Comment choisir un logiciel de paie : guide d’expert
Pour choisir un logiciel de paie, concentrez-vous sur la recherche d’une solution qui simplifie les tâches de paie, réduit les erreurs et vous aide à rester en conformité. Avec autant d’options disponibles, vous recherchez un logiciel adapté à la taille et aux besoins de votre entreprise, qui fluidifie vos processus et vous simplifie la vie. Ce guide vous aidera à examiner vos choix en toute confiance et à sélectionner le meilleur logiciel de paie pour une gestion de la paie précise et sans stress.
11 éléments à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de paie
Lorsque vous choisissez un logiciel de paie, vous ne sélectionnez pas seulement un outil : vous choisissez un système central qui touche à la conformité, aux finances, à la confiance des employés et à la continuité de l’activité.
Je pars du principe que vous connaissez les principales fonctionnalités des logiciels de paie ; je ne les détaillerai donc pas ici.
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Si je devais choisir un nouveau logiciel de paie pour mon organisation, voici les éléments que je chercherais :
1. Peut-il prendre efficacement en charge plusieurs types d’employés ?
Il se peut que vous employiez à la fois des salariés rémunérés au forfait, des employés payés à l’heure et des travailleurs indépendants. Comme les employés sont classés en fonction de leurs heures de travail, de leurs avantages et de leurs types de poste, votre logiciel RH avec gestion de la paie doit pouvoir répondre aux besoins spécifiques de votre personnel.
Certains systèmes répondent spécifiquement aux besoins de paie des employés à temps plein ou des travailleurs sous contrat, tandis que d’autres proposent des options de catégorisation flexibles.
En outre, certains services incluent des portails en libre-service afin que les employés puissent transmettre leurs informations fiscales et consulter leurs heures ainsi que leurs périodes de paie.
2. Le logiciel s’intègre-t-il facilement à d’autres systèmes ?
Les logiciels de paie s’intègrent aux SIRH, aux logiciels de comptabilité, aux systèmes de suivi du temps et des présences, aux plateformes de déclaration fiscale, aux logiciels de gestion des avantages sociaux, aux systèmes ERP, aux systèmes de dépôt direct, aux outils de conformité, aux applications mobiles et aux systèmes de gestion de l’apprentissage.
Si vous choisissez d’utiliser un système de paie autonome, il devra partager des informations avec votre SIRH ou HRIS, votre système comptable ou votre logiciel de suivi du temps. Dans ce cas, il est utile de vérifier la facilité de mise en place de ces intégrations.
3. Les impôts sont-ils calculés, retenus et déclarés ?
La gestion des impôts liés à la paie constitue un véritable point sensible. Un système de paie fiable simplifie le calcul, la retenue et la déclaration des impôts, tout en évitant les erreurs coûteuses.
Il doit également gérer facilement les saisies sur salaire, afin de garantir le respect des retenues ordonnées par un tribunal pour les pensions alimentaires, les prélèvements fiscaux ou d’autres obligations.
Recherchez un fournisseur qui ne se contente pas de retenir les montants corrects, mais qui les déclare également auprès des organismes publics compétents.
Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Le fournisseur est-il un agent déclarant enregistré auprès de l’IRS ?
- L’exactitude des déclarations fiscales est-elle « garantie », c’est-à-dire que le fournisseur prendra en charge les coûts liés aux éventuelles erreurs ?
4. Propose-t-il le dépôt direct ?
Selon une enquête menée par l’American Payroll Association, 93 % des employés sont payés par dépôt électronique. Il s’agit donc d’une fonctionnalité essentielle que je rechercherais dans une solution de paie.
5. Propose-t-il des options de paie flexibles ?
Vous pourriez avoir besoin de payer vos employés chaque semaine, toutes les deux semaines, deux fois par mois ou une fois par mois, selon vos besoins. Par conséquent, la possibilité d’exécuter un nombre illimité de cycles de paie selon plusieurs fréquences est très pratique.
De plus, le paiement à la demande est un avantage très apprécié qui offre aux travailleurs une plus grande flexibilité financière.
6. Prend-il en charge plusieurs sites ?
Si votre organisation exerce ses activités sur différents territoires (ou si vous pensez que cela pourrait être le cas à l’avenir, par exemple en ouvrant une franchise de nouveau restaurant nécessitant une gestion de la paie), le logiciel peut-il calculer et distribuer les salaires en fonction du lieu de travail de chaque employé ?
7. Quelles fonctionnalités de création de rapports le système offre-t-il ?
Les données de paie sont une véritable mine d’or pour la planification financière, les audits de conformité et la stratégie relative aux effectifs. Renseignez-vous sur les rapports intégrés, comme les récapitulatifs de paie, les obligations fiscales, les retenues liées aux avantages sociaux et les analyses des coûts de main-d’œuvre. Vérifiez si les rapports peuvent être personnalisés ou planifiés automatiquement.
Demandez également si les rapports peuvent être exportés au format CSV ou s’ils s’intègrent directement à vos outils comptables.
Je peux vous l’assurer : la possibilité de générer des rapports clairs et exploitables peut faire gagner du temps et améliorer la prise de décision. C’est donc un élément à surveiller, même lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de paie pour une petite entreprise.
8. Les formules tarifaires sont-elles évolutives ?
Bien sûr, les exigences d’un logiciel de paie destiné à une petite entreprise locale seront très différentes de celles d’une grande organisation multinationale.
Les fournisseurs que vous évaluez proposeront probablement plusieurs options de tarification des systèmes de paie, en fonction de la taille et des besoins de l’entreprise.
En règle générale, les formules d’abonnement comprennent des frais fixes mensuels et des frais mensuels par employé. Gusto est un bon exemple de fournisseur de logiciels de paie qui suit ce modèle : il facture aux entreprises des frais fixes de $40 par mois, auxquels s’ajoutent $6 par employé. Ainsi, une entreprise comptant 100 employés paierait $640 par mois.
De nombreuses formules d’abonnement mensuel comprennent plusieurs niveaux, par exemple pour les jeunes entreprises ou les grandes entreprises, chacun offrant différentes fonctionnalités et différents services de paie. Les formules les plus coûteuses peuvent inclure une assistance technique supplémentaire, un soutien RH accru, la gestion de plusieurs sites et l’intervention d’un comptable attitré pour préparer et soumettre les déclarations fiscales.
Le modèle d’abonnement mensuel est privilégié par les entreprises, quelle que soit leur taille, en raison de son coût mensuel réduit et de ses options d’évolution.
Lors de l’évaluation de différents fournisseurs, l’examen de comparatifs complets de logiciels de paie peut vous aider à trouver la solution la mieux adaptée à votre organisation.
Autrement, une solution de paie gratuite peut fournir toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin sans le coût élevé des systèmes traditionnels, même si vous risquez de ne pas bénéficier de fonctionnalités plus avancées.
9. Quel est son niveau de sécurité ?
Les logiciels de paie stockent des informations sensibles sur les employés. Il est donc important de s’assurer que toute solution envisagée propose les mesures de sécurité suivantes :
- Conformité PCI
- MFA (authentification multifacteur)
- Chiffrement des données
- Protection par mot de passe
- Permissions d’accès limitées
10. Quelle est la qualité du service client ?
Lorsque vous gérez vous-même la paie, il est essentiel que tout soit fait correctement. Tout problème doit donc être traité rapidement. C’est pourquoi j’examine toujours le niveau d’assistance à la clientèle disponible et lis les avis concernant le service client.
Voici quelques facteurs à évaluer :
- Articles et vidéos utiles
- Lignes d’assistance à la clientèle
- Discussion en ligne
- Experts internes en paie.
11. Est-il personnalisable ?
Le logiciel de paie que vous choisissez doit pouvoir être personnalisé en fonction des besoins propres à votre entreprise. Des mises à niveau ou des fonctionnalités supplémentaires peuvent souvent être ajoutées au logiciel afin de prendre en charge des horaires, des devises ou des paramètres fiscaux spécifiques.
Vous devrez également rechercher des tableaux de bord analytiques personnalisables pour les rapports sur la rémunération, qui peuvent être adaptés à des besoins spécifiques.
Options de paie à envisager
En gardant ce qui précède à l’esprit, voici quelques options de paie à envisager :
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Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de paie.
Processus en 5 étapes pour choisir un logiciel de paie
Enfin, suivez ce processus en 5 étapes pour vous aider à choisir le logiciel adapté.
Première étape : identifier les besoins
Avant de commencer vos recherches sur les fournisseurs, prenez le temps de comprendre les besoins précis de vos parties prenantes, notamment les membres de votre équipe de paie, les dirigeants, les responsables et les employés réguliers.
Questions pour vous aider à identifier vos besoins :
- Quels sont les problèmes les plus courants rencontrés par le service des ressources humaines/de la paie/de la comptabilité ?
- Comment chaque partie prenante utilisera-t-elle le nouveau logiciel ? Un logiciel de paie pour grandes entreprises serait-il plus adapté ?
- En quoi le système ou le processus RH actuel ne répond-il pas suffisamment aux besoins ? (La cartographie des processus peut s’avérer utile dans ce cas.)
- Quelles sont les plaintes les plus fréquentes concernant la paie ?
- Comment tout nouveau logiciel que vous achetez s’intégrera-t-il à votre environnement technologique RH ?
- Quelles sont les politiques et les exigences réglementaires de votre entreprise concernant la sécurité des données, la diversité des fournisseurs, les contrats avec les fournisseurs, etc. ?
- Quel est le niveau de maîtrise technologique de votre équipe ? Le logiciel que vous choisirez ne devrait pas être plus complexe à configurer et à utiliser que ce que votre équipe peut gérer.
- Quel est votre budget ?
- Quel retour sur investissement (ROI) espérez-vous obtenir ?
Ces questions vous aideront à déterminer précisément ce dont vous avez besoin de la part de votre logiciel RH, notamment le sous-type de logiciel de paie dont vous avez probablement le plus besoin.
Sollicitez l’avis de vos parties prenantes (les services informatiques et financiers sont toujours utiles) et utilisez leurs commentaires pour rédiger des cas d’utilisation et créer une matrice comparant les éléments importants pour chaque groupe de parties prenantes.
Vous serez désormais en mesure de mener la conversation avec les fournisseurs et de leur fournir une liste de fonctionnalités indispensables et souhaitables pour chaque utilisateur.
Deuxième étape : rechercher des fournisseurs
Il est temps d’effectuer une étude de marché et de vous familiariser avec les principales entreprises de gestion de la paie correspondant à votre cas d’utilisation. De nombreux sites web (comme le nôtre !) entreprennent de répertorier les meilleurs choix de logiciels pour différents besoins et cas d’utilisation.
Par exemple, les équipes qui ont besoin d’un accès à l’application ou au navigateur depuis n’importe où peuvent comparer les logiciels de paie en ligne, tandis que celles qui cherchent à réduire les erreurs humaines et les frais généraux administratifs peuvent envisager des outils logiciels de gestion automatisée de la paie.
En revanche, vous étudierez un ensemble totalement différent d’options de fournisseurs de services de paie si vous externalisez entièrement la paie. L’externalisation de la paie présente des avantages et des inconvénients auprès d’une entreprise tierce que vous devrez comprendre.
Prenez le temps d’étudier le site web de chaque fournisseur et notez toutes les questions qui se présentent. Existe-t-il des études de cas et des avis qui démontrent l’utilisation principale ou l’argument de vente de l’outil ?
Vous pouvez également rejoindre des communautés en ligne ou faire appel à votre réseau pour obtenir des recommandations.
Quelques questions spécifiques à poser aux fournisseurs :
- Quels sont les meilleurs fournisseurs pour votre cas d’utilisation ?
- Lesquels sont les mieux notés dans leur catégorie ?
- Quelle est la fonctionnalité la mieux notée de chaque outil ?
- L’outil s’adresse-t-il aux petites et moyennes entreprises ou est-il davantage adapté aux grandes entreprises ?
- Que disent les avis et témoignages des clients ? Quels sont les avantages et les inconvénients les plus fréquemment signalés ?
- Quel type d’intégration, de formation, d’assistance et d’autres ressources le fournisseur propose-t-il ?
- Une documentation complète est-elle disponible ?
- Les fonctionnalités de l’outil répondent-elles à vos besoins ?
- Le logiciel s’intègre-t-il aux outils RH que vous utilisez déjà ?
- L’interface utilisateur est-elle visuellement attrayante ?
- L’expérience utilisateur est-elle positive ?
- Est-il intuitif à utiliser et facile à prendre en main ?
- Cet outil est-il trop simple ou trop complexe pour vos besoins en matière de gestion des ressources humaines ?
- Offre-t-il la flexibilité ou les possibilités de personnalisation dont vous avez besoin ?
- Propose-t-il des normes de sécurité rigoureuses et respecte-t-il les réglementations et les bonnes pratiques en matière de confidentialité des données ? Une option sur site est-elle disponible ?
- Le prix correspond-il à votre budget ? La tarification est-elle claire ?
- Le prix est-il justifié au regard des capacités du logiciel ? Certaines fonctionnalités essentielles sont-elles uniquement disponibles dans les niveaux tarifaires les plus chers ?
- Propose-t-il une démonstration ou un essai gratuit ?
Troisième étape : établir une présélection et prendre contact
Maintenant que vous avez identifié quelques fournisseurs potentiels, il est temps d’aller un peu plus loin et de planifier des appels de démonstration.
- Envoyez à chaque fournisseur une demande d’informations (RFI) afin de pouvoir comparer vos options point par point
- Si vous souhaitez être vraiment exhaustif, envoyez à chacun des fournisseurs présélectionnés une demande de proposition (RFP). Celle-ci comprendra des informations essentielles sur votre entreprise, vos besoins spécifiques, un questionnaire destiné au fournisseur ainsi que toute règle particulière concernant la soumission de la proposition qu’il devra respecter, comme les dates limites de soumission.
- Planifiez une réunion avec leur représentant commercial et passez en revue vos questions.
Ces appels, qui devraient idéalement comprendre des démonstrations du produit en situation réelle, vous aideront également à vous faire une idée du fournisseur et à déterminer si vous pouvez établir un bon partenariat.
Pour vous aider à comparer les fournisseurs, utilisez ce modèle d’évaluation pratique.
Quatrième étape : présenter l’analyse de rentabilité
Une fois toutes les données ci-dessus rassemblées, il est temps de préparer votre analyse de rentabilité. Il n’est pas nécessaire d’en faire un document de 10 pages : un simple mémo d’une page peut suffire (car qui a le temps de lire 10 pages, de toute façon) .
Les décideurs cherchent des réponses aux questions suivantes :
- Combien cela coûte-t-il ?
- Quels problèmes le logiciel permettra-t-il de résoudre ?
- Si nous n’investissions pas dans ce logiciel, que se passerait-il ?
- Combien de temps faudra-t-il pour le mettre en œuvre ?
- Pourquoi devons-nous investir maintenant ?
- Quel est le retour sur investissement de la mise en œuvre de ce logiciel ?
Vous ne connaissez peut-être pas la réponse à la question du coût ; toutefois, obtenir une approbation à ce stade vous mettra sur la voie du succès.
Voici un modèle d’analyse de rentabilité que vous pouvez utiliser pour un logiciel d’automatisation de la paie :
- Résumé exécutif : Bref aperçu de la proposition, principaux avantages d’un logiciel de paie et conclusions.
- Situation actuelle et présentation du problème : Description de la situation actuelle et des difficultés ou problèmes spécifiques à résoudre.
- Solution proposée et avantages : Description détaillée de la solution proposée et de ses avantages attendus, y compris une analyse coûts-avantages.
- Plan de mise en œuvre et évaluation des risques : Stratégie de mise en œuvre étape par étape, calendrier et résumé des risques potentiels accompagnés de plans d’atténuation.
- Conclusion et recommandations : Résumé concis de l’analyse de rentabilité, accompagné des recommandations finales destinées aux décideurs.
Cinquième étape : mettre en œuvre et intégrer
Assurez-vous que les parties prenantes connaissent votre nouvelle solution et se sentent à l’aise pour l’utiliser.
La principale raison pour laquelle les entreprises ne constatent pas de retour sur investissement après l’achat d’un logiciel est qu’elles ne donnent pas suite à la mise en œuvre du logiciel de paie afin d’intégrer correctement leur nouvel outil dans les opérations quotidiennes.
Une gestion efficace du changement est essentielle. Pour que les employés utilisent votre nouveau logiciel, ils doivent comprendre les avantages qu’il leur offre (par exemple, le temps qu’il leur fait gagner ou la validation plus rapide de leurs demandes de congés, etc.) et savoir comment l’utiliser.
Voici quelques conseils pour vous aider :
- Communiquez clairement l’adoption du nouveau système et ce qu’elle impliquera pour les employés. Invitez-les à poser leurs questions.
- Profitez de toute procédure d’intégration et de toute formation proposée par le fournisseur du logiciel de paie, et rendez cette formation obligatoire pour les employés dans un délai réaliste.
- Désignez une personne chargée de diriger la mise en œuvre et de servir de point de contact pour les questions (et les commentaires) que les employés pourraient avoir.
- Informez les employés de l’existence des ressources en libre-service disponibles et assurez-vous qu’ils savent comment ouvrir un ticket d’assistance s’ils rencontrent des difficultés.
Et maintenant :
Si vous cherchez actuellement comment choisir un logiciel de paie, contactez gratuitement un conseiller SoftwareSelect pour obtenir des recommandations.
Vous remplissez un formulaire et échangez brièvement avec un conseiller qui examine en détail vos besoins. Vous recevez ensuite une sélection restreinte de logiciels à évaluer. Il vous accompagnera même tout au long du processus d’achat, y compris lors des négociations tarifaires.