Teamnormen: Was sie sind und wie man sie etabliert
Teamnormen sind die informellen Regeln und geteilten Erwartungen, die bestimmen, wie Ihr Team zusammenarbeitet und Aufgaben erledigt. Wenn Sie diese Normen bewusst festlegen und kommunizieren, können Sie Zusammenarbeit, Leistung und Engagement steigern. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, warum Teamnormen wichtig sind, und führe Sie durch einfache Schritte, um sie aufzustellen, damit Ihr Team bestmöglich arbeiten kann.
Was sind Teamnormen?
Normen sind nicht das Gleiche wie Regeln oder Richtlinien. Sie unterscheiden sich in mehreren wichtigen Aspekten.
Grad der Formalität
Typischerweise sind Normen informelle, ungeschriebene Vereinbarungen, die bestimmen, wie Teammitglieder zusammenarbeiten. Es handelt sich um traditionell nicht kodifizierte Regeln dafür, wie die Arbeit im Team erledigt wird. Dennoch ist es möglich und empfehlenswert, dass das Team diese Normen selbst erstellt und kommuniziert – und trotzdem informell hält.
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Regeln und Richtlinien hingegen sind formal und dokumentiert, oft in Form von Richtlinien oder standardisierten Abläufen.
Flexibilität
Normen sind flexibel und anpassungsfähig und können sich leicht entwickeln, wenn sich Team oder Situation ändern – ganz ohne formale Genehmigung.
Regeln und Richtlinien sind dagegen starrer. Aufgrund ihres formalen Charakters bedürfen sie einer Genehmigung der Leitung, um geändert zu werden.
Wie sie entstehen
Normen werden gemeinschaftlich durch die Interaktionen und Erfahrungen des Teams geprägt, während Regeln und Richtlinien von einer Autoritätsperson (einer Führungskraft, einer Funktion oder der Organisation) entwickelt und vorgegeben werden.
Geltungsbereich
Normen konzentrieren sich darauf, wie Menschen in einem bestimmten Kontext zusammenarbeiten. Sie sind situationsabhängig für ein Team oder eine Gruppe und nicht organisationsweit einheitlich.
Regeln und Richtlinien haben einen größeren Anwendungsbereich und gelten in der Regel einheitlich für die gesamte Organisation.
Verantwortung und Durchsetzung
Normen setzen auf Selbstregulierung und beruhen auf gegenseitiger Verantwortung. Verstöße werden durch Feedback und Diskussion angesprochen, es gibt keine formellen Sanktionen.
Regeln/Richtlinien werden von einer autorisierten Person oder Funktion durchgesetzt. Fehlende Einhaltung zieht oft formale Konsequenzen nach sich.
| Normen | Regeln/Richtlinien |
| Oft informell und ungeschrieben | Formal und dokumentiert |
| Sehr anpassungsfähig | Starr; Änderungen nur mit Zustimmung der Leitung |
| Werden gemeinschaftlich durch Teaminteraktion und Erfahrung geprägt | Von der Leitung erstellt und von einer Autorität vorgegeben |
| Fokussiert darauf, wie Menschen in bestimmten Kontexten zusammenarbeiten; situationsabhängig | Haben breiten Geltungsbereich; unveränderlich |
| Selbstregulierend; Durchsetzung beruht auf gegenseitiger Verantwortung | Von einer Autorität durchgesetzt; Durchsetzung hat formale Konsequenzen |
Die Bedeutung von Normen für leistungsstarke Teams
Normen fördern hohe Leistungsfähigkeit, indem sie das gemeinsame Verständnis schaffen, das Teams für effizientes Arbeiten und wirkungsvolle Zusammenarbeit benötigen.
Sie orientieren das Team an gemeinsamen Zielen und gemeinsamer Verantwortung und helfen, die Ablenkung durch konkurrierende Prioritäten zu minimieren.
Das Etablieren von Teamnormen hilft dabei, eine effektive Arbeitsdynamik in drei wichtigen Bereichen zu schaffen:
1. Einheitliche Erwartungen und Verhaltensweisen
Um auf hohem Niveau zu arbeiten, benötigen Teams Konsistenz. Indem nicht nur festgelegt wird, was im Team getan wird, sondern auch wie es getan wird, helfen Normen dabei, Fokus und Produktivität zu fördern und machen es überflüssig, bei jedem Projekt oder Arbeitsstrang neu festzulegen, wie gearbeitet wird.
Normen schaffen klare Erwartungen dafür, wie Teammitglieder zusammenarbeiten, Entscheidungen treffen und miteinander kommunizieren – all das reduziert Mehrdeutigkeit und Konflikte, die Teams ausbremsen können.
2. Mehr Vertrauen und bessere Zusammenarbeit
In seiner bekannten Project Aristotle-Studie hat Google festgestellt, dass der wichtigste Faktor für ein leistungsstarkes Team psychologische Sicherheit ist – im Wesentlichen das Maß an Vertrauen im Team.
Normen beschleunigen den Aufbau von Vertrauen und gegenseitiger Verantwortlichkeit, indem sie erwartetes Verhalten beim Einhalten von Zusagen, beim Übernehmen von Verantwortung für Fehler und beim gemeinsamen Lösen von Problemen festlegen.
3. Klarheit bei der Priorisierung
Wenn Teammitglieder gemeinsame Ziele haben und verstehen, wie ihre individuellen Verantwortungsbereiche diese Ziele unterstützen, können alle nach denselben, gemeinsam festgelegten Faktoren priorisieren.
Sie helfen den Menschen, ihre Zeit und Energie auf die wichtigsten Projekte und Entscheidungen zu konzentrieren und beseitigen Unklarheiten bezüglich der höchsten Prioritäten zur Ergebniserreichung.
Beispiele für Teamnormen
Teams können zwar Normen in Bezug auf verschiedene Aspekte ihrer Zusammenarbeit entwickeln; hier sind jedoch einige Beispiele für die häufigsten Arten von Normen.
1. Wann und wie das Team kommuniziert
Gemeinsame Erwartungen darüber festzulegen, wie und wann das Team sowohl intern als auch extern mit bereichsübergreifenden Partnern kommuniziert, ist entscheidend, um Klarheit und Produktivität zu gewährleisten. Dies kann Folgendes beinhalten:
- Nutzung der Kommunikationskanäle: Wann und wie das Team E-Mail im Vergleich zu Instant Messaging, Meetings oder Informationsveranstaltungen verwendet
- Reaktionszeiten: Erwartete Zeiträume für Antworten auf dringende und weniger dringende Nachrichten usw.
- Dringlichkeit: Wie zu kommunizieren ist, wenn etwas dringend ist, und was als Dringlichkeit gilt.
- Transparenz von Informationen: Wie transparent das Team mit Informationen auf den verschiedenen Ebenen des Teams und der Organisation umgeht.
- Erwartungen an Meetings: Wer zu Meetings eingeladen wird, Verwendung von Agenden, Erwartungen an Zusammenfassungen und das Weitergeben von Informationen.
2. Wie Entscheidungen im Team getroffen werden
Ein gemeinsames Verständnis darüber, wie Entscheidungen getroffen und kommuniziert werden, erhöht die Klarheit und Verantwortlichkeit.
Es stellt sicher, dass Entscheidungen effizient getroffen werden und die Teammitglieder ihre Rollen im Prozess verstehen. Zu den üblichen Normen für die Entscheidungsfindung gehören:
- Verwendung bestimmter Entscheidungsfindungsrahmen: Nutzung von Tools wie SWOT-Analyse, Entscheidungs-Matrix, RAPID oder RACI.
- Klarheit über die Entscheidenden: Wann das Team Entscheidungen gemeinsam trifft, wann sie vom Teamleiter getroffen werden und wann die Entscheidung an jemand anderen im Team delegiert wird.
- Datenbasierte Entscheidungen: Erwartungen, wann Daten anstelle von Meinungen verwendet werden und wie viele Daten für eine Entscheidungsfindung nötig sind.
- Entscheidungsüberprüfung: Kriterien dafür, wann es akzeptabel ist, eine Entscheidung erneut zu überdenken.
3. Wie Meinungsverschiedenheiten gelöst werden
Meinungsverschiedenheiten sind in Teams normal, jedoch ist es wichtig zu unterscheiden, ob es sich um Unterschiede in der Meinung oder tatsächliche Konflikte handelt.
Normen können dabei helfen, eine gesunde Debattenkultur zu fördern und verhindern, dass Auseinandersetzungen zu Konflikten werden, die die Teamdynamik beeinträchtigen. Beispiele hierfür sind:
- Aktives Zuhören: Die Erwartung, dass Teammitglieder zuhören, um zu verstehen und nicht nur, um zu antworten.
- Förderung offener Dialoge: Eine Umgebung schaffen, in der Menschen sich sicher fühlen, zu diskutieren und auch respektvoll uneinig sein dürfen.
- Einigen, uneinig zu sein: Erwartungen festlegen, wann Debatten enden, Entscheidungen getroffen werden und das Team auch dann vorangeht, wenn nicht jeder mit den nächsten Schritten einverstanden ist.
- Lösungsorientierte Diskussionen: Engagement, aktiv an der Lösung von Meinungsverschiedenheiten zu arbeiten, anstatt im Problem zu verharren.
4. Zusammenarbeit im Team und mit bereichsübergreifenden Partnern
Zusammenarbeit bedeutet nicht für alle dasselbe. Die Entwicklung von Normen darüber, wie das Team intern und mit bereichsübergreifenden Partnern zusammenarbeitet, unterstützt ein produktives und inklusives Umfeld. Beispiele hierfür sind:
- Proaktive Kommunikation: Relevante Informationen und Updates teilen, um den Informationsfluss zu fördern und Silos aufzubrechen.
- Geben von positivem und konstruktivem Feedback: Erwartung, dass Teammitglieder regelmäßig spezifisches, verhaltensorientiertes Feedback geben und offen für Feedback sind.
- Respekt vor Fachwissen: Die verschiedenen Fähigkeiten und Kompetenzen der Teammitglieder anerkennen, respektieren und ihre Fachkenntnisse effektiv nutzen.
- Die richtigen Partner einbeziehen: Sicherstellen, dass je nach Rollen und Verantwortlichkeiten die richtigen Personen an Projekten, Meetings und Diskussionen beteiligt sind.
Schritte zur Entwicklung von Teamnormen
Die bewusste Festlegung von Teamnormen ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Während der Prozess von der Führungskraft oder einer neutralen Partei (z. B. einer HR-Partnerin) moderiert wird, werden die Normen von Natur aus kollektiv durch das Team geprägt.
Um eine effektive Sitzung zu Teamnormen durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:
Mehrere Perspektiven einholen
Je nach Größe des Teams ist es möglicherweise nicht praktikabel oder sinnvoll, das gesamte Team an der Sitzung teilnehmen zu lassen.
Oft finden Sitzungen zu Teamnormen auf Führungsebene statt. Um jedoch sicherzustellen, dass Perspektiven aller Ebenen im Team berücksichtigt werden, erheben Sie Informationen durch Umfragen und Gespräche zu Themen wie:
- Bestehende Teamnormen
- Bevorzugte Kommunikationsmittel
- Häufigkeit und Effektivität von Meetings
- Zusammenarbeitstools (vorhandene oder benötigte)
- Aktuelle Teamdynamik
- Arbeitserwartungen (z. B. Arbeiten aus dem Homeoffice, Reaktion auf E-Mails nach Feierabend usw.)
- Feedback und Anerkennung
- Entscheidungsfindungsprozess
- Teamwerte und Prioritäten
Stellen Sie die gesammelten Informationen den Teilnehmenden vor der Sitzung zur Verfügung, damit sie Zeit haben, diese zu lesen und zu verarbeiten.
Die aktuelle Situation beurteilen
Beurteilen Sie mithilfe der gesammelten Informationen sowie der Sichtweisen der Teilnehmenden die aktuelle Situation.
Es kann hilfreich sein, jede Antwort auf Haftnotizen zu schreiben, um sie dann thematisch zu gruppieren.
Anschließend prüfen und priorisieren Sie die Themen. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass in die Kategorie „Arbeitserwartungen“ bereits Normen existieren, in „Kommunikation“ aber nicht. Denken Sie darüber nach:
- Was läuft gut und sollte weiter ausgebaut oder in Normen überführt werden?
- Was funktioniert nicht und könnte durch eine neue Norm verbessert werden?
- Was liegt außerhalb des Diskussionsrahmens?
Sie werden vielleicht feststellen, dass es Themen gibt, die sich durch mehrere Bereiche ziehen. Beispielsweise kann sich Vertrauen – oder ein Mangel an Vertrauen – in Kommunikation, Zusammenarbeit, Dynamik im Team und Entscheidungsfindung zeigen.
In diesem Fall ist es wirkungsvoller, gemeinsame Normen rund um das Thema Vertrauen zu schaffen, statt mehrere einzelne Normen für jeden Bereich zu formulieren.
Mögliche Normen, die Sie hier berücksichtigen können, sind etwa die Förderung gemeinsamer Problemlösung, damit verschiedene Stimmen gehört und berücksichtigt werden, die Schaffung einer expliziten Feedback-Schleife innerhalb von Projekten mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung, die öffentliche Anerkennung von Personen, die Risiken eingehen und daraus lernen, sowie die Festlegung, dass alle Entscheidungen innerhalb von 24 Stunden per E-Mail kommuniziert werden.
Brainstorming zur Definition neuer Normen
Erarbeiten Sie Definitionen für jedes Thema bzw. jede Kategorie. Formulieren Sie diese mit „Ich“-Aussagen. Zum Beispiel „Ich gebe zu, wenn ich einen Fehler gemacht habe“ statt „Menschen geben Fehler zu“.
Durch die persönliche Formulierung kann sich jede Person darin selbst und ihr Verhalten wiederfinden.
Es ist zudem besser, eine einfache Alltagssprache statt „Business-Deutsch“ zu verwenden. Beispielsweise: statt „Konsultiere Fachexperten und nutze deren Expertise zur Unterstützung von Entscheidungen“, besser „Ich werde die Fachexpertin oder den Fachexperten befragen und vertraue auf ihre Empfehlung.“
Überprüfen Sie die Normen vor der endgültigen Liste daraufhin, was fehlt oder überflüssig ist.
Es gibt keine perfekte Anzahl von Normen, und das Ziel ist nicht, für alles eine Regel aufzustellen. Beginnen Sie mit einigen grundlegenden, die sich auf Kommunikation und Vertrauen beziehen, oder konzentrieren Sie sich auf die größten Konfliktpunkte.
Wenn beispielsweise im Team Frust herrscht, weil sich viele nicht über das Gesamtgeschehen informiert fühlen, richten Sie eine wöchentliche Besprechung ein, in der jeder Bereich einen Statusbericht abgibt.
Normen präsentieren und Zustimmung im Team erreichen
Sobald die Normen festgelegt sind, teilen Sie sie dem Team mit. Einige Hinweise dazu:
- Erklären Sie den Zweck der Normen und wie sie dem Team helfen werden
- Erinnern Sie daran, dass für die finale Auswahl verschiedene Perspektiven einbezogen wurden
- Beschreiben Sie die jeweiligen Normen und das erwartete Verhalten
- Schaffen Sie Raum, in dem Fragen gestellt und Feedback gegeben werden kann
- Erklären Sie, wie sich die Teammitglieder gegenseitig an die Einhaltung der Normen erinnern und zur Verantwortung ziehen
Die Einführung neuer Normen in einem Teammeeting ist eine großartige Möglichkeit, Begeisterung und Vertrauen in die Normen zu zeigen, die Beteiligten zu aktivieren und Erwartungen zu setzen.
Für die Zukunft stellen Sie sicher, dass das Team jederzeit auf die Leitlinien zugreifen kann – zum Beispiel auf einer Einzelseite oder einer teaminternen Website.
Verhaltensweisen vorleben und Verantwortung einfordern
Damit die Leitlinien schnell übernommen werden, ist es entscheidend, dass Führungskräfte sie in ihren Interaktionen vorleben.
Wenn deutlich wird, dass die Leitlinien für alle gelten, stärkt das die Glaubwürdigkeit und hilft Teammitgliedern, das gezeigte Verhalten ebenfalls zu leben.
Wenn zum Beispiel die Leitlinie besteht, dass alle Meetings pünktlich beginnen und enden, fällt es auf, wenn Führungskräfte verspätet erscheinen oder das Meeting überziehen lassen.
Ebenso wichtig ist es, anzuerkennen, wenn Teammitglieder die Leitlinien befolgen – im Kleinen (z.B.: ein lobender Kommentar direkt an die Person) wie im Großen (z.B.: ein Erfolg wird im Teammeeting gefeiert).
Gleichzeitig sollten Teammitglieder sich gegenseitig verantwortlich machen und direktes Feedback geben, wenn jemand die Leitlinien nicht einhält. Verhaltensänderung braucht Zeit, und anfangs benötigen viele lediglich eine Erinnerung oder Unterstützung.
Spüren Teammitglieder, dass es nicht nur sicher, sondern sogar erwartet ist, sich konstruktiv gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen, erweitert sich die Verantwortung von der Führungsebene auf das gesamte Team.
Abschließend: Überprüfen Sie die Leitlinien, wenn sich Rahmenbedingungen verändern. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise von überwiegend Büroarbeit auf ein hybrides Arbeitsmodell umstellt, sollte überprüft werden, wie Zusammenarbeit virtuell vs. persönlich aussieht und welche Erwartungen es an Kommunikation gibt.
Indem Sie flexibel auf die Bedingungen im Team eingehen, bleiben die Leitlinien relevant und hilfreich.
Fallbeispiel Teamleitlinien: Einführung eines „First Team“-Mindsets
Vor einigen Jahren arbeitete ich mit einem Führungsteam aus leitenden Führungskräften zusammen, die jeweils verschiedene Funktionen innerhalb einer Geschäftseinheit verantworteten.
Obwohl das Team sich gut verstand und sich regelmäßig traf, war die Entscheidungsfindung zeitaufwändig und lag häufig bei der Teamleitung.
Die Fachabteilungen stellten fest, dass sie oft unterschiedlich ausführlich informiert wurden und teilweise das Gefühl hatten, das Führungsteam sei nicht im Bilde über die Vorgänge in den einzelnen Bereichen.
Die Bereichsleiterin wollte, dass ihr Führungsteam mehr Verantwortung für die Geschäftseinheit als Ganzes übernimmt.
Ich moderierte eine Teamnormen-Sitzung auf Basis von Patrick Lencionis Konzept des „First Team“ — dem Ansatz, dass Führungskräfte nicht die ihnen unterstellten Teams, sondern ihre Kollegen und die Führung des Gesamtbereichs priorisieren sollten.
Während der Sitzung haben die Führungskräfte:
- Ihre Gedanken und Reaktionen zur Veränderung von einer funktionsorientierten Sichtweise hin zum „First Team“-Mindset reflektiert.
- Über die Verhaltensweisen einer „First Team“-Mentalität diskutiert – dazu gehören: das große Ganze im Blick behalten, explizite und geteilte Erwartungen kommunizieren und gezielt auf Teambuilding hinarbeiten.
- Gemeinsam Erwartungen und Verhaltensweisen erarbeitet, die das Miteinander prägen sollten.
- Eine Liste von Teamleitlinien erarbeitet.
Am Ende der Sitzung einigte sich das Führungsteam darauf, dass es:
- Sich regelmäßig ohne Teamleitung trifft, Empfehlungen und Entscheidungen aber zur abschließenden Genehmigung an die Bereichsleitung weitergibt.
- „Was ist das Beste für die Geschäftseinheit?“ als ersten Maßstab für Entscheidungen heranzieht.
- Zunächst Gemeinsamkeiten sucht und erst anschließend unterschiedliche Sichtweisen diskutiert.
- Informationen konsequent über die jeweiligen Funktionen weitergibt.
Indem die Leitlinien gemeinsam geschaffen wurden, verpflichteten sich die Führungskräfte, sich gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen, was zu größerem Vertrauen und leichterer Zusammenarbeit führte.
Dadurch konnte das Führungsteam eine aktivere Rolle bei Entscheidungsfindung und Problemlösung für das gesamte Team übernehmen.
Auch die Teams spürten die Vorteile: Durch den klaren Fokus auf Zusammenarbeit wurde sichergestellt, dass stets unterschiedliche Perspektiven berücksichtigt und die Ergebnisse dem Gesamtteam und nicht nur bestimmten Bereichen zugutekamen.
Die Leiterin der Geschäftseinheit stellte fest, dass ihr Führungsteam häufig Entscheidungen traf, ohne dass es mehr als ihre Einschätzung und finale Genehmigung brauchte. Das verschaffte ihr Zeit, sich mit ihrem „First Team“ auf die Führung der Organisation zu konzentrieren.
Konkrete Handlungsempfehlungen
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie selbst Teamnormen entwickeln können, sind hier drei konkrete Tipps für den Einstieg:
- Identifizieren Sie den Bedarf an Normen in Ihrem Team. Überlegen Sie, welche Herausforderungen es in Ihrem Team gibt und in welchen Bereichen es ineffizient läuft. Wenn das Team ausreichend über alle Vorgänge informiert ist, müssen Sie wahrscheinlich nicht bei der Kommunikation ansetzen. Wenn sich jedoch häufig Mitarbeitende ausgeschlossen fühlen, obwohl sie eigentlich Fachexpertise hätten, ist das der passende Ansatzpunkt.
- Gemeinsam brainstormen. Normen werden gemeinsam durch Diskussion und Austausch entwickelt. Lassen Sie nicht einfach alle ihre Gedanken in ein Google-Dokument werfen und darauf basierend weiterarbeiten, sondern gestalten Sie den Prozess wirklich kollaborativ.
- Flexibel und anpassungsfähig bleiben. Nachdem Sie und Ihr Team Normen aufgestellt haben, sollten diese regelmäßig überprüft werden, insbesondere wenn sich im Team oder Umfeld etwas verändert. Ihre Teamnormen sollen zur aktuellen Situation passen und stets relevant bleiben.
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