13 consigli per integrare efficacemente i dipendenti da remoto
Non c'è dubbio che il lavoro da remoto sia destinato a rimanere. Le ricerche più recenti hanno rilevato che il 58% dei lavoratori statunitensi lavora da casa almeno una volta alla settimana e il 35% lavora esclusivamente da casa per tutti e cinque i giorni.
Per i manager e i membri del team abituati a lavorare faccia a faccia, questo porta con sé una serie di nuove sfide, tra cui soprattutto quella di integrare nuovi dipendenti da remoto. È una cosa a cui ho dovuto adattarmi da quando sono entrato a far parte di People Managing People.
Diciamo che è il primo giorno per un nuovo collaboratore. È entusiasta del suo primo giorno ed è pronto a cominciare. Ha un po' di esperienza nel lavoro da remoto e sembra piuttosto cordiale, ma, comprensibilmente, è un po' nervoso.
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Come puoi fare in modo che si senta davvero a casa quando né lui né il resto del tuo staff si imbatteranno mai nei corridoi o potranno spezzare la giornata di lavoro con una chiacchierata davanti alla macchinetta del caffè?
Come puoi rendere l'inserimento personale e significativo per i nuovi lavoratori da remoto, soprattutto quando assumi collaboratori internazionali?
Questa guida ti fornirà suggerimenti chiave per migliorare il tuo processo di onboarding virtuale e aiutarti a definire cosa significa "successo" per la tua organizzazione, anche se il modo in cui misuri il successo dell'onboarding potrebbe variare.
Rivedi il Tuo Processo di Onboarding Esistente
Un rapporto del Boston Consulting Group ha rilevato che le aziende con strategie di onboarding efficaci registrano una crescita dei ricavi 2,5 volte superiore rispetto alle altre.
Se di recente hai adottato un ambiente di lavoro da remoto, è arrivato il momento di rivedere le descrizioni delle mansioni, il tuo processo di preboarding, le email di benvenuto e i manuali per includere più politiche legate al lavoro da remoto, come orari più flessibili dove possibile.
Un piano di onboarding da remoto avrà un insieme di priorità completamente diverso rispetto a quello originale, che probabilmente era stato progettato per un ambiente ufficio tradizionale e in presenza. Vale anche la pena riflettere su come potresti personalizzare l'esperienza per i lavoratori autonomi rispetto ai dipendenti, come parte di questo processo.
Rendi il Tuo Manuale del Dipendente Adatto al Lavoro da Remoto
Se non l'hai già fatto, è ora di ottimizzare il tuo manuale del dipendente in versione digitale. Ecco alcuni suggerimenti per semplificare questo passaggio:
- Tieni le politiche più importanti in un unico file PDF, insieme a moduli o link rilevanti per tasse e benefit.
- Utilizza link per fare riferimento a normative e risorse utili.
- Usa software dedicati ai manuali del dipendente per semplificare gli aggiornamenti delle politiche (questo aiuta a garantire che il manuale non diventi mai obsoleto).
- Incorpora link a risorse multimediali (inclusi webinar e moduli digitali tematici) per condividere ulteriori informazioni.
Se il tuo attuale manuale dei dipendenti è così lungo da rischiare di sopraffare i nuovi colleghi, valuta la possibilità di creare un manuale del dipendente ridotto per i nuovi assunti che li aiuti a orientarsi senza sovraccaricarli di informazioni.
Analizza il Tuo Programma di Onboarding Esistente
L'onboarding dei dipendenti nei team da remoto offre una grande opportunità per rivedere i processi attuali e apportare dei miglioramenti. Dovrai considerare:
- Cosa include il tuo attuale piano di onboarding?
- Quanto funziona bene il tuo processo di onboarding?
- Cosa hanno trovato utile altri dipendenti?
- Ci sono aspetti che i dipendenti hanno trovato inutili o eccessivi?
- Hai già una checklist digitale per l'onboarding?
- Cos'ha di diverso oggi la fase di ambientamento rispetto al passato?
- Il passaggio al lavoro da remoto ha cambiato la cultura lavorativa nella tua azienda?
- Cosa fa sentire tutti i dipendenti davvero valorizzati?
- Hai previsto elementi divertenti, come incontri conoscitivi o attività di team building?
Rispondendo a queste domande, inizierai a individuare le aree più deboli del tuo processo di onboarding che potrebbero essere migliorate per adattarsi allo staff da remoto.
Affronta le Sfide Più Comuni del Lavoro da Remoto
Il tipo e il livello delle sfide che affrontano lavoratori e manager da remoto dipendono, almeno in parte, da quanto i membri del team sono abituati a lavorare online.
Le difficoltà comuni che tutti possono incontrare con il lavoro da remoto includono:
- Mancanza di produttività o eccessivo lavoro
- Mancanza di spirito di squadra
- Comunicare in modo chiaro le politiche e le procedure aziendali
- Gestire la documentazione HR, ad esempio l'iscrizione per il versamento diretto dello stipendio
- Sfide nelle videoconferenze, inclusa la fatica
- Un nuovo dipendente potrebbe non sentirsi motivato a parlare con altri colleghi
- Strumenti e/o struttura di formazione carenti
- Indisponibilità della direzione
- Mancanza di connessione immediata e faccia a faccia
- Mancanza di segnali non verbali nelle conversazioni
- Mancanza di flessibilità nella programmazione.
I nuovi dipendenti con esperienza già acquisita, sia in modalità virtuale che in presenza, avranno probabilmente già sviluppato uno stile di lavoro e delle abitudini.
I manager dovrebbero parlare di questo e chiarire le preferenze di stile di lavoro e orario durante la fase di onboarding.
Chiarire le aspettative durante l'onboarding
Gli ambienti virtuali tendono a mancare di confini tra casa e lavoro, e i dipendenti possono trovare difficile mantenere un sano equilibrio tra vita privata e professionale, lavorando troppo poco o facendo fatica a "disconnettersi".
L'implementazione di software di recruiting può aiutare in questo aspetto automatizzando e snellendo il processo di assunzione da remoto, garantendo che i nuovi assunti remoti siano adatti all'ambiente di lavoro da remoto e comprendano l'importanza di mantenere questo equilibrio.
Le aspettative relative a orari, comunicazione e produttività potrebbero diventare problematiche in seguito se non vengono affrontate subito.
Per questo motivo i manager devono chiarire le aspettative ed essere quanto più specifici possibile su struttura e confini durante la fase di onboarding.
Questo può essere semplice come:
- Programmare una riunione di allineamento giornaliera o settimanale ricorrente
- Chiarire gli orari specifici in cui si prevede che i dipendenti siano online
- Condividere le scadenze standard per progetti e attività
- Confermare i canali di comunicazione più appropriati e affidabili per situazioni specifiche
Ecco alcuni altri consigli per migliorare l'equilibrio vita-lavoro dei tuoi dipendenti.
Consigli per aiutare i dipendenti da remoto a sentirsi coinvolti e connessi
Offrire un ambiente realmente di supporto ai nuovi dipendenti, specialmente in condizioni come una pandemia globale, è più essenziale che mai.
Ecco altri suggerimenti su come integrare dipendenti da remoto in modo che si sentano a proprio agio, coinvolti e ispirati.
Con questi suggerimenti, assicurati di offrire ampie opportunità ai dipendenti per riflettere sulla loro esperienza virtuale. Richiedi feedback regolarmente e incoraggiali a tenere un diario personale per monitorare i loro progressi.
Ecco una checklist delle migliori pratiche di onboarding per aiutarti a non perdere il filo nell'accoglienza dei lavoratori da remoto.
1. Chiedi cosa funziona
Se vuoi capire come integrare efficacemente i dipendenti da remoto, basta chiedere! Fai domande al tuo team, a un'organizzazione partner o a chi hai già inserito in precedenza.
Se hai già lavorato per un po' in un team remoto, probabilmente hai delle preferenze di comunicazione consolidate. All'inizio, chiarisci:
- Canali di comunicazione preferiti
- Considerazioni su fusi orari
- Strumenti per la gestione e l'accesso ai documenti
- Cultura e struttura organizzativa del luogo di lavoro virtuale
- Preparare il nuovo assunto con la tecnologia adeguata
- Strumenti di gestione progetti preferiti
- Aspettative su orari e produttività
- Gestione del tempo e del benessere
- Curve di apprendimento su tecnologie, software e altri strumenti
Assicurati che il nuovo dipendente abbia risorse e informazioni a sufficienza, senza però sovraccaricarlo.
Lettura correlata: 10 migliori software per il lavoro da remoto per team distribuiti
2. Pianifica per il lungo termine
Potresti già avere un piano di onboarding che copre una settimana, un mese o tre mesi (se non ce l’hai, ecco come scriverne uno). Ma tieni presente che quando si tratta di imparare come inserire nuovi dipendenti da remoto, probabilmente le persone avranno bisogno di una maggiore attenzione anche in seguito.
Puoi inserire questo aspetto in una pianificazione regolare, ma assicurati di contattare e monitorare regolarmente oltre qualsiasi piano formale.
3. Definisci alcuni obiettivi chiave per l'onboarding
In un ambiente remoto, inclusività, empowerment e benessere sono argomenti che possono avere ancora più importanza. Potresti dover formalizzare aspetti che normalmente erano informali, come includere chat virtuali per il caffè, per dare routine solide e incentivare il coinvolgimento.
Assicurati che i membri del team virtuale comprendano il loro ruolo e il loro contributo alla visione e missione aziendale come parte dell'orientamento per i nuovi dipendenti.
4. Continua con check-in regolari
Se stai ancora facendo il classico tipo di valutazione delle performance dei dipendenti, forse è il momento di trasformarle in incontri più frequenti e meno formali.
Chiedi al nuovo dipendente come sta andando, assicurati che si senta sicuro sia nel proprio ruolo a livello sociale sia nel capire aspettative e attività.
Questo probabilmente includerà una serie di videochiamate, coinvolgendo anche altri membri del team quando opportuno.
L’obiettivo qui è assicurarsi che si sentano davvero felici e motivati (naturalmente questo vale per tutti, non solo per i nuovi membri!).
5. Formalizza le attività “informali”
Appartenenza e collaborazione dovrebbero essere obiettivi chiave.
Che tu abbia o meno processi di onboarding interni già impostati e integrati con una piattaforma di software per onboarding, capire come inserire i dipendenti da remoto richiede un focus reale sul progettare intenzionalmente strutture sociali e di apprendimento, cioè “collocare” le persone in contesti specifici affinché colleghino e collaborino automaticamente.
Stabilisci strutture (pensale come vere e proprie stanze) che siano punti di incontro con uno scopo preciso.
Assicurati che abbiano le giuste risorse a disposizione affinché possano:
- Imparare autonomamente e con altri
- Costruire un senso di empowerment nel proprio ruolo
- Sentirsi parte del gruppo
- Collaborare facilmente con gli altri.
Una volta si poteva chiacchierare in sala relax o in altri contesti informali, ma questo non avviene in modo naturale lavorando da remoto.
Quindi organizza giochi o simili per garantire che le persone interagiscano e siano a loro agio (questo vale per tutto il personale).
Le attività di coinvolgimento dovrebbero essere qualcosa con cui il nuovo dipendente si sente a proprio agio e non troppo invadenti. Dovrebbero anche essere "high touch" -- personali e divertenti.
6. Crea spazi di conversazione incentrati sul benessere
Alcune aziende hanno introdotto documenti che includono campi in cui riferire sul proprio equilibrio vita-lavoro, tra cui temi come obiettivi di nutrizione e sonno, oltre a obiettivi professionali.
Un altro suggerimento è utilizzare un'app per la salute o la produttività con una componente sociale, invitando i colleghi a connettersi tramite l’app.
Si può pensare a questa cosa come una sostituzione di una lezione di yoga in pausa pranzo o di un seminario sul benessere, ma con più enfasi sulla connessione spontanea.
L’obiettivo non è spingere le persone a condividere informazioni sensibili sulla salute, ma incoraggiare e supportare l’equilibrio tra lavoro e vita privata mentre si abituano al lavoro da casa.
7. Crea e facilita spazi virtuali per la formazione e il supporto
Il modo principale in cui formerai e farai onboarding dei dipendenti da remoto sarà tramite videochiamate e video didattici. Dovresti includere anche argomenti come benessere, produttività e pianificazione.
Ad esempio, se utilizzi uno strumento collaborativo come Slack, potresti creare uno o più canali dedicati specificamente alla formazione e alla produttività. Potresti nominare una persona incaricata di gestire ciascuno di questi canali e mantenerli attivi.
Anche solo far controllare il canale da un “coach” può aiutare a mantenere tutta la squadra sulla buona strada. Ad esempio, potrebbe utilizzare il canale per inviare domande di verifica come:
- Qual è la tua attività preferita per una pausa di 5 minuti?
- Qual è il tuo miglior consiglio per la produttività?
- Condividi il tuo video divertente preferito!
Lo scopo qui è favorire un ambiente di ufficio virtuale in cui risorse e supporto vengano costantemente offerti sia dai manager che dai membri del gruppo. Questo aiuterà i nuovi assunti a stabilire routine regolari e a sentirsi più a proprio agio via via che si ambientano.
8. Crea un Documento Condiviso per le Domande
È possibile configurare un semplice documento Google in cui le persone possano annotare domande, appunti e risposte. Condividilo con chiunque tu ritenga possa offrire buoni spunti al nuovo assunto, e assicurati che il nuovo dipendente capisca come notificare agli altri se dovesse avere qualcosa di urgente.
Assicurati di mantenere il tono neutro e leggero—le conversazioni più serie vanno riservate per videochiamate in presenza.
9. Assegna un Buddy di Onboarding ai Nuovi Assunti
Un buddy di onboarding è una persona che ha la possibilità di essere sia un "punto di riferimento" amichevole per il nuovo dipendente, sia la competenza per offrire indicazioni legate alla posizione lavorativa.
Questo articolo della Harvard Business Review evidenzia l’efficacia di avere un “onboarding buddy”. Gli autori, che hanno implementato un programma buddy in Microsoft, hanno scoperto che i nuovi assunti con un buddy erano il 23% più soddisfatti dell’onboarding rispetto a chi ne era sprovvisto dopo la prima settimana. Inoltre, una produttività più elevata è risultata correlata a incontri più frequenti con il loro buddy.
Questa pratica può essere vantaggiosa anche per il buddy, che ha così l’opportunità di agire come leader e come insegnante.
Assicurati che il buddy abbia tempo e sia chiaro con il nuovo membro del team sui limiti. Idealmente, dovrebbe essere anche qualcuno che abbia conoscenze chiare sul ruolo del nuovo arrivato.
10. Crea un Canale di Benvenuto per Far Sentire i Nuovi Dipendenti Parte del Team
Se utilizzi uno strumento di project management come Slack, un canale di benvenuto è un ottimo modo per stabilire un collegamento tra il nuovo dipendente e il resto del gruppo.
Includi una breve presentazione come introduzione e fissa una routine di messaggistica per accogliere i nuovi assunti con una carrellata di "gif". Potresti rimanere sorpreso da quanto sia facile avviare conversazioni con qualche immagine animata!
Usa questo canale come punto di partenza per coordinare presentazioni tra persone che ricoprono ruoli o hanno interessi simili. Incoraggia alcuni membri del gruppo ad avviare delle chat 1:1 con il nuovo assunto.
L’unica vera “regola” è mantenere questo spazio completamente informale e divertente!
11. Costruisci Relazioni tra Colleghi
Sebbene molti possano apprezzare il lavoro da casa, l’isolamento che deriva dal lavoro da remoto può essere un enorme ostacolo sia per l’impegno sociale sia per la produttività.
I nuovi dipendenti possono sentirsi a disagio e commettere errori nelle prime settimane e mesi in una nuova posizione, e alcuni potrebbero chiudersi se non si sentono a loro agio in un ambiente di lavoro remoto.
I leader e gli altri membri della squadra dovrebbero fare uno sforzo extra per contattare i nuovi assunti il più spesso possibile durante la fase di onboarding, ma questo non deve essere necessariamente un esercizio formale! Di seguito abbiamo elencato alcuni suggerimenti creativi.
Guidare team virtuali con regolari check-in garantisce che i nuovi dipendenti si sentano connessi anche lavorando a distanza.
12. Rendi il Tutto Più Divertente con i Multimedia
Quando si inseriscono nuovi lavoratori da remoto, probabilmente si stuferanno presto di riunioni su Zoom e video di formazione, per cui è importante offrire altre opportunità di connessione.
Considera la possibilità di organizzare incontri per un caffè, un happy hour, o altre videochiamate informali, integrando attività rompighiaccio e giochi semplici dove possibile.
Ecco alcune proposte:
- Condividi playlist di Spotify
- Discuti una foto preferita o un'opera d'arte
- Invia regali a sorpresa tramite posta tradizionale e falli aprire a tutti durante una riunione
- Organizza una serata cinema o un club del libro per i dipendenti
- Prendi in considerazione giochi ispirati a Pictionary o Words with Friends
- Valuta un programma di gamification che si adatti alla cultura aziendale e agli obiettivi dei dipendenti.
13. Automatizza le attività noiose così puoi concentrarti sul divertimento
L'automazione delle attività ripetitive di onboarding libera tempo ai team HR per concentrarsi sulla creazione di esperienze coinvolgenti e creative per i nuovi assunti.
Occupandoti dei processi più banali come la raccolta dei documenti, il monitoraggio delle attività e i promemoria via email, puoi dare la priorità alle attività che rafforzano i legami, promuovono la cultura aziendale e rendono l'onboarding piacevole per tutti.
Il software di workflow HR può automatizzare i tuoi compiti amministrativi più noiosi, come ad esempio:
- Raccolta documenti: Richiesta e archiviazione automatica della documentazione dei dipendenti.
- Assegnazione delle attività: Assegna i compiti di onboarding alle persone coinvolte.
- Email di benvenuto: Invia automaticamente messaggi personalizzati ai nuovi assunti.
- Pianificazione formazione: Automatizza la prenotazione e i promemoria per le sessioni di formazione.
- Conferma delle policy: Monitora il completamento del manuale e delle firme sulle policy.
- Accesso ai sistemi: Automatizza la configurazione di account e permessi software.
- Monitoraggio dei progressi: Controlla automaticamente il completamento delle attività e delle tappe dell'onboarding.
- Raccolta feedback: Pianifica e invia sondaggi di onboarding per raccogliere feedback sull'onboarding.
Libera queste attività per poterti concentrare sugli aspetti che il software non può gestire: costruire rapporti significativi e farli durare.
Se hai bisogno di consigli su come scegliere il miglior software di onboarding, possiamo aiutarti anche in questo.
L'onboarding definisce l'esperienza dei dipendenti
L'onboarding è una delle principali sfide nella gestione dei dipendenti remoti.
Stabilire un'esperienza di onboarding efficace da remoto è una sfida relativamente nuova nell'ambito HR, quindi non è raro che i professionisti delle risorse umane siano ancora alla ricerca di risposte. Seguire un corso di onboarding dei dipendenti per rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e tecniche per l'onboarding dei lavoratori da remoto può essere d'aiuto.
Una volta che avrai definito un processo di onboarding da remoto, potrai riprendere alcune parti per ispirare il tuo onboarding dei collaboratori indipendenti.
Coltivare il tuo talento migliore sin dall'inizio li farà sentire importanti e valorizzati, predisponendoli a un elevato grado di soddisfazione e senso di appartenenza. Se vuoi approfondire, questo articolo offre ulteriori consigli per ottimizzare il tuo processo di onboarding dall'inizio alla fine.
Puoi anche sfruttare un datore di lavoro registrato o una società professionale per la gestione dei dipendenti per gestire molti aspetti amministrativi e assicurarti di restare conforme alle normative.
