Come Costruire Un’Organizzazione Basata Sulle Competenze in 8 Passi
Secondo una ricerca di I4CP, solo il 30% delle aziende afferma che i propri dipendenti possiedono le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi futuri. Ancora più preoccupante è che la maggior parte delle organizzazioni esaminate dispone di dati insufficienti sulle competenze e capacità all'interno della propria realtà, limitando la possibilità di pianificare strategicamente lo sviluppo dei talenti.
Diventare un'organizzazione basata sulle competenze è un approccio sempre più diffuso per affrontare questo problema. Come responsabile HR, sto contribuendo a guidare il cambiamento nel modo in cui la mia azienda sta affrontando la difficile transizione dal concetto di mansione a quello di competenza. Qui condivido le mie conoscenze e le migliori pratiche per supportarti in questo percorso.
Che cos'è un'organizzazione basata sulle competenze?
Un'organizzazione basata sulle competenze è fondamentalmente una pianificazione strategica della forza lavoro reinventata in un'ottica umana, che pone le competenze e le abilità dei dipendenti al centro della strategia di gestione dei talenti.
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Invece di concentrarsi su titoli di lavoro e posizioni, l'attenzione principale è rivolta alle competenze e alle capacità uniche dei dipendenti, e a come queste possano essere sviluppate e impiegate nel modo più efficace per rispondere alle esigenze aziendali.
Un approccio di gestione strategica delle risorse umane consente alle organizzazioni di costruire una struttura basata sulle competenze, in linea con gli obiettivi di lungo termine.
Questo approccio richiede di scomporre i lavori in singoli compiti e competenze, oltre a una comprensione approfondita delle capacità e delle competenze specifiche di ciascun dipendente.
Questi dati sulle competenze aiutano ad allineare i talenti ai lavori in modo più efficace e a raggiungere gli obiettivi strategici.
Inoltre, questo consente di concentrare sia le strategie di acquisizione dei talenti sia quelle di gestione dei talenti sulle capacità che l'organizzazione ha bisogno di sviluppare per avere successo.
Caratteristiche chiave di un'organizzazione basata sulle competenze
- Monitoraggio e gestione delle competenze: Sono presenti processi, strumenti e metriche per monitorare e gestire attivamente le competenze della forza lavoro.
- Lavoro assegnato in base a competenze e capacità: Le attività non sono definite dal titolo di lavoro o dall'area di responsabilità, ma dalle competenze delle persone e dal loro possibile contributo all'organizzazione.
- Cultura dell'apprendimento e dello sviluppo: I collaboratori sono incentivati a gestire lo sviluppo della propria carriera grazie a una forte enfasi organizzativa sull'apprendimento continuo, dove la crescita e l'applicazione di nuove competenze vengono premiate.
Vantaggi nel diventare un'organizzazione basata sulle competenze
Esistono numerosi motivi per cui le organizzazioni stanno effettuando la transizione verso un modello basato sulle competenze.
Nella mia realtà, siamo stati motivati dalle condizioni sempre più competitive del mercato dei talenti e dalla necessità di adattarci a tecnologie emergenti come l'intelligenza artificiale.
La focalizzazione sulle competenze ci ha permesso di investire nella riqualificazione della forza lavoro e di utilizzare il talento in modo più efficace per rispondere alle esigenze aziendali.
Vediamo alcuni vantaggi nel diventare un'organizzazione basata sulle competenze.
Migliore accesso al talento interno
Disporre di un'organizzazione flessibile e basata sulle competenze consente di ottimizzare l'accesso al talento interno, rimuovere le barriere tra i diversi reparti e abbinare le persone ai progetti dove le loro competenze possono generare il massimo valore.
In questo modo puoi assegnare i migliori talenti ai progetti che portano maggiore valore all'azienda.
Pianificazione strategica della forza lavoro potenziata
Una profonda comprensione delle competenze all'interno dell'organizzazione permette di migliorare sensibilmente le capacità di pianificazione della forza lavoro.
Un'analisi del gap tra le competenze oggi disponibili e quelle necessarie in futuro permette di anticipare, pianificare domanda e offerta di competenze e sviluppare le corrette strategie di gestione dei talenti per soddisfare tali esigenze.
Inoltre, invece di cercare talenti solo all'esterno, i tuoi team di apprendimento e sviluppo saranno incoraggiati a creare una cultura e un sistema di apprendimento basato sulle competenze e sviluppo dei dipendenti.
In più, concentrarsi sulle competenze può aiutare a ridurre la soggettività, portando a decisioni più efficaci nell'assunzione e nelle promozioni.
Maggiore coinvolgimento e retention dei dipendenti
Una strategia basata sulle competenze può fare miracoli per l'engagement e la fidelizzazione dei dipendenti. Questo perché i colleghi sono incoraggiati a prendersi carico del proprio sviluppo e hanno più possibilità di partecipare a diverse opportunità all'interno della tua organizzazione mentre sviluppano nuove competenze.
Maggiore resilienza grazie a una maggiore agilità
La capacità di impiegare rapidamente le risorse in base alle condizioni di mercato in evoluzione e alle esigenze aziendali rende la tua organizzazione più agile e resiliente.
Di fronte alle interruzioni, puoi facilmente riallocare le tue risorse dove sono più necessarie per servire il tuo business.
Come diventare un'organizzazione basata sulle competenze
Prima di tutto, costruire un'organizzazione basata sulle competenze è più facile che mai con un completo sistema di database HR per tracciare le competenze e le capacità dei dipendenti. Ma diventare un'organizzazione orientata alle competenze non avviene dall'oggi al domani.
Richiede una pianificazione accurata, la rivalutazione di molti processi strategici HR e una gestione del cambiamento attenta per favorire l'adozione da parte del team dirigenziale e dei dipendenti.
Ti invito ad adottare un approccio del tipo: inizia strisciando, poi cammina e infine corri. È importante intraprendere passi intenzionali e graduali per trasformare la tua azienda in un'organizzazione basata sulle competenze nel tempo.
Ecco alcuni passi da seguire:
1. Ottenere il consenso del C-suite
La trasformazione basata sulle competenze cambierà radicalmente il modo in cui opera la tua organizzazione.
Non è qualcosa che può essere fatto in autonomia e richiede il pieno supporto e coinvolgimento della dirigenza esecutiva per avere successo.
È fondamentale che la progettazione delle pratiche basate sulle competenze sia allineata alla direzione strategica del business.
Articolare la proposta di valore di creare una forza lavoro fondata sulle competenze per realizzare le tue priorità strategiche sarà fondamentale per ottenere il consenso del C-suite.
La tua strategia sulle competenze dovrebbe essere regolarmente rivista e aggiornata per garantire che resti allineata con la strategia aziendale, con i tuoi indicatori di performance (KPI) e con la direzione del tuo settore.
2. Implementare una soluzione tecnologica HR
L'utilizzo di una soluzione tecnologica HR per raccogliere e razionalizzare i dati delle competenze dei dipendenti sarà la base della tua trasformazione basata sulle competenze.
Per me questo è imprescindibile. Che l'organizzazione sia grande o piccola, serve un sistema che ti aiuti a tracciare, gestire e analizzare i dati sulle competenze dei dipendenti per informare il deployment dei talenti, la pianificazione della forza lavoro e i piani di sviluppo dei dipendenti.
Questa funzionalità è disponibile in molte offerte software HR differenti. I moderni sistemi HRIS, i Learning Management System (LMS) e i talent marketplace offrono tutti funzionalità pensate per gestire i dati sulle competenze in modo significativo e collegare tali dati ai processi strategici HR.
Inoltre, per aiutarti a trovare i talenti futuri in grado di colmare eventuali carenze, i sistemi avanzati di talent acquisition sono progettati per confrontare i curriculum dei candidati con le posizioni aperte e individuare le migliori corrispondenze per competenze.
3. Valutazione delle competenze
Una volta che hai implementato una soluzione tecnologica, il primo passo sarà accertare le competenze e capacità dei tuoi collaboratori.
In definitiva, dovrai condurre una analisi del divario di competenze che confronti le competenze critiche di cui la tua azienda ha bisogno ora e in futuro rispetto a quelle presenti nella forza lavoro attuale.
Questa analisi dovrebbe includere competenze tecniche come la programmazione e capacità professionali come la leadership, la comunicazione e la risoluzione dei problemi.
Questa analisi dei gap fornisce elementi essenziali per la pianificazione della forza lavoro, le strategie di acquisizione dei talenti, le opportunità di sviluppo delle competenze e altri programmi e soluzioni di gestione dei talenti.
4. Scomporre i lavori in compiti e competenze
Presumibilmente la tua organizzazione, come quasi ogni altra azienda oggi, definisce i ruoli dei dipendenti come "lavori".
Dall'Ottocento, le job description sono il linguaggio comune con cui abbiamo descritto, promosso e assunto talenti.
Diventare un'organizzazione basata sulle competenze richiede di passare dalle mansioni e responsabilità tradizionalmente utilizzate per definire i lavori verso ruoli definiti dalle competenze e capacità più necessarie per la tua azienda.
Svincolando i ruoli dalle responsabilità e definendoli in base alle competenze e alle abilità, creerai una forza lavoro più agile che può essere prontamente impiegata dove tali competenze e abilità sono maggiormente necessarie all'interno della tua organizzazione.
Vediamo alcuni esempi per chiarire meglio questo concetto:
| Ruolo | Responsabilità lavorativa | Compito | Competenze |
| Ingegneria del software | Sviluppare soluzioni software di alta qualità secondo le specifiche tecniche e le linee guida di progettazione. | Sviluppare soluzioni software | Linguaggi di programmazione (cioè Java, JavaScript, Python), framework di sviluppo software, metodologie di sviluppo software (agile, DevOps), problem solving |
| Manager HR/Acquisizione Talenti | Sovrintendere ai processi di reclutamento e selezione, inclusa la ricerca dei candidati, i colloqui e le decisioni di assunzione. | Gestire i processi di reclutamento e selezione | Comunicazione e influenza, costruzione di relazioni, valutazione dei candidati, amministrazione del sistema di tracciamento delle candidature (ATS), pensiero strategico, capacità di sourcing |
| Responsabile Marketing | Sviluppare e implementare strategie di marketing per aumentare la notorietà del marchio e guidare le vendite. | Sviluppare strategie di marketing | Pianificazione strategica, analisi dei dati, design creativo, ricerca di marketing, marketing digitale, gestione del brand |
5. Identificare le aree impattate
Diventare un’organizzazione basata sulle competenze avrà un impatto significativo sulle funzioni HR e occupazionali in tutta l’organizzazione.
In sostanza, sarà necessario rivedere tutti i principali processi relativi ai talenti e adattarli a un modello basato sulle competenze.
Acquisizione talenti
Le pratiche di attrazione, selezione e acquisizione dei talenti andranno riviste concentrandosi sulla creazione di pool di talenti con le competenze e abilità necessarie per il futuro della tua forza lavoro.
I responsabili delle assunzioni e i recruiter dovranno inoltre essere riformati per cercare competenze invece che ruoli.
Guide alle assunzioni basate sulle competenze e strumenti di valutazione possono essere sfruttati per valutare con maggiore precisione le competenze dei candidati e facilitare il passaggio delle tue squadre di selezione a questo nuovo approccio.
Gestione della retribuzione
I livelli lavorativi tradizionali e le relative fasce retributive sono tipicamente focalizzati sui ruoli/responsabilità connessi ai lavori per i diversi livelli.
L’organizzazione dovrà ridefinire le pratiche retributive in funzione del valore delle competenze dei dipendenti e di come esse vengono impiegate nell'organizzazione.
Gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni è storicamente stata fortemente allineata agli obiettivi di team e individuali e a come i dipendenti si confrontano con essi.
Questo aspetto deve evolvere, ponendo l’attenzione sullo sviluppo e l’applicazione delle competenze in un contesto orientato alle skill.
Formazione e sviluppo
Il tuo team di formazione e sviluppo sarà un grande beneficiario dei dati sulle competenze, che potrà utilizzare per creare strategie di formazione e sviluppo sempre più sfumate.
Un importante cambiamento che i team L&D affronteranno riguarda le modalità di erogazione della formazione. Tradizionalmente, la formazione e sviluppo è molto focalizzata sul ruolo specifico.
Tuttavia, poiché i lavori vengono scomposti in compiti e competenze, anche gli sforzi di L&D dovranno essere ripensati per allinearsi allo sviluppo di competenze e abilità prescindendo dal ruolo.
6. Sviluppare un framework delle competenze
Il framework delle competenze è una categorizzazione e definizione completa delle competenze e abilità più rilevanti per la tua organizzazione.
Questa struttura funge da mappa delle competenze necessarie in tutte le aree dell'organizzazione, ed è fondamentale per sviluppare e impiegare il talento secondo le esigenze aziendali critiche.
È necessario rivedere e aggiornare regolarmente il framework delle competenze per mantenerlo in linea con le tendenze di settore e i bisogni del business.
7. Introdurre un talent marketplace
Il già citato talent marketplace rappresenta spesso il primo passo di un’organizzazione verso un ambiente basato sulle competenze e sarà una fase cruciale nel percorso di trasformazione.
I talent marketplace sono semplicemente sistemi di gestione dei talenti altamente connessi, trasparenti e fondati sulle competenze, supportati dalla tecnologia.
Questa soluzione offrirà ai tuoi dipendenti trasparenza e supporto per:
- Percorsi di carriera basati sulle competenze e sulla mobilità lavorativa all'interno della tua organizzazione
- Opportunità di upskilling personalizzate in base ai gap di competenze
- Utilizzo di incarichi temporanei o progetti speciali pensati per espandere le capacità dei dipendenti e democratizzare la distribuzione dei talenti
- Raccomandazioni personalizzate per nuove posizioni lavorative in base alle competenze attuali e al potenziale futuro
- Programmi di mentoring migliorati che mettono in contatto mentori e mentee sulla base di un linguaggio comune di competenze e interessi.
8. Implementazione: Pianificazione della forza lavoro basata sulle competenze
Dopo aver implementato il tuo marketplace dei talenti, puoi iniziare a mettere in atto una pianificazione strategica della forza lavoro più avanzata e intenzionale.
Questo include la definizione dei gap di competenze e la costruzione di strategie di acquisizione dei talenti e apprendimento e sviluppo necessarie a soddisfare le esigenze future della tua azienda.
Qui avviene anche l'introduzione completa dei nuovi processi di gestione dei talenti, inclusi i programmi di compensazione, la gestione delle performance e approcci migliorati di acquisizione dei talenti.
Ricorda, si tratterà di una grande transizione per i leader e i loro team.
Consiglio che ognuno di questi elementi venga introdotto come miglioramento incrementale e distinto, progettato per supportare il tuo modello di competenze.
È fondamentale che, mentre comunichi queste innovazioni, tu utilizzi il framework delle competenze come filo conduttore che lega tutti questi elementi tra loro.
Tutti i processi strategici HR dovrebbero supportare le competenze critiche di cui la tua organizzazione avrà bisogno per il successo futuro.
Costruire un'organizzazione basata sulle competenze: sfide e best practice
Avendo intrapreso personalmente il percorso verso un'organizzazione basata sulle competenze con la mia azienda, posso condividere alcune delle difficoltà che abbiamo affrontato e le best practice che abbiamo individuato.
Una delle scoperte più rilevanti è stata la necessità di avere il giusto strumento tecnologico HR per supportare i nostri bisogni legati alle competenze.
Il primo fornitore/strumento che abbiamo scelto non è quello che usiamo oggi.
Capire quale set di strumenti potesse rispondere alle nostre dimensioni, complessità ed esigenze specifiche ha richiesto qualche tentativo ed errore.
Tuttavia, una volta trovato lo strumento giusto, raccogliere le competenze dei dipendenti e sfruttare i dati per una pianificazione efficace della forza lavoro è diventato infinitamente più semplice.
Vediamo alcune ulteriori sfide potenziali che dovrai affrontare, oltre ad alcune best practice che puoi mettere in atto.
Sfide
Mancanza di adesione da parte della leadership
Il coinvolgimento (o la sua assenza) dei leader è uno degli ostacoli principali da superare nell'adozione di pratiche basate sulle competenze.
I leader sono spesso (e giustamente) molto protettivi e orgogliosi delle persone nel proprio team. Inoltre, tradizionalmente fanno molto affidamento sul talento per il successo personale e del gruppo.
Questo genera un reale rischio di "accaparramento di talenti", poiché i leader devono abituarsi all'idea che il loro personale venga impiegato molto più ampiamente nell'organizzazione rispetto al passato, quando le responsabilità dei ruoli erano molto più circoscritte.
Approccio eccessivamente rigido
Come per molti cambiamenti dirompenti, passare a un'organizzazione basata sulle competenze è più facile a dirsi che a farsi.
Non esiste una ricetta universale che funzioni per tutte le aziende. È essenziale adottare un approccio flessibile sia nel modo di pensare le competenze sia nel modo di impiegarle, assicurandosi di non creare una struttura così rigida da non riuscire a soddisfare tutte le esigenze peculiari dell'organizzazione.
Ad esempio, alcuni ruoli richiederanno presumibilmente sempre specifiche lauree e funzioni: medici, infermieri, avvocati e molte altre posizioni altamente specializzate spesso prevedono requisiti di abilitazione/qualifica esterni che regolano come tali ruoli possono operare nella tua organizzazione, e questo va bene.
La chiave è che la tua organizzazione prenda in considerazione la natura unica del lavoro svolto e sviluppi una strategia sulle competenze adatta ai parametri di quell'attività.
Mantenere aggiornate le informazioni sulle competenze
La tua capacità di impiegare efficacemente la forza lavoro in base alle competenze sarà valida solo quanto la qualità dei dati di cui disponi. Perciò è necessario un metodo efficace per raccogliere e aggiornare costantemente i dati sulle competenze.
È fondamentale disporre di uno strumento tecnologico HR in grado di tracciare queste informazioni e, allo stesso modo, è essenziale che i colleghi lo utilizzino come previsto.
Questo significa che, man mano che nuove competenze e capacità vengono sviluppate a livelli di maggiore padronanza, hai un modo costante di registrare questi progressi.
Qui è dove l'evoluzione del tuo processo di gestione delle performance verso un approccio basato sulle competenze può fortemente incentivare i tuoi colleghi a documentare continuamente la crescita di nuove abilità.
È molto più facile mantenere i dipendenti coinvolti nel processo di raccolta delle competenze se la loro performance sarà in definitiva valutata in base all'acquisizione e all'utilizzo delle competenze.
Strutture retributive superate
Un altro errore da evitare è affidarsi a filosofie retributive e strutture datate.
Le tradizionali strutture retributive collocano i dipendenti in ampi intervalli di compenso sulla base di criteri comuni relativi a come vengono definiti i livelli di lavoro.
Tradizionalmente, questi criteri si basano fortemente sulla definizione del ruolo, sul suo impatto organizzativo, sull'ampiezza del controllo, sulle responsabilità e sulla complessità.
Come per l'evoluzione della gestione delle performance, le organizzazioni basate sulle competenze richiedono strutture retributive che diano valore all'acquisizione e all'applicazione delle competenze in tutta l'organizzazione, invece dei criteri di valutazione tradizionali dei ruoli.
Questo è fondamentale per mantenere l'efficacia del tuo approccio basato sulle competenze e per assicurarti che i colleghi vengano adeguatamente premiati per i loro contributi.
Best practice
Team di lavoro interfunzionali
È essenziale creare sia un comitato direttivo di leadership interfunzionale sia un team di progetto funzionale e diversificato che rappresenti le varie aree della tua azienda per guidare l’approccio basato sulle competenze.
Se l’intero piano è guidato solo dalle risorse umane, senza il consenso, il supporto e la collaborazione della leadership, rischi di implementare una soluzione che non soddisfi le esigenze degli stakeholder e che quindi non venga adottata dai destinatari.
Ad esempio, nel nostro progetto, ho coinvolto colleghi del team HR Business Partner, delle tecnologie HR e del team di change management, oltre a responsabili e colleghi di diverse aree aziendali.
Un ottimo approccio consiste nell'individuare un sottoinsieme dell'organizzazione come early adopter che possa testare nuove funzionalità e aiutare a perfezionare la strategia prima dell'implementazione per il resto dell’organizzazione.
Nel mio caso, abbiamo utilizzato le organizzazioni HR e tecnologia come early adopter per mettere alla prova nuovi strumenti, sistemi e processi prima di un’espansione più ampia.
Supporto alla gestione del cambiamento
Come per qualsiasi altra grande iniziativa organizzativa, la gestione del cambiamento è fondamentale per favorire la consapevolezza, la comprensione e l’adozione.
Coinvolgi il tuo team di change management (o i professionisti che possono aiutare nella gestione del cambiamento, come gli HR Business Partner) il prima possibile e in modo continuativo, per elaborare strategie di adozione del cambiamento e comunicazione che portino l’organizzazione a seguirti nel percorso sulle competenze.
Coinvolgimento dei colleghi nel processo
La co-progettazione delle soluzioni con i colleghi svolge due ruoli importanti:
- I tuoi colleghi saranno molto più propensi ad accettare una soluzione a cui hanno contribuito
- L’approccio organizzativo basato sulle competenze avrà molte più possibilità di rispondere alle reali esigenze.
Ci sono modi semplici per farlo.
Strategie di ascolto come sondaggi o focus group sono ottimi metodi per raccogliere i feedback dei dipendenti e utilizzarli come parte integrante del processo di progettazione.
Questo può aiutare a definire il messaggio ai dipendenti in fase di lancio e consentirti di dire: “Ci avete parlato, vi abbiamo ascoltato.”
La personalizzazione in base ai desideri e alle esigenze dei tuoi dipendenti creerà una soluzione più efficace, con maggiore probabilità di essere adottata.
Collaborazione con l'ufficio legale
Poiché tutte le decisioni relative all’occupazione devono essere legalmente giustificabili e non discriminatorie, il tuo team legale è un partner chiave nella trasformazione basata sulle competenze
Lo sviluppo di un sistema in cui le competenze diventano la valuta delle pratiche HR richiede un’analisi approfondita di tutte le procedure HR, per garantirne l’equità, la coerenza e la conformità legale.
In un ambiente di lavoro regolato da sindacati, questo richiederà inoltre ulteriori valutazioni dal punto di vista delle relazioni sindacali e della negoziazione dei contratti.
Inoltre, abbiamo decenni di leggi sul lavoro a livello federale, statale e locale che si basano tutte su una definizione di occupazione centrata sul ruolo.
È essenziale esaminare tutti i rischi in base alla località della tua organizzazione per ridurre al minimo i rischi e garantire il rispetto della normativa.
Il “modello post-industriale” del lavoro
Prima di concludere, vorrei condividere un ultimo pensiero con tutti voi.
Sebbene io creda fermamente nelle organizzazioni basate sulle competenze e in come questo approccio possa ridefinire profondamente il nostro modo di intendere i ruoli lavorativi e il mondo del lavoro, credo anche che sia necessaria una certa dose di pragmatismo.
Si tratta di una tendenza che guarda oltre decenni di cultura e aspettative lavorative in tutto il mondo moderno.
Josh Bersin, uno dei pensatori di riferimento nello spazio delle competenze, si riferisce a questa transizione verso le competenze come all’“alba del ‘modello post-industriale’ delle imprese.”
Non avverrà dall’oggi al domani. Organizzazioni come la mia stanno sviluppando strategie pluriennali per indirizzare l’azienda verso una direzione basata sulle competenze.
Per questo motivo, ti incoraggio a essere indulgente con te stesso mentre intraprendi il percorso basato sulle competenze.
Bersin afferma che “le aziende hanno successo grazie a cultura, ambizione, agilità di apprendimento e allineamento.”
Sarà necessario tempo perché le aspettative dei dipendenti si trasformino, le culture lavorative si evolvano e si possa creare un’organizzazione completamente allineata costruita attorno alle competenze.
Non lasciare che la perfezione ostacoli i progressi. È normale adottare un approccio iterativo, imparare da ciò che si implementa e trasformare gradualmente la tua organizzazione in una realtà più adattabile, agile e di successo.
