ChatGPT: Der Expertenleitfaden für HR-Profis
In meinem vorherigen Artikel über ChatGPT-Prompts für HR haben wir untersucht, wie man KI zur Erstellung von Stellenbeschreibungen, zum Aufbau von Onboarding-Plänen und zur Überarbeitung interner Kommunikation einsetzt.
Für viele HR-Profis beginnt die Reise genau hier—nämlich KI zur Unterstützung alltäglicher Aufgaben zu nutzen, die zu viel Zeit oder mentale Energie kosten.
Doch sobald Sie sich mit dem Prompten wohlfühlen, können Sie deutlich mehr Wert schaffen.
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Hier wird KI mehr als nur eine Schreibassistenz. Sie wird zum Denkpartner. Zum Mustersucher. Zum Gestalter von Strategien. Ein stiller Kollaborateur, der schnell arbeitet, nichts verlangt und Ihnen hilft, noch fokussierter, besser vorbereitet und letztlich menschlicher aufzutreten.
Und nein—Sie müssen dafür kein Technik-Profi sein. Sie müssen nur wissen, welches Ergebnis Sie anstreben.
In diesem Leitfaden gehen wir fünf starke Ergebnisse durch, die Sie mit KI-Tools erzielen können—jeweils mit praxisnahen Beispiel-Prompts und Tipps, um noch tiefer einzutauchen.
Vorsicht: Überprüfen Sie KI-generierte Inhalte immer sorgfältig, insbesondere wenn es um sensible Themen, Compliance oder Mitarbeiterdaten geht. Diese Tools sind Co-Piloten, keine endgültigen Entscheider.
1. Daten in Erkenntnisse verwandeln
Ergebnis: Muster schneller erkennen und Daten in Entscheidungen übersetzen.
HR-Teams schwimmen förmlich in Daten: Exit-Interviews, Pulsbefragungen, Fluktuationsberichte und vieles mehr.
Aus meiner Erfahrung zeigt sich immer wieder, dass wir zwar gerne Daten sammeln, aber oft Schwierigkeiten haben, Zeit zu finden, sie wirklich zu verstehen.
KI kann Ihnen helfen, Bedeutungen herauszufiltern, Themen herauszuarbeiten und Wichtiges für Führungskräfte oder Aktionspläne vorzubereiten.
Wobei hilft es:
- Themenfindung bei Exit-Interviews oder Kommentaren aus Pulsbefragungen
- Langwierige Tabellen für Führungskräfte zusammenfassen
- Rohdaten in unterschiedliche Botschaften für verschiedene Zielgruppen umwandeln
- Muster in vorhandenen Daten erkennen oder Daten leichter verständlich strukturieren
- Excel-Dateien. Sie können entweder die integrierten Microsoft Copilot KI-Tools nutzen oder Daten direkt in eine andere KI einfügen (bzw. hochladen, je nach Plattform) und die KI nach Zusammenfassungen, Vergleichen oder Visualisierungsvorschlägen fragen. Das ist eine GROSSE Hilfe für Excel-Anwender, ersetzt aber nicht Ihr Verständnis von Pivot-Tabellen (sehr wichtige Fähigkeit!), kann aber beim schnellen Erkennen von Mustern, Schreiben von Formeln und Erstellen schneller Erkenntnisse helfen, die Sie teilen können. Denken Sie daran, immer die Quelldaten nochmals zu prüfen, damit die KI nichts "halluziniert"!
Warum es wichtig ist: Sie kommen schneller von „Wir haben Daten“ zu „Wir wissen, was wir damit tun sollen“—potenziell mit weniger Schritten oder ohne die Hilfe von Excel-Experten oder Datenanalysten.
Probieren Sie diese Prompts aus:
- „Hier sind 100 offene Kommentare aus unserer Engagement-Umfrage. Fasse die wichtigsten Themen in einfacher Sprache zusammen und nenne alles, was mehr als dreimal vorkommt.“
- „Überprüfe diesen Fluktuationsbericht nach Abteilung und identifiziere die drei Bereiche mit den größten Veränderungen zum letzten Quartal. Fasse sie für unser Senior Leadership Team zusammen.“
- „Nimm dieses Exit-Interview-Transkript und erstelle eine Executive Summary mit drei Stichpunkten. Fokussiere darauf, was wir daraus lernen können und worauf wir achten sollten.“
Zusatz-Tipp: Nachdem Sie eine Zusammenfassung erhalten haben, fragen Sie: „Schreibe nun drei mögliche nächste Schritte, die HR zur Behebung dieses Trends ergreifen könnte.“ Sie analysieren nicht nur—Sie gehen den nächsten Schritt in Richtung Umsetzung.
2. Vorlagen strukturieren und Inhalte für verschiedene Gruppen anpassen
Ergebnis: Verlässliche, wiederholbare Tabellen, Arbeitsmappen oder andere Vorlagen erstellen, ohne jedes Mal bei null anzufangen.
Während meiner HR-Erfahrung habe ich festgestellt, dass überraschend viel Zeit darauf verwendet wird, ähnliche Arbeiten für verschiedene Personen oder Gruppen immer wieder neu zu erledigen.
Oft habe ich die gleichen Tracker gebaut, die gleichen Kommunikationsvorlagen geschrieben oder dieselben Arten von Berichten im Unternehmen formatiert.
Mit KI können Sie diese Abläufe in wiederholbare Vorlagen umwandeln und Ihre Daten gezielter nutzen.
Wobei hilft es:
- Wiederverwendbare Vorlagen für Mitarbeiterbefragungen, Leistungsbeurteilungen, Headcount-Berichte, Gehaltsabrechnungen—was immer Sie brauchen—erstellen
- Zusammenfassungen, Vergleiche oder Aktionspunkte aus Tabellen herausziehen
- Daten zu klaren Visualisierungen oder Gesprächspunkten für Präsentationen strukturieren
Warum es wichtig ist:
Sie verbringen weniger Zeit mit Formatierung oder Anpassung und können sich mehr auf Erkenntnisse, Entscheidungen und Strategien konzentrieren (Ihre einzigartig menschlichen Superkräfte).
Probieren Sie diese Prompts aus:
- „Erstelle eine anpassbare Vorlage für einen vierteljährlichen Bericht zu Mitarbeiterzahl und Fluktuation, mit Platz für Zusammenfassungen und Kennzahlen auf Abteilungsebene.“
- „Ich habe eine CSV-Datei mit Zufriedenheitswerten der Mitarbeitenden nach Teams. Fasse die Bereiche mit den höchsten und niedrigsten Bewertungen zusammen und empfehle jeweils 2 Maßnahmen.“
- „Erstelle eine Vorlage für Leistungsbeurteilungen für Führungskräfte, einschließlich Bewertungsskalen, Platz für Feedback und einem Abschnitt zur Zusammenfassung der Beförderungsbereitschaft.“
Add-on-Tipp: Wenn dir ein Ergebnis aus der KI gefällt, lasse es weiter ausbauen oder anpassen. Probiere zum Beispiel: „Wandle das jetzt in eine wiederverwendbare Checkliste oder ein Formular um, das von anderen Führungskräften oder HR-Mitarbeitenden genutzt werden kann.“ Probiere mehrere Varianten und schaue, wie sich ein Inhalt in verschiedene, zielgruppengerechte Formate umwandeln lässt.
3. Zeitersparnis bei wiederkehrender Planung
Ergebnis: Schneller bauen, ohne Qualitätseinbußen.
Wer schon einmal einen Einarbeitungsplan, eine Schulungsübersicht oder einen Kalender von Grund auf neu erstellt hat, weiß, wie viel Arbeit in solchen „Standarddocs“ steckt. KI hilft, die Startphase abzukürzen und schneller mit dem Feinschliff zu beginnen.
Wobei es unterstützt:
- Erstellung von Einarbeitungszeitplänen
- Entwicklung von Rahmenplänen zur Führungskräfteentwicklung
- Zusammenstellung von Inhalten für DEI-Programme
Warum das wichtig ist:
Du schaffst es in wenigen Minuten zu 70% – so kannst du die Energie ganz auf Anpassung und Umsetzung legen.
Teste folgende Prompts:
- „Erstelle einen 30-60-90-Tage-Einarbeitungsplan für eine:n Remote Senior Engineer, inkl. Einarbeitungspartner:innen, technischer Einrichtung und Meilensteinen des ersten Projekts.“
- „Skizziere eine 12-monatige Führungskräfteentwicklung für neue Führungskräfte in einem hybriden Arbeitsumfeld. Berücksichtige jeweils mindestens eine erfahrungsbasierte Aktivität pro Quartal.“
- „Erstelle eine Agenda-Vorlage für vierteljährliche HR-Townhalls. Inkludiere Zeitblöcke, Vorschläge für Inhalte und Erinnerungen an unterstützende Materialien.“
Add-on-Tipp: Wenn du einen Plan erhältst, der dir zusagt, frage anschließend: „Wandle das jetzt in eine Foliensatz-Gliederung um“ oder „Verfasse eine E-Mail zur Kommunikation dieses Plans.“ So erhältst du direkt Materialien für verschiedene Formate.
4. Strategie einfacher kommunizieren
Ergebnis: Klarere, überzeugendere Geschichten erzählen – besonders mit Daten.
HR-Verantwortliche haben noch nie mehr Einblicke gehabt – und standen gleichzeitig so unter Druck, diese für andere verständlich zu machen. Egal ob Strategieanpassung, DEI-Update oder ein Dashboard zu Talentrisiken: KI hilft, die Geschichte hinter den Zahlen zu kommunizieren.
Wobei es unterstützt:
- Mitarbeiterdaten in Leitplanken für Führungskräfte übersetzen
- Erstellen von Präsentationsfolien oder Onepager für bereichsübergreifende Teams
- Kommunikation von Vision, Abwägungen oder Auswirkungen von Veränderungen
Warum das wichtig ist:
Du überzeugst wirkungsvoller – und bringst Klarheit und Selbstbewusstsein in die Kommunikation.
Teste folgende Prompts:
- „Nimm dieses HR-Strategie-Dokument und schreibe es für eine allgemeine Mitarbeitenden-Zielgruppe um. Der Ton soll gesprächig und werteorientiert sein und der Text unter 400 Wörtern bleiben.“
- „Fasse unseren People-Analytics-Bericht in 5 Stichpunkten zusammen, die für einen CFO relevant wären. Fokus: Kosten, Bindungsrisiko, Produktivität.“
- „Erstelle eine Erzählfolie, die den Wandel in unserer Talentstrategie erklärt – mit einer Überschrift und 3 wesentlichen Aussagen darunter.“
Add-on-Tipp: Sobald die Botschaft steht, frage: „Schreibe jetzt eine Version davon für Führungskräfte zur Weitergabe in Teammeetings.“ So stärkst du die Übereinstimmung über alle Ebenen hinweg.
5. Szenarien und "Was-wäre-wenn"-Fälle modellieren
Ergebnis: Risiken und Optionen durchdenken, bevor entschieden wird.
Du brauchst keine Kristallkugel, um in die Zukunft zu schauen – es reicht, Ideen vor dem Start kritisch zu hinterfragen. Mit KI lassen sich mögliche Reaktionen, Risiken und Lösungen für künftige Entscheidungen oder Richtlinien besser durchdenken.
Wobei es unterstützt:
- Bewertung von Abwägungen bei der Gestaltung von Richtlinien oder Veränderungen
- Stresstest von Botschaften oder Einführungsplänen
- Vorbereitung von Führungskräften auf wahrscheinliche Fragen oder Widerstände
Warum das wichtig ist: Sie treten als strategische*r Denker*in auf, nicht nur als Ausführende*r von Richtlinien.
Probieren Sie diese Prompts:
- „Wenn wir unsere Homeoffice-Regelung von 3 Tagen auf 1 reduzieren, mit welchen Reaktionen der Mitarbeitenden sollten wir rechnen? Welche Kommunikation und Unterstützung könnten Reibungen verringern?“
- „Vergleiche drei Ansätze zur Einführung eines neuen internen Mobilitätsrahmens. Hebe Vor- und Nachteile, wahrscheinliche Reaktionen der Mitarbeitenden und die Komplexität der Umsetzung hervor.“
- „Stellen Sie sich vor, wir streichen unsere Jahresendprämien und ersetzen sie durch vierteljährliche Spot-Awards. Was könnte schiefgehen? Was könnte sich verbessern?“
Zusatz-Tipp: Nachdem Sie Szenarien skizziert haben, fragen Sie: „Erstellen Sie jetzt ein Q&A für Führungskräfte, damit Manager mit den fünf wichtigsten Anliegen der Mitarbeitenden souverän umgehen können.“ So sind Sie der Kommunikation einen Schritt voraus.
6. Skalieren Sie Ihre Unterstützung, ohne auszubrennen
Ergebnis: Sie helfen mehr Menschen – schneller – ohne Ihre Standards zu senken.
Die Aufgabe der Personalabteilung ist die Unterstützung von Menschen – und die Menge an Anfragen, Gesprächen und sich wiederholenden Fragen nimmt nie ab. KI kann Ihnen helfen, zu skalieren, indem Sie Ihr Wissen in Self-Service-Tools, Vorlagen und One-Click-Ressourcen umwandeln.
Wobei es hilft:
- Erstellung von Toolkits, Checklisten oder Gesprächsleitfäden
- Erstellung von FAQs oder Anleitungen für neue Systeme
- Aufbau wiederholbarer Self-Service-Ressourcen
Warum das wichtig ist:
Sie werden für strategische Aufgaben verfügbarer, indem Sie Ihr Fachwissen besser zugänglich machen.
Probieren Sie diese Prompts:
- „Schreiben Sie eine Einseiter-Anleitung für neue Führungskräfte zum Thema Feedback geben. Fügen Sie drei Dinge hinzu, die man tun sollte, drei Dinge, die man vermeiden sollte, und ein Beispielskript für konstruktives Feedback.“
- „Erstellen Sie einen Leitfaden für Mitarbeitende zur Aktualisierung ihrer Benefits während der offenen Anmeldephase. Verwenden Sie einfache Sprache und strukturieren Sie ihn als FAQ.“
- „Entwerfen Sie eine Reihe von Gesprächspunkten für HRBPs für sogenannte Skip-Level-Gespräche. Fokus: Faktoren für Engagement erkennen und Burnout-Risiken aufdecken.“
Zusatz-Tipp: Bitten Sie die KI, sowohl eine „Vollversion“ als auch eine „Kurzversion (TL;DR)“ für jede Ressource zu erstellen, oder eine Version für Slack/Teams. Je zugänglicher Ihre Inhalte, desto nützlicher werden sie.
Fehlerbehebung häufiger Probleme
Wenn Sie beginnen, KI-Tools einzusetzen, stoßen Sie vielleicht auf einige der allseits bekannten Fallstricke der KI wie Halluzinationen, nicht ganz das zu bekommen, was Sie wollten, und mein absoluter Favorit: extreme Wiederholungen.
Dies sind die häufigsten Probleme beim KI-Prompting – und was Sie dagegen tun können.
1. Das Ergebnis ist zu allgemein oder vage
Was ist das Problem: Der Prompt enthielt nicht genug Kontext, Zielgruppendetails oder Intention.
Was Sie tun können: Seien Sie präzise in Ihren Prompts. Sagen Sie der KI, für wen die Inhalte sind, warum sie relevant sind und wo sie verwendet werden.
Verbesserungsbeispiel:
- Statt: „Erstelle eine Zusammenfassung der Schulung“
- Probieren Sie: „Fassen Sie dieses 60-minütige virtuelle Training für mittlere Führungskräfte zusammen, die nicht teilnehmen konnten. Nennen Sie drei zentrale Erkenntnisse und zwei Handlungspunkte. Stil: prägnant und praxisbezogen.“
2. Der Text klingt zu sehr nach KI
Was ist das Problem: ChatGPT verwendet oft zu formelle, hochglanzpolierte oder jargonlastige Sprache.
Was Sie tun können: Geben Sie deutliche Tonvorgaben im Prompt an. Bitten Sie um eine menschliche, praxisnahe Sprache. Sagen Sie der KI explizit, sie solle weniger wie KI schreiben (dazu später mehr).
3. Zu viele Wiederholungen oder Selbstverständlichkeiten
Was ist das Problem: KI versucht oft, möglichst umfassend zu wirken, statt sich knapp zu halten. Punkte gibt es nicht für viele Worte, sondern für Nützlichkeit und Klarheit (das immer im Hinterkopf behalten!)
Was Sie tun können: Fokussieren Sie den Prompt. Bitten Sie nur um Relevantes oder Neues und geben Sie eine Wortbegrenzung an.
Verbesserungsbeispiel: „Schreiben Sie das in maximal 150 Wörtern. Bitte nur Neues oder Wichtiges für diese Zielgruppe.“
4. Übermäßiges Selbstvertrauen oder ungenaue Informationen
Was schief läuft: ChatGPT ist darauf trainiert, kompetent und flüssig zu klingen, selbst wenn Annahmen gemacht werden (Halluzinationen).
Was zu tun ist: Nach Quellen fragen, alles Überzeugte überprüfen und vermeiden, KI zur Erstellung rechtlicher oder compliance-relevanter Inhalte ohne menschliche Überprüfung zu verwenden (das ist extrem wichtig und hat zahlreiche Auswirkungen, insbesondere im Personalwesen).
Beispiel für bessere Formulierung im Prompt: „Was sind Ihre Quellen für diese Daten? Verlinken Sie nach Möglichkeit zu den Primärquellen.“
5. Entspricht nicht Stil- oder Formatierungspräferenzen
Was schief läuft: KI greift standardmäßig auf gängige Stilrichtungen zurück, sofern nicht anders vorgegeben. Sie "denkt", dass sie weiß, was hilfreich ist – doch oft entspricht das nicht Ihren eigentlichen Vorstellungen.
Was zu tun ist: Kommunizieren Sie frühzeitig Ihre Formatierungswünsche. Verdeutlichen Sie beim Bearbeiten, was Ihnen hinsichtlich Format, Tonfall und Aufbau wichtig ist – seien Sie konkret!
Beispiel für bessere Formulierung im Prompt: „Nutze Aufzählungspunkte, beschränke jeden Punkt auf 2 Zeilen, verwende Überschriften im Titelstil und meide Gedankenstriche oder übertriebene Ausdrucksweisen.“
Ein Versuch, typische KI-Schreibfehler zu beheben
Im gesamten Artikel habe ich hervorgehoben, wie wichtig es ist, spezifische Anforderungen an Ihr KI-Tool zu stellen!
Das betrifft auch die Art und Weise, wie Sie diesen Tools Anweisungen zum Schreiben geben. Bereits zu Beginn eines Chats (oder besser noch in den Einstellungen) sollten Sie mitteilen, wie Ihre KI-Tools schreiben sollen.
Ein Beispiel: „Schreiben Sie in einem professionellen, aber natürlichen Ton. Vermeiden Sie Füllwörter, Fachjargon und ausgelutschte Redewendungen. Verwenden Sie keine Gedankenstriche oder Ausrufezeichen. Meiden Sie Worte wie ‚transformativ‘, ‚Game-Changer‘ oder andere verkaufsorientierte Metaphern. Halten Sie es klar, nützlich und so, dass ich es tatsächlich laut sagen würde.“
Sie können noch weitergehen und eigene Textbeispiele bereitstellen, damit die KI Ihren ganz individuellen Schreibstil und Sprachrhythmus kennenlernt.
Falls das nicht ausreichend ist, können Sie Ihre Präferenzen auch mit Folgeanweisungen unterstreichen, zum Beispiel:
- „Formuliere das menschlicher.“
- „Schreibe das klarer um und streiche alle Schlagworte.“
- „Fass das prägnanter und im Stil interner Unternehmenskommunikation zusammen.“
Mein bester Tipp hierzu ist: Seien Sie klar und konsistent in Ihren Angaben, wie die KI für Sie schreiben soll.
Es braucht etwas Zeit, bis die KI genau versteht, was Sie wünschen, doch wenn Sie alles richtig einstellen, kann sie sehr hilfreich sein, um Kommunikation für verschiedene Zielgruppen zu optimieren.
Jetzt sind Sie dran!
Sie müssen kein KI-Experte sein, um diese wie ein Profi zu nutzen. Was zählt, ist ein klares Ziel und ein paar gute Eingabeaufforderungen.
Also, wo starten Sie?
- Wählen Sie eines der oben genannten Ziele aus.
- Testen Sie eine der Eingabeaufforderungen.
- Schauen Sie, wie es hilft.
Sie könnten 30 Minuten Zeit sparen. Sie finden vielleicht eine Klarheit, die Ihnen zuvor gefehlt hat. Oder Sie spüren einen kleinen Motivationsschub, der Sie daran erinnert, dass Sie das schaffen!
Fanden Sie das hilfreich? Speichern Sie den Beitrag, teilen Sie ihn mit Kolleg:innen oder probieren Sie einen der Prompts im nächsten 1:1 aus (zeigen Sie Ihrer Führungskraft Ihre neuen Skills!).
Wir stehen erst am Anfang der KI-Nutzung im Personalwesen. Je mehr Sie ausprobieren, desto mehr Nutzen werden Sie daraus ziehen.
Kurzer Hinweis zu Plattformen
ChatGPT ist eines von mehreren Tools, die ähnlich funktionieren. Claude, Gemini, Microsoft Copilot – sie alle nutzen große Sprachmodelle, um anhand Ihrer Eingaben Inhalte zu generieren und zu gestalten.
Die Wahl hängt meist davon ab, welche Lösung sich am besten in Ihre Systeme integrieren lässt und wo Ihre Daten liegen müssen. Die grundlegende Funktionsweise ist vergleichbar – wie Sie auffordern und editieren, ist meist entscheidender als das konkrete Tool.
Hinweis zum Datenschutz
KI ist äußerst hilfreich, bleibt aber dennoch ein externes System. Auch wenn es sich anfühlt, als würden Sie einfach mit einem Dokument chatten: Alles, was Sie eingeben, könnte gespeichert oder außerhalb Ihrer Organisation verarbeitet werden – besonders bei kostenlosen KI-Tools.
Geben Sie also nichts ein, was Sie nicht auch per externer E-Mail oder im geteilten Slack-Channel schreiben würden.
Das bedeutet: Keine echten Namen, keine Personalnummern, keine spezifischen Lieferantennamen, keine vertraulichen Informationen oder unveröffentlichten Finanz- oder Strategieunterlagen in Gesprächen mit kostenlosen oder nicht bezahlten KI-Diensten verwenden.
Der beste Weg, die mit KI verbundenen Datenschutz- und Sicherheitsfragen zu adressieren, ist, mit Ihrer IT-Abteilung über den richtigen KI-Einsatz im Unternehmen zu sprechen und zu klären, ob bevorzugte oder private Tools existieren, mit denen Sie geschäftliche Informationen sicher nutzen können.
Falls nicht, achten Sie darauf, welche KI-Tools Sie nutzen dürfen, erwägen Sie ein kostenpflichtiges Konto und deaktivieren Sie die Option, dass Ihre Daten zum Training der KI-Modelle verwendet werden.
