8 effektiva sätt att effektivisera din rekryteringsprocess

1. Effektiv planering

Att ta sig tid att skapa en rekryteringsplan kan verka något tidskrävande i början, men kommer att ge utdelning på lång sikt.

Med detta menar jag att ta sig tid att träffa företagsledare för att prata om hur deras team mår och hur verksamhetens mål kommer att påverka vilka resurser de behöver.

Därefter kan du prioritera de roller du rekryterar till utifrån faktorer som nuvarande och framtida behov samt vilken kompetens du redan har tillgång till (skulle någon som är intresserad av att byta karriär kunna utbildas?).

På så sätt får du en tydlig förståelse för lediga roller, din eller dina ideala kandidater, vilka resurser du kommer att behöva, och alla (*hostar* rekryterande chefer) kommer att känna till sina åtaganden.

En rekryteringsplan hjälper dig också att skapa ett flödesschema för rekryteringsprocessen som hjälper dig att kartlägga vilka teammedlemmar som deltar i rekryteringen och vad de ansvarar för.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Utforma tydliga arbetsbeskrivningar

Tydliga arbetsbeskrivningar låter som en enkel lösning (och det är de), men företag ger ibland för lite eller för mycket information.

Nyckeln till att skriva bra arbetsbeskrivningar är att använda ett enkelt och inkluderande språk samt kommunicera två huvudaspekter:

• Ansvarsområden och resultat: Vad kommer den nyanställda att ansvara för, och hur bidrar det till företagets uppdrag?
• Kompetenser och egenskaper: Fastställ önskade kompetenser och erfarenhetsnivå för kandidaterna. Ange eventuella branschspecifika kvalifikationer som du tror kommer att tillföra värde. Prioritera saker utifrån den roll du rekryterar till. För jobb på nybörjarnivå bör du prioritera egenskaper och ambition. För roller på seniornivå bör du prioritera erfarenhet och yrkesmässiga kvalifikationer.

Kvaliteten på dina arbetsbeskrivningar påverkar direkt kvaliteten på dina sökande, så att lägga lite tid på att utforma dem ordentligt gör det mycket enklare att gå igenom alla ansökningar och skapar ytterligare effektiviseringar längre fram.

Du kan till och med använda ChatGPT för att få hjälp.

3. Utveckla tydliga mätvärden

Att utveckla och följa upp tydliga rekryteringsmått är avgörande för att utvärdera effektiviteten och ändamålsenligheten i en organisations rekryteringsprocess.

Dessa mått hjälper dig att utvärdera resultatet av dina rekryteringsstrategier, optimera rutinerna och fatta datadrivna beslut för att förbättra rekryteringsresultaten.

Beroende på din verksamhet och vilka typer av kandidater du söker kommer exempelvis vissa kanaler för att hitta kandidater att fungera bättre än andra.

För att spara tid och pengar bör du följa upp vilka kanaler som ger kandidater av bäst kvalitet och satsa ännu mer på dem.

4. Strukturerade intervjuer

Intervjuer är avgörande för kandidatens upplevelse, och du vill säkerställa att de inte behöver genomgå fler intervjuer än nödvändigt (vilket också sparar tid organisatoriskt).

Du vill också säkerställa att intervjuerna är strukturerade så att de blir så fokuserade och engagerande som möjligt, vilket i slutändan sparar tid och resurser för båda parter. (Med hjälp av verktyg för videointervjuer blir det enklare att möta kandidater ansikte mot ansikte om du rekryterar till en distansroll.)

Slutligen vill du också se till att eventuella tester som kandidaten behöver genomföra inte blir alltför betungande för kandidaten eller för de rekryterande team som måste granska dem. Att skapa standardiserade anställningstester som du kan anpassa för olika sökande är ett uppenbart knep här.

Du kan läsa mer om hur du uppnår allt detta i vår guide till fokuserade och engagerande intervjuer.

Du kan också införa automatisering för att hjälpa till att schemalägga intervjuer och säkerställa att ingen behöver vänta i onödan eller faller mellan stolarna.

5. Automatisering

Över 80 % av rekryterarna håller med om att automatisering av rekryteringen kan bidra till att öka deras produktivitet. Genom att automatisera repetitiva uppgifter i rekryteringsprocessen kan du och ditt team spara mycket tid.

Det kan till exempel handla om verktyg för automatiserade bakgrundskontroller, att lägga till eller uppdatera jobbannonser på jobbplattformar och att skicka massutskick till kvalificerade kandidater.

Dessutom effektiviserar programvara för automatisering av rekryteringen anställningsprocessen, minskar manuella uppgifter och förbättrar kandidatkvaliteten genom effektiv gallring och datadrivna insikter.

Här är de delar av rekryteringsprocessen som du kan effektivisera genom att använda automatisering i din programvara för rekrytering:

• Spårning av sökande: System för spårning av sökande (ATS) hjälper till att samla in och följa rekryteringsprocessen. En viktig ATS-funktion är till exempel att automatiskt meddela kandidater när du går vidare med dem till intervjuprocessen eller att kommunicera anställningsbeslutet till arbetssökande som inte har gått vidare till nästa steg.
• Hitta kandidater via sociala medier: Genom att automatisera inlägg på sociala medier kan du genomföra rekryteringskampanjer på sociala medieplattformar som LinkedIn, Facebook och Instagram.
• Intervjubokning: I en undersökning av Yello uppgav 67 % av de svarande att det tar mellan 30 och 120 minuter att schemalägga bara en intervju. Genom att automatisera denna process kan du spara värdefull tid som du kan investera i att hitta fler potentiella kandidater för att hitta de bästa talangerna.

6. Skapa en kandidatdatabas

Det uppskattas att omkring 37,3 % av alla människor är öppna för nya möjligheter, även om de inte aktivt söker. Genom att spara kandidater i en databas för kandidatadministration, även om de inte passar för tillfället, får rekryterande chefer en självklar källa att vända sig till när framtida lediga tjänster ska tillsättas.

Du kan också lägga till feedback från kandidater i databasen för att förstå hur du kan förbättra kandidatupplevelsen.

Synkronisera data före och efter anställning med ett HRIS (informationssystem för personaladministration). HRIS hjälper till att generera rapporter som ger djupa insikter i rekommendationer, rekryteringsbehov och andra viktiga mätvärden.

Nästa gång du har en ledig tjänst kan du hoppa över tidskrävande processer som att publicera jobbannonser och göra en första gallring. Gå direkt till databasen och kontakta de bästa kandidaterna.

ATS-system gör det enkelt att skapa en kandidatdatabas, liksom lösningar för kandidatdatabaser och CRM-system för rekrytering.

7. Starta ett rekommendationsprogram

Den genomsnittliga kostnaden för att rekrytera kan uppgå till så mycket som 3 gånger tjänstens årslön. En felrekrytering kan kosta dig mycket pengar, så det är avgörande att anställa den ideala kandidaten.

Nuvarande medarbetare är en utmärkt källa för att hitta nya medarbetare. Dina medarbetare kan ha yrkesverksamma personer i sitt nätverk som letar efter ett karriärbyte eller nästa steg i karriären.

Eftersom dina nuvarande medarbetare förstår företagskulturen kan de rekommendera medarbetare som både passar in kulturellt och är kvalificerade.

"Kandidater som rekommenderas av nuvarande teammedlemmar på Grainger blir ofta framgångsrika när de börjar på företaget. Nuvarande teammedlemmar förstår vad som krävs och är ofta mycket bra på att upptäcka talanger." - Randy Tosch, VP för talang, Grainger

Du kan också involvera nuvarande medarbetare i dina aktiviteter inom rekryteringsmarknadsföring, till exempel videor om "en dag i livet" eller genom att helt enkelt låta dem dela dina inlägg i sina nätverk.

8. Lägg ut arbetet

Särskilt när det gäller svårfunna kandidater som kräver mycket tid att hitta kan du överväga att lägga ut rekryteringen på externa yrkesverksamma, såsom ett företag för outsourcing av rekryteringsprocesser (RPO), en professionell arbetsgivarorganisation (PEO) eller, om du anställer internationellt, en registrerad arbetsgivare (EOR).

Du kan dra nytta av deras befintliga kandidatpooler samt använda deras personal och expertis för att hjälpa dig att anställa talanger på alla nivåer. Med tanke på vad en registrerad arbetsgivare är kan de hjälpa dig att få tillgång till internationella talanger genom att fungera som arbetsgivare i en jurisdiktion där du inte har någon juridisk enhet.

Ta en titt på vårt urval av de bästa PEO:erna och bästa EOR:erna för att lära dig mer. Vi har även detaljerade listor över de bästa registrerade arbetsgivarna i Kanada och Storbritannien.

Så håller du dig uppdaterad om rekryteringstrender

Att hålla sig uppdaterad om de senaste trenderna inom rekrytering kan vara en utmaning, särskilt eftersom ny rekryteringsteknik kommer ut på marknaden och förändrar rekryterarnas arbete samt rekryteringslandskapet i stort.

Det finns några saker du kan göra för att hålla dig uppdaterad om den senaste utvecklingen. Du kan till exempel överväga en rekryteringskurs som hjälper dig att anpassa dig till nya utvecklingar genom att se dem ur perspektivet av din verksamhet och dess mål.

Ett annat sätt är att prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People. Det här är inte bara skamlös självreklam – vi håller alltid koll på den senaste tekniken, trenderna och metoderna inom rekrytering, oavsett om det sker genom intervjuer med experter i poddar, nya artiklar eller våra månatliga evenemang.