HR-processen verbeteren: een proces in 4 stappen
Procesverbetering—het favoriete tijdverdrijf van iedere HR-professional, toch?
Misschien niet voor de meesten van ons, maar processen op orde hebben helpt ervoor te zorgen dat taken correct en efficiënt worden uitgevoerd. Zo ontstaat er een betere ervaring voor iedereen en komt er tijd vrij om te focussen op interessantere, strategische zaken.
De rol van HR in kleine bedrijven en grote ondernemingen omvat het implementeren van gestructureerde processen die naleving waarborgen en de operationele efficiëntie verbeteren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Je HR-functie heeft waarschijnlijk meer dan een paar processen die verbeterd kunnen worden. Met behulp van strategisch personeelsmanagement kunnen organisaties HR-processen verbeteren, zodat ze beter inspelen op de behoeften van medewerkers en de organisatie.
Kader voor HR-procesverbetering
HR-processen omvatten een breed scala aan activiteiten, van werving en inwerken tot medewerkerontwikkeling en prestatiemanagement.
Om concurrerend en efficiënt te blijven, moeten bedrijven voortdurend zoeken naar manieren om hun HR-processen te verbeteren. Het stroomlijnen van HR-processen is eenvoudig met cloudgebaseerde HR-tools, die zorgen voor soepelere werkstromen en betere toegankelijkheid van gegevens.
Ik heb gemerkt dat de grootste hindernis bij procesverbetering is om te beginnen; het kan voelen als een onmogelijke opgave! Door het op te delen in afzonderlijke stappen wordt het een stuk beter behapbaar.
Stap één: Beoordeel de huidige processen
Het is moeilijk om iets te verbeteren als je het niet volledig begrijpt. Dit kan tijdrovend zijn—dat wil ik vooraf alvast zeggen—maar normaal gesproken hoeft deze stap maar één keer te worden uitgevoerd.
De eerste stap is hier om je werkstromen en taken te beoordelen en vast te stellen wat is gedocumenteerd, wie ervoor verantwoordelijk is en wanneer het voor het laatst is beoordeeld. Is HR verantwoordelijk voor de salarisadministratie en L&D, bijvoorbeeld, of is dat een andere afdeling binnen je bedrijf?
Een eerdere HR-afdeling waar ik werkte had bijvoorbeeld een groot aantal gedocumenteerde processen, maar we ontdekten dat deze op verschillende plaatsen waren opgeslagen en zich in uiteenlopende stadia van actualiteit bevonden.
Vervolgens kun je je HR-statistieken bekijken om eventuele aandachtspunten met betrekking tot elk proces te identificeren, bijvoorbeeld een onjuist personeelsaantal, fouten in de salarisadministratie of een lange doorlooptijd voor het invullen van vacatures.
Aan het einde van deze stap heb je een inventarisatie van processen die verbeterd kunnen worden.
Stap twee: Stel prioriteiten
Je kunt niet alles tegelijk aanpakken, dus het is belangrijk om kritisch na te denken over aan welke processen je het eerst wilt werken. Dit geldt vooral voor HR-systemen voor kleine bedrijven die te maken hebben met beperkte tijd, middelen en budget.
Misschien kunnen een paar vroege, gemakkelijke successen tijd vrijmaken om de grotere projecten aan te pakken. Misschien heb je steun van het management om een groot automatiseringsproject uit te voeren.
Stel duidelijke en specifieke verbeterdoelen vast die aansluiten bij de strategische doelstellingen, initiatieven en waarden van de organisatie.
De belangrijkste waarde van mijn bedrijf is bijvoorbeeld innovatie, maar we hebben nog steeds een aantal irritant handmatige HR-processen.
Ons doel is om een innovatieve HR-ervaring te creëren die onze medewerkers een positief beeld geeft van hun HR-functie. We wisten steun van de directie te verkrijgen voor de digitale transformatie van HR door verschillende belangrijke processen te automatiseren en de projecten te koppelen aan onze innovatiewaarde.
Deze stap kent geen standaardaanpak, dus je zult moeten bepalen wat werkt voor jouw organisatie met de middelen die je beschikbaar hebt.
Stap drie: Maak een plan
Je zult een realistische planning voor de voltooiing willen opstellen en ik raad aan om meerdere voortgangscontroles in te bouwen.
Dit kan betekenen dat je werkstromen vereenvoudigt, onnodige stappen elimineert en repetitieve taken automatiseert met behulp van specifieke HR-software (meer over deze stap later).
Als je middelen beschikbaar hebt om te helpen, zorgt het toewijzen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid ervoor dat teamleden de besluitvorming binnen hun werkprocessen kunnen behouden.
Dit kan veel zijn om bij te houden, en een projectdocument waartoe iedereen toegang heeft, kan daarbij helpen. Ik gebruik graag Sharepoint voor dit soort projecten, maar er zijn veel projectmanagementtools beschikbaar.
In mijn vorige voorbeeld van verspreide documentatie besloten we alles op een centrale locatie te zetten in plaats van in de silo's waarin het was opgeslagen, en gaven we onszelf 6 maanden de tijd om elk document bij te werken.
Deze planning was realistisch en haalbaar voor ons als klein HR-team. We hadden één keer per maand een korte vaste vergadering om onze voortgang te controleren en elkaar verantwoordelijk te houden.
Stap vier: continue verbetering
Stel een systeem in voor voortdurende monitoring en evaluatie van HR-processen. Verzamel feedback van medewerkers en HR-personeel om eventuele problemen of verdere verbeterpunten vast te stellen.
Je zou bijvoorbeeld een korte enquête naar medewerkers kunnen sturen nadat ze contact hebben opgenomen met HR met bepaalde verzoeken, zodat je direct feedback krijgt. Of je kunt je HR-team één keer per jaar een enquête sturen over verbeterwensen voor uitgebreidere ideeën ter verbetering.
Je kunt de verzamelde feedback en gegevens gebruiken om de HR-processen voortdurend verder te verfijnen.
HR-afdelingen kunnen processen optimaliseren door platforms voor HR-casemanagement te integreren om problemen sneller op te lossen.
6 voorbeelden van HR-procesverbetering
Laten we enkele voorbeelden bekijken van veelvoorkomende manieren waarop je HR-processen kunt verbeteren.
Werkstromen automatiseren
In de beoordelingsfase identificeer je waarschijnlijk handmatige en repetitieve taken, zoals gegevensinvoer, het plannen van afspraken en het verzenden van standaard-e-mails.
Je kunt deze processen automatiseren door een technologiestack voor HR op te bouwen (denk aan je HRMS of HRIS plus communicatietools) die veel van deze processen automatiseert en gegevensuitwisseling tussen verschillende apps en functies mogelijk maakt.
Onboarding digitaliseren
Onboarding van medewerkers is een herhaalbaar proces dat bij de meeste bedrijven dringend moet worden bijgewerkt en een van de meest invloedrijke onderdelen is van de werknemerservaring van een nieuwe medewerker.
Digitaliseer het onboardingproces door nieuwe medewerkers elektronische formulieren, trainingsmodules en bedrijfsbronnen aan te bieden. Dit kan papierwerk verminderen, tijd besparen en zorgen voor consistentie in de onboardingervaring van alle nieuwe medewerkers.
Gespecialiseerde onboardingsoftware kan je hierbij enorm helpen.
Werving stroomlijnen
Als het wervingsproces niet in je inventaris in stap 1 was opgenomen, moet dat alsnog gebeuren. Als je dit nog niet hebt gedaan, overweeg dan de implementatie van een sollicitantvolgsysteem (ATS) om vacatures, sollicitaties en communicatie met kandidaten te beheren.
ATS-software kan helpen bij het screenen van kandidaten, het volgen van hun voortgang en zelfs het opbouwen van een wervingspijplijn voor moeilijk te vervullen functies. Veel van deze programma's kunnen ook waardevolle statistieken bieden over je wervingsproces en de kandidaatervaring.
Zelfbedieningsopties bieden
HR-professionals kunnen veel onnodige energie besteden aan het beantwoorden van vragen en het bijwerken van medewerkersinformatie. Hier zijn enkele suggesties om daarbij te helpen:
Zelfbediening voor medewerkers en managers
Mogelijk zijn er al opties binnen je HRIS-software voor zelfbediening door medewerkers en managers.
Gebruik tools voor zelfbediening door medewerkers om medewerkers toegang te geven tot het bijwerken van persoonlijke gegevens, het bekijken van loonstroken, het aanvragen van verlof en het inschrijven voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit vermindert de werkdruk van het HR-team en stelt medewerkers in staat hun eigen gegevens te beheren.
Opties voor zelfbediening door managers binnen je HRIS zijn een andere plek om te zoeken naar procesverbeteringen. Mogelijk zijn er functies die je eenvoudig voor managers kunt inschakelen, zodat zij routinematige wijzigingen voor medewerkers zelf kunnen verwerken, zoals het aanpassen van rapportagelijnen en het goedkeuren van verlofaanvragen.
Gecentraliseerde kennisbank
Creëer een gecentraliseerde opslagplaats voor HR-beleid, procedures, veelgestelde vragen en hulpmiddelen. Dit kan medewerkers en managers helpen antwoorden op hun vragen te vinden zonder rechtstreeks contact op te nemen met HR. Het is belangrijk dat deze opslagplaats eenvoudig doorzoekbaar en toegankelijk is voor alle medewerkers.
Er zijn veel intranetopties beschikbaar, met uiteenlopende kosten en inspanningen. Veel HRIS-platforms bieden deze functie ook.
Elektronisch documentbeheer
Als je dit nog niet hebt gedaan, begin dan met het digitaal opslaan van HR-documenten in een veilig documentbeheersysteem. Hierdoor wordt het ophalen en delen van documenten en personeelsgegevens eenvoudiger en is er minder fysieke administratie nodig.
Compliancekalender en eindejaarschecklist
Ik heb in een eerder artikel over HR-compliance al kort iets verteld over een compliancekalender, en ik kan deze niet genoeg aanbevelen.
De kalender die ik gebruik, is gekoppeld aan een gedeelde HR-kalender in Outlook en elk item in de kalender is gekoppeld aan een gebeurtenis in de HR-kalender. Deze herinneringen die je er nadrukkelijk aan herinneren, werken goed om actie op het gebied van compliance te stimuleren.
Maak gebruik van een eindejaarschecklist door deze in je compliancekalender op te nemen. Als onderdeel van de eindejaarschecklist van mijn team bekijken we procesdocumentatie en voeren we regelmatig onderhoud uit.
Dit maakt een cyclus van voortdurende verbetering mogelijk, zonder de grote inspanning om opnieuw vanaf nul te beginnen, zoals ik hierboven in stap 4 heb besproken.
Terzijde: de eindejaarschecklist mag niet worden gecombineerd met, of in de plaats komen van, je andere checklists voor HR-processen.
Uitdagingen bij HR-procesverbetering
Hoewel het in de praktijk allemaal goed klinkt, verloopt het verbeteren van HR-processen waarschijnlijk niet zonder problemen. Veelvoorkomende uitdagingen zijn:
- Weerstand tegen verandering: medewerkers en managers kunnen veranderingen afwijzen uit angst voor het onbekende, omdat ze zich prettig voelen bij de huidige processen of sceptisch zijn over de voordelen van nieuwe systemen. Daarom hebben grote veranderingen een goed veranderingsmanagementplan en een communicatiestrategie nodig.
- Gebrek aan een duidelijke visie: zonder een goed gedefinieerd doel en een duidelijke strategie kunnen verbeteringen van HR-processen hun focus verliezen, wat leidt tot verspilde inspanningen en middelen.
- Beperkte middelen: budgetbeperkingen, een beperkt aantal medewerkers en ontoereikende technologische hulpmiddelen kunnen de implementatie van nieuwe HR-processen belemmeren. Daarom is het belangrijk om effectief prioriteiten te stellen en realistische tijdlijnen vast te leggen. Het stroomlijnen van HR-processen kan beginnen met het invoeren van gratis HR-oplossingen voor eenvoudige administratieve taken.
- Compliance handhaven: HR-processen moeten voldoen aan verschillende wettelijke en regelgevende vereisten, en ervoor zorgen dat je tijdens het doorvoeren van veranderingen aan deze vereisten blijft voldoen, kan lastig zijn.
- Wereldwijd opschalen: HR-processen moeten mogelijk rekening houden met verschillende lokale omstandigheden, afhankelijk van waar je medewerkers werft. Het inschakelen van multinationale HR-diensten kan zorgen voor geoptimaliseerde processen die geschikt zijn voor zowel lokale als internationale teams
Beste praktijken voor HR-procesverbetering
Tot slot volgen, gezien de hierboven genoemde uitdagingen, enkele beste praktijken om in gedachten te houden bij het verbeteren van HR-processen.
- Stel duidelijke doelstellingen vast: Definieer specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen voor het verbeterproces.
- Betrokkenheid van medewerkers: Betrek medewerkers bij de plannings- en implementatiefasen. Verzamel hun feedback en pak hun zorgen aan om draagvlak te creëren en weerstand tegen verandering te verminderen.
- Open communicatie: Stimuleer open en transparante communicatie binnen het HR-team en in de hele organisatie om verandering effectief te communiceren en feedback te verzamelen.
- Benchmarking: Vergelijk je HR-processen met branchenormen en best practices. Gebruik benchmarking om hiaten en mogelijkheden voor verbetering te identificeren.
- Prestatiemaatstaven: Definieer en monitor belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) voor je HR-processen
- Hanteer een klantgerichte mentaliteit: De nieuwe manier van denken is om people operations als een product te beschouwen, waarbij medewerkers als klanten worden behandeld en de focus ligt op het verbeteren van hun ervaring met HR-processen. Ontdek wat hun ervaring kan verbeteren, of dat nu systeemintegratie is, het vereenvoudigen van taken of het beperken van vergaderingen.
Een cultuur van voortdurende verbetering
Verbetering van HR-processen is een natuurlijk onderdeel van het versterken van je humanresourcesfunctie.
Door een gestructureerde aanpak te volgen die beoordeling, analyse, herontwerp en voortdurende monitoring omvat, kun je je HR-processen stroomlijnen, kosten verlagen, medewerkerstevredenheid verbeteren en uiteindelijk beter bijdragen aan het behalen van de strategische doelstellingen van de organisatie.
Het omarmen van een cultuur van voortdurende verbetering binnen HR kan leiden tot succes op de lange termijn in de dynamische bedrijfsomgeving van vandaag en medewerkers een effectieve HR-ervaring bieden.
Word lid van de People Managing People-community
Voor meer informatie over het verbeteren van HR-processen en best practices op het gebied van talentmanagement kun je lid worden van onze ondersteunende community van HR- en bedrijfsleiders, die kennis delen om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer waarde toe te voegen aan je organisatie.
