Come Costruire Un’Organizzazione Basata Sulle Competenze in 8 Passi
Secondo una ricerca di I4CP, solo il 30% delle aziende afferma che i propri dipendenti possiedono le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi futuri.
Ancora più preoccupante è che la maggior parte delle organizzazioni intervistate dispone di dati insufficienti riguardo alle competenze e capacità della propria forza lavoro per poter pianificare strategicamente la preparazione dei talenti.
Diventare un’organizzazione basata sulle competenze è un approccio sempre più diffuso per affrontare questo problema.
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In qualità di leader HR, sto guidando il cambiamento all'interno della mia organizzazione nel difficile passaggio dal concetto di mansioni a quello di competenze. Qui condivido la mia esperienza e le migliori pratiche per aiutarti in questo percorso.
Che cos’è un’organizzazione basata sulle competenze?
Un’organizzazione basata sulle competenze rappresenta fondamentalmente una pianificazione strategica della forza lavoro ripensata in chiave umana, che pone le competenze e le capacità dei dipendenti al centro della strategia dei talenti.
Anziché concentrarsi su titoli di lavoro e posizioni, il focus principale è sulle competenze e abilità uniche dei dipendenti e su come possano essere sviluppate e impiegate nel modo più efficace per soddisfare le esigenze aziendali.
Un approccio di gestione strategica della forza lavoro consente alle organizzazioni di costruire una struttura fondata sulle competenze che sia allineata con gli obiettivi di lungo termine.
Questo approccio richiede la scomposizione dei ruoli in singole attività e competenze, oltre a una profonda conoscenza delle capacità specifiche di ciascun dipendente.
Questi dati sulle competenze ti aiutano ad allineare i talenti ai compiti in modo più efficace e a raggiungere i tuoi obiettivi strategici.
Inoltre, questo ti consente di concentrarti sia sulle strategie di acquisizione che di gestione dei talenti necessarie per sviluppare le capacità di cui la tua organizzazione ha bisogno per avere successo.
Caratteristiche chiave di un’organizzazione basata sulle competenze
- Monitoraggio e gestione delle competenze: Sono presenti processi, strumenti e metriche per tracciare e gestire attivamente le competenze della forza lavoro.
- Assegnazione del lavoro in base a competenze e abilità: Il lavoro non viene definito dal titolo di lavoro o dalle aree di responsabilità, ma dalle competenze e capacità e da come possano essere sfruttate al meglio dall’organizzazione.
- Cultura dell’apprendimento e dello sviluppo: I colleghi sono incentivati a gestire lo sviluppo della propria carriera grazie a una forte enfasi organizzativa sull’apprendimento continuo, dove vengono premiati l’acquisizione e l’impiego di nuove competenze.
Vantaggi di diventare un’organizzazione basata sulle competenze
Ci sono numerose ragioni per cui le organizzazioni stanno effettuando questa transizione verso un modello basato sulle competenze.
Nella mia organizzazione, siamo stati spinti da un mercato dei talenti sempre più competitivo e dalla necessità di adattarci alle nuove tecnologie emergenti come l’intelligenza artificiale.
Il focus sulle competenze ci ha permesso di puntare alla riqualificazione della forza lavoro e di impiegare i nostri talenti in modo più efficace per soddisfare le esigenze aziendali.
Vediamo alcuni vantaggi di diventare un’organizzazione basata sulle competenze.
Miglior accesso ai talenti interni
Avere un’organizzazione flessibile e basata sulle competenze permette di ottimizzare l’accesso ai talenti interni, eliminare i silos e abbinare in modo più efficace i talenti alle iniziative dove le loro competenze possono essere valorizzate al massimo.
Questo ti offre la possibilità di assegnare il talento migliore ai progetti che producono il maggior valore per l’azienda.
Pianificazione strategica della forza lavoro potenziata
Una profonda conoscenza delle competenze e abilità della tua organizzazione consente di potenziare in modo significativo le capacità di pianificazione della forza lavoro.
Un’analisi del divario tra le competenze attuali e quelle richieste in futuro permette di prevedere e pianificare la domanda e l’offerta di competenze, nonché di sviluppare adeguate strategie di gestione dei talenti per soddisfare tali esigenze.
Inoltre, invece di cercare risorse esterne, i team dedicati all’apprendimento e allo sviluppo saranno in grado di creare una cultura e un sistema di apprendimento basato sulle competenze e sviluppo dei dipendenti.
Focalizzarsi sulle competenze, inoltre, può aiutare a ridurre la soggettività e portare a decisioni più efficaci in fase di assunzione e promozione.
Maggiore coinvolgimento e retention dei dipendenti
Una strategia basata sulle competenze può apportare benefici notevoli alle strategie di coinvolgimento e retention dei dipendenti. Questo accade perché i colleghi sono responsabilizzati nel proprio sviluppo e hanno più opportunità di esplorare diversi ruoli in azienda man mano che acquisiscono nuove competenze.
Resilienza aumentata grazie a una maggiore agilità
La capacità di distribuire rapidamente i talenti in base alle condizioni di mercato in evoluzione e alle esigenze aziendali rende la tua organizzazione più agile e resiliente.
Di fronte alle interruzioni, puoi riassegnare facilmente le tue risorse lì dove sono più necessarie per servire la tua azienda.
Come diventare un'organizzazione basata sulle competenze
Prima di tutto, costruire un'organizzazione basata sulle competenze è più facile che mai grazie a un sistema HR di database completo per tracciare le competenze e le capacità dei dipendenti. Ma diventare un'organizzazione basata sulle competenze non avverrà dall'oggi al domani.
È necessario pianificare con attenzione, rivedere molti dei tuoi processi strategici di HR e gestire con tatto il cambiamento per promuovere l'adozione da parte del team dirigente e dei collaboratori.
Ti incoraggio ad adottare un approccio graduale: muoviti a piccoli passi intenzionali per trasformare la tua azienda in un'organizzazione basata sulle competenze nel tempo.
Ecco alcuni passaggi da seguire:
1. Ottieni il supporto della C-suite
La trasformazione verso le competenze cambierà radicalmente il modo in cui la tua organizzazione opera.
Non è qualcosa che può essere fatto in isolamento e richiede il pieno coinvolgimento e supporto del team esecutivo per avere successo.
È fondamentale che la progettazione delle pratiche basate sulle competenze sia collegata alla direzione strategica della tua azienda.
Articolare la proposta di valore della creazione di una forza lavoro basata sulle competenze per raggiungere le tue priorità strategiche sarà fondamentale per ottenere il supporto della C-suite.
La tua strategia delle competenze dovrebbe essere regolarmente revisionata e aggiornata per assicurarsi che rimanga allineata con la strategia aziendale, le metriche e i KPI, e la direzione del settore.
2. Adotta una soluzione tecnologica HR
L'utilizzo di una soluzione tecnologica HR per raccogliere e razionalizzare i dati sulle competenze dei dipendenti sarà il fondamento della trasformazione verso un modello basato sulle competenze.
Questo per me è imprescindibile. Che la tua organizzazione sia grande o piccola, hai bisogno di un sistema che ti aiuti a tracciare, gestire e analizzare i dati sulle competenze dei dipendenti per guidare le strategie di allocazione dei talenti, la pianificazione della forza lavoro e lo sviluppo dei collaboratori.
Questa funzionalità è disponibile in molte soluzioni software HR diverse. I moderni HRIS, i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) e i marketplace dei talenti offrono tutti capacità progettate per raccogliere i dati sulle competenze in modo significativo e collegarli ai tuoi processi HR strategici.
Inoltre, per aiutarti a trovare nuovi talenti per colmare eventuali lacune di competenze, i sistemi avanzati di talent acquisition sono progettati per confrontare i CV dei candidati con le offerte di lavoro e individuare le migliori corrispondenze di competenze.
3. Valutazione delle competenze
Una volta che hai a disposizione una soluzione tecnologica, il primo passo sarà valutare le competenze e le capacità della tua forza lavoro.
Alla fine, effettuerai un' analisi del gap di competenze confrontando le competenze critiche di cui la tua azienda ha bisogno ora e in futuro, rispetto a quelle attualmente presenti nella tua forza lavoro.
Questa analisi dovrebbe includere sia le competenze tecniche come la programmazione sia le competenze professionali come leadership, comunicazione e problem solving.
Questa analisi del gap fornisce input fondamentali per la pianificazione della forza lavoro, le strategie di acquisizione dei talenti, le opportunità di sviluppo delle competenze e altri programmi e soluzioni di gestione dei talenti.
4. Scomponi le posizioni in attività e competenze
Presumibilmente la tua organizzazione, come quasi tutte le altre aziende oggi, definisce i ruoli dei dipendenti come "lavori" o posizioni.
Dall’Ottocento, le descrizioni delle mansioni sono state il linguaggio comune con cui abbiamo definito, promosso e assunto i talenti.
Diventare un'organizzazione basata sulle competenze richiede di abbandonare le attività e responsabilità comunemente associate alle posizioni, passando invece a ruoli definiti dalle competenze e dalle capacità di cui la tua organizzazione ha più bisogno.
Disaccoppiando i ruoli dalle responsabilità e definendoli in base alle competenze e capacità, creerai una forza lavoro più agile, che può essere facilmente allocata dove tali competenze e capacità sono maggiormente richieste nella tua organizzazione.
Vediamo qualche esempio per rendere più concreto questo concetto:
| Ruolo | Responsabilità lavorativa | Compito | Competenze |
| Ingegneria del software | Sviluppare soluzioni software di alta qualità secondo le specifiche tecniche e le linee guida di progettazione. | Sviluppare soluzioni software | Linguaggi di programmazione (ad es. Java, JavaScript, Python), framework di sviluppo software, metodologie di sviluppo software (agile, DevOps), capacità di problem solving |
| Responsabile HR/Recruiting Manager | Sovrintendere ai processi di reclutamento e selezione, inclusa la ricerca dei candidati, il colloquio e le decisioni di assunzione. | Sovrintendere ai processi di reclutamento e selezione | Comunicazione e capacità di influenzare, costruzione di relazioni, valutazione dei candidati, amministrazione dell'applicant tracking system (ATS), pensiero strategico, capacità di sourcing |
| Responsabile Marketing | Sviluppare e implementare strategie di marketing per aumentare la consapevolezza del marchio e incrementare le vendite. | Sviluppare strategie di marketing | Pianificazione strategica, analisi dei dati, design creativo, ricerche di mercato, marketing digitale, gestione del marchio |
5. Identificare le aree impattate
Diventare un'organizzazione basata sulle competenze avrà un impatto esteso sulle tue funzioni HR e occupazionali in tutta l'organizzazione.
Sostanzialmente, sarà necessario rivedere tutti i principali processi di gestione dei talenti e adattarli a un modello basato sulle competenze.
Recruiting
Le tue pratiche di attrazione, selezione e acquisizione dei talenti dovranno essere riviste per focalizzarsi sulla costruzione di bacini di talenti con le competenze e attitudini richieste per il futuro della forza lavoro.
I responsabili delle assunzioni e i recruiter dovranno anch'essi essere formati nuovamente per cercare competenze invece che ruoli.
Guide alle assunzioni basate sulle competenze e strumenti di valutazione possono essere utilizzati per valutare con maggior precisione le competenze dei candidati e facilitare la transizione dei team HR a questo nuovo approccio.
Gestione della retribuzione
I livelli lavorativi tradizionali e le fasce retributive associate sono in genere costruiti attorno ai ruoli e alle responsabilità dei ruoli nei diversi livelli.
L'organizzazione dovrà ridefinire le proprie pratiche retributive, concentrandosi sul valore dei set di competenze dei dipendenti e su come queste vengono utilizzate nei vari ambiti aziendali.
Gestione delle performance
La gestione delle performance è stata storicamente allineata agli obiettivi di team e individuali, valutando le performance dei dipendenti rispetto a tali obiettivi.
Questo approccio va evoluto, concentrandosi sullo sviluppo e l'applicazione delle competenze in un contesto basato sulle competenze.
Formazione e sviluppo
Il tuo team addetto alla formazione e sviluppo sarà uno dei principali beneficiari dei dati sulle competenze, che potranno essere utilizzati per creare strategie L&D mirate (strategie di apprendimento e sviluppo).
Un importante cambiamento che i team L&D vivranno riguarda il modo in cui viene erogata la formazione. Tradizionalmente, la L&D è stata fortemente focalizzata sui ruoli.
Tuttavia, poiché i lavori vengono scomposti in compiti e competenze, anche le attività di formazione dovranno essere decomposte, per allinearsi alla costruzione di competenze e capacità indipendentemente dal ruolo di appartenenza.
6. Sviluppare un framework delle competenze
Il tuo framework delle competenze è una categorizzazione e definizione completa delle abilità e competenze più rilevanti per la tua organizzazione.
Questo framework funziona da mappa delle competenze necessarie in tutte le varie aree dell'organizzazione e sarà essenziale per sviluppare e impiegare i talenti in funzione dei bisogni aziendali strategici.
È necessario rivedere e aggiornare regolarmente il framework delle competenze per restare allineati alle tendenze del settore e alle esigenze aziendali.
7. Introdurre un talent marketplace
Il già citato talent marketplace è spesso il primo passo per molte organizzazioni nell'ambiente basato sulle competenze e rappresenta uno snodo fondamentale nel percorso verso questo nuovo modello.
I talent marketplace sono semplicemente sistemi di gestione dei talenti (sistema di gestione dei talenti) altamente connessi, trasparenti e basati sulle competenze, supportati dalla tecnologia.
Questa soluzione fornirà ai dipendenti trasparenza e supporto per:
- Percorsi di carriera basati sulle competenze e sulla mobilità interna
- Opportunità di upskilling personalizzate in base alle lacune di competenze
- Sfruttamento di progetti temporanei/task aggiuntivi progettati per ampliare le capacità dei dipendenti e democratizzare la distribuzione dei talenti
- Raccomandazioni personalizzate di posti di lavoro in base alle competenze attuali e al potenziale futuro
- Programmi di mentoring avanzati (programmi di mentorship) che connettono mentori e mentee basandosi su un linguaggio comune di competenze e interessi.
8. Implementazione: Pianificazione della forza lavoro basata sulle competenze
Dopo aver implementato il tuo marketplace dei talenti, puoi iniziare ad effettuare una pianificazione strategica della forza lavoro più avanzata e intenzionale.
Questo include la definizione dei gap di competenze e la costruzione di strategie di acquisizione dei talenti e di apprendimento e sviluppo necessarie per soddisfare i bisogni futuri della tua azienda.
È anche il momento in cui introdurrai completamente i nuovi processi di gestione dei talenti, inclusi i programmi di compensazione, la gestione delle prestazioni e approcci avanzati di acquisizione dei talenti.
Ricorda, sarà una grande transizione per i leader e i loro team.
Consiglierei che ognuno di questi elementi venga lanciato come miglioramento distinto e incrementale, progettato per supportare il tuo framework delle competenze.
È fondamentale che, mentre comunichi questi miglioramenti, tu utilizzi il framework delle competenze come filo conduttore che collega tutti questi elementi.
Tutti i processi strategici HR dovrebbero supportare le competenze critiche di cui la tua organizzazione ha bisogno per il successo futuro.
Costruire un’organizzazione basata sulle competenze: Sfide e migliori pratiche
Dopo aver intrapreso il percorso verso un’organizzazione basata sulle competenze insieme alla mia organizzazione, posso condividere in prima persona alcune delle difficoltà che abbiamo incontrato e alcune migliori pratiche che
Una delle scoperte principali è stata la necessità di avere il giusto strumento tecnologico HR per supportare le nostre esigenze basate sulle competenze.
Il primo fornitore/strumento che abbiamo scelto non è lo stesso che utilizziamo oggi.
Capire quale set di strumenti potesse soddisfare la nostra dimensione, complessità ed esigenze specifiche ha richiesto alcuni tentativi ed errori.
Tuttavia, una volta individuato lo strumento giusto, raccogliere le competenze dei dipendenti e utilizzare tali dati per una pianificazione significativa della forza lavoro è diventato infinitamente più semplice.
Vediamo alcune ulteriori sfide potenziali che dovrai affrontare, così come le migliori pratiche che puoi applicare.
Sfide
Mancanza di coinvolgimento della leadership
Il coinvolgimento della leadership, o la sua assenza, è un grosso ostacolo da superare quando si adottano pratiche basate sulle competenze.
I leader spesso (e giustamente) sono molto protettivi e orgogliosi delle persone nei loro team. Inoltre, tradizionalmente fanno molto affidamento sui propri talenti sia per il successo personale che di squadra.
Questo crea un reale rischio di accaparramento dei talenti, poiché i leader si abituano all’idea che i loro collaboratori vengano impiegati in modo molto più ampio nell’organizzazione rispetto a quanto accadeva quando le responsabilità erano più delimitate dal ruolo.
Approccio eccessivamente rigido
Come la maggior parte dei cambiamenti dirompenti, la transizione verso un’organizzazione basata sulle competenze è più facile a dirsi che a farsi.
Non esiste un approccio unico che vada bene per tutte le organizzazioni. È essenziale adottare una mentalità flessibile su come pensi alle competenze e alla loro applicazione, assicurandoti di non creare una struttura così rigida da non riuscire a soddisfare i bisogni specifici della tua organizzazione.
Ad esempio, alcuni lavori probabilmente richiederanno sempre titoli di studio o ruoli specifici: medici, infermieri, avvocati e molti altri profili altamente specializzati necessitano spesso di abilitazioni/qualifiche esterne che regolamentano come queste figure possono operare all’interno dell’organizzazione, ed è assolutamente legittimo.
La chiave è che la tua organizzazione tenga conto della natura unica del lavoro svolto e sviluppi una strategia delle competenze che si adatti ai parametri di tale lavoro.
Mantenere aggiornati i dati sulle competenze
La tua capacità di mobilitare efficacemente la forza lavoro in base alle competenze dipende dalla qualità dei dati di cui disponi. Questo significa che devi avere un sistema efficace per raccogliere e aggiornare continuamente i dati sulle competenze.
Disporre di uno strumento HR tecnologico capace di tracciare queste informazioni è essenziale, ed è altrettanto importante che i tuoi colleghi lo utilizzino come previsto.
Questo significa che, man mano che si sviluppano nuove competenze e si raggiungono livelli più alti di padronanza, devi avere un modo continuativo per registrare questi sviluppi.
Per questo, evolvere il processo di gestione delle prestazioni in un’ottica basata sulle competenze può incentivare fortemente i colleghi a documentare costantemente la crescita delle proprie capacità.
È molto più semplice coinvolgere i dipendenti nel processo di raccolta delle competenze se sanno che la loro performance sarà valutata proprio sull’acquisizione e sull’utilizzo delle competenze stesse.
Strutture di compensazione obsolete
Un altro errore da evitare è affidarsi a filosofie e strutture di compensazione superate.
Le strutture di compensazione tradizionali posizionano i dipendenti in ampie fasce retributive basate su criteri comuni relativi a come vengono definiti i livelli di ruolo.
Tradizionalmente, queste rubriche si basano fortemente sulla definizione del ruolo, sul suo impatto organizzativo, sull’ampiezza di controllo, sulle responsabilità e sulla complessità.
Analogamente all’evoluzione della gestione delle performance, le organizzazioni basate sulle competenze richiedono strutture retributive che diano priorità all’acquisizione e all’utilizzo delle competenze all’interno dell’organizzazione, rispetto ai tradizionali criteri di valutazione del lavoro.
Questo è fondamentale per mantenere l’efficacia dell’approccio basato sulle competenze e per assicurare che i colleghi vengano premiati adeguatamente per i loro contributi.
Best practice
Team di lavoro interfunzionali
È essenziale costituire sia un comitato direttivo interfunzionale di leadership sia un progetto operativo eterogeneo, rappresentativo delle diverse aree aziendali, per guidare l’approccio basato sulle competenze.
Se l’intero piano viene guidato solo dalle Risorse Umane, senza il coinvolgimento, il supporto e la collaborazione della leadership, si rischia di implementare una soluzione che non risponde alle esigenze degli stakeholder e che, di conseguenza, non verrà adottata.
Ad esempio, nel nostro progetto ho incluso colleghi del team HR Business Partner, delle tecnologie HR e della gestione del cambiamento, oltre a leader e colleghi provenienti da varie aree di business.
Un ottimo approccio è individuare una parte dell’organizzazione come early adopter, che possa sperimentare le nuove funzionalità e aiutare a perfezionare l’approccio prima di un’estensione all’intera azienda.
Nel mio caso, abbiamo utilizzato le nostre organizzazioni HR e tecnologiche come early adopter, per testare la pressione di nuovi strumenti, sistemi e processi prima di un ampliamento più esteso.
Supporto al change management
Come in qualsiasi altra grande iniziativa organizzativa, il change management è fondamentale per promuovere consapevolezza, comprensione e adozione.
Coinvolgi il tuo team di change management (o un professionista che possa supportare questo processo, come gli HR Business Partner) fin dall’inizio e spesso, per sviluppare strategie di adozione e comunicazione dei cambiamenti che accompagnino l’organizzazione nel percorso verso il modello basato sulle competenze.
Coinvolgimento dei colleghi nel processo
La co-progettazione di soluzioni insieme ai colleghi svolge due ruoli importanti:
- I colleghi saranno molto più propensi ad accettare una soluzione su cui hanno avuto voce in capitolo
- L’approccio organizzativo basato sulle competenze avrà molte più probabilità di rispondere alle loro esigenze.
Ci sono modi semplici per farlo.
Strategie di ascolto come sondaggi o focus group sono ottimi strumenti per raccogliere il feedback dei dipendenti e sfruttarlo come parte integrante del processo di progettazione.
Questo può aiutare a plasmare la comunicazione ai dipendenti come parte della strategia di lancio e permetterti di dire “Avete parlato, vi abbiamo ascoltato.”
La personalizzazione basata sui desideri e sulle esigenze dei collaboratori porterà a una soluzione più efficace e con una più alta probabilità di adozione.
Collaborare con il team legale
Poiché tutte le decisioni sul lavoro devono essere giustificabili dal punto di vista legale e non discriminatorie, il team legale è un partner chiave nella trasformazione basata sulle competenze.
Sviluppare un sistema in cui le competenze siano la valuta delle pratiche HR richiede un’attenta analisi di tutte le pratiche HR per garantire che siano eque, coerenti e legali.
In un contesto lavorativo sindacalizzato, questo richiederà ulteriori considerazioni dal punto di vista delle relazioni sindacali e della negoziazione dei contratti.
Inoltre, abbiamo decenni di diritto del lavoro a livello federale, statale e locale, tutti basati su una definizione centrata sulla mansione dell’impiego.
È fondamentale esaminare tutti i rischi in base alla località della propria organizzazione, per minimizzare i rischi e garantire la conformità legale.
Il “Modello Post-Industriale” del Lavoro
Per concludere, vorrei condividere con voi un ultimo pensiero.
Anche se credo fortemente nelle organizzazioni basate sulle competenze e in come questo approccio possa ridefinire la nostra visione dei ruoli e del mondo del lavoro, credo anche che sia necessaria una certa dose di pragmatismo.
Questa è una tendenza che si prepara a superare decenni di cultura e aspettative lavorative nel mondo moderno.
Josh Bersin, uno dei principali pensatori nello spazio delle competenze, definisce questa transizione come l’“alba del 'modello post-industriale' di business.”
Non accadrà dall’oggi al domani. Organizzazioni come la mia stanno sviluppando strategie pluriennali per orientare gradualmente la propria realtà verso un approccio basato sulle competenze.
Per questo motivo, ti incoraggio a concederti un po’ di flessibilità mentre intraprendi il tuo viaggio verso un’organizzazione basata sulle competenze.
Bersin afferma che “le aziende hanno successo grazie a cultura, ambizione, capacità di apprendimento e allineamento.”
Ci vorrà tempo perché le aspettative dei dipendenti evolvano, le culture lavorative cambino e si crei un’organizzazione pienamente allineata costruita attorno alle competenze.
Non lasciare che la perfezione ostacoli il progresso. È normale adottare un approccio iterativo, imparare da ciò che si implementa e trasformare gradualmente la propria organizzazione in una realtà più adattabile, agile e di successo.
