4 modi per automatizzare il processo di onboarding dei dipendenti
Fornire un'esperienza completa di onboarding per i dipendenti è qualcosa che molte organizzazioni trascurano. Secondo Gallup, solo il 12% dei dipendenti afferma che la propria organizzazione è eccellente nell'integrare i nuovi assunti.
Lo capiamo, tutti sono impegnati e ci sono una miriade di progetti che si svolgono contemporaneamente.
Come puoi gestire il processo di onboarding nel modo più efficiente e nel minor tempo possibile, aiutando i tuoi nuovi dipendenti a partire con il piede giusto?
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Risposta: Onboarding automatizzato.
In questo articolo, ti spiegherò come ottimizzare l’inserimento dei nuovi assunti togliendo alcune attività ripetitive dalle spalle di HR e manager. Un processo di onboarding automatizzato farà sentire i nuovi dipendenti benvenuti, integrati e pronti a partire velocemente.
Cos'è l'onboarding automatizzato?
L'onboarding automatizzato si riferisce al processo di inserimento dei dipendenti usando una combinazione di flussi di lavoro digitali e software di automazione.
Puoi ottenere l’onboarding automatizzato utilizzando diversi sistemi software, tra cui software dedicati all’onboarding, sistemi di gestione HR, o a volte anche software di recruiting.
In sostanza, puoi utilizzare queste piattaforme per automatizzare l’onboarding dei dipendenti attivando azioni predefinite collegate a eventi chiave del ciclo di vita del nuovo assunto.
Puoi usarle per avvisare i nuovi assunti, i manager o l’intero reparto HR di eventuali attività di onboarding incomplete, incoraggiandoli delicatamente ad agire e ad avere successo.
Altre volte, il software di onboarding automatizzato dei dipendenti richiede alle app integrate di modificare dei dati. In generale, è un modo semplice per aumentare il ROI del processo di onboarding.
Ecco alcuni esempi di attività di onboarding che un software può facilmente automatizzare:
- Creare nuovi account utente all'interno della directory aziendale
- Garantire l’accesso ad applicazioni o altri sistemi software
- Richiedere l’attrezzatura necessaria ai nuovi assunti
- Pianificare incontri di orientamento
- Richiedere firme sui documenti di onboarding
- Stabilire la connessione tra nuovi dipendenti e i loro buddy
- Distribuire sondaggi di feedback sull’esperienza di onboarding.
Qualsiasi processo che possa essere automatizzato tramite un sistema HR, o un sistema di project management, dovrebbe esserlo. Questo aumenta l’efficienza e riduce la probabilità di far passare inosservate alcune attività, con il rischio di influire negativamente sulla percezione che il nuovo assunto ha dell’organizzazione.
Ma, prima di addentrarci nel perché dell’onboarding automatizzato, ripassiamo i motivi per cui è un problema fin dall’inizio.
Le sfide dell’onboarding manuale dei dipendenti
Se non lo fai da un po’, ma ti stai preparando per uno tsunami imminente di nuove assunzioni, ecco cosa devi assolutamente evitare:
1. Minore efficienza
Un processo di onboarding manuale è dispendioso in termini di tempo per tutte le persone coinvolte. Dal personale HR ai team di supporto IT e ai manager, spuntare la checklist di onboarding per ogni nuovo assunto richiede tempo.
Inoltre, quando sei tutto preso dai progetti ad alto fatturato, l’onboarding dei dipendenti non è una priorità. E investire molto tempo per personalizzare l’esperienza di onboarding ai nuovi arrivati finirà solo per divorare ancora più tempo.
I processi manuali tradizionali risultano anche macchinosi per le aziende meno strutturate, con un personale limitato. Ad esempio, la documentazione dei dati dei dipendenti e l’assegnazione delle attività di onboarding richiedono loro molto tempo.
L’automazione è un modo per ottimizzare l’onboarding riducendo il numero di attività manuali.
2. Entusiasmo ridotto nei nuovi assunti
Se i nuovi dipendenti passano il primo giorno o la prima settimana cercando di ottenere accesso alle app, rincorrendo i documenti tra tutti i sistemi aziendali e chiedendo al manager di spiegare ancora le aspettative del ruolo, hai un problema.
Vedi, i nuovi assunti acquisiscono slancio con il nuovo lavoro. E se stai cercando di costruire manualmente un'esperienza di onboarding motivante, potresti sacrificare la personalizzazione per la velocità, il che uccide l'entusiasmo dei neoassunti.
Per questo motivo è opportuno aggiungere un tocco personale anche al processo di onboarding.
3. Più Errori Umani
Le attività di onboarding manuale sono soggette a errori. Ad esempio, il team HR potrebbe essere in ritardo nel raccogliere e salvare tutte le informazioni necessarie dei dipendenti per il payroll, i benefit e la conformità dell'onboarding.
Oppure potrebbero dimenticare di archiviare quei dati in tutte le posizioni richieste, o addirittura dimenticare dove li hanno inseriti.
Questi errori influiscono anche sulla tua capacità di misurare il successo dell'onboarding.
Per fortuna, il software di automazione può gestire per te queste attività amministrative e di inserimento dati soggette a errori.
4. Manuale = Non Scalabile
Se la tua azienda, come la maggior parte, sta pianificando la crescita, vorrai eliminare molti processi manuali per rendere tutto scalabile.
I processi su cui ti sei basato per inserire i primi 10 o 20 dipendenti potevano funzionare allora, ma tutto rischia di andare fuori controllo quando devi gestire onboarding in numeri maggiori.
Invece, fai un passo indietro e cerca modi per riprogettare il programma di onboarding per sfruttare meglio i flussi di lavoro automatizzati, le funzioni di self-service e i processi facilmente ripetibili, come l'invio di sondaggi di onboarding o modelli per diversi casi d'uso dei dipendenti.
Essendo il principale referente HR per l’onboarding, nessuno avrebbe saputo come gestirlo se fossi stato assente. L’automazione di parti chiave del processo ha davvero aiutato a semplificare tutto ciò. Una volta che un candidato firmava il contratto di lavoro, una serie di workflow automatizzati notificava agli stakeholder chiave tutte le attività richieste, assicurando che nulla sfuggisse a causa dei processi manuali.
Ora, entriamo nei dettagli su che cosa puoi automatizzare e come.
4 Passi per Automatizzare l'Onboarding
Se ti stai chiedendo quali passi devi seguire per automatizzare il tuo processo di onboarding manuale, ci pensiamo noi.
Di seguito, ho evidenziato alcune aree chiave dove puoi automatizzare il processo di assunzione, sia che tu stia inserendo nuovi dipendenti in remoto che membri del personale in presenza.
1. Definisci le Attività Pre-Onboarding
Di solito fai alcune cose prima della data di inizio dei nuovi dipendenti, giusto? L'automazione dell'onboarding può aiutarti moltissimo in questo senso. Segui semplicemente i prossimi passaggi.
La prima consiste nell'elencare le attività di pre-onboarding che esegui normalmente, come ad esempio:
- Creare il profilo del dipendente nel sistema informativo delle risorse umane (HRIS) per raccogliere il suo ruolo, i recapiti, le coordinate bancarie e i dati fiscali
- Inviare un email di benvenuto e un modulo per raccogliere informazioni come la taglia degli abiti (per il merchandise aziendale!) in modo da preparare un kit di accoglienza
- Aggiungere un nuovo account utente alla piattaforma di gestione delle identità (ad es., Active Directory, Okta, ecc.)
- Impostare l'account del neoassunto nel sistema di gestione dei servizi IT
- Informare gli stakeholder chiave dei dettagli del nuovo assunto
- Aggiungere il nuovo dipendente ai canali appropriati della piattaforma di messaggistica aziendale
- Chiedere al loro manager di indicare le app di cui avranno bisogno per svolgere il lavoro (oltre al livello di accesso)
- Avvisare il team di supporto IT di verificare le licenze disponibili e di concedere l'accesso
- Avvertire il manager e i colleghi del neoassunto di bloccare del tempo in agenda per le chiamate di presentazione.
In questo punto del processo di onboarding, sei pronto per il primo giorno dei nuovi assunti. Questo significa che sei a un passo dall'avere una nuova forza lavoro pronta a essere produttiva
2. Standardizza le Fasi dell'Orientamento
Durante l'orientamento di un nuovo dipendente, ti consigliamo di:
- Pianificare un incontro di orientamento con i nuovi assunti il loro primo giorno
- Mettere in contatto i nuovi assunti tra loro
- Fargli conoscere individualmente i nuovi membri del team
- Distribuire la documentazione per i nuovi assunti e
- Fornire ai nuovi collaboratori un manuale del dipendente completo o, specificamente, un manuale abbreviato per il nuovo personale.
All'inizio può sembrare una sfida. Tuttavia, con un processo di onboarding automatizzato, non è più necessario svolgere tutto manualmente. Puoi invece utilizzare flussi di lavoro automatizzati per aiutarti.
Basta conoscere esattamente quali sono i passaggi del tuo flusso di orientamento così da poter configurare la soluzione software più adatta a seguirli. In questo modo velocizzi il processo e ottieni coerenza, eseguendo sempre gli stessi passaggi ogni volta che inserisci un nuovo collaboratore.
Ad esempio, stabilisci che il flusso di orientamento includa l'aggiunta di ogni nuovo dipendente al tuo workspace Microsoft SharePoint o a un canale di comunicazione aziendale dedicato ai nuovi assunti.
3. Struttura il Workflow di Onboarding
Finora abbiamo parlato dell’orientamento, ma il workflow di onboarding non si ferma lì. Il processo include altri flussi di lavoro, come
- Flussi di documentazione (compresi i permessi degli account utente)
- Flussi di formazione (comprendendo quiz di valutazione di follow-up)
- Flussi di monitoraggio del progresso (inclusi controlli regolari)
- Flussi di feedback (inclusi questionari sulla soddisfazione)
Ma prima di tutto, è necessario progettare un processo chiaro che standardizzi l’esperienza di onboarding il più possibile e fornisca una checklist dei processi HR da seguire per chi esegue l’onboarding. Il nostro consiglio è di elaborare un piano 30-60-90 giorni.
Se non sai cosa sia o come farlo, dai un'occhiata alla nostra guida su come scrivere un piano 30-60-90 giorni per l’onboarding della tua organizzazione, che include anche un modello.
Se hai già creato il tuo piano di onboarding 30-60-90 giorni, il passo successivo è definire cosa accade in ogni fase del piano. Dovrebbe includere i seguenti elementi:
- Cartelle e documenti di cui i nuovi assunti hanno bisogno di accedere
- Corsi di formazione o tutorial interni che devono completare
- Riunioni di check-in a cui devono partecipare
- Questionari di soddisfazione che devono compilare
Una volta fatto questo, sei pronto per automatizzare le attività di onboarding che hai appena strutturato e delineato.
4. Investi nel Software Giusto
Considera i passaggi e la tempistica del tuo piano 30-60-90 giorni, oltre ai ruoli coinvolti in ogni fase. Sono questi gli input necessari per configurare il software di onboarding dei dipendenti automatizzato per eseguire i flussi di lavoro che hai appena definito.
In realtà, serve anche una suite di strumenti adeguata con funzionalità di onboarding automatizzato. In altre parole, hai bisogno di alcuni o tutti i seguenti sistemi:
- Un sistema di tracciamento dei candidati (ATS)
- Un HRIS
- Una soluzione di firma elettronica
- Una piattaforma di comunicazione aziendale
- Una piattaforma per manuali del dipendente o sistema di gestione documentale
- Un'app per la creazione di moduli online
- Un'app di archiviazione cloud
- Un learning management system (LMS)
- Una soluzione di automazione dei flussi di lavoro HR che integri tutte le app sopra elencate
Potresti scoprire che alcuni sistemi sono già integrati tra loro o collegati. Ad esempio, alcuni HRIS includono un software di firma elettronica integrato e alcuni LMS si integrano con le piattaforme di comunicazione aziendale.
Sta a te valutare se hai bisogno di un nuovo strumento completo o se puoi sfruttare le soluzioni HR che già possiedi. Dovrai anche scegliere quale tipo di software per l'onboarding sia meglio acquisire: piattaforme con il maggior numero possibile di funzionalità integrate oppure sistemi HR stand-alone.
Dovrai valutare anche i prezzi dei software per l'onboarding per determinare la soluzione più adatta al tuo budget.
Cosa possono automatizzare questi sistemi software?
Qualunque sia la tua scelta, ecco alcuni esempi di cosa può fare per te (in modo automatico) una piattaforma di automazione dei flussi di lavoro:
- Avviare il flusso di lavoro di pre-onboarding appena contrassegni un candidato come assunto nell'ATS
- Chiedere al tuo software di firma elettronica di
- Inviare i contratti di lavoro per la revisione e la firma da parte di tutte le parti richieste in un ordine predefinito (anche l'intelligenza artificiale nella gestione dei contratti può aiutare in questo)
- Ricordare a queste parti le scadenze
- Notificare loro le firme raccolte in tempo reale
- Inoltrare i contratti firmati alla tua app di archiviazione cloud
- Istruire l'HRIS ad inviare ai nuovi assunti moduli online per raccogliere i loro dati anagrafici
- Richiedere alla tua piattaforma di comunicazione aziendale di
- Aggiungere i neoassunti a un canale di onboarding
- Presentarli ai rispettivi buddy di onboarding
- Suggerire ai nuovi assunti di consultare i video aziendali, i libri di policy e procedure, la documentazione sui benefit dipendenti e gli organigrammi nell'app di archiviazione cloud
- Comunicare con il tuo LMS per
- Iscrivere i nuovi dipendenti ai percorsi formativi rilevanti
- Condividere link ai corsi di formazione o ai moduli appropriati al momento più opportuno
- Informare i relativi buddy di onboarding dei progressi dei neoassunti nel programma di formazione
Inoltre, il software di automazione dei flussi di lavoro ti libera da questi compiti:
- Assegnare al team di supporto IT la fornitura del software al nuovo dipendente
- Assegnare i buddy di onboarding a ogni nuovo assunto
- Notificare questi buddy dell'assegnazione
- Schedulare incontri di orientamento, chiamate di presentazione del team e check-in regolari nei calendari delle persone coinvolte
- Inviare promemoria tempestivi a queste persone
Come automatizzare l'offboarding
Così come l'automazione migliora l'onboarding, può anche semplificare e ottimizzare il tuo processo di offboarding.
Utilizzare automazione e intelligenza artificiale nell'offboarding dei dipendenti per questa fase finale del ciclo di vita del dipendente riduce sia il carico amministrativo sia il rischio che qualcosa di importante venga trascurato.
Ecco alcuni modi per automatizzare il processo di offboarding dei dipendenti utilizzando software HR:
- Programma un colloquio di uscita. Imposta un'automazione per inviare automaticamente ai dipendenti in uscita un invito al colloquio di uscita, completo di link per la programmazione e una copia del tuo questionario per il colloquio di uscita. Questo aiuterà il tuo team a raccogliere feedback preziosi rendendo la transizione più fluida per il dipendente.
- Avvisa i dipendenti della fine della copertura assicurativa. I tuoi dipendenti in uscita vorranno sapere quando terminerà la loro copertura assicurativa e se hanno opzioni per continuare la copertura privatamente, come COBRA negli Stati Uniti o piani equivalenti in altri Paesi. Questo garantisce trasparenza e aiuta i dipendenti a prendere decisioni informate sulla propria copertura.
- Revoca automaticamente l’accesso ai sistemi e agli account utente. Puoi utilizzare l’automazione per disattivare gli account dei dipendenti in uscita su tutti i sistemi aziendali, inclusi email, strumenti di gestione progetti e software HR, nel loro ultimo giorno lavorativo. Questo previene rischi di sicurezza e garantisce la conformità alle politiche di protezione dei dati.
- Genera documenti standard per il personale in uscita. Se la tua azienda possiede informazioni proprietarie da proteggere, potresti chiedere ai dipendenti in uscita di compilare un accordo di riservatezza. Puoi automatizzare questo processo per assicurarti che tutti i dipendenti con accesso a informazioni riservate ricevano questo modulo.
- Traccia e recupera i beni aziendali. Imposta un flusso di lavoro automatico che notifichi ai team IT e delle strutture quali dispositivi di proprietà aziendale (ad esempio, laptop, badge di accesso, dispositivi mobili) devono essere restituiti. Questo mantiene aggiornati i registri dei beni e previene la perdita di risorse preziose.
- Rimuovi il dipendente dagli elenchi interni e dalle strutture dei team. Utilizza un’automazione tramite il software HR per aggiornare automaticamente organigrammi, gruppi email, canali Slack e elenchi interni. Questo mantiene gli strumenti di comunicazione aggiornati e previene confusione sullo stato del dipendente.
- Invia un annuncio di addio. Automatizza una email di saluto rivolta a tutta l’azienda o specifica per il team per riconoscere il contributo del dipendente e comunicare i dettagli della sua uscita. Questo favorisce un’esperienza di offboarding positiva e aiuta i colleghi a prepararsi al cambiamento.
E adesso?
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