Come Presentare il Business Case per un Software HR: Guida in 10 Passi
Gestire le Risorse Umane con i fogli di calcolo in un'azienda in crescita porta a inefficienze e difficoltà nella tenuta dei registri, rendendo complicati compiti come il monitoraggio delle ferie e le assunzioni rapide.
L'utilizzo di un software HR intelligente può essere una soluzione più semplice di quanto pensi, soprattutto per i team HR delle piccole imprese con budget limitati. Questo articolo spiegherà i passaggi necessari per costruire una solida proposta di valore che ti permetta di ottenere il nuovo software HR desiderato.
Come costruire una proposta di valore per un software HR:
- Esigenze aziendali e visione
- Individuazione dei punti dolenti
- Fasi del processo attuale
- Definisci le misure di successo (ROI - Ritorno sull'investimento)
- Ottieni l'approvazione e il consenso iniziale
- Raccogli i requisiti
- Contatta i fornitori
- Preparati a rispondere alle obiezioni
- Prepara la proposta e ottieni l'approvazione
- Scegli il software vincente
Fase 1 - Esigenze aziendali e visione
Le esigenze aziendali sono i requisiti specifici e le sfide che la tua azienda deve affrontare per gestire efficacemente le risorse umane, mentre la visione rappresenta più i tuoi obiettivi a lungo termine e la direzione che l'azienda vuole intraprendere con l'implementazione di un nuovo software HR.
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Il primo passo è quello di mettere nero su bianco la visione per l'HR e assicurarsi che sia allineata con la strategia, la direzione e la visione aziendale.
Il vantaggio di farlo è quello di ottenere il consenso delle parti interessate chiave e dei decisori nel tuo team di leadership. Elenca le esigenze principali e i motivi per allineare tutti su quali siano i requisiti del software HR dell'organizzazione.
Prima di investire in una nuova tecnologia HR, definisci le tue esigenze aziendali—che si tratti di acquisizione dei talenti, onboarding o sviluppo della leadership. Comprendere i tuoi obiettivi garantisce che la tecnologia sia in linea con la tua strategia.
Allinea la tua direzione e visione
Ecco un esempio di come puoi allineare le esigenze della tua azienda ai motivi per cui dovresti investire in un nuovo sistema HR.
| Esigenza aziendale | Perché? |
|---|---|
| Abbiamo bisogno di strumenti migliori per monitorare il nostro organico. | L'attuale processo di gestione dell'organico richiede molto tempo ed è soggetto a errori, con le metriche principali calcolate manualmente. |
| Dobbiamo snellire il processo di recruiting poiché prevediamo un incremento di X nuove assunzioni quest'anno. | Il feedback dei candidati evidenzia che il nostro processo è lento e poco chiaro. Investendo in un nuovo ATS, possiamo velocizzare la revisione dei CV, la pianificazione dei colloqui e la selezione dei candidati del x%. |
| Il monitoraggio dei contratti di lavoro è manuale | In vista degli obiettivi di crescita dell'organico, è necessario un sistema automatizzato e integrato per monitorare le firme dei contratti. |
| Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti | Il livello di engagement è preoccupante e attualmente abbiamo un processo manuale di valutazione delle performance e di rilevamento del clima aziendale, in cui i dati non sono facilmente accessibili né utilizzabili. |
Inoltre, non cadere vittima della cosiddetta shiny-object syndrome o non spingere per l'acquisto di nuovo software solo perché promette qualche funzione nuova e accattivante... tipo strumenti alimentati da AI! Concentrati invece su software che risponda davvero alle tue esigenze specifiche e che supporti la tua visione per raggiungere i tuoi obiettivi.
Non seguire le mode senza prima comprendere le tue specifiche esigenze aziendali. Che si tratti di un nuovo strumento, una politica o un benefit, ogni iniziativa va allineata agli obiettivi dell’organizzazione e alle priorità dei dipendenti.
Passo 2 - Identifica i punti critici
La gestione strategica dei talenti rafforza il business case per il software HR, allineando le soluzioni tecnologiche alle criticità nello sviluppo del personale.
In questo contesto, i punti critici si riferiscono alle difficoltà e inefficienze specifiche che un'azienda sperimenta nei processi HR attuali, che il software HR mira ad affrontare e risolvere. Elenca tutti i tuoi punti critici, senza trattenerti.
Esempio di checklist per identificare i punti critici
- Quanti fogli di calcolo devi aggiornare quando aggiungi o modifichi un dipendente?
- I dipendenti possono aggiornare autonomamente i propri dati?
- Con quale frequenza ti imbatti in errori di inserimento dati?
- Quali attività occupano la maggior parte della tua giornata?
Le risposte a queste domande saranno la base per il business case per l'acquisizione di nuovo software HR.
Passo 3 - Fasi del processo attuale
Le fasi del processo attuale rappresentano il modo in cui conduci le attività oggi nel tuo reparto HR. Questo dovrebbe includere tutte le attività principali delle risorse umane, come la gestione delle anagrafiche, le richieste di permesso, le assunzioni e l’onboarding. (Immagino che tu ti affidi principalmente a fogli di calcolo ed e-mail.)
Inizia elencando i processi principali, i passaggi previsti per ciascun processo, chi è responsabile di ogni fase e il tempo impiegato da ogni processo.
Esempio di mappa semplificata del processo
| Processo principale | Sotto-processo | Fasi del processo | Chi | Tempo |
|---|---|---|---|---|
| Registri dei dipendenti | Aggiungi nuovo dipendente | Apri un foglio di calcolo e aggiungi una nuova riga con le informazioni del dipendente. Assicurati che il numero del dipendente sia aggiornato. Aggiungi il dipendente ai benefici e aggiorna il foglio di tracciamento dei benefici. Aggiorna il tracciatore delle paghe. Invia un'email al Payroll con le informazioni del dipendente. Iscrivi il dipendente alla piattaforma payroll, ecc. | HR | 30-45 min |
| Registri dei dipendenti | Aggiorna indirizzo dipendente | Apri il foglio di calcolo n.1 e aggiorna. Apri il tracciatore delle paghe e aggiorna. Invia un'email al Payroll con il nuovo indirizzo. | HR | 15 min |
| Registri dei dipendenti | Saldo ferie dipendente | Invia un'email al manager per la riconciliazione. Confronta le loro note con le note di HR. Apri l'applicazione di tracciamento delle presenze e verifica. Calcola il saldo sulla base di eventuali pro-rata (se necessario). | HR e Manager | 15-45 min |
Consiglio professionale: Puoi portare la mappatura dei processi un passo oltre e, accanto a tutte le fasi del processo, includere se il passaggio aggiunge valore all'organizzazione (VA - value add) o non aggiunge alcun valore (NVA - non-value add).
Fase 4 - Definisci le misure di successo (ROI - Return on Investment)
Questo potrebbe significare maggiore coinvolgimento, migliori tassi di fidelizzazione, tempi di assunzione più rapidi o maggiore disponibilità nel team HR per attività come connessione, formazione e iniziative a valore aggiunto.
Se riesci a risparmiare tempo investendo in un software HR, cosa faresti con quel tempo?
A chi prende le decisioni piace vedere i numeri del ROI. Con un software HR, questo viene tipicamente misurato in termini di tempo risparmiato e, quindi, si può aggiungere un importo in dollari ai risparmi.
Esempio (molte ipotesi vengono fatte e ti incoraggiamo a dichiararle):
Per riferimento: 52 settimane all’anno * 8 ore al giorno = 2.080 ore
2.080 ore * 60 minuti per ora = 124.800 minuti all’anno
Stipendio = $80,000
Tempo per ogni singolo compito = 15 min
Compiti per mese = 50
Tempo totale al mese = 750 min
Costo totale al mese = (124.800/$80.000 = $1,56 di stipendio per minuto). $1,56 * 750 min al mese = $1.170 al mese in costi di lavoro.
La formula sopra mostra l’impatto positivo di trovare una nuova soluzione HR che utilizza l’automazione per eliminare un’attività di 15 minuti che i tuoi professionisti HR svolgono frequentemente — anche 50 volte al mese.
Eliminando quell’attività tramite automazione, la tua azienda risparmierebbe $1.170 al mese in costi di lavoro. Un risparmio significativo per il tuo bilancio!
Fase 5 - Ottieni il primo consenso e l’approvazione
Usa questo momento per presentare i risultati delle fasi precedenti e assicurati di avere il consenso dai responsabili HR per proseguire oppure interrompere il processo. Se hai un’approvazione verbale, continua pure!
Esempi su come ottenere il primo consenso
- Casi studio: Presenta casi studio di organizzazioni simili che hanno implementato con successo un software HR, mostrando benefici concreti.
- Analisi costi-benefici: Mostra un’analisi dettagliata dei costi-benefici mettendo in evidenza i costi del software HR rispetto ai risparmi e al miglioramento dell’efficienza che ci si può aspettare dalla nuova tecnologia HR.
- Dimostrazioni: Organizza una demo del software HR per mostrarne le capacità, la facilità d’uso e il confronto rispetto al sistema attuale.
- Statistiche sulla produttività: Presenta statistiche sul miglioramento della produttività e sul risparmio di tempo da parte di aziende che utilizzano software HR simili.
Fase 6 - Raccogli i requisiti
So che non è lo step più divertente ma è uno dei più importanti. Prima di contattare i fornitori di software, sii chiaro sui requisiti e ottieni input da tutti gli stakeholder principali.
| Requisito chiave | Chi | Perché |
|---|---|---|
| Un'unica fonte di dati veritieri sui dipendenti | CEO, COO, HR, Manager, Dipendente | Prevenire errori, aumentare la velocità e semplicità d'uso |
| Obiettivi tracciati e visibili al team esecutivo | C-Suite, Manager, HR, Dipendente | Tutti gli obiettivi devono confluire in un'unica vista sia per il team esecutivo che per il responsabile del team. |
| I curriculum sono visualizzati dal responsabile delle assunzioni | HR, responsabile delle assunzioni | Al momento, l'HR copia i curriculum e li incolla in una cartella sul drive condiviso. I manager devono essere automaticamente avvisati quando arriva un curriculum così da poterlo rapidamente selezionare o scartare. |
| Compatibilità con altro software già in uso | CTO, IT Manager | Per ottenere il massimo dalla nuova tecnologia HR, è necessario assicurarsi che sia compatibile con gli altri software già utilizzati dall'organizzazione. |
Passaggio 7 - Contatta i Fornitori
Esplora diverse opzioni, richiedi alcune demo e condividi i tuoi requisiti con una lista ristretta di fornitori di software HR che inizialmente ti sembrano adeguati. Così potranno mostrarti come il loro software possa migliorarti la vita!
Se la piattaforma che ti interessa non offre tutte le funzionalità di cui hai bisogno, chiedi quanto sia facile integrarla con altre applicazioni presenti nel tuo ecosistema tecnologico HR.
Dopo aver avviato un contatto con i fornitori, assicurati di monitorare le capacità dei loro prodotti rispetto ai tuoi requisiti specifici.
| Requisito chiave | Critico (Sì/No) |
|---|---|
| Contratti integrati e riconoscimento della firma | No |
| I dipendenti possono aggiornare i propri dati | Sì |
| Le ferie sono tracciate tramite un sistema e approvate dal responsabile. L'HR ha visibilità. | Sì |
Passaggio 8 - Preparati a Gestire le Obiezioni
Prima di fare la raccomandazione finale, prenditi il tempo per prepararti ad affrontare possibili obiezioni — soprattutto riguardo ai costi. Le preoccupazioni finanziarie sono spesso il principale ostacolo quando si propone un nuovo software HR, quindi è importante essere pronti con risposte chiare e convincenti.
Obiezione comune: “È troppo costoso.”
Riconosci la preoccupazione, poi sposta l'attenzione sul valore. Sottolinea i risparmi a lungo termine offerti dal software grazie alla riduzione delle attività manuali, alla minimizzazione degli errori e alla diminuzione dei rischi di conformità. Se possibile, mostra come il costo si paragoni alle spese nascoste del sistema attuale—come il tempo impiegato per correggere errori o gestire processi inefficaci.
Obiezione comune: “Non possiamo continuare ad usare ciò che abbiamo?”
Spiega i rischi del non intervenire. I sistemi legacy spesso portano inefficienze, scarsa visibilità sui dati e un carico amministrativo maggiore. Sottolinea come il nuovo software favorisca la crescita, semplifichi le operazioni e aiuti l'azienda a prendere decisioni migliori e più rapide.
Obiezione comune: “Qual è il ROI?”
Preparati con i dati. Usa benchmark, casi studio o calcolatori di ROI forniti dal fornitore per stimare i risparmi sui costi, il tempo risparmiato o i miglioramenti di produttività. Inquadra tutto nei termini che interessano davvero ai tuoi stakeholder—euro risparmiati, rischi ridotti o ricavi protetti.
Affrontando subito le obiezioni, rafforzi la tua proposta e dimostri di aver valutato la decisione da ogni angolazione.
Passaggio 9 - Crea un Business Case e Ottieni l'Approvazione
Con tutti i dati raccolti, è il momento di mettere insieme il tuo business case. Non dev'essere un documento di 10 pagine, può andare bene anche una semplice nota su una pagina (perché chi ha tempo per leggerne 10, dopotutto?).
Chi decide cercherà risposte alle seguenti domande:
- Quanto costa?
- Quali problematiche risolverà il software?
- Se non investissimo nel software, cosa accadrebbe?
- Quanto tempo ci vorrà per implementarlo?
- Perché è necessario investire ora?
- Qual è il ROI dell'implementazione di questo software?
Potresti non conoscere le risposte alle domande sui costi; tuttavia, cercare l'approvazione a questo stadio ti metterà nelle condizioni ideali per avere successo.
Una RFP per software HR ben strutturata ti aiuterà a presentare queste informazioni in un formato che i fornitori possono facilmente comprendere e a cui possono rispondere.
Molte aziende provano sistemi HR gratuiti per dimostrare i vantaggi dell'automazione HR prima di impegnarsi in soluzioni a pagamento.
Ecco un modello di business case che puoi utilizzare per il software HR:
- Sintesi Esecutiva: Breve panoramica della proposta, dei vantaggi chiave e delle conclusioni.
- Situazione Attuale e Descrizione del Problema: Descrizione della situazione attuale e delle specifiche sfide o problemi affrontati.
- Soluzione Proposta e Vantaggi: Descrizione dettagliata della soluzione proposta e dei benefici attesi, incluso un'analisi costi-benefici (utilizza il calcolo del punto 4 per confrontare il costo potenziale del software e indicare i risparmi).
- Piano di Implementazione e Valutazione dei Rischi: Strategia di implementazione passo dopo passo, tempistiche, e un riassunto dei potenziali rischi con i piani di mitigazione.
- Conclusioni e Raccomandazioni: Un riepilogo conciso del business case con le raccomandazioni finali per i decisori aziendali.
Costruire un business case solido per il software HR è più semplice se hai alle spalle certificazioni HRIS di primo livello che supportano la tua esperienza.
Passo 10 - Scegli il software vincente
Evviva! Sei arrivato fin qui e hai ottenuto l'approvazione per procedere con il fornitore che hai scelto.
Ma ricorda, ottenere l'approvazione tramite il business case è solo una parte del percorso. Il passo successivo è scegliere il software HR che meglio si adatta alle esigenze della tua azienda e alle capacità di implementazione, onboarding e formazione.
Se gestisci le risorse umane in una piccola impresa, le tue esigenze saranno diverse rispetto a quelle di un'azienda con 2.000 dipendenti. La tua priorità dovrebbe riflettere sia le necessità attuali che quelle che sosterranno la tua crescita.
Il software HR rende le risorse umane più efficienti
Automatizzare i tuoi processi HR migliorerà l'esperienza di dipendenti, manager e candidati. Investire tempo nella creazione di un business case dettagliato porterà i seguenti vantaggi:
- Individuare i processi chiave che devono essere cambiati o migliorati
- Raccogliere feedback e requisiti dalle persone giuste
- Identificare quale tempo può essere risparmiato e destinato ad attività a valore aggiunto
- Mostrare dove l'investimento nel software dovrebbe essere prioritario. Potresti pensare di aver bisogno di una piattaforma di performance management ma in realtà dovresti iniziare da un sistema di gestione delle risorse umane.
Indipendentemente da quanto sia approfondito o dettagliato, creare un business case solido per il software HR migliorerà la tua organizzazione.
Nella mia esperienza, quando abbiamo implementato un HRIS, ATS, monitoraggio degli obiettivi e software per la gestione delle prestazioni (tutti insieme), abbiamo riscontrato un aumento misurabile della soddisfazione dei dipendenti, una diminuzione del tempo amministrativo e più tempo dedicato ad attività a valore aggiunto.
Questo, a sua volta, crea un’esperienza lavorativa migliore per i dipendenti, i manager e i professionisti delle risorse umane.
Buona fortuna nel vostro percorso di trasformazione digitale delle risorse umane!
Cosa succede ora:
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