Wie man ein Kündigungsschreiben verfasst + 2 Vorlagen
Das Schreiben eines Kündigungsschreibens kann sich unangenehm oder stressig anfühlen, muss es aber nicht. Mit dem richtigen Vorgehen kannst du deine Stelle stilvoll verlassen und zugleich professionelle Beziehungen pflegen. Ein gut geschriebenes Kündigungsschreiben sorgt für Klarheit, Professionalität und einen guten Eindruck, während du den Übergang zu deiner nächsten Chance gestaltest.
In diesem Artikel zeige ich dir, was in ein gut formuliertes und professionelles Kündigungsschreiben gehört. Ich versuche außerdem, ein wenig Leichtigkeit in eine Aufgabe zu bringen, die manchmal schwerfallen kann.
Warum ein gut geschriebenes Kündigungsschreiben wichtig ist
Ein Kündigungsschreiben ist mehr als nur eine Formalität – es bestimmt den Ton für deinen Abschied. Selbst wenn dein Arbeitgeber weiß, dass du gehen wirst, solltest du trotzdem alles richtig machen.
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Jess Smith, Chief People Officer bei Hays Staffing and Recruiting und ehemalige Head of Talent Intelligence bei Amazon, rät: „Ein Kündigungsschreiben kann je nach Aufbewahrungsrichtlinien jahrelang in den Unterlagen eines Unternehmens bleiben. Deshalb solltest du sorgfältig formulieren, was du schreibst.“
Indem du einer klaren Struktur folgst, kannst du den Prozess reibungslos und stressfrei gestalten.
Was in ein Kündigungsschreiben gehört
Einiges davon wird offensichtlich erscheinen, aber damit nichts vergessen wird, lege ich hier die Struktur deines Kündigungsschreibens dar. Wenn du alles richtig machst, kann das den Unterschied ausmachen, ob dein Arbeitgeber als Referenz zur Verfügung steht oder ein Kontakt für immer verbrannt ist.
Das heißt aber nicht, dass du etwas schönreden oder dir zu viele Sorgen machen solltest, jemanden zu verärgern. Wenn deine Zeit gekommen ist, geh mit gutem Gewissen.
„Sei authentisch“, sagt Karen Weeks, Gründerin von Shine at Work. „Mach das Schreiben nicht übermäßig blumig oder lobend, wenn das nicht deinem Charakter entspricht. War dein Vorgesetzter wirklich toll, erwähne das ruhig und teile mit, was du aus der Zusammenarbeit mitnimmst. Übertreibe es aber nicht, nur weil du keine Brücken abbrechen willst oder Angst hast, dass jemand verärgert über deinen Weggang ist.“
Wichtige Bestandteile
Um ein überzeugendes Kündigungsschreiben zu verfassen, solltest du folgende Elemente einbauen:
1. Klare Aussage der Kündigung
Formuliere dein Vorhaben zu kündigen direkt und unmissverständlich. Du könntest versucht sein, die Gründe für deine Entscheidung gleich zu erklären – tu das nicht. Komm einfach zur Sache, für alles Weitere gibt es genug Raum im Exit-Interview.
- Beispiel: „Bitte betrachten Sie dieses Schreiben als formelle Mitteilung meiner Kündigung, wirksam zum [letzter Arbeitstag].“
2. Letzter Arbeitstag
Gib an, wann dein letzter Arbeitstag sein wird, damit die Übergabe klar geplant werden kann. Im Idealfall gibst du so viel Vorlauf wie möglich, doch zwei Wochen sind das Minimum, das du einhalten solltest. Natürlich kann es Gründe geben, warum du früher gehen musst – etwa, wenn der neue Arbeitgeber darauf besteht. Gib trotzdem dein Bestes, um zwei Wochen Vorlauf zu ermöglichen.
- Beispiel: „Mein letzter Arbeitstag bei [Firmenname] ist der [konkretes Datum].“
3. Ausdruck von Dankbarkeit
Zeige Wertschätzung für die Erfahrungen und Möglichkeiten, die du in deiner Rolle hattest.
- Beispiel: „Ich bin dankbar für die Unterstützung und die Möglichkeiten zur fachlichen Entwicklung, die ich bei [Firmenname] sammeln durfte, insbesondere [positive Erfahrung nennen].“
4. Angebot zur Unterstützung der Übergabe
Sichere deinem Arbeitgeber zu, dass du beim Übergang Unterstützung anbietest.
- Beispiel: „Gerne unterstütze ich dabei, meine Nachfolge einzuarbeiten oder Kolleg:innen einzuweisen, die meine Aufgaben übernehmen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.“
5. Kontaktinformationen
Gib aktualisierte Kontaktdaten für die weitere Kommunikation an. Man weiß nie – vielleicht brauchst du etwa zur Steuerzeit noch Unterlagen oder eine Korrektur. Eine Möglichkeit zum Kontakt sollte für dich und das HR-Team stets bestehen.
- Beispiel: „Für Rückfragen bin ich unter [deine E-Mail] erreichbar.“
Tipps für Professionalität
Dein Weggang wird einige überraschen. Das bedeutet aber nicht, dass du darauf hinarbeiten solltest, dass die Leute schockiert sind.
"Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Kündigungsschreiben der Weg ist, auf dem Ihr Unternehmen erfährt, dass Sie gehen", sagte Weeks. "Sprechen Sie zuerst mit jemandem persönlich. Das kann Ihr Vorgesetzter oder die Personalabteilung sein, je nachdem, bei wem Sie sich am wohlsten fühlen. Es macht keinen guten Eindruck, wenn wir beide zugleich per E-Mail erfahren, dass jemand kündigt. Einer von uns wird Sie ohnehin sofort anrufen, also müssen Sie früher oder später sowieso mit uns sprechen. Der professionelle Weg ist also, erst das Gespräch zu suchen und dann mit dem Kündigungsschreiben nachzuziehen."
Ihre Kolleginnen und Kollegen sind diejenigen, die am stärksten von Ihrem Weggang betroffen sein werden. Ihnen Zeit zu geben, ihre Arbeitsbelastung zu organisieren, um Ihre Aufgaben zu übernehmen oder geeignete Nachfolger zu suchen, ist mehr als nur eine Höflichkeitsgeste.
"Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihr Schreiben ausreicht, um alle zu informieren, dass Sie gehen", sagte Smith. "Gehen Sie proaktiv auf Kolleginnen und Kollegen zu, sobald Sie sich mit Ihrer Führungskraft auf einen Kommunikationsplan verständigt haben, um in Kontakt zu bleiben und Brücken nicht abzubrechen. Sie wissen nie, wie Sie dieses Netzwerk in Zukunft nutzen werden."
Jeder geht mit dieser Situation anders um. Unabhängig von Generation, Betriebszugehörigkeit oder Position im Unternehmen gibt es einige Dinge, die Sie richtig machen sollten.
- Informieren Sie Ihre Führungskraft und kündigen Sie zuerst mündlich, um keine Brücken zu verbrennen.
- Halten Sie Ihr Schreiben kurz und höflich – vermeiden Sie unnötige Details.
- Bewahren Sie einen professionellen Ton – auch wenn Sie unter schwierigen Umständen gehen.
- Passen Sie die Formulierung je nach Verhältnis zu Ihrer Führungskraft an.
Was Sie nicht in Ihr Kündigungsschreiben schreiben sollten
Es gibt bestimmte Dinge, die Sie in einem Kündigungsschreiben vermeiden sollten. Manche davon sind besonders verlockend, wenn Sie Ihrem jetzigen Arbeitgeber etwas mitteilen möchten – aber es gibt einen passenden Ort und Zeitpunkt dafür.
1. Unnötige Details
Teilen Sie keine persönlichen Gründe für den Abschied mit, wie Konflikte mit Kolleginnen und Kollegen oder Unzufriedenheit mit der Führung. Im Rahmen eines Exit-Gesprächs können Sie auf solche Themen näher eingehen.
"Nutzen Sie das Kündigungsschreiben nicht, um jemanden im Unternehmen bloßzustellen", sagte Smith. "Wenn Sie Feedback zu Ihren Erfahrungen hinterlassen möchten, ist das Kündigungsschreiben nicht der richtige Ort dafür. Vereinbaren Sie stattdessen ein Exit-Gespräch mit der Personalabteilung, um Ihr Feedback formal festzuhalten."
- Beispiel, das Sie vermeiden sollten: „Ich halte es nicht mehr aus, mit [Name der Kollegin/des Kollegen] zu arbeiten.“
2. Negative Kommentare oder Kritik
Vermeiden Sie Beschwerden über Führung, Unternehmensrichtlinien oder Team-Dynamik.
- Beispiel, das Sie vermeiden sollten: „Ich gehe, weil dieses Unternehmen seine Mitarbeitenden nicht wertschätzt.“
3. Übermäßig emotionale Sprache
Bleiben Sie bei der Formulierung professionell und gefasst. Selbst wenn der Job Sie emotional belastet hat, ist dies nicht der Ort, um Ihre Gefühle von Erschöpfung und Unzufriedenheit zu schildern.
- Beispiel, das Sie vermeiden sollten: „Dieser Job hat mich mental ausgelaugt, ich halte es einfach nicht mehr aus.“
4. Unklarheiten zu Ihrer Entscheidung
Formulieren Sie Ihr Kündigungsschreiben eindeutig und bestimmt. Wenn Sie an dem Punkt sind, dieses Schreiben zu senden, ist Ihre Entscheidung gefallen. Lassen Sie keinen Interpretationsspielraum und vermeiden Sie Missverständnisse.
- Beispiel, das Sie vermeiden sollten: „Ich könnte bald gehen, aber ich überlege es mir noch."
5. Unangemessene Forderungen oder Erwartungen
Heben Sie Gespräche über Leistungen oder Vergütung für das Exit-Gespräch auf. Ist dies der Hauptgrund für Ihre Kündigung, ist das verständlich – dies ist aber nicht der passende Ort, es zu erwähnen.
- Beispiel, das Sie vermeiden sollten: „Meine Gehaltserhöhungen waren nicht zufriedenstellend. Ich wäre geblieben, wenn das Unternehmen mich wertgeschätzt hätte.“
6. Vertrauliche Informationen
Nennen Sie keine geschützten Unternehmensinformationen oder Details zu Ihrer nächsten Stelle.
- Beispiel, das Sie vermeiden sollten: „Ich wechsle zur Konkurrenz und bringe mein ganzes Wissen mit.“
Tipps zur Vermeidung dieser Fallstricke
- Beschränken Sie sich auf das Wesentliche: Kündigung, letzter Arbeitstag, Dankbarkeit und Angebot zur Übergabe.
- Bewahren Sie einen positiven und professionellen Ton.
- Im Zweifel lassen Sie einen vertrauenswürdigen Freund oder Mentor Ihr Schreiben prüfen, bevor Sie es versenden.
Lustige (aber nützliche!) Kündigungsschreiben-Vorlagen
Wenn es zur Unternehmenskultur passt, kann ein humorvolles Kündigungsschreiben einen bleibenden und positiven Eindruck hinterlassen. Hier sind zwei Beispiele in verschiedenen Stilen:
Klar und sachlich: Professionelle, schnörkellose Vorlage
Betreff: Kündigungsschreiben
Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],
Hiermit reiche ich offiziell meine Kündigung bei [Firmenname] zum [letzter Arbeitstag] ein. Ich danke Ihnen für die Chancen und Unterstützung während meiner Zeit hier, insbesondere für [einen bestimmten positiven Moment erwähnen].
Ich bin bestrebt, einen reibungslosen Übergang zu sichern, und unterstütze gern bei der Übergabe meiner Aufgaben. Teilen Sie mir gern mit, wie ich helfen kann.
Vielen Dank für alles. Ich freue mich darauf, in Kontakt zu bleiben.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Locker-humorvolle Vorlage (geistreich, aber respektvoll)
Betreff: Ich verlasse meinen Schreibtisch… für immer
Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],
Es ist an der Zeit, mein [Firmenutensil – z.B. Headset, Ausweis, Tabellenkalkulation] an den Nagel zu hängen und mich ins nächste Abenteuer zu stürzen. Mein letzter Tag bei [Firmenname] wird der [letzter Arbeitstag] sein.
Ich schätze das Wachstum, die Erfahrungen und unzählige [Insider-Witz oder positiver Aspekt des Arbeitsplatzes]. Die Erinnerungen – besonders [lustige Erinnerung oder besonderes Erlebnis] – bleiben mir immer erhalten.
Gern unterstütze ich beim Übergang und sorge dafür, dass alles in guten Händen bleibt, bevor ich gehe. Danke für alles! Beste Grüße,
[Ihr Name]
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