Come assumere il tuo primo dipendente: procedura in 7 passaggi

Perché assumere un dipendente?

Assumere un nuovo dipendente è una grande responsabilità e comporta costi significativi, quindi perché farlo?

• Maggiore produttività: Con personale aggiuntivo, i progetti possono essere completati in modo più efficiente ed efficace, aumentando la produttività complessiva. Ad esempio, un fondatore molto impegnato potrebbe aver bisogno di assumere un assistente.
• Nuove idee: I nuovi dipendenti portano punti di vista nuovi e idee innovative, che possono portare a soluzioni creative e miglioramenti dei processi.
• Competenze specialistiche: I nuovi assunti con competenze specifiche possono colmare le lacune nelle competenze del tuo team, consentendo all'organizzazione di affrontare nuovi progetti o migliorare le operazioni esistenti.
• Minore stress: Condividere il carico di lavoro può ridurre i livelli di stress e favorire un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata.

Responsabilità legate all'assunzione di una persona

Naturalmente, assumere qualcuno è un impegno significativo. Improvvisamente, sei responsabile di:

• Retribuzione e pagamento equi: Pagare i dipendenti in modo equo e puntuale e rispettare le leggi sul salario minimo, le normative sul lavoro straordinario e gli obblighi di ritenuta e dichiarazione delle imposte.
• Condizioni di lavoro sicure: Garantire un ambiente di lavoro sicuro e salubre, conforme alle leggi in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
• Accomodamenti ragionevoli: Fornire accomodamenti ragionevoli ai dipendenti con disabilità, come richiesto dalla legge.
• Benefit: Offrire benefit come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e congedi retribuiti, ove applicabili e previsti nei contratti di lavoro.
• Equilibrio tra vita professionale e vita privata: Favorire l'equilibrio tra vita professionale e vita privata attraverso orari di lavoro ragionevoli, programmazione flessibile e politiche sui congedi.
• Formazione e sviluppo professionale: Fornire la formazione necessaria per aiutare i dipendenti a svolgere il proprio lavoro in modo efficace e sicuro e offrire opportunità di crescita professionale e sviluppo della carriera.

Utilizzare soluzioni per il recruiting delle piccole imprese può rendere l'assunzione del tuo primo dipendente un'esperienza semplice e senza intoppi.

Come assumere il tuo primo dipendente: procedura in 7 passaggi

I datori di lavoro alle prime armi possono trarre vantaggio dalle conferenze sul personale, dove imparano strategie efficaci per effettuare la loro prima assunzione. Ma qui trovi anche una panoramica semplice da seguire. Segui questa procedura in 7 passaggi per assumere con successo il tuo primo dipendente.

1. Prepara legalmente l'azienda

Prima di assumere qualcuno, devi assicurarti di essere legalmente registrato come datore di lavoro e di disporre dell'infrastruttura necessaria per pagare le persone, ecc.

Amministrazione, evviva!

Fortunatamente, non è così complicato:

1. Costituisci la tua azienda: per prima cosa, devi costituire legalmente la tua azienda. Ciò può comportare la registrazione come impresa individuale, società di persone, LLC o società per azioni. La struttura che scegli influirà sulle tue imposte, sulla responsabilità e su altri aspetti legali.
2. Ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN): richiedi un EIN all'Agenzia delle entrate federale (IRS). Si tratta di un numero univoco che identifica la tua azienda ai fini fiscali ed è necessario per comunicare le informazioni sui tuoi dipendenti. 
3. Registrati presso le agenzie statali: a seconda della tua posizione, potresti dover effettuare la registrazione presso diverse agenzie statali:
   • Dipartimento del lavoro statale: per l'assicurazione contro la disoccupazione.
   • Agenzia fiscale statale: per gestire la ritenuta delle imposte statali.
   • Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro: registrati per l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, obbligatoria nella maggior parte degli stati.
4. Imposta il sistema paghe e trattieni le imposte: istituisci un sistema di pagamento bisettimanale per trattenere le imposte federali e statali. Queste includono l'imposta sul reddito, la previdenza sociale e Medicare. Versa regolarmente queste ritenute all'IRS e all'agenzia fiscale del tuo stato.
5. Affiggi gli avvisi obbligatori: i datori di lavoro devono esporre determinati avvisi sulle leggi del lavoro sul luogo di lavoro, informando i dipendenti dei loro diritti ai sensi della legislazione del lavoro. Questi avvisi variano a seconda dello stato e del tipo di azienda.
6. Rispetta le normative in materia di sicurezza e salute sul lavoro: conosci e rispetta le normative dell'Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA) per garantire un ambiente di lavoro sicuro.
7. Segui le leggi sul lavoro: informati sulle varie leggi federali, statali e locali sul lavoro, comprese quelle relative al salario minimo, agli straordinari, alla discriminazione sul lavoro e ai congedi familiari.
8. Crea un manuale per i dipendenti: sebbene non sia obbligatorio per legge, avere un manuale per i dipendenti può aiutare a chiarire le politiche e le procedure della tua azienda e garantire un'applicazione coerente delle regole.
9. Richiedi consulenza legale: valuta la possibilità di consultare un avvocato specializzato in diritto del lavoro per assicurarti che tutti i requisiti legali siano rispettati e rimanere aggiornato sulle modifiche legislative.

2. Scrivi una descrizione chiara della posizione

Sei consapevole delle competenze che ti mancano per sviluppare la tua azienda e conosci il profilo della persona che vuoi attrarre.

È il momento di scrivere una descrizione della posizione!

Una descrizione della posizione (in breve, JD) è un documento che illustra i requisiti della posizione, le competenze, le qualifiche, le attività, le responsabilità e i compiti di uno specifico ruolo all'interno di un'azienda. Può includere anche dettagli come la fascia salariale (che in alcuni stati è effettivamente richiesta per legge).

Lo scopo di una JD è pubblicizzare la tua posizione presso i potenziali candidati e informarli sul ruolo e sulla tua organizzazione.

Dovrebbe contenere informazioni sufficienti a suscitare l'interesse di chi cerca lavoro e motivarlo a proseguire nel processo di assunzione.

È anche un'occasione per offrire un'anteprima della cultura, della missione e dei valori della tua azienda.

Tenendo presente questo, ecco come scriverne una.

1. Crea un titolo della posizione semplice e facilmente comprensibile
2. Definisci responsabilità e risultati
3. Descrivi le competenze e le caratteristiche necessarie
4. Metti in evidenza perché la tua azienda è un ottimo luogo di lavoro.

Per un approfondimento, leggi l'eccellente articolo di Mariya Hristova su come scrivere una descrizione della posizione.

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3. Trova i candidati

Con la descrizione della posizione pronta, è il momento di promuovere il ruolo e magari cercare attivamente alcuni candidati. Se il tuo budget per il reclutamento lo consente, utilizzare un mix di questi metodi per sviluppare la tua strategia di ricerca dei candidati porterà a trovare candidati migliori.

Alcuni luoghi potenziali in cui pubblicare la descrizione della posizione e cercare persone.

• Il tuo sito web (usa questa guida per aiutarti a creare una pagina Lavora con noi accattivante).
• Bacheche di annunci di lavoro online: Indeed, LinkedIn, Glassdoor ecc. Dedica un po’ di tempo a cercare quale sia la più adatta al tuo settore e al tuo ruolo.
• Social media: Instagram, Facebook, TikTok
• Associazioni professionali: molti gruppi e associazioni professionali hanno le proprie bacheche di annunci di lavoro o newsletter, dove puoi pubblicare offerte rivolte a professionisti di settori specifici.
• Comunità online: scopri dove trascorrono il loro tempo i tuoi potenziali candidati e verifica se puoi pubblicare lì la tua descrizione del lavoro. Se le regole non sono chiare, assicurati di chiedere prima il permesso!
• Agenzie di reclutamento: possono essere particolarmente utili per ruoli specializzati o per gestire il processo di assunzione per tuo conto. Spesso hanno accesso a un bacino di candidati preselezionati.
• Servizi per il lavoro di college e università: per tirocini e posizioni entry-level, entrare in contatto con college e università può aiutarti ad attingere a un bacino di giovani talenti.
• Eventi di reclutamento: esistono molti eventi di reclutamento rivolti a diversi gruppi di candidati. Ad esempio, ci sono fiere del lavoro per neolaureati, start-up, ruoli specifici nel settore tecnologico e così via.
• Programmi di tirocinio: un programma di tirocinio strategicamente allineato aiuta a reclutare talenti, porta idee e prospettive nuove e ha un impatto positivo sul tuo marchio del datore di lavoro. 
• Programmi di rientro al lavoro: una forma di tirocinio retribuito progettata specificamente per persone che hanno avuto una lunga interruzione della carriera o sono sottoccupate.

Per maggiori approfondimenti, consulta questi utili articoli sul marketing del reclutamento e sulla ricerca dei candidati.

4. Seleziona i candidati

Ora che hai ricevuto alcune candidature, è il momento, per così dire, di separare il grano dalla pula.

È in parte un’arte e in parte una scienza. Ti consiglio di leggere l’articolo di Mariya sulla selezione dei candidati, ma ecco alcune buone pratiche generali e alcuni aspetti a cui prestare attenzione:

• Vengono menzionate le competenze giuste?
• Le competenze giuste vengono menzionate in modi inaspettati?
• Puoi verificare se possiedono le competenze giuste?
• Il candidato ha indicato chiaramente il proprio titolo e le proprie responsabilità in ciascun ruolo?
• Si pone l’accento sui risultati e sulla comprensione dell’impatto del proprio lavoro?
• Il CV descrive chiaramente quale sia stato finora il percorso professionale?
• Nel CV sono presenti le competenze e l’esperienza giuste che stai cercando?
• Se il contesto (ad esempio, dimensioni dell’azienda, sede e così via) è importante per il ruolo, tali requisiti sono soddisfatti?
• A meno che ciò non lo renda illeggibile, ricorda che a volte il tuo sistema di monitoraggio dei candidati (ATS) può compromettere la formattazione di un CV.

5. Conduci i colloqui con i candidati

È probabile che, a un certo punto della tua carriera, tu sia uscito da un colloquio senza sapere davvero cosa pensare.

Forse c’era stato un malinteso riguardo al ruolo, oppure le domande poste erano piuttosto strane e irrilevanti.

I colloqui sono una strada a doppio senso. Naturalmente il candidato deve fare una buona impressione, ma anche lui sta valutando te. I colloqui sono fondamentali per offrire un’ottima esperienza al candidato!

Come per la maggior parte delle cose, la chiave per condurre un buon colloquio sta nella preparazione. Ti consiglio vivamente di leggere la guida approfondita di Mariya su come condurre un colloquio, ma ecco un riepilogo per iniziare.

Passaggio 5.1: Definire un obiettivo

Il primo passo consiste nel definire un obiettivo per i tuoi colloqui. Lo scopo è verificare le competenze tecniche, i comportamenti o forse entrambi?

Per capirlo, innanzitutto annota tutto ciò che devi sapere su una persona per poterla assumere con sicurezza per la posizione. Questo dovrebbe costituire la base sia della struttura sia dei contenuti del colloquio.

Successivamente, stabilisci la priorità delle domande a cui hai più bisogno di ottenere una risposta, così da poter dedicare loro più tempo e iniziare a creare i modelli delle domande.

Una volta definito l’obiettivo, che orienta la progettazione delle domande, puoi riflettere sulla struttura necessaria.

Mariya consiglia di strutturare il colloquio come un imbuto, iniziando dalle competenze indispensabili nelle prime fasi e passando a quelle opzionali nelle fasi successive. 

Passaggio 5.2: Preparare le domande

La chiave per una domanda di colloquio efficace è coinvolgere il candidato in una conversazione.

Per riuscirci, poni domande aperte (Chi, Quando, Come, Perché, Dove) oppure chiedi degli esempi. In questo modo otterrai risposte più lunghe, dalle quali ricaverai molto più valore grazie ai dettagli approfonditi.

Usa queste domande per comprendere l’esperienza e il processo decisionale della persona. Ho imparato davvero tantissime cose intervistando le persone!

La cosa immediatamente successiva per importanza: sbucciare la cipolla, ovvero porre domande di approfondimento.

Queste domande distinguono gli esperti nel loro campo e aiutano le persone con il maggiore potenziale a emergere. Di solito, se qualcuno sta cercando di inventare una storia per far credere di avere esperienza, viene smascherato alla seconda o terza domanda di approfondimento.

6. Fare un’offerta

Hai svolto un grande lavoro pubblicando descrizioni delle posizioni, cercando candidati, valutandoli e mantenendoli coinvolti durante tutto il processo di selezione.

Il candidato selezionato è perfettamente in linea, quindi vorresti fargli un’offerta di lavoro. Che momento entusiasmante! Ma come affrontare l’offerta e una potenziale negoziazione?

Suggerimento: il processo è iniziato molto tempo fa, durante il processo di selezione!

Ancora una volta, ti consiglio di leggere l’articolo di Mariya su come fare un’offerta di lavoro per una panoramica completa, ma ecco alcune buone pratiche:

Creare un rapporto

Creare un rapporto e una relazione con il candidato è importante per poter comprendere chi è e quali sono le sue motivazioni per un possibile cambiamento. 

Sebbene la retribuzione sarà sempre un fattore importante (le persone devono pagare le bollette!), è probabile che ci siano altri fattori a influenzare la decisione, ad esempio il tempo di percorrenza, le opportunità di sviluppo e la flessibilità.

Il tuo compito è scoprire quali sono, così da poter verificare se anche la tua offerta di lavoro soddisfa questi requisiti.

“Vendere” la tua organizzazione

“Vendere” è tra virgolette perché è molto diverso dal vendere pomodori al mercato!

Innanzitutto, il tuo compito dovrebbe essere fornire informazioni.

Ora che hai un’idea di quali siano le loro motivazioni, ecco alcune idee su come collegarle alla tua azienda:

• Parla del potenziale della tua azienda, dei tuoi ultimi lanci o della raccolta fondi e delle tue ambizioni
• Illustra l’opportunità: non aver paura di aiutare i candidati a fare i calcoli sul potenziale del mercato!
• Condividi il piano di sviluppo del prodotto, ciò che prevedi di sviluppare in futuro e il modo in cui questo ruolo si inserirà nel progetto
• Parla delle altre persone della squadra e del loro livello di competenza
• Parla dello sviluppo (non necessariamente della progressione di carriera) e di ciò che i candidati potrebbero imparare (e di ciò che tu puoi imparare da loro a tua volta). Invece dei percorsi di crescita (c’è troppa incertezza per definirli), potresti raccontare la tua storia di crescita all’interno dell’azienda in termini di impatto e responsabilità.
• Parla di come tu e la tua squadra vivete i vostri valori ogni giorno, ad esempio raccontando un momento in cui tu o qualcuno della tua squadra avete usato i vostri valori per guidare il processo decisionale.

Suggerimento: i servizi di verifica dei dipendenti o i servizi di test antidroga possono contribuire a garantire che tutti i controlli dei precedenti necessari vengano completati in modo fluido ed efficiente.

7. Inserimento

È fatta! Il candidato ha accettato la tua offerta e siete disposti a darvi una possibilità a vicenda.

Ma, sai, nulla è scolpito nella pietra e vuoi continuare la fantastica esperienza che ha vissuto finora.

Le cose più importanti su cui devi concentrarti in questa fase sono chiarire quali saranno i prossimi passaggi e preparare tutto dal punto di vista legale.

Alcune buone pratiche:

• Rimani regolarmente in contatto con la persona appena assunta.
• Assicurati di completare la maggior parte possibile della documentazione prima dell’inizio del rapporto di lavoro.
• Assicurati di parlare (non scrivere messaggi o e-mail) con il candidato durante questa parte del processo. Aspettare di iniziare un nuovo lavoro è un momento particolare, quindi mantieni il contatto.
• Automatizza il più possibile questa parte del processo, nei limiti consentiti dai tuoi sistemi (tutto ciò che viene automatizzato supporterà anche un processo di selezione da remoto).
• Assicurati che sia assolutamente chiaro alla persona appena arrivata cosa succederà durante il primo giorno, la prima settimana e il primo mese.

Altre risorse utili sono le nostre guide al preboarding, alla creazione di un piano di onboarding per i primi 30/60/90 giorni e al completamento di tutte le pratiche necessarie per i nuovi assunti.

Assumere il primo dipendente: buone pratiche 

Le persone sono persone e fanno cose strane. Ciò che le motiva non è sempre chiaro e la vita va avanti.

Un reclutamento efficace si basa su fiducia, trasparenza, organizzazione, determinazione e comunicazione. 

Ecco alcune buone pratiche per aiutarti ad attrarre e trattenere i talenti di cui hai bisogno

Crea una proposta di valore per i dipendenti (EVP) 

Una EVP è un insieme di vantaggi e offerte distintivi che un datore di lavoro promette di garantire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, esperienza e impegno.

In sostanza, è il valore che un'organizzazione offre ai propri dipendenti in cambio del loro contributo.

L'EVP contribuisce ad attrarre, trattenere e coinvolgere i talenti comunicando e valorizzando efficacemente ciò che rende l'organizzazione un luogo di lavoro desiderabile. Comprende vari elementi, tra cui:

• Scopo, visione e missione
• Valori dell'organizzazione
• Retribuzione complessiva
• Cultura
• Opportunità di sviluppo professionale
• Flessibilità
• Equilibrio tra vita privata e lavoro
• L'esperienza complessiva dei dipendenti. 

Per un approfondimento, ti consiglio l'eccellente guida di Mariya su come creare un'EVP.

Coltiva un forte marchio del datore di lavoro

Dopo aver creato la tua EVP, devi coltivare il tuo marchio del datore di lavoro.

In sostanza, il tuo marchio del datore di lavoro è la tua reputazione come datore di lavoro. È il modo in cui ti presenti sui social, nelle descrizioni delle posizioni, nei colloqui e in tutto ciò che è rivolto ai candidati.

Riguarda anche il modo in cui ti comporti come azienda. Sei etico? I lavoratori sono trattati bene? Vivi secondo i tuoi valori?

Una citazione sul branding che mi è sempre rimasta impressa è di Warren Buffet: “Ci vogliono 20 anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se ci pensi, farai le cose in modo diverso.”

Per un approfondimento, consulta la guida di Mariya sul branding del datore di lavoro.

Utilizza un processo di colloquio strutturato

Abbiamo sottolineato sopra l'importanza dei colloqui e lo ribadisco qui.

Costruire una struttura coerente per i colloqui è importante per garantire che tutti i candidati siano valutati sulla base degli stessi criteri. Questo contribuisce a creare un'esperienza coerente per i candidati e può aiutare a ridurre i pregiudizi e a rendere il processo più equo.

Sfrutta la tecnologia

Agli inizi, probabilmente puoi cavartela con un semplice sistema di gestione dei dipendenti per aiutarti a costruire il tuo team.

Tuttavia, se le assunzioni aumentano, esistono strumenti utili per migliorare il processo per tutte le parti coinvolte. Le tue esigenze potrebbero andare oltre i vantaggi offerti dagli strumenti di gestione dei dipendenti.

Il re o la regina indiscussa dei software per il reclutamento è il sistema di tracciamento dei candidati (ATS). Questi sistemi utilizzano l'automazione per aiutarti a pubblicare offerte di lavoro, programmare colloqui, monitorare e comunicare con i candidati durante il processo di assunzione, esaminare i curriculum e interpretare i feedback.

Per saperne di più, consulta la nostra selezione dei migliori sistemi di tracciamento dei candidati.

Avvaliti di professionisti

Assumere è notoriamente complesso, soprattutto per quanto riguarda la ricerca dei candidati, quindi a volte può essere vantaggioso assumere un professionista o affidargli un incarico. In questo caso hai diverse opzioni:

• Costruire un team interno per il reclutamento.
• Assicurarsi i servizi di un'agenzia di reclutamento specializzata, con un accordo a mandato o con pagamento alla consegna. Queste agenzie tendono a essere particolarmente utili per reclutare dirigenti o candidati difficili da trovare.
• Avvalersi di un'organizzazione professionale per l'impiego o di un datore di lavoro registrato. Queste soluzioni sono particolarmente utili per reclutare talenti al di fuori della propria giurisdizione, dove la conformità alle normative sul reclutamento può essere complessa.

Per saperne di più, consulta il nostro articolo su come assumere un recruiter.

Scopri di più sulle assunzioni

Se vuoi rimanere aggiornato su tutti gli ultimi sviluppi nel campo delle assunzioni, puoi fare alcune cose.

Una consiste nel valutare la possibilità di frequentare un corso sulle assunzioni che ti aiuti a tenere in prospettiva tutte le tecnologie più recenti e le esigenze del mercato in relazione alla tua attività.

L'altra consiste nell'iscriverti alla newsletter di People Managing People. Lavoriamo costantemente per rimanere aggiornati su ciò che accade nel campo delle assunzioni e condividere gli approfondimenti che ricaviamo dalle discussioni con i panel e dalle interviste agli esperti, e puoi ricevere tutto direttamente nella tua casella di posta!

Domande frequenti sull'assunzione del primo dipendente

Quali sono i requisiti legali per assumere un dipendente?

Cosa devo includere nel contratto di lavoro?

Come posso creare un pacchetto retributivo competitivo?

Come gestisco stipendi e imposte?

Quali registri devo conservare?

È necessaria un'assicurazione aziendale quando si assumono dipendenti?