Tecnologia per l&ufficio: 9 strumenti essenziali e guida alla configurazione

L'utilizzo degli strumenti per la gestione dell'ufficio consente alle aziende di adottare le tecnologie più recenti mantenendo al contempo un flusso di lavoro strutturato e organizzato.

Principali tipi di tecnologia per l'ufficio

Oggi, la tecnologia per l'ufficio deve spesso supportare forze lavoro composte da dipendenti in presenza e da remoto, favorendo la diffusione di strumenti come i software per la prenotazione delle postazioni condivise.

Di seguito ho raggruppato le tecnologie per l'ufficio, sia hardware sia software, nei tipi più comuni:

Hardware

• Computer: PC desktop, laptop e tablet.
• Stampanti, scanner e fotocopiatrici: dispositivi per gestire i documenti, stampare e acquisire documenti cartacei.
• Apparecchiature per le telecomunicazioni: telefoni, sistemi VoIP, strumenti per videoconferenze, ecc.
• Infrastruttura di rete: server, router e sistemi wireless per l'accesso a Internet e la condivisione dei dati.
• Tecnologie intelligenti/IoT: tecnologie per uffici intelligenti come illuminazione adattiva, controllo della temperatura e sensori per monitorare il traffico e l'utilizzo degli spazi.

Software

• Strumenti per la produttività d'ufficio: elaborazione testi, fogli di calcolo e presentazioni (ad es. Microsoft Office, Google Workspace).
• Software per la comunicazione: strumenti per la posta elettronica, la messaggistica istantanea e la collaborazione (ad es. Slack, Miro). 
• Software per la gestione degli spazi d'ufficio: sistemi come i software per la prenotazione delle postazioni condivise, i sistemi di prenotazione delle sale, i software per il monitoraggio dell'occupazione e i software per la gestione dei visitatori.
• Software per la gestione dei progetti: strumenti per organizzare e monitorare le attività (ad es. Trello, Asana).
• Sistemi aziendali: gestione delle relazioni con i clienti (CRM), pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e sistemi per le risorse umane.

9 tecnologie indispensabili per un ufficio moderno

Sebbene consideri una buona macchina da caffè lo strumento indispensabile numero 1 per l'ufficio, ecco alcune altre tecnologie che ti aiuteranno a creare uno spazio d'ufficio intelligente, produttivo, collaborativo, efficiente e sicuro.

1. Sale riunioni intelligenti

Le sale riunioni intelligenti consentono una programmazione efficiente, comunicazioni di alta qualità e sessioni di brainstorming interattive, migliorando la collaborazione sia per i team in presenza sia per quelli da remoto.

Alcuni esempi includono:

• Attrezzatura per sale conferenze: schermi intelligenti, monitor di grandi dimensioni, sistemi per videoconferenze, microfoni di alta qualità e altoparlanti per le riunioni virtuali.
• Lavagne interattive: lavagne intelligenti o digitali per la collaborazione in tempo reale durante le riunioni e le sessioni di brainstorming.
• Sistemi di prenotazione delle sale: display digitali per la prenotazione delle sale all'esterno delle sale riunioni e integrazione con i calendari online (ad es. Google Calendar) per prenotare gli spazi di lavoro.

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2. Sistemi di comunicazione unificata

Gli strumenti di comunicazione disconnessi possono causare messaggi persi e inefficienze, ma un sistema unificato mantiene i team connessi indipendentemente dal luogo in cui lavorano. 

Integrando chiamate, video e collaborazione in un unico sistema, le aziende possono semplificare i flussi di lavoro e migliorare la produttività. Questo è uno dei numerosi vantaggi degli strumenti di comunicazione interna.

Gli esempi includono:

• Sistemi telefonici VoIP: i sistemi telefonici VoIP (Voice over Internet Protocol) sostituiscono le linee telefoniche tradizionali e integrano chiamate vocali, videoconferenze e messaggistica.
• Strumenti per videoconferenze: sistemi come Zoom, Microsoft Teams o hardware dedicato per videoconferenze contribuiscono a consentire riunioni virtuali con dipendenti o clienti da remoto.
• Piattaforme di collaborazione: strumenti come Slack, Microsoft Teams o Google Workspace semplificano la comunicazione interna, la condivisione di file e la gestione dei progetti.

Consiglio dell'esperto

“Andate oltre le funzionalità di accessibilità di base. Le piattaforme per riunioni dovrebbero offrire sottotitoli in tempo reale, compatibilità con i lettori di schermo, dimensioni dei caratteri e contrasto cromatico personalizzabili e navigazione da tastiera. È fondamentale assicurarsi che le piattaforme per videoconferenze supportino l’interpretariato nella lingua dei segni e consentano agli utenti di fissare gli interpreti per una visibilità ottimale. Per i lavoratori da remoto, prendete in considerazione strumenti che riducano al minimo il rumore di fondo e le distrazioni, a vantaggio delle persone con sensibilità sensoriali o ADHD.” — Serena Huang, autrice, relatrice, Direttrice dei dati

3. Postazioni di lavoro e attrezzature ergonomiche

Sono certo che concorderete sul fatto che una configurazione inadeguata della postazione di lavoro provochi disagio, affaticamento e una riduzione dell'efficienza, ma i mobili ergonomici e i monitor di alta qualità aiutano i dipendenti a rimanere comodi e concentrati.

Investire nell'attrezzatura giusta non solo aumenta la produttività, ma favorisce anche il benessere a lungo termine.

Alcuni esempi includono:

• Scrivanie in piedi e postazioni di lavoro regolabili: mobili ergonomici, comprese scrivanie e sedie regolabili, per favorire una postura e una salute migliori.
• Monitor doppi o ultrapanoramici: due monitor o ampi schermi ultrapanoramici per aumentare la produttività e facilitare lo svolgimento simultaneo di più attività.

4. Sistema di gestione dei visitatori

A supporto degli uffici molto frequentati ovunque, i sistemi digitali di gestione dei visitatori semplificano il processo di accettazione, migliorano la sicurezza e riducono al minimo le interruzioni sul luogo di lavoro, rendendoli essenziali per gli uffici moderni.

Alcuni esempi includono:

• Chioschi automatici: postazioni digitali per l'accettazione che consentono ai visitatori di registrarsi rapidamente e avvisano i responsabili del loro arrivo.
• Stampa automatizzata dei badge: generazione immediata dei badge dei visitatori per facilitarne l'identificazione e il controllo degli accessi.
• Gestione delle consegne: sistemi che registrano la consegna dei pacchi e avvisano i destinatari, riducendo le interruzioni alla reception.
• Registri e report dei visitatori: registri digitali dei visitatori dell'ufficio per motivi di sicurezza e conformità.

5. Sicurezza dell'ufficio e controllo degli accessi

Bilanciare sicurezza e praticità è fondamentale in un ufficio moderno. Sistemi avanzati di videosorveglianza, controllo intelligente degli accessi e solide misure di sicurezza informatica proteggono sia i beni fisici sia quelli digitali, offrendo tranquillità ai dipendenti e salvaguardando i dati aziendali.

Alcuni esempi includono:

• Telecamere di sorveglianza: sistemi di videosorveglianza di alta qualità per il monitoraggio della sicurezza.
• Sistemi di controllo degli accessi: sistemi di controllo degli accessi tramite tessera, dati biometrici o smartphone per gestire l'ingresso negli spazi dell'ufficio.
• Soluzioni di sicurezza informatica: software firewall, antivirus e di crittografia per proteggere l'infrastruttura digitale e i dati sensibili.

6. Sistemi di illuminazione intelligente

Un'illuminazione obsoleta può sprecare energia e compromettere la concentrazione, mentre le soluzioni di illuminazione intelligente si adattano alla presenza delle persone e ai livelli di luce naturale, creando uno spazio di lavoro confortevole ed efficiente dal punto di vista energetico. 

Questi sistemi non solo riducono i costi, ma migliorano anche il benessere dei dipendenti. Alcuni esempi includono:

• Controllo automatico dell'illuminazione: i sistemi di illuminazione intelligente utilizzano sensori di movimento per accendere o spegnere le luci in base alla presenza delle persone. Ciò contribuisce a ridurre il consumo energetico e i costi.
• Raccolta della luce naturale: i sensori regolano la luminosità delle luci interne in base alla quantità di luce naturale, creando un ambiente efficiente dal punto di vista energetico.

7. Controllo intelligente del clima (sistemi HVAC)

Una temperatura sgradevole in ufficio può ridurre la produttività e aumentare i costi energetici.

I sistemi HVAC intelligenti si regolano automaticamente in base all'occupazione e alle preferenze, garantendo un ambiente di lavoro confortevole e conveniente. Tra gli esempi:

• Termostati connessi: termostati intelligenti in grado di monitorare la temperatura dell'ufficio e regolare i sistemi di riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell'aria per garantire comfort ottimale e risparmio energetico.
• Controllo a zone: questi sistemi consentono di impostare temperature personalizzate per diverse aree dell'ufficio in base all'occupazione o a esigenze specifiche.

Da sogno!

8. Sensori di occupazione e utilizzo degli spazi

Gli spazi degli uffici sottoutilizzati e le aree sovraffollate possono danneggiare l'efficienza e l'esperienza dei dipendenti. 

I sensori di occupazione e le soluzioni per le postazioni flessibili forniscono dati in tempo reale per ottimizzare l'utilizzo degli spazi di lavoro, semplificando la gestione di modalità di lavoro flessibili. Tra gli esempi:

• Sensori per sale e scrivanie: i sensori possono monitorare l'occupazione delle sale riunioni, delle postazioni di lavoro e degli spazi condivisi. Questi dati aiutano a ottimizzare l'utilizzo degli spazi, ridurre il sovraffollamento e migliorare la pianificazione degli ambienti di lavoro.
• Soluzioni per le postazioni flessibili: i sistemi connessi possono gestire e assegnare dinamicamente scrivanie o postazioni di lavoro in base alle esigenze dei dipendenti, rendendo più semplice la gestione per le aziende con modalità di lavoro flessibili e ibride. Alcuni validi esempi di software per la gestione degli spazi ufficio includono OfficeSpace e Deskfound.

9. Integrazione dei dispositivi mobili

Poiché i dipendenti utilizzano dispositivi personali per lavorare, la sicurezza e la connettività possono diventare problematiche.

Il supporto BYOD e la gestione dei dispositivi mobili garantiscono un accesso fluido e sicuro ai sistemi dell'ufficio, mantenendo alta la produttività e proteggendo al contempo le informazioni sensibili.

• Supporto all'uso del proprio dispositivo (BYOD): sistemi per integrare in modo sicuro i dispositivi personali dei dipendenti con i sistemi dell'ufficio (ad es., accesso mobile sicuro alla posta elettronica e ai file nel cloud).
• Gestione dei dispositivi mobili (MDM): strumenti che aiutano a gestire e proteggere i dispositivi mobili dei dipendenti utilizzati per lavoro.

8 passaggi per scegliere e implementare nuove tecnologie per l'ufficio

Operando in sinergia, le tecnologie per l'ufficio possono creare spazi in cui le persone amano lavorare. Tuttavia, aggiungere casualmente qualcosa al mix raramente funziona.

La scelta e l'implementazione di nuove tecnologie per l'ufficio richiedono invece un approccio ponderato.

1. Valuta le tue esigenze

• Individua i punti critici: comprendi le attuali inefficienze o difficoltà del tuo ambiente d'ufficio (ad es., problemi di comunicazione, processi lenti, strumenti obsoleti).
• Coinvolgi i dipendenti: raccogli il feedback dei dipendenti sulle difficoltà che affrontano e sulle tecnologie che, secondo loro, potrebbero essere utili.
• Obiettivi aziendali: allinea la nuova tecnologia ai tuoi obiettivi aziendali, che si tratti di migliorare la collaborazione, espandere le attività, utilizzare meglio gli spazi dell'ufficio o implementare modalità di lavoro flessibili.

2. Ricerca e confronta le soluzioni

• Determina le funzionalità principali: in base alle tue esigenze, individua le funzionalità indispensabili (ad es., archiviazione cloud, automazione, sicurezza).
• Confronta i fornitori: ricerca diversi fornitori e confronta le loro offerte in base a:
  • Prezzo e scalabilità
  • Semplicità d'uso
  • Assistenza clienti e accordi sul livello di servizio (SLA)
  • Integrazione con i sistemi esistenti.
• Leggi le recensioni: cerca feedback degli utenti, casi di studio o recensioni di terze parti per verificare le prestazioni e l'affidabilità della tecnologia.

3. Stabilisci un budget

• Considera il costo totale di proprietà: tieni conto sia dei costi iniziali sia delle spese ricorrenti, come abbonamenti, formazione, manutenzione e aggiornamenti.
• Ritorno sull'investimento (ROI): stima in che modo la tecnologia consentirà di risparmiare tempo, ridurre i costi o aumentare i ricavi nel tempo. L'articolo di Dan George sulla alfabetizzazione finanziaria delle risorse umane può essere utile a questo scopo.

4. Coinvolgi gli stakeholder

• Ottieni il consenso: presenta i tuoi risultati agli stakeholder principali (ad esempio, il team dirigenziale e i responsabili dei dipartimenti) e spiega i vantaggi, i costi e i rischi.
• Processo decisionale collaborativo: assicurati che tutti i dipartimenti interessati dalla nuova tecnologia possano esprimere la propria opinione, in particolare l'IT, le risorse umane e la finanza.

5. Test pilota (se possibile)

• Esegui una prova: se possibile, scegli un piccolo gruppo di dipendenti per testare la tecnologia in un contesto reale. Questo ti aiuterà a valutare:
  • Semplicità di adozione
  • Compatibilità con i flussi di lavoro esistenti
  • Vantaggi effettivi rispetto a quelli attesi
• Raccogli feedback: durante la fase pilota, raccogli dagli utenti informazioni sulla funzionalità e sull'usabilità.

6. Pianificazione dell'implementazione

• Sviluppa un piano di implementazione: suddividi il processo di implementazione in fasi gestibili, come:
  1. Installare e configurare la tecnologia
  2. Migrare i dati, se necessario
  3. Integrare la tecnologia con i sistemi esistenti.
• Guida e inserimento: fornisci indicazioni complete per assicurarti che i dipendenti si sentano a proprio agio nell'utilizzare la nuova tecnologia. Valuta la possibilità di creare guide per gli utenti o organizzare sessioni regolari di domande e risposte.
• Comunicazione: comunica chiaramente il calendario dell'implementazione, le aspettative ed eventuali modifiche ai flussi di lavoro o ai processi.

7. Monitora l'adozione e le prestazioni

• Monitora l'utilizzo: controlla il rendimento delle nuove tecnologie e individua eventuali difficoltà.
• Raccogli feedback: chiedi regolarmente un riscontro sulla nuova tecnologia per comprendere eventuali problemi o aree di miglioramento.
• Misura il successo: confronta gli indicatori delle prestazioni con i tuoi obiettivi iniziali (ad esempio, tempo risparmiato, riduzione degli errori e maggiore collaborazione).

Consiglio da professionista

Il modo migliore per misurare il successo è osservare come le persone utilizzano effettivamente la tecnologia. Se un sistema rallenta le attività, crea lavoro manuale aggiuntivo o se i dipendenti continuano a trovare soluzioni alternative, probabilmente non sta svolgendo bene il suo compito. – Tetiana Hnatiuk, CHRO, Skylum

8. Valuta e ottimizza

• Verifiche periodiche: valuta periodicamente l'impatto della tecnologia sulla tua attività. Stai riscontrando i miglioramenti attesi? È necessaria un'ulteriore ottimizzazione?
• Aggiorna e fai evolvere: man mano che la tua attività cresce o la tecnologia evolve, preparati a potenziare o aggiornare la soluzione per soddisfare le nuove esigenze.

Tecnologie in arrivo

Ho pensato di concludere con qualcosa di interessante e di presentare alcune delle tecnologie per ufficio più recenti di organizzazioni come Google.

Project Starline

Project Starline di Google offre piattaforme di comunicazione video 3D che creano una sensazione realistica di presenza senza bisogno di occhiali o visori. Questa innovazione rende le riunioni virtuali più coinvolgenti e riduce la stanchezza da riunioni video.

Spot di Logitech

Dispositivi come Spot di Logitech utilizzano la tecnologia radar a onde millimetriche per monitorare l'occupazione degli uffici e fattori ambientali come la temperatura e la qualità dell'aria.

Questi piccoli sensori contribuiscono a ottimizzare l'utilizzo degli spazi di lavoro e a mantenere un ambiente d'ufficio sano fornendo dati in tempo reale sull'utilizzo e sulle condizioni delle stanze. ​

Robot da ufficio

Stanno arrivando i robot! Robot come "OfficeMate" vengono introdotti per assistere nelle attività pratiche, favorire l'interazione sociale e promuovere la salute e il benessere negli spazi d'ufficio.

Una valutazione pilota ha mostrato che gli utenti vedono in questi robot un potenziale per ridurre lo stress e promuovere abitudini sane.

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