4 Modi per Automatizzare il Processo di Inserimento dei Dipendenti
Fornire un'esperienza di onboarding completa per i dipendenti è qualcosa che molte organizzazioni trascurano. Secondo Gallup, solo il 12% dei dipendenti afferma che la propria organizzazione è eccellente nell'integrare nuovo personale.
Lo capiamo, le persone sono impegnate e ci sono moltissimi progetti che si svolgono contemporaneamente.
Come puoi gestire il processo di onboarding nel modo più efficiente possibile, nel minor tempo possibile, e aiutare i tuoi nuovi dipendenti a partire con il piede giusto?
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Risposta: Onboarding automatizzato.
In questo articolo, ti mostrerò come semplificare l'inserimento dei nuovi assunti eliminando alcune attività ripetitive dai compiti di HR e manager. Un processo di onboarding automatizzato farà sentire i nuovi dipendenti accolti, integrati e pronti a partire alla grande.
Cos'è l'onboarding automatizzato?
L'onboarding automatizzato si riferisce al processo di integrazione dei dipendenti tramite una combinazione di workflow digitali e software di automazione.
Puoi ottenere un processo di onboarding automatizzato usando diversi sistemi software, tra cui software specifici per l'onboarding, sistemi di gestione HR o, talvolta, anche software di recruiting.
In sostanza, puoi utilizzare queste piattaforme per automatizzare l'onboarding dei dipendenti attivando azioni predefinite collegate a eventi chiave nel ciclo di vita del nuovo dipendente.
Puoi usarle per notificare ai nuovi assunti, ai manager o all'intero dipartimento HR tutte le attività di onboarding non ancora completate, ricordando loro gentilmente di agire per avere successo.
Altre volte, il software automatizzato di onboarding dei dipendenti richiede alle app integrate di modificare i dati. Nel complesso, è un modo semplice per aumentare il ROI del processo di onboarding.
Ecco alcuni esempi di attività di onboarding che il software può facilmente automatizzare:
- Creare nuovi account utente nella directory aziendale
- Concedere l'accesso ad app o altri sistemi software
- Richiedere le attrezzature necessarie ai nuovi assunti
- Pianificare meeting di orientamento
- Richiedere firme sui documenti di onboarding
- Stabilire la connessione tra i nuovi dipendenti e i loro "buddy"
- Distribuire sondaggi di feedback sul processo di onboarding.
Qualsiasi processo che può essere automatizzato tramite un sistema HR, o un sistema di gestione progetti, dovrebbe esserlo. Questo aumenta l’efficienza e riduce la possibilità che qualcosa passi inosservato, danneggiando la percezione che il neoassunto ha dell’organizzazione.
Ma, prima di addentrarci nel perché dell'onboarding automatizzato, rivediamo perché è un problema sin dall'inizio.
Sfide dell’onboarding manuale dei dipendenti
Se non lo hai fatto da un po', ma ti stai preparando per uno tsunami di nuovi assunti, ecco cosa devi evitare:
1. Minore Efficienza
Un processo di onboarding manuale richiede tempo a tutti coloro che sono coinvolti. Dal personale HR ai team IT e ai manager, spuntare la checklist di onboarding per ogni nuovo assunto richiede tempo.
Inoltre, quando sei così impegnato in progetti ad alto valore, l'onboarding dei dipendenti non è una priorità. E dedicare molto sforzo alla personalizzazione dell'esperienza di onboarding per i nuovi arrivati ti porterà via ancora più tempo.
I processi manuali tradizionali sono anche gravosi per le aziende meno mature che hanno uno staff ridotto. Ad esempio, documentare i dati dei dipendenti e assegnare i compiti di onboarding richiede molto tempo.
L'automazione è un modo per ottimizzare l’onboarding riducendo la quantità di compiti manuali.
2. Entusiasmo ridotto dei nuovi assunti
Se i nuovi dipendenti trascorrono il primo giorno o la prima settimana a cercare di ottenere accesso alle app, inseguendo documenti tra i vari sistemi aziendali e chiedendo al manager di chiarire le aspettative sul ruolo, hai un problema.
Vedi, i nuovi assunti acquisiscono slancio con il nuovo lavoro. E se stai cercando di creare un'esperienza di onboarding motivante manualmente, potresti sacrificare la personalizzazione per la velocità, il che spegne l'entusiasmo dei neoassunti.
Per questo motivo è saggio aggiungere un tocco personale anche al tuo processo di onboarding.
3. Maggiore rischio di errore umano
Le attività di onboarding manuali sono soggette a errori. Ad esempio, il team HR potrebbe essere in ritardo nel raccogliere e salvare tutte le informazioni necessarie dei dipendenti per il payroll, i benefit e la conformità dell'onboarding.
Oppure potrebbero dimenticare di archiviare quei dati in tutte le posizioni richieste, o persino dimenticare dove sono stati salvati.
Questi errori influenzano anche la tua capacità di misurare il successo dell'onboarding.
Per fortuna, il software di automazione può gestire per te queste attività amministrative e di inserimento dati soggette a errore.
4. Manuale = Non scalabile
Se la tua azienda, come la maggior parte, sta pianificando una crescita, vorrai eliminare molti processi manuali per rendere le attività scalabili.
I processi su cui hai fatto affidamento per inserire i primi 10 o 20 dipendenti forse funzionavano allora, ma le cose sfuggiranno velocemente di mano quando dovrai inserire numeri più grandi.
Invece, fai un passo indietro e cerca modi per riprogettare il tuo programma di onboarding, così da utilizzare al meglio i flussi di lavoro automatizzati, le funzioni self-service e i processi facilmente ripetibili, come l’invio di sondaggi di onboarding o template per diversi casi d’uso dei dipendenti.
In qualità di principale referente HR per l’onboarding, nessuno avrebbe saputo come gestirlo se fossi stata assente. Automatizzare le parti chiave del processo ha davvero aiutato a rendere tutto più fluido. Una volta che un candidato firmava il contratto di lavoro, una serie di flussi di lavoro automatici notificava agli stakeholder chiave tutti i compiti richiesti, così nulla sfuggiva a causa dei processi manuali.
Ora, entriamo nei dettagli specifici su cosa puoi automatizzare e come farlo.
4 passaggi per automatizzare l'onboarding
Se ti chiedi quali passi sia necessario compiere per automatizzare il tuo processo manuale di onboarding, ci pensiamo noi.
Di seguito, ho evidenziato diverse aree chiave in cui puoi automatizzare il tuo processo di assunzione, sia che tu stia inserendo nuovi dipendenti da remoto sia che lavorino in presenza.
1. Definisci le attività di pre-onboarding
Di solito svolgi alcune attività prima della data di inizio dei nuovi dipendenti, vero? L'automazione nell'onboarding può aiutarti enormemente in questo. Basta seguire i prossimi passaggi.
La prima consiste nel fare l’elenco delle attività di pre-onboarding che solitamente compi, come ad esempio:
- Creare il profilo del dipendente nel tuo sistema informativo delle risorse umane (HRIS) per raccogliere ruolo, dati di contatto, coordinate bancarie e informazioni fiscali
- Inviare al nuovo assunto una email di benvenuto e un modulo per raccogliere informazioni come la taglia dei vestiti (per il gadget aziendale!) così puoi preparare un pacchetto di benvenuto
- Aggiungere un nuovo account utente alla tua piattaforma di gestione delle identità (per esempio Active Directory, Okta, ecc.)
- Configurare l’account del neoassunto nel tuo sistema di gestione dei servizi IT
- Informare gli stakeholder chiave dei dettagli del nuovo assunto
- Aggiungere il nuovo dipendente ai canali appropriati nella piattaforma di messaggistica aziendale
- Chiedere al loro manager di indicare le app di cui avranno bisogno per lavorare (oltre al livello di accesso necessario)
- Avvisare il team di supporto IT per verificare le licenze disponibili e concedere l’accesso
- Avvertire il manager e i colleghi del neoassunto di bloccare del tempo in agenda per le call di presentazione.
In questa fase del processo di onboarding, sei pronto per il primo giorno dei nuovi assunti. Questo significa che sei un passo più vicino ad avere una nuova forza lavoro che sarà produttiva
2. Standardizza le fasi di orientamento
Durante l'orientamento di un nuovo dipendente, ti consigliamo di:
- Pianificare un incontro di orientamento con i nuovi assunti nel loro primo giorno
- Mettere in contatto i nuovi assunti tra di loro
- Fargli incontrare singolarmente i nuovi membri del team
- Distribuire la documentazione per i nuovi assunti e
- Fornire ai nuovi assunti un manuale del dipendente completo o un manuale ridotto per il nuovo personale, nello specifico.
All'inizio può sembrare impegnativo. Tuttavia, con un processo di onboarding automatizzato, non è necessario svolgere tutto manualmente. Puoi invece utilizzare flussi di lavoro automatizzati per aiutarti.
Devi solo sapere esattamente quali sono le fasi del tuo flusso di orientamento, così da poter configurare la soluzione software più adatta che le segua. È così che acceleri il processo e ottieni coerenza, eseguendo gli stessi identici passaggi ogni volta che inserisci un nuovo arrivato.
Ad esempio, stabilisci che il flusso di orientamento includa l'aggiunta di ogni nuovo dipendente allo spazio di lavoro su Microsoft SharePoint, o a un canale di comunicazione aziendale per i nuovi assunti.
3. Struttura il workflow di onboarding
Fino ad ora abbiamo parlato dell'orientamento, ma il workflow di onboarding non si ferma qui. Il processo include anche altri flussi di lavoro, come
- Flussi documentali (inclusi i permessi degli account utente)
- Flussi di formazione (inclusi quiz di valutazione successivi)
- Flussi di monitoraggio dei progressi (inclusi incontri di verifica regolari)
- Flussi di feedback (inclusi sondaggi di soddisfazione)
Ma prima di tutto, devi progettare un processo chiaro che standardizzi l’esperienza di onboarding il più possibile e fornisca una checklist dei processi HR da seguire per chi esegue l’onboarding. Il nostro consiglio è di sviluppare un piano 30-60-90 giorni.
Se non sai di cosa si tratta o come farlo, consulta la nostra guida su come scrivere un piano 30-60-90 giorni per l’onboarding della tua organizzazione, che include anche un modello.
Se hai già creato il tuo piano di onboarding 30-60-90 giorni, il passo successivo è definire, per ogni fase del piano. Dovrebbe includere i seguenti elementi:
- Cartelle e documenti a cui i nuovi dipendenti devono accedere
- Corsi di formazione o tutorial interni che devono completare
- Incontri di verifica a cui devono partecipare
- Sondaggi di soddisfazione che devono compilare
Una volta fatto questo, sei pronto per automatizzare le attività di onboarding che hai appena strutturato e definito.
4. Investi nel software giusto
Valuta i passaggi e la tempistica del tuo piano 30-60-90 giorni, oltre ai ruoli coinvolti in ogni fase. Sono queste le informazioni di input che ti servono per configurare il software di onboarding automatico e far girare i workflow che hai appena definito.
Naturalmente, serve anche un set di strumenti adeguato, dotato di funzionalità di onboarding automatico. In altre parole, hai bisogno di alcuni o tutti i seguenti sistemi:
- Un sistema di tracciamento dei candidati (ATS)
- Un HRIS
- Una soluzione software per le firme elettroniche
- Una piattaforma di comunicazione aziendale
- Una piattaforma per manuali del dipendente o un sistema di gestione documentale
- Un'applicazione per la creazione di moduli online
- Un'app per l’archiviazione in cloud
- Un learning management system (LMS)
- Una soluzione di workflow automation software che integri tutte le app sopra citate
Potresti scoprire che alcuni sistemi sono già integrati tra loro o inclusi all'interno di altri. Ad esempio, alcuni HRIS dispongono di software per la firma elettronica integrato e alcuni LMS si collegano alle piattaforme di comunicazione aziendale.
Sta a te valutare se hai bisogno di un nuovo strumento oppure se puoi arrangiarti con le soluzioni HR di cui disponi già. Dovrai anche scegliere quale tipo di software per l'onboarding è meglio acquisire: piattaforme con quante più funzionalità integrate possibili o sistemi HR autonomi.
Dovrai inoltre valutare il costo dei software per l'onboarding per determinare l'opzione migliore per il tuo budget.
Cosa Possono Automatizzare Questi Sistemi Software?
Qualunque sia la tua decisione, questi sono esempi di cosa può fare per te una piattaforma di automazione dei flussi di lavoro (in modo automatico):
- Attivare il flusso pre-onboarding non appena contrassegni un candidato come assunto nell'ATS
- Richiedere al tuo software per la firma elettronica di
- Inviare i contratti dei dipendenti per revisione e firma a tutte le parti richieste in un ordine predefinito (anche questo è un aspetto che l'AI nella gestione dei contratti può supportare)
- Ricordare a tali persone le scadenze
- Notificarle in tempo reale della raccolta delle firme
- Inoltrare i contratti firmati alla tua app di archiviazione cloud
- Indicare all'HRIS di inviare ai nuovi assunti moduli online per la raccolta dei loro dati anagrafici
- Richiedere alla tua piattaforma di comunicazione aziendale di
- Aggiungere i nuovi arrivati a un canale di onboarding
- Presentarli ai rispettivi onboarding buddy
- Suggerire ai neoassunti di consultare i video aziendali, i libri di policy e procedure, la documentazione dei benefit e gli organigrammi nell'app di archiviazione cloud
- Comunicare con il tuo LMS per
- Iscrivere i nuovi dipendenti ai percorsi formativi pertinenti
- Inviare collegamenti ai corsi o moduli di formazione appropriati al momento opportuno
- Notificare ai rispettivi onboarding buddy i progressi dei nuovi arrivati nel programma di formazione onboarding
Inoltre, il software di automazione dei workflow si occupa al posto tuo anche di queste attività:
- Incaricare il team di supporto IT del provisioning del software per il nuovo dipendente
- Assegnare un onboarding buddy a ciascun nuovo assunto
- Notificare a questi buddy la loro assegnazione
- Pianificare riunioni di orientamento, call di benvenuto in team e check-in periodici con i nuovi arrivati nei calendari delle persone coinvolte
- Inviare promemoria tempestivi a queste persone
Come Automatizzare l'Offboarding
Proprio come l'automazione migliora l'onboarding, può anche semplificare e rendere più fluido il processo di offboarding.
Utilizzare automazione e AI nell’offboarding dei dipendenti per quest’ultima fase del ciclo di vita lavorativo consente sia di ridurre il carico amministrativo che di garantire che nessun aspetto importante venga tralasciato.
Ecco diversi modi per automatizzare il processo di offboarding dei dipendenti utilizzando software HR:
- Pianifica un colloquio di uscita. Imposta un'automazione per inviare automaticamente ai dipendenti in uscita un invito al colloquio di uscita, completo di un link per la prenotazione e una copia del tuo questionario per il colloquio di uscita. Questo aiuterà il tuo team a raccogliere feedback preziosi e a rendere la transizione più fluida per il dipendente.
- Avvisa i dipendenti della fine della copertura assicurativa. I dipendenti in uscita vorranno sapere quando terminerà la loro copertura assicurativa e se dispongono di opzioni per continuare privatamente la copertura, come il COBRA negli Stati Uniti o piani equivalenti in altri paesi. Questo garantisce trasparenza e aiuta i dipendenti a prendere decisioni informate sulla propria copertura.
- Revoca automaticamente l’accesso ai sistemi e agli account utente. Puoi utilizzare l’automazione per disattivare gli account del dipendente in uscita su tutti i sistemi aziendali, comprese email, strumenti di gestione progetti e software HR, l’ultimo giorno di lavoro. Ciò previene rischi per la sicurezza e garantisce la conformità alle politiche sulla protezione dei dati.
- Genera documenti standard per il personale in uscita. Se la tua azienda dispone di informazioni proprietarie da proteggere, potresti chiedere ai dipendenti in uscita di compilare un accordo di non divulgazione. Puoi automatizzare questo processo per assicurarti che tutti i dipendenti con accesso a informazioni riservate ricevano questo modulo.
- Traccia e recupera i beni aziendali. Imposta un flusso di lavoro automatico che notifichi ai team IT e strutture i dispositivi aziendali (es. laptop, badge di accesso, dispositivi mobili) che devono essere restituiti. Questo mantiene aggiornato il registro dei beni ed evita la perdita di risorse preziose.
- Rimuovi il dipendente dagli elenchi interni e dalle strutture dei team. Utilizza un’automazione nel software HR per aggiornare automaticamente organigrammi, gruppi email, canali Slack e elenchi interni. Questo mantiene aggiornati gli strumenti di comunicazione e previene confusione sullo status del dipendente.
- Invia un annuncio di congedo. Automatizza una email di saluto a tutta l'azienda o al team per riconoscere il contributo del dipendente e comunicare i dettagli della sua partenza. Questo favorisce una positiva esperienza di offboarding e aiuta i colleghi a prepararsi per eventuali cambiamenti.
E ora?
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