Hoe kiest u salarissoftware: een handleiding van een expert
Het kiezen van software voor salarisadministratie wordt al snel ingewikkeld; elke leverancier belooft nauwkeurigheid en automatisering, maar de echte verschillen worden pas duidelijk als je dieper graaft. Ik heb veel tijd besteed aan het beoordelen van deze tools en weet hoe gemakkelijk je je kunt laten overtuigen door gelikte demo's en kunt missen wat er echt toe doet voor je team.
Met de verkeerde beslissing krijg je te maken met problemen rond naleving, gefrustreerde medewerkers en een pijnlijke migratie op een later moment. Deze gids laat je precies zien waar je op moet letten, welke vragen je moet stellen en wat je moet testen voordat je een keuze maakt.
11 dingen waarop je moet letten bij het kiezen van software voor salarisadministratie
Wanneer je software voor salarisadministratie kiest, selecteer je niet zomaar een tool; je kiest een kernsysteem dat gevolgen heeft voor naleving, financiën, het vertrouwen van medewerkers en de bedrijfscontinuïteit.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ik ga ervan uit dat je bekend bent met de belangrijkste functies van software voor salarisadministratie, dus ik ga daar hier niet verder op in.
Als ik nieuwe software voor salarisadministratie voor mijn organisatie zou kiezen, zou ik op het volgende letten:
1. Kan de software effectief verschillende typen medewerkers ondersteunen?
Het kan zijn dat je een combinatie van medewerkers in loondienst en medewerkers per uur, evenals opdrachtnemers, in dienst neemt. Omdat medewerkers worden ingedeeld op basis van hun werkuren, arbeidsvoorwaarden en functietypen, moet je HR-software met salarisadministratie kunnen inspelen op de specifieke behoeften van je personeelsbestand.
Sommige systemen zijn specifiek gericht op de behoeften rond de salarisadministratie van fulltime medewerkers of opdrachtnemers, terwijl andere flexibele indelingsopties bieden.
Daarnaast bevatten sommige diensten zelfbedieningsportalen waarmee medewerkers belastinggegevens kunnen indienen en uren en loonperiodes kunnen bekijken.
2. Kan de software eenvoudig met andere systemen worden geïntegreerd?
Software voor salarisadministratie kan worden geïntegreerd met HRMS'en, boekhoudsoftware, systemen voor tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie, platforms voor het indienen van belastingaangiften, software voor het beheren van arbeidsvoorwaarden, ERP-systemen, systemen voor rechtstreekse stortingen, tools voor naleving, mobiele applicaties en leermanagementsystemen.
Als je ervoor kiest om een zelfstandig salarissysteem te gebruiken, moet dit gegevens kunnen delen met je HRMS of HRIS, boekhoudsysteem of software voor tijdregistratie. Als dat het geval is, is het verstandig om te controleren hoe eenvoudig deze integraties zijn.
3. Worden belastingen berekend, ingehouden en ingediend?
Het beheren van salarisbelastingen is een echt pijnpunt. Een betrouwbaar salarissysteem vereenvoudigt het berekenen, inhouden en indienen van belastingen en voorkomt kostbare fouten.
Het systeem moet ook beslagen op salarissen naadloos kunnen verwerken, zodat wordt voldaan aan gerechtelijke inhoudingen voor kinderalimentatie, belastingvorderingen of andere verplichtingen.
Zoek een provider die niet alleen de juiste bedragen inhoudt, maar ze ook indient bij de juiste overheidsinstanties.
Een paar dingen om op te letten:
- Is de provider een geregistreerde aangifteagent bij de IRS?
- Is de nauwkeurigheid van de belastingaangifte ‘gegarandeerd’, wat betekent dat de provider de kosten van eventuele fouten dekt?
4. Biedt de software rechtstreekse stortingen aan?
Volgens een enquête van de American Payroll Association wordt 93% van de medewerkers betaald via een elektronische storting. Daarom is dit een belangrijke functie waarop ik zou letten bij een oplossing voor salarisadministratie.
5. Biedt de software flexibele opties voor salarisadministratie?
Het kan zijn dat je medewerkers wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks wilt betalen, afhankelijk van wat nodig is. Daarom is de mogelijkheid om onbeperkt salarisverwerkingen uit te voeren met meerdere frequenties handig.
Daarnaast is betalen op aanvraag een zeer gewaardeerde arbeidsvoorwaarde die werknemers meer financiële flexibiliteit geeft.
6. Ondersteunt het meerdere locaties?
Als je organisatie actief is in verschillende gebieden (of als je denkt dat dit in de toekomst het geval kan zijn, bijvoorbeeld bij het openen van een nieuw restaurant dat salarisadministratie nodig heeft), kan de software dan het loon berekenen en uitbetalen op basis van waar elke medewerker werkt?
7. Welke rapportagemogelijkheden biedt het systeem?
Gegevens uit de salarisadministratie zijn een goudmijn voor financiële planning, nalevingscontroles en personeelsstrategie. Vraag naar ingebouwde rapporten, zoals salarissamenvattingen, belastingverplichtingen, inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en analyses van arbeidskosten. Controleer of rapporten kunnen worden aangepast of automatisch kunnen worden gepland.
Informeer ook of de rapporten kunnen worden geëxporteerd naar CSV of rechtstreeks kunnen worden geïntegreerd met je boekhoudtools.
Geloof me: de mogelijkheid om duidelijke, bruikbare rapporten te genereren kan tijd besparen en de besluitvorming verbeteren. Het is dus zeker iets om op te letten, zelfs als je salarissoftware voor een klein bedrijf kiest.
8. Zijn de prijsplannen schaalbaar?
Uiteraard verschillen de vereisten van salarissoftware voor een klein lokaal bedrijf aanzienlijk van die van een grote, multinationale organisatie.
De leveranciers die je beoordeelt, hebben waarschijnlijk meerdere prijsopties voor salarissystemen, afhankelijk van de omvang en vereisten van het bedrijf.
Abonnementsplannen omvatten doorgaans een maandelijks basistarief en een maandelijks bedrag per medewerker. Een goed voorbeeld van een aanbieder van salarissoftware die dit model hanteert, is Gusto. Dit bedrijf rekent bedrijven een basistarief van $40 per maand plus $6 per medewerker. Een bedrijf met 100 medewerkers zou dus $640 per maand betalen.
Veel maandelijkse abonnementsplannen omvatten meerdere niveaus, zoals plannen voor startende bedrijven of ondernemingen, waarbij elk niveau verschillende functies en diensten voor de salarisadministratie biedt. De duurdere plannen kunnen extra technische hulp, extra HR-ondersteuning, meerdere locaties en een persoonlijke accountant omvatten die belastingen voorbereidt en indient.
Het maandelijkse abonnementsmodel heeft de voorkeur van bedrijven, ongeacht hun omvang, vanwege het lage maandelijkse tarief en de schaalbaarheidsopties.
Als alternatief kan een gratis salarisoplossing alle essentiële functies bieden die je nodig hebt zonder de hoge kosten van traditionele systemen, al loop je mogelijk geavanceerdere functies mis.
9. Hoe veilig is het?
Salarissoftware slaat gevoelige informatie over medewerkers op. Daarom is het belangrijk om te controleren of elke oplossing die je overweegt de volgende beveiligingsmaatregelen biedt:
- PCI-naleving
- MFA (meervoudige authenticatie)
- Gegevensversleuteling
- Wachtwoordbeveiliging
- Beperkte toegangsrechten
10. Hoe goed is de klantenservice?
Het is van groot belang om alles goed te doen als je zelf de salarisadministratie beheert, dus problemen moeten snel worden opgelost. Daarom kijk ik altijd naar het niveau van de beschikbare klantenondersteuning en lees ik beoordelingen over de klantenservice.
Enkele factoren om te beoordelen:
- Nuttige artikelen en video's
- Telefonische klantenservice
- Onlinechat
- Interne experts op het gebied van salarisadministratie.
11. Kan het worden aangepast?
De salarissoftware die je kiest, moet kunnen worden aangepast aan de unieke behoeften van je bedrijf. Upgrades of toevoegingen kunnen vaak aan de software worden toegevoegd om tegemoet te komen aan unieke werktijden, valuta's of belastinginstellingen.
Je zult ook moeten zoeken naar aanpasbare analysedashboards voor rapportage over beloningen die kunnen worden afgestemd op specifieke behoeften.
Opties voor salarisadministratie om te overwegen
Met het bovenstaande in gedachten zijn hier enkele opties voor salarisadministratie om te overwegen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bekijk voor meer informatie onze shortlist van de beste salarisadministratiesoftware.
Een proces in 5 stappen om salarisadministratiesoftware te kiezen
Volg tot slot dit proces in 5 stappen om je te helpen de juiste software te kiezen.
Stap één: Breng behoeften in kaart
Neem voordat je begint met onderzoek naar leveranciers de tijd om de specifieke behoeften van je belanghebbenden te begrijpen, waaronder je teamleden van de salarisadministratie, leiders, managers en reguliere medewerkers.
Vragen die je helpen je behoeften in kaart te brengen:
- Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen voor de afdeling personeelszaken/salarisadministratie/boekhouding?
- Hoe zal elke belanghebbende de nieuwe software gebruiken, en past enterprise-salarisadministratiesoftware beter?
- Waar schiet het huidige HR-systeem of proces tekort? (Procesmapping kan hierbij helpen)
- Wat zijn de meest voorkomende klachten met betrekking tot de salarisadministratie?
- Hoe past nieuwe software die je aanschaft binnen je HR-technologiestack?
- Wat zijn het beleid en de wettelijke vereisten van je bedrijf met betrekking tot gegevensbeveiliging, diversiteit onder leveranciers, contracten met leveranciers enzovoort?
- Hoe technisch onderlegd is je team? De software die je selecteert mag niet complexer zijn om in te stellen en te gebruiken dan je team aankan.
- Wat is je budget?
- Welk rendement op investering (ROI) verwacht je te behalen?
Door deze vragen te stellen, bepaal je precies wat je nodig hebt van je HR-software, waaronder het subtype salarisadministratiesoftware dat je waarschijnlijk het meest nodig hebt.
Vraag input op bij je belanghebbenden (IT en financiën zijn altijd nuttig) en gebruik hun feedback om gebruiksscenario's te schrijven en een matrix op te stellen waarin je vergelijkt wat belangrijk is voor elke groep belanghebbenden.
Je kunt nu het gesprek met leveranciers leiden en hun een lijst geven met essentiële en wenselijke functies voor elke gebruiker.
Stap twee: Onderzoek leveranciers
Het is tijd om marktonderzoek te doen en vertrouwd te raken met de toonaangevende salarisadministratie-bedrijven voor jouw gebruiksscenario. Veel websites (zoals wij!) stellen lijsten samen van de beste softwarekeuzes voor verschillende behoeften en gebruiksscenario's.
Teams die bijvoorbeeld overal toegang via een app of browser nodig hebben, kunnen online salarisadministratiesoftware vergelijken, terwijl teams die menselijke fouten willen verminderen en de administratieve werklast willen verlagen, geautomatiseerde salarisadministratietools kunnen overwegen.
Als je de salarisadministratie volledig uitbesteedt, onderzoek je daarentegen een heel andere reeks opties van leveranciers van salarisadministratiesoftware. Er zijn voor- en nadelen aan het uitbesteden van de salarisadministratie aan een extern bedrijf, en die moet je begrijpen.
Neem de tijd om de website van elke leverancier te bestuderen en noteer eventuele vragen die opkomen. Zijn er casestudy's en beoordelingen die het belangrijkste gebruik of verkoopargument van de tool aantonen?
Je kunt ook deelnemen aan onlinegemeenschappen of je netwerk aanspreken voor aanbevelingen.
Enkele leveranciersspecifieke vragen die je kunt stellen:
- Wie zijn de belangrijkste leveranciers voor jouw gebruiksscenario?
- Welke leveranciers worden het best beoordeeld in hun categorie?
- Wat is de best beoordeelde functie van elke tool?
- Is de tool geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven, of is deze meer geschikt voor gebruik door grote ondernemingen?
- Wat zeggen klantbeoordelingen en getuigenissen? Wat zijn de meest genoemde voordelen en nadelen?
- Welke inwerkprogramma's, trainingen, ondersteuning en andere hulpmiddelen biedt de leverancier?
- Is er uitgebreide documentatie beschikbaar?
- Voldoen de functies van de tool aan jouw behoeften?
- Kan de software worden geïntegreerd met de HR-hulpmiddelen die je al gebruikt?
- Is de gebruikersinterface visueel aantrekkelijk?
- Is de gebruikerservaring positief?
- Is de tool intuïtief te navigeren en eenvoudig te gebruiken?
- Is deze tool te eenvoudig of te complex voor jouw behoeften op het gebied van personeelsbeheer?
- Biedt de tool de flexibiliteit of aanpasbaarheid die je nodig hebt?
- Biedt de tool robuuste beveiligingsstandaarden en voldoet deze aan regelgeving en beste praktijken op het gebied van gegevensprivacy? Is er een optie voor installatie op locatie?
- Past de prijs binnen je budget? Is de prijsstelling duidelijk?
- Is de prijs gerechtvaardigd op basis van de mogelijkheden van de software? Zijn bepaalde belangrijke functies alleen beschikbaar in duurdere prijsniveaus?
- Biedt de leverancier een demo of gratis proefperiode?
Stap drie: Stel een shortlist op en neem contact op
Nu je enkele waarschijnlijke leveranciers hebt geïdentificeerd, is het tijd om wat dieper te graven en enkele demogesprekken in te plannen.
- Stuur elke leverancier een informatieverzoek (RFI), zodat je je opties punt voor punt kunt vergelijken
- Als je echt grondig te werk wilt gaan, stuur dan elke leverancier op je shortlist een offerteaanvraag (RFP). Deze bevat belangrijke informatie over je bedrijf, je specifieke behoeften, een vragenlijst voor de leverancier en eventuele specifieke regels voor het indienen van een voorstel waaraan de leverancier zich moet houden, zoals uiterste indieningsdata.
- Plan een gesprek met hun verkoopmedewerker en neem je vragen door.
Deze gesprekken, die idealiter demonstraties van het product in actie bevatten, helpen je ook om een indruk te krijgen van de leverancier en te bepalen of je een goede samenwerking kunt aangaan.
Gebruik dit handige evaluatiesjabloon om leveranciers te helpen vergelijken.
Stap vier: Stel de zakelijke onderbouwing op
Nu je alle bovenstaande gegevens hebt verzameld, is het tijd om je zakelijke onderbouwing op te stellen. Dit hoeft geen document van 10 pagina's te zijn; het kan zo eenvoudig zijn als een memo van één pagina (want wie heeft er eigenlijk tijd om 10 pagina's te lezen?).
Besluitvormers willen antwoord op de volgende vragen:
- Hoeveel kost het?
- Welke knelpunten lost de software op?
- Wat gebeurt er als we niet in de software investeren?
- Hoe lang duurt de implementatie?
- Waarom moeten we nu investeren?
- Wat is de ROI van het implementeren van deze software?
Je weet misschien nog niet wat het antwoord op de kostenkwestie is; goedkeuring vragen in deze fase brengt je echter op weg naar succes.
Hier is een sjabloon voor een zakelijke onderbouwing dat je kunt gebruiken voor geautomatiseerde salarissoftware:
- Samenvatting voor leidinggevenden: Kort overzicht van het voorstel, de belangrijkste voordelen van salarissoftware en de conclusies.
- Huidige situatie en probleemstelling: Beschrijving van de huidige situatie en de specifieke uitdagingen of problemen die worden aangepakt.
- Voorgestelde oplossing en voordelen: Gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde oplossing en de verwachte voordelen ervan, inclusief een kosten-batenanalyse.
- Implementatieplan en risicobeoordeling: Stapsgewijze implementatiestrategie, tijdsplanning en een samenvatting van mogelijke risico's met plannen voor risicobeperking.
- Conclusie en aanbevelingen: Beknopte samenvatting van de zakelijke onderbouwing met definitieve aanbevelingen voor besluitvormers.
Stap vijf: Implementeer de software en begeleid de ingebruikname
De juiste software kiezen is slechts de helft van het werk. In mijn ervaring is dit het punt waarop de meeste implementaties ongemerkt verkeerd lopen. Dat komt niet per se doordat de software verkeerd is, maar doordat het uitrolplan onvoldoende is voorbereid.
Een soepele implementatie komt neer op drie dingen: duidelijk eigenaarschap, consistente communicatie en een feedbacklus die problemen opvangt voordat ze een live salarisverwerking bereiken. Zo zou ik het aanpakken:
- Wijs één verantwoordelijke voor de implementatie aan: Eén persoon moet verantwoordelijk zijn voor de uitrolplanning, de coördinatie met de leverancier en de interne communicatie. Gedeeld eigenaarschap leidt ertoe dat taken blijven liggen.
- Communiceer vroeg over de verandering: Vertel je team wat er verandert, waarom dat gebeurt en wat dit voor hen betekent. Werknemers zijn vooral bezorgd over de vraag of hun salaris wordt beïnvloed, dus bespreek dat rechtstreeks en duidelijk.
- Voer eerst parallelle salarisverwerkingen uit: Ga niet zonder voorbereiding live. Voer ten minste één salariscyclus gelijktijdig uit in zowel je oude als je nieuwe systeem om te controleren of de resultaten overeenkomen voordat je overstapt.
- Train per rol, niet per afdeling: Salarismanagers, HR-generalisten en werknemers gebruiken het systeem allemaal op een andere manier. Een uniforme training verspilt tijd en laat hiaten achter, maar zorg er wel voor
- Bouw een feedbackperiode in: Stel na de livegang een specifieke periode in—ik zou vier tot zes weken aanraden—waarin gebruikers problemen kunnen melden. Maak het eenvoudig om problemen te rapporteren zonder dat daar een stigma aan kleeft.
Gebruik deze tabel om de belangrijkste implementatiemijlpalen vóór je eerste live salarisverwerking bij te houden:
| Mijlpaal | Verantwoordelijke | Streefdatum | Status |
|---|---|---|---|
| Datamigratie voltooid | IT-/salarisadministratieverantwoordelijke | [Datum] | — |
| Parallelle salarisrun | Salarisadministratiemanager | [Datum] | — |
| Functiegerichte training gegeven | HR-verantwoordelijke | [Datum] | — |
| Communicatie naar medewerkers verzonden | HR/Communicatie | [Datum] | — |
| Goedkeuring voor ingebruikname | Implementatieverantwoordelijke | [Datum] | — |
Aan het einde van deze stap zou je team vol vertrouwen de salarisadministratie in het nieuwe systeem moeten uitvoeren en zou je een duidelijk kanaal moeten hebben om eventuele resterende problemen aan te kaarten. Onthoud: het doel is niet een perfecte lancering, maar een stabiele.
Je volgende stap: maak het officieel
Nu je een kader hebt om de juiste tool te kiezen, is het de moeite waard om te begrijpen waar je je daadwerkelijk aan verbindt. Bekijk de voordelen van salarissoftware om te zien hoe het juiste systeem zich terugbetaalt binnen je HR-processen, van compliance en cashflowprognoses tot het inwerken van medewerkers.
