Hoe pak je personeelsmanagement aan in kleine en middelgrote ondernemingen?
Een goed idee heeft een gelukkig, goed functionerend team nodig om het uit te voeren. En een team met de juiste vaardigheden. Dit geldt zowel voor een project binnen een bedrijf met 150.000 medewerkers, zoals Microsoft, als voor een mkb-bedrijf met 25 ijverige medewerkers.
De rol van personeelszaken is daarom om medewerkers gezond en betrokken te houden en de organisatie te helpen haar doelstellingen te bereiken door ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste posities zitten.
Lees verder als je wilt leren hoe je personeelsmanagement (HRM) in kleine en middelgrote ondernemingen kunt aanpakken. Natuurlijk kunnen ook grotere organisaties hier nota van nemen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is personeelsmanagement?
Heel kort voordat we erin duiken: HRM is een strategische aanpak voor het beheren van de waardevolle hulpbron die mensen zijn. Uiteindelijk is het doel om het bedrijf te helpen duurzame groei te realiseren door effectief talentmanagement.
HR-managers houden zich bezig met het oplossen van problemen en het bieden van begeleiding en richting aan collega's. HRM-functies omvatten:
- Werving - het vinden, aantrekken, aannemen en inwerken van nieuw talent met wervingssoftware voor kleine bedrijven
- Training en ontwikkeling - het ondersteunen van de training en ontwikkeling van medewerkers
- Medewerkerservaring - het creëren van de basis voor een omgeving waarin medewerkers kunnen floreren, groeien & zich ontwikkelen en de steun en erkenning van anderen ervaren
- Retentiestrategieën - strategische acties om medewerkers te behouden
- Medewerkersrelaties - helpen een positieve relatie tussen werkgever en medewerkers te behouden en optreden als bemiddelaar bij geschillen tussen medewerkers
- Naleving - ervoor zorgen dat een organisatie binnen de arbeidswetgeving opereert
- HR-boekhouding - het meten en analyseren van de financiële impact van HR-praktijken, waaronder personeelskosten, productiviteit en rendement op investeringen in mensen.
Ja, HRM omvat deels administratieve taken, maar het is belangrijk dat de administratie—in belangrijke gebieden zoals salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden en de noodzakelijke HR-documentatie—efficiënt wordt afgehandeld. Dit is het minimum dat medewerkers verwachten!
Maar de ontwikkeling van HR is tegenwoordig niet administratief gericht, maar meer analytisch. Het gaat erom gegevens te gebruiken om de ontwikkeling van de organisatie vanuit het perspectief van mensen te sturen.
Door de democratisering van HRMS en andere technologieën kan een groot deel van de administratieve kant worden geautomatiseerd of door de medewerkers zelf worden afgehandeld. Hierdoor krijgen degenen die verantwoordelijk zijn voor HR meer ruimte voor strategisch denken en experimenteren.
Waarin verschilt personeelsmanagement in kleine en middelgrote bedrijven?
Hoewel de algemene doelstellingen van HRM in alle organisaties hetzelfde zijn, verschillen de methoden om die doelstellingen te bereiken afhankelijk van factoren zoals omvang en middelen.
Omvang
Grote organisaties hebben HR-afdelingen nodig die bestaan uit specialisten voor de verschillende functies. In kleinere ondernemingen is HRM over het algemeen de taak van één tot vijf mensen. De functies kunnen worden verdeeld over iedereen, van de CEO, operationeel manager, HR-manager, manager medewerkers en cultuur of interne recruiter.
Over het algemeen hebben HR-teams in kleine bedrijven geen toegang tot hetzelfde niveau van middelen als grote organisaties. Ze moeten het met minder doen en HR-managers moeten soms creatief zijn en strategieën en hulpmiddelen kiezen die bij hun budget passen.
In kleine tot middelgrote ondernemingen kan de salarisadministratie onderdeel zijn van de HR-taken om de overhead laag te houden; in grotere bedrijven is er waarschijnlijk een aparte boekhoud- of salarisadministratieafdeling.
Verantwoordelijkheden
Zoals hierboven al werd aangegeven, zullen HR-managers in mkb-bedrijven door de kleinere teamomvang waarschijnlijk met een mix van verantwoordelijkheden worden belast (soms zelfs niet aan HR gerelateerd), terwijl de rol in een grotere organisatie waarschijnlijk meer gespecialiseerd zal zijn.
Uit een onderzoek naar Portugese mkb-bedrijven bleek dat HRM in kleine organisaties een “constante informaliteit” weerspiegelt.
Dit is geweldig voor HR-professionals die houden van afwisseling en het op zich nemen van nieuwe rollen en verantwoordelijkheden. In een kleiner bedrijf is er over het algemeen meer ruimte voor creativiteit en het is de taak van degenen die met HR zijn belast om de basis te leggen voor groei van de organisatie.
Gerelateerd artikel: Belangrijkste verantwoordelijkheden van personeelszaken
Van administratie naar strategie
Naarmate je organisatie groeit, zal ook de HR-afdeling groeien. Dat zou tenminste wel moeten.
Soms groeit een organisatie en neemt ze een HR-medewerker aan die zich puur bezighoudt met de administratie en ervoor zorgt dat de organisatie aan de regels blijft voldoen. Waarschijnlijk krijgt diegene ook werving, personeelsbeheer, financiën en misschien zelfs het algemene kantoorbeheer toegewezen.
Maar te weinig investeren in HR en de afdeling te veel taken geven, betekent dat je de strategische waarde misloopt die gerichte en ervaren HR-professionals kunnen bieden.
Investeren in goede HR-professionals en -processen is investeren in je bredere personeelsbestand.
Ze helpen jou en je leidinggevende team om je organisatie op te schalen en belangrijke behoeften vast te stellen om de algemene bedrijfsdoelen te behalen.
Misschien besteed je de administratieve functies uit en neem je iemand aan die zich uitsluitend richt op de ontwikkeling van mensen en processen en op het opbouwen van de cultuur die je wilt.
Vandaag de dag merk ik dat steeds meer HR-professionals hun werk op een agile manier benaderen en optreden als iets dat lijkt op productmanagers voor de bedrijfscultuur.
Dit betekent dat je feedback verzamelt, iets op kleine schaal probeert, meer feedback verzamelt, aanpassingen doet en het vervolgens opnieuw probeert of in het hele bedrijf uitrolt.
HRM in je kleine of middelgrote bedrijf: waar je je op moet richten
Als je leidinggevende binnen een organisatie bent en verantwoordelijk bent voor het managen van mensen, dan is je werk op de een of andere manier gerelateerd aan HR.
Elke organisatie is anders, maar hoe je HR-afdeling er ook uitziet, er zijn enkele universele beste HR-praktijken waar elke organisatie baat bij heeft.
Wees proactief, niet reactief
Het kan gebeuren dat HR wordt gezien als bureaucratie: een administratieve en financiële last die verkoop en winst in de weg staat. Daarom wordt er vaak pas op het laatste moment aandacht aan besteed, wanneer de organisatie zichzelf uit een moeilijke situatie moet zien te redden.
Deze perceptie maakt organisaties “HR-schuw” en terughoudend om er goed in te investeren. Daarom ben je het er als HR-professional misschien mee eens wanneer mensen zeggen dat het een “ondankbare baan” is.
Maar eerder investeren in HR zal later zijn vruchten afwerpen. Het gaat erom proactief te zijn in plaats van reactief. Als je er niet op tijd over nadenkt hoe je met mensen omgaat, betaal je de prijs in de vorm van ongemotiveerde en misschien zelfs ongezonde werknemers.
Als je dit leest als HR-professional die gefrustreerd is over de manier waarop je organisatie HR benadert, dan kun je meer zijn dan alleen iemand die papierwerk verwerkt!
Laat je waarde zien door meer te leren over verschillende onderdelen van het bedrijf en te laten zien hoe je bedrijfsproblemen kunt helpen oplossen met mensgerichte oplossingen.
Stel een strategisch doel vast
Als je een HR-medewerker aanneemt voor meer dan alleen basisadministratie, of als je degene bent die wordt aangenomen om HR te beheren, is het belangrijk om samen duidelijke strategische doelen voor de HR-functie vast te stellen.
Dit betekent dat je eerst een visie en een verklaring opstelt die de bedrijfsdoelen en kernwaarden verbindt met het soort cultuur dat je wilt opbouwen.
Dit is een voorbeeld van een HR-missieverklaring van Unilever:
Zodra HR wordt gezien als een strategische afdeling binnen de organisatie die winst stimuleert, zal de afdeling meer steun, budget enzovoort krijgen.
Ontwikkel en ondersteun bedrijfswaarden
De waarden van je bedrijf fungeren als een reeks richtlijnen die zowel de strategie als de cultuur beïnvloeden. Ze helpen teams om samen naar een gemeenschappelijk bedrijfsdoel toe te werken. Ze hoeven niet heel uniek te zijn, maar moeten simpelweg weerspiegelen wat je team… nou ja... belangrijk vindt.
Het voordeel van een klein team is dat het gemakkelijker is om input van werknemers te krijgen over wat deze waarden zouden moeten zijn. Door dit proces open te stellen, kunnen veel meer betrokken werknemers ontstaan die zich inzetten voor de missie van de organisatie.
Zodra je waarden zijn vastgesteld, is het de taak van HR om ervoor te zorgen dat ze worden nageleefd en meewegen bij functies zoals werving en erkenning van werknemers.
Bekijk deze voorbeelden van bedrijfswaarden voor wat inspiratie.
Creëer en communiceer je routekaart
Het is belangrijk dat je een HR-routekaart opstelt. Niet alleen voor je eigen voordeel, maar ook zodat teamleden kunnen zien aan welke soorten projecten je werkt en welke waarde je denkt dat ze zullen toevoegen.
Niet alle beslissingen die je als HR-team neemt, zullen populair zijn, vooral als het gaat om het opschudden van “de manier waarop dingen normaal gesproken worden gedaan”. Daarom is het belangrijk om duidelijk te communiceren waarom je bepaalde veranderingen doorvoert en draagvlak bij medewerkers te creëren. Neem de tijd om vragen te beantwoorden en laat zien hoe je nieuwe proces of strategie op de lange termijn iedereen ten goede zal komen.
Bovendien legt open en regelmatige communicatie met medewerkers de basis voor een samenwerkingscultuur waarin medewerkers zich gehoord voelen en zich gesterkt voelen om ideeën aan te dragen.
Verzamel regelmatig feedback
In lijn met open communicatie staat het verzamelen van feedback. Zoals Matt Gould, auteur, leiderschapscoach, oprichter van het HTI Institute en recente podcastgast over dit onderwerp, het zo treffend verwoordde:
Het verzamelen van zowel positieve als negatieve feedback, met behulp van methoden zoals enquêtes, ideeënbussen, townhallbijeenkomsten en functioneringsgesprekken, is waardevol voor het verbeteren van de werknemerservaring.
Dit is een cruciaal onderdeel van de metafoor van ‘HR als productmanager’ die ik eerder noemde.
Bouw een robuust proces voor prestatiemanagement
Ongeacht de grootte van het team waarderen medewerkers (goed) prestatiemanagement, omdat dit hen een duidelijke indicatie geeft van wat ze hebben bereikt en waaraan ze moeten werken. Dit gaat verder dan alleen het jaarlijkse functioneringsgesprek.
Streef er idealiter naar om een continu prestatiemanagementproces te implementeren met regelmatige feedback, waardoor managers meer als mentoren en coaches kunnen optreden. Het is ook belangrijk om ontwikkeling en loopbaanplanning hierin op te nemen.
Hier vind je een uitgebreidere handleiding voor het ontwikkelen van een effectief prestatiemanagementsysteem.
Investeer in training en ontwikkeling
Training en ontwikkeling (T&D) zijn nauw verbonden met prestatiemanagement. Het is minder waarschijnlijk dat mkb-bedrijven in T&D investeren vanwege een gebrek aan middelen. In kleinere organisaties en vooral bij start-ups kunnen medewerkers echter functies vervullen, met name leidinggevende functies, zonder voorafgaande training.
Door wat middelen opzij te zetten voor T&D, zelfs als het alleen gaat om tijd voor medewerkers om zichzelf bij te scholen, help je hen om 1) hun werk effectiever te doen en 2) hun motivatie te vergroten. Gebruik het budget om samen te werken met experts, zoals coachingplatforms of externe trainingshulpmiddelen.
Stel beleid en gedeelde documentatie op
Naarmate je bedrijf groeit, samen met de opkomende trend van werken op afstand en internationale personeelsbestanden, bespaart het iedereen op de lange termijn tijd als je uniforme HR-beleidsregels en processen opstelt voor basisfuncties, zoals het aanvragen van verlof en het beheren van onkosten en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Deze kunnen worden opgeslagen in gedeelde werkplekapps zoals Slite of Notion, zodat iedereen er gemakkelijk toegang toe heeft.
Creëer een goede onboardingervaring
Werving bij start-ups kan duur zijn, dus het is belangrijk om nieuwe medewerkers vanaf het begin een geweldige ervaring te bieden.
Ongeacht de omvang van de organisatie is het de moeite waard om tijd en moeite te steken in het creëren van een onboardingervaring die nieuwe medewerkers helpt sneller hun plek te vinden, gemotiveerd aan hun nieuwe functie te beginnen en waarschijnlijker bij de organisatie te blijven.
Idealiter loopt je onboardingprogramma vanaf het moment waarop de nieuwe medewerker de aanbiedingsbrief ondertekent tot en met de eerste 90 dagen. Ons onboardingplatform bij Ordergroove bevat voorafgaand aan hun start taken voor hen (allemaal leuk) om de organisatie te leren kennen, hun team te ontmoeten en dingen over zichzelf te delen.
Lees meer over de beste onboardingpraktijken en hoe je een plan voor 30, 60 en 90 dagen opstelt.
Omarm technologie
Vroeger waren HR-technologieën uitsluitend bedrijfspakketten die alleen betaalbaar waren voor grote organisaties.
Tegenwoordig zijn de voordelen van HR-software echter bereikbaar voor bedrijven van alle groottes. Veel leveranciers richten zich op de mkb-markt met betaalbare, cloudgebaseerde HR-oplossingen en apps.
Humanresourcesmanagementsystemen (HRMS) kunnen je helpen bij de administratieve kant van HR en processen zoals prestatiemanagement ondersteunen. Veelvoorkomende functies zijn:
- Tijd- en aanwezigheidsbeheer
- Sollicitantvolgsystemen
- Naleving
- Beheer van arbeidsvoorwaarden
- HR-software met salarisadministratie
- Prognoseoplossingen
- Urenstaten
- Inwerken
- Personeelsplanning
Er is ook een heel universum aan moderne HR-tools beschikbaar om je te helpen met andere belangrijke functies, zoals het verzamelen van feedback van medewerkers, het faciliteren van erkenning door collega's en het opbouwen van relaties.
In plaats van op één tool te vertrouwen om alles te regelen (ondanks wat verkopers zeggen), is het, om de volledige voordelen van HR-software te benutten, vaak het beste om tools te combineren in een geïntegreerde en flexibele HR-technologiestack.
Uitbesteden
Net zoals het gebruik van technologie kan helpen de administratieve last te verlichten en tijd vrij te maken voor strategischer werk, kan ook het uitbesteden van HR-functies hierbij helpen.
Dit kan betekenen dat je de salarisadministratie of andere administratieve functies uitbesteedt aan een salarisadministratiekantoor, een professionele werkgeversorganisatie (PEO) of een formele werkgever (EOR, ideaal voor internationale werving).
Bekijk voor meer informatie over de mogelijke voordelen en aandachtspunten onze artikelen over wat een PEO is en wat een EOR is.
Vragen? Probeer de community
De People Managing People-community is een plek waar peoplemanagers en cultuurmakers zich als leiders kunnen ontwikkelen en contact kunnen leggen met gelijkgestemde mensen.
Je krijgt toegang tot onze exclusieve Slack-community, evenals regelmatige workshops en andere exclusieve content om een betere leider van mensen en katalysator voor een gezonde bedrijfscultuur te worden.
Lees meer over de People Managing People-community.
Je kunt je ook abonneren op de nieuwsbrief om updates te ontvangen wanneer we nieuwe artikelen en podcasts publiceren met de nieuwste inzichten van experts op het gebied van mensen en cultuur uit de hele wereld.
Gerelateerde artikelen:
- 7 manieren om de arbeidsrelaties binnen je organisatie te verbeteren
- Wat is een formele werkgever?
- 10 beste professionele werkgeversorganisaties (PEO's)
- 10 beste formele werkgevers (EOR's)
- 10 beste HRIS'en voor kleine bedrijven
- Wat is software voor personeelsbeheer?
- Een HR-afdeling opbouwen: een stapsgewijze handleiding
- Hoe je HR positioneert als strategische partner van de organisatie
