Sicherstellung der Geschäftskontinuität in einer Dauerkrisen-Umgebung
Die Welt lebt seit mindestens 2015 in einer sogenannten Permakrise, definiert als „eine verlängerte Phase der Instabilität und Unsicherheit“.
Auch wenn einem jüngere Ereignisse wie der Brexit, die COVID-19-Pandemie, Afghanistan, die Ukraine oder aktuell Israel sofort in den Sinn kommen, gibt es viele Beispiele, die diesen Zeitraum noch übertreffen. Dazu zählen Naturkatastrophen, die durch den Klimawandel zunehmen, die globale Finanzkrise oder politische Instabilität, ausgelöst durch Ereignisse wie die George-Floyd-Proteste oder den Arabischen Frühling.
Für die Zukunft ist zu erwarten, dass die Welt mit einer Kombination aus geopolitischen, ökologischen, wirtschaftlichen und gesundheitlichen Krisen konfrontiert wird – häufiger und in kürzeren Abständen. Das bedeutet, dass potenzielle Bedrohungen für die Geschäftskontinuität regelmäßiger auftreten werden.
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Was bedeutet Geschäftskontinuität?
Geschäftskontinuität bezeichnet die strategische und taktische Planung eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass der Betrieb während und nach einem störenden Ereignis weitergeführt werden kann.
Dies umfasst die Identifizierung kritischer Geschäftsprozesse und Systeme sowie die Umsetzung von Plänen und Maßnahmen, um essenzielle Geschäftsfunktionen angesichts unvorhergesehener Störungen – wie Naturkatastrophen, Cyberangriffen oder anderen Krisen – aufrechtzuerhalten oder schnell wiederherzustellen.
Dieser Prozess ist entscheidend, um Ausfallzeiten und finanzielle Verluste zu minimieren sowie die fortlaufende Existenz des Unternehmens zu sichern.
Geschäftskontinuität heißt Mobilität
Personal- und Global-Mobility-Fachkräfte sind mit Krisenmanagement und Notfallwiederherstellung bestens vertraut, da entsprechende Schulungen in den letzten Jahren immer notwendiger geworden sind.
Schnelligkeit ist ein zentrales Element im Krisenmanagement. Personalfachleute sollten praxisnahe Überlegungen zu Einwanderung und Mobilität in ihr Standardhandbuch aufnehmen und sicherstellen, dass es aktuell und krisenerprobt ist.
Die allgemeine Leitlinie für das Management der Geschäftskontinuität unterteilt sich in drei Teile:
- Kenntnis darüber, wer im Voraus die wichtigsten Beteiligten sind, sowie deren Rollen und Verantwortlichkeiten
- Geografische Streuung der Verantwortlichen, sodass bei direkter Betroffenheit einzelner Personen andere einspringen können
- Perfektion kann der Feind des Guten sein. Es muss gut genug sein, solange Organisationen agil bleiben und sich flexibel anpassen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Die fünf Schlüsselfelder der Geschäftskontinuität
Daten sind in Krisenzeiten entscheidend
Was sich in Szenarien, in denen Mitarbeitende aus einem Land evakuiert werden müssen, eindeutig gezeigt hat: Es ist enorm wichtig, wesentliche Daten von Mitarbeitenden und ihren Angehörigen zu erfassen und aktuell zu halten.
Diese Daten werden benötigt, um Folgendes zu ermöglichen:
- Alle betroffenen Mitarbeitenden identifizieren, Risiken einschätzen und Möglichkeiten der sofortigen Evakuierung zu prüfen, um die Sicherheit zu gewährleisten.
- Kurz- und langfristige Optionen für Arbeitsorte abwägen.
- Schnell entschlossen Maßnahmen ergreifen, um Mitarbeitende umzusiedeln.
Viele Organisationen wissen eventuell nicht, welche Nationalitäten ihre Mitarbeitenden haben, da solche Daten aus Datenschutzgründen oft nicht routinemäßig erhoben werden. Doch in einer Krise ist die Verfügbarkeit der richtigen Daten der Schlüssel zum gesamten Prozess.
Wenn Unternehmen sich dazu entschließen, diese Daten zu erfassen, ist es unbedingt erforderlich, auch die Nationalitäten der Familienmitglieder der Mitarbeitenden zu erfassen, da diese Information noch seltener vorliegt.
Manche Nationalitäten lassen sich in der Realität deutlich schneller bewegen als andere. Sicherheitsteams können etwa Sonderflüge oder sogar Boote zur Evakuierung organisieren, berücksichtigen dabei in Notsituationen aber oft nicht die Nationalitäten der Personen und ob diese überhaupt ins Zielland einreisen oder an Bord des Flugs gehen dürfen.
Diejenigen Fachleute, die für die Notfallverlagerung von Beschäftigten zuständig sind, müssen realistisch einschätzen, was in ihrem Unternehmen bezüglich der Fähigkeit von HR-Systemen zur Datenhaltung möglich ist.
Es ist nicht immer nötig, sämtliche Daten aller weltweit Beschäftigten vorzuhalten, zumal lokale Gesetze dies in einigen Rechtsordnungen untersagen können. Doch ein klarer Plan darüber, wo die größten Sicherheitsrisiken liegen, und für diese Mitarbeitenden und ihre Angehörigen die notwendigen Daten bereitzuhalten, erleichtert eine Evakuierung deutlich.
So hatten beispielsweise viele Organisationen im Vorfeld des Brexits keine Daten zu britischen Staatsangehörigen in Europa oder zu Europäern im Vereinigten Königreich – solche Informationen wurden schlicht nie benötigt.
Da der Zeitraum jedoch ausreichend war, konnten die notwendigen Informationen gesammelt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden, um Aufenthaltsstatus und die Geschäftskontinuität zu sichern. In echten Notsituationen, wie sie in den letzten Jahren in der Ukraine und Afghanistan zu sehen waren, ist dies nicht möglich.
Wenn Sie einen Employer of Record in einer bestimmten Region nutzen, gibt es Risiken zu mindern und gemeinsame Maßnahmen zu organisieren, die damit einhergehen.
Personalmanagement in Krisenzeiten
Eine Strategie für das Personalmanagement ermöglicht die Entwicklung eines Plans, um das Personal effektiv zu verlagern, und so die Geschäftskontinuität sicherzustellen sowie auf fundierter Basis Entscheidungen hinsichtlich der verfügbaren Optionen zu treffen.
In manchen Fällen ist dafür kein tatsächlicher Ortswechsel für alle Mitarbeitenden notwendig. Dennoch sollte ein individueller Plan für jene erstellt werden, die zur weiteren Aufrechterhaltung des Betriebs am betroffenen Standort benötigt werden.
Bei einer Analyse sollte ein Unternehmen folgende relevante Faktoren in Absprache mit seinen Immigrationsspezialisten und dem Anbieter globaler Mobilitätsdienstleistungen berücksichtigen:
- Wohin können Mitarbeitende kurzfristig aus Sicherheitsgründen reisen? Wo gibt es visafreie Reiseziele oder Orte, an denen ein Visum bei Ankunft beantragt werden kann?
- Können Personen dort kurz- oder langfristig arbeiten? Wie lange dauert es, eine Arbeitserlaubnis zu erhalten?
- Wie bleiben sie ständig über schnelle und häufige Änderungen der Einwanderungsbestimmungen und Reisemöglichkeiten informiert?
- Welche Aspekte des mobilen Arbeitens sind zu beachten? Beispielsweise sind Digital Nomad-Visa, mit einigen Ausnahmen, oft keine praktikable Option, wenn Zeitdruck besteht. Unternehmen und Mitarbeitende müssen zudem Betriebsstättengrundlagen, Steuer- und Sozialversicherungspflichten usw. berücksichtigen.
- Welche spezifischen Anforderungen an Talente bestehen an den verschiedenen Standorten des Unternehmens? Auch wenn Sie weltweit aufgestellt sind, passt das Kompetenzprofil der betroffenen Mitarbeitenden möglicherweise nur zu bestimmten Standorten.
- Wie sieht das Risikomanagement aus, wenn Personen ins Krisengebiet gebracht werden, um die Reaktion zu unterstützen – z. B. Entsendung von Sicherheitsteams zur Unterstützung von Evakuierungen aufgrund politischer Instabilität wie in den vergangenen Jahren im Irak, Syrien und Afghanistan.
- Welche Szenarien sind zu berücksichtigen, etwa wenn Reisen nicht möglich ist?
- Falls das Ereignis die Lieferkette des Unternehmens betrifft, welche regulatorischen Hürden müssen überwunden werden und welche Notfallpläne bestehen, damit Geschäftsprozesse nicht völlig aus dem Ruder laufen.
Bedeutung einer reisebereiten Belegschaft
Sicherzustellen, dass betroffene Personen so weit wie möglich reisefertig sind, ist für die nahtlose Umsetzung eines Notfallplans entscheidend.
Neben der Übersicht über die Nationalitäten der betroffenen Personen ist es zudem unerlässlich zu wissen, welche gültigen Visa sie bereits besitzen, da dies sofortige Reisen erleichtern kann.
Ein indischer Staatsbürger in Israel hat zum Beispiel möglicherweise nur begrenzte Reisemöglichkeiten, aber wenn er ein gültiges Schengen-Visum, ein US-ESTA, ein britisches Besuchervisum usw. besitzt, eröffnen sich plötzlich zahlreiche Optionen – zumindest kurzfristig für Reisen und Sicherheit.
Bezüglich der möglichen Reiseziele für betroffene Mitarbeitende ist es zunächst vorzuziehen, Standorte auszuwählen, an denen sie nicht nur einreisen, sondern auch ihre Arbeit sofort fortsetzen können.
Ist das nicht möglich, ist es ratsam, Standorte zu wählen, an denen ein visafreier Eintritt und ein Wechsel des Einwanderungsstatus vor Ort möglich ist.
Manchmal führt das zu einer Unterbrechung der Arbeitskontinuität, wenn sie zum Beispiel während eines laufenden Antrags nicht arbeiten dürfen. In anderen Fällen bringt es eine Phase mit sich, die vom Hotel oder Apartment aus gearbeitet werden muss, anstatt im Büro zu erscheinen.
Die Vereinigten Arabischen Emirate bieten zum Beispiel mehr als 70 Nationalitäten ein Visum bei Ankunft sowie die Möglichkeit, dieses anschließend in ein Remote-Working-Visum umzuwandeln.
Im Falle der Russland-Ukraine-Krise hat die EU rasch den vorübergehenden Schutzstatus für ukrainische Staatsbürger eingeführt, was es erheblich erleichterte, nach Erreichen eines sicheren Ortes weiterzuarbeiten. Als allerdings einige Unternehmen ihre Standorte in Russland schlossen und das dort eingesetzte Personal verlegen wollten, stellte dies ein größeres Problem dar und die Optionen waren begrenzt.
Mitarbeitende sollten darauf achten, dass ihre Reisepässe gültig sind und über mindestens sechs Monate Restlaufzeit verfügen. Sie sollten außerdem Zugang zu Dokumenten wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden für Kinder, Abschlusszeugnissen usw. haben.
HR-Fachkräfte sollten diese Hinweise in die Onboardings und die regelmäßigen Gespräche mit ausländischen Mitarbeitenden integrieren, um sicherzustellen, dass sie die nötigen Unterlagen im Falle einer kurzfristigen Reise zur Hand haben.
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Geolokalisierungsfunktionalität?
Wie bereits erwähnt, sind genaue und aktuelle Daten in einer Krise entscheidend, jedoch gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Qualität und Quantität dieser Daten, wenn sie manuell verwaltet werden.
Unternehmen können und tun dies auch, Systeme zur Nachverfolgung von Mitarbeiterstandorten zum Schutz ihrer Sicherheit und ihres Wohlergehens einzuführen. Diese umfassen in der Regel nur das Land, in dem sich die Beschäftigten aktuell aufhalten, nicht aber den genauen Standort innerhalb dieses Landes.
Auch wenn Organisationen wahrscheinlich wissen, wo sich der Arbeitsort ihrer Mitarbeiter befindet, wissen sie möglicherweise nicht, ob sich die Person im Notfall tatsächlich dort aufhält oder auf Reisen ist. Mindestens sollten Mitarbeitende angewiesen werden, sich bei ihrer Heimatbotschaft zu registrieren, vor allem, wenn sie in ein Hochrisikoland reisen.
Im Falle einer Katastrophe oder eines anderen Störfalls kann es äußerst hilfreich sein, über aktuelle Kontaktdaten des Mitarbeiters zu verfügen und die Möglichkeit zu haben, dessen Aufenthaltsort mittels Informationstechnologie zu verfolgen, um eventuelle Personalengpässe besser bewältigen zu können.
Entwickeln Sie einen proaktiven Krisenmanagementplan
Ein strukturierter Ansatz auf Unternehmensebene kann viele Herausforderungen begrenzen, denen sich ein Unternehmen in einer Krise stellen muss. Organisationen – insbesondere solche mit globaler Tätigkeit – stehen kontinuierlich vor einer Krise nach der anderen. Ein Krisenmanagementplan wird:
- Das Risikobewusstsein stärken und mit einer Risikoanalyse unterstützen, um Gefährdungsschwerpunkte und nötige Maßnahmen zu identifizieren
- Das Unternehmen bei der schnellen Anpassung in Notfallsituationen unterstützen
- Den wichtigsten Interessengruppen helfen, zeitnah Maßnahmen zu ergreifen
- Echtzeitüberwachung und Lagebewusstsein ermöglichen, die für eine effektive Entscheidungsfindung und die Sicherstellung kritischer Geschäftsprozesse unerlässlich sind
- Instabilität und Unsicherheiten unter den Mitarbeitenden nach einer krisenbedingten Auswirkung am Arbeitsplatz reduzieren.
Insgesamt wird der Notfallplan die Auswirkungen der Krise auf betroffene Mitarbeitende minimieren und die Geschäftskontinuität unterstützen.
Im Rahmen Ihrer Risikoanalysen sollten Sie eine Business Impact Analyse für verschiedene Szenarien durchführen und Planspiele abhalten, damit Ihr Krisenteam seine Rollen und Verantwortlichkeiten kennt und die Vorbereitung sowie die Umsetzung Ihres Business Continuity-Programms gewährleistet sind.
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