Teamnormen: Was sie sind und wie man sie etabliert
Was sind Teamnormen?
Normen sind nicht dasselbe wie Regeln oder Richtlinien. Sie unterscheiden sich in mehreren wichtigen Aspekten.
Grad der Formalität
Normen sind in der Regel informelle, ungeschriebene Vereinbarungen, die bestimmen, wie Teammitglieder zusammenarbeiten. Es handelt sich um die traditionell nicht kodifizierten Regeln dafür, wie im Team gearbeitet wird. Dennoch ist es möglich und wünschenswert, dass das Team sie gemeinsam erstellt und kommuniziert, während sie informell bleiben.
Regeln und Richtlinien hingegen sind formell und dokumentiert, oft in Form von Richtlinien oder standardisierten Arbeitsanweisungen.
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Flexibilität
Normen sind flexibel und wandelbar, und sie können sich leicht anpassen und weiterentwickeln, wenn sich das Team oder die Situation verändert – ganz ohne formelle Genehmigung.
Regeln und Richtlinien sind hingegen starrer. Aufgrund ihrer formalen Natur bedürfen sie einer Genehmigung durch die Führungsebene, um geändert zu werden.
Wie sie entstehen
Normen werden gemeinsam durch die Interaktionen und Erfahrungen im Team geprägt, während Regeln und Richtlinien von einer Autoritätsperson (einer Führungskraft, einer funktionalen Einheit oder der Organisation) entwickelt und vorgegeben werden.
Geltungsbereich
Normen konzentrieren sich darauf, wie Menschen in einem bestimmten Kontext zusammenarbeiten. Sie sind situationsabhängig für ein Team oder eine Gruppe und gelten nicht organisationsweit einheitlich.
Regeln und Richtlinien haben einen breiteren Geltungsbereich und werden in der Regel konsistent in der gesamten Organisation angewandt.
Verantwortung und Durchsetzung
Normen werden durch das Team selbst eingehalten und basieren auf gegenseitiger Verantwortung. Verstöße werden durch Feedback und Diskussionen angesprochen, ohne dass formelle Strafen erfolgen.
Regeln/Richtlinien werden durch eine autorisierte Person oder Funktion durchgesetzt. Verstöße haben meist formelle Konsequenzen.
| Normen | Regeln/Richtlinien |
| Oft informell und ungeschrieben | Formell und dokumentiert |
| Sehr anpassungsfähig | Starr; Änderungen nur mit Führungsgenehmigung |
| Gemeinsam durch Teaminteraktion und Erfahrung geprägt | Von der Führung entwickelt und von einer Autorität vorgegeben |
| Fokussiert darauf, wie Menschen in bestimmten Kontexten zusammenarbeiten; situationsabhängig | Haben breiten Geltungsbereich; unveränderlich |
| Selbst durchgesetzt; Durchsetzung basiert auf gegenseitiger Verantwortung | Von einer Autorität durchgesetzt; Durchsetzung hat formale Konsequenzen |
Die Bedeutung von Normen für leistungsstarke Teams
Normen fördern hohe Leistung, indem sie das gemeinsame Verständnis schaffen, das Teams für effizientes Arbeiten und effektive Zusammenarbeit benötigen.
Sie orientieren das Team an gemeinsamen Zielen und Verantwortlichkeiten und helfen, die Ablenkung durch konkurrierende Prioritäten zu reduzieren.
Das Festlegen von Teamnormen trägt auf drei wichtige Arten zu einer effektiven Arbeitsdynamik bei:
1. Konsistente Erwartungen und Verhaltensweisen
Um auf hohem Niveau zu arbeiten, brauchen Teams Beständigkeit. Indem sie nicht nur festlegen, was im Team getan wird, sondern auch wie es erledigt wird, helfen Normen dabei, Fokus und Produktivität zu fördern und die Notwendigkeit zu eliminieren, für jedes Projekt oder jede Aufgabenreihe neu zu entscheiden, wie die Arbeit ablaufen soll.
Normen schaffen klare Erwartungen dafür, wie Teammitglieder zusammenarbeiten, Entscheidungen treffen und miteinander kommunizieren – all das verringert Unklarheit und Konflikte, die Teams ausbremsen können.
2. Gestärktes Vertrauen und Zusammenarbeit
In der berühmten Project Aristotle-Studie stellte Google fest, dass der wichtigste Faktor für ein leistungsstarkes Team psychologische Sicherheit ist – im Wesentlichen das Vertrauensniveau im Team.
Normen beschleunigen den Aufbau von Vertrauen und gegenseitiger Verantwortung, indem sie die erwarteten Verhaltensweisen in Bezug auf das Einhalten von Zusagen gegenüber dem Team, das Übernehmen von Verantwortung für Fehler und die gemeinsame Lösung von Problemen festlegen.
3. Klarheit für die Priorisierung
Wenn Teammitglieder gemeinsame Ziele und ein Verständnis dafür haben, wie ihre individuellen Verantwortungsbereiche diese Ziele unterstützen, kann jeder anhand derselben gemeinsamen Faktoren Prioritäten setzen.
Sie helfen den Menschen, ihre Zeit und Energie auf die wichtigsten Projekte und Entscheidungen zu konzentrieren und beseitigen Unklarheiten über die höchsten Prioritäten zur Zielerreichung.
Beispiele für Teamnormen
Teams können Normen für verschiedene Aspekte ihrer Zusammenarbeit gestalten. Hier sind einige Beispiele für die geläufigsten Arten von Normen.
1. Wann und wie das Team kommuniziert
Gemeinsame Erwartungen darüber zu schaffen, wie und wann das Team kommuniziert – intern sowie extern mit bereichsübergreifenden Partnern – ist essenziell für Klarheit und Produktivität. Dazu können folgende Punkte gehören:
- Nutzung der Kommunikationskanäle: Wann und wie das Team E-Mails, Instant-Messaging, Meetings oder Betriebsversammlungen nutzt
- Reaktionszeiten: Erwartete Zeitrahmen für die Rückmeldung auf dringende vs. nicht dringende Nachrichten usw.
- Dringlichkeit: Wie kommuniziert wird, wenn etwas dringend ist, und was als Dringlichkeit gilt.
- Transparenz von Informationen: Wie transparent das Team mit Informationen auf verschiedenen Ebenen des Teams und der Organisation umgeht.
- Erwartungen an Meetings: Wer zu Meetings eingeladen wird, Verwendung von Tagesordnungen, Erwartungen an Zusammenfassungen und Weitergabe von Informationen.
2. Wie Entscheidungen im Team getroffen werden
Ein gemeinsames Verständnis darüber, wie Entscheidungen getroffen und kommuniziert werden, erhöht Klarheit und Verantwortlichkeit.
Es stellt sicher, dass Entscheidungen effizient getroffen werden und die Teammitglieder ihre Rolle im Prozess verstehen. Übliche Normen zum Thema Entscheidungsfindung sind:
- Einsatz bestimmter Entscheidungsframeworks: Verwendung von Tools wie SWOT-Analyse, Entscheidungs-Matrix, RAPID oder RACI.
- Klarheit über den Entscheidungsträger: Wann das Team gemeinsam Entscheidungen trifft, wann die Führungskraft entscheidet und wann die Entscheidung an ein anderes Teammitglied delegiert wird.
- Datenbasierte Entscheidungen: Erwartungen, wann Daten statt Meinungen genutzt werden sollen und wie viele Daten für eine Entscheidung nötig sind.
- Entscheidungsüberprüfung: Kriterien dafür, wann es akzeptabel ist, eine Entscheidung erneut zu überdenken.
3. Wie Meinungsverschiedenheiten gelöst werden
Unterschiedliche Meinungen sind in Teams normal, aber es ist wichtig, zwischen unterschiedlichen Ansichten und echten Meinungsverschiedenheiten zu unterscheiden.
Normen können dazu beitragen, eine gesunde Debatte zu fördern und zu verhindern, dass daraus Konflikte entstehen, die das Teamgefüge schädigen. Beispiele dafür sind:
- Aktives Zuhören: Die Erwartung, dass Teammitglieder zuhören, um zu verstehen, nicht nur um zu antworten.
- Offenen Dialog fördern: Eine Umgebung schaffen, in der Menschen sich sicher fühlen, Dinge anzusprechen und gegebenenfalls respektvoll zu widersprechen.
- Einig sein, uneinig zu sein: Erwartungen setzen, wann Diskussionen enden, Entscheidungen getroffen werden und das Team trotz unterschiedlicher Ansichten gemeinsam weiterarbeitet.
- Lösungsorientierte Diskussionen: Sich aktiv darauf verpflichten, Meinungsverschiedenheiten zu lösen, statt in Problemen zu verharren.
4. Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit bereichsübergreifenden Partnern
Kollaboration bedeutet nicht für jeden das Gleiche. Das Festlegen von Normen zur Zusammenarbeit im Team und mit bereichsübergreifenden Partnern trägt dazu bei, eine produktive und inklusive Umgebung zu schaffen. Beispiele dafür sind:
- Proaktive Kommunikation: Relevante Informationen und Updates teilen, um Informationsaustausch zu fördern und Silos abzubauen.
- Positives und konstruktives Feedback geben: Erwartung, dass Teammitglieder regelmäßig spezifisches, verhaltensbezogenes Feedback geben und offen für Rückmeldungen sind.
- Expertise respektieren: Die unterschiedlichen Fähigkeiten und Kenntnisse der Teammitglieder anerkennen und ihr Fachwissen effektiv nutzen.
- Die richtigen Partner einbinden: Sicherstellen, dass – je nach Rollen und Verantwortlichkeiten – die richtigen Personen an Projekten beteiligt sind und an Meetings und Diskussionen teilnehmen.
Schritte zur Einführung von Teamnormen
Teamnormen absichtlich festzulegen, ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Während die Führungskraft oder eine neutrale Person (z. B. eine HR-Partnerin oder ein HR-Partner) den Prozess moderiert, werden Normen grundsätzlich gemeinsam im Team geprägt.
Befolgen Sie diese Schritte, um eine effektive Teamnormen-Sitzung zu ermöglichen:
Verschiedene Perspektiven einholen
Abhängig von der Teamgröße ist es möglicherweise nicht sinnvoll oder praktikabel, das gesamte Team an der Sitzung teilnehmen zu lassen.
Oft finden Sitzungen zu Teamnormen auf der Führungsebene statt, aber um sicherzustellen, dass Perspektiven aus allen Ebenen des Teams berücksichtigt werden, sollten Informationen durch Umfragen und Gespräche zu folgenden Themen eingeholt werden:
- Bestehende Teamnormen
- Bevorzugte Kommunikationsmittel
- Meeting-Häufigkeit und Effektivität
- Kollaborationstools (vorhanden oder benötigt)
- Aktuelle Teamdynamik
- Arbeitserwartungen (z. B.: Homeoffice, E-Mail-Antworten nach Feierabend, usw.)
- Feedback und Anerkennung
- Entscheidungsfindungsprozess
- Teamwerte und Prioritäten
Sammeln und teilen Sie die Informationen vor der Sitzung mit den Teilnehmenden, damit alle die Gelegenheit haben, diese zu lesen und zu verinnerlichen.
Die aktuelle Situation bewerten
Nutzen Sie die gesammelten Informationen sowie die Perspektiven der Teilnehmenden, um die aktuelle Situation zu bewerten.
Es kann hilfreich sein, jede Antwort auf Haftnotizen zu schreiben, um sie anschließend nach Themen zu gruppieren.
Anschließend werden die Themen überprüft und priorisiert. Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass die unter „Arbeitserwartungen“ gefassten Punkte bereits existieren, während die bei „Kommunikation“ noch fehlen. Überlegen Sie:
- Was funktioniert gut und soll weiter ausgebaut oder als Norm festgeschrieben werden?
- Was läuft nicht optimal und könnte durch die Einführung einer neuen Norm verbessert werden?
- Was fällt nicht in den Diskussionsrahmen?
Es kann vorkommen, dass Themen übergreifende Probleme sichtbar werden. Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass Vertrauen (oder ein Mangel daran) sich in Bereichen wie Kommunikation, Zusammenarbeit, Teamdynamik und Entscheidungsprozessen zeigt.
In diesem Fall ist es wirkungsvoller, Priorität auf Normen rund um Vertrauen zu legen, als viele verschiedene Regeln für einzelne Kategorien zu formulieren.
Mögliche Normen könnten sein, kollektive Problemlösungen zu fördern, damit mehrere Stimmen gehört und berücksichtigt werden, explizite Feedbackschleifen als Teil von Projekten mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung einzuführen, Menschen öffentlich für das Eingehen von Risiken und deren Lernerfahrungen zu würdigen und festzulegen, dass alle Entscheidungen innerhalb von 24 Stunden per E-Mail an das Team kommuniziert werden.
Neue Normen im Brainstorming entwickeln
Erarbeiten Sie im Brainstorming Definitionen für jedes Thema oder jede Kategorie. Formulieren Sie diese in „Ich“-Sätzen. Zum Beispiel: „Ich gebe zu, wenn ich einen Fehler mache“ statt „Menschen geben ihre Fehler zu“.
Die persönliche Formulierung sorgt dafür, dass sich jede Person in den Normen und im eigenen Verhalten wiederfinden kann.
Es ist außerdem besser, klare, einfache Sprache zu wählen, statt auf „Business-Sprech“ zurückzugreifen. Zum Beispiel: Statt „Sich mit Fachexperten austauschen und deren Fachwissen zur Entscheidungsfindung nutzen“ besser: „Ich frage die Expertin oder den Experten und vertraue auf ihre Empfehlung.“
Überprüfen Sie die formulierten Normen darauf, was fehlt und wo es Überschneidungen gibt, bevor die Liste finalisiert wird.
Es gibt keine perfekte Anzahl an Normen und das Ziel ist nicht, für alles eine Regel aufzustellen. Beginnen Sie mit einigen grundlegenden, vor allem zu Kommunikation und Vertrauen, oder fokussieren Sie auf die größten Konfliktpunkte.
Beispielsweise: Wenn das Team frustriert ist, weil sich viele nicht über die Entwicklungen im gesamten Team informiert fühlen, etablieren Sie ein wöchentliches Meeting, in dem jedes Arbeitsfeld einen Statusbericht gibt.
Normen dem Team vorstellen und Commitment gewinnen
Sobald die Normen finalisiert sind, teilen Sie sie dem Team mit. Hier einige Hinweise:
- Erklären Sie den Zweck der Normenerstellung und wie diese das Team stärken werden
- Erinnern Sie daran, dass Beiträge aus verschiedenen Ebenen eingeflossen sind
- Beschreiben Sie die jeweilige Norm und die damit erwarteten Verhaltensweisen
- Schaffen Sie Raum für Nachfragen und Rückmeldungen
- Erklären Sie, wie sich Teammitglieder gegenseitig zur Einhaltung der Normen verpflichten
Die Einführung der Normen in einem Teammeeting ist eine gute Möglichkeit, Begeisterung und Vertrauen in die neuen Regeln zu zeigen, alle einzubinden und die Erwartungen klar zu machen.
Sorgen Sie dafür, dass die Normen künftig auffindbar sind – beispielsweise auf einer Überblicksseite oder einer Teamwebsite.
Verhalten vorleben und Menschen zur Verantwortung ziehen
Damit Menschen die Normen schnell übernehmen, ist es wichtig, dass Führungskräfte sie in ihren Interaktionen vorleben.
Wenn deutlich wird, dass die Normen für alle gelten, schafft das Glaubwürdigkeit und hilft Teammitgliedern, das vorgelebte Verhalten zu übernehmen.
Wenn beispielsweise die Norm gilt, dass alle Meetings pünktlich beginnen und enden, wird es auffallen, wenn Führungskräfte zu spät kommen oder Meetings überziehen lassen.
Es ist auch wichtig, anzuerkennen, wenn Teammitglieder die Normen sowohl im Kleinen (z. B. durch ein direktes positives Feedback) als auch im Großen (z. B. durch ein gemeinsames Feiern eines Erfolgs beim Teammeeting) einhalten.
Gleichzeitig sollten Teammitglieder sich gegenseitig zur Verantwortung ziehen und direktes Feedback geben, wenn jemand die Normen nicht zeigt. Verhaltensänderungen brauchen Zeit, und anfangs reicht oft eine Erinnerung oder ein wenig Orientierung.
Wenn Teammitglieder spüren, dass es sowohl sicher als auch erwartet ist, sich konstruktiv gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen, liegt die Verantwortung für die Einhaltung der Normen nicht mehr nur bei der Führung, sondern beim gesamten Team.
Schließlich sollten Normen überprüft werden, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel von überwiegender Präsenzarbeit zu einem hybriden Arbeitsmodell wechselt, ist es sinnvoll, die Normen hinsichtlich virtueller versus persönlicher Zusammenarbeit sowie die Erwartungen an die Kommunikation zu überdenken.
Indem Sie flexibel und anpassungsfähig auf Veränderungen im Teamumfeld bleiben, bleiben die Normen relevant und nützlich.
Fallstudie zu Teamnormen: Die Einführung einer „First-Team“-Mentalität
Vor einigen Jahren arbeitete ich mit einem Führungsteam aus leitenden Führungskräften zusammen, die verschiedene Bereiche unter dem Dach einer Geschäftseinheit verantworteten.
Obwohl sich das Team gut verstand und regelmäßig traf, war die Entscheidungsfindung zeitaufwändig und fiel oft der Teamleiterin zu.
Die einzelnen Funktionsbereiche stellten fest, dass sie häufig unterschiedlich gut informiert wurden und manchmal das Gefühl hatten, das Führungsteam sei mit den Abläufen in den verschiedenen Bereichen nicht ausreichend vertraut.
Die Bereichsleiterin wollte, dass ihr Führungsteam mehr Verantwortung für die gesamte Geschäftseinheit übernimmt.
Ich moderierte eine Sitzung zu Teamnormen auf Basis von Patrick Lencionis Konzept des First Team—der Idee, dass Führungskräfte nicht vorrangig die ihnen unterstellten Mitarbeitenden priorisieren sollten, sondern ihre Peers und die gemeinsame Führungsarbeit für das Unternehmen insgesamt.
Während der Sitzung haben die Führungskräfte:
- Ihre Gedanken und Reaktionen zum Wandel von einer funktionsorientierten zu einer „First-Team“-Mentalität besprochen.
- Das Verhalten einer „First-Team“-Mentalität diskutiert, einschließlich des Engagements für das große Ganze, klarer und gemeinsamer Erwartungen sowie der bewussten Arbeit am Teamaufbau.
- Konkret erarbeitet, welche Erwartungen und Verhaltensweisen die Zusammenarbeit prägen sollen.
- Eine Liste von Normen für das Führungsteam erstellt.
Am Ende der Sitzung einigte sich das Führungsteam darauf, dass sie:
- Regelmäßig ohne die Teamleiterin zusammentreffen und Empfehlungen sowie Entscheidungen zur finalen Freigabe an die Leitung der Geschäftseinheit weitergeben.
- „Was ist das Beste für die Geschäftseinheit?“ als Leitfrage für ihre Entscheidungen nutzen.
- Zuerst Gemeinsamkeiten identifizieren und anschließend unterschiedliche Sichtweisen besprechen.
- Informationen konsequent über ihre jeweiligen Bereiche weitergeben.
Durch die gemeinsame Entwicklung der Teamnormen hatten die Beteiligten ein eigenes Interesse daran, sich und ihre Kolleg:innen zur Verantwortung zu ziehen – dies führte zu mehr Vertrauen und einer einfacheren Zusammenarbeit.
Infolgedessen konnte das Führungsteam eine aktivere Rolle in der Entscheidungsfindung und Problemlösung für das gesamte Team einnehmen.
Auch die Mitarbeitenden merkten die Vorteile: Durch das Bekenntnis zur Zusammenarbeit stellte das Führungsteam sicher, dass immer verschiedene Perspektiven berücksichtigt wurden und die Ergebnisse dem gesamten Team zugutekamen, nicht nur einzelnen Bereichen.
Die Leiterin der Geschäftseinheit stellte fest, dass ihr Führungsteam regelmäßig eigenständig Entscheidungen traf und sie meist nur noch Input und die abschließende Genehmigung geben musste. So wurde ihr mehr Freiraum für die eigentliche Führungsarbeit mit ihrem „First Team“ ermöglicht.
Handlungsempfehlungen
Wenn Sie überlegen, wie Sie selbst Teamnormen entwickeln können, finden Sie hier drei konkrete Handlungsempfehlungen für den Einstieg:
- Identifizieren Sie den Bedarf an Normen in Ihrem Team. Denken Sie darüber nach, was in Ihrem Team herausfordernd ist, und überlegen Sie, wo es Effizienzprobleme gibt. Wenn das Team sich ausreichend informiert fühlt, müssen Sie wahrscheinlich nicht mit der Kommunikation beginnen. Wenn sich jedoch Personen häufig darüber ärgern, dass sie bei Projekten, in denen sie Fachwissen haben, nicht einbezogen werden, sollten Sie dort ansetzen.
- Gemeinsam brainstormen. Normen werden durch Diskussion und Debatte gemeinsam entwickelt. Lassen Sie nicht einfach alle ihre Gedanken in ein Google-Dokument eintragen und dann damit arbeiten; machen Sie daraus einen kollaborativen Prozess.
- Flexibel und anpassungsfähig bleiben. Sobald Sie und Ihr Team Normen festgelegt haben, überprüfen Sie diese regelmäßig, insbesondere wenn sich im Team oder Umfeld etwas ändert. Ihre Teamnormen sollten zum aktuellen Zeitpunkt passen und sehr relevant erscheinen.
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