Hoe kiest u salarissoftware: een gids van een expert
Het kiezen van salarisadministratiesoftware wordt al snel ingewikkeld; elke leverancier belooft nauwkeurigheid en automatisering, maar de echte verschillen worden pas zichtbaar wanneer je dieper graaft. Ik heb veel tijd besteed aan het evalueren van deze tools en weet hoe gemakkelijk het is om je te laten beïnvloeden door gelikte demo’s en over het hoofd te zien wat er voor je team werkelijk toe doet.
Met de verkeerde beslissing krijg je te maken met problemen rond naleving, gefrustreerde medewerkers en een pijnlijke migratie op een later moment. Deze gids laat je precies zien waar je op moet letten, welke vragen je moet stellen en wat je moet testen voordat je een keuze maakt.
11 dingen waarop je moet letten bij het kiezen van salarisadministratiesoftware
Bij het kiezen van salarisadministratiesoftware kies je niet zomaar een tool; je selecteert een kernsysteem dat invloed heeft op naleving, financiën, het vertrouwen van medewerkers en de bedrijfscontinuïteit.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ik ga ervan uit dat je bekend bent met de belangrijkste functies van salarisadministratiesoftware, dus ik ga daar hier niet op in.
Als ik nieuwe salarisadministratiesoftware voor mijn organisatie zou kiezen, zou ik op het volgende letten:
1. Kan het verschillende typen medewerkers effectief ondersteunen?
Het kan zijn dat je een combinatie van medewerkers in loondienst, medewerkers op uurbasis en opdrachtnemers in dienst hebt. Omdat medewerkers worden ingedeeld op basis van hun werktijden, arbeidsvoorwaarden en functietypen, moet je HR-software met salarisadministratie kunnen inspelen op de specifieke behoeften van je personeelsbestand.
Sommige systemen richten zich specifiek op de behoeften van de salarisadministratie voor fulltime medewerkers of medewerkers met een contract, terwijl andere flexibele categoriseringsopties bieden.
Daarnaast bieden sommige diensten zelfbedieningsportalen waarmee medewerkers belastinggegevens kunnen indienen en uren en loonperiodes kunnen bekijken.
2. Kan de software gemakkelijk met andere systemen worden geïntegreerd?
Salarisadministratiesoftware kan worden geïntegreerd met HRMS’en, boekhoudsoftware, systemen voor tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie, platforms voor belastingaangifte, software voor het beheren van arbeidsvoorwaarden, ERP-systemen, systemen voor directe stortingen, nalevingstools, mobiele applicaties en leerbeheersystemen.
Als je ervoor kiest een zelfstandig salarissysteem te gebruiken, moet dit gegevens kunnen delen met je HRMS of HRIS, boekhoudsysteem of tijdregistratiesoftware. In dat geval is het de moeite waard om te controleren hoe eenvoudig deze integraties zijn.
3. Worden belastingen berekend, ingehouden en ingediend?
Het beheren van loonheffingen is een echt knelpunt. Een betrouwbaar salarissysteem vereenvoudigt het berekenen, inhouden en indienen van belastingen en voorkomt kostbare fouten.
Het systeem moet ook loonbeslagen probleemloos kunnen verwerken, zodat wordt voldaan aan gerechtelijke inhoudingen voor kinderalimentatie, belastingvorderingen of andere verplichtingen.
Zoek een aanbieder die niet alleen de juiste bedragen inhoudt, maar deze ook indient bij de juiste overheidsinstanties.
Een paar dingen om op te letten:
- Is de aanbieder een Registered Reporting Agent bij de IRS?
- Is de nauwkeurigheid van de belastingaangifte ‘gegarandeerd’, wat betekent dat de aanbieder de kosten van eventuele fouten dekt?
4. Biedt het directe stortingen aan?
Volgens een enquête van de American Payroll Association wordt 93% van de medewerkers betaald via een elektronische storting. Daarom is dit een belangrijke functie waar ik op zou letten bij een salarisoplossing.
5. Biedt het flexibele opties voor de salarisadministratie?
Het kan zijn dat je medewerkers naar behoefte wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks wilt betalen. Daarom is de mogelijkheid om een onbeperkt aantal salarisverwerkingen en meerdere frequenties te gebruiken handig.
Daarnaast is loon op aanvraag een zeer gewaardeerde arbeidsvoorwaarde die medewerkers meer financiële flexibiliteit biedt.
6. Ondersteunt het meerdere locaties?
Als je organisatie in verschillende gebieden actief is (of denkt dat in de toekomst te zullen zijn, bijvoorbeeld bij het openen van een nieuw restaurant als franchise waarvoor salarisadministratie nodig is), kan de software dan het salaris berekenen en uitbetalen op basis van waar elke werknemer werkt?
7. Welke rapportagemogelijkheden biedt het systeem?
Salarisgegevens zijn een goudmijn voor financiële planning, nalevingscontroles en personeelsstrategie. Vraag naar ingebouwde rapporten, zoals overzichten van de salarisadministratie, belastingverplichtingen, inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en analyses van arbeidskosten. Controleer of rapporten kunnen worden aangepast of automatisch kunnen worden ingepland.
Informeer ook of de rapporten naar CSV kunnen worden geëxporteerd of rechtstreeks kunnen worden geïntegreerd met je boekhoudprogramma's.
Neem het van mij aan: de mogelijkheid om duidelijke, bruikbare rapporten te genereren kan tijd besparen en de besluitvorming verbeteren. Het is dus zeker iets om op te letten, zelfs wanneer je salarissoftware voor een klein bedrijf kiest.
8. Zijn de prijsplannen schaalbaar?
Natuurlijk verschillen de vereisten van salarissoftware voor een klein lokaal bedrijf aanzienlijk van die van een grote, multinationale organisatie.
De leveranciers die je beoordeelt, hebben waarschijnlijk meerdere opties voor de prijs van een salarissysteem, afhankelijk van de omvang en vereisten van het bedrijf.
Doorgaans omvatten abonnementsplannen een maandelijks basistarief en een maandelijks bedrag per werknemer. Een goed voorbeeld van een aanbieder van salarissoftware die dit model hanteert, is Gusto. Deze rekent bedrijven een basistarief van $40 per maand plus $6 voor elke werknemer. Een bedrijf met 100 werknemers zou dus $640 per maand betalen.
Veel maandelijkse abonnementsplannen omvatten meerdere niveaus, zoals plannen voor start-ups of ondernemingen, waarbij elk niveau verschillende salarisfuncties en diensten biedt. De duurdere plannen kunnen extra technische hulp, extra HR-ondersteuning, meerdere locaties en een persoonlijke accountant voor het voorbereiden en indienen van belastingaangiften omvatten.
Het maandelijkse abonnementsmodel heeft de voorkeur van bedrijven, ongeacht hun omvang, vanwege de lage maandelijkse kosten en schaalbaarheidsopties.
Als alternatief kan een gratis salarisoplossing alle essentiële functies bieden die je nodig hebt zonder de hoge kosten van traditionele systemen, al loop je mogelijk geavanceerdere functies mis.
9. Hoe veilig is het?
Salarissoftware slaat gevoelige werknemersinformatie op. Het is daarom belangrijk om na te gaan of elke oplossing die je overweegt de volgende beveiligingsmaatregelen biedt:
- PCI-naleving
- MFA (meervoudige authenticatie)
- Gegevensversleuteling
- Wachtwoordbeveiliging
- Beperkte toegangsrechten
10. Hoe goed is de klantenservice?
Het is van groot belang om alles goed te doen wanneer je zelf de salarisadministratie beheert, dus problemen moeten snel worden opgelost. Daarom kijk ik altijd naar het niveau van de beschikbare klantenondersteuning en lees ik beoordelingen over de klantenservice.
Enkele factoren om te beoordelen:
- Handige artikelen en video's
- Telefonische klantenservice
- Online chat
- Interne experts op het gebied van salarisadministratie.
11. Is het aanpasbaar?
De salarissoftware die je kiest, moet aanpasbaar zijn aan de unieke behoeften van je bedrijf. Upgrades of uitbreidingen kunnen vaak aan de software worden toegevoegd om unieke tijdschema's, valuta's of belastinginstellingen te ondersteunen.
Je moet ook zoeken naar aanpasbare analytische dashboards voor beloningsrapportage die op specifieke behoeften kunnen worden afgestemd.
Te overwegen loonadministratieopties
Met het bovenstaande in gedachten zijn hier enkele loonadministratieopties om te overwegen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bekijk voor meer informatie onze shortlist van de beste loonadministratiesoftware.
Proces in 5 stappen om loonadministratiesoftware te kiezen
Volg tot slot dit proces in 5 stappen om je te helpen de juiste software te kiezen.
Stap één: Breng de behoeften in kaart
Neem voordat je begint met onderzoek naar leveranciers de tijd om de specifieke behoeften van je belanghebbenden te begrijpen, waaronder je medewerkers van de loonadministratie, leiders, managers en gewone werknemers.
Vragen om je behoeften in kaart te brengen:
- Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen voor de afdeling personeelszaken/loonadministratie/boekhouding?
- Hoe zal elke belanghebbende de nieuwe software gebruiken, en past loonadministratiesoftware voor ondernemingen beter?
- Waar schiet het huidige HR-systeem of proces tekort? (Proces in kaart brengen kan hierbij helpen)
- Wat zijn de meest voorkomende klachten over de loonadministratie?
- Hoe past nieuwe software die je aanschaft in je HR-technologiestack?
- Wat zijn het beleid en de wettelijke vereisten van je bedrijf met betrekking tot gegevensbeveiliging, diversiteit onder leveranciers, leverancierscontracten enzovoort?
- Hoe technologisch onderlegd is je team? De software die je kiest, zou niet ingewikkelder moeten zijn om in te stellen en te gebruiken dan je team aankan.
- Wat is je budget?
- Welk rendement op investering (ROI) verwacht je te behalen?
Door deze vragen te stellen, bepaal je precies wat je nodig hebt van je HR-software, waaronder het subtype loonadministratiesoftware dat je waarschijnlijk het hardst nodig hebt.
Vraag input op bij je belanghebbenden (IT en financiën zijn altijd nuttig) en gebruik hun feedback om gebruiksscenario's te schrijven en een matrix op te stellen waarin je vergelijkt wat belangrijk is voor elke groep belanghebbenden.
Je kunt nu het gesprek met leveranciers leiden en hun een lijst geven met functies die elke gebruiker absoluut nodig heeft en functies die mooi meegenomen zijn.
Stap twee: Onderzoek leveranciers
Het is tijd om marktonderzoek te doen en jezelf vertrouwd te maken met de toonaangevende salarisadministratie-leveranciers voor jouw gebruiksscenario. Tal van websites (zoals die van ons!) stellen lijsten samen met de beste softwareopties voor verschillende behoeften en gebruiksscenario's.
Teams die bijvoorbeeld overal toegang vanuit een app of browser nodig hebben, kunnen online salarisadministratiesoftware vergelijken, terwijl teams die menselijke fouten willen beperken en de administratieve werklast willen verlagen, geautomatiseerde salarisadministratietools kunnen overwegen.
Als je de salarisadministratie volledig uitbesteedt, onderzoek je daarentegen een heel andere reeks opties van leveranciers van salarisadministratiesoftware. Er zijn voor- en nadelen aan het uitbesteden van de salarisadministratie aan een extern bedrijf, en die moet je begrijpen.
Neem de tijd om de website van elke leverancier te bestuderen en noteer eventuele vragen die opkomen. Zijn er casestudy's en beoordelingen die het belangrijkste gebruik of verkoopargument van de tool aantonen?
Je kunt ook deelnemen aan onlinegemeenschappen of je netwerk raadplegen voor aanbevelingen.
Enkele leveranciersspecifieke vragen die je kunt stellen:
- Wie zijn de belangrijkste leveranciers voor jouw gebruiksscenario?
- Welke leveranciers worden het best beoordeeld in hun categorie?
- Wat is de best beoordeelde functie van elke tool?
- Is de tool gericht op kleine en middelgrote bedrijven, of is deze meer geschikt voor gebruik door grote ondernemingen?
- Wat zeggen klantbeoordelingen en getuigenissen? Wat zijn de meest genoemde voordelen en nadelen?
- Welke introductie, training, ondersteuning en andere hulpmiddelen biedt de leverancier?
- Is er uitgebreide documentatie beschikbaar?
- Voldoen de functies van de tool aan jouw behoeften?
- Kan de software worden geïntegreerd met de HR-tools die je al gebruikt?
- Is de gebruikersinterface visueel aantrekkelijk?
- Is de gebruikerservaring positief?
- Is de navigatie intuïtief en is de tool eenvoudig te gebruiken?
- Is deze tool te eenvoudig of te complex voor jouw behoeften op het gebied van personeelsbeheer?
- Biedt de tool de flexibiliteit of aanpasbaarheid die je nodig hebt?
- Biedt de tool robuuste beveiligingsnormen en voldoet deze aan regelgeving en beste praktijken op het gebied van gegevensprivacy? Is er een optie voor installatie op eigen locatie beschikbaar?
- Past de prijs binnen je budget? Is de prijsstelling duidelijk?
- Is de prijs gerechtvaardigd op basis van de mogelijkheden van de software? Zijn bepaalde belangrijke functies alleen beschikbaar in duurdere prijsniveaus?
- Biedt de leverancier een demonstratie of gratis proefperiode?
Stap drie: Maak een selectie en neem contact op
Nu je enkele waarschijnlijke leveranciers hebt geïdentificeerd, is het tijd om wat dieper te gaan en enkele demonstratiegesprekken te plannen.
- Stuur elke leverancier een informatieverzoek (RFI), zodat je je opties punt voor punt kunt vergelijken
- Als je echt grondig te werk wilt gaan, stuur dan elke leverancier op je selectie een verzoek om een voorstel (RFP). Dit bevat belangrijke informatie over je bedrijf, je specifieke behoeften, een vragenlijst voor de leverancier en eventuele specifieke regels voor het indienen van voorstellen die zij moeten volgen, zoals indieningstermijnen.
- Plan een gesprek met hun verkoopvertegenwoordiger en neem je vragen door.
Deze gesprekken, waarin idealiter demonstraties van het product in de praktijk worden gegeven, helpen je ook een indruk te krijgen van de leverancier en of je een goede samenwerking kunt aangaan.
Gebruik dit handige evaluatiesjabloon om leveranciers te helpen vergelijken.
Stap vier: Stel de businesscase op
Nu je alle bovenstaande gegevens hebt verzameld, is het tijd om je businesscase op te stellen. Dit hoeft geen document van 10 pagina's te zijn; het kan zo eenvoudig zijn als een memo van één pagina (want wie heeft er nu tijd om toch 10 pagina's te lezen?).
Besluitvormers willen antwoord op de volgende vragen:
- Hoeveel kost het?
- Welke knelpunten lost de software op?
- Wat gebeurt er als we niet in de software investeren?
- Hoe lang duurt de implementatie?
- Waarom moeten we nu investeren?
- Wat is de ROI van het implementeren van deze software?
Misschien weet je het antwoord op de kostenkwestie nog niet; toch zal het verkrijgen van goedkeuring in dit stadium je voorbereiden op succes.
Hier is een businesscasesjabloon dat je kunt gebruiken voor geautomatiseerde salarissoftware:
- Samenvatting voor besluitvormers: Beknopt overzicht van het voorstel, de belangrijkste voordelen van salarissoftware en de conclusies.
- Huidige situatie en probleemstelling: Beschrijving van de huidige situatie en de specifieke uitdagingen of problemen die worden aangepakt.
- Voorgestelde oplossing en voordelen: Gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde oplossing en de verwachte voordelen ervan, inclusief een kosten-batenanalyse.
- Implementatieplan en risicobeoordeling: Stapsgewijze implementatiestrategie, tijdschema en een samenvatting van mogelijke risico's met plannen voor risicobeperking.
- Conclusie en aanbevelingen: Een beknopte samenvatting van de businesscase met definitieve aanbevelingen voor besluitvormers.
Stap vijf: Implementeer de software en begeleid de ingebruikname
De juiste software kiezen is slechts de helft van het werk. In mijn ervaring is dit het punt waarop de meeste implementaties stilletjes misgaan. Dat komt niet per se doordat de software verkeerd is, maar doordat het uitrolplan onvoldoende is voorbereid.
Een soepele implementatie draait om drie dingen: duidelijk eigenaarschap, consistente communicatie en een feedbacklus die problemen opvangt voordat ze een live salarisverwerking raken. Zo zou ik het aanpakken:
- Wijs één implementatieverantwoordelijke aan: Eén persoon moet verantwoordelijk zijn voor de planning van de uitrol, de coördinatie met de leverancier en de interne communicatie. Gedeeld eigenaarschap leidt ertoe dat taken blijven liggen.
- Communiceer de verandering vroegtijdig: Vertel je team wat er verandert, waarom dat gebeurt en wat het voor hen betekent. Medewerkers zijn vooral bezorgd over de vraag of hun salaris wordt beïnvloed, dus bespreek dat direct en duidelijk.
- Voer eerst parallelle salarisverwerkingen uit: Ga niet zonder voorbereiding live. Voer ten minste één salariscyclus gelijktijdig uit in zowel je oude als je nieuwe systeem om te controleren of de resultaten overeenkomen voordat je overstapt.
- Train per rol, niet per afdeling: Salarismanagers, HR-generalisten en medewerkers gebruiken het systeem allemaal op een andere manier. Een uniforme training verspilt tijd en laat hiaten achter, maar zorg er wel voor dat de training aansluit op de taken van elke rol.
- Plan een feedbackperiode in: Stel een specifieke periode na de ingebruikname vast—ik zou vier tot zes weken aanraden—waarin gebruikers problemen kunnen melden. Maak het eenvoudig om problemen te rapporteren, zonder dat daar een stigma aan kleeft.
Gebruik deze tabel om de belangrijkste implementatiemijlpalen bij te houden vóór je eerste live salarisverwerking:
| Mijlpaal | Verantwoordelijke | Streefdatum | Status |
|---|---|---|---|
| Datamigratie voltooid | IT-/salarisverantwoordelijke | [Datum] | — |
| Parallelle salarisrun | Salarismanager | [Datum] | — |
| Functiegerichte training gegeven | HR-verantwoordelijke | [Datum] | — |
| Communicatie naar medewerkers verstuurd | HR/Communicatie | [Datum] | — |
| Goedkeuring voor ingebruikname | Implementatieverantwoordelijke | [Datum] | — |
Aan het einde van deze stap zou je team vol vertrouwen de salarisadministratie in het nieuwe systeem moeten uitvoeren en zou je een duidelijk kanaal moeten hebben om eventuele resterende problemen te melden. Onthoud: het doel is niet een perfecte lancering, maar een stabiele.
Je volgende stap: maak het officieel
Nu je een kader hebt om de juiste tool te kiezen, is het de moeite waard om te begrijpen waar je daadwerkelijk voor kiest. Bekijk de voordelen van salarissoftware om te zien hoe het juiste systeem je HR-processen ondersteunt, van compliance en cashflowprognoses tot het inwerken van medewerkers.
