Så väljer du löneprogram: En experts guide

Jag utgår från att du känner till de viktigaste funktionerna i löneprogram, så jag går inte igenom dem här.

Om jag skulle välja ett nytt löneprogram för min organisation skulle jag hålla utkik efter följande:

1. Kan det effektivt stödja flera typer av medarbetare?

Det kan hända att du anställer en blandning av heltidsanställda och timanställda samt uppdragstagare. Eftersom medarbetare klassificeras utifrån arbetstid, förmåner och arbetstyper måste din HR-programvara med lönehantering kunna tillgodose de specifika behoven hos din arbetsstyrka.

Vissa system är särskilt anpassade för lönebehov hos heltidsanställda eller kontraktsanställda, medan andra erbjuder flexibla kategoriseringsalternativ.

Dessutom har vissa tjänster självserviceportaler där medarbetare kan lämna skatteuppgifter och se arbetstimmar och löneperioder.

2. Integreras programvaran enkelt med andra system?

Löneprogram integreras med HRMS, ekonomiprogram, system för arbetstid och närvaro, plattformar för skattedeklaration, programvara för förmånshantering, ERP-system, system för direktinsättning, verktyg för efterlevnad, mobilapplikationer och system för utbildningshantering.

Om du väljer att använda ett fristående lönesystem behöver det kunna dela information med ditt HRMS eller HRIS, ekonomisystem eller programvara för tidsregistrering. I så fall är det värt att kontrollera hur enkelt dessa integrationer kan genomföras.

3. Beräknas, dras och rapporteras skatterna?

Hantering av löneskatter är en verklig utmaning. Ett pålitligt lönesystem förenklar processen med att beräkna, dra och rapportera skatter och förebygger kostsamma fel.

Det bör också hantera löneutmätningar sömlöst och säkerställa efterlevnad av domstolsbeslutade avdrag för underhållsstöd, skattekrav eller andra skyldigheter.

Leta efter en leverantör som inte bara drar rätt belopp utan också lämnar in dem till rätt myndigheter.

Några saker att se upp med:

• Är leverantören ett registrerat rapporteringsombud hos IRS?
• Är noggrannheten vid skattedeklarationer ”garanterad”, vilket innebär att leverantören står för kostnaderna för eventuella fel?

4. Erbjuder det direktinsättning?

Enligt en undersökning från American Payroll Association får 93 % av medarbetarna sin lön genom elektronisk insättning. Därför är detta en viktig funktion som jag skulle leta efter i en lönelösning.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Erbjuder det flexibla lönealternativ?

Det kan hända att du vill betala medarbetarna varje vecka, varannan vecka, två gånger i månaden eller månadsvis efter behov. Därför är möjligheten att köra obegränsat antal lönekörningar med flera olika frekvenser praktisk.

Dessutom är lön på begäran en mycket uppskattad förmån som ger medarbetarna större ekonomisk flexibilitet.

6. Stödjer det flera platser?

Om din organisation bedriver verksamhet i olika områden (eller om du tror att ni kanske kommer att göra det i framtiden, till exempel genom att öppna en ny restaurang som behöver lönehantering), kan programvaran då beräkna och fördela löner utifrån var varje anställd arbetar?

7. Vilka rapporteringsmöjligheter erbjuder systemet?

Lönedata är en guldgruva för ekonomisk planering, efterlevnadsrevisioner och personalstrategi. Fråga om inbyggda rapporter, till exempel lönesammanställningar, skatteskulder, förmånsavdrag och analyser av arbetskraftskostnader. Ta reda på om rapporterna kan anpassas eller schemaläggas automatiskt. 

Fråga också om rapporterna kan exporteras till CSV eller integreras direkt med dina bokföringsverktyg. 

Tro mig, möjligheten att skapa tydliga och handlingsbara rapporter kan spara tid och förbättra beslutsfattandet, så det är definitivt något att hålla utkik efter även om du väljer löneprogram för ett mindre företag.

8. Är prisplanerna skalbara?

Självklart kommer kraven på löneprogram för ett mindre lokalt företag att skilja sig avsevärt från kraven hos en stor multinationell organisation.

De leverantörer du utvärderar har sannolikt flera alternativ för prissättning av lönesystem beroende på företagets storlek och behov. 

Abonnemangsplaner inkluderar vanligtvis en månatlig grundavgift och en månadsavgift per anställd. Ett bra exempel på en leverantör av löneprogram som följer denna modell är Gusto, som tar ut en grundavgift på $40 per månad plus $6 för varje anställd. Ett företag med 100 anställda skulle alltså betala $640 per månad.  

Många månatliga abonnemangsplaner innehåller flera nivåer, till exempel för nystartade företag eller större företag, där varje nivå erbjuder olika lönefunktioner och tjänster. De dyrare planerna kan inkludera extra teknisk hjälp, ytterligare HR-support, stöd för flera platser samt en personlig redovisningskonsult som förbereder och lämnar in skattedeklarationer. 

Den månatliga abonnemangsmodellen föredras av företag, oavsett storlek, på grund av den låga månadsavgiften och möjligheterna att skala upp tjänsten.

Alternativt kan en kostnadsfri lönehanteringslösning tillhandahålla alla grundläggande funktioner du behöver utan de höga kostnaderna för traditionella system, även om du kan gå miste om mer avancerade funktioner.

9. Hur säkert är det?

Löneprogram lagrar känslig information om anställda, så det är viktigt att säkerställa att alla lösningar du överväger erbjuder följande säkerhetsåtgärder:

• PCI-efterlevnad
• MFA (multifaktorautentisering)
• Datakryptering
• Lösenordsskydd
• Begränsade åtkomstbehörigheter

10. Hur bra är kundservicen?

Det är mycket viktigt att göra rätt när du hanterar löner själv, så eventuella problem måste hanteras snabbt. Därför tittar jag alltid på nivån på den kundsupport som erbjuds och läser recensioner som rör kundsupporten.

Några faktorer att bedöma:

• Hjälpsamma artiklar och videor
• Kundsupportlinjer
• Onlinechatt
• Egna löneexperter.

11. Kan det anpassas?

Det löneprogram du väljer måste kunna anpassas efter ditt företags unika behov. Uppgraderingar eller tillägg kan ofta läggas till i programvaran för att hantera unika tidsinställningar, valutor eller skatteinställningar.

Du bör också leta efter anpassningsbara analysinstrumentpaneler för ersättningsrapportering som kan skräddarsys efter specifika behov.

Proffstips

Ett alltför komplext system kan hindra användning och produktivitet. Genom att prioritera användarvänliga gränssnitt och intuitiva arbetsflöden säkerställs att teamen effektivt kan dra nytta av tekniken. De bästa lösningarna erbjuder konfigurerbarhet, djup i funktionaliteten och användarvänlighet, vilket gör det möjligt för organisationer att skala upp utan att ge avkall på effektivitet och ändamålsenlighet. — Dara Brenner, produktchef, Employ

Lönealternativ att överväga

Med ovanstående i åtanke kommer här några lönealternativ att överväga:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Bäst för att förebygga fel med medarbetarnas medverkan
2. 2. Deel Payroll — Bäst för regelefterlevande lönehantering i över 150 länder
3. 3. Rippling — Bäst för global lönehantering med mängder av integrationer
4. 4. RemoFirst — Bäst för globala team i över 170 länder
5. 5. Paycor — Bäst för att automatisera löneuppgifter
6. 6. RemotePeople — Bäst för global lönehantering
7. 7. Employment Hero — Bäst för kanadensiska små och medelstora företag
8. 8. Workforce.com — Bäst för automatiserade komplexa löneberäkningar
9. 9. Paylocity — Bäst för HR, lönehantering och integrationer på samma plats
10. 10. Justworks — Bäst för lönehantering av blandad arbetsstyrka

För mer information kan du läsa vår kortlista över den bästa löneprogramvaran.

Process i fem steg för att välja löneprogramvara

Följ slutligen den här processen i fem steg för att hitta rätt programvara.

Steg ett: Identifiera behov

Innan du börjar undersöka leverantörer bör du ta dig tid att förstå dina intressenters specifika behov, inklusive medlemmarna i löneteamet, ledare, chefer och vanliga medarbetare.

Frågor som hjälper dig att identifiera dina behov:

• Vilka är de vanligaste utmaningarna som personal-, löne- eller ekonomiavdelningen står inför?
• Hur kommer varje intressent att använda den nya programvaran, och passar löneprogramvara för större företag bättre?
• På vilka sätt brister det nuvarande HR-systemet eller den nuvarande processen? (Processkartläggning kan vara till hjälp här)
• Vilka är de vanligaste klagomålen kopplade till lönehanteringen?
• Hur kommer eventuell ny programvara som du köper att passa in i din HR-teknikstack?
• Vilka policyer och regulatoriska krav har företaget när det gäller datasäkerhet, leverantörsmångfald, leverantörsavtal och liknande?
• Hur tekniskt kunnigt är ditt team? Programvaran du väljer bör inte vara mer komplex att konfigurera och använda än vad teamet klarar av.
• Vilken är din budget?
• Vilken avkastning på investeringen (ROI) förväntar du dig?

Genom att ställa dessa frågor kan du avgöra exakt vad du behöver av din HR-programvara, inklusive den underkategori av löneprogramvara som du sannolikt har störst behov av.

Hämta synpunkter från dina intressenter (IT och ekonomi är alltid användbara) och använd deras feedback för att skriva användningsfall och skapa en matris som jämför vad som är viktigt för varje intressentgrupp.

Nu kan du leda samtalet med leverantörer och ge dem en lista över funktioner som varje användare måste ha och funktioner som är bra att ha.

Steg två: Undersök leverantörer

Det är dags att göra lite marknadsundersökningar och bekanta dig med de ledande löneadministrationsföretagen för ditt användningsfall. Många webbplatser (som vi!) listar de bästa programvarualternativen för olika behov och användningsfall.

Team som till exempel behöver åtkomst till appar och webbläsare varifrån som helst kan jämföra onlinebaserad löneadministrationsprogramvara, medan de som vill minska mänskliga fel och sänka den administrativa arbetsbördan kan överväga verktyg för automatiserad löneadministration.

Om du i stället lägger ut hela löneadministrationen på entreprenad kommer du att undersöka en helt annan uppsättning alternativ bland löneleverantörer. Det finns för- och nackdelar med att lägga ut löneadministrationen på ett annat företag som du måste förstå.

Ta dig tid att studera varje leverantörs webbplats och anteckna alla frågor som dyker upp. Finns det fallstudier och recensioner som visar verktygets huvudsakliga användningsområde eller försäljningsargument?

Du kan också gå med i onlinegemenskaper eller använda ditt nätverk för att få rekommendationer. 

Några leverantörsspecifika frågor att ställa:

• Vilka är de främsta leverantörerna för ditt användningsfall?
• Vilka har högst betyg i sin kategori?
• Vilken funktion hos varje verktyg har högst betyg?
• Vänder sig verktyget till små och medelstora företag eller är det bättre lämpat för företagsanvändning?
• Vad säger kundrecensioner och rekommendationer? Vilka är de vanligast rapporterade fördelarna och nackdelarna?
• Vilken typ av introduktion, utbildning, support och andra resurser erbjuder leverantören?
• Finns det omfattande dokumentation?
• Uppfyller verktygets funktioner dina behov?
• Integreras programvaran med de HR-verktyg du redan använder?
• Är användargränssnittet visuellt tilltalande?
• Är användarupplevelsen positiv? 
• Är det intuitivt att navigera i och enkelt att använda?
• Är det här verktyget för enkelt eller komplext för dina behov inom personalhantering? 
• Erbjuder det den flexibilitet eller anpassningsbarhet du behöver?
• Erbjuder det robusta säkerhetsstandarder och följer det dataskyddsbestämmelser och bästa praxis? Finns det ett alternativ för lokal installation?
• Ryms priset inom din budget? Är prissättningen tydlig? 
• Är priset motiverat utifrån programvarans funktioner? Är vissa viktiga funktioner endast tillgängliga i dyrare prisnivåer? 
• Erbjuder det en demonstration eller kostnadsfri provperiod?

Steg tre: Skapa en kortlista och ta kontakt

Nu när du har identifierat några troliga leverantörer är det dags att gå lite djupare och boka några demonstrationsmöten.

1. Skicka en informationsförfrågan (RFI) till varje leverantör så att du kan jämföra dina alternativ punkt för punkt
2. Om du vill vara verkligen grundlig kan du skicka en anbudsförfrågan (RFP) till varje leverantör på din kortlista. Den kommer att innehålla viktig information om ditt företag, dina specifika behov, ett leverantörsformulär och eventuella särskilda regler för hur anbudet ska lämnas in, till exempel sista inlämningsdag.
3. Boka ett möte med deras säljrepresentant och gå igenom dina frågor.

Dessa samtal, som helst bör innehålla demonstrationer av produkten i praktiken, hjälper dig också att få en känsla för leverantören och avgöra om ni kan skapa ett bra partnerskap.

Använd den här praktiska utvärderingsmallen för att underlätta jämförelsen av leverantörer.

Viktig fråga

Till exempel kan team som behöver webbläsarbaserad åtkomst var som helst jämföra löneprogram online, medan de som vill minska mänskliga fel och sänka den administrativa arbetsbördan kan överväga automatiserade löneprogram.“Kan du gå igenom ett verkligt exempel på hur ert system hjälpte ett företag som vårt?”—Den här frågan skär igenom generiska demonstrationer och ger dig en inblick i den verkliga effekten. Be om fallstudier eller referenser från företag av liknande storlek i din bransch och hur programvaran hjälpte dem att lösa specifika problem—oavsett om det gäller efterlevnadsutmaningar, integrationsbehov eller skalbarhet.

Steg fyra: Ta fram affärsunderlaget

När du har samlat in all ovanstående information är det dags att sammanställa ditt affärsunderlag. Det behöver inte vara ett dokument på tio sidor, utan kan vara så enkelt som ett pm på en sida (för vem har egentligen tid att läsa tio sidor?).

 Beslutsfattare vill ha svar på följande frågor:

• Hur mycket kostar det? 
• Vilka problem ska programvaran lösa?
• Vad händer om vi inte investerar i programvaran?
• Hur lång tid tar implementeringen?
• Varför behöver vi investera nu?
• Vilken avkastning på investeringen ger implementeringen av programvaran?

Du kanske inte känner till svaret på kostnadsfrågan, men genom att söka godkännande i det här skedet lägger du grunden för att lyckas.

Här är en mall för ett affärsunderlag som du kan använda för automatiserade löneprogram:

• Sammanfattning: Kort översikt över förslaget, viktiga fördelar med löneprogram och slutsatser.
• Nuvarande situation och problembeskrivning: Beskrivning av nuläget och de specifika utmaningar eller problem som ska hanteras.
• Föreslagen lösning och fördelar: Detaljerad beskrivning av den föreslagna lösningen och dess förväntade fördelar, inklusive en kostnads- och nyttoanalys.
• Implementeringsplan och riskbedömning: Implementeringsstrategi steg för steg, tidsplan och en sammanfattning av potentiella risker med planer för riskreducering.
• Slutsats och rekommendationer: En kort sammanfattning av affärsunderlaget med slutliga rekommendationer för beslutsfattare.

Steg fem: Implementera och introducera

Att välja rätt programvara är bara halva arbetet. Enligt min erfarenhet är det här som de flesta implementeringar börjar gå snett utan att någon riktigt märker det. Det beror inte alltid på att programvaran är fel, utan på att planen för införandet är otillräckligt förberedd.

En smidig implementering handlar om tre saker: tydligt ägarskap, konsekvent kommunikation och en återkopplingsloop som upptäcker problem innan de påverkar en faktisk lönekörning. Så här skulle jag gå tillväga:

• Utse en enda implementeringsansvarig: En person bör ansvara för tidsplanen för införandet, samordningen med leverantören och den interna kommunikationen. Delat ägarskap leder till att uppgifter faller mellan stolarna.

• Kommunicera förändringen tidigt: Berätta för teamet vad som förändras, varför och vad det innebär för dem. Medarbetarna bryr sig mest om huruvida deras lön påverkas, så ta upp det direkt och tydligt.

• Kör löner parallellt först: Gå inte live utan förberedelser. Kör minst en lönecykel i både det gamla och det nya systemet parallellt för att kontrollera att resultaten överensstämmer innan du byter system.

• Utbilda utifrån roll, inte avdelning: Lönechefer, HR-generalister och medarbetare använder systemet på olika sätt. En standardiserad utbildning slösar tid och lämnar luckor, men se till att utbildningen är relevant för varje roll.

• Planera in en period för återkoppling: Fastställ en specifik period efter driftsättningen—jag skulle föreslå fyra till sex veckor—då användarna kan rapportera problem. Gör det enkelt att rapportera problem utan att det känns skamligt.

Använd den här tabellen för att följa de viktigaste implementeringsmilstolparna före din första faktiska lönekörning:

Milstolpe	Ansvarig	Måldatum	Status
Datamigreringen slutförd	Ansvarig för IT/lönehantering	[Datum]	—
Parallell lönekörning	Lönechef	[Datum]	—
Rollbaserad utbildning genomförd	Ansvarig för HR	[Datum]	—
Information till medarbetarna skickad	HR/kommunikation	[Datum]	—
Godkännande för driftsättning	Implementeringsansvarig	[Datum]	—

Vid slutet av det här steget bör ditt team kunna köra löner i det nya systemet med tillförsikt, och ni bör ha en tydlig kanal för att ta upp eventuella kvarstående problem. Kom ihåg att målet inte är en perfekt lansering, utan en stabil sådan.

Nästa steg: Gör det officiellt

Nu när du har en struktur för att välja rätt verktyg är det värt att förstå vad du faktiskt investerar i. Utforska fördelarna med löneprogram för att se hur rätt system kan ge resultat inom hela din HR-verksamhet, från regelefterlevnad och prognostisering av kassaflödet till introduktion av medarbetare.