So transformiert diese globale Führungskraft für Menschen & Kultur das Mitarbeitererlebnis mit KI
CPO Joanna Kmiec hat Teams aufgebaut und Paradigmenwechsel in vielen Branchen bewirkt. Sie erklärt, wie sie KI einsetzt, um das Mitarbeitererlebnis (EX) in Unternehmen zu verbessern.
Joanna Kmiec
Chief People Officer bei Loopio
Mitarbeitererlebnis als Produkt: Joanna Kmiec definiert Mitarbeitererlebnis neu als Produkt, das Wachstum, Bindung und Innovation fördert.
Transformation des Onboardings durch KI: KI optimiert Onboarding-Prozesse, reduziert Wochen an Arbeit auf Minuten und stellt gleichzeitig Personalisierung und Skalierbarkeit sicher.
Fokus auf Verhaltensänderung: Der Erfolg bei der Einführung von KI hängt davon ab, Verhaltensweisen und Arbeitsabläufe zu ändern – nicht nur die richtigen Tools auszuwählen.
Evolution der Führung: In einer KI-zentrierten Welt müssen Führungskräfte auf Enablement setzen und sich auf Zusammenarbeit, Vertrauen und Anpassungsfähigkeit konzentrieren.
Engagement durch Feedback: Der Einsatz von KI zur Stimmungsanalyse steigert das Mitarbeiterengagement, indem tiefere Erkenntnisse aus Feedback gewonnen werden.
Joanna Kmiec hat im Verlauf ihrer Karriere Teams aufgebaut und Paradigmen in vielen Branchen verschoben – auch im Softwarebereich. Zum Zeitpunkt dieses Interviews arbeitete sie bei einem Softwareunternehmen namens Elastic Path, ist aber kürzlich CPO bei Loopio geworden.
Ihr Fokus liegt auf der Employee Experience. Wir haben uns mit ihr unterhalten, um zu erfahren, wie sie KI nutzt, um das Mitarbeitererlebnis organisationsweit zu verbessern. Das hat sie uns erzählt.
Behandle das Mitarbeitererlebnis wie ein Produkt
Im Laufe meiner Karriere habe ich branchenübergreifend Teams geführt und aufgebaut – von Medien bis Biotechnologie – und das auf globaler Ebene. In den letzten Jahren war ich tief in der Tech- und Softwarebranche eingebunden, wo das Tempo hoch ist, die Einsätze groß und die Menschen, die man ins Boot holt, über den Wettbewerbsvorteil entscheiden können.
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Diese Reise hat meine Sicht auf die Employee Experience verändert. EX ist für mich nicht nur eine HR-Funktion – sie ist ein Produkt. Wenn sie gezielt gestaltet wird, ist sie ein mächtiger Hebel für Wachstum, Bindung und Innovation.
EX ist nicht nur eine HR-Funktion – sie ist ein Produkt. Wenn sie mit Intention gestaltet wird, wird sie zu einem mächtigen Hebel für Wachstum, Bindung und Innovation.
Heute unterstütze ich Technologieunternehmen dabei, strategische und skalierbare HR-Roadmaps zu entwickeln, die echte Geschäftsergebnisse ermöglichen.
Mitarbeitereinführung mit KI transformieren
Unser Team begann damit, ChatGPT zu nutzen, um unsere Prompting-Fähigkeiten zu verbessern – angefangen bei der Erstellung eines Trainingsprogramms für das People-Team, das spezifische KI-Anwendungsfälle hervorhob und bekannte Plattformen zur Behebung zentraler Lücken vorstellte, bis hin zum Wendepunkt: der Absicht, unser Onboarding-Programm grundlegend zu überarbeiten.
Was früher wochenlange Arbeit erforderte, konnte nun in nur 30 Minuten entworfen werden.
Nehmen wir Vertrieb als Beispiel: In einer schnelllebigen Vertriebsorganisation ist die Geschwindigkeit für die Einarbeitung entscheidend. Aber mehr noch als Tempo kommt es auf ein Vorgehen an, das Konsistenz, Personalisierung und Skalierbarkeit bietet – ohne das People-Team oder den Vertrieb zu überlasten.
Früher hat es Wochen gedauert, ein maßgeschneidertes Onboarding-Programm zu entwickeln: Präsentationsfolien aus dem Sales Enablement zu ziehen, mit den Produktteams die neuesten Features abzustimmen, das Marketing für Aktualisierungen der Botschaften einzubinden und Aufgaben manuell in einem HRIS zuzuweisen.
Jetzt konnten wir innerhalb weniger Minuten:
- Ein vollständiges Onboarding-Curriculum auf Basis des aktuellen Sales-Playbooks generieren, segmentiert nach Funktion (z. B. SDRs vs. AEs), Produkt und Region.
- Lernmodule automatisch mit den aktuellsten Pitch-Decks, Fallstudien und Demo-Aufzeichnungen füllen – gezogen aus internen Wissensdatenbanken und Tools für Sales Enablement.
- Rollenbasierte Onboarding-Reisen erstellen, mit interaktiven Aufgaben, Quizzen und zeitgebundenen Zielen, die direkt in die bestehenden Tools des Teams integriert sind.
Die Erkenntnis, dass wir dies zu maßgeschneiderten, rollenbasierten Onboarding-Journeys skalieren können, war ein echter Wendepunkt. Der Schlüssel war sicherzustellen, dass unsere Daten aktuell und nutzbar sind – die Qualität der Ausgaben hängt vollständig von der Qualität der Eingaben ab.
KI überall im Personalwesen skalieren
Wir haben kürzlich unser Feedback-Fokus-Programm überarbeitet und dabei KI-basierte Erkenntnisse zur Stimmungsanalyse genutzt, um einen umsetzbaren Plan zu erstellen.
Wir führen Engagement-Umfragen durch, um offenes Feedback dazu zu erhalten, in welchen Bereichen unser Mitarbeitererlebnis floriert und um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Anschließend halten wir Live-Feedback-Sessions mit Mitarbeitenden ab, um zusätzlichen Kontext zu erhalten und mögliche Lösungen zur Verbesserung des Erlebnisses zu diskutieren.
Während unsere Tools bereits eine grobe Stimmungsanalyse lieferten, haben wir KI eingesetzt, um tiefer zu gehen – insbesondere bezüglich des Feedbacks aus Fokusgruppen – und Muster sowie Handlungsfelder zu identifizieren, die sonst womöglich übersehen worden wären.
Dieser Ansatz ermöglichte es Führungskräften, über oberflächliche Einblicke hinauszugehen und an echten, wertschöpfenden Lösungen teilzunehmen. Er hat auch die Art und Weise verändert, wie wir uns strategisch als Unternehmen austauschen.
Diese Feedbackschleife half uns auch dabei, unsere Zusammenarbeit teamübergreifend zu optimieren. Wir fördern abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bei der KI-Integration, indem Diskussionen von der Führungsebene aus initiiert und durch gemeinsames Lernen und Ausprobieren verstärkt werden.
Wir haben sogar ein eigenes, bereichsübergreifendes KI-Team mit Vertreter:innen aus allen wichtigen Abteilungen gegründet. Ihre Aufgabe: Feedback zu Anwendungsfällen geben, passende Tools empfehlen und Schulungsmöglichkeiten für die gesamte Belegschaft identifizieren.
Am wichtigsten ist, dass wir die Erfolge feiern – und hervorheben, wo Prozesse durch KI verbessert oder in einigen Fällen sogar komplett neugestaltet wurden.
Die Herausforderung bei der Einführung von KI ist nicht technischer, sondern menschlicher Natur
Die größte Überraschung bei der Einführung von KI ist, dass die eigentliche Herausforderung nicht technischer, sondern menschlicher Natur ist.
Bei der Einführung von KI liegt die Herausforderung nicht im Technischen – sondern beim Menschen.
Ich dachte anfangs, der schwierigste Teil wären die Integration, das Training oder die Auswahl der richtigen Tools. Am meisten überrascht hat mich aber, wie stark die Einstellung und Denkweise den Erfolg bestimmt. Menschen lehnen KI nicht ab, weil sie zu komplex ist, sondern weil sie Vertrautheit, Identität und Kontrolle bedroht.
Ich habe Teams erlebt, die zögern, weil mit der Einführung von KI leise Fragen aufkamen wie:
- „Was bedeutet das für meine Rolle?“
- „Wird mein Urteilsvermögen noch gebraucht?“
- „Woher weiß ich, ob ich dem, was diese KI sagt, vertrauen kann?“
Deshalb ist es so wichtig, die Menschen mitzunehmen – sie testen zu lassen, Fragen zu stellen, Prozesse zu hinterfragen und vor allem mitzuentscheiden, wie KI in ihre Arbeit eingebettet werden kann.
Das Ziel ist nicht, den Menschen zu ersetzen, sondern Zeit für strategische, wertschöpfende Arbeit zu gewinnen – und gleichzeitig sicherzustellen, dass Prozesse an den richtigen Stellen menschlich bleiben.
Erfolg mit KI hängt von Verhaltensänderungen ab, nicht von Tools
In diesem Zusammenhang hängt der Erfolg nicht allein davon ab, welche KI-Tools Sie auswählen. Es geht um Veränderung im Verhalten.
Deshalb fragen wir nicht: „Welche KI-Tools sollen wir kaufen?“, sondern: "Welche Entscheidungen und Abläufe wollen wir verbessern oder beschleunigen, und wer muss in die Co-Gestaltung der Prozesse eingebunden werden, damit diese auch nachhaltig sind?"
Wir setzen auf eine enge Partnerschaft zwischen HR und IT und dehnen diese Zusammenarbeit auf alle Teams aus. Unser Ziel: zu erkennen, welche Workflows sich verändern müssen, die passenden Tools auszuwählen und die Organisation beim Wandel zu begleiten.
Warum die meisten Unternehmen bei der KI-Implementierung scheitern
Einer der größten Fehlgriffe, die ich sehe, ist, dass KI oft als strategische Transformation betrachtet – aber wie eine taktische Zusatzlösung eingeführt wird.
Organisationen sprechen davon, "KI-first" zu werden, aber ihre Betriebsmodelle, Teamstrukturen und Denkweisen hängen immer noch in Abläufen von vor der KI-Ära fest. Oder sie konzentrieren sich ausschließlich darauf, KI in ihr Produkt einzubauen und vergessen dabei den Rest der Organisation.
Viele versuchen, KI-Tools auf bestehende Workflows aufzusetzen oder aufzupfropfen, statt zu prüfen, ob die Abläufe grundlegend neugestaltet werden sollten.
Sie führen beispielsweise KI ein, um das Recruiting oder Onboarding „zu beschleunigen“ – übersehen aber veraltete Freigabeketten oder die Tatsache, dass Mitarbeitende nicht darin geschult wurden, KI-Ergebnisse zu bewerten oder ihnen zu vertrauen. Das Resultat: Die Tools werden nicht voll ausgeschöpft.
Wie man Teams auf KI vorbereitet
Um sicherzustellen, dass sich unser Team anpasst, haben wir "ChatGPT Team" für Übungszwecke beim Prompten eingesetzt und die Teammitglieder dabei unterstützt, an externen KI-Schulungen teilzunehmen, um sich mit verschiedenen HR-spezifischen Anwendungsfällen vertraut zu machen.
Wir haben außerdem mit Sentiment-Analyse experimentiert und unsere bestehenden Programme und Umfragetools genutzt, um die Rückmeldungen und aufkommenden Trends genauer zu analysieren. Dies half dem Team, über oberflächliche Erkenntnisse hinauszugehen und kreative, umsetzbare Wege zu finden, darauf zu reagieren.
Führung verändert sich in einer KI-zentrierten Welt
Ich bin überzeugt, dass Führungskräfte, die den Wandel nicht annehmen, in diesem Übergang abgehängt werden.
Führung wird sich hin zu einer Rolle der Befähigung entwickeln – sie schafft Teams und Arbeitsumfelder, in denen KI, Daten und die menschliche Seite nahtlos zusammenwirken.
Die Aufgabe einer Führungskraft wird weniger das Anleiten, sondern vielmehr das Schaffen von Kontext, das Beseitigen von Hindernissen und das Sicherstellen von Ausrichtung sein.
Die Führungskräfte von morgen bieten nicht nur Vision – sie beseitigen Hindernisse, schaffen Kontext und sichern den Zusammenhalt. Sie müssen die Employee Journey verstehen, mit sowohl KI als auch Menschen arbeiten und auf starke emotionale Intelligenz setzen.
Emotionale Intelligenz, Neugier, adaptive Kommunikation, digitales Verständnis sowie die Fähigkeit, psychologische Sicherheit und Vertrauen zu schaffen, werden zu entscheidenden Kompetenzen für erfolgreiche Führungskräfte.
Ratschläge für Führungskräfte in einer KI-zentrierten Welt
In einer KI-zentrierten Welt hat niemand alle Antworten. Die Führungskräfte, die erfolgreich sind, werden diejenigen sein, die eine klare Richtung vorgeben können – auch in Ungewissheit – und ihre Teams dazu einladen, den Weg gemeinsam zu gestalten.
In einer KI-zentrierten Welt hat niemand alle Antworten. Die Führungskräfte, die erfolgreich sind, werden diejenigen sein, die eine klare Richtung vorgeben können, selbst wenn sie sich in Unsicherheit bewegen.
Hier ist mein Rat:
- Behandeln Sie Veränderung als Produkt, nicht als Projekt. Führen Sie sie schrittweise ein, holen Sie Feedback ein und passen Sie an. KI ist kein einmaliges Vorhaben, sondern ein fortlaufender Prozess.
- Beziehen Sie Menschen frühzeitig ein. Egal ob Führungskräfte an der Front oder Back-End-Entwickler – binden Sie diejenigen ein, die der täglichen Arbeit am nächsten sind. Akzeptanz beginnt mit Mitgestaltung. Beschränken Sie die Einführung nicht nur auf Produktteams – dieser Wandel muss auf Organisationsebene erfolgen.
- Definieren Sie Wert neu. Konzentrieren Sie sich auf Produktivität, wobei Ihre Differenzierungsmerkmale Kreativität, ethisches Urteilsvermögen, Empathie und Anpassungsfähigkeit sind – die menschlichen Fähigkeiten, die KI nicht leicht replizieren kann.
- Seien Sie transparent darüber, was sich ändert – und was nicht. Menschen müssen wissen, dass sich zwar die Werkzeuge ändern, aber Ihre Grundwerte und Ziele unverändert bleiben. So entsteht Vertrauen während des Wandels.
Bleiben Sie dran
Sie können Joanna’s Arbeit auf LinkedIn verfolgen, während sie weiterhin Leadership mit Fokus auf den Menschen in einer KI-zentrierten Welt gestaltet und ausbaut.
Weitere Experteninterviews folgen auf People Managing People.
