40 ChatGPT-Aufforderungen für das Personalwesen und wie Sie Ihre eigenen schreiben

Liz Lockhart Lance

on May 8, 2026

Als ich ChatGPT zum ersten Mal nutzte, tippte ich etwas Einfaches ein—„Stellenbeschreibung für einen Projektmanager, der an einem Modernisierungsprojekt eines Rechenzentrums arbeitet“—und sah zu, wie in wenigen Sekunden ein ziemlich solider Entwurf herauskam.

Es war nicht perfekt, aber gut genug, um mir Zeit zu sparen. Seitdem habe ich ChatGPT für Teamkommunikation, Aktualisierungen von Richtlinien und Trainingsinhalte verwendet.

Was ich durch meine Erfahrungen mit KI-Tools gelernt habe: KI ersetzt weder Urteilsvermögen noch Werte oder Empathie, und sie kann kein Vertrauen in deinem Namen aufbauen. Aber sie kann uns helfen, schneller zu agieren, und effektiver sowie verfügbarer für die Arbeit zu sein, die wirklich zählt.

Meine Tipps und einige nützliche Prompts teile ich unten.

Wofür kann HR ChatGPT benutzen?

Sorgfältig eingesetzt kann ChatGPT Zeit sparen, Ideen generieren und den Aufwand für wiederkehrende Schreibaufgaben verringern.

Hier sind einige der Bereiche, in denen es im Personalwesen und im People Management besonders hilfreich ist:

Erste Entwürfe schreiben

Wie im Intro erwähnt, gibt ChatGPT dir einen Ausgangspunkt für Dinge wie Stellenbeschreibungen, Onboarding-Pläne und Vorlagen für Leistungsbeurteilungen.

Statt mit einer leeren Seite zu starten, beginnt man mit etwas, das bereits bearbeitbar und ordentlich formatiert ist.

Du kannst den KI-Tools sogar sagen, welches Format oder welche Schlüsselwörter enthalten sein sollen. Du kannst sogar ein ähnliches Dokument oder Beispiel aus einem anderen Projekt einfügen, damit die KI versteht, was du suchst.

Ein kurzer Hinweis zu den Plattformen: ChatGPT ist eines von mehreren Tools, die ähnlich funktionieren. Claude, Gemini und Microsoft Copilot verwenden ebenfalls große Sprachmodelle, um anhand deiner Eingaben Inhalte zu generieren und zu gestalten. Für die Wahl ist meist entscheidend, was sich am besten in eure Systeme integrieren lässt und wo eure Daten liegen sollen. Die Mechaniken sind vergleichbar; wie du promptest und bearbeitest, ist wichtiger als das Tool selbst.

Der WICHTIGE Hinweis: Überprüfe KI-generierte Inhalte immer doppelt, besonders bei sensiblen Themen, Compliance oder Mitarbeiterdaten. Diese Tools sind ein Co-Pilot, keine endgültige Entscheidungshilfe.

Kommunikation umformulieren

Du kannst die KI bitten, die Sprache zu vereinfachen, den Ton anzupassen oder formelle Inhalte in etwas Menschlicheres zu übersetzen.

Das ist besonders hilfreich für interne Nachrichten, Erläuterungen von Richtlinien und sensible Updates.

Falls du jemals gedacht hast „Klingt diese E-Mail oder dieser Chat zu schroff?“—KI kann helfen, eine Nachricht sanfter oder freundlicher zu formulieren, ohne die Kernaussage zu verlieren.

Dies war früher das Bauchgefühl, das mir meine Kollegin im Büro nebenan gegeben hat—jetzt nutze ich dafür die KI.

Ideenfindung anregen

Wenn du Schwierigkeiten hast, ein Programm zu benennen, eine Schulung zu entwickeln oder eine People-Strategie zu skizzieren—ChatGPT kann helfen, Optionen zu brainstormen.

Es liefert vielleicht nicht die perfekte Antwort, aber es zeigt Richtungen auf, an die du womöglich nicht gedacht hättest. Ich habe das intensiv genutzt, um Firmen, Produkte und Programme zu benennen.

Klar, es kommen auch weniger gute Ideen heraus, aber manchmal findet man einen echten Schatz! Je besser deine Prompts, desto besser das Ergebnis.

Inhalte strukturieren

Lade Notizen aus einem Meeting, Kommentare aus einer Engagement-Umfrage oder grobe Ideen für einen Workshop hoch, und die KI kann sie in Themen, Stichpunkte oder einen groben Überblick sortieren.

Sie kann Gedankengänge, Besprechungsnotizen, Transkripte und vieles mehr organisieren! Das kann sehr motivierend sein, wenn du schnell ein Training erstellen oder Informationen für verschiedene Zielgruppen zusammenfassen musst.

Einfache Tools erstellen

Wenn du genügend Kontext lieferst, kannst du nach Checklisten, Workflows, E-Mail-Vorlagen, sogar Blitzumfragen oder Interview-Leitfäden fragen.

Das Ergebnis muss zwar noch von dir geprüft werden, aber es bringt dich 60–80 % näher ans Ziel und das in viel kürzerer Zeit.

Im Zweifel: Probier es einfach aus!

Letztendlich soll KI unterstützen—nicht führen. Überlasse das menschliche Urteilsvermögen, das Fühlen und das Entscheiden den Menschen. Bitte KI um Hilfe bei Aufgaben, die wie Fleißarbeit wirken und kein menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Wie schreibe ich einen guten ChatGPT-Prompt?

Das Geheimnis, um nützliche Ergebnisse von ChatGPT zu erhalten, ist nicht, das System auszutricksen. Das Entscheidende ist, klar und gezielt zu formulieren und den passenden Kontext sowie Rahmen zu geben.

Wenn ich einen Prompt schreibe, behandle ich es, als würde ich einem neuen Teammitglied Anweisungen geben—klug, aber mit unserer Arbeit noch nicht vertraut.

Wenn ich einfach sage: „Schreibe eine Feedback-Nachricht.“, bekomme ich etwas Allgemeines. Wenn ich aber sage: „Du bist eine erfahrene HR-Business-Partnerin und hilfst einer Führungskraft, die zum ersten Mal konstruktives Feedback an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter geben will, der wiederholt Fristen versäumt.“

Ich stelle fest: Wenn ich KI-Tools auf diese Weise anspreche, erhalte ich Ergebnisse, die viel näher an dem sind, was ich tatsächlich brauche.

So bringen Sie ChatGPT in die richtige Denkweise:

Starten Sie mit der Identität: Sagen Sie dem Tool, in welcher Rolle es handelt. Geben Sie ihm eine klare Rolle, damit Ton und Rahmen gesetzt sind. Das kann zum Beispiel sein:
1. „Sie sind eine erfahrene HR-Fachkraft mit zehn Jahren Erfahrung …“
2. „Sie sind ein Leadership-Coach mit Fokus auf mitarbeiterorientierte Lösungen …“
3. „Sie sind eine Führungskraft, die in einem Unternehmen, das (xyz) wertschätzt, eine Bewertung schreibt …“
Fügen Sie Kontext hinzu: Wo wird dieser Inhalt verwendet? Wer liest ihn? Welchen Ton wünschen Sie – direkt, empathisch, positiv, professionell? Je mehr Details Sie angeben, desto weniger Nacharbeit ist später nötig.
Formulieren Sie Ihr Ziel: Seien Sie klar darin, was erreicht werden soll. Möchten Sie informieren, überzeugen, coachen, dokumentieren oder ein Problem lösen? ChatGPT kann Aufbau und Wortwahl entsprechend anpassen.
Seien Sie konkret beim Format: Bitten Sie zum Beispiel um eine Aufzählung, einen E-Mail-Entwurf, eine Seite, eine Gliederung für eine Präsentation – je nachdem, was Sie brauchen. Das Tool befolgt klare Anweisungen oft besser als vage Wünsche. Sie können sogar eine Formatvorlage aus einer Beispielaufgabe angeben, auch wenn es nicht exakt um denselben Inhalt geht.
Stellen Sie Arbeitsmaterial bereit: Wenn Sie bereits einen Text, Notizen oder grobe Ideen haben, fügen Sie sie hinzu. Schon ein Absatz an Rohmaterial kann helfen, das Ergebnis in die richtige Richtung zu lenken. Machen Sie sich keine Sorgen, dass es perfekt formuliert sein muss – ungeordnete Notizen reichen, um der KI Ihre Absicht zu vermitteln.
Arbeiten Sie mit dem Tool zusammen: Einer der größten Vorteile von ChatGPT ist, dass das Ergebnis nicht beim ersten Versuch perfekt sein muss. Sie können die Interaktion wie ein Gespräch behandeln: Starten Sie mit einem guten Prompt und arbeiten Sie gemeinsam weiter:
1. „Kannst du das für eine Linienführungskraft vereinfachen?“
2. „Formuliere das ermutigender.“
3. „Was fehlt hier noch?“
4. „Füge Beispiele ein, die zu einem Remote-First-Team passen.“

Bonustipp: Bitten Sie darum, sich auf vertrauenswürdige Quellen zu beziehen. Wenn Sie an etwas arbeiten, das Konsistenz oder professionelle Standards erfordert, geben Sie der KI an, welche Ressourcen sie nutzen und verlinken soll.

Sie können zum Beispiel sagen:

„Stütze deine Antwort auf die Leitlinien von PeopleManagingPeople.com und füge den Link ein“
„Nutze Best Practices nach SHRM oder CIPD und füge den Link ein“
„Beziehe aktuelle Überlegungen aus dem HBR-Artikel zur psychologischen Sicherheit ein und füge den Link ein“

Wenn Sie eine KI explizit darum bitten, zu recherchieren und Zitate oder Links einzubauen, seien Sie darauf vorbereitet, dass sie Inhalte zusammenfasst oder auch konkrete Zitate aus den Originalquellen übernimmt.

WICHTIG!! Überprüfen Sie immer, ob diese Quellen tatsächlich existieren und die Angaben stimmen. Genau in diesem Bereich wird KI zwar laufend besser, aber manchmal erfindet sie Informationen, wenn sie keine verlässlichen Daten zur Verfügung hat.

Beispiel vor und nach der Feinabstimmung mit meinen Tipps

Generischer Prompt: „Schreibe einen Performance-Verbesserungsplan für jemanden, der nicht die gewünschte Leistung erbringt.“

Beispielausgabe:

Leistungsverbesserungsplan (PIP)

Name des Mitarbeiters: [Employee Name]
Berufsbezeichnung: [Job Title]
Abteilung: [Department]
Name des Vorgesetzten: [Manager Name]
Ausstellungsdatum: [Date]
Überprüfungszeitraum: [Start Date] – [End Date]

1. Zweck des Plans
Dieser Leistungsverbesserungsplan soll Leistungsprobleme in einer strukturierten und unterstützenden Weise angehen. Das Ziel ist es, Erwartungen zu klären, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Ressourcen bereitzustellen, um den Mitarbeiter bei der erfolgreichen Ausübung seiner Rolle zu unterstützen.

2. Leistungsprobleme
Die folgenden Bereiche wurden als nicht den Erwartungen entsprechend identifiziert:
Arbeitsqualität: [Beispiel: Häufige Fehler in Berichten, fehlende wichtige Details.]
Pünktlichkeit: [Beispiel: Fristen werden konsequent verpasst.]
Kommunikation: [Beispiel: Verzögerte Antworten auf Team-E-Mails und fehlende Nachverfolgung.]
Zusammenarbeit: [Beispiel: Geringe Beteiligung an Teammeetings.]

3. Leistungserwartungen und Ziele
Vom Mitarbeiter wird erwartet, die folgenden Leistungsziele während des Überprüfungszeitraums zu erreichen:

Fokusbereich	Spezifische Erwartungen	Erfolgskriterium
Qualität	Fehlerfreie Berichte einreichen	95 % Genauigkeitsrate
Pünktlichkeit	Alle Projektfristen einhalten	100 % termingerechte Lieferung
Kommunikation	Auf interne E-Mails innerhalb von 24 Stunden antworten	Pünktliche, professionelle Kommunikation
Zusammenarbeit	Aktive Teilnahme an wöchentlichen Meetings	Teilnahme und sinnvolle Beiträge

4. Unterstützung und Ressourcen
Folgende Unterstützung wird bereitgestellt:
Regelmäßige 1:1-Meetings mit Ihrem Vorgesetzten (wöchentlich)
Peer-Mentoring durch [Kollege Name, falls zutreffend]
Schulungen oder Workshops zu [bestimmten Tools oder Fähigkeiten, falls erforderlich]
Zugang zu schriftlichen Leistungsstandards und Vorlagen

5. Zeitrahmen und Kontrolltermine
Wöchentliche Kontrollmeetings: [z. B. jeden Montag um 10 Uhr]
Zwischenüberprüfung: [z. B. 30 Tage nach Beginn des Plans]
Abschlussüberprüfung: [z. B. 60 Tage nach Beginn des Plans]

6. Konsequenzen bei Nichterfüllung der Erwartungen
Das Nichtzeigen einer kontinuierlichen Verbesserung oder das Nichterreichen der oben genannten Leistungsziele kann zu weiteren disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen.

7. Bestätigung
Ich bestätige, dass ich diesen Leistungsverbesserungsplan geprüft habe und die oben genannten Erwartungen und den Zeitrahmen verstehe.

Unterschrift des Mitarbeiters: ____________________ Datum: ___________
Unterschrift des Vorgesetzten: _____________________ Datum: ___________
Unterschrift des HR-Vertreters: ____________ Datum: ___________

Dieses Ergebnis ist eine Vorlage und geht davon aus, dass die Probleme in den Bereichen Qualität, Pünktlichkeit, Kommunikation oder Zusammenarbeit liegen. Zudem werden Sie aufgefordert, verschiedene Angaben einzufügen. Als Vorlage ist sie hilfreich, aber mit einem besseren Prompt erhalten Sie ein viel vollständig(er)es Ergebnis, das Sie näher an eine fertige Version bringt.

Besserer Prompt: „Sie sind HR Business Partner und unterstützen einen Vorgesetzten, der einen Marketing-Spezialisten auf mittlerer Ebene auf einen 60-tägigen Leistungsverbesserungsplan setzen muss. Der Mitarbeiter verpasst Fristen und setzt Rückmeldungen nicht um. Bitte verfassen Sie einen klaren, unterstützenden Entwurf, der Erwartungen, Zeitrahmen und verfügbare Ressourcen darlegt.“

Beispielausgabe:

Leistungsverbesserungsplan
Mitarbeitername: [Mitarbeitername]
Position: Marketing Spezialist
Abteilung: Marketing
Vorgesetzter: [Vorgesetzter Name]
Dauer des Plans: 60 Tage (Beginn: [Datum], Ende: [Datum])

Ziel dieses Plans
Dieser Leistungsverbesserungsplan (PIP) soll Ihren Erfolg in der Position als Marketing Spezialist fördern. In den letzten Wochen wurden Bedenken hinsichtlich Ihrer Fähigkeit geäußert, Fristen einzuhalten und Feedback in Ihre Arbeit einzubeziehen. Dieser Plan enthält klare Erwartungen, Zeitpläne für Verbesserungen und Unterstützungsmöglichkeiten, um Ihnen beim Erfolg zu helfen.

Problembereiche
1. Verpasste Fristen: Mehrere Projekte wurden verspätet eingereicht, was sich auf die Kampagnenzeitpläne und die Teamkoordination ausgewirkt hat.
2. Unzureichende Umsetzung von Feedback: Feedback wurde regelmäßig zu den Projektskizzen gegeben, doch Überarbeitungen sind oft unvollständig oder nicht wie gewünscht umgesetzt worden.

Erwartungen und Ziele

Bereich	Erwartung	Wie der Erfolg gemessen wird
Fristen	Alle zugewiesenen Aufgaben bis zu den vereinbarten Fristen abgeben	100% termingerechte Fertigstellung
Umgang mit Feedback	Feedback vollständig und korrekt in Überarbeitungen umsetzen	Mindestens 90% der angeforderten Änderungen mit klarer Nachvollziehbarkeit umgesetzt
Kommunikation	Risiken für Fristen proaktiv kommunizieren; nach Rückfragen fragen	Regelmäßige Updates und zeitnahe Rückmeldungen zum Feedback

Zeitplan
Wöchentliche Check-ins mit [Vorgesetzter Name], um Fortschritte zu besprechen, Anleitungen zu geben und Fragen zu beantworten
Zwischenüberprüfung nach 30 Tagen
Abschließende Überprüfung nach 60 Tagen zur Gesamtbewertung des Fortschritts

Verfügbare Ressourcen
Wöchentliche 1:1-Gespräche mit dem Vorgesetzten
Zugang zu Projektplanungs-Vorlagen und Redaktionskalendern
Unterstützung durch Kollegen: [Kollegenname]
Optionale Trainingsressourcen zu Zeitmanagement oder redaktionellen Best Practices

Nächste Schritte
Wir sind bestrebt, Ihren Erfolg zu unterstützen, und glauben, dass dieser Plan einen klaren Weg nach vorne bietet. Sollte bis zum Ende des Plans keine nachhaltige Verbesserung erkennbar sein, können weitergehende arbeitsrechtliche Schritte bis hin zur Kündigung geprüft werden.

Bitte überprüfen und unterschreiben Sie unten, um zu bestätigen, dass dieser Plan mit Ihnen besprochen und geteilt wurde.

Unterschrift Mitarbeiter: _____________________ Datum: __________
Unterschrift Vorgesetzter: _____________________ Datum: __________
HR-Vertreter: _____________________ Datum: __________

Die zweite Version gibt dem Ganzen einen Zweck, Ton und eine Ausrichtung – und das Ergebnis ist in Bezug auf Vollständigkeit und Nützlichkeit wie Tag und Nacht.

Die erste Ausgabe mit der allgemeinen Aufforderung war weder auf die Rolle, den Zeitpunkt noch die konkreten Gründe zugeschnitten, die zum Erstellen des Leistungsverbesserungsplans geführt haben.

Durch die detailliertere Eingabeaufforderung hat die KI das zweite Beispiel erstellt, das viel spezifischer, messbarer, umsetzbarer, realistisch und termingerecht (SMART) war.

Wenn das Ziel darin besteht, mit KI den Weg zu einem einsatzbereiten Dokument abzukürzen, ist es am besten, so viele Informationen wie möglich zu liefern, damit die KI eine Lösung entwickelt, die speziell auf Ihre Situation und Ihren Anwendungsfall zugeschnitten ist, anstatt eine generische Vorlage zu erzeugen.

Der beste Weg, im Umgang mit KI besser zu werden, ist Üben, Üben, Üben! Wenn Sie das nächste Mal ein Dokument verfassen oder etwas auf neue Weise zusammenfassen möchten, prüfen Sie, ob Ihnen KI helfen könnte.

Sobald Sie sich sicher fühlen, wirksame Eingabeaufforderungen zu schreiben, liegt der wahre Wert darin, sie in der täglichen Arbeit anzuwenden. Im nächsten Abschnitt teile ich praktische, sofort einsetzbare Prompts, die nach zentralen HR-Schwerpunkten sortiert sind – so können Sie direkt loslegen.

40 ChatGPT-Prompts für HR und Personalmanagement

Sobald Sie den Dreh raus haben, wie man eine gute Eingabeaufforderung formuliert, geht es nur noch darum, sie in der Praxis anzuwenden.

Diese Prompts sind nach echten HR-Anwendungsfällen gruppiert – von Recruiting bis Change Management (denn HR macht SO VIEL) – und so formuliert, wie Sie es einem intelligenten Praktikanten erklären würden, der Ihre Anleitung braucht.

Sie können sie direkt übernehmen oder so anpassen, dass sie den Ton, die Branche oder die Kultur Ihres Unternehmens widerspiegeln. Ziel ist es, Ihnen einen Vorsprung zu verschaffen – damit Sie weniger Zeit mit dem Schreiben von Grund auf verbringen und mehr für die Arbeit haben, die wirklich zählt.

Recruiting

1. Eine Stellenbeschreibung verfassen, die die richtigen Bewerber anspricht

Prompt: Sie sind Talent Acquisition Partner in einem schnelllebigen Healthcare-Tech-Unternehmen. Bitte verfassen Sie eine ansprechende Stellenbeschreibung für eine/-n Data Analyst (m/w/d) auf mittlerer Ebene, die flexible Arbeitsbedingungen, Entwicklungsmöglichkeiten und unsere sinngetriebene Unternehmenskultur besonders hervorhebt (Sie können auf Wunsch auch Dokumente zu Vorteilen oder Unternehmenskultur für mehr Kontext hochladen).

Der Ton sollte inklusiv und energiegeladen sein. Formatieren Sie den Text so, dass er direkt als Stellenbeschreibung in Ihr Bewerbermanagementsystem hochgeladen werden kann.

Tipp: Wenn Sie bereits eine frühere Stellenbeschreibung haben, die gut funktioniert hat, fügen Sie diese als Beispiel ein und bitten Sie das Tool, den gewünschten Ton und die Struktur für die Formatierung zu übernehmen. Fügen Sie außerdem alle bestehenden Aufgaben, Anforderungen und Gehaltsinformationen hinzu – machen Sie sich keine Sorgen um die Formatierung – die KI übernimmt das für Sie.

2. Interviewfragen zu Soft Skills erstellen

Prompt: Sie sind eine erfahrene HR Business Partnerin bzw. ein erfahrener HR Business Partner und entwickeln strukturierte Interviewfragen für eine Teamlead-Position im Kundensupport-Team.

Die einstellende Führungskraft möchte emotionale Intelligenz, Anpassungsfähigkeit und Konfliktlösungskompetenzen beurteilen. Erstellen Sie 5 verhaltensorientierte Fragen, formatiert für den Einsatz in einem Panel-Interview.

Tipp: Ergänzen Sie „Bitte fügen Sie für jede Frage eine Bewertungsskala bei“, um die Beurteilung für alle Interviewenden zu standardisieren. Sie können die KI sogar bitten, einen Bewertungsbogen zu erstellen!

3. Eine Absage-E-Mail formulieren, die Türen offen lässt

Prompt: Sie sind Recruiter*in in einer mittelständischen Marketingagentur. Schreiben Sie eine höfliche und wertschätzende Absage-E-Mail für eine Person, die es bis zur finalen Interviewrunde geschafft hat.

Halten Sie den Ton aufmunternd und machen Sie deutlich, dass wir die Person gerne für zukünftige Stellen berücksichtigen möchten. Die E-Mail sollte nicht länger als 150 Wörter sein.

Tipp: Bitten Sie um Variationen im Ton, wenn Sie es wärmer, formeller oder gesprächiger wünschen. Sie können auch Anmerkungen zu den positiven Eindrücken aus dem Gespräch einbauen, um die Nachricht individueller zu gestalten.

4. Den Bewerbungsprozess für Kandidat*innen zusammenfassen

Prompt: Sie sind HR-Koordinator*in und bereiten eine Übersicht zum Bewerbungsprozess für Personen vor, die sich auf Remote-Stellen bewerben.

Bitte verfassen Sie eine kurze Übersicht (unter 200 Wörter), die darstellt, was Bewerbende nach einer Bewerbung erwartet, wen sie im Auswahlverfahren kennenlernen und wie der durchschnittliche Zeitraum für Entscheidungen aussieht. Der Ton sollte freundlich und transparent sein.

Tipp: Verwenden Sie diesen Text als E-Mail-Vorlage und als visuelle Version für Ihre Karriereseite oder Präsentation. Sie können KI sogar bitten, eine Grafik zu erstellen, die den Ablauf des Prozesses visualisiert!

5. Führungskräfte beim Schreiben besserer Intake-Notizen unterstützen

Prompt: Sie sind Recruiter*in und unterstützen eine Führungskraft, die zum ersten Mal eine Stellenbeschreibung für eine*n Softwareentwickler*in erstellt.

Erstellen Sie eine Checkliste mit Punkten, die enthalten sein sollten – zum Beispiel erforderliche Kompetenzen, Verhaltensweisen und Erfolgskriterien für die ersten sechs Monate. Formatieren Sie diese als einseitigen Fragebogen oder Formular, das ausgefüllt und zurückgegeben werden kann.

Tipp: Speichern Sie dies als wiederverwendbare Vorlage in Ihrem Bewerbermanagementsystem oder Laufwerk für schnelleren Projektstart.

Onboarding

1. Einen 30-60-90-Tage-Plan für neue Mitarbeitende erstellen

Prompt: Sie sind HR Business Partner*in und begleiten die Einarbeitung einer neuen Remote-Fachkraft im Bereich Customer Success auf Senior-Level.

Erstellen Sie einen 30-60-90 Tage-Plan mit wichtigen Lernmeilensteinen, Beziehungszielen und Leistungserwartungen. Formatieren Sie dies als Checkliste für neue Mitarbeitende, die vom Management gemeinsam durchgesprochen werden kann.

Tipp: Passen Sie den Prompt je nach Senioritätsstufe an – Berufseinsteiger*innen benötigen ggf. mehr Orientierung, Führungskräfte stärker strategische Einarbeitungsziele.

2. Entwurf einer Willkommens-E-Mail seitens der Führungskraft

Prompt: Sie sind Führungskraft und begrüßen ein neues Teammitglied, das nächste Woche anfängt. Verfassen Sie eine herzliche, persönliche E-Mail, in der Sie sich vorstellen, den ersten Arbeitstag beschreiben und mitteilen, wie sehr sich das Team auf die Zusammenarbeit freut. Halten Sie die E-Mail unter 200 Wörter und wählen Sie einen freundlichen, offenen Ton.

Tipp: Fügen Sie einen kurzen Hinweis zur Teamkultur oder worauf Ihr Team besonders Wert legt hinzu, um von Anfang an die richtige Atmosphäre zu schaffen. Sie können auch einen Schnappschuss Ihres Organigramms mitsenden oder den Ablauf der ersten beiden Arbeitstage skizzieren, um Sicherheit zu geben. PMP hält dazu einen Leitfaden für Willkommensschreiben bereit.

3. Das Onboarding-Buddy-Programm skizzieren

Prompt: Sie sind Learning & Development Spezialist*in und gestalten ein Buddy-Programm für neue Mitarbeitende. Erstellen Sie einen Einseiter, der erklärt, was ein Buddy macht, wie lange die Partnerschaft dauert und woran man eine gelungene Buddy-Zuordnung erkennt. Gliedern Sie es in drei Abschnitte: Zweck, Erwartungen und Tipps für beide Seiten.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT um eine Version im Ich-Stil für Vorlagen, die direkt an die Buddys und neuen Teammitglieder gehen. KI kann im gesamten Buddy- und Bewertungsprozess genutzt werden.

4. Die Day-One-Logistik für neue Remote-Mitarbeitende zusammenfassen

Prompt: Sie sind HR-Koordinator:in und bereiten eine E-Mail zum Onboarding für eine:n neue:n Remote-Mitarbeiter:in vor. Verfassen Sie eine prägnante Nachricht, die angibt, wann sich die Person einloggen soll, wie sie auf die Systeme zugreift, mit wem sie Bekanntschaft machen wird und wo sie Hilfe findet. Der Ton sollte einladend, klar und professionell sein.

Tipp: Sie können das Tool auch bitten, eine Checkliste-Version der E-Mail zu erstellen, die der/die neue Mitarbeitende später als Referenz nutzen kann.

5. Überarbeitung der Einführungsübersicht des Mitarbeiterhandbuchs

Prompt: Sie sind interne:r Kommunikationsmanager:in und aktualisieren die Übersichtsseite Ihres digitalen Mitarbeiterhandbuchs. Laden Sie das Handbuch zur Referenz hoch.

Fassen Sie zusammen, welche Themen das Handbuch abdeckt—Organisationsrichtlinien, Benefits, Unternehmenskultur—und erklären Sie, wie es zu navigieren ist. Verwenden Sie einen mitarbeiterfreundlichen Ton und vermeiden Sie juristische Fachbegriffe.

Tipp: Sie können auch Ihren bestehenden Text einfügen und ChatGPT bitten, ihn in einfacher Sprache mit Überschriften zur besseren Lesbarkeit umzuformulieren.

Leistungsmanagement

1. Ausgewogene Kommentare zur Leistungsbeurteilung verfassen

Prompt: Sie sind Führungskraft und verfassen eine Leistungsbeurteilung für ein sehr leistungsstarkes Teammitglied, das die Ziele konstant übertrifft, aber Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit hat.

Erstellen Sie eine ausgewogene, stärkenorientierte Zusammenfassung, um Erfolge zu würdigen, während Sie die Entwicklungsfelder einfühlsam ansprechen. Der Ton sollte konstruktiv und professionell sein.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT, mehrere Formulierungsvorschläge zu generieren, damit Sie diejenige auswählen können, die am besten zu Ihrem Stil passt. Fügen Sie Beispiele manuell hinzu, um die Leistungsbeurteilung gut zu dokumentieren.

2. SMART-Ziele für eine mittlere Position erstellen

Prompt: Sie sind HR-Generalist:in und unterstützen das Marketingteam. Formulieren Sie 3–5 SMART-Ziele für eine:n Content-Stratege:in mit Fokus auf Markenbekanntheit und Leadgenerierung. Die Ziele sollen spezifisch, messbar und realistisch für das nächste Quartal sein.

Tipp: Falls Ihnen die strategischen Prioritäten des Unternehmens bekannt sind, fügen Sie diese der Aufgabenstellung hinzu, um die Ziele enger auszurichten.

3. Kernpunkte für ein schwieriges Feedbackgespräch entwerfen

Prompt: Sie sind Führungskraft und bereiten sich auf ein Einzelgespräch mit einer direkt unterstellten Person vor, die mehrfach Abgabetermine versäumt hat.

Formulieren Sie 3–4 Gesprächspunkte, die das Thema direkt ansprechen, die Person zur Reflexion einladen und gemeinsam einen Weg zur Verbesserung aufzeigen. Der Ton sollte respektvoll und lösungsorientiert sein.

Tipp: Ergänzen Sie „schlagen Sie einige offene Fragen vor, die ich während des Gesprächs stellen kann“, um den Prompt noch umsetzungsstärker zu machen.

4. Agenda für ein Meeting zur Leistungsabstimmung erstellen

Prompt: Sie sind HR-Business-Partner:in und begleiten eine bevorstehende Sitzung zur Leistungsabstimmung mit der Führungsebene.

Erstellen Sie eine 60-minütige Meeting-Agenda mit klarem Ziel, Hinweisen zur Vorarbeit, Gesprächsleitlinien und einem abschließenden Schritt zur Festlegung der Bewertungen. Die Gliederung soll als einfache Aufzählung gestaltet sein.

Tipp: Fügen Sie „geben Sie zu jedem Abschnitt einen Moderationstipp an“ hinzu, um eine reibungslosere Diskussion zu unterstützen. Ziehen Sie in Betracht, dass die KI Inhalte von People Managing People zum Thema Performance Calibration einbezieht.

5. Verfassen eines Performance Improvement Plans (PIP)

Prompt: Sie sind HR-Manager:in und unterstützen eine Führungskraft bei der Erstellung eines Performance Improvement Plans für ein Lagerteammitglied mit wiederkehrenden Fehlzeiten. Verfassen Sie einen respektvollen, spezifischen 60-Tage-Plan mit Erwartungen, Check-in-Terminen und verfügbaren Unterstützungsangeboten.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT um einen Ton-Check—„halten Sie ihn formal, aber ermutigend“—damit die Botschaft klar bleibt, aber nicht strafend wirkt.

Lernen und Entwicklung

1. Einen Entwicklungsplan für neue Führungskräfte gestalten

Prompt: Sie sind HR-Business-Partner:in und erstellen einen sechsmonatigen Entwicklungsplan für eine neu ernannte Führungskraft in einem Remote-Tech-Unternehmen.

Fügen Sie Ziele zur Kompetenzentwicklung, empfohlene Lernformate (wie Mentoring, selbstgesteuerte Kurse und Peer-Diskussionen) sowie wichtige Meilensteine hinzu. Die Gliederung sollte als Aufzählung gestaltet sein. Recherchieren Sie relevante Kursvorschläge.

Tipp: Fügen Sie „verknüpfen Sie die Lernziele mit unseren Führungsprinzipien“ hinzu, falls Ihr Unternehmen veröffentlichte Werte oder Kompetenzen besitzt.

2. Aufbau eines Workshops zur psychologischen Sicherheit skizzieren

Prompt: Sie sind Spezialist:in für Lernen und Entwicklung und konzipieren einen 90-minütigen Workshop für Teamleitungen zum Thema psychologische Sicherheit.

Erstellen Sie eine Sitzungsübersicht, die eine kurze Einführung, eine Gruppenaktivität, eine Fallstudien-Diskussion und ein Anwendungswerkzeug umfasst, das die Teilnehmenden mit ihren Teams nutzen können. Fügen Sie relevante Ressourcen und Zitate bei.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT, Moderationshinweise oder Beispiel-Reflexionsfragen einzubauen, wenn Sie als Nächstes ein Folienset erstellen.

3. Post-Training-Feedback zusammenfassen

Prompt: Sie sind L&D-Manager:in und werten Freitext-Rückmeldungen aus einer kürzlich durchgeführten Kompetenzschulung aus. Fassen Sie die Rückmeldungen in 3–5 Hauptthemen zusammen und schlagen Sie 2 Maßnahmen basierend auf dem vor, was die Teilnehmenden als besonders wertvoll oder vermisst empfunden haben.

Tipp: Fügen Sie das unbearbeitete Feedback ein und ergänzen Sie „neutrale Kommentare ignorieren und sich auf starke Meinungen konzentrieren“, um eine prägnantere Zusammenfassung zu erhalten.

4. Einen Leitfaden für Peer-Learning erstellen

Prompt: Sie sind HR-Leitung und bauen eine Peer-Learning-Initiative für High-Potentials auf. Schreiben Sie einen einseitigen Leitfaden, der erklärt, wie Peer-Learning funktioniert, was von den Teilnehmenden erwartet wird und wie es zu deren Entwicklungszielen passt. Verwenden Sie eine einfache, alltägliche Sprache.

Tipp: Fügen Sie hinzu „formatieren Sie es für eine E-Mail-Ankündigung“, wenn Sie interne Kommunikation zur Bewerbung des Programms vorbereiten.

5. Diskussionsfragen für ein Leadership-Programm generieren

Prompt: Sie sind Leadership-Development-Facilitator und bereiten einen Workshop für mittlere Führungskräfte vor.

Formulieren Sie 5 offene Diskussionsfragen zu den Themen Anpassungsfähigkeit, Kommunikation und Vertrauensaufbau. Der Ton soll reflektierend und praxisnah sein.

Tipp: Fragen Sie ChatGPT nach Vorschlägen für weiterführende Impulse oder Breakout-Gruppen-Formate, um die Diskussion zu vertiefen.

Mitarbeiterengagement

1. Kurzbefragung zur Teamstimmung entwerfen

Prompt: Sie sind HR-Leiter:in und entwerfen eine kurze Mitarbeiterbefragung, um die Stimmung der Mitarbeitenden während eines arbeitsreichen Quartals zu messen. Formulieren Sie 5 Fragen, die auf einer 5-Punkte-Skala beantwortet werden können, sowie eine optionale offene Frage. Fokus auf Arbeitsbelastung, Teamzugehörigkeit und Anerkennung.

Tipp: Sie können ChatGPT bitten, die Umfragefragen umzuformulieren, um Vorurteile zu vermeiden oder sie inklusiver zu gestalten.

2. Anerkennungsbotschaft durch eine Führungskraft verfassen

Prompt: Sie sind Assistent:in der Geschäftsführung und verfassen eine Botschaft der Geschäftsleitung zur Anerkennung der Mitarbeitenden für ihre Belastbarkeit in herausfordernden Zeiten. Schreiben Sie eine kurze, authentische Nachricht, die Phrasen vermeidet, ein konkretes Beispiel für Engagement enthält und aufrichtige Wertschätzung ausdrückt.

Tipp: Fordern Sie eine Version an, die auf hybride oder Remote-Teams zugeschnitten ist, falls nicht alle vor Ort sind.

3. Monatliche Engagement-Themen erstellen

Prompt: Sie sind interne:r Kommunikationsmanager:in und planen ein Jahr voller Engagement-Kampagnen. Schlagen Sie 12 monatliche Themen zu den Bereichen Unternehmenskultur, Wohlbefinden und Verbundenheit vor. Jedes Thema soll eine einzeilige Beschreibung und eine empfohlene Aktivität oder Kampagne enthalten.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT, die Themen mit nationalen Aktionsmonaten, Unternehmenswerten oder wichtigen Geschäftsterminen abzustimmen.

4. Exit-Interview-Feedback für die Leitung zusammenfassen

Prompt: Sie sind HR Business Partner und bereiten eine Zusammenfassung der Exit-Interviews für das 2. Quartal vor (fügen Sie die Interviews oder Notizen dazu ein).

Erstellen Sie eine kurze Gliederung für eine Präsentation, die die Hauptgründe für Austritte, wiederkehrende Themen und Handlungsempfehlungen enthält. Achten Sie auf Klarheit und richten Sie den Ton an eine Führungsebene.

Tipp: Ergänzen Sie „heben Sie auch positive Aspekte hervor“ im Prompt, damit die Zusammenfassung nicht zu negativ wirkt.

5. Aktionsplan zur Steigerung des Team-Engagements schreiben

Prompt: Sie sind Führungskraft und haben gerade niedrige Engagement-Werte in den Bereichen Kommunikation und Anerkennung erhalten. Erstellung eines 3-Monats-Aktionsplans mit kleinen, realisierbaren Änderungen, die Sie umsetzen können; beschreiben Sie, wie Sie das Team regelmäßig nach Feedback fragen.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT, das Ganze tabellarisch aufzubauen – mit Spalten für Maßnahme, Verantwortliche:r, Zeitrahmen und Erfolgsindikator.

Interne Kommunikation

1. Klare und unterstützende Änderungsankündigung schreiben

Prompt: Sie sind interne:r Kommunikationsmanager:in und bereiten eine Ankündigung zu einer Reorganisation einer Abteilung vor.

Formulieren Sie eine Mitteilung an die Mitarbeitenden, die das Was und Warum erklärt, über die nächsten Schritte informiert und zur Fragestellung einlädt. Die Botschaft sollte transparent und unterstützend sein und unter 300 Wörter bleiben.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT, einen kurzen FAQ-Abschnitt zu ergänzen, wenn Sie mit häufigen Fragen oder Unsicherheiten rechnen.

2. Überarbeitung einer Richtlinienänderung in einfacher Sprache

Prompt: Du bist Kommunikationspartner:in und formulierst ein juristisch klingendes Update zu Änderungen der Abwesenheitsrichtlinien in ein freundliches, internes Memo um, das Mitarbeitende verstehen und tatsächlich lesen. Halte es einfach, präzise und unter 250 Wörtern.

Tipp: Verwende „mit klaren Überschriften und einem Aufruf zum Handeln formatieren“, um die Lesbarkeit zu verbessern.

3. Wöchentliche Zusammenfassung für das All-Hands-Meeting erstellen

Prompt: Du bist Kommunikationsspezialist:in und erstellst eine kurze interne Zusammenfassung des dieswöchigen All-Hands-Meetings. Nenne die wichtigsten Neuigkeiten, zentrale Entscheidungen sowie Links zur Aufzeichnung und zur Präsentation. Verwende einen lockeren, aber professionellen Ton und halte dich unter 200 Wörtern.

Tipp: Bitte ChatGPT, dir sowohl eine Slack- als auch eine E-Mail-Version zu generieren, damit du sie in verschiedenen Kanälen nutzen kannst.

4. Verfassen einer Nachricht einer Führungskraft zu einem Meilenstein

Prompt: Du unterstützt eine:n VP, die/der eine Nachricht zur Anerkennung des einjährigen Jubiläums des Marken-Relaunches senden möchte. Verfasse eine kurze Nachricht, die den Fortschritt widerspiegelt, das Team dankt und Energie für die Zukunft gibt. Halte sie unter 150 Wörtern und im Stil der VP.

Tipp: Falls die Führungskraft für einen bestimmten Stil (bescheiden, visionär, witzig) bekannt ist, erwähne dies im Prompt, um den Ton zu treffen.

5. Erstellung eines internen Kommunikationskalenders

Prompt: Du bist interne Kommunikationsleitung und planst Inhalte für das nächste Quartal. Erstelle einen Beispiel-Kommunikationskalender, der mindestens eine Nachricht pro Woche zu diversen Themen wie Personal-News, Strategie-Updates und Unternehmenskultur enthält. Formatiere ihn als einfache Tabelle mit Spalten für Datum, Thema, Zielgruppe und Verantwortliche:n.

Tipp: Bitte ChatGPT um Vorschläge, wie sich Inhalte für E-Mail, Intranet und Chat-Plattformen wiederverwenden lassen. Du kannst ChatGPT auch mitteilen, #Hashtags oder Emojis wegzulassen, wenn es besser zur Unternehmenskultur passt.

Change Management

1. Ankündigung einer organisatorischen Veränderung

Prompt: Du bist eine leitende Person im HR, die eine Nachricht zur Verkündung einer neuen Berichtslinie verfasst, die mehrere Abteilungen betrifft.

Formuliere eine klare, respektvolle Mitteilung, die erklärt, was sich ändert, warum es wichtig ist und welche Unterstützung angeboten wird. Bleibe unter 300 Wörtern und verwende einen ruhigen, selbstbewussten Ton.

Tipp: Bitte ChatGPT, eine Beispiel-Nachricht für Führungskräfte zur Weitergabe an ihre Teams zu erstellen, um Konsistenz und Klarheit zu gewährleisten. Es kann auch sinnvoll sein, einige Kernbotschaften für Partner:innen oder Kund:innen zu entwickeln.

2. Erstellung einer FAQ zu Veränderungen für Mitarbeitende

Prompt: Du bist interne:r Kommunikationsspezialist:in und entwickelst ein FAQ zur Unterstützung der Einführung eines größeren Systems.

Erstelle 8–10 FAQ-Fragen und -Antworten zu Themen wie Zeitplan, Schulung, Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und Ansprechpartner:innen für Hilfestellungen. Verwende einfache Sprache und gruppiere die Fragen thematisch.

Tipp: Ergänze „füge einen kurzen Einleitungstext zum FAQ hinzu“, falls du direkt etwas für einen Intranet-Post oder ein PDF benötigst.

3. Skripterstellung für ein Change-Kickoff-Meeting

Prompt: Du bist Change-Management-Berater:in und bereitest Sprecher:innenpunkte für eine Führungskraft vor, die während eines Town Hall Meetings ein neues Projekt vorstellt. Verfasse ein kurzes Skript, das den Zweck der Veränderung erklärt, Offenheit signalisiert und zum Feedback einlädt.

Tipp: Bitte um zwei Versionen – eine für einen formelleren Rahmen und eine für ein lockeres Q&A-Format.

4. Skizzierung eines Kommunikationsplans für Stakeholder

Prompt: Du bist HR-Manager:in und leitest eine funktionsübergreifende Veränderung. Erstelle einen Kommunikationsplan für Stakeholder, der Kernbotschaften, Kanäle, Zeitplan und Verantwortliche für jede Gruppe (Führungsebene, Leitung, Mitarbeitende) aufzeigt. Struktur: Tabelle.

Tipp: Füge „eine Spalte für bevorzugte Kommunikationsart oder Kanal einfügen“ hinzu, um ihn umsetzungsorientierter zu gestalten.

5. Umschreiben einer Antwort auf Widerstand gegen Veränderungen

Prompt: Du bist HR-Partner:in und antwortest einem Mitarbeitenden, der seinen Unmut über eine aktuelle Veränderung geäußert hat. Schreibe eine Antwort, die das Anliegen anerkennt, die Beweggründe für die Entscheidung bekräftigt und zu weiterem Dialog einlädt. Sei empathisch und bleibe unter 200 Wörtern.

Tipp: Wenn du die Nachricht häufig nutzen willst, bitte ChatGPT darum, sie als flexibles Template mit Platzhaltern aufzubereiten.

BONUS: Mein Buch The Change Cheat Code enthält ein maßgeschneidertes KI-Tool, das beim Change Management unterstützt. Du erhältst die KI GRATIS beim Kauf von dem Buch.

Weitere hilfreiche Anwendungsfälle

1. Einen LinkedIn-Post verfassen, um einen Teamerfolg zu feiern

Prompt: Sie sind eine Führungskraft und verfassen einen LinkedIn-Post, um Ihr Team zu feiern, das einen bedeutenden System-Rollout vor dem Zeitplan abgeschlossen hat. Entwerfen Sie einen kurzen Beitrag, der die Leistung des Teams würdigt, die erreichten Ergebnisse teilt und die Werte Ihrer Organisation widerspiegelt. Halten Sie den Ton positiv und professionell und fügen Sie ein Dankeschön hinzu.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT, ein paar Hashtags sowie eine Variante einzubauen, in der das Team oder Partner markiert werden.

2. Zusammenfassung einer Richtlinie für ein Leadership-Briefing

Prompt: Sie sind HR-Analyst und bereiten eine einseitige Zusammenfassung der überarbeiteten Elternzeitregelung für Ihr Führungsteam vor (laden Sie die Richtlinie hoch oder sowohl die alte als auch die neue Version).

Verfassen Sie einen prägnanten Überblick, der die wichtigsten Änderungen, die Beweggründe dahinter und alle sofortigen Maßnahmen für Führungskräfte enthält.

Tipp: Ergänzen Sie „schreiben Sie dies im Stil einer Führungskräfte-Memo“, um die Erwartungen an Zielgruppe und Format zu erfüllen.

3. Erstellung einer Vorlage für Stay-Interviews

Prompt: Sie sind HRBP und entwickeln einen Leitfaden für Stay-Interviews für Führungskräfte an der Front. Verfassen Sie eine kurze Einführung in das Konzept und geben Sie 6–8 offene Fragen, die dabei helfen, herauszufinden, was die Mitarbeitenden motiviert – und was sie eventuell zum Verlassen bewegen könnte.

Tipp: Bitten Sie ChatGPT, einen Abschnitt einzubauen, wie das Gespräch abgeschlossen und wie auf wiederkehrende Themen eingegangen werden kann.

4. Rohnotizen in Gesprächspunkte verwandeln

Prompt: Sie sind Chief People Officer und bereiten sich auf eine Präsentation vor dem Vorstand vor. Wandeln Sie diese groben Notizen in 3–5 klare Gesprächspunkte zu den HR-Prioritäten für das nächste Quartal um. Gestalten Sie diese aussagekräftig und gezielt auf die Unternehmensstrategie abgestimmt.

Tipp: Fügen Sie hinzu „verwenden Sie eine einfache Sprache und halten Sie jeden Punkt unter 40 Wörter“, damit sie prägnant und präsentationsfreundlich sind.

Jetzt sind Sie dran!

Sie müssen kein Technikexperte sein, um KI in Ihrer HR-Arbeit einzusetzen. Sie müssen nur neugierig sein – und den Willen haben, Neues auszuprobieren.

Es ist völlig in Ordnung, wenn Ihr erster Prompt nicht sofort perfekt ist. Das ist Teil des Prozesses. Je mehr Sie experimentieren, desto besser werden Sie darin, das Ergebnis zu steuern. Schon bald werden Sie Zeit sparen, mehr Klarheit gewinnen und vielleicht sogar etwas Spaß dabei haben.

Das Ziel ist nicht Perfektion. Das Ziel ist es, Ihre Arbeit ein bisschen einfacher zu machen, damit Sie sich mehr auf den menschlichen Teil von HR konzentrieren können – Gespräche, Entscheidungsfindung und tatsächliche Wirkung.

Probieren Sie einen Prompt aus. Sehen Sie, was passiert. Sie werden überrascht sein, wie hilfreich Ihr „KI-Praktikant“ sein kann.

Wie geht es weiter? Lesen Sie meinen erweiterten Leitfaden zu ChatGPT für HR. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, KI für analytische Aufgaben im HR-Bereich zu nutzen.

Abonnieren Sie den Newsletter von People Managing People und bleiben Sie dran: Sobald sich die KI-Fähigkeiten weiterentwickeln, testen wir zahlreiche Methoden, um Analyse, Leveling, Kalibrierung und den Datenanteil Ihrer HR-Arbeit zu erleichtern. 😀

Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter