8 Modi per Misurare il Successo del Tuo Programma di Inserimento
L'onboarding è una parte cruciale ma spesso trascurata del ciclo di vita dei dipendenti. Secondo una ricerca pubblicata da Kallidus, un ottimo onboarding dei dipendenti può migliorare la retention fino all'82%, ma l'88% delle organizzazioni non gestisce bene l'onboarding.
Ma come si misura in realtà il successo di un programma di onboarding? Quali metriche di onboarding o indicatori chiave di performance (KPI) puoi utilizzare per assicurarti che il tuo processo di onboarding raggiunga gli obiettivi prefissati?
I dati della tua piattaforma di onboarding, del tuo HRIS o del tuo LMS possono aiutarti a valutare l'efficacia del tuo onboarding, ed è importante prestare attenzione a tutti i tipi di dati, non solo ai numeri.
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In questo articolo, ti guiderò su come misurare il successo della tua esperienza di onboarding utilizzando diverse tipologie di dati.
8 Modi per Misurare il Successo dell'Onboarding
Utilizza queste strategie per semplificare l'esperienza di onboarding, monitorare la soddisfazione dei nuovi assunti e assicurarti che il tuo processo di onboarding sia ottimizzato per il successo.
1. Turnover dei Nuovi Assunti (Volontario e Involontario)
Circa un terzo dei nuovi assunti non supera i primi 90 giorni. Tuttavia, il tasso di turnover dei dipendenti non è una metrica statica, ma una serie di dati che possono aiutarti a raccontare una storia sulla retention dei tuoi dipendenti.
Il tasso di retention dei tuoi dipendenti è composto da due metriche chiave differenti:
- Turnover volontario dei nuovi assunti si verifica quando un dipendente recentemente assunto sceglie di lasciare l'organizzazione di propria iniziativa, in genere nei primi mesi di lavoro. Questo può accadere per motivi come aspettative lavorative non soddisfatte, mancanza di compatibilità culturale, migliori opportunità altrove o insoddisfazione riguardo all'esperienza di onboarding.
- Turnover involontario, invece, si riferisce alla cessazione del rapporto di lavoro iniziata dal datore di lavoro piuttosto che dal dipendente. Questo avviene spesso per motivi come scarso rendimento, problemi comportamentali, ristrutturazione organizzativa o riduzione del personale, piuttosto che per la decisione personale del dipendente di lasciare l'organizzazione.
Qualsiasi azienda potrebbe avere la sfortuna di assumere dipendenti che sembrano perfetti sulla carta, ma che per qualche motivo si rivelano inadeguati in breve tempo.
Tuttavia, se i numeri del turnover volontario sono elevati, il problema potrebbe essere molto più profondo e potrebbe essere risolto con un processo di onboarding migliorato.
Monitorando i tassi di retention e turnover dei nuovi assunti, specialmente entro il primo anno di impiego, potrai valutare se il tuo processo di onboarding è probabilmente parte del problema o meno.
Se sembra probabile, prova a indagare meglio per capire quali sono i punti critici comuni utilizzando un sondaggio anonimo.
2. Tempo per la Produttività dei Nuovi Assunti
Quanto tempo impiegano i tuoi nuovi dipendenti a diventare operativi? I nuovi assunti sono coinvolti rapidamente e pronti a risolvere i problemi, o lavorano troppo lentamente, impiegano troppo tempo a imparare e commettono troppi errori per il tuo livello di tolleranza?
Per misurare il tempo di raggiungimento della produttività di un dipendente, prima dovrai definire cosa significa "produttivo" per ciascun ruolo. Questo potrebbe includere traguardi specifici, come completare la propria checklist di onboarding, oppure potresti misurarlo raggiungendo obiettivi specifici, o gestendo le attività in autonomia con successo.
Puoi misurare il tempo di raggiungimento della produttività dei dipendenti utilizzando il seguente metodo:
- Calcola il numero di giorni impiegati dai nuovi assunti a diventare produttivi (dovrai definire cosa significa produttività per ciascun ruolo)
- Dividi quel numero per il totale dei nuovi assunti in quel determinato periodo
Sebbene alcuni ruoli siano più complicati di altri, un programma di onboarding completo dovrebbe mettere i dipendenti rapidamente sulla strada del successo. Per la maggior parte dei dipendenti, dovrebbe essere questione di settimane, non di mesi, prima di avvicinarsi ai KPI e svolgere il proprio ruolo in modo soddisfacente, soprattutto se hanno le competenze richieste.
Se non raggiungono queste metriche, potrebbe esserci un problema più significativo con il tuo programma di onboarding. Forse i dipendenti non vengono istruiti sull'importanza di raggiungere questi KPI, o forse c'è una carenza di formazione che lascia i dipendenti fermi al punto di partenza.
Poiché l'onboarding per i manager è un po' diverso, vorrai separarli dall'analisi sul tempo di raggiungimento della produttività e utilizzare traguardi diversi per stabilire quando i nuovi manager possono essere considerati "produttivi".
3. Test
Se hai mai sostenuto un esame alla fine di un corso annuale e faticato a ricordare le informazioni apprese nella prima settimana di studio, ricorda che i nuovi assunti stanno vivendo una situazione molto simile.
Dal primo giorno vengono sommersi di informazioni, ed è difficile ricordare tutto in qualsiasi momento. Ecco perché inserire test nel tuo processo di onboarding, come valutazioni di competenze e quiz, può essere molto utile.
I test possono aiutarti a determinare se i nuovi assunti comprendono pienamente il loro ruolo e il modo in cui esso si collega agli obiettivi aziendali. Puoi anche proporre domande sulla storia rilevante dell’azienda (importante per i ruoli a contatto con il cliente), oppure sui risultati specifici che ti aspetti che raggiungano.
I quiz superati sono una buona cosa, ma anche quelli non superati sono molto indicativi. Se molti dipendenti sbagliano la stessa domanda, probabilmente significa che l’informazione non è stata trasmessa oppure è stata presentata in modo poco efficace. Queste metriche possono aiutarti ad apportare piccoli aggiustamenti al materiale formativo per rendere il processo di apprendimento più efficace.
4. Sondaggio di Onboarding
Un modo efficace per misurare il successo dell’onboarding è intervistare direttamente il nuovo assunto. Chiedi loro direttamente se ritengono che il processo di onboarding sia efficace e cosa secondo loro potrebbe essere migliorato.
Spesso, integrare un software di recruiting in questo processo può essere vantaggioso, perché permette di tracciare e gestire questi sondaggi, utilizzando workflow automatizzati per garantire che vengano effettuati nei momenti ottimali durante la fase di onboarding.
Un'altra alternativa per automatizzare e semplificare il tuo sondaggio di onboarding è un semplice strumento di survey per dipendenti. Spesso offrono dei modelli che rendono il processo molto più fluido.
Alcune domande base che potresti includere nel sondaggio post-onboarding sono:
- Qual è stata la loro prima impressione dell’azienda?
- Com’è cambiata quella percezione nel periodo dal loro ingresso?
- Il processo di onboarding rispecchia accuratamente la cultura aziendale?
- Sono stati forniti loro tutti gli strumenti necessari per iniziare nel modo migliore?
Raccomandiamo di inviare diversi mini-sondaggi distribuiti nelle varie fasi di onboarding, quando l’esperienza è ancora fresca nella loro mente. E non limitarti solo a queste domande: ci sono molte altre domande utili da porre nei sondaggi di onboarding che dovresti considerare!
Poiché la tua esperienza di onboarding sarà diversa per i dipendenti in presenza e da remoto, potresti voler pensare di inviare un sondaggio separato con domande specifiche sul processo di onboarding da remoto.
Ricorda, i sondaggi non devono per forza essere nominativi. Le persone potrebbero esitare a rispondere se temono di essere penalizzate per la loro sincerità. I sondaggi anonimi possono aiutare a ottenere risposte autentiche che, anche se a volte difficili da accettare, possono essere la chiave per apportare cambiamenti significativi.
5. Tasso di Completamento della Formazione
Potresti avere un programma di formazione completo, ma se i tuoi dipendenti non sono coinvolti nel processo, probabilmente non ti porterà molti benefici.
Anche se credi di offrire un programma di formazione completo ai nuovi assunti, il tasso di completamento delle formazioni può indicarti che la formazione non è efficace quanto pensi.
Analizza più da vicino quanta formazione viene svolta in un determinato periodo di tempo e quanto sono efficaci i dipendenti con quella formazione. Ricorda che hanno appena iniziato un nuovo lavoro e devono imparare tante cose tutte insieme. Stai dando loro abbastanza tempo per assimilare a fondo le informazioni, per poterle davvero fare proprie?
Se ci sono problemi con la formazione non completata, verifica se all’interno del programma di onboarding viene dedicato abbastanza tempo alla formazione stessa. I partecipanti hanno qualche ora indisturbata per completare i moduli online e consultare i manuali, o ci si aspetta che trascorrano tutta la sera a studiare dopo una giornata già impegnativa?
Per aiutarti nel monitoraggio del tasso di completamento della formazione e snellire l’intero processo formativo, potresti affidarti a un software di formazione, se non ne hai già uno.
6. Tasso di Coinvolgimento
Il coinvolgimento dei dipendenti può essere una sfida per i datori di lavoro in qualsiasi fase del percorso lavorativo, ma è particolarmente importante quando si lavora con nuovi assunti.
La differenza tra il numero di dipendenti realmente coinvolti nella cultura aziendale e il numero di coloro che sono distaccati e controllano solo l’orologio influisce notevolmente sul successo organizzativo.
Una metrica completa per valutare questo aspetto è l’employee net promoter score (eNPS). Durante i sondaggi, chiedi ai dipendenti di valutare quanto consiglierebbero di lavorare nella tua azienda a un amico o collega.
Il calcolo dell'eNPS è la percentuale di dipendenti che ti valutano molto positivamente meno la percentuale di quelli che ti valutano negativamente sulla scala. Il tuo employee NPS può aiutare a misurare la qualità dell’esperienza dei nuovi assunti che hai creato, così come la soddisfazione generale dei dipendenti.
7. Colloqui di permanenza
Di solito pensiamo ai colloqui di uscita come strumento per avere informazioni prima che qualcuno lasci il lavoro, ma i colloqui di permanenza si concentrano sul perché i dipendenti continuano a presentarsi ogni giorno.
Verifica con i nuovi assunti dopo che hanno avuto il tempo di ambientarsi e chiedi loro del processo di onboarding e su come si sentono in generale. Cosa ha funzionato bene? Cosa è andato troppo veloce o troppo lento? C’è stata qualche attività di orientamento saltata? Sentono di aver bisogno di ulteriore formazione in alcune aree chiave?
I colloqui di permanenza possono fare miracoli per la fidelizzazione dei dipendenti, soprattutto se effettuati regolarmente. Dimostrano ai dipendenti che sei coinvolto e ti interessa la loro crescita futura. Ancora più importante, mostrano che vuoi affrontare i problemi rapidamente prima che si aggravino.
Non esitare a fare domande e andare più a fondo nelle risposte di un dipendente. Una volta che si fideranno che si tratta veramente di uno spazio aperto alla comunicazione, saranno più disposti a fornirti le risposte che hai bisogno di sentire.
Scopri di più sui colloqui di permanenza e quali tipi di domande puoi porre.
8. Costi dell’onboarding
Tenere sotto controllo i costi del tuo programma di onboarding può anche aiutarti a monitorare quanto sia efficace. Analizzando i costi di onboarding (includendo spese dirette e indirette), puoi valutare se il tuo processo di inserimento sta generando un valido ritorno sull’investimento (ROI) dall’onboarding.
Ecco i diversi costi di onboarding che dovresti considerare:
- Materiali per onboarding e formazione, come i costi di licenza dei software di onboarding e kit di orientamento.
- Costi di formazione, inclusi corsi di formazione formali, certificazioni o corsi di formazione esterna.
- Ore spese per la formazione da parte di manager e altri membri del team. Ricorda che il tempo non è gratuito, soprattutto negli ambienti lavorativi dove si fatturano le ore ai clienti.
- Costi di perdita di produttività. Simile al punto precedente, ci sarà una perdita temporanea di produttività mentre i nuovi assunti imparano e hanno bisogno di assistenza da altri per raggiungere le massime prestazioni.
Dopo aver analizzato questi costi, avrai un’idea più chiara se la tua strategia di onboarding necessiti di essere ottimizzata, magari distribuendo nel tempo i costi più onerosi (come i corsi di formazione esterna), una volta che i nuovi arrivati non sono più sopraffatti dai nuovi compiti. Questo approccio può aiutare a limitare i costi iniziali, almeno finché non hai stabilito se il nuovo assunto rimarrà a lungo termine, oppure no.
La cosa più importante? Resta coinvolto
Ci sono molti modi per misurare il successo dell’onboarding, ma la cosa davvero fondamentale è che presti attenzione agli esiti del tuo programma di inserimento, almeno a un certo livello.
Ciò che funziona può essere trasferito nel tuo processo di onboarding per collaboratori esterni e dipendenti da remoto.
Sebbene ci siano best practice per l’onboarding che resteranno costanti, il nostro processo di inserimento non dovrebbe mai essere visto come qualcosa da impostare una volta e poi dimenticare. Questo approccio è paragonabile a lasciare che l’azienda ristagni, dando per scontato che le tue vendite saranno allo stesso livello tra 5 anni senza alcuna crescita o sviluppo.
Poni molta attenzione all’efficacia dei tuoi sforzi di onboarding e osserva l’impatto che essi hanno sul successo dei nuovi assunti e dell’organizzazione nel suo complesso.
Per approfondire, consulta le nostre risorse su come automatizzare il tuo onboarding e come personalizzare l’onboarding dei dipendenti.
