Implementierung von HR-Software: Expertentipps und Tricks

Eine enge Zusammenarbeit mit HR-Softwareanbietern während der Implementierung ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang und eine effektive Nutzung des Systems sicherzustellen.

Organisationen steht heute eine große Auswahl an HR-Software zur Verfügung. Ein kurzer Blick auf den HR-Softwaremarkt zeigt, dass sich daran wahrscheinlich auch nichts ändern wird.

Für die Zwecke dieses Artikels gehen wir jedoch einfach davon aus, dass wir über die Implementierung einer HRIS-, HRMS- oder HCM-Softwarelösung sprechen. Der Implementierungsprozess für jede dieser Lösungen umfasst gründliche Recherche- und Testphasen, um eine Option auszuwählen, die zu den geschäftlichen und technischen Anforderungen passt.

Hier finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Faktoren, die Sie bei der Implementierung von HR-Software berücksichtigen müssen, um alle Vorteile von HCM-Software zu nutzen.

• Wer: Personalverantwortliche, IT-Mitarbeiter, Abteilungsleiter und ein eigenes Implementierungsteam, zu dem auch jemand wie ein HRMS-Analyst mit speziellen Systemkenntnissen gehören kann.
• Was: Ein Implementierungsprozess umfasst die Installation der Software, die Konfiguration der Einstellungen, die Migration von Daten und die Schulung der Mitarbeiter in der Nutzung von Selbstbedienungsmodulen.
• Wann: Die Implementierung wird typischerweise für einen weniger arbeitsintensiven Zeitraum geplant, um Unterbrechungen zu minimieren.
• Wo: Die Implementierung findet im gesamten Unternehmen statt, vor allem jedoch in den Personal- und IT-Abteilungen.
• Warum: Um zentrale HR-Funktionen zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die Mitarbeitererfahrung durch ein besseres Datenmanagement und automatisierte Prozesse zu optimieren.

Checkliste für die HRIS-Implementierung

Unabhängig davon, ob Sie eine neue HRIS-Implementierung durchführen, eine Software für die Personalabrechnung aktualisieren oder mit einer neuen Plattform für Mitarbeiterengagement experimentieren, müssen Sie einen klaren Schritt-für-Schritt-Prozess befolgen, um den Projektumfang und den Schulungsbedarf der Benutzer zu definieren, die abgedeckt werden müssen. 

In diesem Fall ist eine Checkliste für die HRIS-Implementierung entscheidend, um sicherzustellen, dass während des Implementierungsprozesses alle notwendigen Aspekte berücksichtigt werden. Hier finden Sie einen grundlegenden Überblick über die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten.

1. Anforderungen bewerten: Bewerten Sie Ihre aktuellen HR-Prozesse und ermitteln Sie Verbesserungsmöglichkeiten.
2. Software auswählen: Wählen Sie eine HR-Software, die den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Benötigen Sie etwas mit mehreren Funktionen oder eine dynamische Lösung wie eine HR-Software mit integrierter Lohnabrechnung? Berücksichtigen Sie diese Aspekte bereits jetzt.
3. Budgetplanung: Planen Sie Mittel nicht nur für den Kauf der Software ein, sondern für die gesamten Kosten der HR-Software, einschließlich Implementierung, Schulung und laufender Unterstützung.
4. Daten zusammentragen: Sammeln und bereinigen Sie alle für die Migration erforderlichen Mitarbeiterdaten.
5. Implementierungsteam zusammenstellen: Beziehen Sie die Personalabteilung, die IT und wichtige Interessengruppen ein.
6. Projektplan erstellen: Legen Sie den Zeitplan, die Meilensteine und die Aufgaben fest.
7. Kommunikationsplan entwickeln: Entwickeln Sie gemeinsam mit Ihrem Implementierungsteam eine transparente Kommunikationsstrategie für das Veränderungsmanagement.
8. Schulungsmaterialien vorbereiten: Erstellen Sie Leitfäden und planen Sie Schulungstermine.
9. Tests durchführen: Führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert.
10. Einführung: Stellen Sie die Software gemäß einem klar definierten und gut kommunizierten Zeitplan bereit.
11. Laufende Unterstützung: Richten Sie ein Unterstützungssystem für die Fehlerbehebung und Aktualisierungen ein.

Benötigen Sie Hilfe bei der Auswahl der richtigen HR-Software? Sprechen Sie mit unseren Experten.

Eine Implementierungsstrategie entwickeln

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung einer Implementierungsstrategie für ein HRIS die folgenden Faktoren, um Beeinträchtigungen des regulären Geschäftsbetriebs zu minimieren.

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Einbindung der Stakeholder

Beziehen Sie wichtige Stakeholder von Anfang an ein, um ihre Zustimmung zu gewährleisten und Bedenken frühzeitig anzusprechen.

„Ihre Teams ins Boot zu holen, ist die größte Herausforderung – insbesondere bei denjenigen, die Veränderungen ablehnen“, sagt Mike Kealey, Geschäftsführer bei Vero HR. „Beziehen Sie während der Implementierung andere Unternehmensbereiche ein und denken Sie nicht, dass Sie alles allein erledigen müssen. Ermitteln Sie frühzeitig deren Bedürfnisse, beziehen Sie sie von Anfang an ein, um ihre Unterstützung zu gewinnen, und identifizieren Sie mögliche ‚schnelle Erfolge‘, beispielsweise einen nützlichen Bericht für Ihr Finanzteam oder ein informatives Dashboard auf hoher Ebene für den CEO.“

So geht's: Identifizieren Sie wichtige Stakeholder frühzeitig im Prozess und binden Sie sie ein. Dazu gehören HR-Führungskräfte, IT-Spezialisten, Abteilungsleiter und Endnutzer. Verdeutlichen Sie den geschäftlichen Nutzen und die Ziele des Wechsels auf die neue HR-Plattform. Planen Sie erste Gespräche, um deren Beiträge einzuholen und mögliche Bedenken anzusprechen. Informieren Sie die Stakeholder regelmäßig über den Fortschritt und etwaige Änderungen, damit sie engagiert bleiben und das Vorhaben unterstützen.

Klare Kommunikation

Sorgen Sie während des gesamten Prozesses für transparente Kommunikation, damit alle informiert sind und an einem Strang ziehen. Die Integration einer Kommunikationsstrategie für das Veränderungsmanagement ist ein entscheidender Schritt, um Transparenz vor, während und nach der Implementierung zu gewährleisten. 

Transparente Kommunikation ist entscheidend

„Stakeholder durch den Prozess der Eingewöhnung an neue Technologien, Prozesse und Arbeitsabläufe zu begleiten, ist für einen reibungslosen Übergang unerlässlich. Unternehmen müssen Strategien für das Veränderungsmanagement umsetzen, die Widerstände minimieren und die Akzeptanz maximieren, indem sie während aller Phasen des Übergangsprozesses transparent mit den Stakeholdern kommunizieren. Indem sie eine Kultur fördern, die Veränderungen begrüßt, stellen Unternehmen sicher, dass die organisatorischen Ziele des neuen Systems mit minimalen Beeinträchtigungen erreicht werden.“ ~\u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/kyleberry91/\u0022\u003eKyle Berry\u003c/a\u003e, leitender Berater bei Sendero Consulting

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So geht's: Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, in dem festgelegt ist, welche Informationen mit wem und wann geteilt werden müssen. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Meetings, Workflow-Software für den Personalbetrieb und Projektmanagement-Tools, damit alle informiert bleiben. Erstellen Sie ein zentrales, für alle Teammitglieder zugängliches Archiv für Dokumente und Aktualisierungen.

Implementierungsansatz

Implementieren Sie die Software so, dass sie optimal zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt. Die Implementierung kann in Phasen erfolgen, um Anpassungen zu ermöglichen und die Auswirkungen auf den täglichen Betrieb zu minimieren.

Laut Berry gilt: „Dieser Ansatz kann in Phasen nach Modulen, nach Geschäftsbereichen oder als Kombination aus beidem erfolgen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass ein Alles-auf-einmal-Ansatz, bei dem alle Module unternehmensweit implementiert werden, am besten geeignet ist.“

So geht's: Bewerten Sie die Risiken, Zeitpläne und Kosten, die mit den verschiedenen Implementierungsansätzen verbunden sind. Prüfen Sie bei einem Ansatz nach Modulen die vorübergehenden Integrationen, die zur Unterstützung der Geschäftsprozesse entwickelt werden müssen. Wenn Sie die Implementierung nach Geschäftsbereichen vornehmen, sollten Sie die Auswirkungen inkonsistenter Plattformen im gesamten Unternehmen verstehen. Unabhängig vom gewählten Ansatz sollten Sie klare Zeitpläne und Meilensteine festlegen, um den Fortschritt zu überwachen.

Schulung und Unterstützung

Eine Software ist nur dann effektiv, wenn sie umfassend genutzt wird. Eine ordnungsgemäße Nutzung ist wiederum nur möglich, wenn Ihre Teams geschult werden und erfahren, wie sich die Software auf ihre Aufgaben auswirkt, was sie in ihrer jeweiligen Rolle damit tun sollen und wohin sie sich wenden können, wenn sie auf ein Hindernis stoßen.

Laut Kealey ist es am besten, die Schulungen individuell anzupassen, damit sie für Ihr Unternehmen möglichst relevant sind.

„Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf allgemeine Supportleitfäden“, sagte er. „Planen Sie stattdessen gezielt Zeit für Schulungen und die Einführung ein. Erwägen Sie, Benutzerleitfäden individuell anzupassen, damit jede Seite für Ihre Mitarbeitenden relevant ist, und bieten Sie jeder Abteilung Schulungen mit regelmäßigen Sprechstunden nach der Einführung an.“

Anleitung: Überprüfen Sie Benutzerhandbücher, Video-Tutorials und Kurzanleitungen, um sicherzustellen, dass die Inhalte für verschiedene Benutzergruppen relevant sind. Planen Sie praxisorientierte Schulungen und bieten Sie fortlaufenden Support über einen Unterstützungsdienst oder ein dediziertes Supportteam an. Fördern Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, indem Sie Auffrischungskurse und Updates zu neuen Funktionen anbieten.

Akzeptanz sicherstellen

Eines der größten Hindernisse bei der Einführung von HR-Software ist der Widerstand gegen Veränderungen. Um dies zu überwinden, müssen Sie die Akzeptanz der Software fördern und ihre Vorteile sowie ihr Potenzial hervorheben, die Arbeit der Mitarbeitenden zu erleichtern. 

Veränderungsbotschafter fördern

„Eine der besten Möglichkeiten, die Akzeptanz zu fördern, besteht darin, ein Netzwerk von ‚Veränderungsbotschaftern‘ aufzubauen. Dabei handelt es sich um einflussreiche Personen innerhalb der Organisation. Beziehen Sie Ihre Veränderungsbotschafter während des gesamten Einführungsprozesses ein, damit sie die Veränderungen zunächst selbst akzeptieren. Dies erleichtert die Kommunikation und fördert die weitere Akzeptanz.“ ~\u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/kyleberry91/\u0022\u003eKyle Berry\u003c/a\u003e, leitender Berater bei Sendero Consulting

Anleitung: Um die Akzeptanz der Software zu maximieren, zeigen Sie auf, wie sie die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtert und effizienter macht, und holen Sie die Zustimmung ihrer Führungskraft ein. Erstellen Sie ein Rahmenwerk zur Nutzenrealisierung, das die Vorteile der Veränderungen darstellt, erklärt, warum es sich um Vorteile handelt, und veranschaulicht, wie diese Vorteile erreicht und nachhaltig gesichert werden können. Holen Sie regelmäßig Feedback ein, um Probleme oder Widerstände anzusprechen. 

Datenqualität 

Ob es sich um eine Einführung von Recruiting-Software, eine Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, ein Leistungsmanagementsystem oder eine andere Art von HR-Software handelt: Bei mangelhafter Datenqualität wird die Einführung scheitern. Wie das alte Sprichwort sagt: „Müll rein, Müll raus.“ Wenn es um bewährte Verfahren für Daten geht, führt die Befolgung eines strengen Regelwerks zu den besten Ergebnissen. 

Anleitung: Führen Sie vor der Migration eine gründliche Datenbereinigung und -validierung durch. Implementieren Sie Richtlinien für die Daten-Governance, um die Datenintegrität langfristig zu erhalten, oder wenden Sie sich an eine Beratung für Daten-Governance, um Unterstützung bei diesem Schritt zu erhalten.

Das Einführungsteam

Ein effektives Einführungsteam besteht nicht nur aus Mitgliedern der HR-Abteilung. Ihr Team sollte folgende Personen umfassen:

• HR-Führungskräfte: Um Einblicke in HR-Prozesse und Anforderungen zu liefern.
• IT-Spezialisten: Um technische Aspekte und Integrationen zu betreuen.
• Projektmanager: Um das Projekt zu überwachen und sicherzustellen, dass es planmäßig voranschreitet.
• Vertreter der Abteilungen: Um Feedback zu geben und sicherzustellen, dass die Software die Anforderungen verschiedener Teams erfüllt.

Wenn Sie ein umfangreiches System einführen, beispielsweise eines mit Funktionen auf Unternehmensebene oder globalen Möglichkeiten, sollten Sie Ihr Einführungsteam möglicherweise zusätzlich um eine Beratung für HR-Technologie erweitern, damit von Anfang an alles richtig umgesetzt wird.

Das Team vorbereiten

Um die betriebliche Effizienz sicherzustellen, sollten Sie das Projektteam vorbereiten. Dazu können einige Teambuilding-Aktivitäten gehören. Darüber hinaus sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen. 

1. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Dies hilft, Überschneidungen zu vermeiden, und stellt sicher, dass jeder seine konkreten Aufgaben und Beiträge kennt.
2. Schulungen anbieten: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die neue HR-Software und ihre Rolle im Einführungsprozess verstehen. Organisieren Sie Schulungen zu den Funktionen und bewährten Verfahren der Software.
3. Klare Erwartungen festlegen: Vermitteln Sie dem Team die Projektziele, Zeitpläne und erwarteten Ergebnisse. Informieren Sie es regelmäßig über den Fortschritt und alle Änderungen, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben.
4. Zusammenarbeit fördern: Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, um die Koordination zu erleichtern und den Fortschritt zu verfolgen.

Der Projektplan

Ein umfassender Projektplan ist für eine erfolgreiche Einführung von HR-Software unerlässlich, insbesondere während des HRIS-Einführungsprozesses. Die Bedeutung der Planung und Durchführung der Einführungsphase kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Der Plan sollte Folgendes umfassen:

• Zeitplan: Legen Sie einen realistischen Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen und Fristen fest.
• Aufgaben: Unterteilen Sie den Implementierungsprozess in überschaubare Aufgaben.
• Ressourcen: Ermitteln Sie die benötigten Ressourcen, einschließlich Personal, Budget und Tools.
• Risikomanagement: Planen Sie mögliche Risiken ein und entwickeln Sie Strategien zu deren Minderung.

Datenmigration

Die Datenmigration ist ein wichtiger Schritt in einem Implementierungsprojekt für HR-Software und nicht unbedingt der einfachste. Matt Erhard, geschäftsführender Gesellschafter beim kanadischen Personalvermittlungsunternehmen Summit Search Group, hat dies kürzlich selbst erlebt.

Erhard und sein Team hatten zwar mit einem komplexen Prozess gerechnet, aber nicht damit, wie viel Zeit und Aufwand die Übertragung all ihrer Daten auf die neue Benutzeroberfläche tatsächlich erfordern würde. Erschwert wurde die Situation dadurch, dass Summit Search Group mehrere Niederlassungen in ganz Kanada hat, von denen jede vor der Implementierung des neuen Systems ihre eigenen internen Systeme verwendete. Die Implementierung von Lohnabrechnungssoftware erfordert eine sorgfältige Planung, um potenzielle Komplikationen wie diese zu vermeiden.

Daten frühzeitig und regelmäßig prüfen

“Beginnen Sie mit der Erfassung und Aufbereitung all Ihrer Informationen früher, als Sie denken, dass es nötig ist – und zwar lange vor der Implementierung der neuen Software. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um die Daten nicht nur zu erfassen, sondern sie vor der Implementierung auch zu überprüfen. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, doppelte Informationen oder Daten, die Sie nicht mehr benötigen, zu entfernen und außerdem genau und vollständig zu beurteilen, welche Daten Sie tatsächlich übertragen.” – Matt Erhard

Tests

Gründliche Tests sind vor der vollständigen Einführung unerlässlich. Führen Sie mehrere Testläufe durch, um sicherzustellen, dass die Software korrekt funktioniert und sich gut in bestehende Systeme wie die Lohnabrechnung oder Zeiterfassungssoftware integrieren lässt.

Parallele Tests der Lohnabrechnung sind unerlässlich

Wenn die Lohnabrechnung Bestandteil Ihrer Einführung ist, sollten Sie unbedingt Zeit für parallele Tests der Lohnabrechnung und die Behebung von Abweichungen einplanen.” ~Kyle Berry, Leiter bei Sendero Consulting

Laut Soumya Mahapatra, CEO des Start-ups Essenvia für regulatorisches Informationsmanagement im Bereich Medizintechnik, sollten Sie außerdem die Funktionen für verschiedene Mitarbeitergruppen testen und prüfen, wie sich unterschiedliche Anwendungsfälle verwalten lassen.

Sonderfälle

“Die Herausforderung bei jeder HR-Software sind letztlich die Sonderfälle. Sobald Sie Ihre derzeitigen Vollzeitmitarbeiter eingepflegt haben, sollten Sie versuchen, auch Ihre neuen Mitarbeiter, kürzlich in den Ruhestand getretene Personen, Auftragnehmer, Mitarbeiter, die von einer Rolle in eine andere gewechselt sind, und so weiter einzupflegen. Wir haben tatsächlich eine Testliste mit Mitarbeitern und einer Vielzahl einzigartiger Eigenschaften entwickelt, um aus genau diesem Grund jedes Teilstück der von uns implementierten HR-Software zu testen. Dadurch müssen wir nicht in Eile reagieren, wenn unsere tatsächlichen Mitarbeiter mit individuellen Problemen auf uns zukommen.” – Soumya Mahapatra.

Einführung

Führen Sie die Software entsprechend dem Ansatz und Zeitplan ein, die zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Situation passen. Stellen Sie ein Bereitschaftsteam zusammen, das sich um auftretende Probleme kümmert. Legen Sie für den Fall, dass der erste Lohnabrechnungslauf fehlschlägt, einen Plan zur Risikominderung fest.

Pflege

Nach der Implementierung ist eine regelmäßige Pflege erforderlich, damit die Software effektiv bleibt. Planen Sie regelmäßige Aktualisierungen, führen Sie in regelmäßigen Abständen Prüfungen durch und bieten Sie kontinuierliche Schulungen an, um mit neuen Funktionen und bewährten Verfahren Schritt zu halten.

Tipps zur Optimierung des Implementierungsprozesses

1. Frühe Einbindung: Binden Sie wichtige Stakeholder frühzeitig in den Prozess ein, um Zustimmung zu gewinnen und Bedenken auszuräumen.
2. Klare Dokumentation: Führen Sie eine detaillierte Dokumentation, in der die aufgetretenen Herausforderungen, getroffenen Entscheidungen und ergriffenen Maßnahmen festgehalten werden.
3. Regelmäßige Updates: Halten Sie das Team über den Fortschritt und alle Änderungen am Plan auf dem Laufenden.
4. Benutzerfeedback: Sammeln Sie Benutzerfeedback und reagieren Sie darauf, um das neue System kontinuierlich zu verbessern.
5. Flexible Planung: Seien Sie bereit, den Plan auf Grundlage von Tests und Feedback nach Bedarf anzupassen.
6. Kontinuierliches Lernen: Fördern Sie kontinuierliches Lernen und die Anpassung an neue Softwarefunktionen und Aktualisierungen.

Die Implementierung einer Software für das Personalwesen muss nicht überwältigend sein. Wenn Sie diese Strategien und Tipps befolgen, können Sie eine reibungslose und erfolgreiche Implementierung sicherstellen, die Ihre HR-Prozesse verbessert und die Ziele Ihrer Organisation unterstützt. 

Die Wahl der richtigen HR-Software ist entscheidend, da sie die Verwaltung von Mitarbeitenden vereinfachen und die Effizienz steigern kann. Um sicherzustellen, dass Sie die beste Software für Ihre Anforderungen auswählen, empfehle ich, Ihr Verständnis der wichtigsten Unterschiede zwischen HRIS-, HRMS- und HCM-Systemen aufzufrischen, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen.