13 Consigli per Inserire Efficacemente i Dipendenti da Remoto
Per i manager e i membri del team abituati a lavorare faccia a faccia, il lavoro da remoto porta una serie di nuove sfide, tra cui la questione di come inserire nuovi dipendenti a distanza. È qualcosa a cui ho dovuto adattarmi da quando sono entrato a far parte di People Managing People.
Supponiamo che sia il primo giorno per un nuovo dipendente. Come puoi assicurarti che si senta completamente a suo agio quando lui—e il resto del tuo staff—non si incontreranno nei corridoi né spezzeranno la giornata lavorativa con le classiche chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè? Come rendere il processo di onboarding personale e significativo per i nuovi lavoratori da remoto, soprattutto quando si assumono collaboratori internazionali?
Questa guida ti fornirà suggerimenti chiave per migliorare il processo di onboarding virtuale e ti aiuterà a definire cosa significa successo per la tua organizzazione, anche se il modo in cui misuri il successo dell’onboarding potrebbe variare.
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Rivedi il tuo attuale processo di onboarding
Un rapporto del Boston Consulting Group ha rilevato che le aziende con strategie di onboarding efficaci registrano una crescita del fatturato 2,5 volte superiore rispetto alle altre.
Se di recente sei passato a un ambiente di lavoro da remoto, è arrivato il momento di revisionare le descrizioni delle mansioni, il tuo processo di preboarding, le email di benvenuto e i manuali, per includere più politiche relative al lavoro a distanza, compresa la possibilità di orari più flessibili laddove possibile.
Un piano di onboarding da remoto avrà un insieme di priorità completamente diverso rispetto a quello originario, che probabilmente era stato progettato per un contesto tradizionale in ufficio. Vale anche la pena valutare come potresti personalizzare l’esperienza per l’inserimento di collaboratori autonomi rispetto ai dipendenti nell’ambito di questo processo.
Rendi il manuale del dipendente adatto al lavoro da remoto
Se non l’hai già fatto, è il momento di rendere il tuo manuale del dipendente più accessibile in formato digitale. Ecco alcuni suggerimenti per semplificare questo processo:
- Tieni le politiche più importanti riunite in un unico PDF, insieme ai moduli e ai link rilevanti per tasse e benefit.
- Utilizza link per fare riferimento a normative e risorse.
- Usa software dedicati ai manuali dei dipendenti per semplificare l’aggiornamento delle policy (in questo modo il tuo manuale del dipendente non sarà mai obsoleto).
- Incorpora link a risorse multimediali (inclusi webinar e moduli digitali specifici) per condividere informazioni aggiuntive.
Se il manuale del dipendente attuale è così lungo da rischiare di sopraffare i nuovi colleghi, valuta la possibilità di realizzare un manuale del dipendente in versione ridotta per le nuove assunzioni che possa aiutarli a orientarsi senza rischiare il sovraccarico di informazioni.
Analizza il tuo programma di onboarding esistente
L’inserimento dei lavoratori nei team remoti offre una grande opportunità per esaminare i processi di onboarding attuali e apportare degli aggiustamenti. Ti consiglio di riflettere su:
- Cosa è incluso nel tuo attuale piano di onboarding?
- Quanto è efficace il tuo attuale processo di onboarding?
- Cosa hanno trovato più utile gli altri dipendenti?
- Esistono elementi che i dipendenti hanno trovato eccessivi o inutili?
- Hai già una checklist digitale per l’onboarding?
- Cosa manca rispetto al modo tradizionale di far sentire le persone a loro agio?
- Il passaggio al lavoro da remoto ha cambiato la cultura aziendale?
- Cosa fa sentire davvero valorizzati tutti i dipendenti?
- Hai previsto qualche elemento divertente, come meet-and-greet o attività di team building?
Man mano che rispondi a queste domande, individuerai progressivamente le aree più deboli del tuo processo di onboarding che potrebbero aver bisogno di modifiche per essere efficaci anche con il personale remoto.
Affronta le sfide comuni del lavoro da remoto
Il tipo e la portata delle difficoltà che lavoratori da remoto e manager si trovano ad affrontare dipendono, almeno in parte, da quanto i membri del team sono abituati a lavorare online.
Le difficoltà più comuni che tutti potrebbero incontrare con il lavoro da remoto includono:
- Mancanza di produttività o sovraccarico di lavoro
- Mancanza di cameratismo
- Comunicazione chiara delle politiche e procedure aziendali
- Gestione della documentazione HR, come l'iscrizione al deposito diretto
- Sfide nella videoconferenza, inclusa la fatica
- Un nuovo dipendente potrebbe non sentirsi motivato a parlare con gli altri colleghi
- Strumenti di formazione e/o strutture inadeguati
- Indisponibilità della dirigenza
- Mancanza di connessione immediata e diretta faccia a faccia
- Mancanza di segnali non verbali nelle conversazioni
- Mancanza di flessibilità nella programmazione.
I nuovi dipendenti con esperienza nel mondo del lavoro, sia virtuale che in sede, avranno probabilmente già alcuni stili e abitudini lavorative consolidate.
I manager dovrebbero discuterne, chiarendo le preferenze di stile e orario di lavoro durante la fase di onboarding.
Chiarire le aspettative durante l'onboarding
Gli ambienti virtuali tendono a presentare una mancanza di confini tra casa e lavoro, e i dipendenti possono trovare difficile mantenere un sano equilibrio tra vita privata e lavoro, lavorando troppo poco o facendo fatica a "staccare la spina".
L'implementazione di software di recruiting può aiutare in questo aspetto automatizzando e semplificando il processo di assunzione da remoto, assicurando che i nuovi assunti remoti siano adatti all'ambiente di lavoro a distanza e capiscano l'importanza di mantenere questo equilibrio.
Le aspettative in merito a orari, comunicazione e produttività potrebbero diventare un problema in seguito se non affrontate immediatamente.
Per questo motivo i manager devono fissare aspettative e essere il più specifici possibile su struttura e confini durante la fase di onboarding.
Questo può essere semplice come:
- Pianificare una riunione di controllo quotidiana o settimanale fissa
- Chiarire le fasce orarie in cui si prevede che i dipendenti siano online
- Condividere le scadenze standard per progetti e attività
- Confermare i canali di comunicazione più appropriati e affidabili per situazioni specifiche
Ecco alcuni ulteriori consigli per migliorare l’equilibrio tra vita privata e lavoro dei tuoi dipendenti.
Consigli per aiutare i dipendenti da remoto a sentirsi coinvolti e connessi
Offrire un ambiente davvero di supporto ai nuovi dipendenti, soprattutto in situazioni come una pandemia globale, è più essenziale che mai.
Ecco alcune considerazioni aggiuntive su come gestire l'onboarding dei dipendenti remoti affinché si sentano a loro agio, coinvolti e motivati.
Con questi suggerimenti, assicurati di offrire molte occasioni ai dipendenti di riflettere sulla propria esperienza virtuale mentre procedono. Chiedi regolarmente un riscontro e incoraggiali a tenere un diario personale per monitorare i propri progressi.
Ecco una checklist delle best practice per l’onboarding che ti aiuteranno a non perdere il filo nell'accogliere i dipendenti da remoto.
1. Chiedi cosa funziona
Se vuoi capire come gestire efficacemente l’onboarding remoto, basta chiedere! Chiedi al tuo team, a un’organizzazione partner o a chiunque tu abbia già inserito in passato.
Se lavori in un team da remoto da un po', probabilmente hai già alcune preferenze comunicative consolidate. All’inizio, chiarisci:
- Canali di comunicazione preferiti
- Considerazioni sui fusi orari
- Strumenti per la gestione e l’accesso ai documenti
- Cultura del lavoro virtuale e struttura organizzativa
- Configurare il nuovo arrivato con la giusta tecnologia
- Strumenti preferiti di project management
- Aspettative su orari e produttività
- Gestione del tempo e del benessere
- Curve di apprendimento su tecnologia, software e altri strumenti
Assicurati che il nuovo dipendente abbia risorse e informazioni a sufficienza senza sovraccaricarlo.
Lettura correlata: 10 migliori software per il lavoro da remoto per team distribuiti
2. Pianifica per il lungo termine
Potresti già avere un piano di inserimento che copre una settimana, un mese o tre mesi (se non ce l'hai, ecco come scriverne uno). Ma tieni presente che quando impari come inserire i dipendenti da remoto, probabilmente le persone avranno bisogno di un supporto più continuativo man mano che si procede.
Puoi includere questo aspetto in una programmazione regolare, ma assicurati di contattare e verificare costantemente oltre a qualsiasi piano formale.
3. Stabilisci alcuni obiettivi chiave per l'onboarding
In un ambiente remoto, inclusività, empowerment e benessere sono argomenti che possono essere ancora più rilevanti. Potresti dover formalizzare cose che tipicamente erano informali, come inserire chat virtuali per il caffè, al fine di favorire routine solide e promuovere il coinvolgimento.
Assicurati che i membri del team virtuale comprendano il loro ruolo e i loro contributi alla visione e alla missione aziendale nell'ambito del nuovo orientamento per dipendenti.
4. Mantieni il ritmo con check-in regolari
Se stai ancora adottando il tradizionale tipo di valutazione delle prestazioni dei dipendenti, potrebbe essere il momento di trasformarlo in incontri più frequenti e meno formali.
Chiedi come si trova il tuo nuovo dipendente e assicurati che si senta sicuro sia nel suo ruolo dal punto di vista sociale che con le aspettative e le attività.
Probabilmente ciò comporterà una serie di videochiamate, anche con altri membri rilevanti del team.
L'obiettivo qui è assicurarti che si sentano davvero felici e motivati (ovviamente questo vale per tutti, non solo per i nuovi membri del team!)
5. Formalizza le attività “informali”
Il senso di appartenenza e la collaborazione dovrebbero essere obiettivi chiave qui.
Che tu abbia processi di inserimento interni già strutturati e allineati con una piattaforma software di onboarding oppure no, capire come inserire i dipendenti da remoto richiede un reale focus nel progettare in modo intenzionale strutture sociali e di apprendimento, in pratica "collocando" le persone in contesti specifici perché si connettano e collaborino automaticamente.
Stabilisci delle strutture (pensale come stanze letterali) che siano essenzialmente luoghi di ritrovo con uno scopo preciso.
Assicurati che abbiano a disposizione le risorse giuste affinché possano:
- Imparare da soli e con gli altri
- Stabilire un senso di empowerment nel proprio ruolo
- Sentirsi parte integrante
- Collaborare facilmente con gli altri.
Prima le persone potevano parlare nella sala relax oppure in altri contesti spontanei, ma questo non avverrà naturalmente in ambienti remoti.
Quindi organizza giochi e attività simili per assicurarti che le persone interagiscano e si sentano a proprio agio (questo vale per tutto il personale).
Le attività di engagement dovrebbero essere qualcosa con cui il nuovo dipendente si senta a proprio agio e non eccessivamente impegnative. Dovrebbero essere anche "ad alto coinvolgimento" -- personali e divertenti.
6. Crea spazi di conversazione focalizzati sul benessere
Alcune aziende hanno introdotto documenti che includono campi per riferire lo stato generale di equilibrio tra lavoro e vita privata, inclusi argomenti come obiettivi alimentari e di sonno, oltre a obiettivi professionali.
Un altro suggerimento è utilizzare un'app di salute o produttività con un elemento sociale, invitando i membri del team a connettersi tramite l'app.
Puoi vederlo come un sostituto di una lezione di yoga in pausa pranzo o di un seminario sul benessere, ma con un maggior accento sul connettersi in modo spontaneo.
L'obiettivo qui non è spingere le persone a condividere informazioni personali sulla salute, ma incoraggiare e sostenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata mentre si adattano al lavoro da casa.
7. Crea e facilita spazi virtuali per formazione e supporto
Il modo principale con cui formerai e accoglierai nuovi dipendenti da remoto sarà tramite videochiamate e video didattici. Dovresti includere anche argomenti come benessere, produttività e organizzazione del tempo.
Ad esempio, se utilizzi uno strumento di collaborazione come Slack, potresti creare uno o più canali dedicati specificamente alla formazione e alla produttività. Potresti voler nominare una persona incaricata di gestire ciascuno di questi canali e mantenerli attivi.
Anche semplicemente avere un “coach” che controlla il canale può aiutare a mantenere l’intero team sulla giusta strada. Ad esempio, potrebbe usare un canale per inviare domande di follow-up come:
- Qual è la tua attività preferita per una pausa di 5 minuti?
- Qual è il tuo miglior consiglio di produttività?
- Condividi il tuo video divertente preferito!
L’obiettivo qui è favorire un ambiente di ufficio virtuale dove risorse e supporto siano offerti costantemente sia dai responsabili che dai membri del team. Questo aiuterà i nuovi dipendenti a stabilire routine regolari e sentirsi più a proprio agio mentre si ambientano.
8. Crea un Documento Condiviso per le Domande
Un singolo documento Google può essere configurato affinché le persone annotino domande, appunti e risposte. Condividilo con chiunque tu ritenga in grado di offrire valide risposte al nuovo assunto, e assicurati che il nuovo dipendente sappia come avvisare gli altri in caso di urgenza.
Assicurati di mantenere il tutto informale e leggero—le conversazioni più serie dovrebbero essere riservate alle videochiamate in presenza.
9. Assegna ai Nuovi Assunti un Buddy per l’Onboarding
Un buddy per l’onboarding è una persona che ha la disponibilità di essere sia un referente amichevole per il nuovo dipendente, sia la preparazione per offrire indicazioni relative al lavoro.
Questo articolo di Harvard Business Review evidenzia l’efficacia di avere un “onboarding buddy”. Gli autori, che hanno implementato un programma di buddy in Microsoft, hanno riscontrato che i nuovi assunti con un buddy erano il 23% più soddisfatti del processo di onboarding rispetto a chi non ne aveva avuto uno dopo la prima settimana. Inoltre, una maggiore produttività è risultata correlata a incontri più frequenti con il proprio buddy.
Questa soluzione può essere vantaggiosa per entrambi, poiché il buddy ha l’opportunità di agire come leader e mentore.
Assicurati che il buddy abbia tempo e che sia chiaro con il nuovo membro del team riguardo ai limiti del proprio ruolo. Idealmente, dovrebbe anche essere una persona che ha competenze chiare rispetto al ruolo del nuovo assunto.
10. Crea un Canale di Benvenuto per Far Sentire i Nuovi Dipendenti Parte del Team
Se utilizzi uno strumento di project management come Slack, un canale di benvenuto è un ottimo modo per creare una connessione tra il nuovo dipendente e il resto del team.
Includi una breve presentazione, e stabilisci una routine di messaggi per dare il benvenuto ai nuovi con una "pioggia" di gif. Potresti sorprenderti di quanto sia facile far partire la conversazione con qualche immagine animata!
Usa questo canale come punto di partenza per coordinare le presentazioni tra persone con ruoli o interessi simili. Incoraggia alcuni membri del team ad avviare chat 1:1 con il nuovo assunto.
L’unica vera “regola” è mantenere questo spazio completamente informale e divertente!
11. Favorisci le Connessioni tra Colleghi
Sebbene molti possano apprezzare il lavoro da casa, l’isolamento che comporta può rappresentare una grande barriera sia per l’interazione sociale che per la produttività.
I nuovi dipendenti inevitabilmente si sentiranno a disagio e potranno commettere errori durante le prime settimane e mesi in azienda, e alcuni potrebbero ritirarsi se non si sentono a proprio agio in un ambiente di lavoro remoto.
Leader e altri membri del team dovrebbero fare un piccolo sforzo in più per contattare i nuovi colleghi il più spesso possibile nella fase di onboarding, ma questo non deve essere un esercizio formale! Abbiamo raccolto alcune idee creative qui di seguito.
Guidare team virtuali tramite regolari check-in assicura che i nuovi dipendenti si sentano connessi, anche lavorando da remoto.
12. Rendilo Divertente con i Contenuti Multimediali
Quando si inseriscono nuovi dipendenti da remoto, probabilmente si stancheranno di riunioni su Zoom e video di formazione, quindi è importante offrire altre opportunità per connettersi con gli altri.
Prendi in considerazione l’organizzazione di coffee meeting, happy hour, o altre videochiamate informali, includendo attività rompighiaccio e semplici giochi quando possibile.
Ecco alcuni suggerimenti:
- Condividi le playlist di Spotify
- Discuti una foto preferita o un'opera d'arte
- Invia regali a sorpresa tramite posta tradizionale e fai aprire a tutti il pacco durante una riunione
- Organizza una serata cinema o un club del libro per i dipendenti
- Prova giochi ispirati a Pictionary o Words with Friends
- Valuta un programma di gamification che si adatti alla cultura aziendale e agli obiettivi dei dipendenti.
13. Automatizza le attività banali così puoi concentrarti sul divertimento
Automatizzare le attività ripetitive dell'onboarding libera tempo ai team HR per concentrarsi sulla creazione di esperienze coinvolgenti e creative per i nuovi assunti.
Occupandosi dei processi banali come raccolta documenti, monitoraggio dei compiti e promemoria via email, si possono dare priorità ad attività che costruiscono relazioni, rafforzano la cultura aziendale e rendono l'onboarding piacevole per tutti.
Un software per il workflow HR può automatizzare le tue noiose attività amministrative, come:
- Raccolta documenti: Richiede automaticamente e archivia i documenti dei dipendenti.
- Assegnazione dei compiti: Assegna i compiti di onboarding alle persone interessate.
- Email di benvenuto: Invia automaticamente messaggi personalizzati ai nuovi assunti.
- Pianificazione delle formazioni: Automatizza prenotazioni e promemoria per le sessioni di formazione.
- Conferma delle policy: Monitora il completamento della firma dei regolamenti e delle policy aziendali.
- Accesso ai sistemi: Automatizza la creazione di account e i permessi software.
- Monitoraggio dei progressi: Controlla automaticamente il completamento delle attività e delle tappe dell'onboarding.
- Raccolta dei feedback: Pianifica e invia sondaggi sull'onboarding per raccogliere feedback.
Libera queste incombenze così potrai concentrarti su quei tipi di interazioni che il software non può gestire: creare connessioni significative e farle durare.
Se hai bisogno di suggerimenti su come scegliere il miglior software di onboarding, possiamo aiutarti anche in questo.
L'onboarding definisce l'esperienza dei dipendenti
L'onboarding è una delle sfide chiave nella gestione dei dipendenti da remoto.
Stabilire una corretta esperienza di onboarding a distanza è una sfida relativamente nuova nel campo HR, quindi non è raro che anche i professionisti delle risorse umane siano ancora alla ricerca di risposte. Frequentare un corso sull'onboarding dei dipendenti per rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e tecniche di onboarding dei lavoratori remoti può aiutare.
Una volta che hai definito un processo di onboarding remoto, puoi prenderne spunto per ispirare come inserire anche i collaboratori indipendenti.
Accogliere e valorizzare i migliori talenti fin dall'inizio li farà sentire importanti e apprezzati, creando le basi per una grande soddisfazione e un senso di appartenenza. Se vuoi approfondire, questo articolo offre ancora più consigli per ottimizzare il processo di onboarding dall'inizio alla fine.
Puoi anche affidarti a un employer of record o a una professional employer organization per gestire gran parte degli aspetti amministrativi e assicurarti di rimanere conforme.
