Processo di Reclutamento: 8 Passaggi per Assumere i Migliori Talenti Oggi
Qualunque sia la dimensione della tua azienda, avere un processo di selezione ben documentato è estremamente utile per spiegare le sfumature del recruiting a manager, candidati e altri stakeholder, nonché per misurare e migliorare la tua attività di reclutamento.
In questo articolo, vedremo come puoi mappare il tuo processo in base a uno scheletro di processo per riuscire a capire quali elementi sono più importanti per te, quali necessitano di maggiore supporto e per definire più facilmente lo scopo delle tue attività di selezione.
Ottimizzare il tuo processo di selezione con strumenti per l'acquisizione di talenti può portare a una migliore selezione dei candidati e assunzioni più rapide.
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Cos'è il Recruiting?
Il recruiting è il processo di attrarre, selezionare e valutare candidati qualificati per un lavoro all'interno di un'organizzazione. È ciò a cui pensiamo tutti quando sentiamo parlare di acquisizione di talenti, che però rappresenta una strategia più ampia che comprende l'intero ciclo di vita dell'assunzione: dall'identificazione della necessità di nuovo personale fino all'onboarding dei candidati selezionati.
Una soluzione database per recruiter può aiutarti a tracciare l'avanzamento dei candidati, rendendo il processo di selezione più trasparente e organizzato.
Il recruiting però non riguarda solo il coprire posti vacanti. Si tratta di trovare le persone giuste che contribuiranno al raggiungimento degli obiettivi e della cultura aziendale.
Nel contesto più ampio delle risorse umane (HR) e della strategia organizzativa, il recruiting è fondamentale. Una strategia di selezione ben definita e un processo efficace assicurano che un'organizzazione possa soddisfare i suoi bisogni attuali e futuri di forza lavoro, essere in linea con gli obiettivi aziendali e mantenere un vantaggio competitivo.
8 Passi del Processo di Recruiting
La maggior parte delle organizzazioni può iniziare da questi otto step di base, ma come puoi immaginare, il recruiting per una piccola impresa è molto diverso dal recruiting in una realtà più grande con più risorse. Quindi, a seconda delle dimensioni della tua organizzazione, il tuo diagramma di flusso del processo di selezione sarà diverso.
Ciascuno di questi step è consequenziale all'altro, permettendo di isolare ogni passaggio per analizzarlo e migliorarne l'efficacia. Che tu abbia un approccio recruiting a ciclo completo o un altro, questi passaggi saranno comunque presenti.
Passo 1: Identificare il bisogno
Il primo passo del processo di selezione è riconoscere la necessità di coprire una posizione. Questo comporta una valutazione approfondita della forza lavoro attuale per determinare se ci sono dei gap da colmare.
Le organizzazioni prevedono i bisogni futuri sulla base della crescita aziendale, delle richieste dei progetti o di cambiamenti strategici. Identificare il bisogno non significa solo coprire una vacanza imminente, ma pianificare la forza lavoro per il successo a lungo termine e assicurare che l'organizzazione disponga della giusta combinazione di competenze ed esperienze per raggiungere i propri obiettivi.
Passo 3: Ricerca dei candidati
Cercare candidati significa trovare e attrarre possibili candidati per la posizione aperta. Questo può essere fatto attraverso diversi canali, tra cui:
- Annunci di lavoro—giornali, media online, in negozio, TV, radio, social media
- Agenzie di selezione e headhunter
- Pagina Lavora con noi/sito web
- Eventi di settore e conferenze
- Fiere del lavoro
- Segnalazioni
- Social media—LinkedIn, Twitter, TikTok, ecc.
- Comunità di talenti—CRM, newsletter via email, reti di ex dipendenti
- Ricerca diretta
- Connessione B2C.
Quando si analizzano questi canali, è importante osservare i dati e le metriche e identificare quali sono le migliori fonti di candidati per la propria azienda, ovvero quali forniscono i candidati migliori rispetto allo sforzo e alle risorse impiegate.
Col tempo, scoprirai quali sono quelli più efficaci in base alla tua combinazione unica di marketing ai candidati e attività di contatto. Potrai così affinare e assicurarti di mostrare il tuo employer brand/proposta di valore del datore di lavoro (EVP) nel modo migliore possibile.
La tabella qui sotto riprende i metodi che abbiamo elencato sopra come categorie principali e mette in evidenza su quali parti di quel processo puoi concentrarti per migliorare, aumentando l'automazione, migliorando l'esperienza del candidato o aggiungendo risorse.
Le ho suddivise in persone, processi e sistemi.
| Fonte | Miglioramenti Persone | Miglioramenti Processo | Miglioramenti Sistema |
|---|---|---|---|
| Annunci di lavoro | Formazione del tuo team sulla scrittura degli annunci di lavoro—è una competenza specifica. Parla con manager e candidati su dove cercano lavoro e pubblica annunci anche lì. | Conserva annunci già pronti per i ruoli ricorrenti. Ricorda che l’annuncio non è solo la descrizione della posizione. Esternalizza questa attività a un media buyer. Traccia la fonte dell’assunzione così da poter ottimizzare il budget. | Collega il tuo ATS ai portali dove pubblichi più frequentemente, alcuni sistemi ATS hanno ottime funzionalità. Tracciamento dei link sugli annunci per valutare quali media funzionano meglio. |
| Agenzia di selezione/Headhunter | Quanto coinvolgimento ha il team interno con il candidato—c’è un pre-screen? | Creazione di una lista fornitori preferiti ben definita. Redazione di una scheda informativa sul datore di lavoro da inviare ai candidati tramite i recruiter. Organizzazione di briefing con le agenzie e i manager. Stabilire protocolli chiari per la comunicazione con le agenzie. Condizioni standardizzate per le agenzie, così da non dover esaminare nuove condizioni ogni volta. | Collega direttamente le agenzie al tuo ATS per mantenere un’esperienza coerente per i manager. Utilizzo di marketplace per agenzie come Hiring Hub (solo UK ma facile da ricercare se prodotti simili esistono nella tua area) |
| Sito carriere | Aggiornamenti regolari con contenuti nuovi | Qui è importante verificare se il sito carriere è parte dell’ATS o una piattaforma separata, e come interagisce con il sito aziendale. Assicurati di condividere il link del sito carriere con il manager nella job intake per permettere la condivisione nei network. | Pubblicazione automatica delle offerte sul sito carriere non appena approvate Link ai social dell’azienda |
| Eventi e conferenze di settore | Partecipazione del team recruiting al maggior numero possibile di eventi, raccolta nominativi, follow-up e coinvolgimento dei potenziali candidati | Avere materiali adeguati: stand, brochure, volantini, ecc., utilizzabili in più eventi per non renderli "una tantum" | Elencare la partecipazione agli eventi nel sito carriere |
| Job fair | Partecipazione del team alle fiere giuste. Serve un team dedicato al campus recruiting se questa è una fonte chiave? | Preparazione di materiali adeguati: stand, brochure, volantini, ecc., per vari eventi, evitando sforzi isolati | Elencare la partecipazione a eventi su sito carriere e social |
| Segnalazioni | Dedica tempo ai dipendenti, parlando con loro di chi potrebbero raccomandare dalle precedenti aziende. Aggiorna regolarmente l’azienda sulle posizioni disponibili da segnalare. | Rivedi la politica e le modalità di incentivazione. | Esistono software specifici per la gestione delle segnalazioni e il tracciamento. Molti ATS hanno funzionalità dedicate. L’ATS può monitorare le segnalazioni? |
| Social media - LinkedIn, Twitter, TikTok, ecc. | Post regolari che illustrano la cultura aziendale e promuovono le posizioni aperte Chiarezza su quale team gestisce questo ambito: Comunicazione vs Talent Acquisition vs Marketing | Assicurarsi che i manager segnalino i ruoli sui social | Creazione di link tracciabili dai social tramite ATS Pubblicazione automatica sui social dal tuo ATS |
| Comunità di talenti - CRM, newsletter, ex dipendenti, ecc | Creazione di newsletter su misura per gruppi diversi di candidati Rivalutazione di buoni candidati già intervistati e verifica disponibilità per altri ruoli e per rimanere in contatto | Inclusione di ex dipendenti nel processo di uscita - sviluppo di programmi specifici per incentivare le segnalazioni. Link automatici per unirsi alle Talent Communities, presenti sul sito carriere, pagine di applicazione, firme automatiche recruiter, ecc. | Avvisi automatici di lavoro e campagne di email marketing al database candidati Link di tracciamento per ogni community per valutare l’efficacia del canale. |
| Ricerca diretta | Aggiungere risorse al team di ricerca diretta Sviluppare ruoli specifici per la ricerca di candidati. | Talent mapping: quali ruoli verranno ricercati in futuro (crescita pianificata o turnover atteso) e iniziare a coinvolgere i professionisti in anticipo per accelerare il processo. Lavora con i manager utilizzando LinkedIn Recruiter insieme, così da coinvolgerli in questa fase del processo. | Acquisto di strumenti di ricerca candidati come LinkedIn Recruiter, Cord o altri simili |
Per cambiamenti di sistema, potresti renderti conto di voler fare cose che il tuo attuale applicant tracking system (ATS) o altro software di recruiting non permettono.
Metti da parte queste funzionalità come una sorta di “tech bucket list” e ne riparleremo più avanti nell’articolo, quando analizzeremo come scegliere il miglior provider tecnologico per le tue esigenze.
Consiglio: Le piattaforme di reclutamento gratuite sono preziose per semplificare e tracciare ogni fase del processo di selezione.
Fase 4: Screening e preselezione
Dopo aver reperito i candidati, il passo successivo è screenare i candidati e creare una lista ristretta di opzioni promettenti. Questo processo comporta l'analisi di curriculum e candidature per identificare chi soddisfa i criteri richiesti dal ruolo.
Le soluzioni per lo screening dei curriculum sono essenziali quando si assume per posizioni manageriali, garantendo che l’attenzione sia rivolta ai candidati giusti.
Le funzionalità dei moderni software di selezione possono aiutare a semplificare questo processo filtrando i candidati non idonei e classificando quelli più promettenti. Lo screening è fondamentale per assicurarsi che solo i candidati più adatti proseguano nelle fasi successive della selezione.
Non c’è niente di peggio che rendersi conto dopo 5 minuti di colloquio che il candidato non è idoneo a causa delle sue aspettative salariali troppo lontane dalle possibilità offerte, o che non abbia compreso un aspetto fondamentale del ruolo che si scontra con la sua vita personale come i turni/l’aspettativa di viaggio/i giorni richiesti in ufficio, o che le sue competenze non siano sufficienti.
Puoi affidarti ai software di reclutamento basati su AI per affinare questo processo, analizzando automaticamente i dati e mettendo in evidenza eventuali conflitti o competenze e esperienze desiderabili.
Vediamo quali sono le questioni chiave e come controllarle.
| Elemento | Verifica Personale | Verifica di Processo | Verifica di Sistema |
|---|---|---|---|
| Allineamento aspettative salariali | Confronto per chiarire le aspettative | Assicurarsi che lo stipendio sia pubblicato nella fase di candidatura (anche se è una misura molto approssimativa perché non rappresenta l’intero pacchetto) il candidato può verificare autonomamente. | |
| Qualifiche richieste per il ruolo | Colloquio per confermare e ribadire che sarà richiesta documentazione in fase di offerta. | Requisiti chiaramente esplicitati nell’annuncio di lavoro. Domande poste nella fase di candidatura. | Possibilità di rifiutare i candidati se la qualifica non è presente. |
| Condizioni di lavoro (turni, orari, viaggi, in presenza/ibrido) | Colloquio di conferma. | Chiare specifiche nell’annuncio di lavoro. Domande poste nella fase di candidatura. | Possibilità di rifiutare candidati non allineati con le condizioni di lavoro. |
| Competenze comunicative | Colloquio per valutare le capacità comunicative. | CV/Lettera di accompagnamento Eventuali domande incluse nella candidatura. | |
| Requisiti di base del ruolo (conoscenza lingue, capacità di programmazione, chiarimenti sul CV, ecc.) | Analisi del CV. Colloquio per accertare le capacità di base. | Test di base. | Possibilità di rifiutare candidati se il test non viene superato. |
| Motivazione | Lettera di presentazione. Colloquio per valutarne la motivazione. | Domande mirate sulla motivazione. |
Fase 5: Colloqui
I colloqui sono una componente chiave del processo di selezione. Permettono al datore di lavoro di valutare le qualifiche, l’esperienza e l’idoneità del candidato per il ruolo. Usare un software di coordinamento dei colloqui garantisce che il processo fili liscio senza sovrapposizioni o problemi di pianificazione.
Diversi tipi di colloquio—come il colloquio telefonico, in video o in presenza—servono per scopi differenti. Ad esempio, i colloqui telefonici sono spesso usati per uno screening iniziale, mentre quelli in presenza sono generalmente riservati ai candidati finalisti.
Prepararsi ai colloqui è essenziale. I selezionatori dovrebbero avere una chiara comprensione del ruolo e dei criteri che stanno valutando.
A mio avviso il principio più semplice e utile da seguire è che occorre valutare ognuno dei requisiti riportati nella job description, sia i compiti da svolgere sia le competenze e l’esperienza richiesta per farlo, e assegnarli ad almeno una fase del processo di selezione (anche più di una se necessario).
Per esempio:
- 5 anni di esperienza nello sviluppo software possono essere controllati in fase di valutazione candidatura e durante lo screening telefonico.
- L’attitudine a guidare il dipartimento Risorse Umane nella regione EMEA va approfondita telefonicamente e in colloquio, spiegando al candidato cosa significa e valutando il suo approccio.
- Senso estetico e attenzione ai dettagli (per un ruolo da designer) possono essere valutati tramite la revisione di un portfolio e con un test di prova lavorativa.
Avrai capito il punto—non inserire nulla nell’annuncio di lavoro che non intendi valutare, e assicurati di valutare tutto ciò che inserisci durante il processo (altrimenti rimuovilo).
Un esempio di processo di colloquio potrebbe essere così (ho aggiunto il recruiter tra gli intervistatori, ovviamente è una tua scelta).
| Fase | Chi | Cosa Coprire |
|---|---|---|
| 1a | Responsabile delle assunzioni (con altri potenzialmente coinvolti se si svolge il colloquio in coppia o in gruppo). | Competenze richieste per il ruolo (deve chiaramente essere la valutazione principale del responsabile—può svolgere il lavoro). Chimica—possiamo lavorare insieme? Motivazione—dovremmo averne già un’idea, ma si può approfondire. Cultura e valori—in linea con la chimica, ma qui si valuta maggiormente l’adeguatezza all’organizzazione. |
| 2a (prima parte) | Recruiter (se è questo il ruolo della funzione TA, altrimenti probabilmente va al 1° colloquio). | Cultura e valori—questa persona si adatta bene all’organizzazione? Revisione di tutto ciò che è stato evidenziato nel primo colloquio o non è stato trattato. Verifica delle aspettative salariali e delle condizioni lavorative. |
| 2a (seconda parte) | Responsabile del responsabile delle assunzioni | Motivazione Allineamento al team Revisione di tutte le questioni emerse nel primo colloquio o non affrontate Eventuali presentazioni richieste |
Questa è una tabella di esempio che uso come punto di partenza per pianificare il processo di colloquio ma, ovviamente, non tutti i ruoli sono uguali e potresti voler seguire un processo di assunzione collaborativo.
In alcuni mercati e culture, avere troppi passaggi rallenta eccessivamente il processo, quindi cerco di mantenerlo al massimo su due, ma per alcuni ruoli va bene averne di più.
Avere due colloqui in un processo offre dei vantaggi evidenti e avere il tempo per riflettere e confrontare i candidati prima di incontrarli di nuovo è utile.
Mi sono trovato in molti processi in cui le nostre aspettative su chi potevamo assumere non combaciavano con la realtà.
Quando hai incontrato cinque persone ben selezionate, nessuna delle quali è perfetta ma tutte chiedono il massimo del tuo range salariale, significa che potrebbe essere necessario scendere a compromessi su qualcosa.
Fase 6: Valutazione e selezione dei candidati
Una volta svolti i colloqui, il passaggio successivo è valutare e selezionare il miglior candidato. Questo comporta l’analisi dei candidati in base a qualifiche, esperienza e grado di compatibilità con la cultura aziendale.
Strumenti aggiuntivi come la verifica delle referenze, sistemi HR di controllo dei precedenti e test lavorativi possono offrire ulteriori spunti sull’idoneità del candidato. Il processo di selezione dovrebbe essere accurato per assicurarsi la risorsa migliore possibile.
Serve una misura oggettiva dei candidati che colloqui ma diffido dal rischio di dare troppa importanza ai punteggi perché può premiare chi sa dire la cosa giusta rispetto a chi sa fare la cosa giusta.
Un punteggio è utile per escludere chi chiaramente non va bene, ma è rischioso pensare di dover offrire il lavoro automaticamente a chi ha il punteggio più alto.
Concludi con una valutazione collettiva dei candidati (il mio consiglio è partire da chi ha il punteggio più basso), alcuni principi da seguire:
- Fornisci i punteggi di feedback al recruiter dopo il colloquio
- Evita discussioni laterali sui candidati prima della riunione di valutazione (è difficile ma si rischia il groupthink)
- Il recruiter raccoglie i punteggi e parte dal più basso con la seguente agenda:
- Il recruiter condivide il punteggio complessivo, esprime un’opinione e dice se assumerebbe/non assumerebbe/forse assumerebbe
- Il responsabile del responsabile delle assunzioni dà il suo parere e se assumerebbe/non assumerebbe/forse
- Il responsabile delle assunzioni fa lo stesso
- Raccogliere i feedback da comunicare e chi li darà
- Ripetere per tutti i candidati
- Rivedere chi ha più sì e concordare a chi fare l’offerta (chiarire chi prende la decisione finale).
Fase 7: Offerta
Dopo aver selezionato il candidato migliore, l’organizzazione deve formulare una proposta di assunzione. Questa fase prevede la negoziazione delle condizioni di lavoro, inclusi stipendio, benefit e data di inizio.
Una comunicazione chiara è fondamentale in questa fase per assicurarsi che entrambe le parti condividano le stesse aspettative. Una proposta ben strutturata che tenga conto delle esigenze e delle preoccupazioni del candidato può facilitare l’accettazione e instaurare il rapporto di lavoro in modo positivo.
Una lezione che ho imparato negli anni è che questa parte del processo è particolarmente emozionale.
Abbiamo affrontato un processo di selezione lungo e impegnativo per entrambe le parti e ora c’è una questione economica in gioco.
Ho visto responsabili delle assunzioni voler offrire stipendi ben al di sotto delle richieste perché loro hanno accettato la posizione per quella cifra, oppure offrire poco per valutare l’engagement, o rifiutare di concedere qualche % in più per motivi di budget per le assunzioni o equità di team.
Qui le cose possono degenerare rapidamente e, se nascono tensioni tra candidato e responsabile, si può compromettere una futura relazione lavorativa cruciale.
Ho imparato alcune di queste lezioni a mie spese. Quando il mercato del lavoro si è mosso rapidamente e noi eravamo rimasti indietro con i salari che avremmo dovuto offrire, il nostro team TA aveva una visione, il nostro team HR ne aveva un'altra e i manager avevano le loro opinioni individuali.
La situazione è diventata presto caotica e, misurando il nostro rapporto tra offerte e accettazioni, abbiamo rapidamente utilizzato le evidenze per mettere tutti d'accordo e risolvere il problema.
Sono fermamente convinto che i team TA debbano avere una voce forte in queste discussioni, perché parlano in tempo reale con il mercato. Ecco un processo di base che coinvolge il responsabile delle assunzioni, il recruiter e il candidato.
Anche questa è solo una proposta e la tua organizzazione funzionerà in modo diverso, ma questa struttura è un buon punto di partenza e gli elementi chiave dei passaggi sono abbastanza universali.
Chiaramente, aspettative, feedback dei colloqui e benchmarking salariale sono dati necessari per questo processo.
È necessario essere chiari su chi sia il decisore finale, ma credo che il contributo del recruiter sia fondamentale per evitare proposte economiche troppo basse e garantire coerenza in tutta l'azienda in linea con la vostra filosofia di compensazione.
Fase 8: Inserimento
L'onboarding dei dipendenti è l'ultimo passo del processo di selezione. L'inserimento include l'orientamento, la formazione e l'integrazione del nuovo dipendente nella cultura aziendale.
Un processo di onboarding completo lo aiuta a capire il proprio ruolo, a costruire relazioni con i colleghi e a diventare un membro produttivo del team. Un onboarding efficace può anche aumentare la retention e la soddisfazione dei dipendenti.
Le cose più importanti su cui concentrarsi qui sono chiarire chi sarà il punto di riferimento principale per il nuovo assunto, chi si metterà in contatto con il candidato e quale documentazione deve essere completata prima che qualcuno entri in azienda.
La tua organizzazione e il livello di automazione previsto nel processo dovrebbero indicare chi è la persona più adatta da contattare, ma ci sono alcuni punti da tenere presenti.
- Il manager deve mantenere un contatto regolare con il nuovo assunto.
- Qualcuno delle Risorse Umane deve assicurarsi che tutta la documentazione possibile venga completata prima dell'inizio. Questa persona dovrebbe comprendere bene i benefit e il processo di onboarding e, a mio avviso, non dovrebbe essere il recruiter, che dovrebbe concentrarsi sul prossimo inserimento.
- È importante parlare (non solo scrivere o inviare e-mail) con il candidato in questa fase del processo. L'attesa per iniziare un nuovo lavoro è un periodo particolare, quindi è importante coinvolgerlo.
- Automatizza il più possibile questa parte del processo, in base a ciò che i tuoi sistemi permettono.
- Assicurati che sia chiarissimo per il nuovo assunto cosa accadrà il primo giorno/settimana/mese.
Vantaggi di un Processo di Selezione Efficace
Ovviamente implementare qualcosa del genere richiede molto lavoro. Ma perché farlo? Ecco alcuni vantaggi che probabilmente noterai migliorando il tuo modo di selezionare.
Maggiore qualità delle assunzioni
Un processo di selezione ben strutturato porta direttamente a decisioni di assunzione migliori. Seguendo un iter definito, le organizzazioni possono assicurarsi di scegliere candidati che non solo possiedono le giuste competenze ed esperienze, ma si adattano anche bene alla cultura aziendale.
Il risultato è un personale di maggiore qualità, con più probabilità di avere buone prestazioni e di contribuire in modo positivo all'organizzazione.
Maggior retention e risparmio sui costi
Snellire il processo di selezione fa risparmiare tempo e risorse, il che può ridurre notevolmente i costi di assunzione. Inoltre, scegliere le persone giuste fin dall'inizio abbassa il tasso di turnover, portando a risparmi a lungo termine.
Secondo Gallup, sostituire un singolo dipendente può costare tra la metà e il doppio del suo stipendio annuo. In un'azienda di 100 persone che punta alla retention del talento, ciò potrebbe tradursi in oltre 2 milioni di dollari annui di risparmi.
Una forte retention favorisce anche una forza lavoro più stabile e coinvolta, con effetti positivi sulla produttività generale.
Brand aziendale potenziato
Il processo di selezione è spesso il primo punto di contatto tra un potenziale dipendente e l'organizzazione. Un'esperienza di selezione positiva può migliorare la reputazione dell'azienda come luogo di lavoro desiderabile. Questo, a sua volta, può attirare in futuro più talenti di alto livello e rafforzare il marchio come datore di lavoro.
Per concludere
Avere un processo di selezione chiaramente compreso porterà benefici alla tua azienda attraverso la ripetizione. Questo non significa che il tuo processo diventi robotico—se tutti seguite le stesse procedure di volta in volta, diventerete più efficienti, rapidi e prenderete decisioni migliori e più coerenti in fase di assunzione.
Diventerai anche esperto nell’utilizzare dati e analisi sul reclutamento per identificare opportunità di ottimizzazione del processo di selezione e scoprire possibilità di automazione del reclutamento.
Sii audace nell'ascoltare, utilizza le tue mappe di processo per discutere dove si sono verificati errori e collabora con gli stakeholder per apportare miglioramenti. Un approccio interattivo sarà sempre il più efficace.
