Wie man ein Kündigungsschreiben verfasst + 2 Vorlagen
Wenn Sie ein Kündigungsschreiben wünschen, das über generische KI-Vorlagen hinausgeht und Ihnen hilft, Ihren Job mit Würde und starken Referenzen zu verlassen, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Hier finden Sie praktische Tipps, Beispiele aus der Praxis und einen menschlichen Ansatz – so können Sie ein professionelles Kündigungsschreiben verfassen, das einen positiven Eindruck hinterlässt und die Türen für Ihre Zukunft offenhält.
Warum ein gut geschriebenes Kündigungsschreiben wichtig ist
Ein Kündigungsschreiben ist mehr als nur eine Formalität – es bestimmt den Ton für Ihren Abschied. Selbst wenn Ihr Arbeitgeber bereits weiß, dass Sie kündigen möchten, sollten Sie dennoch alles richtig machen.
Jess Smith, Chief People Officer bei Hays Staffing and Recruiting und ehemalige Head of Talent Intelligence bei Amazon, rät: „Ein Kündigungsschreiben kann je nach Aufbewahrungsregeln eines Unternehmens jahrelang in der Personalakte bleiben. Deshalb sollte man genau überlegen, was man darin sagt.“
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Was in ein Kündigungsschreiben gehört
Einiges davon mag offensichtlich wirken, aber um nichts Wichtiges zu vergessen, lege ich die Struktur Ihres Kündigungsschreibens dar. Wenn Sie alles richtig machen, könnte Ihr Arbeitgeber zu jemandem werden, auf den Sie als Referenz zählen können – oder eben nicht, wenn Sie die Brücke verbrennen.
Dennoch: Versuchen Sie nicht, unnötig zu beschönigen oder sich Sorgen zu machen, jemanden zu enttäuschen. Wenn Ihre Zeit gekommen ist, gehen Sie mit gutem Gewissen.
„Seien Sie authentisch“, empfiehlt Karen Weeks, Gründerin von Shine at Work. „Übertreiben Sie es nicht mit Lob oder machen Sie nichts bzw. niemanden schöner, als es tatsächlich ist – vor allem, wenn das nicht zu Ihnen passt. Wenn Ihr Vorgesetzter wirklich großartig war, dürfen Sie das gern erwähnen und einen Aspekt benennen, den Sie aus der Zusammenarbeit mitnehmen. Übertreiben Sie es aber nicht, nur weil Sie keine Brücke abbrechen oder Angst haben, dass jemand über Ihren Weggang verärgert ist.“
Wichtige Bestandteile, die enthalten sein sollten
Um ein überzeugendes Kündigungsschreiben zu verfassen, sollten Sie folgende Elemente berücksichtigen:
1. Klare Erklärung der Kündigung
Seien Sie direkt und unmissverständlich, was Ihre Absicht zu kündigen angeht. Es könnte verlockend sein, Gründe für Ihren Weggang zu erläutern – lassen Sie das im Kündigungsschreiben lieber weg. Dafür gibt es Gelegenheit im Exit-Interview. Kommen Sie hier gleich zur Sache.
- Beispiel: „Bitte betrachten Sie dieses Schreiben als meine formelle Kündigung zum [letzter Arbeitstag].“
2. Letzter Arbeitstag
Nennen Sie unbedingt Ihren letzten Arbeitstag, um die Übergangsplanung zu erleichtern. Idealerweise geben Sie so viel Vorlauf wie möglich, aber zwei Wochen sind das absolute Minimum. Es mag Gründe geben, früher zu gehen (z. B. wenn Ihr neuer Arbeitgeber einen früheren Beginn verlangt), aber tun Sie alles, damit die zweiwöchige Frist eingehalten werden kann.
- Beispiel: „Mein letzter Arbeitstag bei [Firmenname] ist der [konkretes Datum].“
3. Ausdruck der Dankbarkeit
Zeigen Sie Ihre Anerkennung für die Erfahrung und die Möglichkeiten, die Sie in Ihrem Job erhalten haben.
- Beispiel: „Ich bin dankbar für die Unterstützung und die fachliche Entwicklung, die ich bei [Firmenname] erfahren durfte, insbesondere [ein positives Erlebnis erwähnen].“
4. Angebot, bei der Übergabe zu unterstützen
Signalisieren Sie Ihrem Arbeitgeber, dass Sie bereit sind, beim Übergang zu helfen.
- Beispiel: „Gern unterstütze ich die Einarbeitung meiner Nachfolge oder informiere Kolleg:innen über meine Aufgaben, sodass eine reibungslose Übergabe gewährleistet ist.“
5. Kontaktinformationen
Geben Sie aktuelle Kontaktdaten für eine eventuelle spätere Kontaktaufnahme an. Man weiß nie, wann man sie braucht. Zum Steuertermin könnten Sie beispielsweise Unterlagen benötigen oder eine Korrektur beantragen wollen. Es sollte auf beiden Seiten ein Kommunikationsweg bestehen bleiben.
- Beispiel: „Sie erreichen mich jederzeit über [Ihre E-Mail-Adresse] für etwaige Rückfragen.“
Tipps für Professionalität
Dein Weggang wird einige Leute überraschen. Das bedeutet nicht, dass du es gezielt darauf anlegen solltest, andere zu schockieren.
„Lass nicht zu, dass dein Kündigungsschreiben der Weg ist, wie dein Unternehmen erfährt, dass du gehst“, sagte Weeks. „Sprich zuerst persönlich mit jemandem. Das kann dein*e Vorgesetzte*r oder die Personalabteilung sein – mit wem auch immer du dich am wohlsten fühlst – aber es macht keinen guten Eindruck, wenn beide Seiten durch eine E-Mail erfahren, dass jemand kündigt. Einer von uns wird dich außerdem sofort anrufen, also wirst du früher oder später ohnehin mit uns reden müssen. Der richtige professionelle Schritt ist also, erst mit jemandem zu sprechen und danach das Kündigungsschreiben nachzureichen.“
Deine Kolleg*innen werden von deinem Weggang am stärksten betroffen sein. Ihnen die Zeit zu geben, sich vorzubereiten, ihre eigenen Aufgaben so zu organisieren, dass sie deine übernehmen können, oder Personen zu kontaktieren, die für deine Nachfolge infrage kommen, ist mehr als nur eine Höflichkeit.
„Geh nicht davon aus, dass dein Schreiben ausreicht, um allen mitzuteilen, dass du gehst“, sagte Smith. „Nimm nach Abstimmung mit dem/der Vorgesetzten zum Kommunikationsplan proaktiv Kontakt zu Kolleg*innen auf, um in Verbindung zu bleiben und keine Brücken abzubrechen. Du weißt nie, wie du dieses Netzwerk zukünftig noch nutzen wirst.“
Jede*r geht mit dieser Situation anders um, aber unabhängig von Alter, Betriebszugehörigkeit oder Position im Unternehmen solltest du auf ein paar Dinge besonders achten.
- Sag zuerst deinem/deiner Vorgesetzten mündlich Bescheid und kündige, um keine Brücken zu verbrennen.
- Halte dein Schreiben kurz und höflich – verzichte auf unnötige Details.
- Bewahre einen professionellen Ton – auch, wenn du unter schwierigen Umständen gehst.
- Stimme die Formulierungen auf dein Verhältnis zu deinem/deiner Vorgesetzten ab.
Was du nicht in dein Kündigungsschreiben aufnehmen solltest
Es gibt einiges, das du im Kündigungsschreiben vermeiden solltest. Manches davon ist vielleicht verlockend – vor allem, wenn du Kritik oder Ärger mit dem Arbeitgeber hast – aber dafür gibt es einen besseren Zeitpunkt und Ort.
1. Unnötige Details
Gib keine persönlichen Gründe für deinen Weggang preis, wie z. B. Konflikte mit Kolleg*innen oder Unzufriedenheit mit der Führung. Im Austrittsgespräch kannst du diese Dinge offen ansprechen.
„Verwende das Kündigungsschreiben nicht, um jemanden im Unternehmen ‚anzuprangern‘“, sagte Smith. „Wenn du Feedback zu deinen Erfahrungen hinterlassen möchtest, ist das Kündigungsschreiben nicht der richtige Ort. Bitte um ein persönliches Austrittsgespräch mit der Personalabteilung, um dein Feedback formell zu dokumentieren.“
- Beispiel, das du vermeiden solltest: „Ich halte es nicht mehr aus, mit [Name des Kollegen / der Kollegin] zusammenzuarbeiten.“
2. Negative Kommentare oder Kritik
Beschwerden über Führungskräfte, Unternehmensrichtlinien oder Teamdynamik solltest du vermeiden.
- Beispiel, das du vermeiden solltest: „Ich gehe, weil dieses Unternehmen seine Mitarbeitenden nicht wertschätzt.“
3. Übertrieben emotionale Formulierungen
Bleibe in deiner Wortwahl professionell und sachlich. Selbst wenn dich der Job emotional belastet hat, ist dies nicht der Ort, um deine Gefühle von Erschöpfung oder Frustration auszuführen.
- Beispiel, das du vermeiden solltest: „Diese Arbeit hat mich mental ausgelaugt, ich halte es einfach nicht mehr aus.“
4. Unklarheit über deine Entscheidung
Formuliere deine Kündigung eindeutig und klar. Wenn du so weit bist, ein solches Schreiben zu senden, stehst du für deinen Entschluss. Lass nichts offen, das zu Missverständnissen führen könnte.
- Beispiel, das du vermeiden solltest: „Vielleicht gehe ich bald, aber ich überlege es mir noch.“
5. Unangemessene Forderungen oder Erwartungen
Hebe dir Gespräche zu Leistungen oder Vergütung für ein Austrittsgespräch auf. Wenn das der ausschlaggebende Grund für deine Kündigung ist, ist das verständlich – aber nicht im Kündigungsschreiben.
- Beispiel, das du vermeiden solltest: „Meine Gehaltserhöhungen waren nicht zufriedenstellend. Ich wäre geblieben, wenn das Unternehmen mich angemessen wertgeschätzt hätte.“
6. Vertrauliche Informationen
Gib keine unternehmensinternen Informationen oder Details zu deiner zukünftigen Stelle preis.
- Beispiel, das Sie vermeiden sollten: „Ich wechsele zur Konkurrenz und nehme mein ganzes Wissen mit.“
Tipps zur Vermeidung dieser Stolperfallen
- Beschränken Sie sich auf das Wesentliche: Kündigung, letzter Arbeitstag, Dankbarkeit und Angebot zur Übergabe.
- Bewahren Sie einen positiven und professionellen Ton.
- Wenn Sie unsicher sind, bitten Sie einen vertrauenswürdigen Freund oder Mentor darum, Ihr Schreiben vor dem Versand zu überprüfen.
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Lustige (aber nützliche!) Kündigungsvorlagen
Wenn es zur Unternehmenskultur passt, kann ein humorvoller Kündigungsbrief einen bleibenden und positiven Eindruck hinterlassen. Hier sind zwei Beispiele in unterschiedlichen Stilen:
Direkte Vorlage (professionell und schnörkellos)
Betreff: Kündigungsschreiben
Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],
Hiermit reiche ich offiziell meine Kündigung bei [Name des Unternehmens] ein, mit Wirkung zum [letzter Arbeitstag]. Ich bin dankbar für die Möglichkeiten und Unterstützung, die ich während meiner Anstellung erhalten habe, insbesondere für [nennen Sie eine konkrete, positive Erfahrung].
Ich werde mein Möglichstes tun, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, und unterstütze gerne bei der Übergabe meiner Aufgaben. Lassen Sie mich gerne wissen, wie ich helfen kann.
Vielen Dank für alles. Ich freue mich, weiter in Kontakt zu bleiben.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Humorvolle Vorlage (geistreich, aber respektvoll)
Betreff: Ich verlasse meinen Schreibtisch... für immer
Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],
Es ist an der Zeit, meine [Firmenausrüstung – z. B. Headset, Ausweis, Tabellenkalkulationstalente] an den Nagel zu hängen und mein nächstes Abenteuer zu beginnen. Mein letzter Arbeitstag bei [Name des Unternehmens] ist der [letzter Arbeitstag].
Ich schätze das Wachstum, die Lernerfahrungen und die unzähligen [Insiderwitz oder positiver Aspekt des Arbeitsplatzes]. Die Erinnerungen – besonders an [lustige Erinnerung oder besonderer Aspekt des Jobs] – werde ich stets in Ehren halten.
Ich unterstütze gerne bei der Übergabe und sorge dafür, dass alles in guten Händen ist, bevor ich gehe. Vielen Dank für alles! Beste Grüße,
[Ihr Name]
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