Comment choisir un logiciel de paie : Le guide d’un expert
Comme vous le savez sûrement, gérer la paie peut être une tâche chronophage et complexe, sujette aux erreurs, aux problèmes de conformité et à des charges administratives lourdes.
Une étude a révélé que 88 % des entreprises ont subi des erreurs de paie en 2022 qui auraient pu être évitées grâce à un logiciel de paie.
C’est pourquoi de nombreuses organisations se tournent vers des logiciels pour simplifier le processus et réduire le stress. Mais avec tant d’options disponibles, comment trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins ?
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Utilisez ce guide pour vous aider à orienter vos recherches et choisir la meilleure solution de paie pour simplifier vos opérations et garantir la précision.
11 éléments à vérifier lors du choix d’un logiciel de paie
En choisissant un logiciel de paie, vous ne sélectionnez pas qu’un simple outil : c’est un système central qui affecte la conformité, la finance, la confiance des employés et la continuité de l’activité.
Je vais supposer que vous connaissez déjà les principales fonctionnalités d’un logiciel de paie, donc je ne vais pas les détailler ici.
Si je devais choisir un nouveau logiciel de paie pour mon organisation, voici ce que je surveillerais :
1. Peut-il gérer efficacement différents types d’employés ?
Il se peut que vous recrutiez à la fois des employés salariés, des employés horaires et également des sous-traitants. Comme les employés sont classifiés selon leurs horaires, leurs avantages et le type de poste, votre logiciel RH avec paie doit pouvoir répondre aux besoins spécifiques de votre personnel.
Certaines solutions s’adressent spécifiquement aux besoins de paie des employés à temps plein ou des contractuels, tandis que d’autres proposent des options de catégorisation plus flexibles.
En outre, certains services incluent des portails en libre-service permettant aux employés de soumettre leurs informations fiscales et de consulter leurs heures et périodes de paie.
2. Le logiciel s’intègre-t-il facilement à d’autres systèmes ?
Les logiciels de paie s’intègrent aux SIRH, aux outils comptables, aux systèmes de gestion du temps et des présences, aux plateformes de gestion fiscale, aux logiciels d’administration des avantages sociaux, aux ERP, aux systèmes de virement direct, aux outils de conformité, applications mobiles et systèmes de gestion de l’apprentissage.
Si vous optez pour un logiciel de paie autonome, vous aurez besoin qu’il partage les données avec votre SIRH ou HRIS, votre système comptable ou logiciel de suivi du temps. Il est donc utile de vérifier la facilité d’intégration de ces outils.
3. Les taxes sont-elles calculées, retenues et déclarées ?
La gestion des impôts sur la paie est un vrai casse-tête. Un bon système de paie simplifie le calcul, la retenue et la déclaration des taxes, évitant ainsi des erreurs coûteuses.
Il devrait également prendre en charge sans accroc les saisies sur salaire, afin d’assurer la conformité pour les retenues ordonnées par un tribunal, telles que la pension alimentaire, les saisies fiscales ou d’autres obligations.
Recherchez un fournisseur qui ne se contente pas de retenir les bons montants, mais qui dépose aussi les versements auprès des organismes gouvernementaux compétents.
Quelques éléments à vérifier :
- Le fournisseur est-il Agent de déclaration agréé auprès de l’IRS ?
- La précision de la déclaration des taxes est-elle « garantie », c’est-à-dire que le prestataire prend en charge le coût des erreurs éventuelles ?
4. Offre-t-il le virement direct ?
Selon une enquête de l’American Payroll Association, 93 % des salariés sont payés par virement électronique. Il s’agit donc d’une fonctionnalité clé que je rechercherais dans un logiciel de paie.
5. Propose-t-il des options de paie flexibles ?
Il se peut que vous souhaitiez payer vos employés chaque semaine, toutes les deux semaines, deux fois par mois, ou mensuellement selon vos besoins. Par conséquent, la possibilité de gérer un nombre illimité de cycles de paie et plusieurs fréquences de paiement est un atout.
De plus, la rémunération à la demande est un avantage très apprécié qui offre aux employés une plus grande flexibilité financière.
6. Prend-il en charge plusieurs sites ?
Si votre organisation opère dans différents territoires (ou si vous pensez le faire à l'avenir en ouvrant une nouvelle franchise de restaurant nécessitant la gestion de la paie), le logiciel peut-il calculer et distribuer les salaires selon le lieu de travail de chaque employé ?
7. Quelles sont les capacités de reporting du système ?
Les données de paie sont une mine d'or pour la planification financière, les audits de conformité et la stratégie RH. Demandez quels rapports intégrés sont disponibles tels que les synthèses de paie, la responsabilité fiscale, les déductions de prestations et les analyses des coûts de main-d'œuvre. Vérifiez si les rapports peuvent être personnalisés ou programmés automatiquement.
Renseignez-vous également pour savoir si les rapports peuvent être exportés au format CSV ou intégrés directement à vos outils comptables.
Croyez-moi, la capacité à générer des rapports clairs et exploitables peut faire gagner du temps et améliorer la prise de décision, alors c'est vraiment un point à vérifier même si vous choisissez un logiciel de paie pour une petite entreprise.
8. Les forfaits tarifaires sont-ils évolutifs ?
Bien sûr, les besoins d'un logiciel de paie destiné à une petite entreprise locale seront bien différents de ceux d'une grande organisation multinationale.
Les fournisseurs que vous évaluerez proposeront probablement plusieurs options de tarification des systèmes de paie en fonction de la taille et des exigences de l'entreprise.
En général, les abonnements comprennent des frais de base mensuels et des frais mensuels par employé. Un bon exemple de fournisseur de logiciel de paie suivant ce modèle est Gusto, qui facture une entreprise $40 par mois plus $6 par employé. Ainsi, une entreprise avec 100 employés paierait $640 par mois.
Beaucoup de plans d'abonnement mensuel proposent plusieurs niveaux, comme ceux pour les start-ups ou les grandes entreprises, chacun offrant différentes fonctionnalités et services de paie. Les formules les plus chères peuvent inclure une assistance technique supplémentaire, un soutien RH accru, la gestion de plusieurs sites et un comptable personnel pour la préparation et la soumission des déclarations fiscales.
Le modèle d'abonnement mensuel est préféré par les entreprises, quelle que soit leur taille, en raison de la faible mensualité et des possibilités d'évolution.
Lors de l'évaluation de différents fournisseurs, l'examen comparatif complet des logiciels de paie peut vous aider à trouver la solution la mieux adaptée à votre organisation.
Alternativement, une solution de paie gratuite peut fournir toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin sans le coût élevé des systèmes traditionnels, bien que vous puissiez passer à côté de fonctionnalités avancées.
9. Quelle est la sécurité du système ?
Un logiciel de paie conserve des informations sensibles sur les employés, il est donc important de vérifier que toute solution considérée propose les mesures de sécurité suivantes :
- Conformité PCI
- MFA (authentification multi-facteurs)
- Chiffrement des données
- Protection par mot de passe
- Accès limité selon les permissions
10. Quelle qualité du service client ?
Bien gérer les choses si vous gérez vous-même la paie est essentiel, donc tout problème doit être traité rapidement. C'est pourquoi je vérifie toujours le niveau du support client disponible et je consulte les avis relatifs à l'assistance clientèle.
Quelques critères à évaluer :
- Articles et vidéos utiles
- Lignes de support client
- Chat en ligne
- Experts en paie internes.
11. Est-il personnalisable ?
Le logiciel de paie que vous choisissez doit pouvoir être adapté aux besoins uniques de votre entreprise. Des mises à jour ou options supplémentaires peuvent souvent être ajoutées pour prendre en charge des spécificités comme des horaires, devises ou paramètres fiscaux particuliers.
Vous voudrez également rechercher des tableaux de bord analytiques personnalisables pour le reporting de la rémunération qui peuvent être adaptés à des besoins spécifiques.
Options de gestion de la paie à considérer
En gardant cela à l'esprit, voici quelques options de paie à considérer :
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Pour aller plus loin, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de paie.
Processus en 5 étapes pour choisir un logiciel de paie
Enfin, suivez ce processus en 5 étapes pour vous aider à choisir le bon logiciel.
Première étape : Identifier les besoins
Avant de vous lancer dans la recherche des fournisseurs, prenez le temps de bien comprendre les besoins spécifiques de vos parties prenantes, y compris votre équipe paie, la direction, les managers et les employés.
Questions pour vous aider à identifier vos besoins :
- Quels sont les défis les plus courants rencontrés par le service des ressources humaines/de la paie/de la comptabilité ?
- Comment chaque partie prenante utilisera-t-elle le nouveau logiciel, un logiciel de paie pour grandes entreprises serait-il plus adapté ?
- En quoi le système RH ou le processus actuel est-il insuffisant ? (La cartographie des processus peut vous aider ici)
- Quelles sont les plaintes les plus fréquentes liées à la paie ?
- Comment tout nouveau logiciel acheté s’intégrera-t-il à votre pile technologique RH ?
- Quelles sont les politiques et exigences réglementaires de votre entreprise en matière de sécurité des données, diversité des fournisseurs, contrats avec les prestataires, etc. ?
- Quel est le niveau de compétence technique de votre équipe ? Le logiciel sélectionné ne doit pas être plus complexe à configurer et à utiliser que ce que votre équipe peut gérer.
- Quel est votre budget ?
- Quel retour sur investissement (ROI) attendez-vous ?
Se poser ces questions vous permettra de cerner précisément ce que vous attendez de votre logiciel RH, ainsi que le sous-type de logiciel de paie dont vous avez probablement le plus besoin.
Recueillez l’avis de vos parties prenantes (les services IT et finance sont toujours précieux) et servez-vous de leurs retours pour rédiger des cas d’usage et construire un tableau comparant les priorités de chaque groupe d’utilisateurs.
Vous serez alors en mesure de dialoguer efficacement avec les fournisseurs et de leur présenter une liste de fonctionnalités indispensables et souhaitables pour chaque profil d’utilisateur.
Deuxième étape : rechercher les fournisseurs
Il est temps de faire une étude de marché et de vous familiariser avec les principales entreprises de paie correspondant à votre cas d’usage. De nombreux sites web (comme le nôtre !) s’efforcent de lister les meilleurs logiciels adaptés à divers besoins et situations.
Par exemple, si vous cherchez à réduire les erreurs humaines et à diminuer la charge administrative liée à votre gestion de paie, vous devrez songer à comparer et sélectionner parmi différents outils de paie automatisés.
En revanche, si vous souhaitez externaliser entièrement la paie, il faudra rechercher une toute autre gamme de prestataires. Il existe des avantages et inconvénients à externaliser la paie à une entreprise tierce, qu’il est important de bien comprendre.
Prenez le temps d’étudier chaque site web de fournisseur et notez toutes les questions qui vous viennent à l’esprit. Existe-t-il des études de cas ou des avis qui mettent en avant l’utilité principale ou les atouts majeurs de l’outil ?
Vous pouvez aussi rejoindre des communautés en ligne ou solliciter votre réseau pour obtenir des recommandations.
Quelques questions spécifiques à poser aux fournisseurs :
- Quels sont les fournisseurs les plus réputés pour votre cas d’usage ?
- Lesquels sont les mieux notés dans leur catégorie ?
- Quelle est la fonctionnalité la mieux notée de chaque outil ?
- L’outil cible-t-il les petites et moyennes entreprises ou s’adresse-t-il davantage aux grandes entreprises ?
- Que disent les avis des clients et les témoignages ? Quels sont les avantages et inconvénients les plus fréquemment mentionnés ?
- Quel type d’intégration, formation, support et autres ressources le fournisseur propose-t-il ?
- Existe-t-il une documentation robuste ?
- Les fonctionnalités proposées répondent-elles à vos besoins ?
- Le logiciel s’intègre-t-il aux outils RH que vous utilisez déjà ?
- L’interface utilisateur est-elle attrayante ?
- L’expérience utilisateur est-elle positive ?
- La navigation est-elle intuitive et l’outil facile à utiliser ?
- L’outil est-il trop simple ou trop complexe pour vos besoins en gestion des ressources humaines ?
- Offre-t-il la flexibilité ou la personnalisation dont vous avez besoin ?
- Respecte-t-il des normes de sécurité élevées et se conforme-t-il à la réglementation ainsi qu’aux meilleures pratiques en matière de protection des données ? Existe-t-il une version sur site ?
- La tarification correspond-elle à votre budget ? Les tarifs sont-ils transparents ?
- Le prix est-il justifié par les fonctionnalités du logiciel ? Certaines fonctionnalités clés sont-elles réservées aux offres les plus chères ?
- Existe-t-il une démo ou une version d’essai gratuite ?
Troisième étape : établir une présélection et contacter les fournisseurs
Maintenant que vous avez identifié quelques fournisseurs potentiels, il est temps d’approfondir un peu plus et de réserver des démonstrations.
- Envoyez à chaque fournisseur une demande d’informations (RFI) afin de pouvoir comparer vos options point par point.
- Si vous souhaitez procéder de manière vraiment approfondie, envoyez à chacun des fournisseurs présélectionnés une demande de proposition (RFP). Cette demande comprendra des informations clés sur votre entreprise, vos besoins spécifiques, un questionnaire fournisseur, ainsi que toutes règles ou exigences relatives à la remise de la proposition, telles que les délais.
- Planifiez un rendez-vous avec le commercial et passez en revue toutes vos questions.
Ces entretiens, qui devraient idéalement inclure des démonstrations concrètes du produit, vous permettront également de vous faire une idée du fournisseur et d’évaluer la possibilité de bâtir une relation de confiance.
Pour vous aider à comparer les fournisseurs, utilisez ce modèle d’évaluation pratique.
Quatrième étape : construire l’argumentaire métier
Avec toutes les données rassemblées ci-dessus, il est temps de préparer votre dossier de justification. Il n'est pas nécessaire qu'il fasse 10 pages, un mémo d'une page suffit (car qui a le temps de lire 10 pages de toute façon).
Les décideurs recherchent des réponses aux questions suivantes :
- Combien cela coûte-t-il ?
- Quels points douloureux le logiciel va-t-il résoudre ?
- Que se passe-t-il si nous n’investissons pas dans le logiciel ?
- Combien de temps faudra-t-il pour le mettre en œuvre ?
- Pourquoi devons-nous investir maintenant ?
- Quel est le retour sur investissement (ROI) de la mise en œuvre de ce logiciel ?
Vous ne connaissez peut-être pas encore la réponse à la question du coût ; cependant, demander l’approbation à cette étape vous préparera à réussir.
Voici un modèle de dossier de justification que vous pouvez utiliser pour un logiciel d’automatisation de la paie :
- Résumé exécutif : Brève présentation de la proposition, principaux avantages du logiciel de paie, et conclusions.
- Situation actuelle et déclaration du problème : Description de la situation actuelle et des défis ou problèmes spécifiques rencontrés.
- Solution proposée et bénéfices : Description détaillée de la solution proposée et de ses bénéfices attendus, incluant une analyse coût-bénéfice.
- Plan de mise en œuvre et évaluation des risques : Stratégie de mise en œuvre étape par étape, calendrier, et synthèse des risques potentiels avec plans d’atténuation.
- Conclusion et recommandations : Résumé concis du dossier de justification avec recommandations finales pour les décideurs.
Cinquième étape : mettre en œuvre et intégrer
Assurez-vous que toutes les parties prenantes soient informées de votre nouvelle solution et se sentent capables de l’utiliser en toute confiance.
La principale raison pour laquelle les entreprises ne réalisent pas de retour sur investissement lors de l’achat de logiciels est le manque de suivi dans l’implémentation du logiciel de paie pour intégrer correctement leur nouvel outil dans les opérations quotidiennes.
Une gestion du changement efficace est essentielle. Pour que les employés utilisent votre nouveau logiciel, ils doivent comprendre en quoi cela leur profite (par exemple, comment cela leur fait gagner du temps, comment leurs demandes de congé seront approuvées plus rapidement, etc.) et savoir comment l’utiliser.
Voici quelques conseils pour vous aider :
- Communiquez clairement que vous adoptez le nouveau système et ce que cela signifiera pour les employés. Invitez-les à poser leurs questions.
- Profitez de toute la formation et de l’intégration proposées par le fournisseur de logiciel de paie et rendez cette formation obligatoire pour les employés dans un délai réaliste.
- Désignez une personne responsable de piloter la mise en œuvre et d’être le point de contact pour toute question (ou retour) des employés.
- Informez les employés de l’existence de toute ressource en libre-service et assurez-vous qu’ils sachent comment ouvrir un ticket de support en cas de difficulté.
Et maintenant ?
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