İşe alımın büyük bir kısmı yaratıcı olmayı ve adaylarla kişisel düzeyde bağlantı kurmayı gerektirse de, önemli miktarda tekrarlayan görev ve verimsizlik de vardır.
İyi haber şu ki bunların çoğunu otomatikleştirerek otomatikleştirilmemesi gereken şeylere, ör. adaylarla konuşmaya ve stratejiyi geliştirmeye odaklanabilirsiniz. Yapay zekâ işe alım çözümleri, veri ayrıştırma, raporlama ve anahtar kelime eşleştirme gibi sıradan, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmenizi sağlar.
Bu makalede, zamandan ve kaynaklardan tasarruf edebilmeniz ve en iyi yetenekleri işe alabilmeniz için işe alım sürecinizi otomatikleştirmenin 15 yolunu açıklayacağım.
İşe Alım Sürecinizi Otomatikleştirmenin 15 Yolu
1. İş ilanlarını yazma ve yayınlama
İşveren markanızı yansıtan iyi yazılmış iş ilanlarına ihtiyacınız vardır ve ChatGPT gibi araçlar bunları yazmanıza yardımcı olabilir.
Ancak ilanlar yazıldıktan sonra bunları çeşitli iş ilanı panolarında ve sosyal medya platformlarında yayınlama görevi hâlâ devam eder. İşte burada ek otomasyon devreye girer.
ATS'ler (aday takip sistemleri), yeniden kullanabileceğiniz ve en uygun yerlere yayınlayabileceğiniz şablonlar olarak işlev gören bir iş ilanı kütüphanesi oluşturmanıza olanak tanır. Ek avantaj: Her kaynaktan gelen adayların kalitesini takip etmek kolaydır.
2. Özgeçmiş taraması
Açık pozisyon için harika bir iş tanımı oluşturdunuz ve iş ilanını birden fazla platforma eklediniz.
Sıradaki adım, yetenek kazanımının potansiyel olarak en çok zaman alan bölümlerinden biridir: özgeçmişleri taramak.
Nitelikli adayları bulmak için yüzlerce özgeçmişi okumak çok zaman alabilir ve bazı işe alım yazılımı türleri kuyruğu daha hızlı incelemenize yardımcı olabilir.
Otomatik sistemler özgeçmişleri tarayabilir ve belirli anahtar kelimeleri, becerileri ve deneyim seviyelerini öne çıkararak inceleme sürecini hızlandırmaya yardımcı olabilir.
Adaylar belirli gereklilikleri, örneğin vize durumunu veya belirli bir başarı oranını karşılamıyorsa sistem otomatik olarak bir ret mesajı gönderebilir. Bu, özellikle yüksek hacimli işe alım senaryolarında kullanışlıdır.
ATS'nizde özgeçmiş ayrıştırma işlevi bulunmuyorsa bunun yerine bağımsız bir özgeçmiş tarama yazılımı sistemi kullanmayı düşünün.
Uyarı: Bir aday işe alım sürecinizde belirli bir aşamayı geçtiyse otomatik retlerden kaçının.
3. Aday bulma
Aday bulmak, işe alım uzmanları için çok zaman alabilir.
Bazı yetenek kazanımı yazılımı çözümleri, bir aday veritabanı (temel olarak adaylar için bir CRM) oluşturmanıza yardımcı olur.
Yeni bir fırsat yayınladığınızda yazılım, en iyi adaylardan oluşan bir yetenek havuzu oluşturmak için iş tanımındaki ayrıntıları verilerle karşılaştırarak ayrıştırabilir.
Veritabanındaki adaylar, haberdar edilmek istedikleri bir rol yayınlandığında otomatik güncellemeler almayı da seçebilir; bu, yetenek kazanımı yazılımının önemli bir faydasıdır.
Ayrıca uzmanlaşmış aday bulma araçları, kanalları belirlemenize, ilan yayınlamanıza ve her kanalın etkinliğini karşılaştırmanıza yardımcı olabilir.
4. İç süreçleri oluşturma
İşe alım bir ekip işidir ve otomasyon, iç ekiplerin eşgüdümlü çalışmasına yardımcı olabilir.
Çoğu işe alım yazılımı türü, ekip üyelerine mülakatlara hazırlanmaları ve geri bildirimlerini paylaşmaları için bildirim göndermek ve hatırlatmada bulunmak üzere her aşamada belirli tetikleyiciler içeren dahili iş akışları oluşturmanızı sağlar.
Ayrıca mülakat geri bildirimlerini bir araya getirip analiz ederek adayların değerlendirilmesine yardımcı olabilir.
Have an account? Log In
5. Mülakat planlama
Birçok ATS veya özel mülakat planlama yazılımı, adaylara uygun bir mülakat zamanı seçme seçeneği sunan otomatik davetler göndererek mülakat planlama sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olur.
Bu, işe alım ekiplerinin üzerindeki ek bir işi ortadan kaldırır ve hiçbir adayın gözden kaçmamasını sağlamaya yardımcı olur.
6. Tek yönlü video mülakatı
Ön elemede olduğu gibi, tek yönlü videolar adaylarla mülakat yapmak için harika bir yoldur ve şablon oluşturma yoluyla bu süreci otomatikleştirebilirsiniz.
Mülakat sorularını yalnızca bir kez yazmanız ve adayların bunları kendi zamanlarında yanıtlamasına izin vermeniz yeterlidir.
Bu, adaylara yanıtlarını oluşturma fırsatı verdiğinden, sorduğunuz soruların türüne dikkat etmeniz gerekir.
Örneğin, kullandığınız yazılım bir kişinin yanıtları aramak için sayfadan ayrılıp ayrılmadığını anlayacak kadar gelişmiş değilse, bilgiyi sınamak üzere tasarlanmış sorulardan kaçının.
Bu tür ön değerlendirmelerde yardımcı olabilecek HireVue gibi video mülakat araçları veya Loom gibi daha basit bir araç vardır.
Bu araçlardan bazıları, konuşmaları yazıya dökmek ve analiz etmek için NLP (doğal dil işleme) özelliklerine sahip yapay zekâyı entegre etmeye başladı.
Uyarı: Bu özellikten yararlanıyorsanız, yapay zekânın öneri veya özetleme algoritmasının sorgulanabilir olduğundan, yani bir adayın yanıtını neden belirli bir şekilde özetlediğini doğrulayabildiğinizden emin olun.
7. Aday iletişimi
Büyük ölçekte işe alım yaparken iletişim zaman alır ve kişilerin gözden kaçması kolaydır.
Yükü hafifletmek için işe alım uzmanları, daha önce bahsedilen ret e-postaları ve mülakat planlamasının yanı sıra başvuruların alındığına dair bildirimler, mülakat hatırlatıcıları, referans talepleri ve yeni fırsatlar gibi konularda işe alım e-posta şablonlarından en iyi şekilde yararlanan otomatik iletişimler oluşturabilir.
Bazı araçlarda adayların bilgi almak için soru yöneltebileceği sohbet robotları da bulunur.
8. Geçmiş kontrolleri
Sektörünüzde çalışmasına izin verilmeyen birini işe almamanızı sağlamak için geçmiş kontrolleri hayati önem taşır. Büyük ölçekte işe alım yaptığınızda, geçmiş kontrolleri süreci yavaşlatabilir.
Checkr gibi en iyi geçmiş kontrolü araçları genellikle popüler işe alım yazılımı çözümleriyle entegrasyonlara sahiptir.
Entegre edildikten sonra geçmiş kontrolü aracı, adayın geçmişini otomatik olarak kontrol edebilir ve sonuçları işe alım veya personel yönetimi yazılımı çözümünüze aktarabilir.
9. İşe alıştırma
Bir aday bir fırsatı kabul ettiğinde, İK/işe alıştırma ekibinin devreye girme zamanı gelir.
Bu durum, adaylıktan çalışanlığa geçişi çoğu zaman yavaşlatır—yeni işe alınanların %30'u, yetersiz veya hiç takip yapılmaması nedeniyle yeni görevlerine başlamaz.
Sözleşmeleri dijitalleştirerek, önemli görevler için planlama ve otomatik hatırlatıcılar oluşturarak, iş akışları hazırlayarak ve diğer self servis özellikleri sunarak işe alıştırma deneyimini otomatikleştirebilirsiniz.
ATS ile HRIS/HRMS arasında bazı kesişmelerin olduğu nokta burasıdır; bu nedenle sistemlerin doğru şekilde entegre edilmesi önemlidir.
Akışı şöyle düşünün: Bir adayı ATS'de işe alındı olarak işaretlersiniz ve bu işlem, işe alıştırma akışındaki diğer tüm görevler kullanıma hazır olacak şekilde, adayın profilini, evraklarını ve maaş bordrosu bilgilerini HRMS'nizde otomatik olarak oluşturur.
HRMS'nizi ATS'nizle entegre ederek, aksi takdirde tekrarlayan işe alıştırma görevlerine harcayacağınız saatlerden tasarruf ederken yeni işe alınan kişi de işe alınma amacına yönelik çalışmaya hızla başlayabilir.
10. Geri bildirim toplama
Adaylar, işe alım sürecinizi iyileştirmenize yardımcı olacak zengin bir içgörü kaynağıdır.
Özellikle bir mülakat gerçekleştirdilerse biriyle konuşmak her zaman tercih edilse de bunun için her zaman yeterli zaman olmayabilir. Bu nedenle, adayları ATS'nizde kabul edildi veya reddedildi olarak işaretledikten sonra onlara e-posta yoluyla bir anket gönderen bir işe alım süreci akışı da oluşturabilirsiniz.
11. Raporlama ve analiz
İşe alım analitiği ve raporlaması, gerekli tüm verileri ve raporları bir araya getirmenin zahmetli olması gerektiği anlamına gelmez.
Sürecinizi iyileştirmenin yolları hakkında değerli içgörüler elde etmenizi sağlamak üzere düzenli olarak sizin için otomatik raporlar oluşturması amacıyla işe alım analitiği yazılımını kullanabilirsiniz.
İşe alım panoları, gerçek zamanlı ölçümlere erişim sağlar ve sürecin iyileştirme gerektiren bölümlerini belirler.
Bunlar daha sonra otomatik olarak raporlar oluşturup stratejiyi yönlendirmesi gereken kişilere iletebilir.
12. Uyumluluk
Otomasyon, işe alımla ilgili çok sayıdaki yasa ve yönetmeliğe aşağıdaki şekillerde uyumlu kalmanıza yardımcı olabilir:
- Adayların, uygunluk gibi işe özgü nitelikleri ve yasal gereklilikleri karşılamasını otomatik olarak sağlayın.
- Kritik hiçbir belgenin gözden kaçırılmamasını veya kaybolmamasını sağlayarak güvenilir bir denetim izi oluşturun.
- Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını, erişimin yetkili personelle sınırlandırılmasını ve GDPR gibi veri saklama politikalarının tutarlı biçimde uygulanmasını sağlayın.
- Çalışanlara zorunlu eğitim oturumlarını planlayın ve hatırlatın, tamamlanma durumunu izleyin ve sertifikaları yönetin. Ekipler, oturumları düzenlemek ve katılımı izlemek için eğitim yönetimi yazılımını kullanabilir.
- İşe alım uygulamalarındaki, ücretlendirmedeki eşitsizlikler veya belge eksiklikleri gibi olası uyumluluk sorunlarını vurgulayan işe alım verilerini analiz edin ve raporlar oluşturun.
13. İş teklif mektupları oluşturma
Birini işe almak istediğinize karar verdiğinizde hızlı hareket etmek faydalıdır. ATS'ler veya benzer sistemler, elektronik imza platformları ile DocuSign gibi entegrasyonları kullanarak teklif mektupları oluşturup gönderebilir.
14. Kayıt tutma
Otomatik sistemler, tüm işe alım faaliyetlerinin belgelenmesini ve yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygun olmasını sağlayarak hata ve olası hukuki sorun riskini azaltır.
15. Referans kontrolü
Referans kontrolü yazılımı, iş adayları için referans toplama ve doğrulama sürecini otomatikleştirebilir. Temel bileşenler arasında otomatik talep e-postaları, özelleştirilebilir anketler ve veri analizi araçları bulunur. Daha fazla bilgi için en iyi referans kontrolü yazılımı seçkimize göz atın.
15. Test
Aday değerlendirme yazılımı, adaylara değerlendirmeleri göndermenin yanı sıra otomatik puanlama ve raporlamayı da otomatikleştirebilir.
Otomasyon İş Akışı Örneği
Yeni işe alım yazılımını uygulamaya aldığınızda ve otomasyonları test ettiğinizde, test etmek için örnek bir iş akışına ihtiyacınız olacaktır. Başlangıç için kullanabileceğiniz standart bir iş akışı aşağıda verilmiştir.
- İş ilanı: Bir iş tanımı oluşturun ve birden fazla platformda otomatik olarak yayınlamak için ATS'nizi veya başka bir iş ilanı sistemini kullanın.
- Başvuruların taranması: Başvuruları taramaya, nitelikleri karşılamayan adayları filtrelemeye ve ret veya sonraki adımlara ilişkin e-postaları göndermeye yardımcı olması için otomasyonu kullanın.
- Mülakat planlaması: Adayların otomatik bir planlama aracı üzerinden mülakat zaman aralıklarını seçmesine olanak tanıyın.
- Değerlendirme: Otomatik işe alım öncesi değerlendirmeler ve video mülakatları gerçekleştirin.
- Teklif ve işe alıştırma: Teklif mektupları oluşturmak ve işe alıştırma sürecini kolaylaştırmak için otomatik araçlar kullanın.
İşe Alım Sürecini Otomatikleştirmenin Faydaları
Şüphesiz tahmin etmiş olduğunuz gibi, otomasyon işe alım sürecinizi çeşitli şekillerde iyileştirebilir:
- Zamandan tasarruf: Otomasyon, manuel görevleri azaltır ve işe alım ekiplerinin zamanını stratejik görevlere odaklanmak üzere serbest bırakır.
- Maliyetlerin azaltılması: Kuruluşlar, tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek işe alımla ilişkili idari maliyetleri düşürebilir. Ayrıca, işe alım süresinin kısalması, açık pozisyonlar ve üretkenlik kaybıyla ilişkili maliyetleri azaltır.
- Aday kalitesinin iyileştirilmesi: Otomatik sistemler özgeçmişleri ve başvuruları taramaya, belirli kriterleri karşılamayan adayları otomatik olarak reddetmeye yardımcı olabilir.
- Gelişmiş aday deneyimi: Otomasyon daha verimli bir işe alım süreci oluşturur, adaylarla zamanında ve tutarlı iletişim kurulmasını sağlar ve daha iyi geri bildirim alınmasına yardımcı olarak aday deneyiminin iyileştirilmesine katkıda bulunur.
- Veriye dayalı karar alma: İşe alım otomasyonu araçları genellikle kuruluşların işe alım stratejilerini geliştirmek, darboğazları belirlemek ve verilere dayalı bilinçli kararlar almak için kullanabileceği analiz ve raporlama özellikleriyle birlikte gelir.
- Tutarlılık ve standardizasyon: Otomatik süreçler, tüm adaylara tutarlı şekilde davranılmasını sağlayarak önyargı riskini azaltır ve yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumu iyileştirir. Standartlaştırılmış süreçler ayrıca işe alımın genel verimliliğini ve güvenilirliğini artırır.
- Ölçeklenebilirlik: Otomasyon, işe alım çalışmalarını kuruluşun ihtiyaçlarına göre büyütmeyi veya küçültmeyi kolaylaştırır. Hızlı büyüme veya dönemsel işe alım dönemlerinde otomatik sistemler, kaliteden ödün vermeden artan hacimleri işleyebilir.
- Gelişmiş iş birliği: Otomasyon araçları genellikle paylaşılan aday veri tabanları, geri bildirim mekanizmaları ve iş akışı yönetimi gibi işe alım süreçlerinde iş birliğini kolaylaştıran özellikler içerir.
- Daha iyi pazarlama: İşe alım CRM'leri ve işe alım veri tabanı yazılımları gibi otomasyon araçları, açık pozisyonlar ve benzeri konulardaki otomatik güncellemeleri belirli segmentlere gönderir.
Dikkat: Otomasyonu Dikkatli Kullanın
Tartıştığımız gibi, otomasyon işe alım deneyimini pek çok açıdan önemli ölçüde iyileştirebilir. Ancak dikkatli kullanın! İnsanlar robot değildir ve bazen insani bir dokunuş gerekir.
Otomasyondan kaçınmanın tavsiye edildiği birkaç alan şunlardır:
- Otomasyon sürecinde belirli bir aşamaya kadar ilerlemiş olan ve genellikle biriyle görüştükten sonra bir adayı reddetmek.
- Özgeçmişleri incelemek: Otomasyon yardımcı olabilir; ancak birçok küçük işletmeye yönelik işe alım platformu hâlâ bir özgeçmişteki temel aday bilgilerini ayrıştırma konusunda sorun yaşamaktadır. Buradan hareketle, “AI özgeçmiş puanlaması”nın daha da uzakta olduğu sonucuna varabiliriz. Bazı ülkelerde adayların özgeçmişlerinin otomatik AI işe alım yazılımı tarafından otomatik olarak reddedilmemesini talep etme hakkına sahip olduğunu belirten bazı yasalar çıkarıldığından, bu konunun yasallığı hakkında hâlihazırda pek çok tartışma yürütülmektedir; bu nedenle gelişmeleri takip edin!
Genel olarak, otomatik sistemlere ve algoritmalara aşırı güvenmek, otomasyon araçlarının belirlediği kesin kriterlere uymayabilecek nitelikli adayların gözden kaçırılmasına yol açabilir.
Algoritmalar, dikkatle izlenip güncellenmediği takdirde mevcut önyargıları istemeden pekiştirebilir.
Otomasyonla İşe Alımı Geliştirin
Birçok meslekte olduğu gibi otomasyon, işe alım ekiplerinin hayatını kolaylaştırabilir ve işe alım sürecini kolaylaştırabilir; ancak dikkatli bir şekilde uygulamayı unutmayın.
Şirketinizin adaylara bir piyango çekiliş makinesindeki numaralarmış gibi davrandığı yönünde bir itibar kazanmasını istemezsiniz; bu nedenle iyi mülakat geri bildirimi sağlamak ve geri bildirimlerini almak için adaylarla konuşmak gibi alanlara dikkat ettiğinizden emin olun.
İşe alım yazılımı pazarı, yapay zekâ kullandığını iddia eden ancak iddialarını destekleyecek çok az kanıt sunabilen araçlarla doludur. Daha fazla bilgi için Mariya Hristova’nın yapay zekâ destekli işe alım hakkındaki mükemmel makalesine göz atın.
