ChatGPT: Ein Expertenleitfaden für Personalprofis
In meinem vorherigen Artikel über ChatGPT-Prompts für HR haben wir untersucht, wie man KI nutzt, um Stellenbeschreibungen zu verfassen, Onboarding-Pläne zu erstellen und interne Kommunikation neu zu gestalten.
Für viele HR-Profis beginnt hier die Reise – indem sie KI zur Unterstützung von alltäglichen Aufgaben einsetzen, die zu viel Zeit oder mentale Energie kosten. Hier wird KI mehr als nur ein Schreibassistent. Sie wird zum Denkpartner. Zum Mustersucher. Zum Strategiegestalter. Ein stiller Kollaborateur, der schnell arbeitet, nichts verlangt und Ihnen hilft, präsenter, besser vorbereitet und sogar menschlicher zu wirken.
In diesem Leitfaden gehen wir fünf starke Ergebnisse durch, die Sie mit KI-Tools erreichen können – jeweils mit praktischen Beispiel-Prompts und Tipps, um in die Tiefe zu gehen.
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1. Daten in Erkenntnisse verwandeln
Ergebnis: Muster schneller erkennen und Daten in Entscheidungsgrundlagen umwandeln.
HR-Teams schwimmen in Daten: Austrittsinterviews, Stimmungsumfragen, Fluktuationsberichte und mehr.
Was ich immer wieder erlebt habe, ist, dass wir zwar gerne Daten sammeln, aber oft Schwierigkeiten haben, die Zeit zu finden, sie wirklich auszuwerten.
KI kann Ihnen helfen, Bedeutung herauszuarbeiten, Themen aufzudecken und das Wichtige für Führungskräfte oder Maßnahmenplanung aufzubereiten.
Wobei es hilft:
- Themenfindung bei Austrittsinterviews oder Kommentaren aus Stimmungsumfragen
- Lange Tabellen für die Führungsebene zusammenfassen
- Rohdaten in Botschaften für verschiedene Zielgruppen verwandeln
- Muster in vorhandenen Daten erkennen oder Daten verwalten, sodass sie leichter verdaulich sind
- Excel-Dateien: Sie können entweder die integrierten Microsoft Copilot KI-Tools nutzen oder Daten direkt in eine andere KI einfügen (oder hochladen, je nach Plattform) und die KI um Zusammenfassungen, Vergleiche oder visuelle Vorschläge bitten. Das ist eine ENORME Hilfe für Excel-Nutzer, ersetzt aber nicht Ihr Verständnis von Pivot-Tabellen (sehr wichtige Fähigkeit!), kann jedoch dabei helfen, Muster schnell zu erkennen, Formeln zu schreiben und schnelle Erkenntnisse zum Teilen zu gewinnen. Denken Sie daran, immer die Quelldaten zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die KI keine Fehler "halluziniert"!
Warum es wichtig ist: Sie kommen schneller vom „Wir haben Daten“ zu „Wir wissen, was zu tun ist“ – und das oft mit weniger Schritten oder ohne Excel-Spezialisten oder spezialisierte Datenanalysten zu benötigen.
Probieren Sie diese Prompts:
- „Hier sind 100 Freitextkommentare aus unserer Engagement-Umfrage. Fassen Sie die wichtigsten Themen in einfacher Sprache zusammen und identifizieren Sie alles, was mehr als dreimal auftaucht.“
- „Überprüfen Sie diesen Fluktuationsbericht nach Abteilungen und identifizieren Sie die drei Bereiche mit der größten Veränderung im Vergleich zum letzten Quartal. Fassen Sie es für unser Führungsteam zusammen.“
- „Nehmen Sie dieses Transkript eines Austrittsinterviews und schreiben Sie eine Executive Summary mit drei Stichpunkten. Konzentrieren Sie sich darauf, was wir daraus lernen können und worauf wir achten sollten.“
Zusatz-Tipp: Nachdem Sie eine Zusammenfassung erhalten haben, fragen Sie: „Schreiben Sie nun drei mögliche nächste Schritte, die die HR unternehmen könnte, um diesen Trend anzugehen.“ Sie analysieren nicht nur – Sie steuern auf konkrete Maßnahmen zu.
2. Vorlagen strukturieren und Inhalte für verschiedene Gruppen anpassen
Ergebnis: Verlässliche, wiederverwendbare Tabellen, Arbeitsmappen oder andere Vorlagen erstellen, ohne jedes Mal von vorne zu beginnen.
Während meiner Tätigkeit in der Personalabteilung habe ich festgestellt, dass überraschend viel Zeit darauf verwendet wird, ähnliche Aufgaben für verschiedene Personen oder Gruppen immer wieder neu zu machen.
Oft habe ich dieselben Tracker gebaut, die gleichen Mitteilungen gestaltet oder immer wieder denselben Typ Bericht im ganzen Unternehmen formatiert.
Mit KI können Sie diese Routinen in wiederholbare Vorlagen überführen und Ihre Daten intelligenter nutzen.
Wobei es hilft:
- Wiederverwendbare Vorlagen erstellen für Mitarbeitendenstatistiken, Leistungsbeurteilungen, Personalstandsberichte, Lohnabrechnungen – was immer Sie benötigen
- Zusammenfassungen, Vergleiche oder Aktionspunkte aus Tabellen ziehen
- Daten in klare Visualisierungen oder Stichpunkte für Präsentationen strukturieren
Warum es wichtig ist:
Sie verbringen weniger Zeit mit Formatierung oder Anpassung und können sich stattdessen auf Erkenntnisse, Entscheidungen und Strategie konzentrieren (Ihre einzigartig menschlichen Superkräfte).
Probieren Sie diese Prompts:
- „Erstelle eine anpassbare Vorlage für einen vierteljährlichen Bericht zu Personalbestand und Fluktuation, mit Platz für Zusammenfassungen und Kennzahlen auf Abteilungsebene.“
- „Ich habe eine CSV-Datei mit Mitarbeiterzufriedenheitswerten nach Teams. Fassen Sie die höchsten und niedrigsten Werte zusammen und empfehlen Sie jeweils zwei Maßnahmen.“
- „Erstelle eine Vorlage für Leistungsbeurteilungen von Führungskräften inklusive Bewertungsskalen, Platz für Feedback und einer Zusammenfassungsrubrik zur Beförderungsreife.“
Zusatz-Tipp: Sobald Ihnen das Ergebnis einer KI-Abfrage gefällt, bitten Sie darum, dieses Element zu erweitern oder anzupassen. Probieren Sie: „Wandle dies jetzt in eine wiederverwendbare Checkliste oder ein Formular um, das von anderen Führungskräften oder HR-Teammitgliedern genutzt werden kann.“ Testen Sie verschiedene Varianten und sehen Sie, wie aus einem Inhalt oder einer Information mehrere Lösungen entstehen, die auf den jeweiligen Zweck und das Zielpublikum zugeschnitten sind.
3. Zeitersparnis bei wiederkehrender Planung
Ergebnis: Schneller umsetzen, ohne Qualitätsverlust.
Wenn Sie schon einmal einen Einarbeitungsplan, eine Schulungsübersicht oder einen Kalender von Grund auf neu erstellt haben, wissen Sie, wie viel Zeit solche „Standard“-Dokumente wirklich beanspruchen. KI hilft Ihnen, die Startphase zu überspringen und schneller in den Feinschliff zu kommen.
Wobei es hilft:
- Erstellung von Zeitplänen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Erarbeiten von Entwicklungsplänen für Führungskräfte
- Entwicklung von Inhaltsbausteinen für DEI-Programme
Warum es wichtig ist:
Sie kommen in wenigen Minuten zu 70 % ans Ziel – und können Ihre Energie auf die Anpassung und Umsetzung konzentrieren.
Probieren Sie diese Prompts aus:
- „Erstelle einen 30-60-90-Tage-Einarbeitungsplan für einen Senior Engineer im Homeoffice, inklusive Einarbeitungs-Partner, technischer Einrichtung und Meilensteinen des ersten Projekts.“
- „Skizziere eine 12-monatige Entwicklungsreise für neue Führungskräfte in einem hybriden Arbeitsumfeld. Enthält mindestens eine erfahrungsbasierte Aktivität pro Quartal.“
- „Erstelle eine Vorlage für die Agenda eines vierteljährlichen HR-Town-Hall-Meetings. Enthält Zeitblöcke, Vorschläge für Inhalte und Hinweise zu unterstützendem Material.“
Zusatz-Tipp: Wenn Sie einen Plan gefunden haben, der Ihnen zusagt, fragen Sie weiter: „Wandle dies in eine Folien-Präsentation um“ oder „Schreibe eine begleitende Kommunikations-E-Mail zu diesem Plan.“ So erstellen Sie Material für verschiedene Formate in einer Sitzung.
4. Strategie leichter kommunizieren
Ergebnis: Klarere und überzeugendere Geschichten erzählen – insbesondere mit Daten.
HR-Führungskräfte verfügen heute über mehr Einblicke als je zuvor – stehen aber auch mehr unter Druck, diese für andere verständlich und relevant zu machen. Ob Veränderung in der Personalstrategie, DEI-Update oder Talentrisiko-Bericht – KI hilft Ihnen, die Geschichte hinter den Zahlen zu erzählen.
Wobei es hilft:
- Umwandlung von Kennzahlen in Kernaussagen für Führungskräfte
- Erstellung von Präsentationsfolien oder One-Pagern für interdisziplinäre Teams
- Kommunikation von Vision, Prioritäten oder Auswirkungen von Veränderungen
Warum es wichtig ist:
Sie überzeugen effektiver – und treten mit Klarheit und Selbstbewusstsein auf.
Probieren Sie diese Prompts aus:
- „Nimm dieses Dokument zur HR-Strategie und schreibe es für ein allgemeines Mitarbeitendenpublikum um. Sei gesprächig, wertebasiert und bleibe unter 400 Wörtern.“
- „Fasse unseren People-Analytics-Bericht in fünf Stichpunkten zusammen, die für einen CFO wichtig wären. Schwerpunkte sind Kosten, Bindungsrisiko und Produktivität.“
- „Erstelle eine Folie, die mit einer Überschrift und drei Kernaussagen die Veränderung unserer Talentstrategie erklärt.“
Zusatz-Tipp: Wenn Ihre Botschaft klar ist, fragen Sie: „Schreibe jetzt eine Version davon für Führungskräfte, die sie in Team-Meetings teilen können.“ So fördern Sie die Verständigung und Ausrichtung auf allen Ebenen.
5. Szenarien und "Was-wäre-wenn"-Fälle modellieren
Ergebnis: Risiken und Optionen durchdenken, bevor Entscheidungen getroffen werden.
Sie brauchen keine Kristallkugel, um vorausschauend zu handeln – Sie müssen Ihre Ideen nur vor ihrem Start auf den Prüfstand stellen. Mit KI können Sie mögliche Reaktionen, Risiken und Lösungen für bevorstehende Entscheidungen oder neue Richtlinien durchspielen.
Wobei es hilft:
- Abwägen von Vor- und Nachteilen bei der Entwicklung von Richtlinien oder Veränderungen
- Stresstest von Kommunikations- und Einführungsplänen
- Vorbereitung von Führungskräften auf typische Fragen und Widerstände
Warum es wichtig ist: Sie treten als strategischer Kopf auf – und nicht nur als Ausführender von Richtlinien.
Probieren Sie diese Prompts aus:
- „Wenn wir unsere Homeoffice-Regelung von drei auf einen Tag reduzieren, mit welchen Mitarbeiterreaktionen sollten wir rechnen? Welche Kommunikation und Unterstützung könnten Reibungen verringern?“
- „Vergleichen Sie drei Ansätze zur Einführung eines neuen internen Mobilitätsrahmens. Heben Sie Vor- und Nachteile, wahrscheinliche Mitarbeiterreaktionen sowie die Umsetzungskomplexität hervor.“
- „Stellen Sie sich vor, wir schaffen unsere Jahresend-Boni ab und ersetzen sie durch vierteljährliche Spot-Auszeichnungen. Was könnte schiefgehen? Was könnte sich verbessern?“
Zusatz-Tipp: Nachdem Sie die Szenarien durchgespielt haben, fragen Sie: „Erstellen Sie jetzt ein Q&A für die Führungskräfte, um Managern bei den fünf wichtigsten Bedenken der Mitarbeitenden zu helfen.“ So sind Sie mit der Kommunikation schon einen Schritt voraus.
6. Skalieren Sie Ihre Unterstützung, ohne auszubrennen
Ergebnis: Helfen Sie mehr Menschen—schneller—ohne Ihre Standards zu senken.
Die Aufgabe des HR ist es, Menschen zu unterstützen—und die Menge an Anfragen, Gesprächen und wiederkehrenden Fragen ist schier unendlich. KI kann Ihnen helfen, zu skalieren, indem Sie Ihr Wissen in Self-Service-Tools, Vorlagen und One-Click-Ressourcen verwandeln.
Dabei hilft es:
- Erstellung von Toolkits, Checklisten oder Gesprächsleitfäden
- Entwurf von FAQ oder Anleitungen für neue Systeme
- Entwicklung von wiederverwendbaren Self-Service-Ressourcen
Warum das wichtig ist:
Sie machen Ihr Fachwissen leichter zugänglich und schaffen sich Freiräume für strategische Aufgaben.
Probieren Sie diese Prompts:
- „Schreiben Sie eine Übersicht für neue Führungskräfte darüber, wie man Feedback gibt. Enthalten Sie 3 Do's, 3 Don'ts und ein Beispielskript für konstruktives Feedback.“
- „Erstellen Sie eine Anleitung für Mitarbeitende zur Aktualisierung ihrer Leistungen während der offenen Einschreibung. Nutzen Sie einfache Sprache und strukturieren Sie das Dokument mit FAQs.“
- „Erstellen Sie eine Sammlung von Gesprächspunkten für HRBP in Skip-Level-Gesprächen, mit Fokus auf die Ermittlung von Engagement-Treibern und Burnout-Risiken.“
Zusatz-Tipp: Bitten Sie die KI, sowohl eine „Vollversion“ als auch eine „TL;DR-Version“ für jede Ressource zu erstellen, oder eine Version, die für Slack/Teams formatiert ist. Je zugänglicher Ihre Inhalte, desto nützlicher sind sie.
Problemlösung bei häufigen Problemen
Wenn Sie beginnen, KI-Tools zu nutzen, werden Ihnen wahrscheinlich viele der nur allzu bekannten Tücken von KI begegnen, etwa Halluzinationen, Ergebnisse, die nicht genau Ihren Vorgaben entsprechen, und—was mir persönlich am wenigsten gefällt—starke Wiederholungen.
Dies sind die häufigsten Probleme beim Prompting von KI und was Sie dagegen tun können.
1. Die Ausgabe ist zu allgemein oder vage
Was schief läuft: Der Prompt enthielt nicht genug Kontext, Informationen zur Zielgruppe oder zum Zweck.
Was tun: Seien Sie genau im Prompt. Sagen Sie der KI, für wen der Inhalt ist, warum er relevant ist und wo er genutzt wird.
Beispiel für einen verbesserten Prompt:
- Statt: „Schreiben Sie eine Trainingszusammenfassung“
- Versuchen Sie: „Fassen Sie dieses 60-minütige virtuelle Training für mittlere Führungskräfte zusammen, die nicht teilnehmen konnten. Listen Sie drei wichtigste Erkenntnisse und zwei Maßnahmen auf. Ton: knapp und praktisch.“
2. Zu künstlich oder nach KI klingender Schreibstil
Was schief läuft: ChatGPT verwendet häufig einen allzu polierten, formalen oder buzzword-lastigen Schreibstil.
Was tun: Geben Sie eine klare Tonvorgabe im Prompt. Verlangen Sie einen menschlichen, praxisnahen Stil. Weisen Sie die KI an, weniger wie eine KI zu schreiben (mehr dazu später).
3. Zu viele Wiederholungen oder Selbstverständlichkeiten
Was schief läuft: KI versucht oft, umfassend statt prägnant zu wirken. Punkte gibt es nicht für blumige Worte, sondern für Klarheit und Nutzen (merken Sie sich das immer!)
Was tun: Fokussieren Sie den Prompt. Fragen Sie nach nur wesentlichen oder neuen Informationen und geben Sie eine Wortbegrenzung vor.
Beispiel für einen verbesserten Prompt: „Schreiben Sie dies in maximal 150 Wörtern. Nur das Neue oder Wichtige für diese Zielgruppe aufnehmen.“
4. Übermäßiges Selbstvertrauen oder ungenaue Informationen
Was schief läuft: ChatGPT ist darauf trainiert, kompetent und flüssig zu wirken, auch wenn Annahmen (Halluzinationen) hinzukommen.
Was tun: Verlangen Sie Quellenangaben, prüfen Sie alles, was zu sicher klingt, und nutzen Sie KI nicht für rechtliche oder Compliance-Inhalte ohne menschliche Prüfung (das ist superwichtig und hat viele Auswirkungen, gerade im HR-Bereich).
Beispiel für einen verbesserten Prompt: „Was sind Ihre Quellen für diese Daten? Verlinken Sie, wenn möglich, auf Primärquellen.“
5. Entspricht nicht den Stil- oder Formatierungspräferenzen
Was läuft schief: KI verwendet standardmäßig übliche Stile, sofern sie nicht ausdrücklich etwas anderes tun soll. Sie glaubt, hilfreich sein zu können, liegt damit jedoch oft daneben und erreicht nicht das, was Sie tatsächlich möchten.
Was tun: Legen Sie frühe und klare Vorgaben für die Formatierung fest. Heben Sie bei der Bearbeitung Format-, Ton- und Strukturwünsche deutlich hervor – werden Sie konkret!
Beispiel für ein verbessertes Prompt: „Schreibe in Stichpunkten, beschränke jeden Punkt auf 2 Zeilen, verwende Überschriften im Titelstil und vermeide Gedankenstriche oder übertriebenes Vokabular.“
Ein Versuch, KI-Schreibfehler zu beheben
Im gesamten Artikel habe ich hervorgehoben, wie wichtig es ist, konkret zu sein, was Sie von Ihrem KI-Tool erwarten!
Das betrifft auch die Art, wie Sie diese Tools zum Schreiben auffordern. Gleich zu Beginn eines Chats (oder besser noch in den Einstellungen) teilen Sie Ihren KI-Tools mit, wie Sie sich den Schreibstil wünschen.
Hier ein Beispiel: „Schreibe in einem professionellen, aber natürlichen Ton. Vermeide Füllwörter, Fachjargon und abgedroschene Formulierungen. Keine Gedankenstriche oder Ausrufezeichen. Vermeide Wörter wie ‚transformativ‘, ‚Game-Changer‘ oder andere verkäuferische Metaphern. Bleib klar, nützlich und so, dass ich es tatsächlich laut sagen würde.“
Sie können noch weiter gehen und eigene Schreibproben einreichen, damit die KI Ihren individuellen Ton und Duktus besser aufnehmen kann.
Falls das noch nicht reicht, können Sie Ihre Vorlieben zusätzlich mit Folgeprompts unterstreichen, wie zum Beispiel:
- „Lass das menschlicher klingen.“
- „Schreibe das klarer um und entferne alle Buzzwords.“
- „Fasse dich kürzer und bring es auf den Tonfall einer internen Unternehmenskommunikation.“
Mein bester Tipp hierzu: Kommunizieren Sie klar und konsequent, wie die KI für Sie schreiben soll.
Es braucht etwas Zeit, bis die KI genau versteht, was Sie möchten – aber wenn das gelingt, kann sie Ihre Kommunikation für verschiedene Zielgruppen wirklich aufwerten.
Jetzt sind Sie dran!
Man muss kein KI-Experte sein, um sie effektiv zu nutzen. Wichtig ist vor allem ein klares Ziel und einige gut formulierte Prompts.
Wie fangen Sie an?
- Wählen Sie eines der oben genannten Ziele.
- Probieren Sie einen der vorgeschlagenen Prompts aus.
- Beobachten Sie, wie es Ihnen hilft.
Vielleicht sparen Sie 30 Minuten. Vielleicht erhalten Sie eine neue Klarheit über etwas, das Ihnen gefehlt hat. Oder es gibt Ihnen einfach den kleinen Motivationsschub, der Sie daran erinnert: Sie schaffen das!
Fanden Sie das hilfreich? Dann speichern Sie es, teilen Sie es mit Kollegen oder probieren Sie einen der Prompts in Ihrem nächsten 1:1 aus (zeigen Sie Ihrem Chef Ihre neuen Fähigkeiten!).
Wir stehen gerade erst am Anfang von KI im Personalwesen. Je mehr Sie ausprobieren, desto mehr Nutzen ziehen Sie daraus.
Ein kurzer Hinweis zu Plattformen
ChatGPT ist eines von mehreren Tools, die ähnlich arbeiten. Claude, Gemini, Microsoft Copilot – sie alle nutzen große Sprachmodelle, um auf Basis Ihrer Eingaben Inhalte zu erstellen und zu gestalten.
Die Auswahl richtet sich oft danach, was sich am besten in Ihre Systeme integrieren lässt und wo Ihre Daten liegen sollen. Die Mechanik ist vergleichbar; wie Sie prompten und bearbeiten, ist wichtiger als das Tool selbst.
Hinweis zum Datenschutz
KI ist sehr hilfreich, bleibt aber ein System eines Drittanbieters. Auch wenn es sich anfühlt, als würden Sie nur mit einem Dokument chatten – alles, was Sie eingeben, könnte gespeichert oder außerhalb der Kontrolle Ihrer Organisation verarbeitet werden, insbesondere bei kostenlosen KI-Tools.
Geben Sie keine Informationen in kostenlose KI-Tools ein, die Sie nicht auch per externer E-Mail oder über einen geteilten Slack-Kanal verschicken würden.
Das heißt: Keine echten Namen, Mitarbeiter-IDs, spezifische Lieferantendetails, vertrauliche Informationen oder nicht veröffentlichte Finanz- oder Strategieunterlagen in Gesprächen mit kostenlosen oder nicht bezahlten KI-Tools teilen.
Am besten sprechen Sie mit der IT-Abteilung Ihres Unternehmens über den richtigen Umgang mit KI am Arbeitsplatz und erkundigen sich nach bevorzugten oder internen Tools, bei denen Sie Unternehmensdaten sicher nutzen können.
Falls nicht, stellen Sie sicher, dass die Nutzung von KI-Tools erlaubt ist, erwägen Sie einen kostenpflichtigen Zugang und stellen Sie ein, dass Ihre Daten nicht für das Training des KI-Modells verwendet werden.
