HR för småföretag: Behöver ditt småföretag det? En omfattande guide
Småföretagare jonglerar varje dag med flera roller, bland annat försäljning, kundservice, marknadsföring, verksamhet och ekonomi. Att försöka hålla alla dessa delar igång och hantera komplexiteten inom HR för småföretag blir snabbt överväldigande.
Småföretagare stöter ofta på någon form av HR-fråga, oavsett om det gäller rekrytering, utbildning, att skapa ersättningspaket, efterlevnad av arbetsrätt eller lösning av konflikter på arbetsplatsen.
Vid en viss punkt blir det nödvändigt att skapa en HR-avdelning för att etablera ett strukturerat sätt att hantera dessa HR-frågor, lägga ut HR-arbetet eller använda innovativ HR-programvara.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Introduktion till HR för småföretag
Att förstå HR:s roll i småföretagens verksamhet kan vara avgörande för att upprätthålla efterlevnad och främja företagskulturen när företaget växer.
För att bättre förstå om företaget behöver ha HR internt eller kan överväga att lägga ut funktionen är det viktigt att känna till alla funktioner inom modern personaladministration.
Utöver grunderna i att anställa och introducera medarbetare spelar dagens HR-chefer en central roll i affärsstrategin. De fokuserar på frågor som rör att attrahera och behålla de bästa talangerna, främja en positiv arbetsmiljö och minimera juridiska risker.
Många små företag förlitar sig på kostnadsfria HR-lösningar för att hantera sina HR-behov och samtidigt hålla sig inom budgeten.
För småföretag är det avgörande att ha ett system som fungerar väl med företagets data. Policyer bör prioriteras, inte behandlas som en eftertanke, för att skapa en grund för tillväxt.
Områden där HR för småföretag stöder verksamheten omfattar:
- Rekrytering och anställning av medarbetare
- Introduktion och utbildning av nyanställda
- Att säkerställa efterlevnad av lokala, regionala och federala arbetsrättsliga lagar
- Att fastställa standarder för prestationshantering och årliga utvärderingar
- Hantering av medarbetarrelationer
- Utveckling och underhåll av personalhandböcker och policyer för arbetsplatsen
- Administration av medarbetarförmåner
Det främsta problemet handlar om tid. Företagare som inte längre behöver hantera HR har mer tid att fokusera på centrala affärsfrågor, som att fastställa strategin, identifiera marknadsmöjligheter, öka produktiviteten samt skapa och marknadsföra bättre produkter.
Att hantera löner för en medarbetare kan vara snabbt och enkelt, men när företaget växer till 10, 50, 100, 1000+ medarbetare behöver ni ha ett system på plats som kan skalas.
Varför ditt småföretag behöver HR
Om du tar fram ett affärsunderlag för ny HR-programvara eller bygger upp ett HR-team vill du beskriva hur HR-ansvarsområdena och funktionerna i dessa lösningar kommer att bidra till bättre resultat för företaget.
Hur kan till exempel en HR-funktion minska risken för att anställa fel person? En nyligen genomförd undersökning från CareerBuilder visade att 75 % av företagen medger att de har gjort just det.
Undersökningen visade också att det i genomsnitt kostar företagen $17,000 per felrekrytering.
Innan ni bygger upp formella HR-processer är det viktigt att bedöma vad företaget behöver just nu.
Att inrätta en HR-avdelning börjar med att förstå era aktuella behov. Även utan en heltidsanställd HR-medarbetare är det viktigt att tilldela ansvar för centrala områden som rekrytering, löner, efterlevnad och medarbetarrelationer.
En enkel granskning av vad som fungerar – och vad som saknas – hjälper er att identifiera omedelbara prioriteringar.
Därifrån definierar ni viktiga roller och fastställer inledande KPI:er, som tid till anställning, slutförandegrad för introduktionen eller löneprecision. Detta ger HR-funktionen struktur, säkerställer ansvarsskyldighet och hjälper företaget att skala mer smidigt.
Enkelhet är avgörande för småföretag som bygger en stabil grund. Du vill skala upp utan att känna dig överväldigad. Du fokuserar på mer kostnadseffektiva lösningar eftersom dina processer ännu inte är lika robusta eller teknikintensiva.
Vi ska titta närmare på några av dessa aspekter.
Rekrytering och anställning
Att ha en dedikerad HR-person eller ett HR-team – oavsett om det finns internt eller genom en extern HR-leverantör – höjer omedelbart kvaliteten på ditt arbete med rekrytering för nystartade företag.
De kan bidra till att utveckla en positiv företagsimage genom att framställa företaget som en utmärkt arbetsplats, samt undersöka konkurrenter och branschen för att utveckla ett konkurrenskraftigt löne- och förmånspaket för nyanställda.
De ser också till att ett småföretag erbjuder lämpliga förmåner för branschen, såsom flexibla arbetstider och möjligheter till distansarbete.
För processen med rekrytering i småföretag kan de:
- Skapa arbetsbeskrivningar
- Effektivisera ansökningsprocessen
- Effektivt granska jobbkandidater
- Strukturera intervju- och bedömningsprocessen.
HR i små och medelstora företag har stor nytta av att införa rekryteringsprogramvara för småföretag för att effektivt hantera talanganskaffningen.
Introduktion av anställda
Ett HR-team kan utveckla en omfattande introduktionsprocess som hjälper nyanställda att smidigt komma in i företaget genom att hantera olika HR-uppgifter.
De får också lära sig hur man använder HRMS-programvara för småföretag för att effektivisera processen, inklusive lösningar för den datainmatning och de repetitiva uppgifter som är förknippade med att anställa en ny medarbetare.
Utbildning och utveckling
HR-specialister spelar en avgörande roll i hanteringen av utbildnings- och utvecklingsprogram, som är viktiga delar av framgången och tillväxten för både småföretag och deras anställda.
Ett dedikerat HR-team automatiserar många av de processer som används inom L&D och använder olika typer av HR-programvara för att hantera och övervaka utbildning och utveckling som en fortlöpande cykel.
Utbildning förbättrar prestation och produktivitet, samtidigt som den ger medarbetarna större motivation och arbetstillfredsställelse. Ett bra utbildningsprogram kan bidra till att attrahera och behålla begåvade medarbetare som vill utvecklas i sitt arbete.
För chefer innebär välutbildade medarbetare också mindre tid som behöver läggas på detaljstyrning.
Löneadministration och ersättning
Det går att effektivisera HR-processerna med en kostnadsfri löneprogramvara, vilket är idealiskt för budgetar för löneadministration i småföretag.
Konkurrenskraftiga ersättningspaket är viktiga för att attrahera begåvade medarbetare, men också för att behålla dem. När medarbetare känner att de får rättvis ersättning är det mer sannolikt att de stannar längre i företaget, vilket minskar personalomsättningen och de tillhörande kostnaderna för att anställa och utbilda nya medarbetare.
Småföretagare kan komma fram till att sköta löneadministrationen själva är den bästa lösningen tills de kan hantera en växande personalstyrka, och därefter kan löneadministrationen hanteras av HR eller åtminstone av en specialist på löneadministration eller redovisning.
Efterlevnad av HR-regler och juridiska överväganden
Småföretag behöver kanske inte hantera alla de frågor om efterlevnad och juridik som ett Fortune 500-företag måste navigera i, men det finns fortfarande gott om utmaningar kring efterlevnad inom personalområdet att hantera.
En viktig fråga är att följa lönebestämmelserna, inklusive lagen om rättvisa arbetsstandarder, som kräver minimilön, övertidsersättning och krav på dokumentation. Bristande efterlevnad kan leda till kostsamma böter och rättsprocesser.
Dessutom måste småföretag följa lagar mot diskriminering, såsom avdelning VII i lagen om medborgerliga rättigheter, lagen om amerikaner med funktionsnedsättning (ADA) och lagen om åldersdiskriminering i arbetslivet (ADEA).
Tillsammans förbjuder de diskriminering på grund av ras, hudfärg, religion, kön, nationellt ursprung, funktionsnedsättning och ålder.
En särskilt ansvarig HR-person använder sin kunskap för att säkerställa efterlevnad och att all nödvändig HR-dokumentation finns på plats och är korrekt.
Klassificering av arbetstagare
Felklassificering av anställda kan leda till betydande juridiska problem och ekonomiska påföljder eftersom det påverkar skatteskyldigheter samt rätten till förmåner och skydd.
Att följa bestämmelser som lagen om trygghet för anställdas pensionsinkomster (ERISA) är också en viktig fråga, eftersom dessa bestämmelser reglerar arbetsgivarens skyldigheter när det gäller pensions- och sjukförmånsplaner.
Korrekt dokumentation av anställningsavtal och andra HR-relaterade uppgifter säkerställer att lagstiftningen följs, tydliggör förväntningar och skyddar både arbetsgivare och anställda.
Att bygga en positiv arbetsplatskultur
Det är inte omöjligt att skapa en konsekvent och positiv arbetsplatskultur utan en HR-avdelning, men det är definitivt mycket enklare med en sådan.
Ett särskilt HR-team främjar transparens, erkännande och professionell utveckling för anställda i småföretag.
Att skala upp med kulturen i centrum är en av de största utmaningarna för växande företag. Att bevara kulturens kärna samtidigt som nya talanger och ledare introduceras är en svår balansgång.
De definierar och uttrycker också företagets kultur och värderingar och ser till att dessa integreras i den dagliga verksamheten och beslutsprocesserna. Allt detta bidrar till att bygga förtroende bland de anställda och får dem att känna sig värdesatta och hörda.
Andra aktiviteter som HR-team ansvarar för och som påverkar kulturen omfattar:
- Att skapa program med fokus på teambyggande, erkännande och belöningar för medarbetares prestationer.
- Att uppmuntra kollegialt erkännande och möjligheter för anställda att visa upp sitt arbete
- Att fastställa riktlinjer och rutiner för konfliktlösning.
En dålig arbetsplatskultur kan få betydande konsekvenser, bland annat ökad frånvaro och minskad produktivitet, vilket kostar företag i USA mer än 300 miljarder dollar årligen. Genom att bygga en positiv arbetsplatskultur kan du minimera dessa kostnader för ditt företag.
HR-teknik och verktyg för småföretag
Innovativ HR-teknik och HR-verktyg hjälper till att hantera HR-uppgifter och gör livet enklare för HR-chefer och småföretagare. Några av de vanligaste typerna av HR-programvara är följande.
Personaladministrativt informationssystem (HRIS)
HRIS (och andra typer av HR-hanteringssystem) integrerar olika HR-funktioner, såsom hantering av personaldata, löneadministration, rekrytering, administration av förmåner och efterlevnad. Det bästa HRIS-systemet fungerar som ett centralt arkiv för personaluppgifter och automatiserar många administrativa uppgifter.
Se även HR-programvara för nystartade företag för ytterligare topprankade exempel.
Rekryterings- eller sökandespårningssystem (ATS)
ATS-programvara effektiviserar rekryteringsprocessen genom att hantera platsannonser, ansökningar och kandidatspårning. Fördelar med ATS inkluderar att hjälpa HR-personal att hantera rekryteringsprocessen, från platsannons till kandidatval, vilket säkerställer en mer effektiv och organiserad rekryteringsprocess.
Utöver ett enkelt ATS finns det andra typer av rekryteringsverktyg för småföretag som erbjuder ytterligare funktioner och samtidigt förblir prisvärda.
Löneprogramvara
Löneprogramvara automatiserar beräkningen av anställdas löner, skatteavdrag och andra avdrag. Den säkerställer en punktlig och korrekt lönehantering för småföretag, minskar risken för fel och säkerställer efterlevnad av arbetslagstiftningen.
Vi ser att fler småföretag använder löne- och HR-system för att förenkla det administrativa arbetet. De flesta företagsägare vill helt enkelt fokusera på sina kärnuppgifter, inte på HR-administration.
System för prestationshantering
Denna programvara följer upp och utvärderar anställdas prestationer, fastställer mål och ger feedback. Den innehåller ofta verktyg för att genomföra prestationsutvärderingar, hantera bedömningar och följa anställdas utveckling, vilket främjar kontinuerliga förbättringar och utveckling.
Lärplattform (LMS)
LMS-programvara används för att leverera, följa upp och hantera utbildnings- och utvecklingsprogram för anställda. Den tillhandahåller en plattform för onlineinlärning som hjälper till att förbättra de anställdas färdigheter och säkerställa efterlevnad av utbildningskrav.
Programvara för hantering av personalförmåner
Denna programvara hanterar förmånsprogram för anställda, inklusive sjukförsäkring, pensionsplaner och andra förmåner. Den förenklar registreringsprocessen, följer användningen av förmåner och säkerställer efterlevnad av regelverk.
Programvara för medarbetarengagemang
Programvara för medarbetarengagemang fokuserar på att förbättra medarbetarnas tillfredsställelse, arbetsmoral och, uppenbarligen, engagemang. Den innehåller verktyg för att genomföra undersökningar, samla in feedback, uppmärksamma prestationer och främja en positiv arbetsplatskultur.
HR-programvarulösningar för småföretag
Du har sett reklamerna för alla stora HR-programvarulösningar och är helt enkelt inte säker på om de passar ditt företag och dina behov. Då kanske du faktiskt har rätt. Därför har vi tagit oss tid att granska en mängd olika verktyg som specifikt kan gynna småföretag och beskriva vilka vi tror att du kommer att uppskatta mest.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Utkontraktering av HR-tjänster
Småföretag bör överväga utkontraktering av HR om de saknar de resurser som krävs för att hantera HR internt.
Vanliga orsaker till utkontraktering är:
- Snabb tillväxt
- Behovet av att följa komplex arbetslagstiftning
- En önskan att låta företagsledningen fokusera på den centrala affärsverksamheten
- Svårigheter att rekrytera och behålla kompetenta medarbetare.
Outsourcing kan innebära att en eller flera HR-funktioner läggs ut på ett annat företag. Outsourcing av rekryteringsprocessen innebär vanligtvis hjälp med att hitta kandidater och vägleda dem genom intervjuprocessen.
För dem som vill minimera HR-administrationen eller som anställer i nya jurisdiktioner kan en professionell arbetsgivarorganisation (PEO) eller en registrerad arbetsgivare (EOR) vara ett alternativ. Båda erbjuder en mängd olika alternativ när det gäller prismodeller, erbjudna tjänster samt fördelar och risker.
Du måste väga kostnaden för PEO-tjänster mot kostnaden för intern HR eller kostnaden för EOR-tjänster och eventuellt att anställa personer i olika länder när du undersöker vad det skulle innebära att lägga ut din HR-funktion.
En av de största fördelarna med att lägga ut HR för småföretag är kostnadsbesparingarna jämfört med att anställa ett heltidsanställt internt HR-team. När ditt företag växer blir det ineffektivt – och riskabelt – att hantera HR-uppgifter på egen hand. Att delegera HR-ansvar handlar inte bara om att frigöra din tid, utan om att bygga smartare verksamhetsprocesser.
Fördelarna med att delegera HR i småföretag omfattar:
- Tidsbesparingar: Genom att överlåta den dagliga administrationen (som lönehantering, introduktion och policyhantering) får företagsägare och chefer mer tid att fokusera på tillväxt och strategi.
- Efterlevnad och minskad risk: HR-specialister eller externa leverantörer har bättre förutsättningar att hålla sig uppdaterade om arbetsrätten, vilket minskar risken för kostsamma misstag.
- Bättre medarbetarupplevelse: Dedikerad HR-uppmärksamhet innebär snabbare svar på medarbetarnas behov, mer konsekvent introduktion och en bättre arbetsplatskultur överlag.
- Långsiktig skalbarhet: Delegering gör det möjligt att bygga upp intern HR-kompetens över tid och förbereder företaget för hållbar tillväxt med en mer professionell struktur.
Delegering innebär inte alltid att man anställer ett helt HR-team – det kan börja i liten skala, med en betrodd intern ansvarig eller en pålitlig extern partner. Det viktiga är att sluta göra allt själv.
Samtidigt ger outsourcing småföretagare tillgång till personer med HR-expertis, vilket säkerställer att företagen får tjänster av hög kvalitet och följer lagar och regler.
Bästa HR-metoderna för småföretag
Följande är några viktiga HR-områden för småföretag som är avgörande för mindre företag. Företagsledare bör se till att företaget, oavsett vilken HR-lösning de väljer, har ägnat tillräcklig eftertanke åt dessa viktiga HR-metoder.
Skapa en personalhandbok
En personalhandbok är ett viktigt dokument för alla organisationer och ger tydliga riktlinjer och förväntningar för medarbetarna. Viktiga delar omfattar följande.
- Företagsöversikt och uppdrag. Beskriver företagets uppdrag, värderingar och mål och ger medarbetarna en uppfattning om organisationens syfte och kultur.
- Anställningspolicyer. Redogör för policyer om lika möjligheter, icke-diskriminering och trakasserier, säkerställer efterlevnad av lagstadgade krav och främjar en rättvis arbetsplats.
- Uppförandekod. Fastställer förväntningar på medarbetarnas beteende, inklusive klädkod, närvaro och etikett på arbetsplatsen. Den fastställer standarderna för professionellt uppförande inom organisationen,
- Ersättning och förmåner. Ger information om lönehantering, förmåner, ledighetspolicyer och andra ersättningsrelaterade detaljer.
- Policyer för arbetsmiljö och hälsa. Innehåller riktlinjer för att upprätthålla en säker och hälsosam arbetsmiljö, inklusive rutiner vid nödsituationer samt policyer som rör olyckor och sjukdomar på arbetsplatsen.
- Disciplinära rutiner. Tydligt definierade disciplinära rutiner beskriver de steg företaget kommer att vidta vid olämpligt beteende eller prestationsproblem, vilket skapar transparens och rättvisa.
- Användning av teknik och sociala medier. Policyer för godtagbar användning av företagets teknik och sociala medier säkerställer att medarbetarna förstår gränserna för användningen av dessa verktyg i ett professionellt sammanhang.
Prestationshantering
Effektiv prestationshantering i småföretag innebär att sätta tydliga och uppnåeliga mål som är i linje med verksamhetens mål. Regelbundna avstämningar och återkopplingssamtal är avgörande för att hålla medarbetarna engagerade.
Chefer bör ge konstruktiv och handlingsinriktad återkoppling samt uppmärksamma medarbetarnas prestationer för att stärka moralen.
Några av nycklarna till god prestationshantering är:
- Skapa en kultur med öppen kommunikation som uppmuntrar medarbetarna att dela med sig av sina bekymmer och ambitioner.
- Hantera prestationsproblem snabbt och professionellt.
- Erbjuda möjligheter till professionell utveckling och tydliga vägar för karriärutveckling.
- Säkerställa att prestationsutvärderingar är opartiska och baserade på objektiva kriterier.
Strategier för att behålla medarbetare
Personalansvariga kan hjälpa små företag att skapa en mer engagerad och lojal arbetsstyrka genom att följa några smarta idéer som har visat sig leda till bättre möjligheter att behålla medarbetare.
- Skapa en positiv arbetsmiljö och erbjuda möjligheter till utveckling.
- Erbjuda konkurrenskraftig ersättning och förmåner.
- Erbjuda flexibla arbetsformer, såsom möjligheter till distansarbete.
- Regelbundet uppmärksamma och belöna medarbetarnas prestationer.
- Investera i professionell utveckling genom utbildning och möjligheter till karriärutveckling.
- Upprätthålla öppna kommunikationskanaler och en feedbackkultur som uppmuntrar medarbetarna att uttrycka sina bekymmer och känna sig hörda.
- Främja en stödjande företagskultur som är förenlig med medarbetarnas värderingar och främjar lagarbete.
Outsourcade HR-tjänster kan också skalas upp i takt med att företaget växer och ge det nödvändiga stödet utan att ytterligare personal behöver anställas.
Några av nackdelarna med outsourcing är att man förlorar kontrollen över vissa aspekter av personalhantering samt kommunikationsbarriärer som kan leda till missförstånd och förseningar i hanteringen av HR-frågor.
Vanliga frågor
Vilka är de viktigaste HR-funktionerna för småföretag?
Viktiga HR-funktioner för småföretag omfattar rekrytering och bemanning, löne- och förmånsadministration, prestationshantering, utbildning och utveckling av medarbetare, efterlevnad av arbetslagar och andra bestämmelser samt att främja en positiv företagskultur.
Hur kan småföretag följa arbetsrättsliga lagar och regler?
Småföretag kan följa arbetsrättsliga lagar och regler genom att hålla sig informerade om relevanta federala, delstatliga och lokala bestämmelser. HR-experter kan hjälpa till med detta och se till att företaget håller sig uppdaterat om juridiska krav samt har infört omfattande HR-policyer och rutiner. Dessa omfattar tydliga arbetsbeskrivningar, personalhandböcker och standardiserade rekryteringsprocesser. HR-programvara kan effektivisera dokumenthanteringen och hålla reda på uppgifter som rör efterlevnad.
Vilka är fördelarna med att använda HR-programvara för småföretag?
HR-programvara gynnar småföretag genom att automatisera administrativa uppgifter, spara tid och minska antalet fel. Den förbättrar efterlevnaden genom att hålla register uppdaterade och säkerställa att arbetslagar följs. Effektivisering av löne- och förmånsadministrationen ökar noggrannheten och effektiviteten. Verktyg för prestationshantering underlättar regelbundna utvärderingar och återkoppling, vilket stärker medarbetarnas engagemang och utveckling.
Dessutom centraliserar HR-programvara för kärnfunktioner data, vilket gör det enklare att hantera medarbetarinformation och skapa rapporter. Sammantaget förbättrar dessa fördelar medarbetarnas produktivitet, minskar företagets kostnader och stöder välgrundade beslut av chefer.
När bör ett småföretag överväga att lägga ut HR-funktioner?
Ett småföretag bör överväga att lägga ut HR-funktioner när det saknar resurser eller kompetens för att hantera HR-funktionerna effektivt. Detta sker ofta under en period av snabb tillväxt, när företagsledare behöver fokusera på kärnverksamheten. Att lägga ut HR-funktioner är också fördelaktigt för att få tillgång till specialiserade HR-tjänster som rekrytering, lönehantering och efterlevnadshantering, vilka kan vara kostsamma att upprätthålla internt.
Om du behöver hjälp är dessa PEO-tjänster för småföretag en bra utgångspunkt!
Hur kan småföretag förbättra medarbetarretentionen?
Småföretag kan förbättra medarbetarretentionen genom att erbjuda konkurrenskraftiga löner och förmåner, främja en positiv arbetskultur samt erbjuda möjligheter till professionell utveckling och fortbildning. Det är också bra att ha en öppen kommunikation och regelbunden återkoppling med medarbetarna samt att uppmärksamma och belöna medarbetarnas prestationer. Flexibla arbetsformer, såsom distansarbete och flexibla arbetstider, kan förbättra balansen mellan arbete och fritid, vilket leder till högre arbetstillfredsställelse.
