4 modi per automatizzare il processo di inserimento dei dipendenti
Offrire un'esperienza completa di inserimento dei dipendenti è qualcosa che molte organizzazioni trascurano. Secondo Gallup, solo il 12% dei dipendenti afferma che la propria organizzazione è eccellente nell'inserimento del nuovo personale.
Lo capiamo: le persone sono impegnate e ci sono tantissimi progetti in corso contemporaneamente.
Come puoi gestire il processo di inserimento nel modo più efficiente possibile e nel minor tempo possibile, aiutando i tuoi nuovi dipendenti a iniziare nel migliore dei modi?
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Risposta: inserimento automatizzato.
In questo articolo spiegherò come semplificare l'inserimento dei nuovi assunti sottraendo alcune attività ripetitive al personale delle risorse umane e ai responsabili. Un processo di inserimento automatizzato farà sentire i tuoi nuovi dipendenti benvenuti, integrati e preparati a partire con il piede giusto.
Che cos'è l'inserimento automatizzato?
Per inserimento automatizzato si intende il processo di inserimento dei dipendenti attraverso una combinazione di flussi di lavoro digitali e software di automazione.
Puoi ottenere un inserimento automatizzato utilizzando diversi sistemi software, tra cui software dedicati all'inserimento, sistemi di gestione delle risorse umane o, talvolta, persino software per il recruiting.
In sostanza, puoi utilizzare queste piattaforme per automatizzare l'inserimento dei dipendenti attivando azioni predefinite collegate a eventi chiave nel ciclo di vita del nuovo dipendente.
Puoi utilizzarle per notificare ai nuovi assunti, ai responsabili o all'intero reparto delle risorse umane le attività di inserimento ancora incomplete, incoraggiandoli con discrezione ad agire per favorire il loro successo.
In altri casi, il software automatizzato per l'inserimento dei dipendenti richiede alle app integrate di modificare i dati. Nel complesso, è un modo semplice per aumentare il ROI del processo di inserimento.
Ecco alcuni esempi di attività di inserimento che il software può automatizzare facilmente:
- Creare nuovi account utente all'interno della directory aziendale
- Concedere l'accesso ad app o ad altri sistemi software
- Richiedere le attrezzature necessarie ai nuovi assunti
- Programmare riunioni di orientamento
- Richiedere firme sui documenti di inserimento
- Creare un rapporto tra i nuovi dipendenti e i loro colleghi di riferimento
- Distribuire sondaggi di riscontro sul processo di inserimento.
Qualsiasi processo che può essere automatizzato tramite un sistema HR o un sistema di gestione dei progetti dovrebbe esserlo. Questo aumenta l’efficienza e riduce la possibilità che qualcosa sfugga, influendo negativamente sulla percezione dell’organizzazione da parte del nuovo assunto.
Ma, prima di approfondire il perché dell'inserimento automatizzato, riepiloghiamo perché rappresenta un problema.
Le sfide dell'inserimento manuale dei dipendenti
Se non lo fai da un po' di tempo, ma ti stai preparando a un'imminente ondata di nuovi assunti, ecco cosa devi evitare:
1. Minore efficienza
Un processo di inserimento manuale richiede molto tempo a tutte le persone coinvolte. Dal personale delle risorse umane ai team di supporto IT e ai responsabili, spuntare la lista di controllo dell'inserimento per ogni nuovo assunto richiede tempo.
Inoltre, quando sei completamente assorbito da progetti ad alto rendimento, l'inserimento dei dipendenti non è una priorità. E dedicare molto impegno alla personalizzazione dell'esperienza di inserimento per i nuovi arrivati ti farà solo consumare ancora più tempo.
I processi tradizionalmente manuali sono inoltre macchinosi per le aziende meno mature con personale limitato. Ad esempio, documentare i dati dei dipendenti e assegnare le attività di inserimento richiede gran parte del loro tempo.
L'automazione è un modo per ottimizzare l'inserimento riducendo la quantità di attività manuali.
2. Minore entusiasmo dei nuovi assunti
Se i nuovi dipendenti trascorrono il primo giorno o la prima settimana cercando di ottenere l'accesso alle app, rincorrendo documenti tra tutti i sistemi aziendali e chiedendo al responsabile di illustrare nuovamente le aspettative relative al ruolo, hai un problema.
Vedi, i nuovi assunti acquistano slancio con il nuovo lavoro. E se stai cercando di creare manualmente un'esperienza di inserimento motivante, potresti sacrificare la personalizzazione per la rapidità, finendo per spegnere l'entusiasmo dei nuovi arrivati.
Per questo è prudente anche aggiungere un tocco personale al processo di inserimento.
3. Più errori umani
Le attività manuali di inserimento sono soggette a errori. Ad esempio, il team HR potrebbe tardare a raccogliere e salvare tutte le informazioni necessarie sui dipendenti per le buste paga, i benefit e la conformità del processo di inserimento.
Oppure potrebbe dimenticare di archiviare questi dati in tutte le posizioni richieste o persino dimenticare dove li ha archiviati.
Questi errori influiscono anche sulla tua capacità di misurare il successo dell'inserimento.
Fortunatamente, un software di automazione può gestire per te l'inserimento dei dati, soggetto a errori, e altre attività amministrative.
4. Il manuale non è scalabile
Se la tua azienda, come la maggior parte, sta pianificando una crescita, vorrai eliminare molti processi manuali per rendere le attività scalabili.
I processi su cui facevi affidamento per inserire i tuoi primi 10 o 20 dipendenti potrebbero aver funzionato allora, ma le cose sfuggiranno rapidamente di mano quando dovrai inserire numeri più elevati di persone.
Fai invece un passo indietro e cerca modi per riprogettare il tuo programma di inserimento, così da sfruttare meglio i flussi di lavoro automatizzati, le funzioni self-service e i processi facilmente ripetibili, come l'invio di sondaggi sull'inserimento o di modelli per diversi casi d'uso dei dipendenti.
In qualità di principale referente HR per l’inserimento, se fossi stata assente nessuno avrebbe saputo come gestirlo. Automatizzare le parti fondamentali del processo ha davvero contribuito a risolvere questo problema. Una volta che un candidato firmava il contratto di lavoro, una serie di flussi di lavoro automatizzati informava i principali responsabili delle attività che dovevano svolgere, facendo sì che nulla venisse trascurato a causa dei processi manuali.
Ora entriamo nei dettagli specifici che spiegano che cosa puoi automatizzare e come.
4 passaggi per automatizzare l'inserimento
Se ti stai chiedendo quali passaggi devi compiere per automatizzare il tuo processo manuale di inserimento, abbiamo la soluzione per te.
Di seguito ho evidenziato diverse aree chiave in cui puoi automatizzare il processo di assunzione, sia che tu stia inserendo nuovi dipendenti da remoto sia che si tratti di personale in presenza.
1. Definisci le attività preliminari all'inserimento
Di solito fai alcune cose prima della data di inizio dei nuovi dipendenti, giusto? L'automazione dell'inserimento dei dipendenti può aiutarti enormemente. Ti basta seguire i passaggi successivi.
Il primo consiste nell'elencare le attività preliminari all'inserimento che svolgi abitualmente, come:
- Creare il profilo del dipendente nel tuo sistema informativo per le risorse umane (HRIS) per registrare il suo ruolo, le informazioni di contatto, le coordinate bancarie e le informazioni fiscali
- Inviare al nuovo assunto un' e-mail di benvenuto e un modulo per raccogliere informazioni come le taglie degli abiti (per il merchandising aziendale!), così da poter preparare un pacchetto di benvenuto
- Aggiungere un nuovo account utente alla piattaforma di gestione delle identità (ad es. Active Directory, Okta, ecc.)
- Configurare l'account del nuovo arrivato nel sistema di gestione dei servizi IT
- Informare i principali responsabili sui dettagli del nuovo assunto
- Aggiungere il nuovo dipendente ai canali appropriati della piattaforma di messaggistica aziendale
- Chiedere al suo responsabile di indicare le applicazioni di cui avrà bisogno per svolgere il proprio lavoro (oltre al livello di accesso)
- Informare il team di supporto IT affinché verifichi le licenze disponibili e conceda l'accesso
- Avvisare il responsabile e i colleghi del nuovo arrivato affinché riservino del tempo nei loro calendari per le chiamate di presentazione.
A questo punto del processo di inserimento, sei pronto per il primo giorno dei nuovi assunti. Ciò significa che sei un passo più vicino ad avere una nuova forza lavoro produttiva
2. Standardizzare le fasi dell'orientamento
Durante l'orientamento di un nuovo dipendente, ti consigliamo di:
- Programmare un incontro di orientamento con i nuovi assunti il loro primo giorno
- Mettere in contatto i nuovi assunti tra loro
- Fare in modo che incontrino individualmente i nuovi membri del loro team
- Distribuire la documentazione per i nuovi assunti e
- Fornire ai nuovi assunti un manuale completo per i dipendenti o, nello specifico, un manuale abbreviato per il nuovo personale.
All'inizio può sembrare scoraggiante. Tuttavia, con un processo di inserimento automatizzato, non devi svolgere tutto manualmente. Puoi invece utilizzare flussi di lavoro automatizzati che ti aiutino.
Devi solo sapere esattamente quali sono le fasi del tuo flusso di lavoro di orientamento, così da poter configurare la soluzione software giusta per seguirle. È così che acceleri il processo e ottieni coerenza, eseguendo esattamente gli stessi passaggi ogni volta che inserisci un nuovo dipendente.
Ad esempio, stabilisci che il flusso di lavoro di orientamento includa l'aggiunta di ogni nuovo dipendente al tuo spazio di lavoro Microsoft SharePoint o a un canale di comunicazione aziendale per i nuovi assunti.
3. Strutturare il flusso di lavoro di inserimento
Finora abbiamo parlato dell'orientamento, ma il flusso di lavoro di inserimento non si ferma qui. Il processo include altri flussi di lavoro, come
- Flussi di lavoro per la documentazione (comprese le autorizzazioni degli account utente)
- Flussi di lavoro per la formazione (compresi i quiz di valutazione successivi)
- Flussi di lavoro per il monitoraggio dei progressi (compresi i controlli periodici)
- Flussi di lavoro per la raccolta dei feedback (compresi i sondaggi sulla soddisfazione)
Ma procediamo con ordine: devi innanzitutto progettare un processo chiaro che standardizzi il più possibile l'esperienza di inserimento e fornisca una lista di controllo dei processi HR da seguire per chi esegue l'inserimento. Il nostro consiglio è di sviluppare un piano di 30-60-90 giorni.
Se non sai di cosa si tratta o come realizzarlo, consulta la nostra guida su come scrivere un piano di 30-60-90 giorni per l'inserimento nella tua organizzazione, che include anche un modello.
Se hai già creato il tuo piano di inserimento di 30-60-90 giorni, il passaggio successivo consiste nel definire ogni fase del piano. Dovrebbe includere i seguenti elementi:
- Cartelle e documenti della documentazione a cui i nuovi dipendenti devono avere accesso
- Corsi di formazione o tutorial di formazione interna che devono completare
- Riunioni di verifica a cui devono partecipare
- Sondaggi sulla soddisfazione che devono completare
Una volta fatto questo, sei pronto ad automatizzare le attività di inserimento che hai appena strutturato e delineato.
4. Investire nel software giusto
Considera le fasi e le tempistiche del tuo piano di 30-60-90 giorni, oltre ai ruoli coinvolti in ciascuna fase. Sono gli elementi di input necessari per configurare il software automatizzato per l'inserimento dei dipendenti affinché esegua i flussi di lavoro appena definiti.
In realtà, ti serve anche una dotazione di strumenti adeguata, con funzionalità di inserimento automatizzato. In altre parole, hai bisogno di alcuni o di tutti i seguenti sistemi:
- Un sistema di tracciamento dei candidati (ATS)
- Un HRIS
- Una soluzione software per la firma elettronica
- Una piattaforma di comunicazione aziendale
- Una piattaforma per il manuale dei dipendenti o un sistema di gestione dei documenti
- Un'app per creare moduli online
- Un'app di archiviazione cloud
- Un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS)
- Una soluzione software per l'automazione dei flussi di lavoro che integri tutte le app elencate sopra
Potresti scoprire che alcuni sistemi sono già integrati o incorporati l'uno nell'altro. Per esempio, alcuni HRIS dispongono di un software per la firma elettronica integrato e alcuni LMS si integrano con piattaforme di comunicazione aziendale.
Sta a te valutare se hai bisogno di uno strumento completamente nuovo o se puoi accontentarti delle soluzioni HR che già possiedi. Dovrai anche scegliere quale tipo di software per l'onboarding sia meglio acquistare: piattaforme con il maggior numero possibile di funzionalità integrate o sistemi HR autonomi.
Dovrai inoltre valutare i prezzi dei software per l'onboarding per determinare l'opzione migliore per il tuo budget.
Cosa possono automatizzare questi sistemi software?
Qualunque sia la tua scelta, ecco alcuni esempi di ciò che una piattaforma di automazione dei flussi di lavoro può fare per te (automaticamente):
- Avviare il flusso di lavoro di pre-inserimento non appena contrassegni un candidato come assunto nell'ATS
- Chiedere al tuo software per la firma elettronica di
- Inviare i contratti dei dipendenti per la revisione e la firma da parte di tutte le persone richieste, in un ordine predefinito (anche l'IA nella gestione dei contratti può essere d'aiuto)
- Ricordare a tali persone le scadenze
- Notificare loro in tempo reale la raccolta delle firme
- Inoltrare i contratti firmati alla tua app di archiviazione cloud
- Istruire l'HRIS affinché invii ai nuovi assunti moduli online per raccogliere i loro dati personali
- Chiedere alla tua piattaforma di comunicazione aziendale di
- Aggiungere i nuovi arrivati a un canale dedicato all'onboarding
- Presentarli ai rispettivi tutor per l'onboarding
- Suggerire ai nuovi assunti di consultare i video aziendali, i manuali di norme e procedure, la documentazione sui benefit per i dipendenti e gli organigrammi nell'app di archiviazione cloud
- Comunicare con il tuo LMS per
- Iscrivere i nuovi dipendenti ai percorsi di apprendimento pertinenti
- Condividere i link ai corsi o ai moduli di formazione appropriati al momento giusto
- Notificare ai tutor per l'onboarding corrispondenti i progressi dei nuovi arrivati nel programma di formazione per l'onboarding
Inoltre, il software di automazione dei flussi di lavoro si occuperà al posto tuo di queste attività:
- Incaricare il team di supporto IT di predisporre il software per il nuovo dipendente
- Assegnare un tutor per l'onboarding a ogni nuovo assunto
- Notificare ai tutor l'assegnazione
- Programmare riunioni di orientamento, incontri di onboarding per conoscere il team e verifiche periodiche con i nuovi arrivati nei calendari delle persone coinvolte
- Inviare promemoria tempestivi a tali persone
Come automatizzare l'offboarding
Proprio come l'automazione migliora l'onboarding, può anche semplificare e rendere più efficiente il tuo processo di offboarding.
L'utilizzo dell'automazione e dell'IA nell'offboarding dei dipendenti per questa fase finale del ciclo di vita del dipendente riduce gli oneri amministrativi e garantisce che nulla di importante venga trascurato.
Ecco alcuni modi per automatizzare il processo di offboarding dei dipendenti utilizzando un software HR:
- Programmare un colloquio di uscita. Configura un'automazione per inviare automaticamente ai dipendenti in uscita un invito al colloquio di uscita, completo di un link per la programmazione e di una copia del tuo questionario per il colloquio di uscita. Questo aiuterà il tuo team a raccogliere feedback preziosi, rendendo al contempo agevole la transizione per il dipendente.
- Informare i dipendenti di quando terminerà la loro copertura previdenziale. I dipendenti in uscita vorranno sapere quando termineranno i loro benefit e se hanno la possibilità di continuare privatamente la copertura, ad esempio tramite COBRA negli Stati Uniti o piani equivalenti in altri Paesi. Questo garantisce trasparenza e aiuta i dipendenti a prendere decisioni informate sulla propria copertura.
- Revocare automaticamente l'accesso ai sistemi e agli account utente. Puoi utilizzare l'automazione per disattivare gli account del dipendente in uscita su tutti i sistemi aziendali, inclusi la posta elettronica, gli strumenti di gestione dei progetti e il software HR, nell'ultimo giorno lavorativo. Questo previene i rischi per la sicurezza e garantisce la conformità alle politiche di protezione dei dati.
- Generare documenti standard per il personale in uscita. Se la tua azienda dispone di informazioni proprietarie che desideri proteggere, potresti chiedere ai dipendenti in uscita di compilare un accordo di non divulgazione. Puoi automatizzare questo processo per assicurarti che tutti i dipendenti con accesso a informazioni proprietarie ricevano questo modulo.
- Monitorare e recuperare i beni aziendali. Configura un flusso di lavoro automatizzato che informi i team IT e delle strutture sulle apparecchiature di proprietà dell'azienda (ad es. laptop, badge di accesso, dispositivi mobili) che devono essere restituite. Questo mantiene aggiornati i registri dei beni e previene la perdita di risorse preziose.
- Rimuovere il dipendente dalle directory interne e dalle strutture dei team. Utilizza un'automazione del software HR per aggiornare automaticamente gli organigrammi, i gruppi di posta elettronica, i canali Slack e le directory interne. Questo mantiene accurati gli strumenti di comunicazione e previene confusione sullo stato del dipendente.
- Inviare un annuncio di commiato. Automatizza un'e-mail di congedo destinata a tutta l'azienda o a un team specifico per riconoscere il contributo del dipendente e comunicare i dettagli della sua uscita. Questo favorisce un'esperienza positiva di offboarding e aiuta i dipendenti rimasti a prepararsi a eventuali transizioni.
Per coordinare passaggi come questi in un unico luogo, i team possono utilizzare un software per l'onboarding e l'offboarding per automatizzare i flussi di lavoro, gestire le modifiche agli accessi, assegnare attività e monitorare i progressi.
Qual è il prossimo passo?
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