Come Costruire un Business Case per un Software HR: Guida in 10 Passi
Gestire le risorse umane con i fogli di calcolo in un'azienda in crescita porta a inefficienze e problemi nella gestione dei dati, rendendo difficili attività come la gestione delle ferie e l'assunzione rapida.
L’utilizzo di software HR intelligenti può essere una soluzione più semplice di quanto credi, soprattutto per i team HR delle piccole imprese con budget limitati. Questo articolo ti spiegherà i passaggi necessari per costruire un solido business case per ottenere il nuovo software HR che desideri.
Come costruire un business case per il software HR:
- Esigenze aziendali e visione
- Identifica i punti critici
- Passaggi del processo attuale
- Definisci le misure di successo (ROI - Return On Investment)
- Ottieni l'approvazione e l'adesione iniziali
- Raccogli i requisiti
- Contatta i fornitori
- Prepara le risposte alle obiezioni
- Crea il business case e ottieni l'approvazione
- Scegli il software vincente
Passo 1 - Esigenze aziendali e visione
Le esigenze aziendali sono i requisiti specifici e le sfide che la tua azienda affronta nella gestione efficiente delle risorse umane, mentre la visione riguarda più gli obiettivi a lungo termine e la direzione che l’azienda vuole seguire grazie alla riuscita implementazione del nuovo software HR.
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Il primo passo è scrivere la visione per le risorse umane e assicurarti che sia allineata con la strategia, la direzione e la visione aziendale.
Il vantaggio di fare questo consiste nel creare consenso tra i principali stakeholder e decisori del tuo team di leadership. Elenca le tue principali esigenze e motiva il perché, così da allineare tutti su quali siano le necessità del software HR dell'organizzazione.
Prima di investire in una nuova tecnologia HR, definisci le esigenze della tua azienda—sia che si tratti di acquisizione di talenti, onboarding o sviluppo della leadership. Capire i tuoi obiettivi garantisce che la tecnologia sia allineata alla tua strategia.
Allinea la tua direzione e visione
Ecco un esempio di come puoi allineare le tue esigenze aziendali con il motivo per cui dovresti investire in un nuovo sistema HR.
| Esigenza aziendale | Perché? |
|---|---|
| Abbiamo bisogno di strumenti migliori per monitorare il nostro organico. | Il nostro attuale processo di conteggio del personale è dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori, con metriche chiave calcolate manualmente. |
| Dobbiamo ottimizzare il processo di selezione del personale poiché prevediamo un aumento di X nuove assunzioni quest’anno. | I feedback dei candidati indicano che il nostro processo è lento e poco chiaro. Investendo in un nuovo ATS, possiamo velocizzare la revisione dei CV, la pianificazione dei colloqui e la selezione dei candidati del x%. |
| La gestione dei contratti di lavoro è manuale | Con gli obiettivi di crescita dell’organico, abbiamo bisogno di un sistema automatizzato e integrato per monitorare le firme sui contratti. |
| Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti | Il nostro livello di coinvolgimento è preoccupante e attualmente abbiamo un processo manuale per la valutazione delle performance e per le indagini, con dati che non sono facilmente accessibili né utilizzabili. |
Inoltre, non cadere nella trappola della "sindrome dell’oggetto luccicante" o promuovere nuovo software solo perché vanta qualche funzione innovativa… tipo strumenti basati sull’AI! Piuttosto, concentrati su software che risolvano le tue esigenze specifiche e supportino la tua visione per raggiungere i tuoi obiettivi.
Non seguire le mode senza comprendere le esigenze uniche della tua azienda. Che si tratti di un nuovo strumento, politica o benefit, allinea ogni iniziativa agli obiettivi organizzativi e alle priorità dei dipendenti.
Passo 2 - Individua i punti critici
La gestione strategica dei talenti sostiene la motivazione aziendale per il software HR allineando le soluzioni tecnologiche alle problematiche di sviluppo della forza lavoro.
I punti critici in questo contesto si riferiscono alle difficoltà e inefficienze specifiche che un’azienda incontra nei suoi attuali processi di gestione HR, e che il software HR intende affrontare e risolvere. Elenca tutti i tuoi punti critici senza omettere nulla.
Esempio di checklist per l'identificazione dei punti critici
- Quanti fogli di calcolo devi aggiornare quando aggiungi o modifichi un dipendente?
- I dipendenti possono aggiornare autonomamente le loro informazioni?
- Con quale frequenza ti imbatti in errori di inserimento dati?
- Quali attività occupano la maggior parte della tua giornata?
Le risposte a queste domande costituiranno la base della tua motivazione aziendale per l’acquisto di un nuovo software HR.
Passo 3 - Stato attuale dei processi
I passaggi dei processi attuali sono il modo in cui stai svolgendo le attività nel tuo reparto risorse umane. Questo dovrebbe coprire tutte le attività principali dell’HR, ad esempio come gestisci i fascicoli dei dipendenti, le richieste di permesso, le assunzioni e l’onboarding. (Immagino che tu usi principalmente fogli di calcolo ed email.)
Inizia elencando i processi principali, i passaggi per ciascun processo, chi è responsabile di ogni step e il tempo necessario per completarli.
Esempio di mappa del processo semplificata
| Processo principale | Sotto-processo | Fasi del processo | Chi | Tempo |
|---|---|---|---|---|
| Registri dei dipendenti | Aggiungi nuovo dipendente | Apri un foglio di calcolo e aggiungi una nuova riga con le informazioni del dipendente. Assicurati che il numero di dipendente sia aggiornato. Aggiungi il dipendente ai benefit e aggiorna il foglio di calcolo di monitoraggio dei benefit. Aggiorna il tracker delle paghe. Invia un'email alla Paghe con le informazioni del dipendente. Iscrivi i dipendenti sulla piattaforma paghe, ecc. | HR | 30-45 min |
| Registri dei dipendenti | Aggiorna indirizzo dipendente | Apri il foglio di calcolo #1 e aggiorna. Apri il tracker delle paghe e aggiorna. Invia un'email alla Paghe con il nuovo indirizzo. | HR | 15 min |
| Registri dei dipendenti | Saldo ferie dipendente | Invia un'email al manager per la loro riconciliazione. Confronta le loro note con quelle dell'HR. Apri l'applicazione di rilevazione delle presenze e verifica. Calcola il saldo basandoti su eventuali riproporzionamenti (se necessario). | HR e Manager | 15-45 min |
Consiglio professionale: Puoi portare la mappatura dei processi un passo oltre e, accanto a tutte le fasi del processo, includere se la fase aggiunge valore all'organizzazione (VA - value add) o non aggiunge alcun valore (NVA - non value add).
Passaggio 4 - Definisci le Misure di Successo (ROI - Ritorno sull'Investimento)
Questo potrebbe significare maggiore coinvolgimento, migliori percentuali di fidelizzazione, tempi più rapidi nell'inserimento di nuove risorse, oppure più tempo a disposizione nel team HR per attività come connessione, formazione e iniziative ad alto valore aggiunto.
Se puoi risparmiare tempo investendo in un software HR, cosa faresti con quel tempo?
I decisori aziendali vogliono vedere i numeri del ROI. Con il software HR, questo normalmente si misura in termini di tempo risparmiato e puoi quindi attribuire un valore economico a tali risparmi.
Esempio (vengono fatte molte ipotesi e ti invitiamo a dichiararle):
Per riferimento: 52 settimane all’anno * 8 ore al giorno = 2.080 ore
2.080 ore * 60 minuti per ora = 124.800 minuti all’anno
Stipendio = $80.000
Tempo per ogni attività = 15 min
Attività al mese = 50
Tempo totale al mese = 750 min
Costo totale al mese = (124.800/$80.000 = $1,56 di stipendio per minuto). $1,56 * 750 min al mese = $1.170 al mese di costo del lavoro.
La formula sopra mostra l’impatto positivo nel trovare una nuova soluzione HR che utilizza l’automazione per eliminare un’attività di 15 minuti che i tuoi professionisti HR eseguono frequentemente — anche fino a 50 volte al mese.
Eliminando questa attività tramite automazione, la tua azienda risparmierebbe $1.170 al mese in costi del lavoro. Si tratta di un risparmio significativo per il tuo conto economico!
Passaggio 5 - Ottieni le Prime Conferme e Approvazioni
Usa questo momento per presentare i risultati ottenuti nei passaggi precedenti e assicurati di avere il supporto dai tuoi responsabili HR per continuare o, se necessario, interrompere il processo. Se hai un'approvazione verbale, continua pure!
Esempi su come ottenere le prime conferme
- Casi di studio: Presenta casi di studio di organizzazioni simili che hanno implementato con successo software HR, mostrando benefici concreti.
- Analisi costi-benefici: Mostra un'analisi dettagliata costi-benefici che evidenzi i costi del software HR rispetto ai risparmi e al miglioramento dell'efficienza ottenibili con la nuova tecnologia HR.
- Dimostrazioni: Organizza una demo del software HR per mostrarne funzionalità e facilità d'uso e come si confronta con il tuo sistema attuale.
- Statistiche di produttività: Presenta statistiche su produttività aumentata e risparmio di tempo da aziende che usano software HR simili.
Passaggio 6 - Raccogliere i Requisiti
So che non è il passaggio più divertente ma è sicuramente uno dei più importanti. Prima di contattare i fornitori di software, chiarisci bene i tuoi requisiti e coinvolgi tutti gli stakeholder chiave.
| Requisito chiave | Chi | Perché |
|---|---|---|
| Un'unica fonte veritiera di dati dei dipendenti | CEO, COO, HR, Manager, Dipendente | Prevenire errori, aumentare la rapidità e la facilità di utilizzo |
| Obiettivi monitorati e visibili al team esecutivo | C-Suite, Manager, HR, Dipendente | Tutti gli obiettivi devono essere raggruppati in una sola visualizzazione sia per il team esecutivo sia per il responsabile del team. |
| I curricula vengono esaminati dal responsabile delle assunzioni | HR, responsabile delle assunzioni | Attualmente, l'HR copia i curricula e li incolla in una cartella su un drive condiviso. I responsabili devono essere notificati automaticamente quando arriva un curriculum per poterlo valutare velocemente. |
| Compatibilità con altro software già in uso | CTO, IT Manager | Per sfruttare al massimo la nuova tecnologia HR, è necessario garantire la compatibilità con il software già utilizzato dall'organizzazione. |
Fase 7 - Contatta i fornitori
Confronta le opzioni, richiedi alcune demo e condividi i tuoi requisiti con una lista breve di fornitori di software HR che inizialmente sembrano adatti. In questo modo potranno mostrarti come il loro software potrà migliorarti la vita!
Se la piattaforma che ti interessa non dispone di tutte le funzionalità di cui hai bisogno, chiedi quanto sia facile integrarla con altre applicazioni del tuo ecosistema tecnologico HR.
Una volta che hai preso contatto con i fornitori, assicurati di valutare le loro capacità in relazione ai tuoi requisiti specifici.
| Requisito chiave | Critico (Sì/No) |
|---|---|
| Contratti integrati e attestazione di firma | No |
| I dipendenti possono aggiornare i propri dati | Sì |
| Le ferie sono gestite tramite sistema e approvate dal responsabile. L'HR ha visibilità. | Sì |
Fase 8 - Preparati a gestire le obiezioni
Prima di formulare la raccomandazione finale, prenditi il tempo per prepararti alle possibili obiezioni, soprattutto quelle relative ai costi. Le preoccupazioni finanziarie sono spesso il principale ostacolo quando si propone un nuovo software HR, quindi è importante essere pronti con risposte chiare e sicure.
Obiezione comune: “È troppo costoso.”
Riconosci la preoccupazione, poi passa al valore offerto. Sottolinea i risparmi a lungo termine offerti dal software grazie alla riduzione del lavoro manuale, alla minimizzazione degli errori e alla diminuzione dei rischi di non conformità. Se possibile, mostra come il costo si confronta con le spese nascoste dell’attuale sistema, come ad esempio il tempo speso per correggere errori o gestire soluzioni temporanee inefficaci.
Obiezione comune: “Non possiamo continuare ad usare quello che abbiamo?”
Spiega i rischi dell'inazione. I sistemi obsoleti spesso portano a inefficienze, scarsa visibilità dei dati e maggiore carico amministrativo. Sottolinea come il nuovo software favorisca la crescita, ottimizzi le operazioni e aiuti l'azienda a prendere decisioni migliori e più rapide.
Obiezione comune: “Qual è il ROI?”
Presentati con dati alla mano. Usa benchmark, casi di studio o calcolatori di ROI forniti dai fornitori per stimare i risparmi sui costi, il tempo risparmiato o il incremento di produttività. Presentali in termini che interessano ai tuoi stakeholder, come euro risparmiati, rischi ridotti o ricavi protetti.
Affrontando direttamente le obiezioni, rafforzi la tua posizione e dimostri di aver considerato la decisione da ogni punto di vista.
Fase 9 - Prepara un business case e ottieni l'approvazione
Raccolti tutti i dati precedenti, è il momento di mettere insieme il business case. Non deve essere necessariamente un documento di 10 pagine: può bastare una semplice nota di una pagina (perché nessuno ha tempo di leggere 10 pagine!).
Chi deve decidere cercherà risposte alle seguenti domande:
- Quanto costa?
- Quali criticità risolverà il software?
- Se non investiamo nel software, cosa succede?
- Quanto tempo ci vorrà per implementarlo?
- Perché dobbiamo investire ora?
- Qual è il ROI dell’implementazione di questo software?
Potresti non conoscere le risposte alle domande sui costi; tuttavia, chiedere l'approvazione in questa fase ti metterà sulla strada del successo.
Una RFP per software HR ben strutturata ti aiuterà a presentare queste informazioni in un formato facilmente comprensibile e rispondibile dai fornitori.
Molte aziende provano sistemi HR gratuiti per mostrare i benefici dell’automazione HR prima di impegnarsi in soluzioni a pagamento.
Ecco un modello di business case che puoi usare per il software HR:
- Sintesi Esecutiva: Breve panoramica della proposta, dei principali vantaggi e delle conclusioni.
- Situazione Attuale e Dichiarazione del Problema: Descrizione della situazione attuale e delle sfide o problematiche specifiche da affrontare.
- Soluzione Proposta e Benefici: Descrizione dettagliata della soluzione proposta e dei benefici attesi, incluso un'analisi costi-benefici (utilizza il calcolo dello step 4 per confrontare il costo potenziale del software ed elenca i risparmi).
- Piano di Implementazione e Valutazione dei Rischi: Strategia di implementazione passo dopo passo, tempistiche e sintesi dei potenziali rischi con i relativi piani di mitigazione.
- Conclusioni e Raccomandazioni: Una sintesi concisa del business case con raccomandazioni finali per i decisori.
Costruire un valido business case per il software HR è più semplice con certificazioni HRIS avanzate a supporto della tua competenza.
Fase 10 - Scegli il Software Vincente
Evviva! Sei arrivato fin qui e hai ottenuto l’approvazione per procedere con il fornitore scelto.
Ma ricorda, ottenere l'autorizzazione tramite il business case è solo una parte del lavoro. Il prossimo passo è scegliere il software HR che si adatti meglio alle esigenze della tua azienda e alle possibilità di implementazione, onboarding e formazione.
Se gestisci le risorse umane in una piccola azienda, le tue esigenze rispetto al software saranno diverse rispetto a quelle di un’azienda con 2.000 dipendenti. Le tue priorità devono rispecchiare sia i bisogni attuali, sia quelli utili a sostenere la tua crescita.
Il software HR rende le risorse umane più efficienti
Automatizzare i processi HR migliorerà l’esperienza di dipendenti, manager e candidati. Dedicare tempo alla creazione di un business case dettagliato porterà i seguenti vantaggi:
- Individuare i processi chiave da cambiare o migliorare
- Raccogliere feedback e requisiti dalle persone giuste
- Identificare il tempo che può essere risparmiato e utilizzato per attività a valore aggiunto
- Dimostrare dove l’investimento nel software dovrebbe avere la priorità. Potresti pensare di aver bisogno di una piattaforma di gestione delle performance, ma in realtà devi iniziare con un sistema di gestione delle risorse umane.
Indipendentemente dalla profondità o dal livello di dettaglio, creare un business case solido per il software HR migliorerà la tua organizzazione.
Nella mia esperienza, quando abbiamo implementato un HRIS, ATS, strumenti per la gestione degli obiettivi e software per la gestione delle performance (tutti contemporaneamente), abbiamo riscontrato un aumento misurabile della soddisfazione dei dipendenti, una riduzione del tempo amministrativo e più tempo dedicato ad attività a valore aggiunto.
Questo, a sua volta, crea un’esperienza lavorativa migliore per i tuoi dipendenti, manager e professionisti delle risorse umane.
Buona fortuna nel tuo percorso di trasformazione digitale delle Risorse Umane!
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