8 Modi per Misurare il Successo del Tuo Programma di Onboarding
Per misurare il successo dell’onboarding, è necessario monitorare specifici indicatori e metriche chiave di performance (KPI) che dimostrino quanto stia funzionando il tuo programma di onboarding. In questo articolo, ti mostrerò esattamente quali dati monitorare—utilizzando le informazioni fornite dalla tua piattaforma di onboarding, dal tuo sistema HR o dagli strumenti di apprendimento—così potrai vedere rapidamente cosa funziona, individuare le lacune e apportare reali miglioramenti all’esperienza di onboarding.
8 Modi per Misurare il Successo dell’Onboarding
Usa queste strategie per semplificare l’esperienza di onboarding, monitorare la soddisfazione dei nuovi assunti e assicurarti che il tuo processo di onboarding sia ottimizzato per il successo.
1. Ricambio dei Nuovi Assunti (Volontario e Involontario)
Circa ⅓ dei nuovi assunti non supera i primi 90 giorni. Tuttavia, il tuo tasso di ricambio dei dipendenti non è una metrica statica, ma in realtà una serie di dati che possono raccontare una storia sulla tua capacità di trattenere i dipendenti.
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Il tasso di retention dei tuoi dipendenti è composto da due diverse metriche chiave:
- Ricambio volontario dei nuovi assunti si verifica quando un dipendente assunto da poco sceglie di lasciare l’organizzazione di propria spontanea volontà, solitamente nei primi mesi di impiego. Ciò può accadere per ragioni come aspettative disattese, mancata integrazione culturale, migliori opportunità altrove o insoddisfazione verso l’esperienza di onboarding.
- Ricambio involontario, invece, si riferisce alla cessazione del rapporto di lavoro iniziata dal datore di lavoro piuttosto che dal dipendente. Questo di solito accade per motivi quali scarso rendimento, problemi comportamentali, ristrutturazione organizzativa o ridimensionamento, più che per scelta personale del dipendente di lasciare l’organizzazione.
Qualsiasi azienda può incappare nella sfortuna di assumere dipendenti che sembrano ottimi sulla carta ma, per un motivo o per un altro, si rivelano inadatti molto rapidamente.
Tuttavia, se i tuoi numeri di ricambio volontario sono alti, il problema potrebbe essere ben più profondo e risolvibile attraverso un miglioramento del processo di onboarding.
Monitorando i tassi di retention e di ricambio dei nuovi assunti, specialmente entro il primo anno di lavoro, potrai valutare se il processo di onboarding sia una delle cause del problema oppure no.
Se così fosse, cerca di approfondire e scoprire quali sono i punti critici principali utilizzando un sondaggio anonimo.
2. Tempo alla Produttività per i Nuovi Assunti
Quanto tempo impiegano i nuovi dipendenti per essere operativi? I nuovi assunti sono rapidamente coinvolti e pronti a risolvere problemi oppure lavorano troppo lentamente, impiegano molto tempo ad apprendere e commettono troppi errori per i tuoi standard?
Per misurare il tempo alla produttività di un dipendente, prima di tutto bisogna definire cosa significhi "produttivo" per ciascun ruolo. Questo potrebbe includere il raggiungimento di traguardi specifici, come il completamento della checklist di onboarding, oppure può essere misurato tramite il raggiungimento di determinati obiettivi o la gestione autonoma delle mansioni assegnate.
Puoi misurare il tempo alla produttività dei tuoi dipendenti con il seguente metodo:
- Calcola il numero di giorni necessari ai nuovi assunti per diventare produttivi (dovrai definire cosa significhi produttività per ciascun ruolo)
- Dividi questo numero per il totale dei nuovi assunti nel periodo di riferimento
Sebbene alcune posizioni siano più complesse di altre, un programma di onboarding completo dovrebbe mettere i dipendenti sulla strada giusta per il successo rapidamente. Per la maggior parte dei lavoratori, dovrebbero bastare poche settimane, e non mesi, prima di avvicinarsi ai KPI e svolgere bene i propri compiti, specialmente se possiedono già le competenze richieste.
Se non stanno raggiungendo questi obiettivi, potrebbe esserci un problema più grave nel programma di onboarding. Forse non viene insegnata l’importanza di raggiungere i KPI oppure manca formazione, lasciando questi dipendenti bloccati.
Dal momento che l’onboarding dei manager è leggermente diverso, è bene separarli dalla tua analisi del tempo alla produttività e utilizzare traguardi diversi per definire quando i nuovi manager possono essere considerati "produttivi".
3. Test
Se hai mai sostenuto un esame al termine di un corso annuale e hai faticato a ricordare le informazioni apprese nella prima settimana di studio, ricorda che i nuovi assunti stanno vivendo un'esperienza molto simile.
Dal primo giorno vengono bombardati di informazioni e non è facile ricordare tutto in ogni momento. Ecco perché inserire test nel tuo processo di onboarding, come test di valutazione delle competenze e quiz, può essere molto utile.
I test ti aiutano a capire se i nuovi assunti comprendono davvero i loro ruoli e come questi sono collegati agli obiettivi aziendali. Puoi anche sottoporli a quiz sulla storia dell’azienda (importante per chi lavora a contatto con i clienti), o sui traguardi specifici che ti aspetti raggiungano.
I quiz con esito positivo sono interessanti, ma anche quelli con esito negativo sono rivelatori. Se molti dipendenti sbagliano la stessa domanda, probabilmente vuol dire che quell’informazione non è stata fornita o è stata comunicata in modo che non ha lasciato il segno. Queste metriche ti aiutano a fare piccole modifiche ai tuoi materiali di formazione per rendere il processo di apprendimento più efficace.
4. Indagine di Onboarding
Un modo efficace per misurare il successo dell’onboarding è chiedere direttamente al nuovo assunto. Chiedi loro se ritengono efficace il processo di onboarding e cosa pensano possa essere migliorato.
Spesso, integrare un software di recruiting in questo processo può essere vantaggioso perché consente di monitorare e gestire queste indagini, utilizzando workflow automatizzati per assicurarne la somministrazione nei momenti più opportuni durante la fase di onboarding.
Un’alternativa semplice per automatizzare e ottimizzare la tua indagine di onboarding è uno strumento per sondaggi ai dipendenti. Spesso offrono modelli che semplificano notevolmente il processo.
Alcune domande base che potresti includere nel sondaggio post-onboarding sono:
- Qual è stata la loro prima impressione dell’azienda?
- Come è cambiata questa impressione dal loro ingresso ad oggi?
- Il processo di onboarding rappresenta accuratamente la cultura aziendale?
- Hanno ricevuto tutto ciò di cui avevano bisogno per iniziare nel miglior modo possibile?
Ti consigliamo di inviare diversi mini-sondaggi nelle varie fasi dell’onboarding, mentre l’esperienza è ancora fresca nella loro memoria. E non limitarti solo a queste domande! Ci sono molte altre utili domande per indagini di onboarding che dovresti prendere in considerazione!
Poiché l’onboarding di dipendenti in sede e da remoto sarà differente, potresti pensare di inviare un sondaggio separato per raccogliere feedback sul processo di onboarding da remoto in modo specifico.
Ricorda, i sondaggi non devono sempre essere nominativi. Le persone potrebbero esitare a rispondere se temono conseguenze per la loro onestà. I sondaggi anonimi possono aiutare a ottenere risposte reali che, anche se più difficili da accettare, possono dare la spinta per apportare cambiamenti significativi.
5. Tasso di Completamento della Formazione
Potresti avere un programma di formazione completo, ma se i tuoi dipendenti non sono coinvolti il risultato potrebbe non essere quello sperato.
Anche se pensi di offrire un programma di formazione completo ai nuovi assunti, il tasso di completamento della formazione potrebbe indicare che la formazione non è efficace come credi.
Analizza attentamente quanta formazione viene svolta in un determinato periodo e con quale successo i dipendenti la completano. Ricorda che hanno appena iniziato un nuovo lavoro e devono imparare molte cose in poco tempo. Stai dando loro abbastanza tempo per approfondire le informazioni e assimilarle davvero?
Se riscontri problemi di formazione incompleta, valuta se il programma di onboarding include veramente il tempo necessario per la formazione. I partecipanti hanno alcune ore indisturbate per completare i moduli online e consultare i manuali, oppure ti aspetti che studino fino a tarda sera dopo una giornata già stancante?
Per aiutarti a monitorare il tasso di completamento della formazione e ottimizzare l’intero processo formativo, potresti affidarti a un software di formazione, se già non ne utilizzi uno.
6. Tasso di Coinvolgimento
Il coinvolgimento dei dipendenti può essere una sfida per ogni datore di lavoro, ma è particolarmente importante quando si lavora con i nuovi assunti.
Il numero di dipendenti che partecipano attivamente alla cultura aziendale, rispetto a quelli che sono disinteressati e aspettano solo che finisca l’orario, fa una grande differenza per il successo organizzativo.
Una metrica completa per valutarlo è l’employee net promoter score (eNPS). Quando somministri sondaggi, chiedi ai dipendenti quanto consiglierebbero di lavorare nella tua azienda a un amico o a un collega.
Il calcolo eNPS è la percentuale di dipendenti che ti valutano molto positivamente meno la percentuale di chi ti valuta negativamente sulla scala. Il tuo employee NPS può aiutare a misurare la qualità dell’esperienza dei nuovi assunti che hai lavorato per creare, così come la soddisfazione generale dei dipendenti.
7. Colloqui di permanenza
Siamo abituati a pensare ai colloqui di uscita come a uno strumento per ottenere informazioni prima che qualcuno lasci l’azienda, ma i colloqui di permanenza si concentrano invece sul motivo per cui i tuoi dipendenti continuano a venire al lavoro ogni giorno.
Confrontati con i nuovi assunti una volta che hanno avuto modo di ambientarsi e chiedi come è andato il processo di onboarding e come si sentono in generale. Cosa ha funzionato bene? Quali fasi sono state troppo rapide o lente? Sono state saltate alcune attività di orientamento? Sentono di aver bisogno di più formazione in qualche area chiave?
I colloqui di permanenza possono davvero fare miracoli per la retention dei dipendenti, soprattutto se svolti regolarmente. Mostrano ai dipendenti che investi su di loro e che ti interessa la loro crescita futura. Ancora più importante, dimostrano che vuoi intervenire rapidamente su eventuali problemi prima che si aggravino.
Non esitare a fare domande e ad approfondire le risposte di un dipendente. Una volta che capirà che si tratta di un forum davvero aperto, sarà disposto a fornirti le risposte di cui hai bisogno.
Scopri di più sui colloqui di permanenza e quali domande puoi porre.
8. Costi dell'onboarding
Tenere sotto controllo i costi del tuo programma di onboarding può anche aiutarti a monitorarne il successo. Analizzando i costi dell’onboarding (compresi quelli diretti e indiretti), puoi valutare se il processo sta offrendo un vero ritorno sull’investimento (ROI) dall’onboarding.
Ecco i diversi costi di onboarding che dovresti considerare:
- Materiali per l'onboarding e la formazione, come i costi delle licenze del software di onboarding e i kit di orientamento.
- Costi di formazione, compresi corsi formali, certificazioni o corsi di formazione esterni.
- Ore dedicate alla formazione da responsabili e altri membri del team. Ricorda che il tempo non è gratuito, soprattutto negli ambienti di lavoro che fatturano le ore ai clienti.
- Costi per la perdita di produttività. Come per il punto precedente, ci sarà una temporanea perdita di produttività mentre i nuovi assunti apprendono il lavoro e necessitano di assistenza per raggiungere la piena efficienza.
Dopo aver analizzato questi costi, avrai un’idea più chiara se la tua strategia di onboarding debba essere ottimizzata, magari posticipando voci particolarmente costose (come corsi esterni) a un momento successivo, quando i nuovi assunti non saranno più sopraffatti dai nuovi compiti. Questo approccio può aiutare a limitare i costi iniziali fino a quando non hai verificato se il nuovo assunto rimarrà a lungo termine o meno.
La cosa più importante? Resta coinvolto
Ci sono molti modi diversi per misurare il successo dell’onboarding, ma la cosa più importante è che tu presti attenzione al successo del programma almeno a qualche livello.
Ciò che funziona può essere applicato al tuo processo di onboarding per lavoratori autonomi e per collaboratori da remoto.
Anche se esistono buone pratiche per l’onboarding che rimarranno costanti, il nostro processo non dovrebbe mai essere un ‘setup e dimentica’. Questo approccio equivale a lasciare stagnare la tua azienda e supporre che le vendite saranno le stesse tra cinque anni senza nessun tipo di crescita o sviluppo.
Presta particolare attenzione all’efficacia delle tue attività di onboarding e osserva l’impatto che hanno sul successo dei nuovi assunti e dell’organizzazione in generale.
Per approfondire, consulta le nostre risorse su come automatizzare l’onboarding e come personalizzare l’onboarding dei dipendenti.
