Macht die Personalabteilung die Lohnabrechnung oder das Finanzwesen? Wer sollte die Abrechnungen übernehmen?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist normalerweise der größte Kostenfaktor einer Organisation und erfordert ein sorgfältiges Management. Wer ist also dafür verantwortlich?
Einerseits würden Personalfachleute argumentieren, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Erweiterung der Mitarbeitererfahrung ist und eng mit Einstellung, Zusatzleistungen und Compliance verknüpft ist.
Andererseits lässt sich überzeugend argumentieren, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine zentrale Finanzfunktion ist, die für Budgetierung, Prognosen und steuerliche Verpflichtungen von entscheidender Bedeutung ist.
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In diesem Artikel untersuchen wir beide Perspektiven, wägen die Vor- und Nachteile ab und helfen Ihnen zu bestimmen, wo die Verantwortung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen am besten angesiedelt ist.
Ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine HR- oder Finanzfunktion?
Die Zuständigkeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung überschneiden sich mit den Personalabteilungen, den Finanzabteilungen und möglicherweise sogar mit den Bereichen Zusatzleistungen, IT oder einem Drittanbieter.
Übernimmt die Personalabteilung also die Lohn- und Gehaltsabrechnung? Oder sollte sie der Aufsicht der Finanzabteilung unterstehen?
Die kurze Antwort lautet: Es kommt darauf an.
Das hängt in erster Linie von der Größe der Organisation und ihrer Struktur ab.
In kleineren Organisationen kann eine der beiden Abteilungen die Aufsicht über alle mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbundenen Aufgaben übernehmen.
In größeren Organisationen mit einem eigenen Finanz- oder Lohnabrechnungsteam werden die Zuständigkeiten wahrscheinlich aufgeteilt: Die Personalabteilung verwaltet die Eingaben (z. B. Neueinstellungen, Gehaltserhöhungen und Zusatzleistungen), während die Finanz- oder Lohnabrechnungsabteilung die Ausführung übernimmt (z. B. die Verarbeitung von Zahlungen und die Steuerberichterstattung).
Dadurch kann sich jede Abteilung auf ihre Stärken konzentrieren, und die Aufgabentrennung führt außerdem zu starken internen Kontrollen.
Die Rolle der Personalabteilung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist teilweise eine mitarbeiterbezogene Funktion, wodurch die Personalabteilung unweigerlich ins Spiel kommt. Viele Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung, etwa Änderungen der Vergütung, erfordern die Einbindung der Personalabteilung.
Hier sind Beispiele für die Zuständigkeiten der Personalabteilung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung:
- Abstimmung mit dem Mitarbeiterlebenszyklus: Die Personalabteilung ist für Einstellung, Einarbeitung, Zusatzleistungen, Zeiterfassung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses zuständig – all dies beeinflusst die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Sensibilität der Daten: Die Personalabteilung verarbeitet bereits vertrauliche Mitarbeiterinformationen, einschließlich Vergütungsdaten, die sich auf natürliche Weise in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integrieren lassen.
- Zusatzleistungen und Compliance: Die Verwaltung von Abzügen für Krankenversicherung und Altersvorsorgepläne sowie die Einhaltung von Arbeitsgesetzen fallen häufig in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung.
Für Organisationen, in denen die Personalabteilung eine zentrale Rolle bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung spielt, kann HR-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung dabei helfen, beide Funktionen in einem System zu verwalten.
Die Rolle der Buchhaltung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Buchhaltung spielt bei der Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine zentrale Rolle. Abstimmungen, das Hinzufügen von Buchungen zum Hauptbuch und die Einhaltung von Lohnsteuerbestimmungen sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Häufig gehören diese Aufgaben nicht zu den Tätigkeiten, für die die Personalabteilung ausgebildet ist.
Hier sind Beispiele für die Zuständigkeiten der Buchhaltung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung:
- Budgetierung und Finanzberichterstattung: Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung einen so großen Kostenfaktor darstellt, ist es ideal, wenn die Finanzabteilung sie verwaltet und darüber berichtet.
- Steuer-Compliance und Prüfungen: Finanzteams sind stärker an der Verwaltung von Steuereinbehalten, Abführungen und Finanzprüfungen beteiligt.
- Überwachung des Cashflows: Die Finanzabteilung stellt sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung in die umfassendere Cashflow-Strategie des Unternehmens passt.
Eine weitere Option: Argumente für die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Für viele Organisationen – insbesondere kleine und mittelgroße Unternehmen – stellt die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine attraktive dritte Option dar, vor allem bei Tätigkeiten in ausländischen Gebieten.
Warum Unternehmen sich für die Auslagerung entscheiden
- Fachwissen und Compliance: Lohnabrechnungsdienstleister halten sich über ständig wechselnde Steuergesetze, Arbeitsvorschriften und Abgabefristen auf dem Laufenden. Dadurch wird das Risiko kostspieliger Fehler oder Strafen wegen Nichteinhaltung verringert.
- Zeiteinsparung: Indem interne Teams administrative Aufgaben wie die Berechnung von Löhnen, den Abzug von Steuern und die Auszahlung von Vergütungen abgeben, können sie sich auf strategische Prioritäten konzentrieren – sei es die Personalplanung oder die Finanzanalyse.
- Technologie und Automatisierung: Viele Lohnabrechnungsdienstleister bieten leistungsstarke Lohnabrechnungsplattformen, die sich in HR- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen, die Berichterstattung vereinfachen und Mitarbeitenden Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und Einstellungen für die direkte Gehaltsüberweisung geben.
- Skalierbarkeit: Wenn Unternehmen wachsen, werden ihre Anforderungen an die Lohnabrechnung komplexer – insbesondere bei der Expansion in neue Rechtsgebiete. Globale Lohnabrechnungsdienstleister oder EOR-Dienstleistungen sind darauf vorbereitet, die Lohnabrechnung über mehrere Bundesstaaten oder sogar international problemlos abzuwickeln.
- Kosteneffizienz: Auch wenn mit dem Outsourcing Kosten verbunden sind, stellen viele Unternehmen fest, dass diese durch die Einsparungen aufgrund weniger Fehler bei der Lohnabrechnung, weniger intern aufgewendeter Arbeitsstunden und minimierter rechtlicher Risiken aufgewogen werden.
Wann Outsourcing möglicherweise nicht ideal ist
- Unternehmen mit stark individualisierten Vergütungsmodellen oder strengen Anforderungen an die Datenkontrolle ziehen es möglicherweise vor, die Lohnabrechnung intern abzuwickeln.
- Einige Organisationen stellen fest, dass es effizienter ist, die Lohnabrechnung intern zu verwalten, wenn sie über leistungsfähige Systeme und fest zugeordnete Mitarbeitende für die Lohnabrechnung verfügen.
Hinweis: Outsourcing macht eine interne Kontrolle nicht überflüssig. HR und die Finanzabteilung spielen weiterhin eine wichtige Rolle bei der Verwaltung von Eingaben und der Genehmigung von Prozessen – die Ausführungslast kann jedoch auf erfahrene Fachleute verlagert werden. Letztlich handelt es sich um eine strategische Entscheidung, die auf Grundlage der Unternehmensgröße, der Komplexität und der verfügbaren Kapazitäten getroffen werden sollte.
Lohnabrechnung – ein kollaboratives Modell
Hier sind einige Beispiele dafür, wie verschiedene Abteilungen in unterschiedlichen Organisationen zusammenarbeiten können.
1. Start-ups (kleine, schlanke Teams – intern oder teilweise ausgelagert)
Start-ups greifen häufig auf ausgelagerte Lösungen für die Lohnabrechnung zurück, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen, während HR und die Finanzabteilung Eingaben und Kontrolle übernehmen.
| Zuständigkeit | HR | Finanzabteilung | Externer Dienstleister |
| Änderung des Gehalts oder der Vergütungssätze | X | ||
| Erfassung von Beendigungen, Eintrittsdaten und Arbeitsstunden | X | ||
| Gestaltung und Änderung des Leistungsprogramms | X | ||
| Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden zur Lohnabrechnung | X | ||
| Sicherstellung der Vertraulichkeit von Informationen | X | ||
| Rechtzeitige Verarbeitung der Lohnabrechnung | X | X | |
| Einhaltung des Steuerrechts | X | X | |
| Prüfung der Lohnabrechnungsdaten | X | ||
| Berichterstattung | X |
2. Mittelständische Unternehmen (wachsende Teams – hybrides Modell)
Mittelständische Unternehmen teilen die Zuständigkeiten häufig auf: HR verwaltet die Mitarbeitendendaten, die Finanzabteilung übernimmt die Berichterstattung und die Steueraufsicht, und externe Dienstleister kümmern sich um die Ausführung.
| Zuständigkeit | HR | Finanzabteilung | Externer Dienstleister |
| Änderung des Gehalts oder der Vergütungssätze | X | ||
| Erfassung von Beendigungen, Eintrittsdaten und Arbeitsstunden | X | X | |
| Gestaltung und Änderung des Leistungsprogramms | X | ||
| Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden zur Lohnabrechnung | X | X | |
| Sicherstellung der Vertraulichkeit von Informationen | X | X | X |
| Rechtzeitige Verarbeitung der Lohnabrechnung | X | X | |
| Einhaltung des Steuerrechts | X | X | |
| Prüfung der Lohnabrechnungsdaten | X | X | |
| Berichterstattung | X | X |
3. Großunternehmen (großer Umfang – interne Lohnabrechnungsteams oder umfassendes Outsourcing)
Großunternehmen unterhalten entweder leistungsfähige interne Lohnabrechnungsteams in HR und der Finanzabteilung oder lagern die Lohnabrechnung vollständig an globale Dienstleister aus, mit mehreren Ebenen der Kontrolle und Überwachung.
| Zuständigkeit | HR | Finanzen | Externer Lieferant |
| Änderung von Gehalt oder Vergütungssätzen | X | ||
| Erfassung von Beendigungen, Eintrittsdaten und Arbeitszeiten | X | X | |
| Gestaltung und Änderung des Leistungsprogramms | X | X | |
| Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden zur Lohnabrechnung | X | X | |
| Sicherstellung der Vertraulichkeit von Informationen | X | X | X |
| Rechtzeitige Verarbeitung der Lohnabrechnung | X | X | |
| Einhaltung der Steuergesetze | X | X | |
| Prüfung der Lohnabrechnungsdaten | X | X | |
| Berichterstattung | X | X | X |
Fazit: Wer sollte die Lohnabrechnung übernehmen?
Wenn möglich, liegt es in Ihrem besten Interesse, sowohl die Personalabteilung als auch die Buchhaltung oder Finanzabteilung in die Verwaltung der Lohnabrechnung einzubeziehen.
Ein hybrider Ansatz ist oft am besten, da er das umfassende Verständnis der Personalabteilung für Mitarbeiterdaten und Compliance mit der Expertise der Finanzabteilung in den Bereichen Budgetierung, Berichterstattung und finanzielle Rechenschaftspflicht verbindet und so sicherstellt, dass die Lohnabrechnung sowohl korrekt als auch strategisch ausgerichtet ist.
Wie Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen, im Tilgungsrechner hervorhebt:
„In bestimmten Zeiträumen, etwa bei der Lohnabrechnung zum Jahresende, ist die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen entscheidend. Die Personalabteilung, die Finanzabteilung und die Lohnbuchhaltung müssen auf demselben Stand sein, insbesondere bei Themen wie aufgeschobener Vergütung, Beiträgen zu Altersvorsorgeplänen oder Gesundheitsleistungen.“
Mit der Zeit wird diese Frage jedoch nicht mehr so wichtig sein. Einer der Vorteile der Automatisierung der Lohnabrechnung besteht darin, dass Routineaufgaben wie die Berechnung von Steuern weniger manuellen Aufwand und weniger Mitarbeitende erfordern.
Sie werden weiterhin Unterstützung von der Personalabteilung und der Buchhaltung benötigen, allerdings für strategischere Aufgaben.
Die Personalabteilung kann dabei helfen, geeignete Leistungen festzulegen, während die Buchhaltung die Prüfung übernehmen kann. Schon bald werden diese Aufgaben nicht mehr so viele Teammitglieder erfordern, wodurch das Argument aus der Perspektive des Personalmanagements an Bedeutung verliert.
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