Spese aziendali: cosa è deducibile e cosa no
Che tu sia un imprenditore che gestisce una piccola impresa o un dipendente W-2 che vuole richiedere una detrazione fiscale per la propria attività secondaria, è importante comprendere tutti gli aspetti delle spese aziendali come assicurazione, affitto e materiali.
In questo articolo illustrerò quali spese sono (e non sono) deducibili, insieme ad alcuni esempi per guidarti, così da non perdere opportunità di risparmio né incorrere in potenziali problemi con le autorità fiscali.
Nota: questo articolo si applica alle imprese con sede negli Stati Uniti ed è da intendersi come una guida. Consulta un professionista fiscale e utilizza un software di gestione delle spese per assicurarti che la rendicontazione finanziaria e delle spese sia conforme alle normative dell'IRS.
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Cosa sono le spese aziendali?
Le spese aziendali sono i costi sostenuti nel processo di gestione di un'impresa a scopo di lucro. Spesso indicate come detrazioni, il calcolo delle spese aziendali e la loro sottrazione dai ricavi della società possono contribuire a ridurre il carico fiscale.
Tuttavia, non tutte le spese aziendali sono uguali. Per essere considerate deducibili fiscalmente, le spese devono essere costi «ordinari e necessari» associati alla gestione di un'impresa, come stabilito dal Codice tributario interno (IRC).
Una gestione efficace delle spese non consiste solo nel ridurre i costi: significa prendere decisioni finanziarie strategiche che favoriscano la crescita aziendale, il benessere dei dipendenti e la sostenibilità a lungo termine.
Comprendere i tipi di spese aziendali
In questa sezione illustrerò due tipi di spese aziendali: deducibili e non deducibili. Per ciascuna fornirò una definizione insieme ad alcuni esempi.
Spese aziendali deducibili
Le spese aziendali deducibili sono quelle che possono essere sottratte dalle imposte della tua attività. Includono il costo degli articoli utilizzati indirettamente dall'impresa per fornire beni o servizi, ma ricorda che devono essere considerate «ordinarie e necessarie».
- Secondo l'IRS, una spesa ordinaria è considerata «comune e accettata» (ovvero non insolita) nel tuo settore o nella tua attività.
- L'IRS definisce una spesa necessaria come una spesa «utile e appropriata» per lo svolgimento dell'attività nel tuo settore.
Le spese aziendali deducibili possono ridurre significativamente il tuo carico fiscale. Comprendere le norme sulla conformità fiscale può aiutare a prevenire verifiche e sanzioni costose: mantenere registri accurati è fondamentale. Per gestire queste spese in modo efficace, valuta l'utilizzo di un affidabile software fiscale aziendale per un monitoraggio accurato e la conformità.
Esempi di spese aziendali deducibili:
Settori diversi presentano spese deducibili specifiche, dalle detrazioni per l'ufficio domestico dei lavoratori da remoto ai crediti d'imposta per R&D delle aziende tecnologiche. Tra gli esempi di spese aziendali deducibili rientrano, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
- Software per paghe e spese
- Programmi di benefit per i dipendenti
- Utenze, forniture e materiali
- Locazioni di immobili e attrezzature
- Assicurazione aziendale
- Costi pubblicitari e di marketing
- Contributi di beneficenza
- Commissioni (retribuzioni supplementari)
- Spese per viaggi di lavoro
- Spese per l'istruzione dei dipendenti
- Spese per la formazione dei dipendenti
- Noleggio di attrezzature
- Interessi pagati su determinati prestiti aziendali, carte di credito aziendali e mutui su immobili acquistati dall'azienda (o dal titolare di una ditta individuale).
- Pasti
Il Servizio delle entrate interne (IRS) fornisce linee guida dettagliate sulle spese che possono essere dichiarate per ridurre il proprio debito d'imposta nella Pubblicazione 535 (2021), Spese aziendali. Per ulteriori informazioni, è possibile consultare l'elenco completo delle pubblicazioni dell'IRS.
Consiglio per le piccole imprese: Ridurre le spese aziendali può contribuire a migliorare la redditività. Investire nei migliori servizi per la gestione delle paghe pensati per le piccole imprese può aiutare a ridurre i costi delle paghe.
Consiglio dell'esperto: Prendi in considerazione l'utilizzo di soluzioni software per monitorare e rendicontare le spese. Ecco come funziona il software per la gestione delle spese.
Una breve storia
Per rendere tutto questo più concreto, ti parlerò di una mia amica, Katherine, che gestisce da casa una società di consulenza HR, nella quale è l'unica dipendente a libro paga.
Gestire efficacemente le spese è da tempo fondamentale per mantenere la redditività di piccole imprese come quella di Katherine. Gestendo l'attività da casa, inizialmente si è concentrata sul monitoraggio delle spese più evidenti, come quelle per il materiale d'ufficio e la connessione internet.
Tuttavia, si è presto resa conto che esistevano ulteriori opportunità per massimizzare le detrazioni.
Dopo il primo incontro con un nuovo commercialista, ha capito che poteva dichiarare una parte delle spese domestiche, come gli interessi sul mutuo, le utenze e le imposte sulla proprietà, come spese aziendali.
È stata una svolta decisiva. Ha calcolato meticolosamente la superficie del suo ufficio domestico rispetto alla superficie totale della casa per determinare la percentuale deducibile.
Katherine ha anche iniziato a tenere traccia dei chilometri percorsi durante i viaggi di lavoro, che in precedenza aveva trascurato, e ha incluso i pasti e gli eventi per ampliare la rete professionale legati all'attività. All'inizio era un po' noioso tenere traccia di tutte quelle ricevute.
Ma dopo averle mostrato alcune soluzioni per la gestione delle spese, alla fine ne ha trovata una che le ha semplificato la categorizzazione e la documentazione accurata delle spese, senza bisogno di un enorme archivio di ricevute cartacee.
Questo approccio proattivo alla gestione delle spese non solo ha migliorato la capacità di Katherine di monitorare le proprie finanze e gestire i fondi in tempo reale, ma ha anche ridotto significativamente il suo reddito imponibile, consentendole di reinvestire maggiori risorse nella crescita dell'attività.
Consigli sulle spese aziendali deducibili
Quando deduci le spese, è importante ricordare che, mentre alcune sono completamente deducibili, altre lo sono solo parzialmente e altre ancora non possono essere dedotte nello stesso anno in cui sono state sostenute.
Alcune spese (ad es. beni aziendali capitalizzati) devono essere ammortizzate nell'arco di diversi anni utilizzando l'ammortamento (o l'ammortamento delle attività immateriali).
È inoltre importante notare che le spese deducibili dipendono dalla struttura dell'azienda. Ciò significa che le deduzioni ammesse e i requisiti relativi ai sistemi di rendicontazione finanziaria delle risorse umane varieranno tra imprese individuali, società di persone, società a responsabilità limitata (LLCs) e società di capitali (s-corporations e c-corporations).
Comprendere i relativi vantaggi fiscali e l'onere amministrativo—e i costi associati—di ciascuna di queste strutture aziendali può essere fondamentale per costituire la propria azienda in modo da bilanciare l'efficienza fiscale con le risorse disponibili.
Spese aziendali non deducibili
Le spese aziendali non deducibili sono quelle che non possono essere dedotte dalle imposte aziendali. Tutto ciò che riguarda attività o spese personali è una spesa non deducibile. Di seguito ho elencato alcuni esempi di queste spese.
Esempi di spese non deducibili
- Passività previste (o accantonamenti per passività previste)
- Determinate spese legali (ad es. quelle sostenute nel processo di acquisizione di un bene)
- Quote associative e contributi di iscrizione a club (con alcune eccezioni)
- Costi o perdite di demolizione
- Costi per la formazione sostenuti per soddisfare i requisiti normativi minimi necessari per svolgere l'attività
- Sanzioni governative (ad es. spese per la presentazione tardiva)
- Attività illegali (ad es. tangenti e compensi illeciti)
- Spese per attività di lobbying
- Spese personali (a meno che la spesa non sia in parte destinata a scopi aziendali)
- Donazioni politiche
Perché dovresti tenere traccia delle spese aziendali
Esaminare regolarmente le entrate e le spese della propria azienda (e non solo durante la stagione fiscale) offre vantaggi significativi:
- È più facile ricordare i dettagli esatti e le circostanze di una transazione
- È meno probabile perdere documenti importanti, come le ricevute cartacee
- Disporre di dati accurati consente di pianificare le spese future e rispettare il budget
- È più facile prevedere la redditività della propria azienda (o la sua eventuale mancanza) e apportare modifiche
Oltre a ridurre l'onere amministrativo durante la stagione fiscale, ciò può anche significare tempi di elaborazione più rapidi per i rimborsi ai dipendenti, contribuendo al morale.
Utilizzare software HR gratuiti o software per la gestione delle spese per piccole imprese può aiutarti a tenere sotto stretta osservazione le spese relative alle risorse umane senza, appunto, dover sostenere ulteriori spese!
Come rendicontare le spese aziendali
Una politica chiara e trasparente per il rimborso delle spese garantisce che i dipendenti siano equamente compensati per i costi legati all'attività, mantenendo al contempo la conformità. Ecco come fare autonomamente:
Passaggio 1: prepara il tuo conto economico
Le spese aziendali sono riportate nel tuo conto economico, che dovrebbe registrare tutte le entrate e le uscite. Si tratta di un conto economico finanziario di profitti e perdite (P&L) utilizzato per calcolare la salute finanziaria della tua azienda. Per crearlo, è sufficiente:
- Scegli un periodo di rendicontazione: generalmente annuale, trimestrale o mensile.
- Genera un rapporto standard di bilancio di verifica: usa il tuo software di contabilità per elencare il saldo finale di ogni conto nella contabilità generale per il periodo di rendicontazione.
- Calcola i tuoi ricavi: calcola tutto il denaro guadagnato per i tuoi servizi durante il periodo di rendicontazione, anche se non hai ancora ricevuto tutti i pagamenti.
Passaggio 2: classifica il conto economico
Una volta predisposta la maggior parte del conto economico, registrerai le spese della tua attività per categoria. Queste categorie includono:
- Costi diretti o costo del venduto (COGS) come i costi della manodopera, il costo dei materiali, i costi generali dei locali aziendali, dello stoccaggio, ecc. Questi vengono sottratti dai ricavi totali della tua attività per determinare il reddito lordo o profitto lordo.
- Costi indiretti come le spese generali, le spese di marketing e la remunerazione dei dirigenti vengono sottratti dal profitto lordo per determinare il profitto operativo.
- Ammortamento e deprezzamento vengono utilizzati per imputare a costo, rispettivamente, le attività aziendali materiali e immateriali nell'arco di diversi anni. Queste attività includono immobili, mobili, attrezzature, veicoli, ecc. (materiali), nonché brevetti, marchi, licenze di proprietà intellettuale, software di gestione aziendale, ecc. (immateriali).
4. Interessi sono l'ultima spesa dedotta dal reddito di un'azienda.
Passaggio 3: scegli un metodo contabile
Dovrai anche decidere quale metodo contabile utilizzare per dichiarare i tuoi ricavi e le tue spese. I due metodi contabili di base sono quello per cassa e quello per competenza:
- Metodo contabile per cassa: dichiarerai i ricavi nello stesso anno fiscale in cui li hai ricevuti e generalmente dedurrai e/o capitalizzerai le spese nello stesso anno fiscale.
- Metodo contabile per competenza: generalmente dichiarerai i ricavi nell'anno fiscale in cui li maturi, anche se ricevi il pagamento effettivo solo in un anno successivo. Analogamente, generalmente dedurrai e/o capitalizzerai le spese nell'anno fiscale in cui le hai sostenute, indipendentemente dal fatto che tu le abbia pagate o meno in quell'anno.
Per informazioni dettagliate sui diversi metodi contabili (e periodi) riconosciuti dall'IRS, consulta questo PDF della Pubblicazione 583 (rivisto a gennaio 2022). Per visualizzare gli aggiornamenti recenti, aggiungi ai segnalibri Informazioni sulla Pubblicazione 583 come risorsa attiva.
Come monitorare le spese aziendali
Sebbene dedurre le spese aziendali sia il modo migliore per ridurre il tuo debito fiscale, è fondamentale conservare registri meticolosi di tutte le tue transazioni. L'IRS potrebbe decidere di sottoporre la tua attività a un controllo per verificare se le tue dichiarazioni corrispondono alle spese effettive.
Oltre a utilizzare una qualche forma di software per la gestione delle spese, ecco alcuni suggerimenti e buone pratiche per monitorare correttamente le spese aziendali:
- Tieni separate le finanze della tua attività dalle spese personali. Avere un conto bancario separato per l'attività rende più semplice monitorare le spese aziendali.
- Calcola la ripartizione dell'utilizzo e richiedi la detrazione della quota aziendale se una spesa è parzialmente destinata all'attività e parzialmente all'uso personale (ad esempio, il tuo ufficio domestico o la bolletta del tuo fornitore di telefonia mobile).
- Conserva tutte le ricevute e digitalizzale. Per evitare di perderle, scatta delle foto e conservale online. La maggior parte dei moderni software per le risorse umane e la contabilità consente di scattare una foto e caricarla direttamente.
- Organizza le fatture e le ricevute. Idealmente, suddividile prima in cartelle per mese e poi per categoria di spesa. In questo modo sarà facile ritrovare in seguito i dettagli e le prove di ogni transazione.
- Prendi appunti dettagliati. Anche se pensi di ricordare tutti i dettagli di ogni transazione, annota la data, la categoria di spesa e la finalità della spesa, ad esempio l'intrattenimento di un cliente, il carburante per l'auto aziendale e così via.
- Esamina i tuoi registri il più frequentemente possibile. Anche se utilizzi un software che automatizza gran parte del processo, è una buona idea controllare spesso i registri, verificare che siano accurati e ricategorizzare gli elementi classificati erroneamente.
- Crea un flusso di lavoro formale per monitorare le spese e riconciliare i tuoi registri. Definisci quali attività devono essere svolte quotidianamente/immediatamente (ad esempio il caricamento delle ricevute), settimanalmente, mensilmente, trimestralmente, semestralmente e annualmente.
- Valuta di investire in un software per la rendicontazione delle spese. Registra le uscite, archivia le ricevute, categorizza automaticamente le transazioni e consente di visualizzare le proprie finanze in dashboard e grafici. Inoltre, facilita la generazione di report.
Per ulteriori informazioni sul monitoraggio delle spese aziendali, consulta la Pubblicazione IRS 583 (01/2021), Avviare un'attività e conservare i registri.
Procedi e detrai (oppure no)
In definitiva, calcolare le spese aziendali e sottrarle dai ricavi della tua società può aiutarti a ottenere un certo risparmio fiscale: si tratta di denaro che può essere reinvestito nella tua attività. Ricorda questi punti fondamentali:
- Esistono due tipi di spese aziendali: deducibili e non deducibili
- Le spese aziendali vengono riportate nel conto economico
- Esamina regolarmente le tue spese e mantieni tutto estremamente organizzato
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