Come Assumere il Tuo Primo Dipendente: Processo in 7 Passi
Sei un piccolo imprenditore e la tua attività sta crescendo, sei stanco di lavorare 12 ore al giorno, sette giorni su sette, e hai deciso che hai bisogno di aiuto.
Forse hai bisogno di aiuto per quelle semplici ma lunghe mansioni amministrative, oppure per aumentare le vendite o sviluppare nuovi prodotti. Indipendentemente da chi sarà il tuo nuovo dipendente e da cosa farà, vuoi assicurarti di aver pensato a tutto, di aver messo i puntini sulle i e le crocette sulle t.
Se sei pronto ad assumere il tuo primo dipendente e non vuoi commettere errori, questa è la guida che fa per te.
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Perché Assumere un Dipendente?
Assumere un nuovo dipendente è una grande responsabilità e un costo importante, quindi perché farlo?
- Produttività migliorata: Con più personale, i progetti possono essere completati in modo più efficiente ed efficace, aumentando la produttività complessiva. Ad esempio, un imprenditore occupato potrebbe aver bisogno di assumere un assistente.
- Nuove idee: I nuovi dipendenti portano punti di vista freschi e idee innovative, che possono condurre a soluzioni creative e miglioramenti nei processi.
- Competenze specializzate: Le nuove assunzioni con competenze specifiche possono colmare le lacune nel team, consentendo all'organizzazione di affrontare nuovi progetti o ottimizzare le operazioni esistenti.
- Stress ridotto: Condividere il carico di lavoro può ridurre i livelli di stress e favorire un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro.
Responsabilità nell'Assumere una Persona
Naturalmente, assumere qualcuno è un impegno importante. Improvvisamente, sei responsabile di:
- Retribuzione equa e pagamenti: Pagare i dipendenti in modo equo e puntuale e rispettare le leggi sul salario minimo, le normative sugli straordinari e la ritenuta e la dichiarazione delle tasse.
- Condizioni di lavoro sicure: Garantire un posto di lavoro sicuro e salubre che sia conforme alle normative sulla salute e sicurezza sul lavoro.
- Accomodamenti ragionevoli: Fornire accomodamenti ragionevoli per i dipendenti con disabilità, come previsto dalla legge.
- Benefici: Offrire benefici come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e congedi retribuiti laddove previsti e promessi nei contratti di lavoro.
- Equilibrio tra lavoro e vita privata: Favorire un equilibrio tra lavoro e vita privata attraverso orari di lavoro ragionevoli, flessibilità di orario e politiche di congedo.
- Formazione e sviluppo professionale: Offrire la formazione necessaria affinché i dipendenti svolgano efficacemente e in sicurezza la propria mansione e creare opportunità di crescita professionale e sviluppo di carriera.
Utilizzare soluzioni di recruiting per piccole imprese può rendere l’assunzione del tuo primo dipendente un’esperienza semplice e senza intoppi.
Come Assumere il Tuo Primo Dipendente: Processo in 7 Passi
Chi assume per la prima volta può trarre vantaggio da conferenze sul personale dove si apprendono strategie efficaci per la prima assunzione. Ma qui ti propongo anche un riepilogo semplice. Segui questo processo in 7 passi per assumere con successo il tuo primo dipendente.
1. Preparare l’azienda dal punto di vista legale
Prima di assumere chiunque devi assicurarti di essere registrato legalmente come datore di lavoro e di avere l’infrastruttura adeguata per pagare il personale, ecc.
Amministrazione, che gioia!
Per fortuna, non è così complicato:
- Costituisci la tua entità aziendale: Per prima cosa, devi costituire legalmente la tua attività. Questo può comportare la registrazione come ditta individuale, società di persone, società a responsabilità limitata (SRL) o società per azioni. La struttura che scegli influenzerà le tue tasse, la responsabilità e altri aspetti legali.
- Ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN): Richiedi un EIN dall’Internal Revenue Service (IRS). Si tratta di un numero univoco che identifica la tua azienda ai fini fiscali ed è richiesto per comunicare le informazioni relative ai tuoi dipendenti.
- Registrati presso le agenzie statali: In base alla tua posizione, potresti dover registrarti presso diverse agenzie statali:
- Dipartimento del Lavoro dello Stato: Per l'assicurazione contro la disoccupazione.
- Agenzia Fiscale Statale: Per gestire la trattenuta fiscale statale.
- Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro: Registrati per l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro, prevista nella maggior parte degli stati.
- Imposta le buste paga e le ritenute fiscali: Crea un sistema di busta paga quindicinale per trattenere le tasse federali e statali. Queste includono imposta sul reddito, Social Security e Medicare. Versa regolarmente queste ritenute all’IRS e alla tua agenzia fiscale statale.
- Esporre gli avvisi obbligatori: I datori di lavoro devono mostrare determinati avvisi sulle leggi sul lavoro nei locali aziendali, informando i dipendenti dei loro diritti. Questi avvisi variano in base allo stato e al tipo di attività.
- Rispetta le normative sulla sicurezza e salute sul lavoro: Comprendi e rispetta le regolamentazioni dell’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) per garantire un ambiente di lavoro sicuro.
- Rispetta le leggi sul lavoro: Conosci le varie leggi sul lavoro a livello federale, statale e locale, comprese quelle su salario minimo, straordinari, discriminazione lavorativa e congedi familiari.
- Crea un manuale del dipendente: Anche se non è legalmente obbligatorio, avere un manuale del dipendente può aiutare a chiarire le politiche e procedure aziendali e garantire l’applicazione uniforme delle regole.
- Richiedi una consulenza legale: Considera di consultare un avvocato specializzato in diritto del lavoro per assicurarti di adempiere a tutti gli obblighi legali e restare aggiornato sulle modifiche normative.
2. Scrivi una descrizione della posizione chiara
Sei consapevole delle competenze che ti mancano per far crescere la tua attività e conosci il profilo della persona che desideri attirare.
È il momento di scrivere una descrizione della posizione!
La descrizione della posizione (comunemente abbreviata in JD) è un documento che indica i requisiti del ruolo, le competenze, le qualifiche, le attività, le responsabilità e i compiti richiesti per una determinata posizione in azienda. Può includere anche informazioni come la fascia salariale (in alcuni stati è obbligatorio per legge).
Lo scopo di una JD è promuovere la posizione ai potenziali candidati e informarli sul ruolo e sulla tua organizzazione.
Dovrebbe contenere abbastanza informazioni da incuriosire i candidati e motivarli a procedere nel processo di selezione.
È anche un’opportunità per mostrare un assaggio della cultura, missione e valori aziendali.
Tenendo conto di ciò, ecco come scriverne una.
- Crea un titolo di lavoro semplice e comprensibile
- Definisci responsabilità e risultati attesi
- Indica le competenze e le caratteristiche richieste
- Metti in evidenza perché la tua azienda è un ottimo posto in cui lavorare.
Per approfondire, leggi l’ottimo articolo di Mariya Hristova su come scrivere una descrizione della posizione.
3. Trova i candidati
Con la tua descrizione di lavoro pronta, è il momento di promuovere il ruolo e, magari, cercare attivamente qualche candidato. Se il tuo budget per le assunzioni lo consente, utilizzare un mix di questi metodi per costruire la tua strategia di ricerca dei candidati garantirà candidature migliori.
Ecco alcuni possibili luoghi dove pubblicare la descrizione di lavoro e cercare candidati.
- Il tuo sito web (usa questa guida per aiutarti a creare una pagina carriere attraente).
- Job board online: Indeed, LinkedIn, Glassdoor ecc. Prenditi del tempo per ricercare quale sia il più adatto per il tuo settore e ruolo.
- Social media: Instagram, Facebook, TikTok
- Associazioni professionali: Molti gruppi e associazioni professionali dispongono di propri job board o newsletter dove puoi pubblicare offerte di lavoro rivolte a professionisti di specifici settori.
- Comunità online: scopri dove si trovano i tuoi potenziali candidati e verifica se puoi pubblicare lì la tua JD. Se le regole non sono chiare, assicurati di chiedere il permesso prima!
- Agenzie di reclutamento: Possono essere particolarmente utili per ruoli specializzati o per gestire il processo di selezione per tuo conto. Spesso hanno accesso a un bacino di candidati già selezionati.
- Servizi di orientamento universitario: Per stage e posizioni entry-level, collegarsi con università e istituti può aiutarti ad accedere a un bacino di nuovi talenti.
- Eventi di reclutamento: Esistono molti eventi dedicati a diversi gruppi di candidati. Ad esempio, ci sono fiere per neo-laureati, start-up, ruoli tech-specifici, ecc.
- Programmi di stage: Un programma di stage strategicamente allineato aiuta a reclutare talenti, porta idee e prospettive nuove e ha un impatto positivo sulla tua employer brand.
- Programmi di returnship: Una forma di tirocinio retribuito progettata specificamente per persone che hanno avuto una lunga pausa di carriera o sono sottoccupate.
Per approfondire, consulta questi utili articoli su recruitment marketing e candidate sourcing.
4. Screena i candidati
Ora che hai ricevuto alcune candidature, è il momento di separare il grano dalla pula, per così dire.
Questo processo è in parte un'arte, in parte una scienza, e ti consiglio di leggere l'articolo di Mariya sulla selezione dei candidati. Tuttavia, ecco alcune best practice generali e aspetti da tenere d'occhio:
- Sono menzionate le competenze giuste?
- Le competenze giuste sono menzionate in modi inaspettati?
- Puoi verificare se possiedono realmente le competenze richieste?
- Il candidato ha indicato chiaramente il proprio titolo e le responsabilità ricoperte in ciascun ruolo?
- C’è attenzione ai risultati e consapevolezza dell’impatto del proprio lavoro?
- Il CV evidenzia chiaramente il percorso professionale seguito fino ad ora?
- Le competenze e l’esperienza che stai cercando sono presenti nel CV?
- Se il background (ad es. dimensione aziendale, localizzazione, ecc.) è importante per il ruolo, tali requisiti sono coperti?
- A meno che non lo renda illeggibile, ricorda che a volte il tuo applicant tracking system (ATS) può rovinare la formattazione di un CV.
5. Colloquia i candidati
Probabilmente, nel corso della tua carriera, ti sarà capitato di lasciare un colloquio senza sapere davvero cosa pensare.
Forse c'è stato un malinteso sul ruolo, oppure le domande poste erano strane o irrilevanti.
I colloqui sono una strada a doppio senso. Certo, il candidato deve fare buona impressione, ma allo stesso tempo valuterà anche te. I colloqui sono fondamentali per garantire un’ottima esperienza al candidato!
Come in molte cose, la chiave per condurre un buon colloquio sta nella preparazione. Consiglio vivamente di leggere la guida approfondita di Mariya su come intervistare qualcuno, ma qui trovi un riepilogo per iniziare.
Passo 5.1: Definire un obiettivo
Il primo passo è stabilire un obiettivo per i tuoi colloqui. L’obiettivo è testare la competenza tecnica, i comportamenti, o magari entrambi?
Per capirlo, scrivi prima di tutto tutto ciò che devi sapere su una persona per poterla assumere con certezza nel ruolo. Questo dovrebbe essere la base sia della struttura che dei contenuti del colloquio.
Successivamente, dai priorità alle domande di cui hai più bisogno delle risposte, così potrai dedicarci più tempo e iniziare a creare modelli di domande.
Una volta stabilito l’obiettivo, che guida la progettazione delle domande, puoi pensare a quale struttura dovrebbe avere il colloquio.
Mariya consiglia di strutturare il colloquio come un imbuto, partendo dalle competenze indispensabili nelle prime fasi, per poi passare alle competenze opzionali nelle fasi successive.
Passo 5.2: Preparare le domande
La chiave per una grande domanda durante un colloquio è coinvolgere il candidato in una conversazione.
Per riuscirci, poni domande aperte (Chi, Quando, Come, Perché, Dove) oppure chiedi degli esempi. Questo porterà a risposte più lunghe, permettendo di ottenere molte più informazioni dettagliate e preziose.
Usa queste domande per comprendere l’esperienza della persona e il suo modo di prendere decisioni. Ho imparato tantissimo intervistando le persone!
La cosa più importante dopo: "sbucciare la cipolla", ossia le domande di approfondimento.
Queste domande distinguono gli esperti nel loro campo e aiutano le persone con più potenzialità a spiccare. Di solito, chi cerca di inventarsi una storia per far credere di avere esperienza cade alla seconda o terza domanda di approfondimento.
6. Fare un’offerta
Hai lavorato duramente pubblicando offerte di lavoro, ricercando candidati, valutandoli e mantenendoli coinvolti durante tutto il processo di selezione.
Il candidato selezionato è la scelta ideale, quindi vuoi fargli una proposta di lavoro. Momento entusiasmante! Ma come affrontare la proposta e le eventuali negoziazioni?
Un suggerimento: il processo è iniziato molto prima, già nelle prime fasi della selezione!
Ancora una volta, consiglio la lettura dell’articolo di Mariya su come fare una proposta di lavoro per una panoramica completa, ma ecco alcune best practice:
Crea un buon rapporto
Costruire un rapporto e instaurare una relazione con il candidato è fondamentale per capire le sue motivazioni ad un possibile cambiamento.
Sebbene la retribuzione sia sempre un fattore importante (tutti abbiamo delle spese da coprire!), probabilmente ci saranno altri elementi che influenzano la scelta, ad esempio il tempo di pendolarismo, le opportunità di crescita, la flessibilità.
Sta a te scoprirli, così da verificare se la tua proposta di lavoro risponde davvero alle loro esigenze.
“Vendi” la tua organizzazione
“Vendere” è tra virgolette perché è qualcosa di ben diverso dal vendere pomodori al mercato!
Soprattutto, il tuo compito dovrebbe essere quello di fornire informazioni.
Ora che hai capito quali sono i loro motivatori, ecco alcuni suggerimenti su come collegarli ai punti di forza della tua azienda:
- Parla del potenziale dell’azienda, dei tuoi ultimi progetti o raccolte fondi e delle vostre ambizioni
- Delimita l’opportunità—non avere paura di aiutare i candidati a fare i conti sul potenziale del mercato!
- Condividi la roadmap di prodotto, il futuro di ciò che volete realizzare e come questo ruolo si inserirà nel contesto
- Parla delle altre persone del team e del loro valore
- Parla di sviluppo (non necessariamente di crescita di carriera) e delle cose che i candidati potrebbero imparare (e di quello che potresti imparare tu da loro). Invece di percorsi di avanzamento (su cui spesso c’è troppa incertezza), magari racconta la tua esperienza di crescita in azienda in termini di impatto e responsabilità.
- Racconta come tu e il tuo team vivete i vostri valori ogni giorno, ad esempio in quale occasione tu o qualcuno del tuo team li ha messi in pratica per prendere decisioni.
Consiglio: i servizi di verifica dei dipendenti o i servizi di test antidroga possono aiutare a garantire che tutti i controlli necessari vengano completati senza intoppi e in modo efficiente.
7. Onboarding
È un match! Il candidato ha accettato la tua proposta e siete pronti a mettervi alla prova a vicenda.
Ma, come si suol dire, nulla è ancora definitivo e vuoi continuare a offrire la grande esperienza che hanno vissuto finora.
Le cose più importanti su cui devi concentrarti qui sono chiarire i prossimi passi e preparare tutto dal punto di vista legale.
Ecco alcune best practice:
- Resta in contatto regolarmente con il nuovo assunto.
- Assicurati che quanta più documentazione possibile sia completata prima del giorno di ingresso.
- Spiega al candidato questa fase a voce (non tramite messaggi o e-mail). L’attesa di un nuovo lavoro è un periodo particolare: coinvolgili e dialoga con loro.
- Automatizza quanto più possibile questa fase, laddove i tuoi sistemi lo consentano (l’automazione aiuta anche in un processo di assunzione da remoto).
- Assicurati che sia tutto chiarissimo per la nuova persona: cosa succederà nel loro primo giorno/settimana/mese.
Altre risorse utili sono le nostre guide su preboarding, su come creare un piano di onboarding 30/60/90 giorni e sulle scartoffie necessarie per le nuove assunzioni.
Assumere il tuo primo dipendente: migliori pratiche
Le persone sono persone e fanno cose strane. Ciò che le motiva non è sempre chiaro e la vita accade.
Un reclutamento di successo si basa su fiducia, trasparenza, organizzazione, determinazione e comunicazione.
Ecco alcune migliori pratiche per aiutarti ad attrarre e trattenere i talenti di cui hai bisogno
Crea una proposta di valore per i dipendenti (EVP)
Una EVP è un insieme di benefici e offerte unici che un datore di lavoro promette di fornire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, esperienza e impegno.
In sostanza, è il valore che un'organizzazione offre ai propri dipendenti in cambio del loro contributo.
L'EVP aiuta ad attrarre, trattenere e coinvolgere i talenti comunicando e sviluppando efficacemente ciò che rende l'organizzazione un luogo desiderabile in cui lavorare. Comprende vari elementi come:
- Scopo, visione e missione
- Valori organizzativi
- Compensazione totale
- Cultura
- Opportunità di sviluppo professionale
- Flessibilità
- Equilibrio tra vita lavorativa e privata
- L'esperienza complessiva dei dipendenti.
Per approfondire, consiglio l'eccellente guida di Mariya su come creare una EVP.
Coltiva un employer branding forte
A seguito della creazione della tua EVP, arriva il momento di coltivare il tuo employer brand.
In sostanza, l'employer brand è la tua reputazione come datore di lavoro. È come ti presenti sui social, nelle descrizioni delle offerte, nei colloqui e in tutto ciò che si rivolge ai candidati.
È anche il modo in cui ti comporti come azienda. Sei etico, i lavoratori sono trattati bene, vivi secondo i tuoi valori?
Una citazione che mi è sempre rimasta impressa sul branding è di Warren Buffet: “Ci vogliono 20 anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se ci pensi, farai le cose diversamente.”
Per saperne di più, dai un'occhiata alla guida di Mariya sull'employer branding.
Utilizza un processo di colloquio strutturato
Abbiamo toccato sopra l'importanza dei colloqui ed è per questo che lo ribadisco qui.
Costruire una struttura coerente per i colloqui è importante per garantire che tutti i candidati vengano valutati secondo gli stessi criteri. Questo aiuta a creare un'esperienza coerente per i candidati e può contribuire a ridurre i pregiudizi e rendere il processo più equo.
Sfrutta la tecnologia
Nei primi tempi, probabilmente puoi cavartela con un semplice sistema di gestione dei dipendenti per aiutarti a costruire il tuo team.
Tuttavia, se le assunzioni aumentano ci sono alcuni strumenti utili per migliorare il processo per tutte le parti coinvolte. Potresti avere esigenze che vanno oltre i vantaggi offerti dai sistemi di gestione del personale.
Il re/la regina indiscusso/a dei software per il recruiting è il sistema di tracciamento dei candidati (ATS). Questi sistemi utilizzano l'automazione per pubblicare annunci, programmare colloqui, tracciare e comunicare con i candidati durante l'intero processo di assunzione, selezionare i curriculum e interpretare i feedback.
Per saperne di più, dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori sistemi di tracciamento dei candidati.
Sfrutta i professionisti
Assumere è notoriamente difficile, soprattutto nella fase di ricerca, quindi a volte è utile assumere o affidarsi a un professionista. Hai alcune opzioni:
- Costruisci un team interno di recruiting.
- Usa un'agenzia di recruiting specializzata, sia a forfait che a pagamento per risultato. Queste sono particolarmente utili per trovare dirigenti o candidati difficili da individuare.
- Affidati a una organizzazione professionale di datori di lavoro o a un datore di lavoro ufficiale per conto terzi. Queste soluzioni sono particolarmente utili per reclutare talenti al di fuori della tua giurisdizione, dove la compliance nelle assunzioni può essere complicata.
Per approfondire, consulta il nostro articolo su come assumere un recruiter.
Scopri di più sulle Assunzioni
Se desideri rimanere aggiornato su tutti gli ultimi sviluppi nel campo delle assunzioni, ci sono alcune cose che puoi fare.
Una possibilità è prendere in considerazione un corso di selezione del personale che ti aiuterà a tenere il passo con tutte le ultime tecnologie e le richieste di mercato, mettendole in relazione con la tua attività.
L'altra opzione è abbonarti alla newsletter di People Managing People. Lavoriamo costantemente per rimanere aggiornati su ciò che accade nel settore delle assunzioni e condividiamo le intuizioni che otteniamo da panel di discussione e interviste con esperti — potrai ricevere tutto questo direttamente nella tua casella di posta!
