13 consigli per inserire efficacemente i dipendenti da remoto

Rielabora il tuo attuale processo di inserimento

Un rapporto del Boston Consulting Group ha rilevato che le aziende con strategie di inserimento efficaci registrano una crescita dei ricavi 2,5 volte superiore rispetto alle loro omologhe. 

Se di recente sei passato a un ambiente di lavoro da remoto, è il momento di rivedere le descrizioni delle posizioni, il tuo processo di pre-inserimento, le e-mail di benvenuto e i manuali, per includere un maggior numero di politiche sul lavoro da remoto, compresa l'introduzione di orari più flessibili ove possibile.  

Un piano di inserimento da remoto avrà priorità completamente diverse rispetto a quello originale, che molto probabilmente era stato progettato per un ambiente d'ufficio tradizionale in presenza. Vale inoltre la pena valutare come personalizzare l'esperienza di inserimento per i collaboratori indipendenti rispetto ai dipendenti nell'ambito di questo processo.

Rendi il manuale dei dipendenti adatto al lavoro da remoto

Se non l'hai ancora fatto, è il momento di trasformare il tuo manuale dei dipendenti in un documento più adatto all'uso digitale. Ecco alcuni suggerimenti per semplificare questo processo: 

• Raccogli le politiche più importanti in un unico pacchetto PDF, insieme ai moduli o ai link importanti relativi a imposte e benefit. 
• Utilizza i link per fare riferimento a normative e risorse. 
• Utilizza un software dedicato per i manuali dei dipendenti per semplificare gli aggiornamenti delle politiche (questo aiuta a garantire che il manuale dei dipendenti non diventi mai obsoleto).
• Inserisci link a risorse multimediali (compresi webinar e moduli digitali specifici) per condividere informazioni aggiuntive. 

Se il tuo manuale dei dipendenti esistente è così lungo da poter sopraffare i nuovi colleghi, valuta la possibilità di creare un manuale dei dipendenti sintetico per i nuovi assunti che li aiuti a orientarsi senza provocare un sovraccarico di informazioni.

Analizza il tuo attuale programma di inserimento

L'inserimento dei lavoratori nei team da remoto offre una grande opportunità per esaminare gli attuali processi di inserimento e apportare modifiche. Dovrai considerare:  

• Cosa è incluso nel tuo attuale piano di inserimento dei dipendenti?
• Quanto funziona bene il tuo attuale processo di inserimento? 
• Cosa hanno ritenuto utile gli altri dipendenti? 
• Ci sono elementi che i dipendenti hanno trovato opprimenti o non utili?
• Hai predisposto una lista di controllo digitale per l'inserimento?
• Cosa manca rispetto ai vecchi modi in cui le persone si sentivano a proprio agio? 
• Il passaggio al lavoro da remoto ha cambiato la cultura del tuo ambiente di lavoro?
• Cosa fa sentire tutti i dipendenti profondamente apprezzati? 
• Hai inserito elementi divertenti, come incontri di conoscenza o attività di team building?

Quando inizierai a rispondere a queste domande, comincerai a individuare le aree più deboli del tuo processo di inserimento che potrebbero richiedere alcuni adattamenti per funzionare con il personale da remoto.

Affronta le sfide comuni del lavoro da remoto

Il tipo e l'entità delle sfide affrontate dai lavoratori e dai manager da remoto dipendono, in una certa misura, da quanto i membri del team siano abituati a lavorare online.  

Le difficoltà comuni che tutti possono incontrare con il lavoro da remoto includono:  

• Mancanza di produttività o eccesso di lavoro
• Mancanza di cameratismo
• Comunicare chiaramente le politiche e le procedure aziendali
• Gestire le pratiche burocratiche delle risorse umane, come l'iscrizione al deposito diretto
• Difficoltà legate alle videoconferenze, inclusa la stanchezza 
• Un nuovo dipendente potrebbe non sentirsi motivato a parlare con gli altri dipendenti 
• Strumenti e/o struttura formativa inadeguati
• Indisponibilità della direzione 
• Mancanza di un contatto immediato e faccia a faccia 
• Mancanza di segnali non verbali nelle conversazioni
• Mancanza di flessibilità nella pianificazione. 

I nuovi dipendenti con esperienza nel mondo del lavoro, sia virtuale sia in presenza, probabilmente avranno già sviluppato alcuni stili e abitudini lavorativi.

I manager dovrebbero parlarne, chiarendo le preferenze relative allo stile di lavoro e agli orari durante la fase di onboarding.  

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Chiarire le aspettative durante l'onboarding

Gli ambienti virtuali tendono a presentare una mancanza di confini tra casa e lavoro e i dipendenti potrebbero trovare difficile mantenere un sano equilibrio tra vita professionale e vita privata, lavorando troppo poco oppure trovando difficile “staccare”.

L'implementazione di un software per il reclutamento può aiutare sotto questo aspetto, automatizzando e semplificando il processo di assunzione da remoto, garantendo che i nuovi dipendenti da remoto siano adatti all'ambiente di lavoro a distanza e comprendano l'importanza di mantenere questo equilibrio.

Le aspettative relative a pianificazione, comunicazione e produttività potrebbero diventare un problema in seguito se non vengono affrontate immediatamente. 

Per questo i manager devono definire le aspettative ed essere il più specifici possibile riguardo alla struttura e ai confini durante la fase di onboarding. 

Potrebbe trattarsi semplicemente di: 

• Programmare una riunione di aggiornamento quotidiana o settimanale ricorrente  
• Chiarire gli orari specifici in cui ci si aspetta che i dipendenti siano online
• Condividere scadenze standard per progetti e attività
• Confermare i canali di comunicazione più appropriati e affidabili per situazioni specifiche    

Ecco altri suggerimenti per aiutarti a migliorare l'equilibrio tra vita professionale e vita privata dei tuoi dipendenti.

Suggerimenti per aiutare i dipendenti da remoto a sentirsi coinvolti e connessi

Offrire un ambiente realmente solidale ai nuovi dipendenti, soprattutto in condizioni come quelle di una pandemia globale, è più essenziale che mai.

Ecco altre considerazioni su come accogliere i dipendenti da remoto affinché si sentano a proprio agio, coinvolti e ispirati. 

Con questi suggerimenti, assicurati di offrire ai dipendenti ampie opportunità per riflettere sulla propria esperienza virtuale man mano che procede. Chiedi regolarmente un feedback e incoraggiali a tenere un registro personale o un diario per monitorare i loro progressi.

Ecco una lista di controllo delle migliori pratiche di onboarding per aiutarti a non perdere di vista l'obiettivo quando si tratta di accogliere i dipendenti da remoto. 

1. Chiedi cosa funziona

Se vuoi capire come accogliere efficacemente i dipendenti da remoto, chiedi semplicemente! Chiedi al tuo team, a un'organizzazione partner o a chiunque tu abbia già accolto in precedenza. 

Se lavori da tempo in un team remoto, probabilmente hai già alcune preferenze di comunicazione consolidate. Fin dall'inizio, chiarisci: 

• Canali di comunicazione preferiti 
• Considerazioni relative ai fusi orari
• Strumenti per la gestione e l'accesso ai documenti
• La cultura dell'ambiente di lavoro virtuale e la struttura organizzativa 
• Fornire alla nuova persona la tecnologia adeguata 
• Strumenti preferiti per la gestione dei progetti 
• Aspettative relative alla pianificazione e alla produttività
• Gestione del tempo e del benessere  
• Curve di apprendimento relative a tecnologia, software e altri strumenti 

Assicurati che il nuovo dipendente disponga di risorse e informazioni sufficienti senza sovraccaricarlo. 

Lettura correlata: I 10 migliori software per il lavoro da remoto per team distribuiti

2. Pianifica a lungo termine

Potresti avere già un piano di inserimento che copre un periodo da una settimana a un mese fino a tre mesi (se non ce l’hai, ecco come scriverne uno). Ma tieni presente che, quando impari come inserire i dipendenti da remoto, probabilmente le persone avranno bisogno di maggiore supporto anche in seguito.

Puoi integrarlo in una programmazione regolare, ma assicurati di contattare le persone e verificare periodicamente come stanno anche oltre qualsiasi piano formale.  

3. Stabilisci alcuni obiettivi chiave per l’inserimento

In un ambiente da remoto, inclusione, autonomia e benessere possono essere temi ancora più rilevanti. Potresti dover formalizzare aspetti che in genere erano informali, come organizzare incontri virtuali davanti a un caffè, per stabilire routine efficaci e favorire il coinvolgimento. 

Assicurati che i membri della squadra virtuale comprendano il proprio ruolo e il proprio contributo alla visione e alla missione aziendale nell’ambito del percorso di orientamento per i nuovi dipendenti.

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Puoi anche monitorare metriche come il ricambio tra i nuovi assunti, il tempo necessario per raggiungere la produttività e i punteggi dei test per misurare il successo della tua esperienza di inserimento e ottimizzare l’inserimento dei futuri assunti.

4. Mantieni controlli periodici 

Se stai ancora svolgendo le tradizionali valutazioni delle prestazioni dei dipendenti, potrebbe essere il momento di trasformarle in incontri più frequenti e meno formali.  

Chiedi al nuovo dipendente come sta andando e assicurati che si senta sicuro sia nel proprio ruolo dal punto di vista sociale sia rispetto alle aspettative e alle attività. 

Probabilmente questo richiederà una serie di videochiamate che coinvolgano anche altri membri pertinenti della squadra. 

L’obiettivo è assicurarti che si senta davvero felice e motivato (naturalmente questo vale per tutti, non solo per i nuovi membri della squadra!) 

5. Formalizza le attività “informali” 

Il senso di appartenenza e la collaborazione dovrebbero essere obiettivi fondamentali. 

Indipendentemente dal fatto che tu abbia già predisposto processi interni di inserimento allineati con una piattaforma software per l’inserimento, comprendere come inserire i dipendenti da remoto richiede un’attenzione concreta alla progettazione intenzionale di strutture sociali e di apprendimento, collocando essenzialmente le persone in contesti specifici affinché si connettano e collaborino automaticamente.

Stabilisci strutture (considerale come vere e proprie stanze) che siano essenzialmente luoghi di incontro con uno scopo. 

Assicurati che dispongano delle risorse giuste per poter: 

• Imparare autonomamente e insieme agli altri 
• Acquisire un senso di autonomia nel proprio ruolo 
• Sentirsi parte del gruppo 
• Collaborare facilmente con gli altri.  

In passato le persone potevano chiacchierare nella sala pausa o in altri contesti spontanei, ma questo non avverrà naturalmente negli ambienti da remoto. 

Organizza quindi giochi e attività simili per assicurarti che le persone interagiscano e si sentano a proprio agio (questo vale per tutto il personale). 

Le attività di coinvolgimento dovrebbero essere qualcosa con cui il nuovo dipendente si senta a proprio agio e non risultare eccessivamente impegnative. Dovrebbero inoltre essere “ad alto contatto”, ovvero personali e divertenti.  

6. Crea spazi di conversazione incentrati sul benessere 

Alcune aziende hanno introdotto documenti che includono campi per riferire sull’equilibrio generale tra vita e lavoro, compresi temi come gli obiettivi relativi all’alimentazione e al sonno, oltre agli obiettivi professionali. 

Un altro suggerimento consiste nell’utilizzare un’app per la salute o la produttività dotata di funzionalità sociali e invitare i membri della squadra a connettersi tramite l’app. 

Puoi considerarla un’alternativa a una lezione di yoga durante la pausa pranzo o a un seminario sul benessere, ma con maggiore enfasi sulla connessione spontanea.

L’obiettivo non è spingere le persone a divulgare informazioni personali sulla propria salute, ma incoraggiare e sostenere l’equilibrio tra vita e lavoro mentre si adattano a lavorare da casa.  

7. Creare e gestire spazi virtuali per la formazione e il supporto 

Il modo principale in cui formerai e inserirai i dipendenti da remoto sarà attraverso videochiamate e video didattici. Dovresti includere anche argomenti come benessere, produttività e pianificazione.

Ad esempio, se utilizzi uno strumento collaborativo come Slack, potresti creare uno o più canali dedicati specificamente agli argomenti relativi alla formazione e alla produttività. Potresti voler designare qualcuno che gestisca ciascuno di questi canali e li mantenga attivi. 

Anche avere un “coach” che controlli il canale può aiutare a mantenere l’intero team sulla giusta strada. Ad esempio, potrebbe utilizzare un canale per inviare domande di verifica come: 

• Qual è la tua attività preferita per una pausa di 5 minuti?  
• Qual è il tuo miglior consiglio per la produttività? 
• Condividi il tuo video divertente preferito!

L’obiettivo è favorire un ambiente d’ufficio virtuale in cui risorse e supporto siano offerti costantemente sia dai responsabili sia dai membri del team. Questo aiuterà i nuovi dipendenti a stabilire abitudini regolari e a sentirsi più a proprio agio mentre si ambientano.

8. Creare un documento condiviso per le domande 

È possibile predisporre un singolo documento Google in cui le persone possano annotare domande, note e risposte. Condividilo con chiunque ritieni in grado di offrire indicazioni valide al nuovo assunto e assicurati che il nuovo dipendente sappia come avvisare gli altri in caso di urgenze. 

Assicurati di mantenere un tono concreto e leggero: le conversazioni serie dovrebbero essere riservate alle videochiamate individuali. 

9. Assegnare un collega di riferimento ai nuovi assunti

Un collega di riferimento è una persona che ha la disponibilità per essere sia un contatto amichevole a cui il nuovo dipendente possa rivolgersi, sia una persona con le conoscenze necessarie per offrire indicazioni relative al lavoro. 

Questo articolo di Harvard Business Review evidenzia l’efficacia della presenza di un “collega di riferimento”. Gli autori, che hanno introdotto un programma di affiancamento in Microsoft, hanno scoperto che, dopo la prima settimana, i nuovi assunti affiancati da un collega erano il 23% più soddisfatti dell’inserimento rispetto alle persone assunte senza un collega di riferimento. Inoltre, una maggiore produttività era correlata a incontri più frequenti con il proprio collega di riferimento.  

Questo può essere vantaggioso per entrambe le parti, poiché il collega di riferimento ha l’opportunità di agire come leader e insegnante. 

Assicurati che il collega di riferimento abbia tempo a disposizione e che chiarisca i limiti con il nuovo membro del team. Idealmente, dovrebbe anche essere una persona che conosce chiaramente il ruolo del nuovo assunto. 

10. Creare un canale di benvenuto per far sentire i nuovi dipendenti parte del team

Se utilizzi uno strumento di gestione dei progetti come Slack, un canale di benvenuto è un ottimo modo per instaurare un legame tra il nuovo dipendente e il resto del team. 

Includi una biografia come presentazione e stabilisci una consuetudine di messaggistica per dare il benvenuto ai nuovi dipendenti con una raffica di “gif”. Potresti sorprenderti di quanto sia facile far chiacchierare le persone con alcune immagini animate! 

Utilizza questo canale come punto di partenza per coordinare le presentazioni tra persone con ruoli o interessi simili. Incoraggia alcuni membri del team ad avviare conversazioni individuali con il nuovo assunto. 

L’unica vera “regola” è mantenere questo spazio completamente informale e divertente!

11. Costruire legami tra colleghi

Sebbene a molti possa piacere lavorare comodamente da casa, l’isolamento che accompagna il lavoro da remoto può rappresentare un enorme ostacolo sia al coinvolgimento sociale sia alla produttività. 

È inevitabile che i nuovi dipendenti si sentano a disagio e commettano errori durante le prime settimane e i primi mesi di lavoro, e alcuni potrebbero tirarsi indietro se non si sentono a proprio agio in un ambiente di lavoro da remoto. 

I responsabili e gli altri membri del team dovrebbero impegnarsi maggiormente per contattare i dipendenti appena arrivati il più spesso possibile durante la fase di inserimento, ma non è necessario che si tratti di un’attività formale! Di seguito abbiamo elencato alcuni suggerimenti creativi. 

Guidare team virtuali attraverso check-in regolari fa sì che i nuovi dipendenti si sentano coinvolti nonostante lavorino da remoto.

12. Rendilo divertente con i contenuti multimediali 

Quando si inseriscono nuovi dipendenti da remoto, probabilmente si stancheranno delle riunioni su Zoom e dei video di formazione, quindi è importante offrire altre opportunità per entrare in contatto con gli altri. 

Prendi in considerazione l'organizzazione di incontri davanti a un caffè, di un aperitivo o di altre videochiamate informali, includendo attività rompighiaccio e semplici giochi, quando possibile.

Ecco alcuni suggerimenti: 

• Condividere playlist di Spotify 
• Discutere di una foto o di un'opera d'arte preferita 
• Inviare regali a sorpresa per posta tradizionale e farli aprire a tutti durante una riunione  
• Organizzare una serata cinematografica o un club del libro per i dipendenti 
• Prendere in considerazione giochi basati su Pictionary o Parole con gli amici 
• Prendere in considerazione un programma di gamification adatto alla cultura aziendale e agli obiettivi dei dipendenti.

13. Automatizza le attività banali per poterti concentrare sul divertimento

Automatizzare le attività ripetitive di inserimento lascia ai team delle risorse umane più tempo per concentrarsi sulla creazione di esperienze coinvolgenti e creative per i nuovi assunti.

Occupandoti di processi banali come la raccolta dei documenti, il monitoraggio delle attività e i promemoria via e-mail, puoi dare priorità alle attività che creano connessioni, promuovono la cultura aziendale e rendono piacevole l'inserimento per tutti.

Il software per i flussi di lavoro delle risorse umane può automatizzare le tue noiose attività amministrative, come:

• Raccolta dei documenti: richiedere e archiviare automaticamente i documenti dei dipendenti.
• Assegnazione delle attività: assegnare le attività di inserimento alle parti interessate pertinenti.
• E-mail di benvenuto: inviare automaticamente messaggi personalizzati ai nuovi assunti.
• Pianificazione della formazione: automatizzare la prenotazione e i promemoria per le sessioni di formazione.
• Presa visione delle policy: monitorare il completamento della presa visione del manuale e delle policy.
• Accesso ai sistemi: automatizzare la configurazione degli account e delle autorizzazioni software.
• Monitoraggio dei progressi: monitorare automaticamente il completamento delle attività e le tappe fondamentali dell'inserimento.
• Raccolta dei feedback: programmare e inviare sondaggi sull'inserimento per raccogliere feedback sul processo.

Togliti queste attività di torno per poterti concentrare sui tipi di interazione che il software non può gestire: creare connessioni significative e farle durare.

Se hai bisogno di consigli su come scegliere il miglior software per l'inserimento, possiamo aiutarti anche in questo.

L'inserimento definisce l'esperienza dei dipendenti

L'inserimento è una delle principali sfide della gestione dei dipendenti da remoto.

Creare un'esperienza di inserimento da remoto efficace è una sfida relativamente recente nell'ambito delle risorse umane, quindi non è raro che i professionisti delle risorse umane siano ancora alla ricerca di risposte al riguardo. Seguire un corso sull'inserimento dei dipendenti per rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e tecniche per l'inserimento dei lavoratori da remoto sarà utile.

Una volta definito un processo di inserimento da remoto, puoi utilizzare alcune sue parti per trarre ispirazione su come inserire i collaboratori indipendenti.

Coltivare i tuoi migliori talenti fin dall'inizio li farà sentire importanti e apprezzati, ponendo le basi per un'elevata soddisfazione e un senso di appartenenza. Se desideri approfondire l'argomento, questo articolo offre ancora più consigli per aiutarti a ottimizzare il processo di inserimento dall'inizio alla fine.

Puoi anche avvalerti di un datore di lavoro ufficiale o di un'organizzazione professionale dei datori di lavoro per occuparti di gran parte degli aspetti amministrativi e assicurarti di rimanere conforme alle normative.