Bygga en HR-avdelning: En steg-för-steg-guide

• Rekrytering
• Introduktion av nya medarbetare
• Lärande och utveckling
• Skapande och uppdatering av företagets policyer
• Lönehantering (ibland)
• Underhåll av medarbetarregister
• Ersättning och förmåner
• Prestationshantering
• Relationer med medarbetare och arbetsmarknadens parter
• Etik och efterlevnad av lagar
• Rådgivning om strategier för att behålla medarbetare
• Avslut av anställningar.

I slutändan gör en strategiskt samordnad HR-avdelning dig mer effektiv och bidrar till att säkerställa att rätt kompetens finns på plats för att uppnå organisationens mål (och att medarbetarna har det de behöver för att lyckas).

Om kompetensen är blodomloppet i din organisation, är personalfunktionen som din hematolog!

Så här gör du om du precis har börjat eller behöver förbättra din befintliga HR-avdelning.

Din steg-för-steg-guide för att bygga upp en HR-avdelning

1. Klargör dina behov
2. Bedöm HR:s nuvarande situation i din organisation
3. Anställ personer till prioriterade roller
4. Systematisera medarbetarregistren
5. Formalisera dina grundläggande HR-policyer
6. Utveckla grundläggande processer för rekrytering och introduktion
7. Fastställ och dokumentera medarbetarnas ersättning
8. Bedöm din tekniska infrastruktur
9. Utvärdera rutinerna för regelefterlevnad
10. Ta fram en personalhandbok
11. Upprätta din L&D-plan

1. Klargör dina behov

Oavsett vilken fas du befinner dig i är det god praxis att först skaffa dig en tydlig bild av vilka dina omedelbara behov är och hur en HR-avdelning kan hjälpa dig att uppnå dina mål framöver.

Det anses generellt att du behöver minst en HR-person per 100 medarbetare, men detta beror i slutändan på organisationens behov.

Om du precis har börjat rekommenderar jag minst en erfaren HR-generalist som kan bygga processer, skriva policyer, hjälpa dig att följa regler och hjälpa dig att själv hantera löneadministrationen.

Därefter kommer förmodligen en specialiserad rekryterare med erfarenhet från din bransch.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Bedöm HR:s nuvarande situation i din organisation

Om ditt företag redan har en HR-avdelning och du vill utveckla den, bör du börja med att kartlägga de policyer, initiativ, rutiner och strategier som du för närvarande har på plats.

Utvärdera följande HR-ansvarsområden och deras resultat på en skala från 1 till 10.

• Implementering av policyer
• Personalplanering
• Rekrytering
• Administrativa ansvarsområden, t.ex. löneadministration
• Prestationshantering
• Hantering av ersättningsprogram
• Medarbetarnas lärande och utveckling
• Karriärplanering
• Utvärdering av medarbetarnas funktioner
• Relationer med intressenter och arbetsmarknadsrelationer
• Efterlevnad inom HR
• Medarbetarengagemang och kommunikation
• Medarbetarnas hälsa och säkerhet
• Medarbetarnas hälsa och välbefinnande.

Genomför sedan en analys av kompetensgap för att få en tydlig förståelse av roller, befattningar och kompetensgap.

Insikterna du får från denna process hjälper dig att avgöra hur många medarbetare din nya HR-avdelning bör rekrytera och vilka krav de bör uppfylla.

3. Rekrytera prioriterade roller

Nu när du har en överblick över verksamhetens prioriteringar och den kompetens som redan finns är det dags att åtgärda eventuella kompetensgap.

Om du till exempel huvudsakligen rekryterar ingenjörskompetens kommer en teknisk rekryterare sannolikt att tillföra mest värde i denna rekrytering.

Utöver det vanliga (efterlevnad, rekrytering osv.) följer här några viktiga kompetenser inom personalresurser att hålla utkik efter under rekryteringsprocessen, som du kanske inte har tänkt på:

• Affärsförståelse
• Dataanalys och rapportering
• Nätverkande
• Coachning.

4. Systematisera medarbetarregister och utveckla en process för dokumenthantering

Nu när rätt kompetenser finns på plats är det dags att börja bygga upp processer och så att säga få ordning på torpet.

Varje medarbetare behöver en personalakt. Tidigare hade detta dokument pappersform, men de flesta företag har i dag digitala register som lagras i ett HRIS/HRMS eller liknande.

Exemplen nedan är några av de HR-dokument du bör ha, och som gör det enklare för din HR-avdelning att utföra sina uppgifter:

• Rekryteringsdokument
• Formulär för arbetstagarens behörighet
• Lönedokument
• Dokumentation om medarbetarnas prestationer
• Dokumentation om medarbetares avslut 
• Dokumentation om genomförd utbildning och utveckling för medarbetare
• Dokument om disciplinära åtgärder.

Varje HR-avdelning bör spara dessa dokument och ha enkel tillgång till dem. Du kan diskutera detta med teamledare och linjechefer och samla in tillräckligt med data för att utveckla den grundläggande basen.

Det är också nödvändigt att samarbeta med IT-enheten för att utveckla online-lagring av medarbetarregister. Det säkerställer tillgänglighet och datasekretess. Ett informationssystem för medarbetare kan hjälpa till att centralisera dessa register och hålla medarbetarinformationen organiserad och tillgänglig.

5. Formalisera dina grundläggande HR-policyer

Du kanske börjar helt utan information eller har begränsade uppgifter om vilka policyer din HR-avdelning bör följa. 

Följande bör vara utgångspunkten, men du kan lägga till fler när företaget växer och rekryteringsbehoven ökar.

• Personalnärvaro
• Arbetstid
• Rekrytering
• Prestationshantering för anställda
• Övertid för anställda
• Uppsägning av anställda
• Ledighetsrutiner
• Efterträdarplanering
• Policy mot diskriminering
• Uppförande för anställda
• Datasekretess och konfidentialitet
• Provanställningstid
• Policy för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
• Policy för otillåtna substanser

Med tiden kanske du inser att du kan slå ihop två eller flera policyer till en. Som en allmän regel bör de alltid vara kortfattade, lätta att förstå och tillgängliga för alla anställda.

Använd vår lista med exempel på HR-policyer som hjälp när du utvecklar och uppdaterar dina egna.

6. Utveckla grundläggande rekryterings- och introduktionsprocesser

Du behöver införa någon form av formell rekryteringsprocess. De flesta urvalsprocesser består av samma sju grundläggande steg: 

1. Ta emot jobbansökningar/identifiera kandidater
2. Granska och förhandsvälja kandidater
3. Genomföra intervjuer
4. Välja ut de främsta kandidaterna
5. Genomföra bakgrunds- och referenskontroller
6. Välja den arbetssökande som passar bäst
7. Lämna ett jobberbjudande.

Du bör också veta vilka som kommer att involveras i vart och ett av dessa steg samt vilka dokument och rekryteringsverktyg de kommer att använda.

Fundera över vilka frågor de bör ställa och vilken dokumentation de bör samla in i varje fas.

Nästa steg är att beskriva introduktionsprocessen och de stadier som dina HR-avdelningar bör täcka.

De bör till exempel veta hur förintroduktionen ser ut på ditt företag, vad som händer under introduktionen den första dagen, omfattningen av det pappersarbete som krävs för nyanställda och vad som är obligatoriskt för alla under den första veckan.

Dessutom rekommenderar jag att varje nyanställd har en 30-60-90-dagarsplan som vägleder introduktionen.

7. Fastställ och dokumentera ersättning och förmåner för anställda

Se över din lön- och förmånsstruktur för anställda och ta de sista stegen mot formalisering. Överväg följande:

• Anställdas timlön och lön
• Anställdas pensionssparande
• Sjukförsäkring
• Friskvårdsbidrag för anställda
• Betald ledighet
• Löneökningar och bonusar för anställda.

Du kan också ta hänsyn till olika ekonomiska incitament, såsom aktieoptioner, ersättning för resor, vinstdelning, arbetskläder och omlokaliseringspaket. 

Belöningar till anställda behöver inte heller nödvändigtvis vara ekonomiska. Du kan inkludera mer heltäckande paket som omfattar professionell utveckling, företagsrabatter, flexibla arbetstider, uppskattning av anställda och uppskattningsprogram. 

Med tiden kan du granska data och samla in feedback från anställda för att finjustera ditt totala ersättningserbjudande. I början är det viktigast att ha det grundläggande erbjudandet på plats. 

8. Utvärdera din tekniska infrastruktur

Din HR-avdelning kommer att dra nytta av specialiserad HR-programvara för småföretag, som minskar den administrativa bördan och hjälper till att automatisera processer.

Det kan vara ett system för kandidatspårning som hjälper till att effektivisera rekryteringen eller ett lärplattformssystem som stödjer utbildning och utveckling.

Fördelarna med rätt HR-programvara omfattar enklare lönehantering, personalhantering, datahantering, prestationshantering, urval och uppföljning av kandidater, teamkommunikation samt lärande och utveckling.

Kom ihåg att denna teknik måste följa lagen och vara anpassad till företagets och HR-funktionens behov och utmaningar.

Andra användbara verktyg:

• Bemanningsprogramvara
• Introduktionsprogramvara
• Löneprogramvara för småföretag
• Programvara för referenstagning

9. Utvärdera rutinerna för regelefterlevnad

HR-avdelningar är bland de viktigaste aktörerna när det gäller att anpassa företagets verksamhet till arbetsrättsliga lagar och krav.

Underlätta deras arbete genom att bedöma riktlinjerna för regelefterlevnad och era nuvarande arbetssätt. 

Jämför era befintliga policyer med de senaste lagkraven och justera eller inför rutiner som säkerställer att ni rekryterar och hanterar personalen i enlighet med lagen.

10. Ta fram en personalhandbok

Skapa en personalhandbok, inkludera de grundläggande personalpolicyerna och dela den med den nya HR-avdelningen och medarbetarna.

Dokumentet bör också innehålla information om företagets kultur, vision, uppdrag, bakgrund, medarbetarnas rättigheter och skyldigheter.

Du kan använda programvara för personalhandböcker för att skapa och uppdatera din.

För att undvika att överväldiga nyanställda med för mycket information under den första dagen tar många HR-team fram förkortade personalhandböcker för nyanställda som endast innehåller de viktigaste policyerna.

11. Ta fram er L&D-plan

HR-team hjälper till att stödja medarbetarna i att skaffa nya färdigheter och kunskaper samt utvecklas i sina karriärer. 

Därför bör ni börja utforma ert program för lärande och utveckling (L&D) när ni bygger upp en HR-avdelning.

Ta hänsyn till era L&D-mål, företagets kompetensgap och vilka kompetenser som krävs för att nå era strategiska affärsmål.

Prata med medarbetarna om deras ambitioner och intressen, eftersom det hjälper er att utforma deras karriärvägar.

Ta fram en heltäckande utbildningsstruktur, inklusive innehåll och material för L&D.

Här är en bra artikel som kan hjälpa er att utveckla er strategi för lärande och utveckling.

Att lägga ut HR-arbetet eller inte?

Vissa organisationer väljer att lägga ut hela eller delar av sin HR-funktion. 

Att lägga ut HR-arbetet utvärderas ofta i de tidiga stadierna när HR-teamet byggs upp. Ska vi anlita en professionell arbetsgivarorganisation (PEO) eller ett löneföretag för vissa funktioner?

Svaret beror på erfarenheten och ansvarsområdet hos ert interna HR-team samt på företagets strategi, mål och tidsplan.

Om ni till exempel planerar att anställa internationellt är det sannolikt en god idé att förstå hur en registrerad arbetsgivare (EOR) kan hjälpa till.

Ibland kan budgetbegränsningar uppstå. I sådana fall kan ni anlita en partner för outsourcing av HR som stöd för olika funktioner som helt enkelt ingår i en tjänst eller produkt.

Att anlita en förmånsrådgivare som fungerar som en förlängning av er förmånsfunktion är ett bra exempel på detta.

Att bygga upp en HR-avdelning ger god utdelning

Att bygga upp ett HR-team är en spännande och utmanande uppgift som hjälper företaget att växa och prestera bättre.

Även om du driver ett mindre företag eller en startup i ett tidigt skede kommer en HR-avdelning att ge utdelning genom att hjälpa dig att följa reglerna, säkerställa att dina kompetensbehov tillgodoses och hjälpa dig att utveckla ett eftertraktat arbetsgivarvarumärke.

Om du funderar på att lägga ut arbetet på entreprenad kan du ta en titt på våra rekommendationer av de bästa PEO-leverantörerna och bästa EOR-leverantörerna för att komma igång.

Ett par användbara artiklar som kan hjälpa dig på vägen:

• Så hanterar du personaladministration i små och medelstora företag
• Bästa praxis inom HR