7 typer av löneprogram för smidigare betalningar

7 typer av löneprogram

Det finns flera typer av löneprogram på marknaden, och varje typ tillgodoser olika verksamhetsbehov. Genom att förstå hur varje alternativ fungerar blir det lättare att välja det som passar bäst för ditt företag.

1. Fristående löneprogram

Program med strikt fokus på enbart lönehantering kallas ibland för fristående löneprogram. Dessa verktyg beräknar löner, skatter, avdrag och betalningar utan att du behöver införa en komplett HR-plattform.

Jag har märkt att de fungerar bäst för mindre företag som redan har sina HR-processer på plats och helt enkelt behöver ett tillförlitligt system för att köra löner.

Fördelar

Den största fördelen med den här typen av lönesystem är enkelheten. Du betalar inte för rekrytering, prestationshantering eller andra HR-funktioner som du kanske aldrig kommer att använda.

Det smalare användningsområdet kan också innebära snabbare implementering och mindre utbildning för löneadministratörer. Verktyg som Gusto och OnPay fokuserar till exempel starkt på att göra de återkommande lönekörningarna enkla.

Funktioner

Vanliga funktioner i fristående löneprogram omfattar:

• Löneberäkningar: Beräknar bruttolön till nettolön, avdrag, skatter och andra innehållna belopp.
• Direktinsättning: Skickar betalningar till medarbetare och uppdragstagare enligt ditt löneutbetalningsschema.
• Skattedeklarationer: Många system beräknar, deklarerar och betalar in löneskatter åt dig.
• Lönespecifikationer och skatteblanketter: Skapar lönespecifikationer för medarbetare och dokument för årets slut.
• Lönerapportering: Följer löner, avdrag, arbetskraftskostnader och betalningshistorik.
• Revisionsspår: Registrerar löneändringar och godkännanden, vilket kan vara till hjälp när avvikelser utreds.

Fristående betyder inte nödvändigtvis enkelt. Många verktyg kan fortfarande hantera uppdragstagare, flera platser, olika löneutbetalningsscheman och integrationer med ekonomi- eller HR-program.

2. Molnbaserade löneprogram

Traditionella molnbaserade löneprogram avser onlinebaserade löneplattformar som är tillgängliga via webben – den överlägset vanligaste lönekonfigurationen. 

Dessa system erbjuder ett centraliserat arkiv för alla lönerelaterade data och gör det möjligt för användare att konfigurera lönestrukturer, hantera avdrag och deklarera skatter direkt från själva plattformen. De är i allmänhet mycket användarvänliga, med tydliga gränssnitt som gör lönekörningen enkel och intuitiv.

Fördelar

Leverantören hanterar hosting, säkerhetskopior och programuppdateringar, vilket tar bort en betydande del av underhållet från ditt interna IT-team.

Löneleverantörer kan också skicka uppdateringar av skattetabeller och regler direkt till programvaran. Det innebär att ditt team inte ansvarar för att manuellt uppdatera systemet varje gång en löneregel ändras.

Molnsystem är också enklare att komma åt från olika platser, vilket gör dem till ett naturligt val för hybrida och distribuerade organisationer.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Funktioner

Vanliga funktioner i molnbaserade lönesystem omfattar:

• Webbläsarbaserad åtkomst: Kör eller godkänn löner från valfri enhet som stöds.
• Automatiska programuppdateringar: Skattetabeller, säkerhetsuppdateringar och produktändringar hanteras av leverantören.
• Data i realtid: Ändringar av anställda, avdrag och löner kan återspeglas i hela plattformen omedelbart.
• Integrationer med tredjepartssystem: Anslut lönehanteringen till system för redovisning, HR, tidsregistrering och personalförmåner.
• Rollbaserade behörigheter: Styr vad HR, ekonomi, chefer och andra användare kan se eller ändra.
• Självbetjäning för anställda: Ge anställda direkt åtkomst till lönebesked, skattedokument och betalningsuppgifter.

Molnbaserad lönehantering kan också bli mycket mer specialiserad. Det finns system som är särskilt utvecklade som löneprogram för småföretag och löneprogram för nystartade företag.

3. Lokalt installerad löneprogramvara

Lokalt installerad löneprogramvara installeras och underhålls i organisationens egen infrastruktur i stället för att driftas av programvaruleverantören.

Det ger ditt IT-team mycket mer direkt kontroll över var löneuppgifter lagras, hur programvaran konfigureras och när ändringar distribueras. Det kan göra lösningen relevant för större företag eller organisationer med strikta interna krav på säkerhet och datastyrning.

Fördelar

Kontroll är det främsta skälet till att välja denna modell.

Din organisation hanterar sin egen lönehanteringsmiljö, inklusive datalagring, säkerhetspolicyer, integrationer, säkerhetskopior och programuppdateringar. Det kan göra det enklare att anpassa lönehanteringen efter mycket specifika interna IT- eller styrningskrav.

Nackdelen är att ansvaret åter hamnar hos dig. Till skillnad från molnbaserad programvara kan ditt team behöva underhålla infrastrukturen, installera uppdateringar, hantera säkerhetskopior och hålla systemet aktuellt.

Funktioner

Lokalt installerade lönesystem kan omfatta:

• Lokal datalagring: Löneinformation förblir inom din egen infrastruktur.
• Anpassad konfiguration: IT-team kan anpassa miljön efter interna arbetsflöden och säkerhetspolicyer.
• Intern åtkomstkontroll: Autentisering och behörigheter kan anslutas till dina befintliga system för identitetshantering.
• ERP-integrationer: Lönehanteringen kan integreras på djupet med interna ekonomi- och verksamhetssystem.
• Revisionsloggning: Löneåtgärder kan registreras och sparas i enlighet med interna policyer.
• Anpassad rapportering: Organisationer kan skapa lönerapporter utifrån sina egna krav på ekonomi och datastyrning.

För organisationer som överväger detta alternativ är frågan inte bara om lokalt installerad programvara ger dig mer kontroll. Frågan är om den kontrollen är tillräckligt värdefull för att motivera det extra interna ansvaret.

Dessa kombinerade HR- och lönesystem erbjuder också bättre användarvänlighet ur de anställdas perspektiv, eftersom de kan komma åt sina lönebesked och skicka in ledighetsansökningar från samma självbetjäningsmodul för anställda, i stället för att behöva logga in i ett separat system för varje ändamål.  

4. Heltäckande HR- och löneplattformar

I stället för att köpa lönehantering separat kan du få den som en modul i en större HR-plattform, till exempel ett HRIS-, HRMS- eller HCM-system.

Dessa kombinerade HR-system och lönesystem kopplar samman lönehantering med funktioner som förmånshantering, tidsregistrering, introduktion och personalregister.

Jag har upptäckt att den verkliga fördelen inte är att ha fler funktioner. Det är att ha informationen bakom dessa funktioner sammankopplad.

Fördelar

När lönehanteringen finns i samma system som dina övriga HR-processer kan förändringar för anställda överföras direkt till lönehanteringen i stället för att registreras två gånger.

Godkända arbetstimmar kan till exempel föras över till en lönekörning, ett valt personalförmånspaket kan uppdatera en anställds avdrag och en ändring av ersättningen kan visas i lönehanteringen utan att någon behöver överföra informationen manuellt.

Det kan minska det avstämningsarbete som uppstår när lönehantering, tidsregistrering, förmåner och personaluppgifter finns i olika system.

Det kan också förbättra medarbetarupplevelsen. Personal kan kanske se lönespecifikationer, uppdatera information, hantera förmåner och begära ledighet via samma självserviceportal.

Funktioner

Heltäckande HR- och löneplattformar innehåller vanligtvis:

• Enhetliga personalregister: Lönehanteringen använder samma personalinformation som det övergripande HR-systemet.
• Integration av tid och närvaro: Godkända arbetstimmar förs över till löneberäkningarna.
• Förmånsintegration: Val och avdrag kan uppdateras automatiskt.
• Arbetsflöden från introduktion till lön: Information om nyanställda följer med till den anställdas första lönekörning.
• Konsoliderad rapportering: Kombinera löneinformation med personalstyrka, ersättningar, förmåner och andra HR-data.
• Godkännandeflöden: Skicka ändringar av ersättningar, betalningar utanför ordinarie lönekörning och lönekörningar till rätt godkännare.

För team som utvärderar denna modell bör ni särskilt uppmärksamma hur information överförs mellan lönehanteringen och andra moduler. Integration är en av de största fördelarna, så den bör fungera i praktiken och inte bara finnas med på en funktionslista. Vår guide till löneadministration går djupare in på de processer som dessa kopplingar behöver stödja.

Det här alternativet är användbart för många småföretagare som helt vill slippa löneansvar, samtidigt som de säkerställer att lönerna hanteras korrekt. Med denna modell lägger du i praktiken ut lönehanteringen på en extern lönetjänst som sköter den åt dig. 

Om detta låter som din situation rekommenderar jag att du samarbetar med en av de lönetjänster för småföretag som jag har undersökt i detalj. Dessa tjänster är generellt mycket kostnadseffektiva och erbjuder omfattande kundsupport.

5. Branschspecifik lönemjukvara

Det finns också branschspecifik lönemjukvara för många branscher, däribland bygg, restauranger, rekryteringsföretag och andra. Dessa system erbjuder ytterligare funktioner som passar deras branschspecifika sammanhang och som går utöver enbart grundläggande lönefunktioner.

Fördelar

Den största fördelen är att lösningen passar verksamheten. I stället för att tvinga in branschspecifika löneregler i ett generellt system får du funktioner som är utformade kring hur verksamheten redan fungerar.

Det kan minska behovet av manuella speciallösningar, särskilt när lönehanteringen är beroende av data från schemaläggnings-, kassasystems-, produktions- eller projektkostnadssystem.

Byggspecifik lönemjukvara kan till exempel stödja krav på rådande lönenivåer, fackliga avdrag, certifierade lönerapporter och flera arbetsplatser. Restauranginriktad lönemjukvara kan hantera dricks, skiftdata och kassasystemsintegrationer. Lönemjukvara för tillverkningsindustrin kan stödja skifttillägg, ackordslön och arbetskraftskostnadsberäkning.

Funktioner

Funktionerna varierar kraftigt mellan olika branscher, men vanliga exempel är:

• Branschspecifika löneregler: Stöd för beräkningar som dricks, ackordslön, skifttillägg, gällande löner eller fackliga avdrag.
• Specialiserat stöd för regelefterlevnad: Hjälper till att ta hänsyn till lönekrav som är kopplade till en viss bransch eller arbetskraftsmodell.
• Kostnadsberäkning för jobb eller arbetskraft: Kopplar lönekostnader till projekt, platser, produktionslinjer eller jobb.
• Integrationer för schemaläggning: Hämtar godkända arbetstimmar eller skiftdata till löneberäkningarna.
• Integrationer med branschsystem: Ansluter till verktyg som POS-system, produktionsprogram eller plattformar för jobbhantering.
• Specialiserad rapportering: Skapar rapporter som återspeglar branschspecifika behov inom arbetskraft, löner eller regelefterlevnad.

Jag skulle överväga ett branschspecifikt lönesystem när du förlitar dig på kalkylblad, manuella justeringar eller anpassade kringlösningar under varje löneperiod. Det är vanligtvis ett tecken på att ett allmänt lönesystem inte är anpassat till hur din personal faktiskt får betalt.

Exempel på branschspecifika lönesystem

Lönesystem för byggbranschen

Lönesystem för byggbranschen innehåller funktioner för hantering av fackliga avgifter, certifierade lönerapporter och hantering av flera arbetsplatser, till skillnad från standardiserade lönesystem. Det stöder även kostnadsberäkning för jobb och uppföljning av efterlevnaden av gällande löner.

Lönesystem för restauranger

Lönesystem för restauranger är anpassat efter restaurang- och serveringsbranschens unika behov genom att hantera dricksfördelning, skiftscheman och efterlevnad av arbetslagstiftning som gäller specifikt för restauranger. Det integreras även med POS-system för att effektivisera löneberäkningar baserade på försäljning och dricks.

Lönesystem för tillverkningsindustrin

Lönesystem för tillverkningsindustrin hanterar komplexa skiftdifferenser, ackordslön och arbetskraftskostnader som är specifika för tillverkningsindustrin. Det integreras även med produktionshanteringssystem för att anpassa lönerna efter produktionsdata och prestationsmått.

Det finns många andra alternativ, så ta dig tid att undersöka olika leverantörer om du letar efter en lönesystemleverantör för en specifik nisch. Eller gå upp till vårt sökfält och dubbelkolla, eftersom vi kanske redan har gjort grovjobbet åt dig, beroende på din bransch!

Återigen vill jag påpeka att dessa branschspecifika lönesystem också fungerar enligt en molnbaserad modell. Det innebär att du inte behöver oroa dig för att själv hantera programvara eller uppdateringar som rör regelefterlevnad.

6. Externa lönetjänster

Med outsourcad lönehantering anlitar du en extern leverantör som hanterar en del av eller det mesta av arbetet med att köra löner.

Dessa löneleverantörer kan beräkna löner, hantera avdrag, lämna in löneskattedeklarationer, göra utbetalningar och förbereda dokument för årets slut åt dig.

Du behöver fortfarande hålla korrekt personalinformation uppdaterad och kommunicera förändringar. Skillnaden är att din leverantör hanterar betydligt mer av själva lönebearbetningen.

Fördelar

Den här modellen är användbar när du vill ha löneexpertis utan att bygga upp ett dedikerat internt löneteam.

Leverantören tar ansvar för mycket av det administrativa arbetet kring beräkningar, rapportering, tidsfrister och lönehantering, medan ditt team behåller tillsynen.

Enligt min erfarenhet blir support särskilt viktig här. När du betalar någon annan för att sköta lönerna visar sig tjänstens verkliga kvalitet ofta när något går fel och du snabbt behöver få en avvikelse korrigerad.

För mindre företag utan en intern lönespecialist kan lönetjänster för småföretag vara särskilt användbara.

Funktioner

Beroende på leverantören kan outsourcade lönetjänster omfatta:

• Hanterad lönehantering: Leverantören beräknar lönerna och förbereder varje lönekörning.
• Skattedeklaration och inbetalning: Löneskatter beräknas, deklareras och betalas enligt gällande tidsfrister.
• Årsrapportering: Leverantören förbereder skattedokument för anställda och uppdragstagare.
• Uppdateringar av regelefterlevnad: Leverantören bevakar ändringar i löneregler och skattelagstiftning.
• Självservice för anställda: Anställda kan fortfarande få tillgång till lönespecifikationer och skattedokument via en programvaruportal.
• Lönesupport: Specialister kan hjälpa till att utreda fel, korrigeringar och problem med deklarationer.

Den viktigaste skillnaden jämfört med enbart löneprogramvara är vem som äger ansvaret. Du köper inte bara ett system som ditt team hanterar. Du betalar en leverantör för att utföra en del av lönefunktionen åt dig.

7. Professionella arbetsgivarorganisationer (PEO)

En annan form av löneoutsourcing är att samarbeta med en professionell arbetsgivarorganisation (PEO). Det som är bra med att använda en PEO-tjänst är att de kan hjälpa dig med mer än bara lönehantering. De flesta PEO-leverantörer erbjuder följande tjänster:

• Lönehantering
• Regelefterlevnad
• Hantering av personalförmåner
• Talanghantering (inklusive rekrytering och bemanning)
• Datahantering
• Riskhantering
• Arbetsskadeersättning

PEO-företag konfigurerar tjänsten åt dig med hjälp av sin egen programvara, så det är viktigt att säkerställa att deras lönesystem kan integreras med de centrala HR-programvarulösningar du redan använder. 

Du kan också förvänta dig support på högsta nivå från ett PEO-företag, eftersom du i praktiken anlitar dem för att hantera dina löneprocesser från början till slut.

Fördelar

Den främsta fördelen är tillgång till löne- och HR-funktioner som en mindre organisation kanske inte vill bygga upp internt.

PEO-företag kan kombinera lönehantering med administration av personalförmåner, stöd för regelefterlevnad, introduktion och andra HR-tjänster. För ett litet HR-team kan det eliminera en betydande mängd administrativt arbete.

Nackdelen är att du inleder en mycket bredare relation än du skulle göra med en vanlig löneleverantör. Det är värt att förstå exakt vilket ansvar som ligger hos dig och vilket som ligger hos PEO-företaget innan du undertecknar ett avtal.

Funktioner

PEO-tjänster omfattar vanligtvis:

• Lönehantering: PEO-företaget hjälper till att beräkna och behandla de anställdas löner.
• Administration av löneskatt: Skattedeklarationer och inbetalningar hanteras inom ramen för anställningsarrangemanget.
• Förmånsadministration: Anställda kan få tillgång till hälso-, pensions- och andra förmånsplaner som erbjuds genom PEO-företaget.
• Efterlevnadsstöd: Leverantörer hjälper till att hantera lagstadgade krav som rör anställning.
• Arbetsskadeersättning och riskhantering: Många PEO-företag erbjuder mer omfattande tjänster för hantering av anställningsrelaterade risker.
• Självbetjäning för anställda: Anställda kan få tillgång till information om lön, skatt och förmåner via leverantörens plattform.

8. Global löneprogramvara och globala lönetjänster

Globala löneprogramvarulösningar kombinerar avancerad löneprogramvara som kan hantera betalningar i flera valutor med kundsupport och lönehantering från löneleverantören. 

Med denna modell ansvarar du för att uppdatera dina anställdas uppgifter i det globala löneprogramvarusystemet. Din löneleverantör ansvarar dock för att behandla lönerna åt dig och säkerställa att skattereglerna följs i alla jurisdiktioner där du har anställda.

Fördelar

Utan en centraliserad plattform kan lönehantering i flera länder utvecklas till ett återkommande avstämningsprojekt som involverar olika leverantörer, valutor, tidsfrister och rapporteringsformat.

Global löneprogramvara är utformad för att samla dessa processer. Ditt team kan se information om ersättning och löner över flera regioner, medan lokala beräkningar och krav hanteras på landsnivå.

Det kan minska den manuella samordning som annars faller på löne-, HR- och ekonomiteamen vid varje lönekörning.

Funktioner

Globala löneplattformar och plattformar för lönehantering i flera länder kan innehålla:

• Betalningar i flera valutor: Beräkna och betala ut löner i de anställdas lokala valutor.
• Landsspecifika löneberäkningar: Tillämpa lokala skatter, lagstadgade avdrag och sociala avgifter.
• Lokala lönedeklarationer: Stöd för landsspecifika deklarations- och inbetalningskrav.
• Global lönerapportering: Sammanställ uppgifter om ersättning och arbetskostnader från flera länder.
• Betalningar till anställda och uppdragstagare: Hantera olika grupper av arbetstagare via samma plattform.
• Lokalt efterlevnadsstöd: Ta hänsyn till jurisdiktionsspecifika krav på löner och anställningar.
• Tjänster för registrerad arbetsgivare: Vissa leverantörer erbjuder även EOR-tjänster i länder där du inte har en egen juridisk enhet.

Denna kategori blir mer värdefull i takt med att antalet länder där du bedriver verksamhet ökar. Den viktigare frågan är om du behöver programvara för att samordna lönehanteringen mellan dina befintliga juridiska enheter, en hanterad global lönetjänst, en EOR-lösning eller någon kombination av dessa. 

(Obs! Om du vill ta det ett steg längre och helt slippa hantera juridiken kring att anställa internationella medarbetare skulle en tjänst för registrerad arbetsgivare vara ett bättre val.) 

Andra alternativ för lönehantering

Det finns andra konfigurationer för lönehantering som är värda att uppmärksamma. De är dock inte särskilt användarvänliga. Andra alternativ omfattar: 

• Lokalt installerad löneprogramvara: Detta syftar på löneprogramvara som installeras lokalt på företagets servrar och körs fristående från annan HR-programvara. Den främsta fördelen med att använda ett lokalt installerat lönesystem är att det ger större kontroll över datasäkerhet och anpassning, till skillnad från standardiserad molnbaserad löneprogramvara.
  
  Lokalt installerade lösningar kräver dock en betydande initial investering i implementering och IT-resurser samt löpande underhåll för att säkerställa att programvaran hålls uppdaterad med förändrade skatteregler och för att undvika sanktionsavgifter.
• Programvara med öppen källkod för lönehantering: Löneprogramvara med öppen källkod möjliggör omfattande anpassning och är i allmänhet mer kostnadseffektiv, eftersom det inte finns några licensavgifter. Du behöver dock ha en betydande teknisk kompetens för att implementera och underhålla ett lönesystem med öppen källkod jämfört med standardiserad löneprogramvara, vilket gör det till ett betydligt mindre attraktivt alternativ för de flesta organisationer.
• Bokföringsprogramvara: Om ditt företag är mycket litet kan du kanske klara dig med en HR- och bokföringsprogramvara som erbjuder lönefunktioner. Med bokföringsprogramvara kan du betala dina anställda med fysiska lönecheckar, men detta kräver manuell datainmatning och utskrift av checkar. Det tvingar också dina anställda att vidta extra åtgärder för att sätta in sina inkomster på sina bankkonton. Av dessa skäl är det också ett mindre attraktivt alternativ för de flesta företag. 

Dessa alternativa lönealternativ är enligt min mening föråldrade och ger en mindre än idealisk upplevelse för alla som regelbundet ansvarar för att hantera eller använda programvaran.

I stället rekommenderar jag att du fördjupar dig i molnbaserad löneprogramvara, lönehantering som modul eller lönetjänster för att hitta den bästa löneprogramvaran med direktinsättning för ditt företag.

Hitta rätt lönehanteringslösning

När du vet vilken typ av löneprogramvara som passar ditt team är nästa logiska steg att budgetera för den, särskilt om du hanterar löner över landsgränser, där prisstrukturerna varierar kraftigt beroende på servicemodell och antal anställda. Om det är din situation täcker genomgången av kostnaderna för globala lönetjänster vad du kan förvänta dig att betala för EOR-, entreprenörshanterings- och konsolideringsmodeller på företagsnivå, så att du kan utvärdera dina alternativ med verkliga siffror som grund.

Att välja rätt lönelösning innebär en noggrann analys av organisationens behov och kapacitet. Det är avgörande att säkerställa att den programvara eller tjänst du väljer underlättar ditt arbete och minskar risken för mänskliga fel.