Comment choisir un logiciel de paie : Le guide d’un expert
Pour choisir un logiciel de paie, concentrez-vous sur une solution qui simplifie la gestion de la paie, réduit les erreurs et vous maintient en conformité avec la législation. Vu le nombre d’options disponibles, vous devez opter pour un logiciel adapté à la taille et aux besoins de votre entreprise, qui fluidifie votre processus et simplifie votre quotidien. Ce guide va vous aider à faire le tri parmi vos choix et à sélectionner le meilleur logiciel de paie pour une gestion précise et sereine de la paie.
11 éléments à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de paie
En choisissant un logiciel de paie, vous ne sélectionnez pas juste un outil—vous investissez dans un système central qui touche à la conformité, aux finances, à la confiance des salariés et à la continuité de l’entreprise.
Je vais partir du principe que vous connaissez les principales fonctionnalités des logiciels de paie, donc je ne vais pas les détailler ici.
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Si je devais choisir un nouveau logiciel de paie pour mon organisation, voici ce à quoi je prêterais attention :
1. Peut-il gérer efficacement différents types de salariés ?
Peut-être que vous embauchez un mélange de salariés mensualisés, de salariés horaires et aussi des prestataires externes. Comme les salariés sont classés selon leur temps de travail, leurs avantages sociaux et leur type de contrat, votre logiciel RH avec module paie doit pouvoir répondre aux besoins spécifiques de votre effectif.
Certains systèmes sont conçus spécifiquement pour les besoins de paie des salariés en CDI ou des salariés contractuels, tandis que d’autres offrent des options de catégorisation plus flexibles.
De plus, certains services incluent des portails en libre-service permettant aux salariés de transmettre leurs informations fiscales et de consulter leurs heures et périodes de paie.
2. Le logiciel s’intègre-t-il facilement à d’autres systèmes ?
Le logiciel de paie s'intègre aux SIRH, logiciels de comptabilité, systèmes de gestion des temps et des présences, plateformes de déclaration fiscale, logiciels d’administration des avantages sociaux, ERP, systèmes de dépôt direct, outils de conformité, applications mobiles et systèmes de gestion de la formation.
Si vous optez pour un logiciel de paie autonome, il devra échanger des données avec votre SIRH ou HRIS, système comptable ou logiciel de suivi du temps. Si oui, assurez-vous de la facilité d’intégration de ces solutions.
3. Les impôts sont-ils calculés, prélevés et déclarés ?
La gestion des charges fiscales sur la paie est souvent un vrai casse-tête. Un système de paie fiable simplifie le calcul, la retenue à la source et la déclaration des impôts, ce qui évite des erreurs coûteuses.
Il devrait également gérer les saisies sur salaire de façon fluide, en garantissant le respect des déductions imposées par la justice pour pension alimentaire, redressement fiscal ou autres obligations.
Cherchez un fournisseur qui non seulement retient les bons montants, mais les déclare aussi aux bonnes administrations.
Quelques points à vérifier :
- Le prestataire est-il un Agent Déclarant Agréé auprès de l’IRS ?
- La précision de la déclaration fiscale est-elle « garantie », c’est-à-dire que le prestataire prend en charge les coûts liés à ses erreurs ?
4. Offre-t-il le dépôt direct ?
Selon une enquête de l'American Payroll Association, 93 % des salariés sont payés par virement bancaire. C’est donc une fonctionnalité clé que je rechercherais dans une solution de paie.
5. Offre-t-il des options de paie flexibles ?
Peut-être souhaitez-vous payer vos salariés chaque semaine, toutes les deux semaines, deux fois par mois ou mensuellement selon les besoins. Ainsi, la possibilité d’effectuer un nombre illimité de traitements de paie et à différentes fréquences est précieuse.
Par ailleurs, le versement à la demande est un avantage de plus en plus apprécié, car il offre aux salariés une meilleure flexibilité financière.
6. Est-il compatible avec plusieurs sites ou établissements ?
Si votre organisation opère dans différentes régions (ou que vous envisagez d’ouvrir à l’avenir une nouvelle franchise de restaurant qui aura besoin d’une gestion de paie), le logiciel peut-il calculer et distribuer la paie selon le lieu de travail de chaque salarié ?
7. Quelles fonctionnalités de reporting le système offre-t-il ?
Les données de paie sont une véritable mine d’or pour la planification financière, les contrôles de conformité et la gestion stratégique des effectifs. Renseignez-vous sur les rapports intégrés tels que les synthèses de paie, les charges fiscales, les retenues sur avantages sociaux ou l’analyse des coûts salariaux. Vérifiez si les rapports peuvent être personnalisés ou planifiés automatiquement.
Vérifiez également si les rapports sont exportables en CSV ou s’intègrent directement à vos outils comptables.
Croyez-moi, la capacité à générer des rapports clairs et exploitables peut vous faire gagner du temps et améliorer vos prises de décision. C’est donc un point à vérifier, même pour choisir un logiciel de paie pour une petite entreprise.
8. Les formules tarifaires sont-elles évolutives ?
Bien sûr, les besoins d’un logiciel de paie pour une petite entreprise locale diffèrent de ceux d’une grande organisation multinationale.
Les éditeurs que vous évaluerez proposeront sans doute plusieurs modèles de tarification pour leur système de paie selon la taille de l’entreprise et ses besoins.
Typiquement, les abonnements incluent des frais mensuels fixes et des frais mensuels par salarié. Un bon exemple de fournisseur utilisant ce modèle est Gusto, qui facture à l’entreprise un montant de base de 40 $ par mois, plus 6 $ par salarié. Ainsi, une société employant 100 personnes paiera 640 $ chaque mois.
Beaucoup d’abonnements mensuels prévoient plusieurs niveaux, comme des formules pour startups ou pour grandes entreprises, chacune offrant différentes fonctionnalités et services de paie. Les formules plus coûteuses incluent parfois une aide technique renforcée, un support RH supplémentaire, la gestion multi-sites ou même un comptable dédié pour préparer et soumettre les déclarations fiscales.
Le modèle d’abonnement mensuel est souvent plébiscité par les entreprises, quelle que soit leur taille, en raison de son coût abordable et de ses options de montée en charge.
Lors de votre évaluation, comparer plusieurs logiciels de paie de manière détaillée vous aidera à sélectionner la solution la mieux adaptée à votre structure.
À l’inverse, une solution de paie gratuite peut vous offrir toutes les fonctionnalités essentielles à moindre coût, mais vous risquez de ne pas disposer des fonctions les plus avancées.
9. Quel est le niveau de sécurité ?
Un logiciel de paie stocke des informations sensibles sur les employés, il est donc crucial de s’assurer que la solution retenue offre les mesures de sécurité suivantes :
- Conformité PCI
- MFA (authentification multifactorielle)
- Chiffrement des données
- Protection par mot de passe
- Permissions d’accès limitées
10. Quelle est la qualité du service client ?
Il est fondamental de gérer correctement la paie si vous la gérez vous-même, de sorte que tout problème doit être résolu rapidement. C’est pourquoi j’examine toujours le niveau de support client offert et lis systématiquement les avis sur ce service.
Quelques critères à évaluer :
- Des articles et vidéos utiles
- Lignes téléphoniques d’assistance
- Chat en ligne
- Des experts paie internes.
11. Est-il personnalisable ?
Le logiciel de paie retenu doit pouvoir être adapté à vos besoins spécifiques. Il est souvent possible d’ajouter des modules ou des options pour intégrer des paramètres particuliers de calendrier, de devise ou de fiscalité.
Vous devrez également rechercher des tableaux de bord analytiques personnalisables pour la gestion des rapports sur la rémunération afin de répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
Options de gestion de la paie à considérer
Avec cela en tête, voici quelques options de gestion de la paie à envisager :
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Pour aller plus loin, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de paie.
Processus en 5 étapes pour choisir un logiciel de paie
Enfin, suivez ce processus en 5 étapes pour vous aider à choisir le bon logiciel.
Première étape : identifier les besoins
Avant de commencer à rechercher des fournisseurs, prenez le temps de comprendre les besoins spécifiques de vos parties prenantes, dont les membres de votre équipe paie, les dirigeants, les managers et les employés au quotidien.
Questions pour vous aider à identifier vos besoins :
- Quels sont les défis les plus fréquents rencontrés par le service RH/paie/comptabilité ?
- Comment chaque partie prenante utilisera-t-elle le nouveau logiciel ? Un logiciel paie pour entreprise est-il plus adapté ?
- Quels sont les points faibles du système ou processus RH actuel ? (La cartographie des processus peut être utile ici)
- Quelles sont les plaintes liées à la paie les plus fréquentes ?
- Comment tout nouveau logiciel acheté s’intègrera-t-il dans votre pile RH ?
- Quelles sont les politiques de votre entreprise et les exigences réglementaires en matière de sécurité des données, de diversité des fournisseurs, de contrats avec les prestataires, etc. ?
- Quel est le niveau de compétence technique de votre équipe ? Le logiciel choisi ne doit pas être plus complexe à installer ou à utiliser que ce que votre équipe peut gérer.
- Quel est votre budget ?
- Quel retour sur investissement (ROI) attendez-vous ?
Se poser ces questions vous aidera à déterminer ce dont vous avez réellement besoin en matière de logiciel RH, y compris le sous-type de logiciel de paie dont vous avez probablement le plus besoin.
Recueillez les avis de vos parties prenantes (l’informatique et la finance sont toujours utiles) et utilisez leurs retours pour rédiger des cas d’usage et construire une matrice comparant ce qui compte pour chaque groupe de parties prenantes.
Vous serez désormais en mesure de mener la discussion avec les fournisseurs et de leur fournir une liste des fonctionnalités indispensables et souhaitables pour chaque utilisateur.
Deuxième étape : Recherchez les fournisseurs
Il est temps de réaliser une étude de marché et de vous familiariser avec les principales entreprises de paie selon votre cas d’utilisation. De nombreux sites internet (comme le nôtre !) s'efforcent de répertorier les meilleurs choix logiciels en fonction de divers besoins et cas d'usage.
Par exemple, si vous souhaitez réduire les erreurs humaines et alléger la charge administrative de vos processus de paie, il sera pertinent de comparer et de choisir parmi divers outils de paie automatisée.
En revanche, si vous envisagez d’externaliser complètement la gestion de la paie, vous devrez étudier un tout autre ensemble de prestataires. Il existe des avantages et inconvénients à externaliser la paie auprès d’une société externe qu’il vous faudra comprendre.
Prenez le temps d’étudier le site de chaque fournisseur et notez toutes les questions qui vous viennent à l’esprit. Existe-t-il des études de cas ou des avis mettant en avant l’utilisation principale ou l’argument de vente phare de l’outil ?
Vous pouvez également rejoindre des communautés en ligne ou solliciter votre réseau pour obtenir des recommandations.
Quelques questions spécifiques à poser aux fournisseurs :
- Qui sont les principaux fournisseurs pour votre cas d’usage ?
- Lesquels sont les mieux notés dans leur catégorie ?
- Quelle est la fonctionnalité la mieux notée pour chaque outil ?
- L’outil est-il adapté aux petites et moyennes entreprises ou s’adresse-t-il davantage aux grandes structures ?
- Que disent les avis et témoignages clients ? Quels sont les avantages et inconvénients les plus fréquemment mentionnés ?
- Quels types d’onboarding, de formation, de support et autres ressources le fournisseur propose-t-il ?
- Y a-t-il une documentation complète disponible ?
- Les fonctionnalités de l’outil répondent-elles à vos besoins ?
- Le logiciel s’intègre-t-il aux outils RH que vous utilisez déjà ?
- L’interface utilisateur est-elle attrayante visuellement ?
- L’expérience utilisateur est-elle positive ?
- Est-il intuitif à naviguer et facile à utiliser ?
- Cet outil est-il trop simple ou trop complexe pour vos besoins en gestion des ressources humaines ?
- Propose-t-il la flexibilité ou la personnalisation dont vous avez besoin ?
- Offre-t-il des normes de sécurité robustes et est-il conforme à la réglementation et aux bonnes pratiques en matière de protection des données ? Une option sur site (on-premise) est-elle disponible ?
- La tarification correspond-elle à votre budget ? Cette tarification est-elle transparente ?
- Le prix est-il justifié par les capacités du logiciel ? Certaines fonctionnalités clés ne sont-elles accessibles qu’avec des forfaits plus onéreux ?
- Est-il possible de bénéficier d’une démo ou d’un essai gratuit ?
Troisième étape : Établissez une présélection et contactez-les
Maintenant que vous avez identifié quelques fournisseurs potentiels, il est temps d’aller un peu plus loin et de réserver des démonstrations.
- Envoyez à chaque fournisseur une demande d’information (RFI) afin de comparer vos options point par point
- Si vous souhaitez être vraiment rigoureux, transmettez à chacun des fournisseurs présélectionnés une demande de proposition (RFP). Celle-ci contiendra des informations essentielles sur votre entreprise, vos besoins spécifiques, un questionnaire destiné au prestataire, ainsi que toutes les règles à respecter pour la soumission des propositions, comme les délais d’envoi.
- Planifiez un rendez-vous avec leur représentant commercial et passez en revue vos questions.
Ces appels, qui devraient idéalement inclure des démonstrations du produit en situation réelle, vous permettront également de mieux cerner le fournisseur et de voir si un bon partenariat est possible.
Pour vous aider à comparer les fournisseurs, utilisez ce modèle d’évaluation pratique.
Étape quatre : Construire l’argumentaire métier
Avec toutes les données récoltées ci-dessus, il est temps d’assembler votre argumentaire métier. Pas la peine d’écrire un document de 10 pages : un mémo d’une page suffit (car qui a le temps de lire 10 pages, après tout).
Les décideurs cherchent des réponses aux questions suivantes :
- Combien cela coûte-t-il ?
- Quels problèmes le logiciel va-t-il résoudre ?
- Si nous n’investissons pas dans le logiciel, que se passera-t-il ?
- Combien de temps faudra-t-il pour le mettre en œuvre ?
- Pourquoi investir maintenant ?
- Quel est le ROI de la mise en place de ce logiciel ?
Vous ne connaissez peut-être pas la réponse sur le coût ; cependant, demander l’approbation à cette étape vous mettra sur la voie du succès.
Voici un modèle d’argumentaire que vous pouvez utiliser pour un logiciel d’automatisation de la paie :
- Résumé exécutif : Brève présentation de la proposition, des principaux avantages du logiciel de paie et des conclusions.
- Situation actuelle et problématique : Description de la situation actuelle et des défis ou problèmes spécifiques auxquels répondre.
- Solution proposée et bénéfices : Description détaillée de la solution proposée et de ses bénéfices attendus, y compris une analyse coûts-avantages.
- Plan de mise en œuvre et analyse des risques : Stratégie de déploiement pas à pas, calendrier, et résumé des risques potentiels avec plans d’atténuation.
- Conclusion et recommandations : Synthèse concise de l’argumentaire avec recommandations finales aux décideurs.
Étape cinq : Mise en œuvre et accompagnement
Assurez-vous que les parties prenantes soient informées de votre nouvelle solution et se sentent en confiance pour l’utiliser.
La principale raison pour laquelle les entreprises ne dégagent pas de ROI de leurs achats logiciels, c’est parce qu’elles ne vont pas au bout de la mise en œuvre du logiciel de paie pour intégrer concrètement le nouvel outil dans le quotidien.
Une gestion efficace du changement est cruciale. Pour que les salariés adoptent le nouveau logiciel, ils doivent comprendre ce qu’il leur apporte (par exemple : gain de temps, validation accélérée des congés, etc.) et savoir comment l’utiliser.
Voici quelques conseils pour faciliter l’adoption :
- Communiquez clairement l’arrivée de la nouvelle solution et ses impacts pour les collaborateurs. Invitez-les à poser des questions.
- Profitez de l’onboarding et de toute formation proposée par l’éditeur du logiciel de paie, et rendez cette formation obligatoire dans un délai raisonnable.
- Désignez une personne chargée de piloter la mise en œuvre et de servir de référent pour toute question (et retour) des salariés.
- Informez les collaborateurs des ressources en libre-service disponibles et assurez-vous qu’ils savent comment ouvrir un ticket en cas de difficulté.
Quelle est la suite ?
Si vous êtes en train de chercher un logiciel de paie, contactez un conseiller SoftwareSelect pour recevoir gratuitement des recommandations personnalisées.
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