Geschäftskontinuität in einer Permakrisen-Umgebung sicherstellen
Die Welt befindet sich seit mindestens 2015 in einem Zustand der Dauerkrise, definiert als „eine verlängerte Phase von Instabilität und Unsicherheit“.
Obwohl aktuelle Ereignisse wie der Brexit, die COVID-19-Pandemie, Afghanistan, die Ukraine und nun Israel in den Sinn kommen, gibt es viele Beispiele, die diesen vorausgehen – einschließlich Naturkatastrophen, die sich aufgrund des Klimawandels häufen, der globalen Finanzkrise und politischer Unruhen durch Ereignisse wie die George-Floyd-Proteste oder den Arabischen Frühling.
In Zukunft ist es wahrscheinlich, dass die Welt eine Kombination aus geopolitischen, ökologischen, wirtschaftlichen und gesundheitlichen Krisen mit größerer Häufigkeit und in engerer Folge erleben wird. Das würde bedeuten, dass potenzielle Bedrohungen für die Geschäftskontinuität regelmäßiger auftreten.
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Was ist Geschäftskontinuität?
Geschäftskontinuität bezieht sich auf die strategische und taktische Planung, die von einer Organisation unternommen wird, um sicherzustellen, dass sie während und nach einem störenden Ereignis weiterhin operieren kann.
Dies beinhaltet die Identifizierung kritischer Abläufe und Systeme sowie die Umsetzung von Plänen und Maßnahmen, um kritische Geschäftsprozesse auch bei unvorhergesehenen Störungen wie Naturkatastrophen, Cyberangriffen oder anderen Krisen aufrechtzuerhalten oder schnell wiederherzustellen.
Dieser Prozess ist entscheidend, um Ausfallzeiten und finanzielle Verluste zu minimieren und gleichzeitig die langfristige Lebensfähigkeit des Unternehmens zu sichern.
Geschäftskontinuität bedeutet Mobilität
Fachleute im Bereich Human Resources und Global Mobility sind mit Krisenbewältigung und Notfallwiederherstellung gut vertraut, da Schulungen in den letzten Jahren immer notwendiger geworden sind.
Schnelligkeit ist ein entscheidendes Element im Krisenmanagement. HR-Profis sollten praktische Überlegungen zu Immigration und Mobilität zu einem festen Bestandteil ihres Standardvorgehens machen und sicherstellen, dass dieser aktuell und auf Krisen getestet ist.
Allgemeine Handlungsempfehlungen für das Geschäftskontinuitätsmanagement können in drei Bereiche unterteilt werden:
- Kennen Sie im Voraus die wichtigsten Stakeholder sowie deren Rollen und Verantwortlichkeiten
- Sorgen Sie für eine geografische Verteilung der Krisen-Responder und Verantwortlichen, falls einige direkt betroffen sind und ihre Aufgaben nicht wahrnehmen können
- Perfektion kann der Feind des Guten sein. Es muss gut genug sein, solange Organisationen agil bleiben und in der Lage sind, die Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten.
Die fünf Schlüsselfaktoren der Geschäftskontinuität
Daten spielen in Krisenzeiten eine entscheidende Rolle
Was in Situationen, in denen Mitarbeitende von einem Land in ein anderes evakuiert werden müssen, deutlich wurde, ist, wie wichtig es ist, die Schlüsseldaten der Mitarbeitenden und ihrer Angehörigen zu erfassen und aktuell zu halten.
Sie benötigen diese Daten, um Folgendes tun zu können:
- Alle betroffenen Mitarbeitenden identifizieren, das Risiko bewerten und Optionen für eine sofortige Evakuierung zur Sicherheit abwägen.
- Kurz- und langfristige Alternativen für Arbeitsstandorte in Betracht ziehen.
- Schnell entschlossen handeln, um Mitarbeitende zu verlegen.
Viele Organisationen wissen möglicherweise nicht, welche Nationalitäten ihre Mitarbeitenden haben, da diese Daten nicht routinemäßig erfasst werden und die Datenerhebung teilweise als Eingriff in die Privatsphäre wahrgenommen werden kann. In einer Krise jedoch ist der Besitz korrekter Daten der Schlüssel zum gesamten Prozess.
Wenn Unternehmen diese Daten erheben, ist es unabdingbar, auch die Nationalitäten der Familienmitglieder der Mitarbeitenden zu erfassen, da diese Daten noch seltener erfasst werden.
Einige Nationalitäten lassen sich tatsächlich schneller und einfacher bewegen als andere. Zum Beispiel organisieren Sicherheitsteams möglicherweise Charterflüge oder sogar Boote, um Personal zu evakuieren, bedenken in Notsituationen aber oft nicht die Nationalität der betreffenden Personen – und ob ihnen tatsächlich das Boarding des Flugs oder die Einreise ins Zielland gestattet wird.
Für die für den Notfalleinsatz verantwortlichen Fachkräfte ist es essenziell, realistisch einzuschätzen, was in ihrer Organisation bezüglich der Fähigkeit der HR-Systeme zur Pflege einer sicheren Datenbank tatsächlich möglich ist.
Es ist eventuell nicht nötig, sämtliche Daten aller Mitarbeitenden weltweit zu besitzen, zudem können lokale Gesetze dies in einigen Ländern sogar verhindern. Aber ein klarer Plan, in welchen Regionen und bei welchen Mitarbeitenden besondere Sicherheitsrisiken bestehen, und sichergehen, dass für diese Mitarbeitenden und ihre Angehörigen die entsprechenden Daten verfügbar sind, unterstützt eine reibungslose Organisation von Ausreisen maßgeblich.
So hatten beispielsweise viele Organisationen im Vorfeld des Brexit keine Daten über britische Staatsangehörige in Europa oder Europäer im Vereinigten Königreich – denn bislang war dies schlicht nie nötig gewesen.
Aufgrund des Zeitrahmens war es jedoch möglich, diese Informationen rechtzeitig zu erheben und erforderliche Maßnahmen zu ergreifen, um Immigrationsstatus zu sichern und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. In wirklich dringenden Fällen, wie in den letzten Jahren in der Ukraine und Afghanistan, ist dies jedoch nicht möglich.
Wenn Sie in einer bestimmten Region einen Employer of Record nutzen, gilt es, Risiken zu minimieren und Kooperationsbemühungen als Teil dieser Zusammenarbeit zu organisieren.
Personalmanagement während einer Krise
Eine Strategie für das Personalmanagement ermöglicht die Entwicklung eines Plans, um die Mitarbeitenden effektiv zu bewegen, Geschäftskontinuität sicherzustellen und fundierte Entscheidungen bei der Abwägung verfügbarer Optionen zu treffen.
In einigen Fällen ist für alle Mitarbeitenden möglicherweise keine tatsächliche Ausreise aus dem Land erforderlich, jedoch sollte ein individueller Plan für bestimmte Mitarbeitende erstellt werden, die benötigt werden, um die Abläufe am betroffenen Standort fortzuführen.
Bei der Durchführung einer Analyse sollten Unternehmen (gemeinsam mit ihrem Immigrationsdienstleister) folgende relevante Faktoren berücksichtigen:
- Wohin können Mitarbeitende aus Sicherheitsgründen kurzfristig reisen? Welche visafreien Orte gibt es oder solche, an denen sie ein Visum bei Ankunft erhalten können?
- Können Einzelpersonen dort kurzfristig oder langfristig arbeiten? Wie lange dauert es, eine Arbeitserlaubnis zu erhalten?
- Wie bleiben sie über schnelle und häufige Änderungen in Bezug auf Immigrationsvorschriften und Reiseoptionen informiert?
- Welche Aspekte des mobilen Arbeitens müssen beachtet werden? Zum Beispiel sind Digital Nomad-Visa, mit einigen Ausnahmen, meist keine praktikablen Optionen, wenn Zeit eine entscheidende Rolle spielt. Unternehmen und Mitarbeitende müssen Aspekte wie Betriebsstätte, Steuer- und Sozialversicherungspflichten usw. berücksichtigen.
- Welche spezifischen Anforderungen an die Qualifikationen bestehen an den verschiedenen Unternehmensstandorten? Auch wenn das Unternehmen global aufgestellt ist, passt das Kompetenzprofil der betroffenen Mitarbeitenden möglicherweise nur zu bestimmten Standorten.
- Wie gestaltet sich das Risikomanagement beim Transfer von Personen ins Krisengebiet zur Unterstützung der Maßnahmen – zum Beispiel das Versetzen von Sicherheitsteams zur Unterstützung von Evakuierungen im Zusammenhang mit politischer Instabilität in den letzten Jahren im Irak, Syrien und Afghanistan.
- Welche unterschiedlichen Szenarien müssen berücksichtigt werden, etwa Fälle, in denen Reisen nicht möglich sind?
- Wenn das Ereignis die Lieferkette des Unternehmens betrifft, welche regulatorischen Hürden müssen gemeistert werden und welche Notfallpläne existieren, um sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse nicht vollständig zum Erliegen kommen.
Wichtigkeit einer reisebereiten Belegschaft
Sicherzustellen, dass betroffene Mitarbeitende bestmöglich reisebereit sind, ist entscheidend für eine reibungslose Umsetzung eines Geschäftskontinuitätsplans.
Neben der Kenntnis der Staatsangehörigkeiten der betroffenen Personen ist es außerdem essenziell zu wissen, welche gültigen Visa bereits vorhanden sind, da dies eine unmittelbare Reise erleichtern kann.
Ein indischer Staatsangehöriger in Israel hat beispielsweise möglicherweise nicht viele Reiseoptionen, aber wenn er ein gültiges Schengen-Visum, US-ESTA, britisches Besuchervisum usw. besitzt, eröffnen sich kurzfristig auf einen Schlag viele Möglichkeiten zu reisen und für Sicherheit zu sorgen.
Bezüglich der möglichen Reiseländer für betroffene Mitarbeitende ist es am besten, wenn von Anfang an Orte bereitstehen, an denen sie nicht nur einreisen, sondern auch unmittelbar weiterarbeiten können.
Falls dies nicht möglich ist, sollte als nächstbeste Option geprüft werden, ob es Orte gibt, in die Mitarbeitende visafrei einreisen und ihren Aufenthaltsstatus vor Ort ändern können.
In manchen Fällen bedeutet das einen Bruch in der Arbeitskontinuität, wenn sie beispielsweise während eines laufenden Antrags nicht arbeiten dürfen. In anderen Fällen kann dies bedeuten, dass übergangsweise aus einem Hotel oder einer Wohnung gearbeitet wird, anstatt ins Büro zu gehen.
So bietet die Vereinigte Arabische Emirate mehr als 70 Nationalitäten ein Visum bei Ankunft an und ermöglicht es, dieses nach der Einreise in ein Visum für Remote-Arbeit umzuwandeln.
Im Fall der Russland-Ukraine-Krise hat die EU sehr schnell den temporären Schutzstatus für ukrainische Staatsangehörige aktiviert, sodass Menschen nach der Ankunft an einem sicheren Ort dort einfacher weiterarbeiten konnten. Als jedoch einige Unternehmen ihre Aktivitäten in Russland eingestellt und Personal umsiedeln wollten, war dies wesentlich komplizierter und es gab nur wenige Optionen.
Mitarbeitende sollten sicherstellen, dass ihre Pässe gültig sind und noch mindestens sechs Monate Gültigkeit aufweisen. Ebenso sollten sie Zugriff auf Dokumente wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden von Kindern, Abschlussurkunden usw. haben.
HR-Fachkräfte sollten diese Hinweise in das Onboarding und die Check-ins ausländischer Mitarbeitender integrieren, um sicherzustellen, dass sie im Fall kurzfristiger Reisen alle erforderlichen Unterlagen parat haben.
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Geolokalisierungsfunktionalität?
Wie bereits erwähnt, sind genaue und aktuelle Daten in einer Krise von wesentlicher Bedeutung, aber deren Qualität und Umfang sind begrenzt, wenn sie manuell verwaltet werden.
Unternehmen könnten und tun dies auch, Systeme einführen, um Aufenthaltsorte der Mitarbeitenden für deren Sicherheit und Schutz zu erfassen – meist wird dabei aber nur das Land festgehalten, nicht aber der konkrete Standort im jeweiligen Land.
Obwohl Organisationen wahrscheinlich den Arbeitsort ihrer Mitarbeitenden kennen, wissen sie möglicherweise nicht, ob sie sich zum Zeitpunkt eines Notfalls tatsächlich dort aufhalten oder ob sie unterwegs sind. Mindestens sollten Mitarbeitende dazu angehalten werden, ihre Anwesenheit bei der Botschaft ihres Heimatlandes zu registrieren, insbesondere wenn sie in ein Hochrisikogebiet reisen.
Im Falle einer Katastrophe oder eines anderen störenden Ereignisses kann es äußerst hilfreich sein, über aktuelle Kontaktinformationen der Mitarbeitenden zu verfügen und mittels Informationstechnologie deren Standort verfolgen zu können, um etwaige personelle Herausforderungen zu bewältigen.
Entwickeln Sie proaktiv einen Krisenmanagementplan
Ein strukturierter Ansatz auf Organisationsebene kann viele Herausforderungen begrenzen, mit denen ein Unternehmen während einer Krise konfrontiert werden kann. Organisationen, insbesondere jene mit globaler Betriebsamkeit, haben fortlaufend mit einer Krise nach der anderen zu tun. Ein Krisenmanagementplan wird:
- das Risikobewusstsein erhöhen und bei der Risikoanalyse unterstützen, um Problemzonen und erforderliche Maßnahmen zu erkennen
- dem Unternehmen helfen, sich in Notfallsituationen schnell anzupassen
- dafür sorgen, dass wichtige Interessengruppen zügig handeln können
- eine Überwachung und Lagebeurteilung in Echtzeit ermöglichen, was für wirksame Entscheidungen und die Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse unerlässlich ist
- die Unsicherheit und Instabilität der Mitarbeitenden nach einer Krise mit Einfluss auf ihren Arbeitsplatz verringern.
Insgesamt minimiert der Business-Continuity-Plan die Auswirkungen einer Krise auf betroffene Mitarbeitende und erleichtert die Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeit.
Im Rahmen Ihrer Risikoanalysen sollten Sie eine Business-Impact-Analyse für verschiedene Szenarien durchführen und mit Planspielen Ihrem Notfallmanagement-Team helfen, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen, um eine gute Vorbereitung und eine ordnungsgemäße Umsetzung Ihres Business-Continuity-Programms sicherzustellen.
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