Come Assumere il Tuo Primo Dipendente: Processo in 7 Passi
Sei un piccolo imprenditore e la tua attività sta crescendo, sei stanco di lavorare 12 ore al giorno, sette giorni su sette, e hai deciso che hai bisogno di aiuto.
Forse hai bisogno d’aiuto per quelle semplici ma dispendiose attività amministrative, o per aumentare le vendite o sviluppare prodotti. A prescindere da chi sia il tuo nuovo dipendente e da cosa farà, vuoi assicurarti di aver coperto ogni aspetto, puntato tutte le i e attraversato tutte le t.
Se sei pronto ad assumere il tuo primo dipendente e non vuoi sbagliare, questa è la guida che fa per te.
Continua a leggere—e continua a guidare con intelligenza
Crea un account gratuito per terminare la lettura e unirti a una community di leader lungimiranti che sbloccano strumenti, playbook e approfondimenti per prosperare nell'era dell'IA.
Have an account? Log In
Perché assumere un dipendente?
Assumere un nuovo dipendente è una grande responsabilità e un costo importante, quindi perché farlo?
- Maggior produttività: Con più forza lavoro, i progetti possono essere completati in modo più efficiente ed efficace, aumentando la produttività generale. Per esempio, un fondatore molto impegnato potrebbe aver bisogno di assumere un assistente.
- Nuove idee: I nuovi dipendenti portano punti di vista freschi e idee innovative, portando potenzialmente a soluzioni creative e miglioramenti nei processi.
- Competenze specializzate: Le nuove assunzioni con competenze specifiche possono colmare le lacune nel team, consentendo all'organizzazione di affrontare nuovi progetti o migliorare le attività già esistenti.
- Riduzione dello stress: Condividere il carico di lavoro può diminuire i livelli di stress e favorire un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Responsabilità nell’assumere qualcuno
Naturalmente, assumere una persona è un compito importante. Improvvisamente, diventi responsabile di:
- Retribuzione equa e pagamento: Pagare i dipendenti in modo equo e puntuale e rispettare le leggi sul salario minimo, sulle ore straordinarie, nonché le normative fiscali e di rendicontazione.
- Condizioni di lavoro sicure: Garantire un ambiente di lavoro sicuro e salubre che sia conforme alle normative sulla salute e sicurezza sul lavoro.
- Sistemazioni ragionevoli: Fornire accomodamenti adeguati ai dipendenti con disabilità, come richiesto dalla legge.
- Benefit: Offrire benefit quali assicurazione sanitaria, piani pensionistici e congedi retribuiti se previsti e promessi nei contratti di lavoro.
- Equilibrio lavoro-vita privata: Sostenere l’equilibrio tra lavoro e vita privata attraverso orari ragionevoli, flessibilità e politiche di permesso.
- Formazione e sviluppo professionale: Fornire la formazione necessaria affinché i dipendenti possano svolgere il proprio lavoro in modo efficace e sicuro e offrire opportunità di crescita e sviluppo professionale.
L’utilizzo di soluzioni di recruiting per piccole imprese può rendere l’assunzione del tuo primo dipendente un’esperienza senza intoppi.
Come assumere il tuo primo dipendente: processo in 7 passi
I datori di lavoro alle prime armi possono trarre beneficio dalla partecipazione a conferenze sul recruiting dove possono imparare strategie efficaci per la prima assunzione. Ma ti propongo anche una semplice panoramica qui sotto. Segui questo processo in 7 passi per assumere con successo il tuo primo dipendente.
1. Preparare l’attività dal punto di vista legale
Prima di assumere chiunque, devi assicurarti di essere legalmente registrato come datore di lavoro e di avere l’infrastruttura necessaria per pagare le persone, ecc.
Amministrazione, evviva!
Per fortuna, non è così complicato:
- Costituisci la tua entità aziendale: Per prima cosa devi costituire legalmente la tua attività. Questo può comportare la registrazione come ditta individuale, società di persone, SRL o società per azioni. La struttura che scegli influirà su tasse, responsabilità e altri aspetti legali.
- Ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN): Richiedi un EIN presso l'Internal Revenue Service (IRS). Questo è un numero univoco che identifica la tua attività ai fini fiscali ed è richiesto per segnalare informazioni sui tuoi dipendenti.
- Registrati presso le agenzie statali: A seconda della tua posizione potresti dover registrarti presso diverse agenzie statali:
- Dipartimento del lavoro statale: per l’assicurazione contro la disoccupazione.
- Agenzia fiscale statale: per la gestione della ritenuta fiscale statale.
- Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro: registrati per l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, obbligatoria nella maggior parte degli stati.
- Imposta il libro paga e trattieni le tasse: Stabilisci un sistema di pagamento bisettimanale per trattenere le imposte federali e statali. Queste comprendono l’imposta sul reddito, la previdenza sociale (Social Security) e Medicare. Invia regolarmente queste trattenute all’IRS e all’agenzia fiscale del tuo stato.
- Affiggi gli avvisi obbligatori: I datori di lavoro devono esporre nel luogo di lavoro alcuni avvisi previsti dalla legge, che informano i dipendenti sui loro diritti ai sensi della normativa sul lavoro. Questi avvisi variano a seconda dello stato e del tipo di attività.
- Rispetta le norme in materia di salute e sicurezza sul lavoro: Comprendi e rispetta i regolamenti della Occupational Safety and Health Administration (OSHA) per garantire un ambiente di lavoro sicuro.
- Rispetta le normative sul lavoro: Informati sulle diverse leggi in materia di lavoro a livello federale, statale e locale, comprese quelle relative al salario minimo, agli straordinari, alla discriminazione sul lavoro e al congedo familiare.
- Crea un manuale per i dipendenti: Anche se non è legalmente obbligatorio, avere un manuale per i dipendenti può aiutare a chiarire le politiche e le procedure dell’azienda e ad assicurare l’applicazione coerente delle regole.
- Cerca consulenza legale: Considera di consultare un avvocato specializzato in diritto del lavoro per assicurarti di rispettare tutti i requisiti legali e di essere aggiornato sulle novità normative.
2. Scrivi una descrizione chiara del lavoro
Sei consapevole delle competenze che ti mancano per far crescere la tua attività e conosci il profilo della persona che vuoi attrarre.
È il momento di scrivere una descrizione del lavoro!
Una job description (abbreviato JD) è un documento che elenca i requisiti lavorativi, le competenze, le qualifiche, le attività, le responsabilità e i compiti di un ruolo specifico all’interno di un’azienda. Potrebbe includere anche dettagli come la fascia di retribuzione (questo è obbligatorio per legge in alcuni stati).
Lo scopo di una JD è promuovere la tua posizione tra i potenziali candidati e informarli sul ruolo e sulla tua organizzazione.
Dovrebbe contenere abbastanza informazioni da suscitare l’interesse di chi cerca lavoro e motivarlo a continuare con il processo di selezione.
È anche l’occasione per offrire un assaggio della cultura aziendale, della missione e dei valori della tua azienda.
Tenendo tutto ciò a mente, ecco come scriverne una.
- Crea un titolo di lavoro semplice e chiaro
- Definisci responsabilità e risultati attesi
- Elenca le competenze e le caratteristiche necessarie
- Sottolinea i motivi per cui la tua azienda è un ottimo posto di lavoro.
Per approfondire, consulta l’ottimo articolo di Mariya Hristova su come scrivere una job description.
3. Trova candidati
Con la tua descrizione del lavoro pronta, è il momento di promuovere la posizione e magari andare anche a caccia attivamente di candidati. Se il tuo budget per il recruiting lo consente, utilizzare una combinazione di questi metodi per costruire la tua strategia di ricerca dei candidati porterà a risultati migliori.
Ecco alcuni luoghi dove puoi pubblicare la tua job description e cercare persone.
- Il tuo sito web (usa questa guida per aiutarti a creare una pagina carriere attraente).
- Job board online: Indeed, LinkedIn, Glassdoor ecc. Dedica del tempo a ricercare quale sia il più adatto per il tuo settore e ruolo.
- Social media: Instagram, Facebook, TikTok
- Associazioni professionali: Molti gruppi e associazioni professionali hanno propri job board o newsletter dove puoi pubblicare offerte di lavoro mirate a professionisti di settori specifici.
- Comunità online: scopri dove si trovano i tuoi potenziali candidati e verifica se puoi pubblicare la tua JD lì. Se le regole non sono chiare, assicurati di chiedere il permesso prima!
- Agenzie di reclutamento: Possono essere particolarmente utili per ruoli specializzati o per gestire il processo di assunzione per tuo conto. Spesso hanno accesso a un bacino di candidati già verificati.
- Servizi di carriera di college e università: Per stage e posizioni entry-level, collaborare con college e università può aiutarti ad attingere a un bacino di giovani talenti.
- Eventi di reclutamento: Esistono molti eventi di recruiting rivolti a diversi gruppi di candidati. Ad esempio, ci sono fiere del lavoro per neolaureati, start-up, ruoli specifici nel settore tech, ecc.
- Programmi di stage: Un programma di stage allineato strategicamente aiuta a reclutare talenti, porta nuove idee e prospettive, e ha un impatto positivo sul tuo employer brand.
- Programmi returnship: Una forma di tirocinio retribuito dedicata specificamente a persone che hanno fatto una lunga pausa di carriera o sono sottoccupate.
Per approfondire, consulta questi articoli utili sul recruitment marketing e sulla ricerca dei candidati.
4. Valuta i candidati
Ora che hai ricevuto alcune candidature, è il momento di separare il grano dalla pula, per così dire.
Questa è in parte un'arte e in parte una scienza, e ti consiglio di leggere l'articolo di Mariya sulla valutazione dei candidati, ma qui ci sono alcune buone pratiche generali e aspetti da tenere presenti:
- Vengono menzionate le competenze giuste?
- Le competenze giuste vengono citate in modi inaspettati?
- Puoi verificare se hanno le competenze necessarie?
- Il candidato ha indicato chiaramente titolo e responsabilità per ogni ruolo?
- Si concentra sui risultati e comprende l'impatto del proprio lavoro?
- Il CV descrive chiaramente il percorso professionale fino ad ora?
- Le competenze ed esperienze che cerchi sono presenti nel CV?
- Se il background (es. dimensione azienda, localizzazione, ecc.) è importante per il ruolo, questi requisiti sono rispettati?
- A meno che non renda illeggibile il CV, ricorda che a volte il tuo applicant tracking system (ATS) può rovinare la formattazione di un CV.
5. Colloquia i candidati
Probabilmente è capitato anche a te, a un certo punto della carriera, di lasciare un colloquio senza sapere veramente cosa pensare.
Forse c'è stato un malinteso sul ruolo, oppure le domande erano strane o poco pertinenti.
I colloqui sono una strada a doppio senso. Ovviamente il candidato deve fare una buona impressione, ma anche lui valuta te. I colloqui sono fondamentali per una buona experience dei candidati!
Come per molte cose, la chiave per condurre un buon colloquio sta nella preparazione. Ti consiglio vivamente di leggere la guida approfondita di Mariya su come intervistare qualcuno, ma ecco un riassunto per iniziare.
Fase 5.1: Definire un obiettivo
Il primo passo è fissare un obiettivo per i tuoi colloqui. Lo scopo è testare le competenze tecniche, i comportamenti o magari entrambi?
Per capirlo, scrivi prima tutto ciò che devi sapere su una persona per assumerla con sicurezza per la posizione. Questa dovrebbe essere la base sia della struttura che del contenuto del colloquio.
Poi, dai priorità alle domande a cui hai più bisogno di una risposta, così da concentrare lì più tempo e iniziare a creare i template di domanda.
Una volta definito l'obiettivo, che ispira la progettazione delle domande, puoi ragionare sulla struttura necessaria.
Mariya consiglia di strutturare il colloquio come un imbuto: partire dalle competenze più indispensabili nelle prime fasi, e passare a quelle opzionali in quelle successive.
Fase 5.2: Preparare le domande
La chiave per una grande domanda da colloquio è coinvolgere il candidato in una conversazione.
Per ottenere questo risultato, fai domande aperte (Chi, Quando, Come, Perché, Dove) oppure chiedi degli esempi. Questo porterà a risposte più dettagliate che ti daranno molto più valore grazie all'approfondimento.
Utilizza queste domande per comprendere l'esperienza della persona e i suoi processi decisionali. Ho imparato tantissimo intervistando le persone!
La prossima cosa più importante: "sfogliare la cipolla", ovvero porre domande di approfondimento.
Queste sono ciò che distingue i veri esperti nel loro campo e aiutano le persone con il maggior potenziale a distinguersi. Di solito, chi sta cercando di inventare una storia per far finta di avere esperienza cade alla seconda o terza domanda di approfondimento.
6. Fare un'offerta
Hai fatto un sacco di lavoro pubblicando le descrizioni delle mansioni, cercando i candidati, valutandoli e mantenendoli coinvolti durante tutto il processo di selezione.
Il candidato selezionato è perfetto per la posizione, quindi vuoi fargli un'offerta di lavoro. Che momento entusiasmante! Ma come affrontare l'offerta e l'eventuale negoziazione?
Suggerimento: il processo è iniziato già molto prima, con la selezione!
Ti consiglio di leggere l'articolo di Mariya su come fare un'offerta di lavoro per una panoramica completa, ma qui ci sono alcune best practice:
Costruisci un rapporto
Stabilire un rapporto e una relazione con il candidato è importante per poterlo comprendere e capire le sue motivazioni per un possibile cambiamento.
Sebbene la retribuzione sarà sempre un fattore importante (le persone hanno bollette da pagare!), probabilmente ci saranno altri fattori che influenzano la decisione, ad esempio il tempo di pendolarismo, le opportunità di crescita, la flessibilità.
Sta a te individuare quali sono questi elementi così da poter valutare se la tua offerta di lavoro li soddisfa.
“Vendi” la tua organizzazione
"Vendi" è tra virgolette perché è ben diverso dal vendere pomodori al mercato!
Prima di tutto, il tuo compito è fornire informazioni.
Ora che hai un'idea di quali sono i loro motivatori, ecco alcune idee su come collegarli alla tua azienda:
- Parla del potenziale della tua azienda, delle ultime novità o raccolte fondi, e delle tue ambizioni
- Definisci l'opportunità—non aver paura di aiutare i candidati a fare i conti sul potenziale del mercato!
- Condividi la roadmap del prodotto, cosa prevedi di sviluppare in futuro e in che modo questa posizione si inserirà nel quadro
- Parla degli altri membri del team e del loro livello
- Parla dello sviluppo (non necessariamente della carriera) e delle cose che i candidati potrebbero imparare (e di ciò che tu puoi imparare da loro, a tua volta). Piuttosto che dei percorsi di avanzamento (c'è troppa incertezza al riguardo), magari racconta la tua storia di crescita in azienda in termini di impatto e responsabilità.
- Racconta come tu e il tuo team mettete in pratica ogni giorno i vostri valori, ad esempio un caso in cui tu o qualcuno del team abbia utilizzato i valori per prendere decisioni.
Consiglio: i servizi di verifica dei dipendenti o i servizi di test antidroga per dipendenti possono aiutare a garantire che i controlli di background necessari vengano completati in modo fluido ed efficiente.
7. Inserimento
È un match! Il candidato ha accettato la tua offerta ed entrambi siete disposti a provarci.
Però, nulla è scolpito nella pietra e vuoi continuare la bella esperienza offerta finora.
Le cose più importanti su cui dovrai concentrarti ora sono chiarire bene quali sono i prossimi passi e sistemare ogni aspetto legale.
Ecco alcune buone pratiche:
- Sii in contatto regolare con il nuovo assunto.
- Fai in modo che quanta più documentazione possibile sia completata prima che la persona inizi a lavorare.
- Assicurati di parlare (non solo tramite messaggi o email) con il candidato in questa fase. L'attesa per iniziare un nuovo lavoro è un momento particolare, quindi coinvolgilo direttamente.
- Cerca di automatizzare il più possibile questa parte del processo, secondo quanto consentito dai tuoi sistemi (tutto ciò che è automatizzato aiuterà anche un processo di assunzione da remoto).
- Chiarisci in modo molto preciso al nuovo assunto cosa succederà nel suo primo giorno/settimana/mese.
Altre risorse utili sono le nostre guide al preboarding, a come creare un piano di onboarding per i primi 30/60/90 giorni e alla gestione di tutte le necessarie scartoffie per i nuovi assunti.
Assumere il tuo primo dipendente: migliori pratiche
Le persone sono persone e fanno cose strane. Ciò che le motiva non è sempre chiaro e la vita accade.
Un reclutamento di successo si basa su fiducia, trasparenza, organizzazione, determinazione e comunicazione.
Ecco alcune migliori pratiche per aiutarti ad attrarre e trattenere i talenti di cui hai bisogno
Crea una proposta di valore per il datore di lavoro (EVP)
Una EVP è un insieme di benefici e offerte uniche che un datore di lavoro si impegna a fornire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, esperienza e impegno.
In sostanza, è il valore che un'organizzazione offre ai suoi dipendenti in cambio del loro contributo.
L'EVP aiuta ad attrarre, trattenere e coinvolgere i talenti comunicando efficacemente e sottolineando ciò che rende l'organizzazione un posto desiderabile in cui lavorare. Essa comprende vari elementi come:
- Scopo, visione e missione
- Valori organizzativi
- Retribuzione totale
- Cultura
- Opportunità di sviluppo professionale
- Flessibilità
- Equilibrio tra vita lavorativa e privata
- L'esperienza del dipendente nel suo complesso.
Per approfondire, ti consiglio l'eccellente guida di Mariya su come creare una EVP.
Coltiva un forte employer brand
Dopo aver creato la tua EVP, il passo successivo è coltivare il tuo employer brand.
In sostanza, il tuo employer brand è la tua reputazione come datore di lavoro. È come ti presenti sui social, nelle descrizioni di lavoro, durante i colloqui e in qualsiasi interazione verso i candidati.
È anche il modo in cui ti comporti come azienda. Sei etico, i lavoratori sono trattati bene, vivi secondo i tuoi valori?
Una citazione che mi è sempre rimasta impressa riguardo al branding è di Warren Buffet: “Ci vogliono 20 anni per costruire una reputazione e cinque minuti per rovinarla. Se ci pensi, farai le cose in modo diverso.”
Per approfondire, leggi la guida di Mariya su employer branding.
Utilizza un processo di colloquio strutturato
Abbiamo già accennato all'importanza dei colloqui e qui lo ribadisco.
Costruire una struttura di colloquio coerente è importante per assicurarsi che tutti i candidati siano valutati secondo gli stessi criteri. Questo aiuta a creare un'esperienza coerente per i candidati e può contribuire a ridurre i pregiudizi rendendo il processo più equo.
Sfrutta la tecnologia
Nei primi tempi, probabilmente puoi cavartela con un semplice sistema di gestione del personale per aiutarti a costruire il tuo team.
Tuttavia, se le assunzioni aumentano ci sono strumenti utili per migliorare il processo per tutte le parti coinvolte. Le tue esigenze potrebbero andare oltre i vantaggi che offrono i sistemi di gestione del personale.
L'indiscusso re/regina dei software di reclutamento è il sistema di tracciamento dei candidati (ATS). Questi sistemi utilizzano l'automazione per pubblicare offerte di lavoro, programmare colloqui, monitorare e comunicare con i candidati durante tutto il processo di selezione, esaminare curriculum e interpretare feedback.
Per saperne di più, dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori sistemi di tracciamento dei candidati.
Sfrutta i professionisti
Assumere è notoriamente complicato, soprattutto nella fase di ricerca, quindi a volte può essere utile assumere o collaborare con un professionista. Qui hai alcune opzioni:
- Costruisci un team interno di selezione del personale.
- Affidati a un'agenzia di selezione specializzata, sia con un contratto fisso che a pagamento per risultato. Queste sono particolarmente utili per la ricerca di dirigenti o candidati difficili da trovare.
- Sfrutta una organizzazione professionale per datori di lavoro o un datore di lavoro registrato. Queste soluzioni sono utili per assumere talenti fuori dalla tua giurisdizione nazionale, dove la conformità nelle assunzioni può essere complessa.
Per saperne di più, leggi il nostro articolo su come assumere un recruiter.
Scopri di più sulle assunzioni
Se vuoi restare aggiornato su tutte le ultime novità nel campo delle assunzioni, ci sono alcune cose che puoi fare.
Una possibilità è considerare di seguire un corso di selezione del personale che ti aiuterà a mantenere una visione aggiornata delle tecnologie più recenti e delle richieste di mercato in relazione alla tua azienda.
L'altra è iscriversi alla newsletter di People Managing People. Siamo sempre impegnati a tenere il polso di ciò che succede nel settore delle assunzioni e a condividere le intuizioni che ricaviamo da tavole rotonde e interviste agli esperti—e puoi ricevere tutto direttamente nella tua casella di posta!
