia kaikilla tasoilla. Koska työnantajan sijaisena toimivan palveluntarjoajan tehtävään kuuluu toimia työnantajana lainkäyttöalueella, jossa sinulla ei ole oikeushenkilöä, he voivat auttaa sinua saamaan käyttöön kansainvälisiä osaajia.

Tutustu valikoimaamme: parhaat PEO-palveluntarjoajat ja parhaat EOR-palveluntarjoajat auttavat sinua perehtymään aiheeseen tarkemmin. Meillä on myös yksityiskohtaiset listat Kanadan parhaista työnantajan sijaisena toimivista palveluntarjoajista ja Yhdistyneen kuningaskunnan vastaavista palveluntarjoajista.

Näin pysyt ajan tasalla rekrytointitrendeistä

Rekrytoinnin uusimpien trendien seuraaminen voi olla haastavaa, etenkin kun markkinoille tulee uutta rekrytointiteknologiaa, joka muuttaa rekrytoijien työtä ja rekrytointikenttää kokonaisuudessaan.

Voit tehdä joitakin asioita pysyäksesi ajan tasalla uusimmasta kehityksestä. Voit esimerkiksi harkita rekrytointikurssia, joka auttaa sinua sopeutumaan uuteen kehitykseen tarkastelemalla sitä liiketoimintasi ja sen tavoitteiden näkökulmasta.

Toinen tapa on tilata People Managing People -uutiskirje. Kyse ei ole vain häpeilemättömästä oman toimintamme markkinoinnista, vaan seuraamme jatkuvasti rekrytoinnin uusinta teknologiaa, trendejä ja käytäntöjä esimerkiksi asiantuntijahaastattelujen kautta podcasteissa, uusissa artikkeleissa ja kuukausittaisissa tapahtumissamme.