Forbedring af HR-processer: En proces i 4 trin
Procesforbedring—enhver HR-professionels yndlingsbeskæftigelse, ikke sandt?
Måske ikke for de fleste af os, men det at have processer på plads hjælper med at sikre, at opgaver bliver udført korrekt og effektivt, hvilket skaber en bedre oplevelse for alle og frigiver tid til at fokusere på mere interessante, strategiske opgaver.
HR's rolle i små virksomheder og store virksomheder omfatter implementering af strukturerede processer, der sikrer overholdelse af regler og forbedrer den operationelle effektivitet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Din HR-funktion har sandsynligvis mere end et par processer, der kunne forbedres. Ved hjælp af strategisk personaleledelse kan organisationer forbedre HR-processer, så de i højere grad imødekommer medarbejdernes og organisationens behov.
Ramme for forbedring af HR-processer
HR-processer omfatter en lang række aktiviteter, fra rekruttering og medarbejderintroduktion til medarbejderudvikling og præstationsledelse.
For at forblive konkurrencedygtige og effektive skal virksomheder løbende søge at forbedre deres HR-processer. Det er nemt at strømline HR-processer med cloudbaserede HR-værktøjer, hvilket sikrer mere smidige arbejdsgange og bedre adgang til data.
Jeg har erfaret, at den største hindring for procesforbedring er at komme i gang—det kan føles som en uoverkommelig opgave! Hvis man deler det op i separate trin, bliver det langt mere håndterbart.
Trin et: Vurder de nuværende processer
Det er svært at forbedre noget, hvis du ikke forstår det fuldt ud. Det kan være tidskrævende, det vil jeg gerne slå fast med det samme, men normalt behøver dette trin kun at blive gennemført én gang.
Det første trin er at vurdere dine arbejdsgange og opgaver og fastslå, hvad der er dokumenteret, hvem der har ansvaret for det, og hvornår det senest blev gennemgået. Har HR ansvaret for lønadministration og L&D, for eksempel, eller er det en anden afdeling i din virksomhed?
Eksempelvis havde en tidligere HR-afdeling, jeg arbejdede i, et stort antal dokumenterede processer, men vi fandt ud af, at de var gemt forskellige steder og havde varierende grad af aktualitet.
Dernæst kan du dykke ned i dine HR-målinger for at identificere eventuelle problemområder i forbindelse med hver proces, f.eks. unøjagtigt medarbejderantal, fejl i lønadministrationen eller lang tid til ansættelse.
Ved afslutningen af dette trin vil du have en oversigt over processer, der kan forbedres.
Trin to: Prioritér
Du vil ikke være i stand til at håndtere alt på én gang, så det er vigtigt at tænke kritisk over, hvilke processer du først vil arbejde med. Dette gælder især for HR-systemer i små virksomheder, der skal håndtere begrænset tid, begrænsede ressourcer og et begrænset budget.
Måske kan et par tidlige, nemme resultater frigive tid til at tage fat på de større projekter. Måske har du ledelsens opbakning til at gennemføre et stort automatiseringsprojekt.
Opstil klare og specifikke mål for forbedringer, der er i overensstemmelse med organisationens strategiske målsætninger, initiativer og værdier.
Min virksomheds vigtigste værdi er for eksempel innovation, men vi har stadig nogle irriterende manuelle HR-processer.
Vores mål er at skabe en innovativ HR-oplevelse, der giver vores medarbejdere et positivt syn på deres HR-funktion. Vi var i stand til at opnå ledelsens opbakning til HR's digitale transformation ved at automatisere flere centrale processer og knytte projekterne til vores innovationsværdi.
Dette trin følger ikke en universel model, så du bliver nødt til at beslutte, hvad der fungerer for din organisation med de ressourcer, du har til rådighed.
Trin tre: Læg en plan
Du bør fastsætte en realistisk tidsplan for færdiggørelsen, og jeg anbefaler, at du inkluderer flere statuskontroller.
Det kan indebære at forenkle arbejdsgange, fjerne unødvendige trin og automatisere gentagne opgaver ved hjælp af specifik HR-software (mere om dette trin senere).
Hvis du har ressourcer til rådighed, vil tildeling af ejerskab og ansvar gøre det muligt for teammedlemmer at bevare beslutningskompetencen i deres arbejdsprocesser.
Der kan være meget at holde styr på, og det vil være en hjælp at have et projektdokument, som alle kan få adgang til. Jeg foretrækker at bruge Sharepoint til denne type projekter, men der findes mange projektstyringsværktøjer.
I mit tidligere eksempel med spredt dokumentation besluttede vi at samle alt på ét centralt sted i stedet for i de siloer, hvor det var placeret, og vi gav os selv 6 måneder til at opdatere hvert dokument.
Denne tidsplan var realistisk og opnåelig for os som et lille HR-team. Vi havde et kort, fast møde én gang om måneden for at følge vores fremskridt og holde os ansvarlige.
Trin fire: Løbende forbedringer
Etabler et system til løbende overvågning og evaluering af HR-processer. Indhent feedback fra medarbejdere og HR-medarbejdere for at identificere eventuelle problemer eller yderligere områder, der kan forbedres.
Du kan for eksempel sende en pulsmåling til medarbejdere, efter de har kontaktet HR med bestemte forespørgsler, for at få øjeblikkelig feedback, eller sende en ønskelisteundersøgelse til dit HR-team én gang om året for at få mere omfattende idéer til forbedringer.
Du kan bruge den indsamlede feedback og de indsamlede data til løbende at finjustere HR-processerne.
HR-afdelinger kan optimere processer ved at integrere platforme til sagsstyring i HR for at løse problemer hurtigere.
6 eksempler på forbedring af HR-processer
Lad os gennemgå nogle eksempler på almindelige måder, hvorpå du kan forbedre HR-processer.
Automatiser arbejdsgange
I vurderingsfasen vil du sandsynligvis identificere manuelle og gentagne opgaver som dataindtastning, tidsplanlægning af aftaler og udsendelse af rutinemæssige e-mails.
Du kan automatisere disse processer ved at opbygge en teknologistak til HR (tænk på dit HRMS eller HRIS samt kommunikationsværktøjer), der automatiserer mange af disse processer og muliggør datastrømme mellem forskellige apps og funktioner.
Digitalisér introduktionen
Introduktion af medarbejdere er en gentagelig proces, som i de fleste virksomheder trænger til at blive opdateret, og den er en af de mest indflydelsesrige dele af en nyansat medarbejders medarbejderoplevelse.
Digitalisér introduktionsprocessen ved at give nyansatte elektroniske formularer, træningsmoduler og virksomhedsressourcer. Det kan reducere papirarbejdet, spare tid og sikre ensartethed i introduktionsoplevelsen for alle nye medarbejdere.
Specialiseret software til introduktion af medarbejdere kan være en stor hjælp her.
Effektivisér rekrutteringen
Hvis rekrutteringsprocessen ikke blev inkluderet i din opgørelse i trin 1, bør den inkluderes. Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du overveje at implementere et system til sporing af ansøgere (ATS) til håndtering af stillingsopslag, ansøgninger og kommunikation med kandidater.
ATS-software kan hjælpe med at screene kandidater, følge deres fremskridt og endda hjælpe med at oprette en rekrutteringspipeline til stillinger, der er svære at besætte. Mange af disse programmer kan også levere værdifulde målinger af din rekrutteringsproces og kandidatoplevelsen.
Tilbyd selvbetjeningsmuligheder
HR-medarbejdere kan bruge meget unødvendig energi på at besvare spørgsmål og opdatere medarbejderoplysninger. Her er nogle forslag, der kan hjælpe med det:
Selvbetjening for medarbejdere og ledere
Mulighederne er muligvis allerede tilgængelige i din HRIS-software til selvbetjening for medarbejdere og ledere.
Benyt selvbetjeningsværktøjer til medarbejdere for at give medarbejderne adgang til at opdatere personlige oplysninger, se lønsedler, anmode om fri og tilmelde sig personalegoder. Det reducerer HR-teamets arbejdsbyrde og giver medarbejderne mulighed for selv at administrere deres egne oplysninger.
Selvbetjeningsmuligheder for ledere i dit HRIS er endnu et sted at lede efter procesforbedringer. Der kan være funktioner, som du nemt kan aktivere for ledere, så de selv kan behandle rutinemæssige ændringer for medarbejdere, såsom ændringer i rapporteringsforhold og godkendelse af anmodninger om fri.
Centraliseret vidensbase
Opret et centraliseret arkiv med HR-politikker, procedurer, ofte stillede spørgsmål og ressourcer. Det kan hjælpe medarbejdere og ledere med at finde svar på deres spørgsmål uden at skulle kontakte HR direkte. Det er afgørende, at arkivet er nemt at søge i og tilgængeligt for alle medarbejdere.
Der findes mange intranetmuligheder med forskellige omkostninger og krav til indsats. Mange HRIS-platforme har også denne funktion.
Elektronisk dokumenthåndtering
Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du begynde at opbevare HR-dokumenter digitalt i et sikkert dokumenthåndteringssystem. Det gør det nemmere at hente og dele dokumenter og medarbejderdata og reducerer behovet for fysisk papirarbejde.
Overholdelseskalender og tjekliste ved årets udgang
Jeg har skrevet lidt om en overholdelseskalender i en tidligere artikel om HR-overholdelse, og jeg kan ikke rose den nok.
Den kalender, jeg bruger, er knyttet til en fælles HR-kalender i Outlook, og hvert punkt i kalenderen er knyttet til en begivenhed i HR-kalenderen. Disse påmindelser, der er umulige at overse, fungerer godt til at sætte gang i handlinger vedrørende overholdelse.
Benyt en tjekliste ved årets udgang ved at integrere den i din overholdelseskalender. Som en del af mit teams tjekliste ved årets udgang gennemgår vi procesdokumentation og udfører regelmæssig vedligeholdelse.
Det giver mulighed for en cyklus med løbende forbedringer uden det store arbejde, der ligger i at starte helt forfra, som jeg beskrev i trin 4 ovenfor.
Sidebemærkning: Tjeklisten ved årets udgang bør ikke kombineres med eller træde i stedet for dine andre tjeklister over HR-processer.
Udfordringer ved forbedring af HR-processer
Selvom det lyder godt i teorien, er det usandsynligt, at forbedring af HR-processer bliver helt problemfri. Almindelige udfordringer er:
- Modstand mod forandring: Medarbejdere og ledere kan modsætte sig ændringer på grund af frygt for det ukendte, tryghed ved de nuværende processer eller skepsis over for fordelene ved nye systemer. Derfor kræver større ændringer en ordentlig forandringsledelsesplan og kommunikationsstrategi.
- Manglende klar vision: Uden et veldefineret mål og en strategi kan forbedringer af HR-processer miste fokus, hvilket fører til spildte kræfter og ressourcer.
- Begrænsede ressourcer: Budgetbegrænsninger, begrænset personale og utilstrækkelige teknologiske værktøjer kan hæmme implementeringen af nye HR-processer. Derfor er det vigtigt at prioritere effektivt og fastsætte realistiske tidsplaner. Effektivisering af HR-processer kan begynde med at tage gratis HR-løsninger i brug til grundlæggende administrative opgaver.
- Opretholdelse af overholdelse: HR-processer skal overholde forskellige juridiske og lovgivningsmæssige krav, og det kan give problemer at sikre overholdelse, mens ændringer implementeres.
- Global skalering: HR-processer kan være nødt til at tage højde for forskellige lokale forhold, afhængigt af hvor du ansætter. Ved at benytte multinationale HR-tjenester kan du sikre optimerede processer, der passer til både lokale og internationale teams
Bedste praksis for forbedring af HR-processer
Afslutningsvis er her nogle bedste praksisser, du bør have for øje, når du forbedrer HR-processer, set i lyset af de udfordringer, der er fremhævet ovenfor.
- Fastlæg klare mål: Definér specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsbestemte (SMART) mål for forbedringsprocessen.
- Medarbejderinddragelse: Inddrag medarbejderne i planlægnings- og implementeringsfaserne. Indhent deres feedback, og imødekom deres bekymringer for at skabe opbakning og reducere modstanden mod forandringer.
- Åben kommunikation: Frem åben og gennemsigtig kommunikation i HR-teamet og på tværs af organisationen for at kommunikere forandringer effektivt og indhente feedback.
- Sammenligning med branchestandarder: Sammenlign dine HR-processer med branchestandarder og bedste praksis. Brug sammenligningen til at identificere mangler og muligheder for forbedring.
- Resultatmålinger: Definér og overvåg centrale resultatindikatorer (KPI'er) for dine HR-processer
- Hav en kundeorienteret tilgang: Den nye tankegang er at betragte personaleområdet som et produkt, hvor medarbejderne behandles som kunder med fokus på at forbedre deres oplevelse af HR-processerne. Find ud af, hvad der kan forbedre deres oplevelse, hvad enten det er systemintegration, forenkling af opgaver eller færre møder.
En kultur med løbende forbedringer
Forbedring af HR-processer er en naturlig del af udviklingen af din HR-funktion.
Ved at følge en struktureret tilgang, der omfatter vurdering, analyse, redesign og løbende overvågning, kan du strømline dine HR-processer, reducere omkostningerne, forbedre medarbejdertilfredsheden og i sidste ende bidrage bedre til opnåelsen af organisationens strategiske mål.
En kultur med løbende forbedringer inden for HR kan føre til langsigtet succes i nutidens dynamiske forretningsmiljø og give medarbejderne en effektiv HR-oplevelse.
Bliv en del af People Managing People-fællesskabet
Hvis du vil vide mere om forbedring af HR-processer og bedste praksis inden for talentstyring, kan du blive en del af vores støttende fællesskab for HR- og virksomhedsledere, der deler viden for at hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større værdi for din organisation.
