So schreiben Sie eine HRMS-Ausschreibung, um die besten Anbieter zu gewinnen

Benötigen Sie tatsächlich ein RFP?

Sie sollten ein RFP in Betracht ziehen, wenn die Anforderungen Ihres Teams komplex sind und eine detaillierte Bewertung von HRMS-Softwareoptionen erfordern.

Es ist besonders in größeren Unternehmen oder stark regulierten Branchen nützlich, in denen Compliance, konfigurierbare Funktionen und Skalierbarkeit entscheidend sind. Wenn Sie mit einem beträchtlichen Budget arbeiten oder eine Integration in bestehende Systeme über APIs benötigen, kann ein RFP Ihnen außerdem helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden.

In den folgenden Fällen ist ein RFP erforderlich:

• Große Organisationen mit mehreren Abteilungen
• Hohe Compliance- oder Sicherheitsanforderungen
• Komplexe Integration in bestehende Systeme
• Erhebliche Auswirkungen auf das Budget
• Anforderungen an Anpassbarkeit und Skalierbarkeit

Wann ein RFP übertrieben sein könnte

In kleineren Organisationen oder wenn Ihre Anforderungen unkompliziert sind, kann die Erstellung eines RFP mehr Aufwand verursachen, als sie wert ist. Wenn Sie Ihre Anforderungen problemlos kommunizieren und Anbieter direkt anhand der Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche oder grundlegender Anforderungen an Mitarbeiterdaten bewerten können, verzichten Sie auf das RFP und sparen Sie Zeit – weiter unten finden Sie meine besten Empfehlungen für HRMS, die Sie stattdessen in Betracht ziehen könnten.

Die besten HRMS zur Auswahl

Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren HRMS-Optionen, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:

Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.

1. 1. Paycom — Am besten mit KI-gestützter Befehlssuche für HR-Daten
2. 2. Deel HR — Am besten geeignet, um HRIS und Gehaltsabrechnung weltweit zu vereinen
3. 3. Factorial — Am besten für die Automatisierung des Dokumentenmanagements geeignet
4. 4. Justworks — Am besten geeignet für integrierte Ausgabenmanagement-Tools
5. 5. HiBob — Am besten für People Analytics geeignet
6. 6. Leapsome — Am besten für Performance-Management-Integration
7. 7. BambooHR® — Am besten geeignet für intuitiven Mitarbeiter-Self-Service
8. 8. Paylocity — Am besten für anpassbare Berichte
9. 9. Paycor — Am besten geeignet für Großunternehmen
10. 10. Gusto — Am besten für Lohnabrechnungs- und Sozialleistungsintegration geeignet

RFI vs. RFP vs. RFQ: Wo liegt der Unterschied?

Wenn Sie die Unterschiede zwischen einem RFI, RFP und RFQ verstehen, kann Ihr Team fundierte Entscheidungen treffen, ohne sich unnötig zu erschweren. Ein RFI sammelt grundlegende Informationen, während ein RFP detaillierte Angebote einholt und ein RFQ Preise abfragt. Die Wahl des richtigen Dokuments kann Ihren Beschaffungsprozess optimieren und Reibungsverluste reduzieren:

Dokumenttyp	Zweck	Wann verwenden?	Was sollte enthalten sein?	Erforderlicher Detailgrad
Anfrage nach Informationen (RFI)	Allgemeine Informationen über potenzielle Anbieter sammeln	Zu Beginn des Prozesses, wenn Optionen geprüft werden	Unternehmenshintergrund, angebotene Dienstleistungen, grundlegende Fähigkeiten	Niedrig
Anfrage nach Angeboten (RFP)	Detaillierte Angebote und Lösungen einholen	Wenn umfassende Lösungen für komplexe Anforderungen benötigt werden	Spezifische Anforderungen, Projektziele, Bewertungskriterien	Hoch
Anfrage nach Preisangeboten (RFQ)	Preisinformationen für definierte Dienstleistungen oder Produkte erhalten	Wenn die Kosten im Vordergrund stehen und die Anforderungen klar sind	Detaillierte Spezifikationen, Menge, Lieferbedingungen	Mittel

Häufige RFP-Fehler, die Sie vermeiden sollten

Wenn Sie Ihr RFP überstürzt erstellen oder wichtige Details auslassen, kann dies zu Verwirrung, Zeitverschwendung oder Anbietern führen, die nicht gut zu den Anforderungen Ihrer Organisation passen. Indem Sie häufige Fehler vermeiden, können Sie den Auswahlprozess für ein HRMS reibungsloser gestalten, die passende HRMS-Software für Ihr Team finden und alle Vorteile eines HRMS nutzen.

Unabhängig davon, ob Sie noch am Anfang des RFP-Prozesses stehen oder Ihre Beschaffungsstrategie für HR-Technologie verfeinern, sollten Sie auf die folgenden Fallstricke achten:

Unzureichender Hintergrund oder Kontext

Ohne ausreichenden Hintergrund oder Kontext verstehen Anbieter möglicherweise Ihre Anforderungen, HR-Arbeitsabläufe oder die HRIS-Umgebung, in der sie arbeiten werden, nicht vollständig. Dies kann zu Antworten von Anbietern führen, die am eigentlichen Bedarf vorbeigehen.

Geben Sie klare Informationen zu den Zielen, der Kultur, den technischen Anforderungen und den bestehenden HR-Systemen Ihrer Organisation an, damit Anbieter ihre Angebote entsprechend anpassen können. Die Hervorhebung relevanter Module wie Onboarding, Talentmanagement oder Leistungsmanagement kann die Übereinstimmung verbessern.

Fehlendes oder unklares Budget

Wenn Sie Ihr Budget nicht angeben oder es unklar ist, schlagen Anbieter möglicherweise Lösungen vor, die völlig an Ihren Anforderungen vorbeigehen. Das kann Zeit kosten und zu Frustration führen. Legen Sie Ihre Budgetvorstellungen und -beschränkungen klar dar und nutzen Sie Ressourcen wie den HRMS-Preisleitfaden, um zu verstehen, wie viel HRMS kostet.

Vage Anforderungen oder juristischer Fachjargon

Vage Anforderungen oder eine mit juristischem Fachjargon gefüllte Ausschreibungsanfrage können zu Verwirrung und Fehlinterpretationen führen. Beschreiben Sie konkret, wonach Sie suchen, und verwenden Sie eine klare, allgemein verständliche Sprache.

Beispiel: Anstatt zu sagen „muss die relevanten Gesetze einhalten“, führen Sie die konkreten Vorschriften auf, die für Ihre Branche gelten.

Sie sollten außerdem die gewünschte Funktionalität definieren, etwa automatische Anmeldung, Selbstbedienung für Mitarbeitende, Verwaltung von Leistungen oder konfigurierbare Schnittstellen, damit Anbieter ein klares Bild von den Prioritäten erhalten.

Keine Bewertungskriterien angegeben

Wenn Sie nicht mitteilen, wie Sie die Angebote bewerten werden, wissen Anbieter nicht, worauf sie sich konzentrieren sollen. Dies kann zu Einreichungen führen, die weder den Anforderungen Ihrer Organisation noch den Erwartungen wichtiger Beteiligter entsprechen.

Legen Sie Ihre Bewertungskriterien klar dar – etwa die Sicherheit von HR-Daten, Supportoptionen, die Integration in bestehende APIs oder den Prozess nach der Implementierung –, damit Anbieter ihre Angebote entsprechend ausrichten und Ihre Entscheidungen bei der Erstellung der Auswahlliste unterstützen können.

Kein einheitliches Format für Anbieterantworten

Ohne ein einheitliches Format für Antworten wird der Vergleich von Angeboten schwierig und zeitaufwendig. Stellen Sie Anbietern eine Vorlage oder Gliederung für die Ausschreibungsanfrage zur Verfügung, beispielsweise eine HRMS-Vorlage für Ausschreibungsanfragen, an der sie sich orientieren können.

So können Sie die Angebote – von der Funktionalität bis zu Aktualisierungen – problemlos direkt miteinander vergleichen und den Auswahlprozess effizienter gestalten. Ein einheitliches Format verbessert außerdem die Beurteilung der Eignung eines Anbieters durch Endnutzer und HR-Teams während der abschließenden Prüfung.

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Werden Sie Teil der People Managing People Community und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Veranstaltungen nur für Mitglieder und wöchentlichen Führungstipps – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

Stellen Sie Ihr HRMS-RFP-Team zusammen

Die Erstellung einer aussagekräftigen Ausschreibungsanfrage ist keine Einzelaufgabe. Sie erfordert den Beitrag einer funktionsübergreifenden Gruppe, damit die Anforderungen Ihrer Organisation wirklich abgebildet werden. Indem Sie die richtigen Personen frühzeitig einbeziehen, verringern Sie Risiken und vermeiden späteren Nachbearbeitungsaufwand. Diese Personen sollten Ihrem Team angehören:

Projektverantwortlicher

Der Projektverantwortliche übernimmt die Leitung und stellt sicher, dass die Ausschreibungsanfrage mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmt. Er kann die erforderlichen Ressourcen und Unterstützung sichern, damit das Projekt planmäßig vorankommt. Typischerweise wird diese Rolle von einer Führungskraft übernommen, beispielsweise einem VP für HR oder einem Verantwortlichen für den operativen Betrieb.

Fachliche Experten

Fachliche Experten bringen fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen und Prozesse ein, die das HRMS unterstützen muss. Ihre Erkenntnisse stellen sicher, dass die Ausschreibungsanfrage alle erforderlichen Funktionen und Anforderungen abdeckt. Zu dieser Gruppe gehören häufig HR-Manager, IT-Spezialisten und Compliance-Beauftragte.

Einkaufsverantwortliche oder RFP-Autoren

Einkaufsverantwortliche oder RFP-Autoren verfügen über die nötige Expertise, um die Ausschreibungsanfrage klar und präzise zu strukturieren und zu formulieren. Sie stellen sicher, dass das Dokument umfassend ist und bewährten Verfahren folgt. Zu diesem Team können Einkaufsverantwortliche oder erfahrene RFP-Berater gehören.

Endnutzer und Beteiligte

Endnutzer und Beteiligte liefern praxisnahe Erkenntnisse darüber, wie das HRMS täglich eingesetzt wird, und stellen so sicher, dass die Ausschreibungsanfrage reale Anforderungen berücksichtigt. Ihr Feedback hilft dabei, die Ausschreibungsanfrage zur Verbesserung der Benutzererfahrung anzupassen. Zu dieser Gruppe gehören häufig HR-Mitarbeitende, Abteilungsleiter und Mitarbeitervertreter.

Definieren Sie unverzichtbare Anforderungen & Ziele

Bevor Sie eine Ausschreibungsanfrage versenden, muss Ihr Team klar definieren, was die neue Lösung leisten soll und warum. Die gemeinsame Ausrichtung auf Problembereiche, Ziele und nicht verhandelbare Anforderungen hilft Anbietern, präzise zu antworten, und erleichtert die Bewertung der Angebote. Berücksichtigen Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen die folgenden Schlüsselfaktoren:

• Probleme mit dem aktuellen System: Mit welchen Problemen sind Sie bei Ihrem aktuellen HRMS konfrontiert? Vielleicht sind es langsame Verarbeitungszeiten oder die fehlende Integration mit anderen Tools. Wenn Sie diese identifizieren, können Sie priorisieren, was behoben werden muss.
• Erforderliche Verbesserungen und angestrebte Ergebnisse: Welche Verbesserungen möchten Sie sehen und wie werden Sie den Erfolg messen? Wenn Sie beispielsweise ein schnelleres Onboarding benötigen, setzen Sie sich das Ziel, die Onboarding-Zeit um 30% zu reduzieren.
• Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Welche spezifischen Funktionen muss das neue HRMS unterstützen? Denken Sie an Compliance-Anforderungen wie die DSGVO und technische Anforderungen wie die Integration mit Lohnabrechnungssystemen.
• Benutzerrollen, Nutzungsumfang, Arbeitsabläufe: Wer wird das System nutzen und wie häufig? Das Verständnis der Benutzerrollen und täglichen Arbeitsabläufe stellt sicher, dass die Lösung den Anforderungen Ihres Teams entspricht. Gibt es bestimmte Arbeitsabläufe, die optimiert werden müssen?
• Präferenzen für die Bereitstellung: Bevorzugen Sie eine cloudbasierte Lösung oder eine lokale Installation? Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung über die Bereitstellung die IT-Infrastruktur Ihrer Organisation und Ihre Pläne für zukünftiges Wachstum.

Das HRMS-RFP verfassen

Nun ist es an der Zeit, alles in einem klaren, strukturierten RFP-Dokument zusammenzufassen. Ein gut organisiertes und vollständiges RFP erleichtert es Anbietern, präzise zu antworten, und Ihrem Team, diese Antworten zu bewerten. Folgende Inhalte sollten enthalten sein:

1. Zusammenfassung

Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihre Organisation und den Zweck des RFP. Formulieren Sie klar, was Sie von einem HRMS erwarten und warum es benötigt wird. Dies hilft den Anbietern, Ihre übergeordneten Ziele zu verstehen und ihre Angebote entsprechend auszurichten. Fassen Sie sich kurz und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Ziele und erwarteten Ergebnisse.

2. Leistungsumfang

Beschreiben Sie detailliert die spezifischen Aufgaben und Ergebnisse, die Sie vom Anbieter erwarten. Legen Sie die Grenzen des Projekts und etwaige Einschränkungen fest, um Missverständnisse zu vermeiden. Geben Sie beispielsweise an, ob Sie fortlaufenden Support oder nur die Ersteinrichtung benötigen. Diese Klarheit hilft den Anbietern einzuschätzen, ob sie Ihre Erwartungen erfüllen können.

3. Technische Anforderungen

Führen Sie die technischen Spezifikationen auf, die das HRMS erfüllen muss, beispielsweise die Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Plattformen. Heben Sie alle erforderlichen spezifischen Technologien oder Integrationen hervor. Wenn Sie beispielsweise ein bestimmtes Lohnabrechnungssystem verwenden, erwähnen Sie die Notwendigkeit einer nahtlosen Integration. So stellen Sie sicher, dass die Anbieter Lösungen vorschlagen, die zu Ihrer technologischen Umgebung passen.

4. Qualifikationen der Anbieter

Beschreiben Sie die Qualifikationen und Erfahrungen, die Anbieter Ihrer Erwartung nach mitbringen sollten. Dazu können Branchenerfahrung, Kundenreferenzen oder Fallstudien gehören. Wenn Sie beispielsweise im Gesundheitswesen tätig sind, können Sie von den Anbietern Erfahrung mit HRMS im Gesundheitswesen verlangen. So können Sie Anbieter auswählen, die die Besonderheiten Ihrer Branche wirklich verstehen.

5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance

Geben Sie alle Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen an, die das HRMS erfüllen muss. Dazu können Datenschutzgesetze wie die DSGVO oder branchenspezifische Vorschriften gehören. Indem Sie dies ausdrücklich festhalten, stellen Sie sicher, dass die Anbieter Lösungen vorschlagen, die Ihre Daten schützen und rechtliche Verpflichtungen erfüllen.

6. Erwartungen an Implementierung und Schulung

Beschreiben Sie Ihre Erwartungen an den Implementierungszeitplan und an erforderliche Schulungen für Ihr Team. Wenn Sie eine schrittweise Einführung oder bestimmte Schulungseinheiten benötigen, machen Sie dies deutlich. So können die Anbieter ihre Ressourcen planen und einen reibungslosen Übergang für Ihr Team sicherstellen.

7. Preise und Lizenzierung

Fordern Sie detaillierte Preisinformationen an, einschließlich etwaiger Lizenzgebühren, Wartungskosten oder zusätzlicher Gebühren. Bitten Sie um eine Aufschlüsselung, um die Kosten effektiv vergleichen zu können. Wenn es beispielsweise gestaffelte Preisoptionen gibt, bitten Sie um eine klare Darstellung der in den einzelnen Stufen enthaltenen Leistungen. Diese Transparenz unterstützt die Budgetplanung und Entscheidungsfindung.

8. Vertragsbedingungen

Geben Sie bevorzugte Vertragsbedingungen an, einschließlich Laufzeit, Verlängerungsoptionen und Kündigungsklauseln. Wenn Sie bestimmte Bedingungen haben, die nicht verhandelbar sind, heben Sie diese hervor. So stellen Sie sicher, dass beide Parteien von Anfang an ein klares Verständnis der vertraglichen Verpflichtungen haben.

9. Einreichungsanweisungen

Geben Sie klare Anweisungen dazu, wie Anbieter ihre Angebote einreichen sollen, einschließlich etwaiger Fristen und Formatvorgaben. Legen Sie fest, ob Sie digitale Kopien, gedruckte Exemplare oder beides benötigen. Dies gewährleistet einen reibungslosen Einreichungsprozess und hilft Ihnen, Angebote effizient zu verwalten und zu prüfen.

Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien

Klar definierte Bewertungskriterien tragen dazu bei, Ihren Entscheidungsprozess objektiv, transparent und auf Ihre Geschäftsziele ausgerichtet zu halten. Wenn Sie diese Kriterien vor der Prüfung der Angebote festlegen, vermeiden Sie Voreingenommenheit und stellen einen fairen Vergleich sicher. So definieren Sie Ihre Bewertungskriterien:

Was ist am wichtigsten?

Konzentrieren Sie sich auf 3–5 gewichtete Kategorien, die Ihren Zielen und Prioritäten entsprechen. So können Sie sich auf das konzentrieren, was für Ihr Team wirklich wichtig ist. Zu den gängigen RFP-Bewertungskategorien für HRMS gehören:

• Kosten
• Funktionalität
• Erfahrung des Anbieters
• Integrationsfähigkeit
• Benutzerfreundlichkeit

Indem Sie diese Kategorien eingrenzen, stellen Sie sicher, dass Ihre Bewertung den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix

Mit einer Bewertungsmatrix können Sie jeder Kategorie je nach ihrer Bedeutung eine Gewichtung zuweisen. Wenn beispielsweise die Funktionalität entscheidend ist, könnten Sie ihr eine Gewichtung von 40 % zuweisen, während die Kosten mit 20 % gewichtet werden. Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer Skala von 1–5 oder 1–10, um eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten. Passen Sie die Gewichtungen an Ihre internen Prioritäten an und stellen Sie sicher, dass Ihre Bewertungen fair und ausgewogen sind.

Machen Sie Ihren Bewertungsprozess klar

Definieren Sie, wer die Angebote bewertet und wie dies geschehen soll. Verwenden Sie ein standardisiertes Bewertungsschema, um Ihr Team anzuleiten und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Planen Sie vor Beginn der Bewertung ein Meeting ein, um die Bewertenden abzustimmen und sicherzustellen, dass sie die Kriterien und den Bewertungsprozess verstehen. Diese Vorbereitung hilft, Abweichungen zu vermeiden, und sorgt für einen reibungslosen und transparenten Bewertungsprozess.

Veröffentlichen Sie die HRMS-RFP

Die Veröffentlichung der RFP besteht nicht nur darin, sie zu versenden. Es geht darum sicherzustellen, dass Anbieter über den richtigen Zugang, klare Zeitvorgaben und Anweisungen verfügen, um effektiv zu antworten. Ein reibungsloser Verteilungsprozess legt den Grundstein für die Qualität der Angebote, die Sie erhalten werden. So verwalten Sie diesen Prozess:

Wählen Sie die richtige Verteilungsmethode

Berücksichtigen Sie gängige Verteilungsoptionen wie E-Mail, RFP-Softwareplattformen oder Beschaffungsportale. Ein zentralisiertes System hilft Ihnen, Antworten nachzuverfolgen und den Überblick zu behalten. Sie können eine Kontaktliste der Anbieter einfügen oder zur besseren Übersicht einen rollenbasierten Posteingang verwenden. So bleibt die gesamte Kommunikation übersichtlich und für Ihr Team zugänglich.

Legen Sie klare Zeitvorgaben fest

Stellen Sie einen standardmäßigen RFP-Zeitplan bereit, an dem sich die Anbieter orientieren können. Fügen Sie die folgenden Termine ein:

• Datum der Veröffentlichung der RFP
• Zeitraum für Fragen und Antworten der Anbieter
• Frist für die endgültige Einreichung
• Zeitraum für Bewertung und Auswahl

Stellen Sie sicher, dass dieser Zeitplan in der RFP selbst angegeben ist, damit die Anbieter entsprechend planen können. Diese Transparenz sorgt dafür, dass alle Beteiligten abgestimmt bleiben und der Zeitplan eingehalten wird.

Legen Sie die Anforderungen an die Einreichung fest

Geben Sie klar an, was Anbieter wissen müssen, um ihre Angebote korrekt einzureichen. Legen Sie zulässige Dateiformate wie PDF-, Word- oder Excel-Vorlagen sowie bevorzugte Übermittlungswege wie ein Upload-Portal oder einen Antwort-Posteingang fest. Geben Sie an, ob Anbieter bestimmte Vorlagen oder Formulare verwenden müssen und ob verspätete Einreichungen akzeptiert werden. Diese Klarheit hilft den Anbietern, Ihre Erwartungen zu erfüllen, und reduziert potenzielle Probleme.

Bewerten Sie die Antworten der Anbieter und erstellen Sie eine engere Auswahl

Hier zahlt sich Ihr strukturierter Ansatz aus, denn Ihr Team verwandelt die Antworten der Anbieter in eine fundierte engere Auswahl. Beständigkeit, Objektivität und Zusammenarbeit aller an der Bewertung Beteiligten sind entscheidend. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, Anbieter effektiv zu bewerten und in die engere Auswahl zu nehmen:

• Vorschläge für die Prüfung organisieren und formatieren: Stellen Sie sicher, dass alle Vorschläge für einen einfachen Vergleich einheitlich formatiert sind. Erstellen Sie für jeden Vorschlag ein Zusammenfassungsblatt, auf dem die wichtigsten Punkte hervorgehoben werden. Dadurch lassen sich Unterschiede und Gemeinsamkeiten schneller erkennen.
• Eine Bewertungsmatrix verwenden: Wenden Sie Ihre Bewertungsmatrix konsequent auf jeden Vorschlag an. Bewerten Sie jede Kategorie anhand Ihrer Kriterien und addieren Sie die Punkte, um zu sehen, welche Anbieter hervorstechen. Dieser objektive Ansatz hilft Ihnen, sich auf Fakten statt auf Meinungen zu konzentrieren.
• Vorführungen und Vorstellungsgespräche planen: Laden Sie die besten Anbieter ein, Vorführungen zu präsentieren und Vorstellungsgespräche zu führen. Wie leistungsfähig sind ihre Lösungen in realen Szenarien? Diese Sitzungen vermitteln ein tieferes Verständnis ihrer Angebote und ihrer Kompatibilität mit Ihren Anforderungen.
  Referenzen prüfen: Wenden Sie sich an andere Unternehmen, die das HRMS des Anbieters eingesetzt haben. Mit welchen Herausforderungen waren sie konfrontiert? Dieser Schritt bestätigt die Aussagen des Anbieters und gibt Aufschluss über seine Zuverlässigkeit und seinen Support.
• Unklarheiten in Vorschlägen klären: Zögern Sie nicht, Anbieter um Erläuterungen zu unklaren Punkten zu bitten. Beseitigen Sie alle Unklarheiten, bevor Sie Entscheidungen treffen. So stellen Sie sicher, dass Sie vollständig verstehen, was die einzelnen Anbieter anbieten.

Anbieter auswählen und benachrichtigen

Sobald Ihr Team einen Anbieter ausgewählt hat, sind die letzten Schritte genauso wichtig wie der Bewertungsprozess. Eine klare, professionelle Kommunikation mit allen Anbietern, sowohl mit den ausgewählten als auch mit den nicht ausgewählten, ist entscheidend. Wenn Sie vor der Vertragsumsetzung für eine interne Abstimmung sorgen, schaffen Sie eine solide Grundlage für Ihr Projekt. Das sollten Sie als Nächstes tun:

Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen

Eine zeitnahe und respektvolle Kommunikation mit Anbietern zeigt Professionalität und trägt zur Pflege guter Beziehungen bei. Senden Sie allen Anbietern eine kurze Dankesnachricht und geben Sie, sofern angebracht, allgemeines Feedback. Diese Höflichkeit kann positive Kontakte für zukünftige Interaktionen fördern.

Auf die abschließenden Verhandlungen vorbereiten

Zu den üblichen Verhandlungspunkten gehören Preise, Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) und Vertragsbedingungen. Legen Sie im Voraus fest, wo Ihre Verhandlungsgrenzen liegen, um Überraschungen zu vermeiden. Verwenden Sie eine Checkliste oder Tagesordnung, um während der Gespräche konzentriert zu bleiben und sicherzustellen, dass alle wichtigen Fragen effizient behandelt werden.

Vor der Unterzeichnung für interne Abstimmung sorgen

In der Regel benötigen Sie die Genehmigung der Führungsebene oder der Finanzabteilung sowie eine Prüfung durch die Rechts- oder Beschaffungsabteilung. Fassen Sie die wichtigsten Entscheidungsgründe zusammen, damit interne Prüfer die Beweggründe verstehen und schnell handeln können. Diese Vorbereitung stellt sicher, dass alle vor der Finalisierung des Vertrags auf demselben Stand sind.

Was kommt als Nächstes:

Wenn Sie gerade HRMS-Lösungen recherchieren, wenden Sie sich für kostenlose Empfehlungen an einen Berater von SoftwareSelect.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Vorauswahl an Softwarelösungen zur Prüfung. Die Berater unterstützen Sie sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.