L’IA è un formatore migliore di te?
Gli impiegati si disimpegnano quando non si sentono apprezzati o coinvolti, e una perdita di coinvolgimento equivale sempre a una perdita di denaro. Gallup prevede che i dipendenti attivamente disimpegnati costano alle aziende 300 milioni di dollari all'anno.
Negli ultimi trent'anni, ho lavorato per reinventare la formazione ogni pochi anni. Stavo iniziando a pensare che tutto ciò che dovevamo fare noi professionisti della formazione fosse perpetuare corsi aziendali imposti, progettati (o meno) per spuntare una casella di controllo in un sistema di gestione della formazione aziendale.
E, mentre i dipendenti cercavano modi per migliorarsi e aumentare le proprie prospettive di carriera, noi eravamo relegati a girare la manovella, producendo interminabili salsicce formative di 45 minuti ottenendo però un impatto minimo sul futuro di chiunque tranne che dei contabili HR.
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Il costo di una formazione inefficace
Più che il costo dei software per la formazione dei dipendenti, il costo di tutti questi sforzi sprecati ha un impatto sulle aziende.
Quando si sommano i costi su decenni e su innumerevoli dipendenti in migliaia di aziende nel mondo, il totale raggiunge miliardi di dollari.
Facciamo un rapido calcolo conservativo: un dipendente x 500 dollari di costo annuale + numero di ore non a valore aggiunto [supponiamo 40 ore l’anno come minimo, alla media di 40 dollari/ora inclusivi di tutto] = 1.300 dollari/dipendente.
Le spese per la formazione negli Stati Uniti hanno superato per la prima volta i 100 miliardi di dollari nel 2021-2022, secondo il Training Industry Report 2022 di Training magazine. (Figura 1)
Figura 1. https://trainingmag.com/2022-training-industry-report/
Per peggiorare le cose, la maggior parte di questi corsi di formazione non sono allineati con i bisogni organizzativi e con i cambiamenti normativi/certificativi, rimanendo indietro di settimane o, in molti casi, mesi.
Anche con tutta questa spesa, il tempo necessario a creare corsi nuovi o aggiornati mette le aziende a rischio di avere dipendenti non qualificati o non informati.
Quindi, che cosa significa tutto questo? Abbiamo bisogno di nuovi approcci alla formazione aziendale, allo sviluppo delle competenze lavorative e alla creazione di contenuti.
Fortunatamente, negli ultimi anni le stelle si sono allineate e ora abbiamo gli strumenti e i metodi per apportare questi cambiamenti.
In questo articolo toccherò ciascuno di questi aspetti e ti fornirò una serie di azioni pratiche che puoi intraprendere già oggi, per aiutare la tua azienda a fornire formazione ai dipendenti più rapidamente, ridurre i costi complessivi e accelerare l’apprendimento.
Scrivi più velocemente che puoi
Nel 2018 domandai al mio team di innovazione nella formazione e sviluppo di Wells Fargo di provare un grande esperimento. Ero convinto che si potesse automatizzare gran parte del processo di sviluppo dei corsi, compresa la redazione dei corsi annuali sugli aggiornamenti normativi.
Per riuscirci, però, avevo bisogno che il mio team imparasse Python (il linguaggio de facto per l’intelligenza artificiale). Dal momento che Python è anche ottimo per lo sviluppo di applicazioni utility lato server, feci iniziare il loro percorso di aggiornamento creando strumenti per automatizzare l’organizzazione dei materiali didattici e delle risorse dei corsi, a supporto degli altri team di progettazione didattica.
Come accade spesso in molte organizzazioni, il management si è opposto chiedendomi perché stessimo “perdendo tempo” a far svolgere questo compito al team.
Fortunatamente miravo a ottenere risultati rapidi, e in un caso il mio team ha creato uno strumento per convertire tutti i contenuti legacy sviluppati con uno strumento ormai in pensione in formato PDF, migrare tutti i file su un nuovo server e generare una tabella master per tracciare tutti i contenuti con link ai materiali.
La stima iniziale per un approccio solo umano era di 2 anni/uomo. Dopo meno di 60 ore di scripting Python, tutto il lavoro è stato completato in poche ore. Questo successo ha eliminato la resistenza e abbiamo iniziato a sviluppare altri strumenti per automatizzare quanto più possibile dei lavori ripetitivi e a basso valore aggiunto che riuscivamo a individuare.
Lo step successivo nell’upskilling è stato far sviluppare al team con l’AI. Abbiamo iniziato con una versione iniziale di GPT di OpenAI. Abbiamo fatto piccoli passi utilizzando il loro “playground” e abbiamo tentato di far generare test valutativi completi di risposte distrattive.
I risultati iniziali erano promettenti, ma ancora lontani dall’essere accettabili per essere inseriti nei nostri corsi. Quello che avevamo era potenzialità e una visione di dove potevamo arrivare, se ci fosse stato consentito. Avevamo anche l’attenzione del nostro team brevetti IP.
Purtroppo i responsabili della formazione non avevano la stessa visione e ritenevano che stessimo facendo perdere tempo e risorse a tutti. Il lavoro fu interrotto e il progetto morì durante il periodo del COVID.
Salto in avanti a novembre 2022. ChatGPT va online. Scrittori tecnici e progettisti di corsi ora possono produrre contenuti in pochi secondi che prima richiedevano ore, settimane o mesi. Oggi il mondo sta assistendo alla realizzazione della nostra visione e, sebbene questo non cambi il passato, può cambiare il futuro della tua azienda.
Perché vuoi una rivoluzione dell’AI
L’AI sta rivoluzionando la formazione e lo sviluppo aziendale, segnalando un cambiamento fondamentale nelle metodologie di formazione.
Per prima cosa, la Gen Z si aspetta che l'IA venga utilizzata nello sviluppo della propria carriera e trascinerà la tua organizzazione in questa realtà se non la guiderai in tale direzione.
Non si tratta semplicemente di gadget tecnologici, ma di trasformare radicalmente il modo in cui trasmettiamo e assimiliamo la conoscenza negli ambienti professionali, sia tramite la tecnologia, sia sfruttando i pionieri dell'IA per la condivisione delle conoscenze.
Come indica il World Economic Forum, l'IA non è solo un termine di tendenza nella formazione aziendale, ma piuttosto una forza trasformativa. Sottolineano:
- L'IA non serve a sostituire i formatori con le macchine, ma a potenziarli.
- I facilitatori possono ora concentrarsi meno sulle mansioni amministrative e più sulla loro passione: istruire e coinvolgere i dipendenti.
- I formatori possono ora utilizzare l'IA per ottimizzare o addirittura automatizzare le attività legate allo sviluppo dei moduli formativi, alla valutazione delle performance e alla personalizzazione dei contenuti.
- L'IA può personalizzare l'esperienza formativa per adattarsi alle esigenze di tutti.
- Grazie alle LxP (learning experience platforms) potenziate dall'IA, la formazione può ora essere personalizzata affinché nessun dipendente si senta trascurato.
- Questo approccio favorisce uno sviluppo completo e personalizzato.
Cosa significa questo per il futuro della formazione aziendale? Siamo sull'orlo di una nuova era. Un ambiente di formazione in cui l'IA gestisce i dettagli più piccoli, liberando i formatori per accendere la passione per l'apprendimento nei propri dipendenti.
È un contesto in cui i dipendenti non sono semplici destinatari di informazioni ma partecipanti attivi in un percorso di apprendimento personalizzato.
L'apprendimento è un percorso
Sebbene per la maggior parte delle organizzazioni esempi reali e dati misurabili stiano appena emergendo, esistono modi per iniziare a trasformare i programmi di formazione e apprendimento che valorizzano i paradigmi didattici già esistenti.
Alcuni di questi includono il ripensamento del modo in cui apprendiamo, ad esempio passando a un approccio più socratico ora che l'IA può fornire risposte alle domande quando necessario.
Altri aspetti riguardano il cambiamento delle competenze richieste per soddisfare le esigenze della forza lavoro ormai trasformata.
Per iniziare un approccio all'apprendimento basato sul percorso che integri l'assistenza e le capacità dell'IA, puoi seguire questi 12 passi per massimizzare i risultati delle tue performance:
- Definisci i tuoi obiettivi di apprendimento
Identifica la materia che desideri apprendere o approfondire e stabilisci obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e temporizzati) per il tuo percorso di apprendimento.
L'IA può aiutarti a scrivere questi obiettivi ponendoti una serie di domande oppure puoi chiedere all'IA suggerimenti in base alla materia. Assicurati di includere anche l'apprendimento su IA e robotica tra questi obiettivi.
- Familiarizza con strumenti e risorse di IA
Esplora le funzionalità dell'IA, come chatbot, motori di raccomandazione e contenuti interattivi. Tieni conto di eventuali restrizioni d'uso sulla base della tolleranza al rischio della tua organizzazione e impara come ottenere supporto e risorse aggiuntive quando necessario.
Ad esempio, le informazioni di una soluzione di recruiting basata su IA possono aiutare i formatori a creare migliori processi di onboarding fondati su valutazioni dei candidati basate sui dati.
- Scegli la piattaforma di apprendimento potenziata con IA più adatta
Scegli una piattaforma che offra capacità di IA come percorsi di apprendimento personalizzati, contenuti adattivi e monitoraggio delle performance. Assicurati che la piattaforma supporti la materia di tuo interesse, tenendo presente che può essere semplice come un agente di chat o complessa come un sistema di gestione dell'apprendimento completamente integrato con l'IA.
- Crea un profilo personale
Inserisci nel sistema di IA il tuo livello di conoscenza attuale, le preferenze di apprendimento e gli obiettivi.
I sistemi di gestione dell'apprendimento potrebbero già disporre di queste informazioni e richiedere solo di essere collegati al tuo agente IA (per le grandi organizzazioni può essere necessario il supporto IT). L'IA può utilizzare queste informazioni per personalizzare l'esperienza formativa in base alle tue esigenze.
- Effettua una valutazione iniziale
Completa le valutazioni o le diagnostiche iniziali proposte dall'IA per verificare il tuo punto di partenza. Queste valutazioni possono riguardare argomenti generali o specifiche conoscenze, competenze e comportamenti legati al ruolo.
L'IA analizzerà le tue prestazioni e personalizzerà di conseguenza il tuo percorso di apprendimento.
- Inizia il Tuo Percorso di Apprendimento
Inizia con i contenuti e gli esercizi che il sistema di IA consiglia in base ai risultati della tua valutazione. Approfitta delle risorse multimodali (video, articoli, quiz) per trovare il metodo che funziona meglio per te.
- Interagisci Regolarmente con l'Assistenza dell'IA
Utilizza strumenti basati sull'IA come tutor virtuali per spiegazioni e feedback. Fai domande e cerca chiarimenti per assicurarti di comprendere e sfrutta la capacità dell’IA di semplificare argomenti complessi.
- Monitora i Tuoi Progressi
Controlla regolarmente le analisi e i rapporti sui progressi generati dall'IA per vedere come stai avanzando verso i tuoi obiettivi. Puoi adattare il ritmo e le aree di interesse in base alle intuizioni fornite.
Lascia che l’IA ti proponga in modo proattivo ulteriore formazione o supporto in base ai tuoi progressi.
- Rifletti e Adatta
Ripensa a ciò che hai imparato e a come l’IA si è adattata alle tue esigenze. Quindi fornisci feedback al sistema di IA per perfezionare ulteriormente l’esperienza di apprendimento.
- Cerca Opportunità di Apprendimento Collaborativo
Partecipa a comunità o gruppi di pari facilitati dall'IA per discussioni e apprendimento collaborativo. Puoi condividere idee e apprendere dalle esperienze e prospettive degli altri.
- Itera ed Espandi
Quando raggiungi i tuoi obiettivi iniziali, fissane di nuovi per continuare il tuo percorso di apprendimento. Usa l’IA per esplorare argomenti affini o per approfondire la tua competenza su temi specifici.
- Rimani Aggiornato e Adattati
Tieni d’occhio gli aggiornamenti della piattaforma di IA e le nuove funzionalità che possono migliorare il tuo apprendimento. Sii pronto ad adattare le tue strategie di apprendimento man mano che le tecnologie IA si evolvono.
Questi passaggi sono simili a quelli che gli esperti di formazione hanno utilizzato da tempo per insegnare nuove competenze. Ma ora hai più controllo sul tuo apprendimento, può essere maggiormente personalizzato e puoi ottenere un piano di apprendimento personalizzato molto più rapidamente.
L’IA sta migliorando costantemente e continuerà a trasformare il nostro modo di apprendere. Tuttavia, è necessario essere coinvolti e pronti a modificare il proprio approccio per affrontare le nuove sfide sul lavoro e in azienda. La cosa più importante per ottenere ottimi risultati nell’apprendimento con l’IA è essere partecipi e aperti a cambiare il proprio modo di apprendere in base ai suggerimenti ricevuti dall’IA.
Cosa Significa Questo per Te e i Tuoi Dipendenti?
Come sottolineo nel mio libro, “C’è l’IA nel Team”, ormai l’IA fa parte dell’organizzazione di formazione e sviluppo. Con le piattaforme as a service, progettisti e sviluppatori possono ora integrare facilmente l’IA nei loro strumenti.
Dalla sintesi di pagine e pagine di appunti di esperti di settore e trascrizioni audio, fino alla generazione di microlesson complete e valutazioni aperte, non ci sono limiti a come l’IA può potenziare lo sviluppo della formazione.
Gli strumenti basati su IA permettono agli educatori di creare materiali didattici di alta qualità in modo efficiente, migliorando l’esperienza di apprendimento e riducendo allo stesso tempo il carico di lavoro degli insegnanti.
In alcuni casi, questi nuovi strumenti di progettazione formativa basati su IA consentono agli istruttori di creare brevi programmi didattici da materiale riservato in pochi secondi, invece che in ore o giorni.
Tra questi troviamo strumenti di progettazione che non sono solo intelligenti, ma anche eccezionalmente facili da usare. Non si tratta solo di rendere belli i contenuti; è una questione di dare potere a designer didattici e dipendenti affinché realizzino progetti professionali con pochi clic.
Sebbene molti esperti ne parlino in termini generali – tutto questo è ancora nuovo e i dati a sostegno sono ancora in raccolta – molte delle loro previsioni si stanno già realizzando e stiamo vedendo i primi risultati in termini di produttività, almeno nella creazione di corsi e contenuti (vedi Figura 2).
Figura 2. Esempio di IA nel processo di creazione di un corso.
Non abbiamo però eliminato la componente umana dal processo. Se da una parte l’IA è eccellente per la generazione di idee, le prime bozze e la revisione dei testi, la presenza dell’uomo resta fondamentale per l’analisi e l’ultima revisione per garantire la validità dei contenuti (evitando le “allucinazioni”) e la loro pertinenza per il pubblico. Questa unione tra IA e intelligenza umana è la chiave del successo.
Quello che vogliamo davvero ottenere qui è sfruttare questi strumenti per rendere le esperienze di apprendimento più ricche ed efficaci.
Questo è particolarmente efficace con i nuovi assunti. Integrando la scienza del comportamento con l'apprendimento automatico, gli strumenti di intelligenza artificiale possono valutare gli attributi cognitivi ed emotivi di un dipendente, aiutando a individuare le aree in cui potrebbe essere necessaria una formazione.
Mentre apprendono la nomenclatura e i requisiti della vostra azienda, i contenuti che create una sola volta possono essere adattati alle esigenze del dipendente tramite parafrasi automatica, semplificazione o applicazioni specifiche per il ruolo.
Siete Migliori Formandovi Insieme all’IA
L’IA è qui. Il genio è ormai uscito dalla lampada. Sceglierete di collaborare con l’IA o sarete sostituiti da chi lo farà? Fortunatamente, ci sono azioni che potete intraprendere già ora per collaborare in modo proattivo con l’IA e migliorare l’apprendimento per la vostra organizzazione.
- Offrite opportunità continue di reskilling e upskilling ai dipendenti per tenere il passo con il mercato del lavoro in rapida evoluzione, sfruttando la versatilità e l’adattabilità dell’IA per abilitare un approccio all’apprendimento basato sul percorso.
- Implementate sistemi di apprendimento adattivo che regolano la difficoltà e il ritmo dei contenuti didattici in base ai progressi e alle prestazioni dell’apprendente, mantenendo il giusto livello di sfida e mantenendo alta la motivazione e l’engagement.
- Create tutor basati su IA che forniscono feedback istantanei, suggerimenti e spiegazioni agli studenti, simulando l’esperienza di una lezione individuale e migliorando il processo di apprendimento.
- Utilizzate l’IA per valutare e correggere automaticamente i compiti degli studenti, come saggi, risposte brevi e persino codice, risparmiando tempo agli educatori e offrendo feedback immediato agli apprendenti. Ecco alcuni prompt ChatGPT per HR utili.
- Impiegate l’IA per facilitare la traduzione automatica dei contenuti educativi, rendendoli accessibili a un pubblico più ampio di studenti di lingue diverse, e per creare strumenti che offrano supporto linguistico in tempo reale, come assistenza su grammatica e pronuncia.
- Utilizzate IA generativa e apprendimento automatico per creare esperienze educative coinvolgenti e interattive, come giochi e simulazioni che si adattano alle capacità e ai progressi degli studenti, favorendo una maggiore partecipazione e risultati migliori.
- Usate l’IA per creare strumenti e piattaforme educative più accessibili agli studenti con disabilità, come sintesi vocale, riconoscimento vocale e generazione automatica di sottotitoli per immagini.
- Investite in cobot educativi per supportare gli insegnanti umani e consentire assistenza personalizzata e analisi delle performance in tempo reale agli studenti, occupandosi al contempo delle attività di routine.
Il Rischio È Non Usare l’IA nell’Istruzione
L’integrazione dell’IA nel settore dell’apprendimento non rappresenta solo un potenziamento accademico; è una mossa strategica di business.
Adottando l’IA, le istituzioni educative possono snellire le operazioni, migliorare i risultati di apprendimento e posizionarsi per il successo futuro.
Man mano che l’IA continua ad evolversi, il suo ruolo nel rimodellare la formazione e l’apprendimento aziendale non farà che diventare più significativo. L’unico vero rischio per la vostra organizzazione è non capire come collaborare con l’IA per preparare efficacemente la forza lavoro ai cambiamenti già in atto.
