Sådan vælger du HR-software

Overvej disse elementer under dit softwarevalg:

1. Fleksible abonnementer

Fleksibiliteten i abonnementet påvirker softwarens evne til at tilpasse sig din organisations skiftende behov, enten ved at opgradere eller nedgradere abonnementer eller ved at købe tilføjelser. Det er vigtigt, fordi dit team kan vokse eller ændre sig, og du får brug for en skalerbar løsning, der kan tilpasse sig sammen med dig.

Se efter abonnementer, der tilbyder nemme opgraderinger uden høje gebyrer, eller løsninger, der kombinerer forskellige HR-systemmoduler i en trinvis tilgang. Spørg leverandørerne om deres regler for opgradering under demonstrationer, og om de primært henvender sig til små virksomheder, mellemstore virksomheder eller større virksomheder.

2. Dataadgang og rapportering

Dataadgang og rapportering gør det muligt for dig at udlede indsigt fra dine medarbejderdata og træffe bedre beslutninger. Det er afgørende for HR-ledelsen såvel som for at opretholde regeloverholdelse.

Sørg for, at softwaren tilbyder tilpassede rapporter og nemme muligheder for eksport af medarbejderoplysninger. Test rapporteringsfunktionerne under en prøveperiode for at vurdere, hvor nemme de er at bruge.

3. Integration med din teknologiske platform

Integration med din HR-teknologiske platform sikrer, at HR-softwaren fungerer problemfrit sammen med dine eksisterende værktøjer. Det er afgørende for at opretholde produktivitet og ensartede data og hjælper med at strømline dine HR-arbejdsgange.

Kontrollér, om softwaren integreres med din lønsoftware (eller se efter en HR-software med lønbehandling), CRM-system eller ansøgersporingssystem (ATS) samt andre cloudbaserede systemer. Bed om demonstrationsvisninger af integrationerne for at se dem i praksis.

4. Introduktion og support

Gode introduktions- og supporttjenester kan gøre overgangen til ny software lettere. Det fører til en bedre implementering af din nye HR-platform og bedre anvendelse blandt både din HR-afdeling og dine medarbejdere.

Vurder tilgængeligheden af træningsressourcer, live-support og brugerfora. Spørg under en demonstration ind til den gennemsnitlige svartid på supporthenvendelser og tilgængeligheden af dedikerede kundekontoadministratorer.

5. Muligheder for tilpasning

Tilpasningsmuligheder giver dig mulighed for at skræddersy HR-platformen til dine specifikke behov. Det er vigtigt for at sikre, at værktøjet passer til dine centrale HR-arbejdsgange. Se efter HR-værktøjer, der giver dig mulighed for at tilpasse felter, oversigter og processer – samt leverandører, der støtter dig gennem denne tilpasning.

6. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner hjælper med at strømline gentagne opgaver og arbejdsgange. Uanset om det handler om, hvordan du rekrutterer de bedste talenter, introducerer nye medarbejdere, hvordan medarbejdere indsender anmodninger om fravær, eller andre typiske HR-opgaver, kan automatisering gøre en stor forskel.

Automatisering hjælper dit HR-personale med at spare tid og reducere fejl. Sørg for, at softwaren automatiserer de vigtigste HR-funktioner, der er relevante for dit team, og test automatiseringsmulighederne under en demonstration eller en gratis prøveperiode for at se deres effekt.

Sådan vælger du HR-software: En ramme i 5 trin

For at vælge den rigtige HR-software skal du begynde med at identificere din virksomheds behov og udfordringer. Det hjælper dig med at indsnævre den type HR-software, der passer bedst til din virksomhed, uanset om det er et HCM- eller HRIS-system eller en anden form for HR-SaaS.

Derefter kan du vurdere funktioner, der stemmer overens med disse krav, og teste dem gennem demonstrationer eller prøveperioder. Her er en trinvis vejledning, der hjælper dig med at træffe en velinformeret beslutning om HR-teknologi:

Trin 1: Identificer dine behov

Begynd med at identificere dit teams behov for at danne grundlaget for valget af den bedste HR-software:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Indhent input fra interessenter

Inddrag centrale interessenter som HR, løn og IT for at få et fuldstændigt billede af dine behov. Afhold møder, eller udsend spørgeskemaer for at indsamle deres indsigt. Spørg dem, hvilke funktioner de synes mangler i det nuværende system. Prioriter feedback fra dem, der skal bruge softwaren dagligt.

Lav en liste over og prioritér problemområder

Identificer problemområderne i dit nuværende system. Hvad gør dit HR-team langsommere? Lav en liste, og rangér dem efter deres indvirkning på arbejdsgangen. Almindelige problemer kan for eksempel være:

• Manuel dataindtastning: Optager administrationen af din HR-database dine HR-medarbejderes tid?
• Manglende integration: Foregår administration og tilmelding til personalegoder, styring af medarbejdernes livscyklus og arbejdsstyrkeplanlægning i spredt og fragmenteret HR-teknologi?
• Begrænsede rapporteringsmuligheder: Har dine HR-ledere svært ved at udarbejde rapporter og overvåge ting som medarbejderengagement, fastholdelse og medarbejdernes resultater?

Skab overensstemmelse med politikker og mål

Sørg for, at dine krav stemmer overens med interne politikker og mål. Undersøg, om der er protokoller for datasikkerhed eller lovgivningsmæssige krav, som du skal opfylde. Sørg for, at dine præferencer for leverandører stemmer overens med organisationens budget og strategiske retning.

Adskil nødvendige funktioner fra funktioner, der er gode at have

Skeln mellem nødvendige funktioner og funktioner, der blot er gode at have. Nødvendige funktioner er afgørende for dine aktiviteter, f.eks. løn og styring af arbejdsstyrken, administration af personalegoder eller HR-datastyring.

Ekstra funktioner kan være funktioner, der forbedrer den brugervenlige oplevelse eller styrker medarbejderoplevelsen. Det kan være ting som mobilapps, værktøjer til resultatstyring, et læringsstyringssystem (LMS) eller en selvbetjeningsportal for medarbejdere.

Stil disse spørgsmål:

• Hvilke klager eller hindringer opstår oftest?
• Hvilke behov bliver ikke opfyldt i dag?
• Hvilke funktioner ville løse jeres 3 største udfordringer?
• Hvilket investeringsafkast forventer I af denne investering?

Trin 2: Undersøg leverandører

Gå i dybden med at undersøge og sammenligne leverandører af HR-software for at finde det bedste match til jeres team:

Foretag leverandørundersøgelser

Start med overordnede undersøgelser ved hjælp af anmeldelsessider, ranglister og casestudier. Se efter feedback om brugeroplevelse og kundesupport. Vær opmærksom på tilbagevendende ros eller klager. Det giver jer et bredt overblik over hver leverandørs omdømme.

Sammenlign ud fra behov

Match værktøjerne med jeres virksomheds størrelse og behov. Overvej, om I har brug for integrationer med nuværende systemer eller en samlet løsning som et HR-informationssystem (HRIS) eller et HR-administrationssystem (HRMS).

Beslut, om outsourcing er bedre end at opbygge en intern model. Og hvis I er vokset fra jeres nuværende system og har brug for at opgradere jeres HR-software, bør I overveje, hvordan migreringen eller udfasningen vil se ud fra jeres eksisterende HR-værktøj.

Jo mindre HR-afdelingen er, desto bedre er det at bruge færre systemer, så I bør måske begynde med et samlet HR-system og derefter udvide med mere specialiserede værktøjer, efterhånden som jeres behov udvikler sig. Derfor er evnen til at integrere godt, helst med åbne API’er eller indbyggede forbindelser, afgørende.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Mark Wei

Grundlægger, PropertySensorOpens new window

Identificer vigtige forskelle

Se efter forskelle som implementeringssupport og brugeroplevelse. Overvej fleksibilitet til nicheanvendelser, hvis jeres team har unikke behov. Undersøg, om leverandørerne tilbyder skræddersyede løsninger eller standardpakker, der passer til alle.

Dokumenter jeres resultater

Hold styr på jeres undersøgelse ved at dokumentere resultaterne. Opret et regneark for at sammenligne funktioner, priser og support. Det hjælper jer med at træffe velinformerede beslutninger og holder teamet på linje.

Stil disse spørgsmål:

• Hvad er hvert værktøj bedst til?
• Passer det til jeres teamstørrelse, budget og teknologiske miljø?
• Hvilken support og dokumentation er tilgængelig?
• Hvor fleksibelt er værktøjet i forhold til nichekrav?
• Hvad er de vigtigste forskelle?

HR-software, du bør overveje

Her er min liste over de 10 bedste HR-softwareløsninger, der er tilgængelige, så du kan komme i gang med din søgning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Paycom — Bedst til værktøjer til selvbetjent introduktion af medarbejdere
2. 2. Deel HR — Bedst til at kombinere HRIS-løn og compliance
3. 3. UKG — Bedst til AI-drevet indsigt i arbejdsstyrken
4. 4. Paycor — Bedst til løn på tværs af nichebrancher
5. 5. HiBob — Bedst til hurtigt voksende virksomheder
6. 6. Justworks — Bedst med IRS-certificerede og ESAC-akkrediterede PEO-tjenester
7. 7. Employment Hero — Bedst til automatiseret løn og overholdelse af lovgivningen
8. 8. Breathe HR — Bedst til HR-automatisering i mindre virksomheder i Storbritannien
9. 9. Paylocity — Bedst til medarbejderoplevelse og integrationer
10. 10. BambooHR® — Bedst til avanceret rapportering og analyse

Trin 3: Lav en kortliste, og tag kontakt

Når du har undersøgt markedet, er det tid til at indsnævre dine leverandørmuligheder og begynde samtaler med potentielle partnere:

Lav en kortliste over leverandører

Vælg 2-4 leverandører baseret på din tidligere research, og fokuser på dem, der passer bedst til dit teams behov og budget. Det gør det nemmere at håndtere og sammenligne mulighederne. Sørg for, at hver leverandør opfylder de fleste af dine vigtigste kriterier.

Send en RFI eller RFP

Overvej at sende en RFP eller RFI om HR-software for at indsamle detaljerede oplysninger fra de leverandører, du har på kortlisten. Det hjælper dig med at forstå hver leverandørs tilbud og funktioner og giver dem mulighed for at tilpasse deres tilbud til dine specifikke behov. Brug dette trin til at afklare eventuelle usikkerheder og få konkrete oplysninger om priser og funktioner.

Planlæg demonstrationer, og stil spørgsmål

Planlæg demonstrationer med leverandørerne på kortlisten, og forbered målrettede spørgsmål. Brug tiden til at se softwaren i praksis og vurdere brugeroplevelsen. Spørg ind til specifikke funktioner, og hvordan de løser dine udfordringer.

Brug ensartede evalueringskriterier

Anvend de samme evalueringskriterier for alle leverandører. Det sikrer en fair sammenligning og hjælper dig med at finde det bedste match. Opret en tjekliste eller et pointsystem for at holde styr på hver leverandørs styrker og svagheder.

Stil disse spørgsmål:

• Kan du gennemgå en kundehistorie, der minder om vores?
• Hvilke support- eller introduktionsressourcer tilbyder I?
• Hvilke funktioner kræver en opgradering?
• Hvordan håndterer jeres software de specifikke udfordringer, vi har?
• Er der skjulte omkostninger, vi bør være opmærksomme på?

Trin 4: Udarbejd forretningsgrundlaget

Omsæt din leverandørundersøgelse til et solidt forretningsgrundlag, som ledelsen kan forstå og støtte:

Opsummer udfordringer og resultater

Begynd med at opsummere de udfordringer, dit team står over for, og den indvirkning, de har på produktivitet, resultater eller effektiviteten af dine HR-processer. Fremhæv de resultater, du forventer af den nye software, og hvordan de vil løse de problemer, du har beskrevet. Brug konkrete eksempler til at vise de forventede fordele og forbedringer.

Præsenter omkostningsoverslag og tidsplaner

Find grundlæggende omkostningsoverslag og tidsplaner for implementeringen gennem din leverandørundersøgelse. Præsenter disse oplysninger tydeligt for ledelsen. Brug prisguider for HR-software til at angive et interval for omkostningerne. Medtag tidsplaner for at vise, hvornår fordelene begynder at vise sig.

Forklar ROI og risici

Forklar det ROI og de effektivitetsgevinster, softwaren vil medføre. Fremhæv de økonomiske og driftsmæssige risici ved ikke at foretage en ændring, og vis, hvordan softwaren vil spare tid og reducere fejl, så den samlede produktivitet forbedres.

Stil disse spørgsmål:

• Hvilket forretningsproblem vil dette løse?
• Hvilke risici er der ved ikke at gøre noget?
• Hvilke økonomiske og driftsmæssige fordele er der?
• Hvor hurtigt vil vi se et afkast på investeringen?
• Hvilke målinger vil vise, at vi har succes?

Trin 5: Implementer og introducer

Når du har valgt en leverandør af HR-software, skal du planlægge en problemfri introduktionsproces for dit team:

Kommuniker planen for udrulningen

Kommuniker tydeligt planen for udrulningen til alle brugere, ikke kun HR-afdelingen. Del tidsplaner og oplysninger om, hvad hver fase indebærer, især hvis migreringen kræver opdateringer af medarbejderdokumenter eller -data.

Sørg for, at alle forstår deres rolle i overgangen. Brug e-mails eller teammøder til at holde alle informeret, afhold spørgsmål-og-svar-sessioner, og optimer overgangen til dit nye system.

Udpeg interne ansvarlige

Udpeg interne ansvarlige og kontaktpersoner for softwaren. Det kan omfatte HR-ledere, ledere og mellemledere. Når du vælger disse ansvarlige, bør du tage højde for deres indflydelse og brede dækning, så alle medarbejdere har en fast kontaktperson.

Disse personer vil administrere udrulningen og besvare eventuelle spørgsmål, så sørg for, at de er uddannet og klar til at vejlede deres teams. Det hjælper med at sikre en problemfri overgang.

Sørg for oplæring og anvendelse

Sørg for, at teams gennemfører oplæringen og anvender værktøjet ensartet. Brug leverandørens ressourcer, hvor det er muligt, og fastsæt frister for gennemførelse af oplæringen. Overvåg brugen, og håndter modstand eller udfordringer, efterhånden som de opstår.

Opret feedbacksløjfer

Etabler feedbacksløjfer under udrulningen for at indsamle input fra brugerne og forbedre processerne i realtid. Regelmæssige opfølgninger med dit team vil hjælpe med at finjustere implementeringsprocessen og fremme bred anvendelse.

Stil disse spørgsmål:

• Hvad er planen for forandringsledelse?
• Hvem er ansvarlig for udrulningen?
• Hvordan vil I følge den tidlige succes?
• Hvilke oplæringsressourcer er tilgængelige?
• Hvordan vil I håndtere feedback fra brugerne?

Hvad sker der nu?

Hvis du har brug for lidt mere hjælp til at beslutte, hvilken HR-software der er den rigtige for din virksomhed, kan det betale sig at se nærmere på din liste over krav til HR-software for at se, hvor du kan indsnævre dine muligheder. Du kan også oprette en RFP for HR-software for at få flere oplysninger fra potentielle leverandører om, hvad de tilbyder.