36 fonctionnalités clés des logiciels SIRH à rechercher et pourquoi

Les logiciels HRMS modernes intègrent des fonctionnalités qui garantissent le respect des règles et réglementations en matière de recrutement, ce qui permet aux équipes RH de rester plus facilement en conformité.

36 fonctionnalités importantes des HRMS

Les meilleurs logiciels et outils HRMS proposent de nombreuses solutions, notamment des fonctions RH générales, la gestion du temps et des présences, l’analytique, le recrutement, l’intégration des employés, les RH sociales, la formation et le développement, la conformité et des solutions de paie. Une solution HRMS aide les professionnels des RH à mettre en place un système de gestion RH efficace et à améliorer l’expérience globale des employés.

A. Fonctionnalités RH générales

Un logiciel HRMS idéal propose des fonctionnalités générales de gestion des ressources humaines, telles que l’administration des avantages sociaux, la compatibilité mobile et les outils en libre-service pour les employés et les managers.

1. Base de données centralisée

Au cœur de tout HRMS se trouve sa base de données centralisée, qui constitue une source unique et sécurisée de toutes les données relatives aux employés. Vous pouvez y stocker, organiser et consulter les dossiers des employés, les informations de paie et les documents de conformité. Cela accroît l’efficacité et garantit l’exactitude des données dans les différentes fonctions RH, facilitant ainsi la prise de décision et améliorant la productivité de votre équipe RH.

2. Administration des avantages sociaux

La gestion des avantages sociaux des employés et leur intégration dans les calculs de paie peuvent prendre beaucoup de temps. Un système de gestion des ressources humaines permet d’accéder facilement à des modules d’administration des avantages sociaux qui vous donnent accès à des avantages tels que les régimes de retraite, l’assurance maladie, le congé maternité, les congés maladie et les congés payés.

3. Compatibilité mobile

Les fournisseurs de solutions HRMS peuvent proposer des logiciels RH cloud ou des solutions sur site. Ils peuvent également disposer d’applications mobiles pour les systèmes d’exploitation Android et iOS. Pour maximiser l’efficacité, votre logiciel HRMS doit proposer des solutions accessibles en mobilité. L’un des avantages des logiciels RH cloud et de la compatibilité mobile (au moins depuis le site web) est qu’ils permettent à vos employés d’accéder aux informations où qu’ils se trouvent.  

4. Libre-service pour les managers

Les fonctions de libre-service pour les managers vous aident à accélérer les processus RH et vous permettent d’effectuer diverses tâches, comme examiner les candidatures, saisir les données des évaluations de performance, approuver les demandes de remboursement de frais et consulter les informations des employés.

5. Libre-service (employé)

Les fonctions de libre-service pour les employés permettent à vos collaborateurs de saisir leurs données personnelles, de consulter l’état de leurs avantages sociaux et de demander des congés. Cela peut faire gagner énormément de temps à votre service RH, qui n’a plus à servir d’intermédiaire entre votre personnel et ces informations (il s’agit également d’un avantage clé des logiciels de gestion des ressources humaines). Certains outils avancés peuvent même proposer des agents conversationnels RH pour répondre aux questions.

B. Fonctionnalités de gestion des effectifs

Les logiciels HRMS dotés de fonctionnalités de gestion du temps et des présences peuvent inclure des fonctions telles que la gestion des absences, la planification des horaires des employés, le pointage à l’arrivée et au départ, la conformité, l’estimation des coûts et l’intégration de la paie.

6. Gestion des absences

Les logiciels SIRH peuvent vous aider à suivre et à gérer les absences de vos employés. Ils permettent aux responsables de savoir facilement qui est présent et qui est absent, ainsi que pour quelles raisons – qu’il s’agisse de vacances, d’un congé maladie, d’un congé maternité ou d’autres congés payés.

7. Planification des employés

Les logiciels de planification des employés vous permettent de créer des modules de présence, de gérer les plannings et de configurer des rappels et des alertes pour vérifier des éléments tels que la présence ou les heures supplémentaires (les avantages des logiciels de planification des employés sont également nombreux).

8. Pointage des arrivées & départs

Les modules de gestion du temps et des présences permettent à vos employés de consigner leurs heures de travail. Certains systèmes proposent des options avancées de pointage, telles que les codes PIN, les scanners biométriques, les lecteurs de cartes magnétiques ainsi que les outils de reconnaissance des empreintes digitales et du visage. 

9. Conformité

Quel que soit le pays ou la région dans laquelle vous exercez vos activités, vous devez respecter toutes les réglementations et législations liées au travail. Les réglementations du travail, par exemple, limitent le nombre d’heures que les personnes peuvent travailler par jour ou par semaine. 

Les logiciels SIRH peuvent inclure des fonctionnalités qui vérifient et utilisent les données à des fins de production de rapports et de conformité. Ils fournissent également des alertes et des notifications automatiques lorsque les normes législatives ne sont pas respectées.

10. Estimations des coûts

Les logiciels avancés de gestion des ressources humaines utilisent les données historiques des RH pour proposer des fonctionnalités d’estimation du temps et des coûts pour différents projets, ce qui vous permet de mieux prévoir vos besoins en ressources à l’avenir.

11. Intégration de la paie 

L’utilisation d’un logiciel SIRH pour gérer votre paie vous permet d’intégrer vos modules de présence et de gestion du temps à vos fonctionnalités de paie. Ainsi, vous disposez de données précises sur les cycles de paie, que vous pouvez utiliser pour calculer les salaires et les avantages des employés, le tout au sein d’un système intégré.

C. Fonctionnalités d’analyse

L’un des principaux avantages d’un SIRH (enfin, de certains d’entre eux) est qu’il vous permet de recueillir toutes sortes de données utiles sur les employés afin de vous aider à les gérer et à adopter une réflexion stratégique.

Les fonctions d’analyse disponibles dans les logiciels et systèmes de gestion des RH comprennent notamment des tableaux de bord personnalisables, des rapports en temps réel, des capacités de prévision, la collecte automatisée de données, des contrôles d’accès et des analyses financières. 

12. Tableaux de bord personnalisables

Il est important d’adopter un système personnalisable afin de répondre aux besoins de votre service RH. Cela inclut aussi bien la possibilité pour les utilisateurs de créer des tableaux de bord personnels que la proposition de différentes options de couleurs et d’autres fonctionnalités de personnalisation. Cela peut contribuer à renforcer l’engagement de vos employés envers votre logiciel SIRH.

13. Rapports en temps réel

Votre SIRH doit proposer des analyses et des rapports adaptés et personnalisables à partir des données de votre système. Les informations et les rapports en temps réel vous permettent de prendre des décisions opportunes qui améliorent les performances par rapport aux KPI.

14. Capacités de prévision

Le logiciel SIRH idéal doit vous permettre d’examiner les données passées et de fournir des indications sur les performances futures en fonction des KPI et des objectifs souhaités. Les solutions de prévision peuvent vous aider à déterminer combien d’heures une tâche nécessitera ou combien de membres du personnel doivent être affectés à certains projets. 

15. Collecte automatisée de données

Les logiciels SIRH dotés de modules d’analyse RH vous permettent d’accéder à toutes les informations dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin, afin de recueillir les informations clés nécessaires. Cela inclut l’accès à des informations et à des données au-delà de leur propre base de données, grâce à l’intégration avec un CRM, un ERP et d’autres sources pour produire des rapports sophistiqués.

16. Analyses et informations fondées sur l’IA

Alors que l’intelligence artificielle joue un rôle croissant dans les technologies RH, les organisations peuvent utiliser des logiciels SIRH fondés sur l’IA pour obtenir des informations plus approfondies sur les performances des employés, les tendances de rotation du personnel et la planification des effectifs. Cela peut aider à prévoir les besoins futurs en RH, à optimiser les effectifs et à identifier les employés à risque afin d’intervenir rapidement.

17. Contrôles d’accès

L’accès aux informations, aux rapports et aux données sera désigné comme privé ou public. Les meilleurs logiciels SGRH disposent de fonctions d’administration permettant d’attribuer des niveaux ou des paliers d’accès à différentes ressources. Cela contribue à renforcer la sécurité des données et à empêcher le partage d’informations confidentielles avec des utilisateurs non autorisés.

18. Analyse financière

Les logiciels SGRH idéaux peuvent inclure des modules d’analyse capables de recueillir et d’évaluer différents niveaux de données financières afin d’aider la direction dans ses processus décisionnels. 

D. Fonctionnalités de recrutement et d’intégration

De nombreux systèmes SGRH incluent des fonctionnalités de recrutement et d’intégration afin de rationaliser le processus de recrutement et d’offrir une expérience fluide aux candidats embauchés.

Cela comprend des fonctionnalités clés telles que des modèles d’offres d’emploi, un système de suivi des candidatures, des formulaires et rapports dématérialisés, des fonctionnalités de ludification, des rappels automatisés et des outils de gestion de la période d’essai.

19. Fonctionnalités de recrutement

En centralisant le recrutement au sein d’un SGRH, les équipes peuvent réduire le délai d’embauche et améliorer la collaboration entre les services.

Les principaux outils de recrutement que l’on trouve souvent dans un SGRH comprennent un système de suivi des candidatures, l’analyse automatique des CV et des intégrations de publication d’offres d’emploi avec les sites d’emploi populaires. Certains systèmes proposent également des outils d’évaluation des candidats et de planification des entretiens afin de simplifier le processus de présélection.

20 Fonctions sans papier

Les fonctions d’intégration fondées sur la technologie dans les logiciels SGRH deviennent de plus en plus dématérialisées, car elles sont plus économiques, plus respectueuses de l’environnement et plus sûres. Il existe désormais des contrats de travail, des formulaires fiscaux, des demandes d’avantages sociaux, des demandes de congé et bien plus encore, entièrement dématérialisés. 

21. Fonctionnalités de ludification

La ludification de vos fonctionnalités d’intégration et/ou de gestion des performances peut créer un environnement de travail plus interactif et stimulant pour votre personnel. Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité indispensable pour la plupart des logiciels SGRH, mais c’est certainement un atout majeur lorsqu’elle est disponible. 

22. Rappels automatisés

Les meilleurs logiciels SGRH intègrent des fonctions de planification de rappels qui informent les managers et les employés des tâches en attente ou des dépassements d’utilisation des ressources. Les rappels peuvent être configurés pour arriver dans votre boîte de réception électronique ou sur votre smartphone afin que vous ne manquiez jamais rien. 

23. Fonctions de gestion de la période d’essai 

Les ressources humaines font passer aux nouvelles recrues une période d’essai, dont la réussite dépend d’un comportement, d’une assiduité et de performances professionnelles appropriés. La fonctionnalité d’intégration de votre logiciel SGRH devrait disposer d’une fonction de définition d’objectifs que vous pouvez utiliser pour convenir de mesures et de cibles au cours des premiers mois d’emploi.

E. Fonctionnalités de conformité

Les systèmes SGRH proposent souvent des fonctionnalités de conformité telles que la conformité automatisée du recrutement, la conformité automatisée à l’EEOC et la conformité automatisée des avantages sociaux liés aux soins de santé.

24. Conformité automatisée du recrutement

Un élément essentiel à prendre en compte au cours du processus d’embauche consiste à éviter les pratiques discriminatoires susceptibles d’exposer votre entreprise à des réclamations. Les offres d’emploi, les vérifications des références et les questions d’entretien peuvent être influencées par des préjugés fondés sur la race, le sexe, l’origine ethnique, le genre, la religion, la situation personnelle et le handicap physique & mental, entre autres.

Votre SGRH peut vous aider grâce à des fonctionnalités garantissant que toutes les communications restent rigoureuses et ne laissent aucune place aux préjugés.

25. Conformité automatisée à l’EEOC

La plupart des entreprises demandent aux nouveaux employés de remplir un questionnaire d’auto-identification EEO afin de se prémunir contre les pratiques discriminatoires. Un SGRH peut inclure des questionnaires totalement conformes et garantir que les informations sont utilisées de manière appropriée.

26. Conformité automatisée des avantages sociaux liés aux soins de santé

La conformité en matière de santé reste essentielle dans de nombreux pays. Par exemple, aux États-Unis, les entreprises doivent respecter des lois fédérales telles que la loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA), la loi sur la non-discrimination fondée sur les informations génétiques, la loi sur les soins abordables (ACA) et les dispositions relatives à la parité en matière de santé mentale, entre autres.

Le logiciel adapté recueille les données nécessaires aux déclarations auprès de l’IRS et les tient à jour en cas de modification de la législation.

F. Fonctionnalités d’apprentissage et de développement des employés

Les fonctionnalités de développement des employés à rechercher dans votre prochain logiciel SIRH comprennent la gestion des performances, l’administration des certifications, les annuaires de formation, les fonctionnalités d’engagement des employés, les fonctions d’évaluation des données, ainsi que les politiques et objectifs de l’entreprise.

27. Gestion des performances

Un SIRH robuste devrait proposer des outils de gestion des performances permettant aux équipes RH de suivre les performances en temps réel, de définir des objectifs et de surveiller les progrès. Ces outils standardisent les évaluations, fournissent un retour d’information continu et favorisent le développement des employés. En simplifiant la définition des objectifs et en fournissant des informations sur la productivité, un SIRH contribue à créer des plans de développement personnalisés afin de fidéliser les meilleurs talents.

28. Administration des certifications

La gestion des cours, les nominations aux formations, la garantie de la conformité et la mise à jour des supports peuvent prendre beaucoup de temps si elles ne sont pas correctement prises en charge. Un logiciel SIRH doté d’un module de gestion de l’apprentissage allège la charge liée à la formation et au développement continus.

29. Annuaires de formation

Le SIRH idéal propose une gamme complète d’options d’apprentissage gérables depuis une seule interface. Cela inclut la mise en correspondance des activités avec des référentiels de compétences pour la gestion des performances fondée sur les compétences et l’association des résultats d’apprentissage au développement des compétences souhaitées. 

30. Fonctionnalités d’engagement des employés

Les outils d’engagement des employés intégrés à un SIRH peuvent inclure des sondages réguliers, des mécanismes de retour d’information et des programmes de reconnaissance qui donnent la parole aux employés et aident les équipes RH à mesurer les niveaux d’engagement. Un SIRH axé sur l’engagement contribue à créer une main-d’œuvre plus soudée, favorise une culture d’entreprise positive et améliore la fidélisation des employés en répondant aux préoccupations avant qu’elles ne s’aggravent.

31. Politiques et objectifs de l’entreprise

Les sommes consacrées aux programmes de formation, au développement et aux certifications constituent un investissement destiné à atteindre les objectifs de l’entreprise. Votre SIRH doit être capable d’analyser vos stratégies de développement et de les comparer à vos politiques et objectifs prédéfinis.

G. Solutions de paie

La plupart des SIRH proposent des solutions de paie dotées de fonctionnalités telles que des périodes de paie flexibles, le traitement et le retraitement en masse, les bulletins de paie en ligne, la conformité mondiale de la paie, les ajustements de rémunération et le suivi des heures supplémentaires.

32. Périodes de paie flexibles

Les employés et les contractuels peuvent recevoir leur salaire selon différentes périodes — hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Disposer d’un SIRH doté de fonctionnalités de paie adaptées à différentes périodes de paiement accélère le traitement de la paie et réduit les erreurs de saisie des données lors du paiement.

33. Traitement et retraitement en masse

Votre logiciel SIRH doit proposer des fonctionnalités permettant aux équipes RH d’automatiser de nombreux paiements aux employés sur une période prolongée. Les outils avancés disposent d’une fonctionnalité d’« annulation du traitement » qui permet d’annuler et de corriger les erreurs de paiement.

34. Bulletins de paie en ligne

La plupart des SIRH facilitent la vie des employés en veillant à ce que les bulletins de paie récents et antérieurs soient disponibles à tout moment pour être consultés ou téléchargés.

35. Conformité mondiale de la paie

La conformité de la paie varie d’un État à l’autre. Ainsi, si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs régions, le respect et la gestion des exigences de conformité peuvent devenir complexes. Le logiciel SIRH adapté automatise votre paie afin de respecter les réglementations qui régissent votre zone géographique.

36. Ajustements de rémunération et fonctions liées aux heures supplémentaires

De nombreux SIRH intègrent des solutions de paie permettant au personnel RH et comptable de modifier et d’ajuster la rémunération des employés, de prendre en compte les réductions ou les primes, d’enregistrer les congés sans solde, les cotisations de retraite, les indemnités et autres ajustements nécessaires.

H. Rapport qualité-prix

Bien sûr, votre budget compte lors du choix du SIRH idéal ; il est donc utile de comprendre les tarifs habituels des SIRH. Comment le prix du système se compare-t-il à ses capacités, ses fonctionnalités et sa facilité d’utilisation ? Avez-vous vraiment besoin de toutes les fonctionnalités avancées ?

Envisagez des outils et logiciels de gestion des ressources humaines dont la tarification est claire, flexible et transparente.

Les petites équipes peuvent constater que les logiciels RH conçus pour les petites entreprises offrent les fonctionnalités dont elles ont besoin sans la complexité d’un SIRH complet.

Existe-t-il différents types de SIRH ?

De nombreuses listes de logiciels RH existent, mais les outils les plus populaires se concentrent sur la dotation en personnel, le développement et l’engagement des employés, l’intégration, la rémunération et la gestion des effectifs afin d’améliorer l’efficacité de l’équipe RH centrale d’une entreprise.

Gestion du personnel

Les fonctionnalités de dotation en personnel comprennent des fonctions de planification des effectifs telles que la planification des horaires et les logiciels de gestion des employés, la gestion du cycle de vie des employés, les logiciels de suivi du temps, la gestion des congés et la recherche de candidats, soit par l’intermédiaire d’un système de suivi des candidatures, soit grâce à une technologie d’acquisition des talents plus avancée.

Intégration et départ des employés

Les systèmes d’intégration comprennent les logiciels d’intégration et de départ des employés. Les outils d’intégration peuvent aider à guider les nouvelles recrues à travers les formalités administratives, la création des identifiants de connexion aux logiciels, la vérification du formulaire I-9, les présentations sociales et d’autres responsabilités. 

Développement des employés

Le développement vise à aider vos employés à progresser et à maintenir leur satisfaction. Un SIRH peut inclure des logiciels de satisfaction des employés, des logiciels de gestion des performances, des logiciels d’évaluation à 360 degrés et des logiciels de gestion des talents. Il s’agit de l’un des principaux avantages des logiciels de gestion des talents.

Gestion de la rémunération

Les systèmes de rémunération comprennent les logiciels d’administration, les logiciels de gestion des avantages sociaux et les logiciels de paie. Le libre-service en matière de rémunération aide les employés à consulter leurs propres avantages santé ou leurs indicateurs de congés payés. 

Gestion des effectifs

Les systèmes de gestion des effectifs comprennent les logiciels de ressources humaines, les systèmes d’information des ressources humaines (HRIS), les outils de gestion des dossiers des employés, les logiciels de gestion du capital humain et les logiciels d’enregistrement et de surveillance des employés.

À lire également : Avis sur les meilleurs systèmes logiciels RH fondamentaux