Organisationsgestaltung: Der Expertenleitfaden
Organisationsdesign ist ein umfassender Prozess, der darauf abzielt, mehrere Facetten einer Organisation wie Funktionen, Prozesse und Struktur zu optimieren und aufeinander abzustimmen.
Viele Unternehmen konzentrieren sich darauf, die Struktur zu verändern (im Wesentlichen das Organigramm), ohne die Organisation wirklich neu zu gestalten.
Wie wir noch besprechen werden, verfolgte ein globaler Einzelhändler, für den ich gearbeitet habe, diesen Ansatz und es führte zu vielen Problemen.
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Hier werde ich erklären, was Organisationsdesign ist, einige bewährte Methoden vorstellen und einen Prozess vorstellen, der Ihnen hilft, es richtig zu machen.
Was ist Organisationsdesign?
Organisationsdesign (manchmal Org Design oder OD) ist eine Methodik zur Identifikation verschiedener Aspekte einer Organisation (z.B. Mission, Arbeitsabläufe, Strategie) und deren Ausrichtung oder Neuausrichtung, um die Unternehmensziele im aktuellen Geschäftsumfeld zu erreichen.
Meistens wird es durch bedeutende interne oder externe Veränderungen ausgelöst, darunter:
- Änderungen an der Unternehmensmission oder -strategie
- Störungen im Umfeld (z. B. Risiken durch den Klimawandel)
- Technologische Fortschritte (z. B. verstärkte Automatisierung)
- Neue Wettbewerber
- Gesetzesänderungen
- Wesentliche Veränderungen der Geschäftsergebnisse (positiv oder negativ)
- Neue Führung.
Das echte Organisationsdesign hat zum Ziel, Funktionen, Prozesse und die Unternehmensstruktur zu optimieren, um Geschäftserfolge zu erzielen.
Eine gut gestaltete Organisation kann sich an Veränderungen anpassen, funktionsübergreifend zusammenarbeiten, Entscheidungen effektiv treffen und umsetzen sowie ein positives Arbeitsumfeld schaffen.
Oft verwechseln Menschen Organisationsdesign mit der Neugestaltung der Organisationsstruktur mittels ihrer Organigramm-Tools.
Tatsächlich ist das Ergebnis des OD-Prozesses eine Reihe von Empfehlungen, die sehr vielfältig sein können und Themen wie Organisationsstruktur, Technologiebedarf, Anpassungen von Vergütungsmodellen, Richtlinienänderungen und gemeinsame Verhaltensweisen umfassen.
Potenzielle positive Ergebnisse dieser Empfehlungen sind unter anderem:
- Verbesserte Rentabilität
- Mehr Mitarbeiterengagement
- Starke Mitarbeiterbindung und Karriereentwicklung
- Bessere Produkte und Dienstleistungen
- Mehr Kundengewinnung und/oder -bindung
- Bessere Vorbereitung auf zukünftige Veränderungen und Wachstum.
Die Rolle von HR bei der Führung des Organisationsdesign-Prozesses
HR spielt eine entscheidende Rolle im Organisationsdesign. In Unternehmen mit OD-Experten im Team leiten sie den Prozess und agieren sowohl als Fachexperten als auch als Projektmanager. In Unternehmen ohne OD-Partner übernehmen üblicherweise die HR-Business-Partner diese Aufgabe.
Oft ist die größte Herausforderung, dass Teams die Unternehmensleitung dazu bewegen, einen vollständigen Organisationsdesign-Prozess zu unterstützen und daran teilzunehmen, anstatt gleich neue Organigramme zu erstellen.
Sie müssen zudem zwischen einer geschäftsorientierten und einer mitarbeiterorientierten Herangehensweise abwägen.
Grundsätze des Organisationsdesigns
Bevor Sie mit Ihrem Organisationsdesign-Prozess beginnen, ist es hilfreich, sich selbst und Ihr Team zunächst an einigen wichtigen Grundsätzen zu orientieren:
- Zuerst die geschäftliche Ausrichtung, zuletzt die Struktur
- Lernen Sie aus der Vergangenheit, aber bleiben Sie nicht darin verhaftet
- Ziel: Top-Talente halten, aber nicht das Design um sie herum bauen
- Gestalten Sie für Flexibilität
- Gestalten Sie für Klarheit
Zuerst die geschäftliche Ausrichtung, zuletzt die Struktur
Weil Menschen "Organisationsdesign" und "Organisationsstruktur" oft gleichsetzen, möchten sie häufig gleich mit der Struktur beginnen. Die Struktur ist ein Ergebnis – sie ist eines der Mittel, mit denen Sie das Design zum Leben erwecken.
Die geschäftliche Ausrichtung ist der umfassendste und wichtigste Teil des Organisationsdesign-Prozesses, denn sie schafft die Grundlage für alle Gestaltungsentscheidungen – einschließlich Struktur –, die Sie treffen.
Aus der Vergangenheit lernen, aber nicht darin verhaftet bleiben
Es ist hilfreich, vergangene Organisationsstrukturen auf Erkenntnisse zu überprüfen. Bedenken Sie dabei, dass Sie Ihre Organisation für die heutigen Bedürfnisse und die zu erwartenden Anforderungen der Zukunft gestalten.
Dinge, die in der Vergangenheit zutrafen, müssen heute nicht mehr gelten (z. B. waren zu viele Hierarchieebenen zu Beginn hinderlich; inzwischen, nach der Verdopplung unserer Größe, stellen wir fest, dass unsere Struktur zu flach ist).
Streben Sie an, Top-Talente zu halten, aber gestalten Sie nicht die Organisation um sie herum
Talente sind eine große Investition und können einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Während die Bindung von Fachkräften wichtig ist, ist es nicht zielführend, eine Organisation um einige wenige Personen herum aufzubauen.
Wenn einer dieser Menschen geht, kann es sein, dass Sie mit einer Organisation dastehen, deren Struktur keinen Sinn mehr ergibt.
Gestalten Sie für Flexibilität
Unternehmen können von Bedingungen beeinflusst werden, die außerhalb unserer Kontrolle liegen. Auch wenn niemand die Zukunft vorhersagen kann, ermöglicht ein flexibles Design, das z. B. Karrierepfade, neue Technologien und kontinuierliches Lernen berücksichtigt, der Organisation, sich Veränderungen anzupassen, ohne dass eine vollständige Neugestaltung erforderlich ist.
Gestalten Sie für Klarheit
In einer gut gestalteten Organisation kennen die Mitarbeitenden ihre Rollen. Sie wissen, wie sie in das große Ganze passen und was in ihrer Verantwortung liegt.
Entscheidungsbefugnisse sind allgemein bekannt und alle wissen, wie der Informationsfluss im Unternehmen funktioniert.
6-Schritte-Organisationsdesign-Prozess: Die Grundlage durch Geschäftsausrichtung schaffen
Eine gründliche Geschäftsausrichtung ist die Grundlage für ein erfolgreiches Organisationsdesign. So beurteilen wir, ob ein Unternehmen darauf ausgerichtet ist, seine strategischen Ziele zu erreichen.
Die Ausrichtung ist ein mehrstufiger Prozess. Zuerst müssen Sie sich an einigen grundlegenden Prinzipien des Unternehmens orientieren, anschließend Informationen sammeln.
Überprüfen Sie Mission, Vision und Werte
Die Mission, Vision und Werte bestimmen den Zweck und die Ziele des strategischen Plans. Sie beeinflussen Dinge wie Leistungsstandards, Kennzahlen und Verhaltenserwartungen.
Nicht alle Unternehmen verfügen über alle drei – einige haben stattdessen eine sogenannte "Purpose-Statement" (Zweckformulierung) oder etwas Ähnliches.
- Mission = was wir tun (taktisch)
- Vision = was wir tun wollen (aspirativ)
- Werte = wie wir es tun (verhaltensorientiert)
Durch die Überprüfung von Mission, Vision und Werten können Sie beispielsweise bestimmen, welche Erfahrungen oder Schulungen Teams benötigen, welche Prozesse, Praktiken oder Technologien gebraucht werden und welche Infrastruktur aktuell notwendig ist, um auch langfristig liefern zu können.
Überprüfen Sie die Strategie
Beim Prüfen der Strategie sollten Sie sowohl den strategischen Plan als auch die Jahresziele betrachten.
Der strategische Plan beschreibt die langfristigen Ziele der Organisation, während die jährlichen Ziele die kurzfristigeren, aktuellen Vorgaben festlegen.
Die jährlichen Ziele sollten in gewisser Weise auf den strategischen Plan einzahlen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie dies mit dem oberen Führungsteam klären, bevor Sie mit dem Design weitermachen.
Zusätzlich zum Verständnis der Strategie sollten Sie versuchen, die angestrebten Leistungsergebnisse, die benötigten Ressourcen (finanziell, personell oder andere) und die Lücke zwischen dem aktuellen Zustand und der angestrebten Zukunft zu identifizieren. Dies wird Ihre Design-Empfehlungen beeinflussen.
Sammeln Sie Informationen
Sie benötigen zusätzliche Informationen, bevor Sie fortfahren können. Dazu zählen sowohl formelle oder greifbare als auch informelle oder immaterielle Angaben.
Es ist verlockend, sich auf das Formelle zu konzentrieren, aber das Informelle ist mindestens ebenso wichtig, wenn nicht wichtiger.
Formelle Informationen umfassen beispielsweise Entscheidungsfindungsprozesse, Vergütungs- und Belohnungsstrukturen, Kommunikationskanäle (z. B. Townhalls, E-Newsletter), bestehende Hierarchien und Teamstrukturen.
Formelle Elemente sind explizit, werden häufig irgendwo kommuniziert (z. B. Mitarbeiterportal, Handbuch, Unternehmensrichtlinien) und können von allen nachgelesen werden.
Informelle Informationen sind implizit. Diese finden Sie nicht im Portal oder im Mitarbeiterhandbuch, prägen jedoch entscheidend, wie Dinge tatsächlich in der Organisation ablaufen.
Beispielsweise kann die Firmenregel (formell) lauten, dass Entscheidungen in bestimmten Meilenstein-Meetings getroffen werden. Tatsächlich wissen aber alle, dass die Entscheidungen informell bereits vorab in Ad-hoc-Gesprächen fallen (informell).
Wenn Sie informelle Informationen sammeln, achten Sie auf Dinge wie Normen, Denkweisen, weit verbreitete Einstellungen und Überzeugungen sowie auf Netzwerke innerhalb der Mitarbeitenden.
Berücksichtigen Sie die Organisationen innerhalb der Organisation
Beachten Sie, dass Informationen – sowohl formelle als auch informelle – nicht in allen Teilen der Organisation gleich sind.
Wenn wir überlegen, wie tief wir gehen sollten, ist es eine gute Idee, Unterschiede nach geografischen Regionen zu erkunden, weil die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, stark von nationalen oder kulturellen Normen und Denkweisen beeinflusst sein kann. Das gilt besonders dann, wenn Sie ein globales Unternehmen sind.
Es kann auch sinnvoll sein, Unterschiede zwischen verschiedenen Funktionen oder veranstaltungsspezifischen Teams zu betrachten, und zwar aus vielfältigen Gründen. Seien Sie offen dafür, Ihre Informationssammlung basierend auf den Erkenntnissen während des Prozesses zu erweitern.
Gestaltung/Neugestaltung Ihrer Organisation
Nun sind Sie bereit, Ihr neues Organisationsdesign zu entwerfen. Noch einmal: Das bedeutet nicht nur, eine neue Aufbauorganisation zu erstellen.
Sie gestalten eine Organisation, die das Unternehmen darauf ausrichtet, seine Ziele zu erreichen und den strategischen Plan umzusetzen.
Ihr Design kann folgende Aspekte umfassen:
- Neue Entscheidungsprozesse
- Neue Technologien
- Reduzierung oder Erweiterung des Produktfokus
- Änderungen, um mit erwarteten regulatorischen Veränderungen Schritt zu halten.
Lassen Sie sich bei Ihrem Design nicht von aktuellen Einschränkungen beeinflussen. Ihr Ziel ist es herauszufinden, was das Unternehmen braucht, um Ihre Strategie in die Realität umzusetzen.
Es liegt beim Führungsteam, zu entscheiden, ob es bereit ist und in der Lage ist, das Notwendige zu unterstützen.
Schließlich: eine neue Struktur
Jetzt sind Sie bereit, Ihre Organisationsstruktur zu erstellen. Sie verfügen über die Informationen, die Sie benötigen, um die Struktur zu entwerfen, die das übrige Organisationsdesign zum Leben erweckt.
Um beispielsweise die Entscheidungsfindung in der gesamten Organisation zu beschleunigen, könnten Sie eine flachere Struktur vorschlagen, mit weniger Ebenen.
Um sicherzustellen, dass Sie die große Zahl an technischen Spezialisten, die Sie für kontinuierliche Innovation benötigen, einstellen, halten und entwickeln können, könnten Sie eine Struktur einführen, in der Spezialisten nicht zu Führungskräften werden müssen, um zu höheren Positionen im Unternehmen aufzusteigen.
Fallstudie Organisationsdesign
Zurück zu dem globalen Einzelhändler, den ich im Intro erwähnt habe. In den fast zehn Jahren, die ich dort war, gab es mehrere Veränderungen in der obersten Führungsebene der Organisation.
Kombiniert mit anderen Faktoren wie sinkenden Umsätzen, neuen Wettbewerbern und steigenden Materialkosten führte das etwa alle zwei Jahre zu deutlichen Strategieänderungen.
Anstatt dass HR die Neugestaltung der Organisation übernimmt, um alle Bereiche des Unternehmens umfassend auf die Strategieänderung auszurichten, bestand die Geschäftsleitung stattdessen auf mehreren Reorganisationen.
In dieser Zeit erlebten verschiedene Teile der Organisation insgesamt 12 Reorganisationen (?!). In einem Fall wuchs ein Team von 100 auf fast 400 Mitarbeiter an, nur um weniger als 18 Monate später wieder auf die ursprüngliche Größe zu schrumpfen.
In diesen Jahren verlor die Organisation Talente, hatte erhebliche Kosten durch Abfindungen und Austrittspakete und verlor weiterhin Marktanteile.
Entscheidungskompetenzen wurden immer unklarer, funktionsübergreifende Partnerschaften erschwerten sich und Verantwortlichkeiten nahmen immer weiter ab.
Weil fast ausschließlich der Fokus auf die Struktur und nicht auf die Ausrichtung und das Design gelegt wurde, hat das Unternehmen nicht nur seine strategischen Ziele nicht erreicht, sondern sogar gegen die eigenen Interessen gearbeitet.
Richtiges Timing für Organisationsdesign benötigt Zeit
Ein häufig geäußerter Einwand gegen eine vollständige Organisationsdesign-Analyse ist, dass sie zu viel Zeit in Anspruch nimmt und eine reine Umstrukturierung schneller geht.
Als HR-Expert:in ist es Ihre Aufgabe, die Führung davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, langsam zu machen, um dann schneller voranzukommen.
Auch wenn die Umstrukturierung schneller zu sein scheint, sind die Opportunitätskosten durch verlorene Effizienz, unzureichende oder verlorene Talente, fehlende Klarheit in der Organisation und erodierende Verantwortlichkeit am Ende deutlich höher (und oft auch finanziell), da versucht wird, das zu reparieren, was nicht funktioniert.
Der Redesign-Prozess ist ein durchdachter und gründlicher Weg, um sicherzustellen, dass die Organisation auf Erfolg ausgelegt ist.
Wichtige Erkenntnisse
- Organisationsdesign und Organisationsstruktur sind verschieden. Organisationsdesign umfasst die Ausrichtung verschiedener Aspekte einer Organisation – von Prozessen, Abläufen, Strategien und Struktur – auf die Geschäftsziele.
- Die wichtige Rolle von HR im Design. Personalmanagement (HR) spielt eine entscheidende Rolle in der Führung des Organisationsdesigns, indem es sicherstellt, dass die Führung zur Neugestaltung bereit ist und nicht nur einfach umstrukturiert.
- Prinzipien und Prozess eines effektiven Organisationsdesigns: Die Grundprinzipien eines wirksamen Organisationsdesigns sind Geschäftsausrichtung, Flexibilität zur Weiterentwicklung, Klarheit und Talentbindung.
